Kalifornien: Form 588 und Einbehalt bei Nichtansässigen

Muss ich kalifornische Steuer auf eine Zahlung an einen Nichtansässigen einbehalten?

Ja, wenn Sie Einkünfte aus kalifornischen Quellen an einen Nichtansässigen zahlen und weder eine Befreiung noch eine Freistellung gilt. Nach kalifornischem Recht muss der Zahlende, der Abzugsverpflichtete (Withholding Agent), 7 % einbehalten, sobald die Zahlungen aus kalifornischen Quellen an diesen Empfänger in einem Kalenderjahr insgesamt $1.500 übersteigen (FTB: Einbehalt bei Nichtansässigen; Anleitung zu Form 588).

Dieselbe Regel gilt für Ausschüttungen an Eigentümer. Eine Personengesellschaft, LLC oder S Corporation, die Einkünfte aus kalifornischen Quellen an einen inländischen nicht ansässigen Eigentümer ausschüttet, ist für diesen Eigentümer der Abzugsverpflichtete (Publication 1017).

Ein Fall ist nicht einfach, wenn:

• der Zahlungsempfänger möglicherweise in Kalifornien ansässig oder eine in Kalifornien zugelassene Kapitalgesellschaft ist und das niemand geprüft hat;
• die Arbeit auf Kalifornien und andere Bundesstaaten verteilt ist;
• der Zahlungsempfänger ein ausländischer Gesellschafter (außerhalb der USA) ist, für den andere Regeln gelten;
• der Zahlende viele Zahlungsempfänger oder Eigentümer in mehreren Bundesstaaten hat.

Stellen Sie vor der ersten Zahlung zusammen: Name, Steueridentifikationsnummer (TIN) und Adresse jedes Zahlungsempfängers, ob er ansässig ist, die Art der Zahlung, den Ort der Arbeit, Daten, die bisherigen Jahressummen sowie jede frühere Freistellung oder Befreiungsbescheinigung.

Wer gilt als nicht ansässiger Zahlungsempfänger, und wer ist befreit?

Ein nicht ansässiger Zahlungsempfänger ist jede Person und jede Gesellschaft, die nicht in Kalifornien ansässig ist und Einkünfte aus kalifornischen Quellen erhält. Zur Liste der FTB gehören nicht ansässige Privatpersonen, Kapitalgesellschaften, Personengesellschaften und LLCs ohne Registrierung oder feste Geschäftsstelle in Kalifornien, Trusts ohne in Kalifornien ansässigen Treugeber, Begünstigten oder Treuhänder sowie Nachlässe nicht ansässiger Verstorbener (FTB).

Für diese Zahlungsempfänger ist kein Einbehalt erforderlich. Sie bestätigen ihren Status auf Form 590, der Bescheinigung über die Befreiung vom Einbehalt (Publication 1017):

• in Kalifornien ansässige Personen
• Kapitalgesellschaften mit fester Geschäftsstelle in Kalifornien oder mit Zulassung beim Secretary of State von Kalifornien (der Registerbehörde des Bundesstaates)
• Personengesellschaften und LLCs mit fester Geschäftsstelle in Kalifornien oder mit Registrierung dort
• steuerbefreite Organisationen
• Versicherungsgesellschaften, IRAs und qualifizierte Renten- oder Gewinnbeteiligungspläne
• kalifornische Trusts und Nachlässe von in Kalifornien ansässigen Personen
• Ehepartner von Militärangehörigen, die nicht selbst Soldaten sind und die Voraussetzungen des Military Spouse Residency Relief Act erfüllen (Form 590)

Auch bei Zahlungen an die Bundesregierung, einen Bundesstaat, eine ausländische Regierung oder deren Behörden ist kein Einbehalt nötig (Anleitung zu Form 588).

Zwei Fallen: Eine LLC mit einem Mitglied gilt in Kalifornien nicht als Disregarded Entity (steuerlich nicht eigenständige Einheit); nennen Sie daher die LLC als Zahlungsempfänger (Anleitung zu Form 588). Und ein Abzugsverpflichteter, der wissentlich eine falsche Form 590 akzeptiert, haftet für den unterlassenen Einbehalt (Publication 1017).

Welche Zahlungen sind erfasst, und welche nicht?

Erfasst sind Vergütungen für Leistungen in Kalifornien, Mieten oder Lizenzgebühren aus Vermögen in Kalifornien, Preisgelder sowie Ausschüttungen von Einkünften aus kalifornischen Quellen an nicht ansässige Eigentümer und Begünstigte. Entscheidend ist nicht, wo der Zahlungsempfänger wohnt, wo der Vertrag unterzeichnet wurde oder wohin das Geld geht, sondern wo die Arbeit ausgeführt wird (Publication 1017).

Backup Withholding (Ersatzquellensteuer) ersetzt anderen Einbehalt, wo es gilt, und Form 588 findet darauf keine Anwendung (Anleitung zu Form 588). Arbeitet ein Zahlungsempfänger teilweise in Kalifornien, kann er Form 587 ausfüllen, um die Zahlung aufzuteilen. Der Abzugsverpflichtete darf sich auf ein vollständiges, unterschriebenes Arbeitsblatt stützen (Publication 1017). Mieten an einen nicht ansässigen Vermieter behandelt ein eigener Ratgeber: nicht ansässige Vermieter.

Wie viel behalte ich ein, und wann führe ich es ab?

Behalten Sie 7 % der Zahlung aus kalifornischen Quellen ein, oder einen niedrigeren Betrag, wenn die FTB einen verminderten Einbehalt mit Form 589 genehmigt hat. Auf die ersten $1.500, die einem Zahlungsempfänger in einem Kalenderjahr gezahlt werden, ist der Einbehalt freiwillig. Er muss beginnen, sobald die Jahressumme diese Grenze übersteigt. Frühere Zahlungen werden nicht nachträglich erfasst (Anleitung zu Form 592; Publication 1017).

Von jeder Zahlung, die nach Überschreiten der Grenze durch die Jahressumme erfolgt, wird der volle Betrag einbehalten; darin stimmen die Quellen der FTB überein. Sie weichen bei einer Zahlung ab, nämlich bei der, die die Summe über die Grenze hebt. Die Webseiten der FTB sagen, der Einbehalt gelte für den Teil „über“ dem Schwellenwert. Publication 1017 sagt, der Satz gelte für Bruttozahlungen, und jedes Rechenbeispiel wendet ihn auf die gesamte Zahlung aus kalifornischen Quellen an. Die FTB löst den Widerspruch nicht auf. Die Beispiele in diesem Ratgeber folgen daher Publication 1017, der ausführlicheren Anleitung. Ein Auftrag, der in einer Summe über der Grenze bezahlt wird, ist genau dieser Fall: Klären Sie das Vorgehen mit der FTB.

Führen Sie die Steuer für jeden Zahlungszeitraum ab, mit den passenden Formularen:

Fällt ein Zahlungstermin auf ein Wochenende oder einen Feiertag, verschiebt er sich auf den nächsten Werktag. Die Mitteilung an den Zahlungsempfänger, Form 592-B, ist 31. Januar nach dem Kalenderjahr fällig. Für Zahlungen des Jahres 2026 ist das, da der 31. Januar auf einen Sonntag fällt, 1. Februar 2027. Bewahren Sie jedes Formular mindestens fünf Jahre auf. Bei mehr als 250 Zahlungsempfängern reichen Sie Form 592 oder 592-PTE elektronisch ein; die Webseite der FTB und Publication 1017 sagen „250 oder mehr“ (Anleitung zu Form 592; Form 592-B; FTB).

Wer kann eine Freistellung mit Form 588 beantragen, und warum?

Der Abzugsverpflichtete, der Zahlungsempfänger oder ein Bevollmächtigter von einem der beiden kann Form 588 einreichen. Die Freistellung gibt es nur für inländische nicht ansässige Zahlungsempfänger. Ein ausländischer Gesellschafter oder ein ausländisches Mitglied (außerhalb der USA) kann keine Freistellung beantragen, aber stattdessen mit Form 589 einen verminderten Einbehalt verlangen (Anleitung zu Form 588).

Das Formular verlangt für jeden Zahlungsempfänger einen Grundcode:

Wählen Sie in Teil III die Art der Einkünfte (selbstständige Auftragnehmer, Ausschüttungen von Trusts, Mieten oder Lizenzgebühren, Ausschüttungen an Eigentümer, Ausschüttungen von Nachlässen oder Sonstiges) und führen Sie jeden Zahlungsempfänger auf dem Schedule of Payees des Formulars selbst auf. Fügen Sie keine eigene Liste bei. Für einen Einzelunternehmer fügen Sie zusätzlich Schedule C oder F bei. Als Steueridentifikationsnummer akzeptiert die FTB eine Social Security Number, eine ITIN, eine bundesweite Employer Identification Number, eine kalifornische Gesellschaftsnummer oder eine Aktenzeichennummer des Secretary of State (Anleitung zu Form 588).

Wie früh reiche ich Form 588 ein, und wann darf ich den Einbehalt beenden?

Reichen Sie das Formular mindestens 21 Werktage vor der ersten Zahlung ein. Registrierte Nutzer können es über MyFTB einreichen; es lässt sich auch per Post oder Fax schicken. Laut Webseite der FTB dauert die Bearbeitung etwa einen Monat, früher ist also sicherer (Anleitung zu Form 588; FTB).

Die FTB stellt für jeden Antrag eine Waiver Determination Notice (Entscheidung über die Freistellung) aus. Der Abzugsverpflichtete muss sie erhalten haben, bevor er den Einbehalt beendet. Ein noch offener Antrag zählt nicht. Haben Sie bereits einbehalten, das Geld aber noch nicht abgeführt, und die Freistellung trifft ein, geben Sie den Betrag an den Zahlungsempfänger zurück (Publication 1017).

Zahlungen von insgesamt $1.500 oder weniger im Kalenderjahr brauchen keine Freistellung. Oberhalb dieser Grenze benötigt auch ein erstmaliger Zahlungsempfänger einen Grundcode.

Wie lange gilt eine Freistellung, und was muss ich aufbewahren?

Eine Freistellung gilt höchstens 24 Monate und läuft am 31. Dezember des Kalenderjahres ab, das auf das Jahr der Erteilung folgt. Eine Freistellung mit Code D läuft am Ende des Kalenderjahres ab, das auf die Neuaufnahme des Zahlungsempfängers folgt. Der Abzugsverpflichtete bewahrt die Mitteilung mindestens fünf Jahre auf und gibt sie der FTB auf Verlangen heraus (Anleitung zu Form 588).

Notieren Sie sich den Antrag auf Verlängerung vor dem Ablaufdatum im Kalender. Nach dem Ablauf beginnt der Einbehalt mit der nächsten Zahlung wieder. Ein Zahlungsempfänger, der seine Pflichten nicht mehr erfüllt hat, etwa durch eine versäumte Erklärung, erhält möglicherweise keine neue Freistellung.

Beendet eine Freistellung oder ein Einbehalt die Pflicht des Zahlungsempfängers zur kalifornischen Steuererklärung?

Nein. Eine Freistellung betrifft nur die Einbehaltspflicht nach Abschnitt 18662 des R&TC (Revenue and Taxation Code). Sie entscheidet nicht, ob die Einkünfte steuerpflichtig sind oder ob der Zahlungsempfänger eine Erklärung einreichen muss. Ein Nichtansässiger, der die Voraussetzungen erfüllt, reicht auch dann eine kalifornische Erklärung ein, wenn eine Freistellung oder Befreiung galt. Es kann ein Strafzuschlag drohen, wenn er die Erklärung nicht oder verspätet einreicht oder der Einbehalt hinter der Steuer zurückbleibt (Anleitung zu Form 588; Publication 1017).

Einbehaltene Steuer ist eine Gutschrift. Der Zahlungsempfänger macht sie in seiner eigenen Erklärung geltend: Form 540 oder 540NR (Privatpersonen), 541 (Treuhänder), 100, 100S oder 100W (Kapitalgesellschaften), 109, 565 oder 568. Zu viel einbehaltene Steuer wird mit einer Erklärung erstattet, die Erstattungen zulässt. Eine Pass-through-Gesellschaft, bei der selbst einbehalten wurde, kann keine Erstattung erhalten. Eine Gutschrift, die sie nicht mit ihrer eigenen Steuer verrechnet, geht mit Form 592-PTE an ihre Eigentümer (Publication 1017).

Welches andere Formular gilt statt Form 588?

Verwenden Sie das Formular, das zum Zahlungsempfänger und zur Zahlung passt:

Der Einbehalt bei ausländischen Gesellschaftern richtet sich nach dem zugewiesenen Einkommen, nicht nach den Ausschüttungen, und nutzt den höchsten kalifornischen Satz für die Art des Gesellschafters: 12,3 % für Gesellschafter, die keine Kapitalgesellschaft sind, 8,84 % für Gesellschafter, die Kapitalgesellschaften sind, und 10,84 % für ausländische Banken und Finanzinstitute. Für einen ausländischen Gesellschafter, der keine Kapitalgesellschaft ist, gilt zusätzlich ein Satz von 1 % auf den Einkommensanteil über $1.000.000 (Anleitung zu Form 592-F). Siehe Einbehalt bei ausländischen Gesellschaftern. Einen Überblick für Fonds bietet der Ratgeber zum Einbehalt bei Fonds.

Die Wahl der kalifornischen Pass-through-Entity-Steuer (Wahlsteuer) ändert nichts an der Pflicht zum Einbehalt (FTB: Hilfe zur Wahlsteuer). Ob Sie wählen sollten, ist eine eigene Frage: Siehe den Ratgeber zur Wahl der Pass-through-Entity-Steuer.

Was gilt, wenn ich einen Nichtansässigen ohne Einbehalt bezahlt habe?

Der Abzugsverpflichtete kann persönlich für die Steuer haften, die er hätte einbehalten müssen, zuzüglich Zinsen, es sei denn, das Versäumnis hatte einen triftigen Grund (Anleitung zu Form 592). Die Haftung ist der höhere Betrag aus dem tatsächlich einbehaltenen Betrag und der geschuldeten Steuer des Nichtansässigen, begrenzt auf den Betrag, der einzubehalten war. Zinsen laufen ab dem Fälligkeitstermin der Einbehaltszahlung (Publication 1017).

Strafzuschläge kommen hinzu und werden je Zahlungsempfänger festgesetzt. Form 592-PTE kennt dieselben drei Stufen wie Form 592, und Publication 1017 nennt für Form 592-F denselben Höchstbetrag:

Die FTB kann Strafzuschläge aus triftigem Grund aufheben. Publication 1017 sagt, ein Abzugsverpflichteter, der sich nach Treu und Glauben um Einhaltung bemüht, erhält keinen Strafzuschlag, wenn sich seine Schätzung des kalifornischen Anteils als ungenau erweist (Publication 1017; Anleitung zu Form 592). Publication 1017 sagt außerdem, dass eine Klausel „kein Einbehalt“ im Vertrag eines Künstlers die Pflicht nicht beseitigt. Haben Sie Zeiträume versäumt, mehrere Jahre angehäuft oder viele Zahlungsempfänger, arbeiten Sie die Zeiträume durch, bevor Sie etwas einreichen.

Beispiel

Diese Beispiele verwenden US-Dollar und runde Zahlen. Wo eine Zahlung die Jahressumme über die Grenze von $1.500 hebt, folgen sie der Methode aus Publication 1017.

Ein Berater aus Nevada arbeitet in Kalifornien

Ein Unternehmen zahlt einem Berater aus Nevada $20.000 für Arbeit, die vollständig in Kalifornien erbracht wurde. Die Summe liegt über der Grenze von $1.500, und keine Befreiung greift. Nach der Methode aus Publication 1017 beträgt der Einbehalt 7 % von $20.000, also $1.400; die Formulierung „mehr als $1.500“ der FTB-Webseiten ergäbe 7 % von $18.500, also $1.295. Hat der Berater Erklärungen für zwei Jahre in Kalifornien eingereicht und ist gegenüber der FTB auf dem aktuellen Stand, kann eine der beiden Seiten Form 588 mit Code A mindestens 21 Werktage vor der ersten Zahlung einreichen. Bis die Waiver Determination Notice eintrifft, behält das Unternehmen ein.

Eine LLC aus Texas schüttet an ein nicht ansässiges Mitglied aus

Eine als Personengesellschaft besteuerte LLC aus Texas erzielt Einkünfte aus kalifornischen Quellen und schüttet $50.000 davon an ein Mitglied in Florida aus. Die LLC ist für dieses Mitglied der Abzugsverpflichtete. Hat das Mitglied keine Freistellung, keine Form 590-P und keine andere Befreiung, behält die LLC 7 % ein, also $3.500, meldet das mit Form 592-PTE, zahlt es mit Form 592-Q und gibt dem Mitglied eine Form 592-B. Die Wahl der Pass-through-Entity-Steuer (Wahlsteuer) würde daran nichts ändern. Das Mitglied reicht trotzdem eine kalifornische Erklärung ein und macht die $3.500 als Gutschrift geltend.

Eine Kapitalgesellschaft aus Washington mit Zulassung in Kalifornien

Ein Zahlender will bei einer Kapitalgesellschaft aus Washington einbehalten. Die Kapitalgesellschaft ist beim Secretary of State von Kalifornien zugelassen. Der Zahlende verlangt eine ausgefüllte Form 590 und bewahrt sie auf. Mit dieser Bescheinigung ist kein Einbehalt erforderlich, und Form 588 wird nicht benötigt.

Anders bei Ihnen?

• Ihre Gesellschaft muss in Kalifornien möglicherweise gar keine Erklärung einreichen: siehe Einkommensteuer für Unternehmen in anderen Bundesstaaten.
• Ihr Zahlungsempfänger ist ein ausländischer Gesellschafter oder Eigentümer (außerhalb der USA): Eine Freistellung ist nicht möglich; siehe Einbehalt bei ausländischen Gesellschaftern und sprechen Sie mit uns über Unterstützung bei Unternehmenssteuern.
• Sie führen einen Fonds mit Investoren in vielen Bundesstaaten: lesen Sie Erklärungen von Fonds in den Bundesstaaten und Einbehalt bei Nichtansässigen.
• Sie zahlen Miete an einen nicht ansässigen Vermieter: siehe nicht ansässige Vermieter.
• Sie zahlen Auftragnehmer außerhalb der USA: siehe Auftragnehmer im Ausland bezahlen.
• Sie besitzen eine S Corporation und wollen Zahlungsmethoden vergleichen: siehe Vorauszahlungen einer S Corporation.
• Sie erwägen die Wahl der Pass-through-Entity-Steuer: siehe den Ratgeber zur Wahl der Pass-through-Entity-Steuer.
• Sie haben bei mehreren Zahlungsempfängern oder Zeiträumen den Einbehalt versäumt oder haben viele Eigentümer: holen Sie Unterstützung bei Unternehmenssteuern, bevor Sie die verspäteten Formulare einreichen.
• Sie verkaufen Immobilien in Kalifornien: Dieser Verkauf nutzt Form 593, nicht Form 588.