Günstigere QuickBooks-Alternativen: Was Ihr CPA braucht

Was heißt es, dass eine QuickBooks-Alternative von meinem CPA unterstützt wird?

Der IRS (Internal Revenue Service, US-Bundessteuerbehörde) schreibt keine Buchhaltungssoftware vor und genehmigt auch keine. Sie dürfen jedes Aufzeichnungssystem nutzen, das Einnahmen und Ausgaben klar zeigt (IRS: Aufbewahrung von Unterlagen), solange die Bücher oder Unterlagen ausreichen, um Bruttoeinkünfte, Abzüge und Steuergutschriften nachzuweisen (26 CFR 1.6001-1). Bei einem Computerprogramm müssen Sie lesbare Aufzeichnungen erzeugen können, die zu Ihren Büchern und Ihrer Erklärung passen und genug Detail enthalten, um die Quellbelege zu finden (Publication 583). Mit welchen Programmen Ihr Buchhaltungsexperte oder CPA (Certified Public Accountant) arbeitet, entscheidet er selbst. Keine offizielle Quelle listet sie. Fragen Sie deshalb zuerst, laden Sie dann die Zahlen des Vorjahres in das neue Programm und prüfen Sie, ob die Berichte übereinstimmen. In der Praxis geht es um fünf Prüfpunkte:

1. Berichte. Das Programm erzeugt Hauptbuch, Saldenliste, Gewinn- und Verlustrechnung, Bilanz und Bankabstimmungen für jeden Zeitraum.
2. Zugang. Ihr Buchhaltungsexperte kann sich anmelden, oder Sie können einen vollständigen Export schicken.
3. Zuordnung. Jedes Konto landet auf einer Zeile Ihrer Erklärung, und Geld des Eigentümers bleibt aus Einnahmen und Ausgaben heraus.
4. Ausstieg. Sie können alle Ihre Daten herausnehmen, auch nach der Kündigung.
5. Historie. Die Summen aus Lohnabrechnung, Sales Tax und Form 1099 ziehen mit um. Die neuen Bücher beginnen mit Eröffnungssalden (dem Stand jedes Kontos am Starttag), und am Umstellungsstichtag, dem Tag, an dem das neue Programm übernimmt, stimmen sie mit der alten Datei überein.

Ein Fall ist nicht einfach, wenn:

• Ihr Buchhaltungsexperte nicht gesagt hat, mit welchen Programmen er arbeitet, oder Sie keinen haben. Kündigen Sie nichts, bevor das geklärt ist: Die Wahl, die ersten Exporte und der Umstellungsstichtag hängen von Ihrer Erklärungsart ab und davon, was die alte Datei enthält.
• Lohnabrechnung oder Einreichungen zur Sales Tax laufen über denselben Anbieter wie die Bücher. Ein Wechsel muss dann auch die bisherigen Jahreslöhne, Einzahlungen und eingereichten Erklärungen mitnehmen, nicht nur das Hauptbuch.
• Das Unternehmen ist eine Personengesellschaft oder eine S Corporation. Eine Personengesellschaft führt das Kapitalkonto jedes Gesellschafters, eine S Corporation die Ausschüttungen und Darlehen jedes Aktionärs. Die Bilanz in der Erklärung sollte, wenn sie verlangt wird, mit den Büchern übereinstimmen.
• Die Bücher sind im Rückstand oder stimmen nicht ab. Die neue Datei erbt jeden Fehler der alten.
• Der IRS hat Ihre Unterlagen angefordert. Bei Prüfungen kleiner Unternehmen fordert der IRS oft die Sicherungsdatei der Software und den Administratorzugang an und sagt, dass eine neu aufgebaute oder neu erfasste Datei die Anforderung des Originals nicht erfüllt.

Legen Sie zuerst bereit: Ihre zuletzt eingereichte Erklärung, die Berichte dieses Jahres aus der alten Software, eine Liste aller Personen mit Zugang, Ihre Anbieter für Lohnabrechnung und Sales Tax und alles, was Ihr Buchhaltungsexperte als nötig genannt hat.

Welche Berichte muss ein günstigeres Buchhaltungsprogramm erzeugen?

Es sollte Hauptbuch, Saldenliste, Gewinn- und Verlustrechnung, Bilanz und Bankabstimmungen für jeden Zeitraum erzeugen, denn Ihr Buchhaltungsexperte arbeitet damit. Der IRS legt einen Test fest, keine Berichtsliste: Kontensummen müssen mit den Büchern und der Erklärung übereinstimmen, und Transaktionsdetails müssen zu den Quellbelegen führen (Revenue Procedure 98-25, section 5). Die Revenue Procedure behandelt ein kleineres Unternehmen, wenn ein Teil der geforderten Angaben nur in Computerdateien existiert, wie es bei Buchhaltungssoftware meist der Fall ist (section 3).

Bietet der Anbieter eine Testversion oder eine Beispieldatei, laden Sie die Transaktionen des Vorjahres und führen Sie jeden Bericht aus, bevor Sie etwas kündigen. Welche Berichte zu welcher Erklärung gehören, steht in von den Büchern zur Unternehmenssteuererklärung.

Kommt mein Buchhaltungsexperte hinein, und kann ich alle meine Daten mitnehmen, wenn ich gehe?

Ihr Buchhaltungsexperte braucht entweder einen eigenen Zugang oder einen vollständigen Export, und Sie brauchen einen Weg, alles herauszunehmen, bevor das alte Abonnement endet. Der IRS fordert in vielen Prüfungen früh die Sicherungsdatei der Buchhaltungssoftware und den Administratorzugang an und sagt, dass die Sicherungsdatei dem Prüfer erlaubt, die Originalunterlagen so zu testen, wie es in Tabellen exportierte Berichte nicht erlauben (FAQ des IRS zu Softwareunterlagen). Wenn ein Anbieter Ihre Bücher hostet, entbindet Sie das nicht von der Pflicht zur Aufbewahrung der Unterlagen (Revenue Procedure 98-25, section 3).

Fragen Sie den Anbieter vor dem Kauf:

• Kann ich eine vollständige Kopie meiner Daten mit Anhängen herunterladen, und in welchem Format?
• Was behalte ich, wenn ich auf einen niedrigeren Tarif wechsle oder kündige, und wie lange kann ich mich noch anmelden oder herunterladen?
• Gibt es eine Administratorrolle, die ich kontrolliere?
• Was davon kostet extra: ein Zugang für den Buchhaltungsexperten, weitere Nutzer, Belegspeicher, Lohnabrechnung, Einreichung der Form 1099, Bank-Feeds, Jahre an Historie?
• Ist der Preis, den ich sehe, ein Preis für den ersten Zeitraum, und wie hoch ist er danach?
• Wenn ich Bankkonten oder Rechnungen in einer anderen Währung führe, erfasst der Tarif den Betrag in dieser Währung und nicht nur in Dollar?

Der IRS sagt, er könne die Dateien der Programme lesen, die die meisten Unternehmen nutzen, und rät Steuerpflichtigen, vor dem Versand einer elektronischen Datei den Prüfer zu fragen (FAQ, Frage 4). Das ist bei einem weniger verbreiteten Programm besonders wichtig. Wie Sie einem Buchhalter Zugang geben, ohne dass er Geld bewegen kann, steht in einem Buchhalter Zugang zu Ihren Konten geben.

Passen die Kategorien eines neuen Programms zu meiner Steuererklärung?

Ja, wenn jedes Konto einer Zeile der Erklärung zugeordnet ist und Geld des Eigentümers getrennt von Einnahmen und Ausgaben bleibt. Jedes Programm liefert eigene Standardkategorien. Die Erklärung verwendet die Definitionen aus den Anleitungen des IRS, deshalb ordnet Ihr Buchhaltungsexperte das eine dem anderen zu. Das neue Programm muss einen Kontenplan erlauben, den Sie bearbeiten können.

Prüfen Sie, ob Sie Konten hinzufügen, umbenennen und zusammenführen können. Eine Personengesellschaft braucht für jeden Gesellschafter ein Kapitalkonto, und eine S Corporation braucht für jeden Aktionär Konten für Ausschüttungen und Darlehen. Eine Startliste für Schedule C finden Sie unter Kontenplan für Schedule C.

Was prüfe ich, bevor ich Lohnabrechnung, Sales Tax, Form 1099, Bank-Feeds und Lager umziehe?

Lohnabrechnung, Sales Tax und Summen der Auftragnehmer enthalten jeweils Historie, die das Hauptbuch nicht hat, und Bank-Feeds und Lager brauchen am Umstellungsstichtag eine Kontrolle. Nutzen Sie die Tabelle.

Ein Bank-Feed allein beweist nicht, dass die Bücher stimmen; siehe Bank-Feeds sind keine Abstimmung.

Wie viel Historie nehme ich mit, und wie beweise ich die übernommenen Salden?

Übernehmen Sie Eröffnungssalden zu einem Stichtag und nur die Transaktionen danach, die Ihr Buchhaltungsexperte haben möchte. Die Salden enthalten bereits alles, was an oder vor diesem Datum liegt, erfassen Sie also jede Transaktion nur einmal. Beweisen Sie den Umzug dann, indem Sie die neue Saldenliste am Umstellungsstichtag Konto für Konto mit der alten abgleichen.

Bewahren Sie die alte Datei und ihre Berichte so lange auf, wie die Jahre, die sie abdecken, noch geprüft werden können, in der Regel 3 Jahre ab der Einreichung; alle Fristen stehen unter Unterlagen, die Sie bei der Kündigung von QuickBooks aufbewahren sollten. Im eigenen Beispiel der Revenue Procedure für den Austausch von Buchhaltungssoftware ist keine Mitteilung an den IRS nötig, weil die alten Unterlagen weiterhin abgerufen und verarbeitet werden können (Revenue Procedure 98-25, sections 4 and 8).

Der IRS sagt, dass eine neu erfasste oder verdichtete Datei eine Anforderung der Originalunterlagen der geprüften Jahre nicht erfüllt. Verdichten ist nur für frühere Zeiträume zulässig, die diese Jahre nicht berühren (FAQ, Fragen 10 und 14). Halten Sie die Originaldatei also für jedes Jahr lesbar, das geprüft werden kann.

So beweisen Sie die Salden:

1. Erstellen Sie im alten Programm am Umstellungsstichtag eine Saldenliste und speichern Sie sie.
2. Laden Sie die Eröffnungssalden und alle späteren Transaktionen, jeweils einmal, in das neue Programm und erstellen Sie am Umstellungsstichtag eine Saldenliste. Jedes Konto sollte übereinstimmen; listen Sie jede Abweichung mit ihrer Ursache auf.
3. Stimmen Sie Bank- und Kartenkonten mit den Kontoauszügen ab, offene Rechnungen mit den Listen, Darlehen mit den Aufstellungen der Kreditgeber, Verbindlichkeiten der Lohnabrechnung mit der letzten Form 941 und den Einzahlungen sowie das Eigenkapital mit den alten Büchern zum selben Datum. Das Eigenkapital zum Ende des Vorjahres sollte außerdem mit der Bilanz Ihrer zuletzt eingereichten Erklärung übereinstimmen, oder Sie können erklären, warum nicht. Das K-1-Kapital eines Gesellschafters verwendet die steuerlichen Anschaffungskosten, und Schedule C hat keine Bilanz.
4. Bewahren Sie beide Saldenlisten, die Abstimmungsarbeit und eine Notiz auf, was sich an welchem Datum geändert hat. Die Revenue Procedure verlangt, dass die Systemdokumentation Änderungen am System und die Daten enthält, an denen sie wirksam werden (section 6).

Die Einzelheiten zu Eröffnungssalden stehen in Eröffnungssalden nach einem Wechsel des Buchhaltungsexperten, die zum Zeitpunkt in Wechsel der Buchhaltungssoftware im Laufe des Jahres.

Reichen eine Tabelle oder ein einfacher Tarif für ein einfaches Unternehmen?

Manchmal. Der IRS lässt Ihnen die Wahl jedes Systems, das Einnahmen und Ausgaben klar zeigt, und sagt, ein System mit einfacher Buchführung könne einfach und praktisch sein, wenn Sie ein kleines Unternehmen gründen (Publication 583). Es reicht nicht mehr aus, wenn es nicht zeigen kann, dass die Unterlagen abgestimmt sind und sich auf Quellbelege zurückführen lassen, oder wenn Lohnabrechnung, Lager, Formulare für Auftragnehmer, mehrere Eigentümer, ein Kreditgeber oder ein Investor etwas brauchen, das es nicht liefern kann.

Jede dieser Optionen kann ausreichen, wenn sie die fünf Prüfpunkte besteht (Berichte, Zugang, Zuordnung, Ausstieg, Historie) und Sie ihre Kontrollen gegen unbefugte Änderungen beschreiben können, wie in der letzten Zeile der Berichtstabelle:

Berechnen Sie den Tarif mit allem, was auf dieser Seite aktiviert sein muss: der Zugang Ihres Buchhaltungsexperten, die Nutzer, die Bank-Feeds, die Lohnabrechnung und die Formulare für Auftragnehmer. Ein Tarif, dem eines davon fehlt, ist nicht der günstigere Tarif. Eine niedrigere Gebühr kann insgesamt trotzdem mehr kosten, wenn die Bücher später neu aufgebaut werden müssen: Historie, die nicht abgestimmt ist, vermischtes Geld des Eigentümers oder eine Lohnabrechnung, die ohne bisherige Jahressummen umgezogen wurde.

Was sollte ich meinen Buchhaltungsexperten fragen, bevor ich wechsle?

Fragen Sie das schriftlich, bevor Sie kündigen oder ein Jahr im Voraus zahlen:

1. Mit welchen Programmen arbeiten Sie, und welche soll ich lieber meiden?
2. Möchten Sie einen Zugang, eine Datei oder monatliche Berichte, und welche Berichte?
3. Ändert sich Ihre Gebühr mit dem Programm, das ich wähle?
4. Welchen Umstellungsstichtag wünschen Sie, und prüfen Sie die Eröffnungssalden, bevor ich starte?
5. Wer reicht während des Wechsels die Erklärungen zur Lohnabrechnung und Sales Tax ein, und was brauchen Sie vom alten Programm?
6. Wie archivieren wir die alte Datei, und wer bewahrt sie auf?
7. Was verlangen Sie für Zugänge und den Austausch von Dateien? Ersteller von Steuererklärungen müssen einen schriftlichen Sicherheitsplan für Kundendaten führen (Publication 4557).

Haben Sie keinen Buchhaltungsexperten oder will Ihrer nicht sagen, mit welchen Programmen er arbeitet, klären Sie das, bevor Sie etwas kaufen oder kündigen. Buchhalter, Buchhaltungsexperte oder CPA erklärt, wer was tut, und Fragen vor der Einstellung eines Buchhalters behandelt den Rest. Oder sehen Sie Hilfe bei der Buchhaltung.

Beispiel

Diese Beispiele dienen der Veranschaulichung und nennen Beträge in US-Dollar.

Ein Auftragnehmer reicht Schedule C ein

Ein Auftragnehmer mit $90.000 Umsatz und etwa 40 Transaktionen im Monat reicht Schedule C ein. Vor dem Wechsel bittet er seinen Buchhaltungsexperten um eine Liste unterstützter Programme und wählt daraus aus. Er lädt die Transaktionen des Vorjahres in eine Testdatei, und die Gewinn- und Verlustrechnung stimmt mit dem alten Programm überein. Die Aufträge an Auftragnehmer liegen auf einem Konto, das Zeile 11 zugeordnet ist. Vor der Kündigung lädt er einen vollständigen Export aller Transaktionen mit Anhängen herunter.

Eine S Corporation mit Arbeitnehmern

Eine S Corporation mit $600.000 Umsatz und drei Arbeitnehmern führt die Lohnabrechnung beim selben Anbieter wie die Bücher. Nehmen Sie Löhne von $180.000 im Jahr an, gleichmäßig gezahlt, ohne Abzüge vor Steuern und ohne jemanden über der Bemessungsgrenze für die Social-Security-Steuer. Ein Wechsel am 1. Juli muss die bis zum 30. Juni gezahlten Löhne von $90.000 sowie den tatsächlich vorgenommenen Einbehalt und die Einzahlungen mitnehmen, damit die Form W-2 des Jahres $180.000 zeigen und mit den vier Form 941 abgestimmt sind. Die neuen Bücher halten außerdem die Vergütung der Officer getrennt von anderen Löhnen und Darlehen der Aktionäre getrennt von Ausgaben.

Ein Desktop-Nutzer mit 12 Jahren Historie

Ein Unternehmen hat 12 Jahre Historie in einer Desktop-Datei und wechselt am 1. Januar. Es lädt Eröffnungssalden zum Beginn des Jahres vor zwei Jahren und danach die Transaktionen seither, sodass die Saldenliste zum Umstellungsstichtag am 1. Januar mit der der alten Datei übereinstimmt. Die alte Datei archiviert es schreibgeschützt mit exportierten Berichten für jedes Jahr. Die ältesten Jahre liegen wahrscheinlich außerhalb der üblichen Aufbewahrungsfrist, aber die Datei bleibt bestehen, weil Unterlagen zum Anlagevermögen bis zum Ablauf der Verjährungsfrist für das Jahr gelten, in dem jeder Vermögenswert verkauft wird.

Anders in Ihrem Fall?

• Sie wollen kündigen oder wechseln, und Ihr Buchhaltungsexperte hat nicht gesagt, womit er arbeitet, oder Lohnabrechnung, Sales Tax und Vorjahreshistorie liegen in der alten Software: Die Einrichtung, die ersten Exporte und der Umstellungsstichtag hängen von Ihrer Erklärungsart ab und davon, was die alte Datei enthält. Klären Sie sie, bevor Sie kündigen. Siehe Unterlagen, die Sie bei der Kündigung von QuickBooks aufbewahren sollten, dann Hilfe bei der Buchhaltung.
• Sie haben keinen Buchhaltungsexperten, oder Ihrer will nicht sagen, welches Programm er unterstützt: Seine Antwort entscheidet, welche Programme Sie nutzen können, klären Sie also zuerst, wer Ihre Erklärung erstellt. Siehe was ein Buchhalter pro Monat kostet, dann Hilfe bei der Buchhaltung.
• Ihre Bücher sind im Rückstand oder stimmen nicht ab: Die neue Datei würde die Fehler übernehmen. Siehe Buchhaltung aufräumen oder neu beginnen und überfällige Bücher nachholen, dann Hilfe bei der Buchhaltung.
• Der IRS hat Ihre Unterlagen angefordert: Der IRS verlangt oft die ursprüngliche Sicherungsdatei und den Administratorzugang. Holen Sie sich daher Hilfe, bevor Sie etwas ändern, verdichten oder kündigen. Siehe Strafzuschläge für nicht geführte Geschäftsunterlagen und Hilfe bei der Buchhaltung.
• Sie sind eine S Corporation oder eine Personengesellschaft mit mehreren Eigentümern: Siehe Buchhaltungssoftware für S Corporations und Kapitalkonten der Gesellschafter. Stimmen die Eröffnungssalden nicht mit den alten Büchern überein, können Sie die Abweichung nicht anhand Ihrer zuletzt eingereichten Erklärung erklären oder stimmen die Konten der Eigentümer nicht überein, lassen Sie die Einrichtung prüfen, bevor Sie live gehen. Siehe Hilfe bei der Buchhaltung.
• Ihr Unternehmen arbeitet in den USA und in Kanada, oder Sie führen Konten in einer anderen Währung: Siehe QuickBooks Kanada oder USA für ein Unternehmen in zwei Ländern und Fremdwährungskonten in US-Büchern, dann Hilfe bei der Buchhaltung.
• Auch Ihr Anbieter für die Lohnabrechnung wechselt: Siehe Wechsel des Anbieters für die Lohnabrechnung.
• Sie nutzen QuickBooks Desktop oder QuickBooks Self-Employed: Siehe Einstellung von QuickBooks Desktop und Abschaltung von QuickBooks Self-Employed.
• Sie wählen zwischen QuickBooks Online und einer anderen Plattform oder sind aus einem Paket für kleine Unternehmen herausgewachsen: Siehe QuickBooks Online im Vergleich mit einer anderen Plattform und aus QuickBooks herauswachsen.