QuickBooks Online 해지 전 내보낼 기록

QuickBooks Online(QBO)을 해지하기 전에 무엇을 보관해야 하나요?

해지하기 전에 파일에 있는 모든 연도의 손익계산서, 재무상태표, 원장, 시산표, 은행·카드 대사 내역, 첨부 파일, 급여 및 1099 보고서, 고정자산 목록을 내보내세요. 마지막 연도의 신고서, 급여 신고, 연말 조정을 제출하고 저장한 뒤에 해지하세요. 올해 현재까지의 내역도 내보내세요. 그 거래가 다음 신고서의 근거가 됩니다. 그런 다음 소프트웨어 없이도 사본이 열리는지 확인하세요.

장부와 그 근거 서류는 본인이 보관해야 하며, 구독을 해지한다고 해서 그 책임이 다른 사람에게 넘어가지 않습니다. 연방 규정은 총소득, 공제, 세액공제를 입증하기에 충분한 영구적인 장부나 기록을 연방 세법 어디에든 내용이 중요할 수 있는 동안 보관하도록 요구합니다. IRS는 납세자가 자신의 장부와 기록을 직접 관리할 책임이 있다고 설명합니다.

장부를 소프트웨어에 두었다면 IRS는 그 데이터를 최초 입력 장부로 봅니다. IRS는 납세자가 회계 소프트웨어를 쓰는 경우 대부분 조사관이 백업 파일을 요청한다고 합니다. 해지 후 무엇을 얼마나 오래 볼 수 있는지는 IRS가 아니라 Intuit의 현행 약관이 정합니다. 약관을 먼저 읽고, 해지한 뒤가 아니라 해지하기 전에 내보내세요.

해지가 간단한 경우는 사업체가 하나이고, 데이터가 몇 해 분이며, 모든 계정이 명세서와 대사되어 있고, 급여가 없는 경우입니다. 다음에 해당하면 간단하지 않습니다.

• 여러 해의 영수증과 청구서가 파일 안의 첨부 파일로만 있다.
• 사업 자금과 개인 자금이 섞여 있거나 대사하지 않은 계정이 있다.
• 급여 지급을 이 파일에서 처리한다.
• 매각, 폐업, 대출기관의 자료 요청이 예정되어 있다.
• 통지서나 세무조사가 진행 중이거나 제출하지 않은 연도가 있다.

시작하기 전에 준비할 자료:

• 파일에 있는 모든 연도의 제출한 신고서
• 파일의 관리자 권한, 그리고 사용 중인 요금제와 추가 기능 메모. 장부 담당자나 회계사가 설정했다면 누가 관리자인지 확인해 달라고 하거나, 해지하기 전에 내보내기를 대신 해 달라고 요청하세요.
• 금융기관에서 받은 은행 및 카드 명세서
• 급여, 분기별 신고서, Form 1099 사본
• 구입한 장비와 부동산의 청구서

기록은 얼마나 오래 보관하나요? 3년인가요, 더 길게인가요?

IRS 기본 기준은 3년이며, 더 길게 보관해야 하는 경우가 여러 가지 있습니다. 기간은 각 신고서를 제출한 때부터 계산하며, 기한 전에 제출한 신고서는 기한일에 제출한 것으로 봅니다(IRS).

여기서 사업의 총소득은 매출원가를 빼기 전의 수입을 뜻합니다(26 U.S.C. 6501(e)). 파트너십이나 S corporation은 3년이 사업체 본인의 신고서만이 아니라 각 파트너나 주주의 신고서 기한 또는 제출일 중 나중 날짜부터 시작됩니다(Form 1065 작성 안내, Form 1120-S 작성 안내). 보험사나 채권자가 IRS보다 긴 기간을 요구할 수도 있고, 주도 마찬가지입니다. 캘리포니아 주의 소득세 기간은 보통 4년입니다(Franchise Tax Board). 기록마다 기간이 다르고 자산 기록은 나머지보다 오래 갈 수 있으므로, 최근 세 해만이 아니라 파일에 있는 모든 연도를 내보내세요. 환급 청구, 대손, 매각이나 폐업 이후를 포함한 전체 기간은 사업 기록 보관 기간에서 확인하세요.

매년 어떤 보고서를 내보내야 하나요?

파일에 있는 모든 연도의 손익계산서, 재무상태표, 원장, 시산표, 대사 보고서를 내보내세요. IRS가 보고서 목록을 정해 둔 것은 아닙니다. 이 목록은 Publication 583이 전산 기록에 요구하는 사항, 즉 장부와 신고서에 맞아야 하고 원본 서류를 확인할 만큼 상세해야 한다는 점을 기준으로 만들었습니다.

손익계산서만으로는 요약일 뿐입니다. IRS는 조사관이 보고서에서 기초 데이터와 서류까지 파고든다고 하며, 인쇄한 요약본은 거래를 추적할 수 없습니다. 원장은 연도별로 나누지 말고 전체 기간으로 뽑으세요. 조사 대상 연도의 앞달과 뒷달을 IRS가 요청해 소득과 비용이 올바른 연도에 들어갔는지 확인할 수 있습니다. 보고서는 신고서와 같은 회계 방식으로 뽑으세요.

어떤 영수증, 청구서, 명세서가 소프트웨어 안에만 있나요?

거래에 첨부했거나 파일에 업로드하거나 이메일로 보낸 문서는 다른 곳에 없을 수 있습니다. Publication 583은 구매, 판매, 급여 지급에서 청구서, 영수증, 지불한 청구서, 입금 전표 같은 증빙 서류가 생기며 이 서류가 장부와 신고서의 기록을 뒷받침한다고 설명합니다.

• 청구서, 비용, 매출 청구서에 첨부한 파일을 내려받으세요. 데이터를 내보내면 첨부 파일이 들어 있을 것이라고 가정하지 말고, 내보낸 파일을 열어서 확인하세요.
• 고객이 받은 모양 그대로 청구서를 저장하고, 결제 영수증도 함께 저장하세요.
• 은행 및 카드 명세서는 소프트웨어가 아니라 금융기관에서 받으세요. Publication 583에 따르면 취소된 수표가 없을 때 금융기관이 작성한 명세서에 금액, 수취인, 기록일 또는 청구일이 있으면 지급을 입증할 수 있고, 수표라면 수표 번호도 있어야 합니다.
• 받은 Form 1099를 보관하세요. Publication 583은 Form 1099-MISC와 1099-NEC를 총수입 증빙 서류로 나열합니다.

지급 증거만으로는 공제를 뒷받침하지 못합니다. Publication 583은 그 비용이 발생했음을 보여 주는 청구서나 매출 전표를 보관하라고 합니다. 사진과 스캔은 종이 대신 스캔한 영수증을 참고하세요.

급여와 고용세 기록은 어떤 것을 보관하나요?

고용세 기록은 모두 세금 납부 기한 또는 납부일 중 나중 날짜부터 최소 4년 보관하세요. IRS 고용세 페이지는 시작 시점을 4분기 신고서를 제출한 이후로 표현합니다. 두 날짜가 다르면 더 늦은 날짜를 기준으로 하는 쪽이 보관 기간이 깁니다(Publication 583, IRS 고용세 기록 관리).

파일에 있는 모든 연도에 대해 직원별·지급일별 급여 대장, 세금 부담액과 납부 내역, 제출한 고용세 신고서, Form W-4를 내보내세요. 급여 지급을 별도 서비스나 추가 기능으로 처리했다면 거기서도 내보내세요. 회계 파일에 전체 이력이 없을 수 있습니다. IRS가 열거한 기록, 세액공제용 급여 기록의 더 긴 기간, 근로시간·임금 및 Form I-9 기한, 주 규정은 급여 기록 보관 기간에서 확인하세요.

자산 기록은 어떤 것을 언제까지 보관하나요?

사업용 재산의 기록은 과세 대상 처분으로 그 재산을 처분한 연도의 기한이 끝날 때까지 보관하세요(IRS). 구독이 끝난 뒤에도 여러 해 동안 필요할 수 있습니다.

Publication 583은 기록에 다음이 나타나야 한다고 설명합니다.

• 자산을 언제 어떻게 취득했는지와 구입 가격
• 개량에 들어간 비용
• 받은 section 179 공제와 감가상각, 공제한 재해 손실
• 자산을 어떻게 사용했는지
• 자산을 언제 어떻게 처분했는지, 매각 가격, 매각 비용

고정자산 목록과 감가상각 일정표를 내보내고, 이를 뒷받침하는 구매 청구서, 부동산 클로징 명세서, 개량 비용 청구서를 저장하세요. 비과세 교환으로 재산을 받았다면 이전 재산과 새 재산의 기록을 모두 보관하세요.

파트너십과 S corporation은 자본, 출자, 분배금, 소유주 대여금 계정도 내보내세요. 파트너십 작성 안내는 각 파트너의 이익, 손실, 자본 지분을 뒷받침하는 기록을 보관하라고 합니다(Form 1065 작성 안내). 소유주 취득가액 기록은 사업 기록 보관 기간에서 다룹니다.

판매세, 1099 등 제출한 양식의 기록은 어떻게 하나요?

제출한 Form 1099와 그 밖의 정보 신고서 사본은 신고 기한부터 최소 3년 보관하거나, 데이터를 다시 만들 수 있어야 합니다. 백업 원천징수를 부과했다면 기간은 4년이고, Form 1099-C는 별도의 더 긴 기간이 있습니다(IRS).

판매세 기록 규정은 주마다 다르므로, 등록한 모든 주의 세무 당국에서 확인하세요. 캘리포니아 주는 PDF 파일을 전자 기록으로 인정하지 않고, 불러와 변환할 수 있는 거래 수준의 상세 내역을 요구합니다. 따라서 캘리포니아 주 판매자는 PDF만이 아니라 스프레드시트 내보내기나 전체 사본을 보관해야 합니다(Regulation 1698). 소프트웨어에서 거래 상세가 포함된 연말 1099 거래처 보고서와 판매세 부담액 및 납부 보고서를 내보내세요. 고객의 재판매 증명서와 면세 증명서는 첨부 파일로만 있을 수 있습니다. 텍사스 주에서는 세무조사 때 이 증명서가 없는 판매를 과세 대상으로 추정하므로 반드시 보관하세요(Texas Comptroller). 거래처에서 받은 Form W-9도 전자로 받은 것을 포함해 저장하세요. IRS가 종이 사본을 요청할 수 있습니다(Form W-9 작성 안내).

내보내기는 어떤 형식으로 내려받고, 어떻게 확인하나요?

세 가지 형태로 저장하세요. 보고서 PDF, 상세 내역 스프레드시트, 그리고 소프트웨어가 제공한다면 회사 데이터 전체 사본입니다.

IRS의 자주 묻는 질문은 백업 파일이 최초 입력 장부의 정확한 사본이며, 조사관이 관리자 로그인을 요청할 수 있다고 설명합니다. 이 페이지는 백업 파일을 설명할 뿐, 클라우드 서비스에서 내보낸 파일이 그 사본에 해당하는지는 말하지 않습니다. IRS가 읽을 수 없는 파일밖에 없다면 조사관이 어떻게 진행할지 결정합니다. 그러므로 전체 사본과 PDF를 함께 보관하고, 조사 요청이 오면 전문가에게 문의하세요.

저장하기 전에 데이터를 요약하거나 삭제하거나 다시 입력하지 마세요. IRS는 거래를 다시 입력해 만든 새 파일은 최초 입력 장부의 사본이 아니며, 요약된 데이터는 조사 대상 연도에 인정되지 않는다고 설명합니다. 어느 연도가 조사 대상이 될지는 미리 알 수 없습니다.

내보낸 파일을 확인하는 방법:

1. 모든 PDF와 스프레드시트를 소프트웨어에 로그인하지 않고 다른 기기에서 열어 보세요. 데이터 전체 사본은 읽는 데 무엇이 필요한지 적어 두세요.
2. 각 연도의 보고서가 전체 날짜 범위와 모든 계정을 포함하는지 확인하세요.
3. 연도별 손익계산서를 제출한 신고서와 비교하세요. 차이가 있다면 설명할 수 있어야 합니다.
4. 서로 다른 연도에서 거래 열 건을 골라 각각에 첨부된 문서를 열어 보세요.
5. 파일을 어떻게 관리했는지 한 페이지로 적어 두세요. 소프트웨어와 요금제, 해당 연도, 관리자 권한을 가진 사람, 은행 연동 방식, 첨부 파일 위치를 적습니다. Publication 583은 시스템 중 전산 처리 부분의 설명을 보관하라고 합니다.
6. 사본 두 개를 서로 다른 장소에 보관하고, 비밀번호가 있으면 함께 기록해 두세요.

사업을 폐업하거나 매각하면 무엇이 달라지나요?

폐업이나 매각 자체가 기간을 줄여 주지는 않습니다. 위에서 설명한 IRS 기간은 각 신고서를 기준으로 계산됩니다. 해산 중인 법인은 신고서를 제출한 뒤 IRS에 서면으로 요청해, 요청일부터 18개월 안에 세액을 결정해 달라고 할 수 있습니다. 해산을 성실하게 시작하고 완료한 경우에 한합니다. 6년 기간과 기간 제한이 없는 경우는 그대로 적용됩니다(26 U.S.C. 6501(d), Form 4810). 폐업하거나 매각하는 고용주는 마지막 Form 941에 급여 기록을 누가 어디에 보관하는지 적은 진술서를 첨부합니다(Form 941 작성 안내). 폐업하는 법인의 재산을 받은 사람은 그 법인의 미납 세금을 부과받을 수 있으며, 일반적으로 법인 본인의 기간이 끝난 뒤 한 해까지 가능합니다(26 U.S.C. 6901(c)). 따라서 누군가는 그 장부를 보관해야 합니다.

매각이나 폐업 전에 관리자 권한이 있을 때 장부 전체를 내보내고, 매수인에게 사본을 넘기기 전에 본인 사본을 먼저 확보하세요. 매각 후 장부를 누가 보관할지는 매각 조건에 정해 두세요. 회사 폐업은 회사 폐업에서, 매각 이후의 모든 기간은 사업 기록 보관 기간에서 확인하세요.

회계사나 다음 소프트웨어는 내보낸 자료에서 무엇이 필요한가요?

회계사에게는 연도별 보고서, 원장, 첨부 파일이 필요하고, 새 소프트웨어에는 한 시점(전환일) 기준의 잔액과 목록이 필요합니다.

• 회계사나 신고서 작성 담당자: 제출한 신고서, 연도별 보고서와 원장, 연말 조정, 감가상각 일정표, 급여 및 1099 보고서, 대사하지 않은 연도 목록
• 다음 소프트웨어: 가져올 내용은 전환일에 따라 달라집니다. 연중에 회계 소프트웨어 바꾸기를 참고하세요.

회계사가 이미 사본을 갖고 있다고 가정하지 마세요. 보관 책임은 본인에게 있으므로, 어느 연도를 어떤 형식으로 보관하는지 서면으로 물어보세요. 기초 잔액은 회계사를 바꾼 뒤의 기초 잔액을 참고하세요.

예시

아래 예시는 설명을 위한 것이며 미국 달러를 쓰고, 신고서를 기한일에 제출했다고 가정합니다.

6년 사용 후 해지하는 개인사업자

프리랜서 디자이너의 연간 총소득이 약 US$90,000이고, 6년차 신고서를 제출한 뒤 7년차 5월에 해지합니다. 여섯 해 전체와 7년차 해지일까지의 원장과 손익계산서를 내보내고, 비용에 첨부된 영수증을 내려받습니다. 기본 3년 기간은 1~3년차에는 이미 끝났습니다. 신고서가 총소득의 25%를 넘게 누락했다면 기간이 6년으로 늘어 각각 8년차, 9년차, 10년차 4월까지 이어지고, 자산 기록이나 주 기간 때문에 더 길어질 수도 있습니다. 그래서 기본 기간만 믿지 않고 여섯 해 전체를 내보냅니다.

급여가 US$300,000인 S corporation

S corporation이 1년차, 2년차, 3년차에 해마다 US$100,000의 급여를 지급했고, 3년차 신고서를 제출한 뒤 4년차 5월에 해지합니다. 1년차에 지급한 급여는 2년차 초에 제출한 신고서에 반영되므로 그 기록은 최소 6년차 초까지 보관하며, 이는 구독이 끝난 뒤 약 두 해입니다. 3년차 기록은 8년차 초까지, 4년차 기록은 9년차 초까지 보관합니다. 1~3년차와 4년차 현재까지의 급여 대장, 납부 확인서, W-4 서식, 제출한 분기별 신고서를 내보냅니다.

US$250,000짜리 부동산을 판 임대인

임대인이 1년차에 US$250,000의 임대 건물을 사고, 4년차에 지붕 공사로 US$20,000을 쓰고, 5년차에 해지합니다. 건물을 9년차에 팔고 그 신고서를 10년차 4월에 제출하면 기록은 최소 13년차 4월까지 보관해야 하며, 해지한 뒤 약 여덟 해입니다. 그 신고서에서 건물의 취득가액을 총소득의 25%를 넘게 부풀렸다면 기간은 6년이 되어 16년차 4월까지 이어집니다. 구매 청구서, 클로징 명세서, 지붕 공사 청구서, 감가상각 일정표는 해지 전에 내보냅니다.

상황이 다르다면?

• 여러 해의 첨부 파일과 급여가 있고, 계정이 섞여 있거나 대사되지 않아 무엇을 어디까지 보관해야 할지 모르겠다면: 어느 연도를 내보낼지, 보관하기 전에 장부를 바로잡아야 하는지, 누가 사본을 갖는지는 판단이 필요한 문제입니다. 해지하기 전에 장부 관리 지원으로 정리하세요.
• 장부가 크게 밀렸거나 제출하지 않은 연도가 있다면: 보관하기 전에 먼저 바로잡아야 합니다. 대사되지 않는 장부를 보관하면 문제도 그대로 남기 때문입니다. 밀린 장부 정리와 제출하지 않은 사업체 신고서 정리를 참고하거나, 해지하기 전에 밀린 장부 정리 서비스를 받으세요.
• 통지서나 세무조사가 진행 중이라면: 파일을 요약하거나 삭제하거나 다시 입력하지 마세요. IRS에 내보내기 전에 전문가의 검토를 받으세요. 소규모 사업체에 대한 IRS 세무조사를 참고하세요.
• 새 소프트웨어로 옮기는 경우: 연중에 회계 소프트웨어 바꾸기와 회계사가 지원하는 소프트웨어를 참고하세요.
• QuickBooks Self-Employed나 Desktop을 사용하는 경우: QuickBooks Self-Employed 서비스 종료와 QuickBooks Desktop 서비스 종료를 참고하세요.
• Desktop에서 Online으로 옮긴 뒤 잔액이 틀어진 경우: Desktop에서 Online으로 옮긴 후 잔액 불일치를 참고하고 장부 관리 지원을 받으세요.
• 내보내기를 마치려면 장부 담당자에게 접근 권한이 필요한 경우: 장부 담당자에게 접근 권한 주기를 참고하세요.
• 사업을 폐업하거나 매각하는 경우, 또는 대출기관이나 투자자가 장부를 검토하는 경우: 마지막 신고서를 제출하기 전에 최종 내보내기, 신속한 세액 결정 요청, 장부 보관자를 전문가와 정해 두는 것이 좋습니다. 회사 폐업과 투자자가 실사에서 요구하는 재무 기록을 참고하세요.