Cancelar QuickBooks Online: registros que debe exportar antes

¿Qué debo conservar antes de cancelar QuickBooks Online (QBO)?

Antes de cancelar, exporte de cada año del archivo: el estado de resultados, el balance general, el libro mayor, el balance de comprobación, las conciliaciones bancarias y de tarjetas, los adjuntos, los informes de nómina y de Forms 1099, y la lista de activos fijos. Cancele solo cuando las declaraciones, las presentaciones de nómina y los ajustes de cierre del último año estén presentados y guardados, y exporte también el año en curso hasta la fecha: sus asientos respaldan la próxima declaración. Luego compruebe que las copias se abren sin el software.

Usted debe conservar sus libros y los documentos que los respaldan, y cancelar la suscripción no traspasa ese deber a nadie más. La regulación federal exige libros o registros permanentes suficientes para establecer los ingresos brutos, las deducciones y los créditos, que se conservan mientras su contenido pueda importar para cualquier ley tributaria federal. El IRS indica que los contribuyentes son responsables de mantener sus propios libros y registros.

Si usted lleva su contabilidad en un software, el IRS trata esos datos como los libros originales de registro. Indica que los examinadores piden el archivo de respaldo en la mayoría de los casos en que un contribuyente usa software contable. Lo que sigue disponible después de cancelar, y por cuánto tiempo, lo fijan los términos vigentes de Intuit, no el IRS. Léalos primero y exporte antes de cancelar, no después.

Cancelar es sencillo cuando una sola entidad tiene pocos años de datos, todas las cuentas están conciliadas con sus estados de cuenta y no hay nómina. Deja de ser sencillo cuando:

• Hay años de recibos y facturas que existen solo como adjuntos dentro del archivo.
• El dinero del negocio y el personal están mezclados, o hay cuentas que nunca se conciliaron.
• La nómina se ejecuta desde el archivo.
• Se acerca una venta, un cierre o una solicitud de un prestamista.
• Hay un aviso o una auditoría abiertos, o un año nunca se presentó.

Reúna esto antes de empezar:

• La declaración presentada de cada año del archivo.
• El acceso de administrador al archivo y una nota del plan y de los complementos que usa. Si un responsable contable o un contador lo configuró, pídale que confirme quién es el administrador o que haga la exportación antes de cancelar.
• Los estados de cuenta bancarios y de tarjetas de las instituciones.
• Las copias de nómina, de las declaraciones trimestrales y de los Forms 1099.
• Las facturas de los equipos y propiedades comprados.

¿Cuánto tiempo debo conservar los registros: 3 años o más?

El plazo general del IRS es 3 años, y varios casos duran más. El plazo corre desde la presentación de cada declaración, y una declaración presentada antes de la fecha de vencimiento cuenta como presentada en esa fecha (IRS).

Para un negocio, los ingresos brutos aquí son los ingresos antes del costo de los bienes vendidos (26 U.S.C. 6501(e)). En una sociedad de personas o una corporación S, los 3 años se cuentan desde la fecha posterior entre el vencimiento y la presentación de la declaración de cada socio o accionista, y no solo de la de la entidad (instrucciones del Form 1065; instrucciones del Form 1120-S). Las aseguradoras o los acreedores pueden exigir los registros por más tiempo que el IRS, y también un estado: el plazo del impuesto sobre la renta de California suele ser de 4 años (Franchise Tax Board). Como el plazo varía según el registro, y los registros de activos pueden durar más que el resto, exporte todos los años que contiene el archivo, no solo los últimos tres. Todos los plazos completos, incluidos los reclamos de reembolso, las deudas incobrables y el período posterior a una venta o un cierre: cuánto tiempo conservar los registros del negocio.

¿Qué informes exporto de cada año?

Exporte el estado de resultados, el balance general, el libro mayor, el balance de comprobación y las conciliaciones de cada año del archivo. El IRS no publica una lista de informes. Esta lista se basa en lo que la Publication 583 exige de los registros computarizados: deben conciliarse con sus libros y su declaración, y tener el detalle suficiente para identificar los documentos de origen.

Un estado de resultados por sí solo es un resumen. El IRS indica que los examinadores pasan de los informes a los datos y documentos de origen, y un resumen impreso no se puede rastrear. Genere el libro mayor con todas las fechas, no un año a la vez: el IRS puede pedir el mes anterior y el posterior a un año en auditoría, para verificar que los ingresos y gastos cayeron en el año correcto. Genere los informes con el mismo método contable que usa la declaración.

¿Qué recibos, facturas y estados de cuenta existen solo en el software?

Cualquier documento adjunto a una transacción, y todo lo que se haya subido o enviado por correo al archivo, puede no existir en ningún otro lugar. La Publication 583 indica que las compras, las ventas y la nómina generan documentos de respaldo, como facturas, recibos, cuentas pagadas y comprobantes de depósito, y que estos respaldan los asientos de sus libros y de su declaración.

• Descargue los adjuntos de las cuentas por pagar, los gastos y las facturas. No dé por hecho que una exportación de datos los incluye: abra la exportación y compruébelo.
• Guarde las facturas tal como las recibieron sus clientes, y los recibos de pago.
• Obtenga los estados de cuenta bancarios y de tarjetas de la institución, no del software. La Publication 583 indica que, sin un cheque cancelado, los estados de cuenta preparados por una institución financiera pueden probar el pago si muestran el monto, el beneficiario y la fecha de registro o de cargo, además del número de cheque si se trata de un cheque.
• Conserve los Forms 1099 que recibió. La Publication 583 incluye los Forms 1099-MISC y 1099-NEC entre los documentos de ingresos brutos.

La prueba de pago por sí sola no respalda una deducción. La Publication 583 indica que debe conservar la factura o el comprobante de venta que muestre que incurrió en el costo. Para fotos y escaneos: recibos escaneados en lugar de papel.

¿Qué registros de nómina y de impuestos de nómina conservo?

Conserve todos los registros de impuestos de nómina durante al menos cuatro años después de la fecha en que el impuesto vence o se paga, lo que ocurra después. La página del IRS sobre impuestos de nómina fija el inicio como después de presentar la declaración del cuarto trimestre; cuando las dos fechas difieren, la posterior da el plazo más largo (Publication 583; conservación de registros de impuestos de nómina del IRS).

Exporte el registro de nómina por empleado y fecha de pago, el historial de obligaciones fiscales y depósitos, las declaraciones de impuestos de nómina que presentó y los Forms W-4, de cada año del archivo. Si la nómina se ejecutó por un servicio o complemento aparte, exporte también desde allí, porque el archivo contable puede no tener todo el historial. Lo que enumera el IRS, el plazo más largo de los registros de salarios para créditos, los plazos de salarios y horas y del Form I-9, y las reglas estatales: conservación de registros de nómina.

¿Qué registros de activos conservo y hasta cuándo?

Conserve los registros de los bienes del negocio hasta que termine el plazo del año en que disponga de ellos en una disposición gravable (IRS). Pueden durar muchos años más que la suscripción.

La Publication 583 indica que los registros deben mostrar:

• Cuándo y cómo adquirió el activo, y el precio de compra.
• El costo de cualquier mejora.
• La deducción de la sección 179 y la depreciación tomadas, y cualquier pérdida por siniestro deducida.
• Cómo usó el activo.
• Cuándo y cómo dispuso de él, el precio de venta y los gastos de la venta.

Exporte la lista de activos fijos y el calendario de depreciación, y guarde las facturas de compra, los estados de cierre de bienes inmuebles y las facturas de mejoras que los respaldan. Si recibió bienes en un intercambio no gravable, conserve los registros del bien anterior y del nuevo.

Sociedades de personas y corporaciones S: exporte también las cuentas de capital, de aportes, de distribuciones y de préstamos de los propietarios. Las instrucciones para sociedades de personas indican que se conserven los registros que respaldan la parte de cada socio en las utilidades, las pérdidas y el capital (instrucciones del Form 1065). Los registros de la base fiscal del propietario se tratan en cuánto tiempo conservar los registros del negocio.

¿Y los registros del impuesto sobre las ventas, de los Forms 1099 y de otros formularios presentados?

Conserve las copias de los Forms 1099 y de otras declaraciones informativas que presentó durante al menos 3 años desde la fecha de vencimiento de la declaración, o debe poder reconstruir los datos. El plazo es de 4 años si se impuso retención adicional, y el Form 1099-C tiene su propio plazo, más largo (IRS).

Cada estado fija las reglas de los registros del impuesto sobre las ventas, así que consulte la agencia de ingresos de cada estado donde esté registrado. California no cuenta los archivos PDF como registros electrónicos y exige el detalle por transacción que pueda recuperar y convertir, por lo que un vendedor allí conserva la exportación en hoja de cálculo o una copia completa, no solo PDF (Regulation 1698). Desde el software, exporte el informe anual de proveedores del Form 1099 con el detalle de las transacciones, y los informes de la obligación y de los pagos del impuesto sobre las ventas. Los certificados de reventa y de exención de los clientes pueden estar solo como adjuntos: consérvelos, porque en Texas las ventas sin ellos se presumen gravables en una auditoría (Texas Comptroller). Guarde también los Forms W-9 que reunió de los proveedores, incluidos los recibidos por vía electrónica: el IRS puede pedir una copia en papel (instrucciones del Form W-9).

¿En qué formato descargo la exportación y cómo la pruebo?

Guarde tres capas: PDF de los informes, exportaciones en hoja de cálculo del detalle y, si el software la ofrece, una copia completa de los datos de la empresa.

El FAQ del IRS indica que el archivo de respaldo es una copia exacta de los libros de registro, y que los examinadores pueden pedir el acceso de administrador. Esa página describe los archivos de respaldo y no dice si una exportación de un servicio alojado cuenta como esa copia. Si lo único que existe es un archivo que el IRS no puede leer, el examinador decide cómo proceder. Por eso conserve juntos la copia completa y los PDF, y consulte a un profesional si llega una solicitud de examen.

No condense, depure ni vuelva a digitar los datos antes de guardarlos. El IRS indica que un archivo nuevo creado al volver a ingresar transacciones no es una copia de los libros de registro original, y que los datos condensados no son aceptables para los años en auditoría, que usted no puede saber de antemano.

Para probar la exportación:

1. Abra cada PDF y cada hoja de cálculo en otro dispositivo, sin iniciar sesión en el software. En la copia completa de datos, anote lo que se necesita para leerla.
2. Compruebe que los informes de cada año cubren todo el rango de fechas y todas las cuentas.
3. Compare el estado de resultados de cada año con la declaración presentada. Las diferencias deben ser algo que usted pueda explicar.
4. Elija diez transacciones de distintos años y abra el documento adjunto a cada una.
5. Escriba una descripción de una página de cómo se llevó el archivo: el software y el plan, los años cubiertos, quién tuvo acceso de administrador, cómo funcionaron las conexiones bancarias y dónde estaban los adjuntos. La Publication 583 le pide conservar una descripción de la parte computarizada de su sistema.
6. Guarde dos copias en lugares distintos y anote cualquier contraseña.

¿Qué cambia si cierro o vendo el negocio?

Cerrar o vender no acorta el plazo por sí solo: los plazos del IRS que se indicaron corren desde cada declaración. Una corporación en disolución puede pedir al IRS por escrito, después de presentar una declaración, que haga la determinación dentro de 18 meses desde la solicitud, si inicia la disolución de buena fe y la completa. Los casos de 6 años y sin límite siguen aplicando (26 U.S.C. 6501(d); Form 4810). Un empleador que cierra o vende adjunta a su Form 941 final una declaración que indique quién conserva los registros de nómina y dónde (instrucciones del Form 941). A quienes reciben los bienes de una corporación que cierra se les puede determinar su impuesto sin pagar, generalmente hasta un año después de que termina el plazo de la propia corporación (26 U.S.C. 6901(c)), así que alguien debe conservar sus libros.

Antes de una venta o un cierre, haga la exportación completa de los libros mientras aún tenga acceso de administrador, y conserve su propia copia antes de entregar cualquier copia a un comprador. Fije en los términos de la venta quién conserva los libros después. Para cerrar la empresa: cerrar una empresa. Todos los plazos después de una venta: cuánto tiempo conservar los registros del negocio.

¿Qué necesita mi contador o el próximo software de la exportación?

Un contador necesita los informes anuales, el libro mayor y los adjuntos; un software nuevo necesita los saldos y las listas a una sola fecha de cambio.

• Su contador o preparador: las declaraciones presentadas, los informes anuales y el libro mayor, los ajustes de cierre, el calendario de depreciación, los informes de nómina y de Forms 1099, y una lista de los años que nunca se concilieron.
• El próximo software: lo que se debe trasladar depende de la fecha de cambio: cambiar de software contable a mitad de año.

No dé por hecho que su contador ya tiene una copia. Pregúntele por escrito qué años y formatos conserva, porque el deber es suyo. Saldos iniciales: saldos iniciales al cambiar de contador.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos, usan dólares estadounidenses y suponen que las declaraciones se presentan en su fecha de vencimiento.

Un propietario único que cancela después de 6 años

Una diseñadora independiente declara unos US$90,000 de ingresos brutos al año y cancela en mayo del año 7, después de presentar la declaración del año 6. Exporta el libro mayor y el estado de resultados de los seis años y del año 7 hasta la fecha de cancelación, y descarga los recibos adjuntos a los gastos. El plazo general de 3 años ya terminó para los años 1 a 3. Sería de 6 años, hasta abril del año 8, del año 9 y del año 10, si una declaración omitió más del 25% de sus ingresos brutos, y los registros de activos o un plazo estatal pueden extenderlos más, así que exporta los seis años en lugar de confiar en el plazo general.

Una corporación S con US$300,000 de nómina

Una corporación S pagó US$100,000 en salarios en cada uno de los años 1, 2 y 3 y cancela en mayo del año 4, después de presentar sus declaraciones del año 3. Los salarios pagados en el año 1 quedan cubiertos por las declaraciones presentadas a principios del año 2, así que esos registros se conservan al menos hasta principios del año 6, unos dos años después de que termina la suscripción. Los registros del año 3 duran hasta principios del año 8, y los del año 4 hasta principios del año 9. Exporta los registros de nómina, las confirmaciones de depósitos, los Forms W-4 y las declaraciones trimestrales presentadas de los años 1 a 3 y del año 4 hasta la fecha.

Un arrendador que vendió una propiedad de US$250,000

Un arrendador compró un edificio de alquiler por US$250,000 en el año 1, pagó US$20,000 por un techo en el año 4 y cancela en el año 5. El edificio se vende en el año 9 y esa declaración se presenta en abril del año 10, así que los registros deben conservarse al menos hasta abril del año 13, unos ocho años después de cancelar. Si esa declaración sobrestimó la base fiscal del edificio en más del 25% de sus ingresos brutos, el plazo sería de 6 años, hasta abril del año 16. La factura de compra, el estado de cierre, la factura del techo y el calendario de depreciación se exportan antes de la cancelación.

¿Es distinto en su caso?

• Tiene años de adjuntos, nómina, o cuentas mezcladas o sin conciliar, y no sabe qué es suficientemente completo para conservar: decidir qué años exportar, si los libros necesitan reparación antes de archivarse y quién guarda la copia exige criterio. Resuélvalo antes de cancelar, con ayuda contable.
• Libros muy atrasados, o un año que nunca se presentó: primero se repara y después se archiva, porque archivar libros que no concilian conserva el problema. Vea ponerse al día con libros atrasados y ponerse al día con declaraciones comerciales sin presentar, o pida la contabilidad de regularización antes de cancelar.
• Hay un aviso o una auditoría abiertos: no condense, depure ni vuelva a digitar el archivo, y haga que un profesional revise cualquier exportación antes de enviarla al IRS. Vea una auditoría del IRS a un negocio pequeño.
• Va a pasar a un software nuevo: vea cambiar de software contable a mitad de año y software que su contador respalda.
• Usa QuickBooks Self-Employed o Desktop: vea QuickBooks Self-Employed descontinuado y QuickBooks Desktop descontinuado.
• Los saldos se desajustaron al pasar de Desktop a Online: vea saldos desajustados de Desktop a Online y reciba ayuda contable.
• Un responsable contable necesita acceso para terminar la exportación: vea dar acceso a un responsable contable.
• Va a cerrar o vender el negocio, o un prestamista o inversionista revisará los libros: conviene resolver con un profesional la exportación final, cualquier solicitud de determinación rápida y quién guarda los libros, antes de la última declaración. Vea cerrar una empresa y registros financieros que piden los inversionistas.