Cancelar o QuickBooks Online: o que exportar antes de sair

O que preciso guardar antes de cancelar o QuickBooks Online (QBO)?

Antes de cancelar, exporte de cada ano do arquivo: demonstração do resultado, balanço patrimonial, livro-razão, balancete, conciliações de banco e cartão, anexos, relatórios da folha de pagamento e do Form 1099, e a lista de ativos fixos. Cancele só depois que as declarações, as entregas da folha de pagamento e os ajustes de fim de ano do último ano estiverem entregues e salvos, e exporte também o ano corrente até a data: os lançamentos dele sustentam a próxima declaração. Depois, teste se as cópias abrem sem o programa.

Você deve guardar a escrituração contábil e os documentos que a sustentam, e cancelar a assinatura não passa esse dever a ninguém. Os regulamentos federais exigem livros ou registros permanentes suficientes para comprovar a renda bruta, as deduções e os créditos, guardados enquanto seu conteúdo puder importar para qualquer lei tributária federal. O IRS diz que os contribuintes são responsáveis por manter os próprios livros e registros.

Se você mantém a escrituração contábil em um programa, o IRS trata esses dados como os livros originais de lançamento. Ele diz que os fiscais pedem o arquivo de backup na maioria dos casos em que o contribuinte usa um programa de contabilidade. O que continua disponível depois do cancelamento, e por quanto tempo, é definido pelos termos atuais da Intuit, não pelo IRS. Leia-os antes e exporte antes de cancelar, não depois.

Cancelar é simples quando uma única entidade tem poucos anos de dados, todas as contas estão conciliadas com os extratos e não há folha de pagamento. Deixa de ser simples quando:

• Anos de recibos e faturas existem só como anexos dentro do arquivo.
• O dinheiro da empresa e o pessoal estão misturados, ou contas nunca foram conciliadas.
• A folha de pagamento roda pelo arquivo.
• Uma venda, um encerramento ou um pedido de um credor está chegando.
• Há um aviso ou uma auditoria em aberto, ou um ano nunca foi entregue.

Reúna isto antes de começar:

• A declaração entregue de cada ano do arquivo.
• Acesso de administrador ao arquivo e uma anotação de qual plano e quais complementos você usa. Se um responsável contábil ou contador configurou o arquivo, peça que confirme quem é o administrador ou que faça a exportação antes de você cancelar.
• Extratos bancários e de cartão das instituições.
• Cópias da folha de pagamento, das declarações trimestrais e do Form 1099.
• Faturas de equipamentos e imóveis comprados.

Por quanto tempo guardo os registros: 3 anos ou mais?

O padrão do IRS é 3 anos, e vários casos exigem mais. O prazo conta a partir da entrega de cada declaração, e uma declaração entregue antes do vencimento vale como entregue na data de vencimento (IRS).

Para uma empresa, renda bruta aqui significa a receita antes do custo das mercadorias vendidas (26 U.S.C. 6501(e)). Em uma sociedade de pessoas ou corporação S, o prazo de 3 anos conta a partir do que ocorrer por último entre o vencimento e a entrega da declaração de cada sócio ou acionista, e não só da entidade (instruções do Form 1065; instruções do Form 1120-S). Seguradoras ou credores podem exigir registros por mais tempo do que o IRS, e um estado também pode: na Califórnia, o prazo do imposto de renda geralmente é de 4 anos (Franchise Tax Board). Como o prazo varia conforme o registro, e os registros de ativos podem durar mais que os demais, exporte todos os anos que o arquivo contém, não só os três últimos. Todos os prazos por completo, inclusive pedidos de restituição, créditos incobráveis e depois de uma venda ou do encerramento da empresa: por quanto tempo guardar os registros da empresa.

Quais relatórios exporto de cada ano?

Exporte a demonstração do resultado, o balanço patrimonial, o livro-razão, o balancete e as conciliações de cada ano do arquivo. O IRS não indica uma lista de relatórios. Esta lista parte do que a Publication 583 exige dos registros computadorizados: eles precisam conciliar com a escrituração contábil e a declaração e ter detalhe suficiente para identificar os documentos de origem.

Uma demonstração do resultado sozinha é só um resumo. O IRS diz que os fiscais partem dos relatórios e chegam aos dados e documentos de origem, e um resumo impresso não pode ser rastreado. Gere o livro-razão para todas as datas, não um ano por vez: o IRS pode pedir o mês anterior e o mês seguinte a um ano auditado, para conferir se receitas e despesas caíram no ano certo. Gere os relatórios pelo mesmo regime contábil que a declaração usa.

Quais recibos, faturas e extratos existem só no programa?

Qualquer documento anexado a uma transação, e qualquer coisa enviada ou encaminhada por e-mail para o arquivo, pode não existir em nenhum outro lugar. A Publication 583 diz que compras, vendas e folha de pagamento geram documentos de apoio, como faturas, recibos, contas pagas e comprovantes de depósito, e que eles sustentam os lançamentos da sua escrituração contábil e da sua declaração.

• Baixe os anexos de contas, despesas e faturas. Não presuma que a exportação de dados os inclui: abra a exportação e confira.
• Salve as faturas como seus clientes as receberam, e os recibos de pagamento.
• Peça os extratos bancários e de cartão à instituição, não ao programa. A Publication 583 diz que, sem o cheque compensado, os extratos emitidos por uma instituição financeira podem provar o pagamento quando mostram o valor, o beneficiário e a data de lançamento ou cobrança, mais o número do cheque, no caso de cheque.
• Guarde os Forms 1099 que você recebeu. A Publication 583 inclui os Forms 1099-MISC e 1099-NEC entre os documentos de receita bruta.

A prova de pagamento sozinha não sustenta uma dedução. A Publication 583 diz para guardar a fatura ou o comprovante de venda que mostra que você teve o custo. Fotos e digitalizações: recibos digitalizados no lugar do papel.

Quais registros da folha de pagamento e dos impostos sobre o emprego guardo?

Guarde todos os registros dos impostos sobre o emprego por pelo menos quatro anos depois do vencimento ou do pagamento do imposto, o que ocorrer por último. A página do IRS sobre impostos do emprego fixa o início do prazo como depois da entrega da declaração do quarto trimestre; quando as duas datas diferem, a data posterior dá o prazo mais longo (Publication 583; guarda de registros dos impostos sobre o emprego, IRS).

Exporte o registro da folha de pagamento por empregado e data de pagamento, o histórico de impostos devidos e depósitos, as declarações de impostos sobre o emprego que você entregou e os Forms W-4 (formulário de retenção do empregado), de cada ano do arquivo. Se a folha de pagamento rodou em um serviço ou complemento separado, exporte de lá também, porque o arquivo de contabilidade pode não ter todo o histórico. O que o IRS lista, o prazo maior para registros de salários de crédito, os prazos de jornada e salário e do Form I-9, e as regras estaduais: guarda dos registros da folha de pagamento.

Quais registros de ativos guardo, e até quando?

Guarde os registros dos bens da empresa até o fim do prazo do ano em que você se desfaz deles em uma alienação tributável (IRS). Eles podem durar muitos anos mais que a assinatura.

A Publication 583 diz que os registros devem mostrar:

• Quando e como você adquiriu o ativo, e o preço de compra.
• O custo de eventuais melhorias.
• A dedução da seção 179 e a depreciação aproveitadas, e qualquer perda por sinistro deduzida.
• Como você usou o ativo.
• Quando e como você se desfez dele, o preço de venda e as despesas da venda.

Exporte a lista de ativos fixos e o quadro de depreciação, e salve as faturas de compra, os extratos de fechamento de imóveis e as faturas de melhorias que os sustentam. Se você recebeu um bem em uma permuta não tributável, guarde os registros do bem antigo e do novo.

Sociedades de pessoas e corporações S: exporte também as contas de capital, aportes, distribuições e empréstimos de proprietários. As instruções da sociedade de pessoas dizem para guardar os registros que sustentam a parte de cada sócio nos lucros, nos prejuízos e no capital (instruções do Form 1065). Os registros do custo-base dos proprietários estão em por quanto tempo guardar os registros da empresa.

E os registros de imposto sobre vendas, Form 1099 e outros formulários entregues?

Guarde cópias dos Forms 1099 e de outras declarações informativas que você entregou por pelo menos 3 anos a partir do vencimento da declaração, ou seja capaz de reconstruir os dados. O prazo é de 4 anos se foi aplicada a retenção adicional (backup withholding), e o Form 1099-C tem um prazo próprio, mais longo (IRS).

As regras de registros do imposto sobre vendas são definidas por cada estado, então consulte o órgão de receita de todo estado em que você está registrado. A Califórnia não conta arquivos PDF como registros eletrônicos e exige detalhe por transação que ela possa recuperar e converter; por isso, um vendedor lá guarda a exportação em planilha ou a cópia completa, e não só PDFs (Regulation 1698). No programa, exporte o relatório anual de fornecedores do Form 1099 com o detalhe das transações, e os relatórios de imposto sobre vendas devido e pago. Os certificados de revenda e de isenção dos clientes podem estar só como anexos: guarde-os, porque no Texas, em uma auditoria, presume-se que as vendas sem eles são tributáveis (Texas Comptroller). Salve também os Forms W-9 que você coletou dos fornecedores, inclusive os recebidos por meio eletrônico: o IRS pode pedir uma cópia impressa (instruções do Form W-9).

Em que formato baixo a exportação, e como a testo?

Salve três camadas: PDFs dos relatórios, exportações em planilha do detalhe e, se o programa oferecer, uma cópia completa dos dados da empresa.

A página de perguntas frequentes do IRS diz que o arquivo de backup é uma cópia exata dos livros de lançamento e que os fiscais podem pedir o login de administrador. Essa página descreve arquivos de backup e não diz se uma exportação de um serviço hospedado conta como essa cópia. Se tudo o que existe é um arquivo que o IRS não consegue ler, o fiscal decide como proceder. Por isso, guarde a cópia completa e os PDFs juntos e consulte um profissional se chegar um pedido de auditoria.

Não condense, apague nem digite de novo os dados antes de salvar. O IRS diz que um novo arquivo criado ao digitar de novo as transações não é uma cópia dos livros de lançamento original, e dados condensados não são aceitos para os anos auditados, que você não tem como saber de antemão.

Para testar a exportação:

1. Abra cada PDF e planilha em outro dispositivo, sem fazer login no programa. Na cópia completa dos dados, anote o que é necessário para lê-la.
2. Confira se os relatórios de cada ano cobrem todo o período e todas as contas.
3. Compare a demonstração do resultado de cada ano com a declaração entregue. As diferenças devem ser algo que você consiga explicar.
4. Escolha dez transações de anos diferentes e abra o documento anexado a cada uma.
5. Escreva uma descrição de uma página de como o arquivo foi mantido: o programa e o plano, os anos cobertos, quem tinha acesso de administrador, como funcionaram as conexões bancárias e onde ficavam os anexos. A Publication 583 pede que você guarde uma descrição da parte computadorizada do seu sistema.
6. Guarde duas cópias em lugares separados e anote qualquer senha.

O que muda se eu estiver encerrando ou vendendo a empresa?

Encerrar ou vender não encurta, por si só, o prazo: os prazos do IRS acima contam a partir de cada declaração. Uma corporação em dissolução pode pedir ao IRS por escrito, depois de entregar uma declaração, que lance o imposto em até 18 meses do pedido, se iniciar a dissolução de boa-fé e a concluir. Os casos de 6 anos e sem limite continuam valendo (26 U.S.C. 6501(d); Form 4810). Um empregador que encerra ou vende a empresa anexa ao Form 941 final uma declaração indicando quem guarda os registros da folha de pagamento e onde (instruções do Form 941). Quem recebe os bens de uma corporação em encerramento pode ser cobrado pelo imposto que ela não pagou, geralmente até um ano depois do fim do prazo da própria corporação (26 U.S.C. 6901(c)), então alguém precisa guardar os livros dela.

Antes de uma venda ou de um encerramento, faça a exportação completa dos livros enquanto você ainda tem acesso de administrador, e guarde sua própria cópia antes de qualquer cópia ir para um comprador. Defina nos termos da venda quem guarda os livros depois. Encerrar a empresa: encerrar uma empresa. Todos os prazos depois de uma venda: por quanto tempo guardar os registros da empresa.

O que meu contador ou o próximo programa precisa da exportação?

Um contador precisa dos relatórios anuais, do livro-razão e dos anexos; um programa novo precisa de saldos e listas em uma única data de virada.

• Seu contador ou preparador: as declarações entregues, os relatórios anuais e o livro-razão, os ajustes de fim de ano, o quadro de depreciação, os relatórios da folha de pagamento e do Form 1099, e uma lista dos anos que nunca foram conciliados.
• O próximo programa: o que levar depende da data de virada: trocar de programa de contabilidade no meio do ano.

Não presuma que seu contador já tem uma cópia. Pergunte por escrito quais anos e formatos ele guarda, porque o dever é seu. Saldos iniciais: saldos iniciais ao trocar de contador.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos, usam dólares americanos e supõem que as declarações são entregues nas datas de vencimento.

Um empresário individual que cancela depois de 6 anos

Uma designer autônoma declara cerca de US$90.000 de renda bruta por ano e cancela em maio do Ano 7, depois de entregar a declaração do Ano 6. Ela exporta o livro-razão e a demonstração do resultado dos seis anos e do Ano 7 até a data do cancelamento, e baixa os recibos anexados às despesas. O prazo padrão de 3 anos já terminou para os Anos 1 a 3. Seria de 6 anos, até abril do Ano 8, do Ano 9 e do Ano 10, se uma declaração tivesse deixado de fora mais de 25% da renda bruta, e os registros de ativos ou um prazo estadual podem prolongá-los, então ela exporta os seis anos em vez de contar com o padrão.

Uma corporação S com US$300.000 de folha de pagamento

Uma corporação S pagou US$100.000 de salários em cada um dos Anos 1, 2 e 3 e cancela em maio do Ano 4, depois de entregar as declarações do Ano 3. Os salários pagos no Ano 1 são cobertos por declarações entregues no início do Ano 2, então esses registros são guardados pelo menos até o início do Ano 6, cerca de dois anos depois do fim da assinatura. Os registros do Ano 3 vão até o início do Ano 8, e os do Ano 4, até o início do Ano 9. Ela exporta os registros da folha de pagamento, as confirmações de depósito, os Forms W-4 e as declarações trimestrais entregues dos Anos 1 a 3 e do Ano 4 até a data.

Um proprietário de imóvel alugado que vendeu um imóvel de US$250.000

Um proprietário de imóvel alugado comprou um prédio de aluguel de US$250.000 no Ano 1, pagou US$20.000 por um telhado no Ano 4 e cancela no Ano 5. O prédio é vendido no Ano 9 e essa declaração é entregue em abril do Ano 10, então os registros devem ser guardados pelo menos até abril do Ano 13, cerca de oito anos depois do cancelamento. Se essa declaração tivesse superestimado o custo-base do prédio em mais de 25% da renda bruta, o prazo seria de 6 anos, até abril do Ano 16. A fatura de compra, o extrato de fechamento, a fatura do telhado e o quadro de depreciação são exportados antes do cancelamento.

E no seu caso?

• Anos de anexos, folha de pagamento, ou contas misturadas ou sem conciliação, e você não sabe o que está completo o bastante para guardar: quais anos exportar, se a escrituração contábil precisa de reparo antes de ser arquivada e quem fica com a cópia são decisões de julgamento. Resolva-as antes de cancelar, com ajuda de escrituração contábil.
• Escrituração contábil muito atrasada, ou um ano nunca entregue: o reparo vem antes do arquivamento, porque arquivar livros que não conciliam preserva o problema. Veja como atualizar a escrituração contábil atrasada e como regularizar declarações empresariais não entregues, ou faça a atualização contábil antes de cancelar.
• Há um aviso ou uma auditoria em aberto: não condense, apague nem digite de novo o arquivo, e peça a um profissional que revise qualquer exportação antes de ela ir para o IRS. Veja auditoria do IRS em uma pequena empresa.
• Você vai migrar para um novo programa: veja trocar de programa de contabilidade no meio do ano e programas que seu contador suporta.
• Você usa o QuickBooks Self-Employed ou o Desktop: veja fim do QuickBooks Self-Employed e fim do QuickBooks Desktop.
• Os saldos quebraram na migração do Desktop para o Online: veja saldos errados do Desktop para o Online e peça ajuda de escrituração contábil.
• Um responsável contábil precisa de acesso para concluir a exportação: veja dar acesso a um responsável contábil.
• Você está encerrando ou vendendo a empresa, ou um credor ou investidor vai analisar a escrituração contábil: vale resolver com um profissional a exportação final, qualquer pedido de lançamento imediato e quem guarda os livros antes da última declaração. Veja encerrar uma empresa e registros financeiros que investidores pedem na due diligence.