Annuler QuickBooks Online : les dossiers à exporter d'abord

Que dois-je conserver avant d'annuler QuickBooks Online (QBO)?

Avant d'annuler, exportez pour chaque année du fichier : l'état des résultats, le bilan, le grand livre, la balance de vérification, les rapprochements bancaires et de cartes, les pièces jointes, les rapports de paie et de formulaires 1099, et la liste des immobilisations. N'annulez qu'après avoir produit et sauvegardé les déclarations de la dernière année, les productions de paie et les ajustements de fin d'exercice, et exportez aussi l'année en cours à ce jour : ses écritures appuient la prochaine déclaration. Vérifiez ensuite que les copies s'ouvrent sans le logiciel.

Vous devez conserver vos livres et les documents qui les appuient, et annuler l'abonnement ne transfère cette obligation à personne d'autre. Les règlements fédéraux américains exigent des livres ou registres permanents suffisants pour établir le revenu brut, les déductions et les crédits, conservés tant que leur contenu peut compter pour une loi fiscale fédérale. L'IRS, l'agence fiscale fédérale des États-Unis, indique que les contribuables sont responsables de tenir leurs propres livres et registres.

Si vous tenez vos livres dans un logiciel, l'IRS considère ces données comme les livres d'écritures originales. Elle indique que ses vérificateurs demandent le fichier de sauvegarde dans la majorité des cas où un contribuable utilise un logiciel de comptabilité. Ce qui reste accessible après l'annulation, et pendant combien de temps, dépend des conditions actuelles d'Intuit, et non de l'IRS. Lisez-les d'abord, et exportez avant d'annuler, pas après.

Une annulation est simple lorsqu'une seule entité a quelques années de données, que chaque compte est rapproché de ses relevés et qu'il n'y a pas de paie. Elle ne l'est plus dans les cas suivants :

• Des années de reçus et de factures n'existent que sous forme de pièces jointes dans le fichier.
• L'argent de l'entreprise et l'argent personnel sont mélangés, ou des comptes n'ont jamais été rapprochés.
• La paie passe par le fichier.
• Une vente, une fermeture ou une demande de prêteur approche.
• Un avis ou une vérification est en cours, ou une année n'a jamais été produite.

À rassembler avant de commencer :

• La déclaration produite pour chaque année du fichier.
• L'accès administrateur au fichier, et une note du forfait et des modules complémentaires que vous utilisez. Si un spécialiste de la tenue de livres ou un comptable l'a configuré, demandez-lui de confirmer qui est l'administrateur ou de faire l'exportation avant que vous annuliez.
• Les relevés bancaires et de cartes des institutions financières.
• Les copies de la paie, des déclarations trimestrielles et des formulaires 1099.
• Les factures de l'équipement et des biens achetés.

Combien de temps conserver les dossiers : 3 ans ou plus?

Le délai par défaut de l'IRS est de 3 ans, et plusieurs cas sont plus longs. Le délai court à compter de la production de chaque déclaration, et une déclaration produite avant la date limite est réputée produite à cette date (IRS).

Pour une entreprise, le revenu brut s'entend ici des recettes avant le coût des marchandises vendues (26 U.S.C. 6501(e)). Pour une société de personnes ou une société de type S, le délai de 3 ans court à compter de la plus tardive des dates entre l'échéance et la production de la déclaration de chaque associé ou actionnaire, et pas seulement de celle de l'entité (instructions du formulaire 1065; instructions du formulaire 1120-S). Les assureurs ou les créanciers peuvent exiger des registres plus longtemps que l'IRS, et un État aussi : en Californie, le délai de l'impôt sur le revenu est en général de 4 ans (Franchise Tax Board de la Californie). Comme le délai varie selon le registre, et que les registres des immobilisations peuvent durer plus longtemps que le reste, exportez chaque année que contient le fichier, pas seulement les trois dernières. Tous les délais en détail, y compris les demandes de remboursement, les créances irrécouvrables et après une vente ou une fermeture : combien de temps conserver les registres d'une entreprise.

Quels rapports exporter pour chaque année?

Exportez l'état des résultats, le bilan, le grand livre, la balance de vérification et les rapprochements de chaque année du fichier. L'IRS ne donne aucune liste de rapports. Cette liste repose sur ce que la Publication 583 exige des registres informatisés : ils doivent concorder avec vos livres et votre déclaration, et contenir assez de détails pour remonter aux pièces justificatives.

Un état des résultats seul n'est qu'un sommaire. L'IRS indique que ses vérificateurs remontent des rapports aux données et aux documents sous-jacents, et qu'un sommaire imprimé ne peut pas être retracé. Produisez le grand livre pour toutes les dates, et non une année à la fois : l'IRS peut demander le mois précédent et le mois suivant une année vérifiée, pour contrôler que les revenus et les dépenses sont tombés dans la bonne année. Produisez les rapports selon la même méthode comptable que la déclaration.

Quels reçus, factures et relevés n'existent que dans le logiciel?

Tout document joint à une opération, et tout ce qui a été téléversé ou envoyé par courriel dans le fichier, peut n'exister nulle part ailleurs. La Publication 583 indique que les achats, les ventes et la paie produisent des pièces justificatives comme des factures, des reçus, des factures payées et des bordereaux de dépôt, et qu'elles appuient les écritures de vos livres et de votre déclaration.

• Téléchargez les pièces jointes des factures de fournisseurs, des dépenses et des factures de clients. Ne présumez pas qu'une exportation de données les contient : ouvrez l'exportation et vérifiez.
• Sauvegardez les factures telles que vos clients les ont reçues, ainsi que les reçus de paiement.
• Obtenez les relevés bancaires et de cartes auprès de l'institution, et non du logiciel. Selon la Publication 583, à défaut de chèque payé, les relevés préparés par une institution financière peuvent prouver le paiement s'ils indiquent le montant, le bénéficiaire et la date d'inscription ou de facturation, plus le numéro du chèque pour un chèque.
• Gardez les formulaires 1099 que vous avez reçus. La Publication 583 range les formulaires 1099-MISC et 1099-NEC parmi les documents sur les recettes brutes.

Une preuve de paiement seule n'appuie pas une déduction. Selon la Publication 583, gardez la facture ou le bordereau de vente qui montre que vous avez engagé le coût. Pour les photos et les numérisations : reçus numérisés au lieu du papier.

Quels registres de paie et d'impôt sur l'emploi conserver?

Gardez tous les registres de l'impôt sur l'emploi pendant au moins quatre ans après la date où l'impôt est dû ou payé, selon la plus tardive. La page de l'IRS sur l'impôt sur l'emploi fixe le point de départ après la production de la déclaration du quatrième trimestre; lorsque les deux diffèrent, la date la plus tardive donne le délai le plus long (Publication 583; tenue des registres de l'impôt sur l'emploi de l'IRS).

Exportez le registre de paie par employé et par date de paie, l'historique de l'impôt dû et des dépôts, les déclarations d'impôt sur l'emploi produites et les formulaires W-4, pour chaque année du fichier. Si la paie passait par un service distinct ou un module complémentaire, exportez aussi à partir de là, car le fichier de comptabilité peut ne pas contenir tout l'historique. Ce que l'IRS énumère, le délai plus long pour les registres de salaires donnant droit à un crédit, les délais des heures de travail et du formulaire I-9, et les règles d'État : conservation des registres de paie.

Quels registres d'immobilisations conserver, et jusqu'à quand?

Gardez les registres des biens de l'entreprise jusqu'à la fin du délai de l'année où vous en disposez dans le cadre d'une disposition imposable (IRS). Ils peuvent durer bien des années de plus que l'abonnement.

Selon la Publication 583, les registres devraient montrer :

• Quand et comment vous avez acquis le bien, et le prix d'achat.
• Le coût des améliorations.
• La déduction de l'article 179 et l'amortissement pris, ainsi que toute perte par sinistre déduite.
• Comment vous avez utilisé le bien.
• Quand et comment vous en avez disposé, le prix de vente et les frais de vente.

Exportez la liste des immobilisations et le tableau d'amortissement, et sauvegardez les factures d'achat, les états de clôture immobiliers et les factures d'améliorations qui les appuient. Si vous avez reçu un bien dans un échange non imposable, gardez les registres de l'ancien bien et du nouveau.

Sociétés de personnes et sociétés de type S : exportez aussi les comptes de capital, d'apports, de distributions et de prêts des propriétaires. Selon les instructions pour les sociétés de personnes, il faut garder les registres qui appuient la part de chaque associé dans les profits, les pertes et le capital (instructions du formulaire 1065). Les registres du coût de base des propriétaires sont traités dans combien de temps conserver les registres d'une entreprise.

Et les registres de taxe de vente, de formulaires 1099 et d'autres formulaires produits?

Gardez les copies des formulaires 1099 et des autres déclarations de renseignements que vous avez produites pendant au moins 3 ans à compter de la date d'échéance de la déclaration, ou soyez en mesure de reconstituer les données. Le délai est de 4 ans si une retenue de réserve a été imposée, et le formulaire 1099-C a son propre délai, plus long (IRS).

Les règles sur les registres de taxe de vente relèvent de chaque État : vérifiez auprès de l'agence du revenu de chaque État où vous êtes inscrit. La Californie ne considère pas les fichiers PDF comme des registres électroniques et exige un détail par opération qu'elle peut récupérer et convertir : un vendeur californien garde donc l'exportation en tableur ou la copie complète, pas seulement des PDF (règlement 1698). À partir du logiciel, exportez le rapport annuel des fournisseurs visés par le formulaire 1099 avec le détail des opérations, ainsi que les rapports de la taxe de vente due et payée. Les certificats de revente et d'exonération des clients peuvent n'exister que sous forme de pièces jointes : gardez-les, car au Texas, les ventes sans ces certificats sont présumées imposables lors d'une vérification (Comptroller du Texas). Sauvegardez aussi les formulaires W-9 recueillis auprès des fournisseurs, y compris ceux reçus par voie électronique : l'IRS peut en demander une copie papier (instructions du formulaire W-9).

Dans quel format télécharger l'exportation, et comment la tester?

Sauvegardez trois couches : des PDF des rapports, des exportations en tableur du détail et, si le logiciel en offre une, une copie complète des données de l'entreprise.

La FAQ de l'IRS indique que le fichier de sauvegarde est une copie exacte des livres d'écritures, et que les vérificateurs peuvent demander la connexion de l'administrateur. Cette page décrit les fichiers de sauvegarde et ne dit pas si une exportation d'un service hébergé compte comme cette copie. Si vous n'avez qu'un fichier que l'IRS ne peut pas lire, c'est le vérificateur qui décide de la suite. Gardez donc la copie complète et les PDF ensemble, et consultez un professionnel si une demande de vérification arrive.

Ne condensez pas, ne purgez pas et ne ressaisissez pas les données avant de les sauvegarder. Selon l'IRS, un nouveau fichier bâti en ressaisissant les opérations n'est pas une copie des livres d'écritures originales, et des données condensées ne sont pas acceptables pour les années vérifiées, que vous ne pouvez pas connaître d'avance.

Pour tester l'exportation :

1. Ouvrez chaque PDF et chaque tableur sur un autre appareil, sans vous connecter au logiciel. Pour la copie complète des données, notez ce qu'il faut pour la lire.
2. Vérifiez que les rapports de chaque année couvrent toute la période et tous les comptes.
3. Comparez l'état des résultats de chaque année avec la déclaration produite. Les écarts doivent être des écarts que vous pouvez expliquer.
4. Choisissez dix opérations réparties sur plusieurs années et ouvrez le document joint à chacune.
5. Rédigez une description d'une page de la façon dont le fichier a été tenu : le logiciel et le forfait, les années couvertes, qui avait l'accès administrateur, comment les flux bancaires fonctionnaient et où se trouvaient les pièces jointes. La Publication 583 demande de garder une description de la partie informatisée de votre système.
6. Gardez deux copies dans des endroits distincts, et notez tout mot de passe.

Qu'est-ce qui change si je ferme ou si je vends l'entreprise?

Fermer ou vendre ne raccourcit pas à lui seul le délai : les délais de l'IRS ci-dessus courent à compter de chaque déclaration. Une société en dissolution peut demander par écrit à l'IRS, après la production d'une déclaration, d'établir la cotisation dans un délai de 18 mois suivant la demande, si elle entame la dissolution de bonne foi et la mène à terme. Les cas de 6 ans et sans limite s'appliquent toujours (26 U.S.C. 6501(d); formulaire 4810). Un employeur qui ferme ou vend joint à son dernier formulaire 941 un état indiquant qui garde les registres de paie et où (instructions du formulaire 941). Les personnes qui reçoivent les biens d'une société qui ferme peuvent être cotisées pour son impôt impayé, en général jusqu'à un an après la fin du délai propre à la société (26 U.S.C. 6901(c)) : quelqu'un doit donc garder ses livres.

Avant une vente ou une fermeture, faites l'exportation complète des livres pendant que vous avez encore l'accès administrateur, et gardez votre propre copie avant qu'une copie aille à un acheteur. Fixez dans les conditions de la vente qui détient les livres ensuite. Pour fermer l'entreprise : fermer une société. Pour chaque délai après une vente : combien de temps conserver les registres d'une entreprise.

Que faut-il de l'exportation à mon comptable ou au prochain logiciel?

Un comptable a besoin des rapports annuels, du grand livre et des pièces jointes; un nouveau logiciel a besoin des soldes et des listes à une date de bascule.

• Votre comptable ou préparateur : les déclarations produites, les rapports annuels et le grand livre, les ajustements de fin d'exercice, le tableau d'amortissement, les rapports de paie et de formulaires 1099, et la liste des années qui n'ont jamais été rapprochées.
• Le prochain logiciel : ce qu'il faut y transférer dépend de la date de bascule : changer de logiciel de comptabilité en cours d'année.

Ne présumez pas que votre comptable détient déjà une copie. Demandez-lui par écrit quelles années et quels formats il garde, car l'obligation est la vôtre. Soldes d'ouverture : soldes d'ouverture après un changement de comptable.

Exemple

Ces exemples sont donnés à titre d'illustration, en dollars américains, et supposent que les déclarations sont produites à leur date limite.

Un entrepreneur individuel qui annule après 6 ans

Une graphiste pigiste déclare environ 90 000 $ US de revenu brut par année et annule en mai de l'année 7, après avoir produit la déclaration de l'année 6. Elle exporte le grand livre et l'état des résultats des six années et de l'année 7 jusqu'à la date d'annulation, et télécharge les reçus joints aux dépenses. Le délai par défaut de 3 ans est terminé pour les années 1 à 3. Il serait de 6 ans, jusqu'en avril de l'année 8, de l'année 9 et de l'année 10, si une déclaration omettait plus de 25 % de son revenu brut, et les registres des immobilisations ou le délai d'un État peuvent les faire durer plus longtemps : elle exporte donc les six années au lieu de compter sur le délai par défaut.

Une société de type S avec 300 000 $ US de paie

Une société de type S verse 100 000 $ US de salaires pendant chacune des années 1, 2 et 3, et annule en mai de l'année 4, après avoir produit ses déclarations de l'année 3. Les salaires versés l'année 1 sont couverts par les déclarations produites tôt l'année 2 : ces registres sont donc gardés au moins jusqu'au début de l'année 6, soit environ deux ans après la fin de l'abonnement. Les registres de l'année 3 vont jusqu'au début de l'année 8, et ceux de l'année 4 jusqu'au début de l'année 9. Elle exporte les registres de paie, les confirmations de dépôts, les formulaires W-4 et les déclarations trimestrielles produites pour les années 1 à 3 et pour l'année 4 à ce jour.

Un propriétaire-bailleur qui a vendu un immeuble de 250 000 $ US

Un propriétaire-bailleur achète un immeuble locatif de 250 000 $ US à l'année 1, paie 20 000 $ US pour un toit à l'année 4 et annule à l'année 5. L'immeuble est vendu à l'année 9 et cette déclaration est produite en avril de l'année 10 : les registres doivent donc être gardés au moins jusqu'en avril de l'année 13, soit environ huit ans après l'annulation. Si cette déclaration avait gonflé le coût de base de l'immeuble de plus de 25 % de son revenu brut, le délai serait de 6 ans, jusqu'en avril de l'année 16. La facture d'achat, l'état de clôture, la facture du toit et le tableau d'amortissement sont exportés avant l'annulation.

Votre situation est différente?

• Des années de pièces jointes, de paie, ou des comptes mélangés ou non rapprochés, et vous ne savez pas ce qui est assez complet pour être conservé : les années à exporter, la nécessité de réparer les livres avant de les archiver et la personne qui détient la copie relèvent du jugement. Réglez-les avant d'annuler, avec de l'aide en tenue de livres.
• Des livres très en retard, ou une année jamais produite : la réparation passe avant l'archivage, car archiver des livres qui ne concordent pas conserve le problème. Voir rattraper des livres en retard et rattraper des déclarations d'entreprise non produites, ou faites faire une tenue de livres de rattrapage avant d'annuler.
• Un avis ou une vérification est en cours : ne condensez pas, ne purgez pas et ne ressaisissez pas le fichier, et faites examiner toute exportation par un professionnel avant qu'elle aille à l'IRS. Voir une vérification de l'IRS d'une petite entreprise.
• Vous passez à un nouveau logiciel : voir changer de logiciel de comptabilité en cours d'année et les logiciels que votre comptable prend en charge.
• Vous utilisez QuickBooks Self-Employed ou Desktop : voir l'abandon de QuickBooks Self-Employed et l'abandon de QuickBooks Desktop.
• Les soldes ont déraillé après le passage de Desktop à Online : voir les soldes décalés après le passage de Desktop à Online et obtenez de l'aide en tenue de livres.
• Un spécialiste de la tenue de livres a besoin d'un accès pour terminer l'exportation : voir donner accès à un spécialiste de la tenue de livres.
• Vous fermez ou vendez l'entreprise, ou un prêteur ou un investisseur examinera les livres : l'exportation finale, toute demande de cotisation rapide et la personne qui détient les livres se règlent avec un professionnel avant la dernière déclaration. Voir fermer une société et les registres financiers que les investisseurs demandent.