Form 588 da Califórnia: dispensa de retenção para não residentes

Preciso reter imposto da Califórnia ao pagar um não residente?

Sim, se você paga renda de fonte na Califórnia a um não residente e nenhuma isenção ou dispensa se aplica. A lei da Califórnia exige que quem paga, chamado de agente de retenção (withholding agent), retenha 7% quando o total pago a esse beneficiário passa de $1.500 em um ano-calendário (FTB: retenção sobre não residentes; instruções do Form 588).

A mesma regra vale para as distribuições a proprietários. Uma sociedade de pessoas, LLC ou corporação S que distribui renda de fonte na Califórnia a um proprietário não residente doméstico (dos EUA) é o agente de retenção desse proprietário (Publication 1017).

O caso deixa de ser simples quando:

• o beneficiário pode ser residente da Califórnia, ou uma corporação habilitada na Califórnia, e ninguém conferiu;
• o trabalho é dividido entre a Califórnia e outros estados;
• o beneficiário é um sócio estrangeiro (de fora dos EUA), que segue regras diferentes;
• quem paga tem muitos beneficiários, ou proprietários em vários estados.

Reúna antes do primeiro pagamento: nome, número de identificação fiscal e endereço de cada beneficiário, se ele é residente, o tipo de pagamento, onde o trabalho foi feito, as datas, os totais do ano até a data e qualquer dispensa ou certificado de isenção anterior.

Quem conta como beneficiário não residente e quem é isento?

Beneficiário não residente é qualquer pessoa ou entidade que não é residente da Califórnia e recebe renda de fonte na Califórnia. A lista do FTB inclui pessoas físicas não residentes, corporações, sociedades de pessoas e LLCs sem registro nem local de negócios permanente na Califórnia, trusts sem instituidor, beneficiário ou administrador (trustee) residente na Califórnia e espólios de falecidos não residentes (FTB).

Não é obrigatório reter dos beneficiários abaixo, que comprovam seu status no Form 590, o certificado de isenção de retenção (Withholding Exemption Certificate) (Publication 1017):

• residentes da Califórnia
• corporações com local de negócios permanente na Califórnia ou habilitadas na Secretaria de Estado da Califórnia
• sociedades de pessoas e LLCs com local de negócios permanente na Califórnia ou registradas lá
• organizações isentas de impostos
• seguradoras, IRAs e planos de pensão ou de participação nos lucros qualificados
• trusts da Califórnia e espólios de residentes da Califórnia
• cônjuges não militares de militares em serviço que atendem às regras da Military Spouse Residency Relief Act (lei federal sobre a residência de cônjuges de militares) (Form 590)

Pagamentos a um governo federal, estadual ou estrangeiro, ou a seus órgãos, também não exigem retenção (instruções do Form 588).

Duas armadilhas: as LLCs de um único membro não são desconsideradas na Califórnia, então indique a LLC como beneficiária do pagamento (instruções do Form 588); e o agente de retenção que aceita um Form 590 sabendo que é falso responde pela falta de retenção (Publication 1017).

Quais pagamentos entram na regra e quais não?

Entram na regra os pagamentos por serviços prestados na Califórnia, os aluguéis ou royalties de bens na Califórnia, os prêmios e as distribuições de renda de fonte na Califórnia a proprietários e beneficiários não residentes. Onde o beneficiário mora, onde o contrato foi assinado e para onde o dinheiro é enviado não decidem a questão; o que decide é onde o trabalho é feito (Publication 1017).

A retenção adicional (backup withholding) substitui as outras retenções quando se aplica, e o Form 588 não vale para ela (instruções do Form 588). Quando o beneficiário trabalha em parte na Califórnia, ele pode preencher o Form 587 para dividir o pagamento, e o agente de retenção pode confiar em uma planilha completa e assinada (Publication 1017). O aluguel pago a um proprietário de imóvel não residente tem guia própria: proprietários de imóveis não residentes.

Quanto devo reter e quando envio o valor?

Retenha 7% do pagamento de fonte na Califórnia, ou um valor menor se o FTB aprovou retenção reduzida no Form 589. A retenção é opcional sobre os primeiros $1.500 pagos a um beneficiário em um ano-calendário e deve começar assim que o total do ano passa desse limite. Não se retém retroativamente sobre os pagamentos anteriores (instruções do Form 592; Publication 1017).

Todo pagamento feito depois que o total do ano passou do limite tem retenção sobre o valor integral: as fontes do FTB concordam nisso. Elas divergem em um pagamento, o que leva o total acima do limite. As páginas do FTB na internet dizem para reter sobre a parte “acima de” o limite. A Publication 1017 diz que a alíquota se aplica aos pagamentos brutos, e todos os exemplos dela aplicam a alíquota ao pagamento inteiro de fonte na Califórnia. O FTB não concilia as duas orientações, então os exemplos deste guia seguem a Publication 1017, a orientação mais longa. Um serviço pago em uma única parcela acima do limite é esse caso: confirme o método com o FTB.

Envie o imposto a cada período de pagamento, com os formulários correspondentes:

Um vencimento que cai em fim de semana ou feriado passa para o próximo dia útil. O informe ao beneficiário, o Form 592-B, vence em 31 de janeiro depois do ano-calendário; para pagamentos de 2026, com 31 de janeiro caindo em um domingo, a data é 1º de fevereiro de 2027. Guarde cada formulário por pelo menos cinco anos. Com mais de 250 beneficiários, entregue o Form 592 ou 592-PTE por meio eletrônico; a página do FTB e a Publication 1017 dizem 250 ou mais (instruções do Form 592; Form 592-B; FTB).

Quem pode pedir a dispensa do Form 588 e por quê?

O agente de retenção, o beneficiário ou um representante autorizado de qualquer um deles pode entregar o Form 588. A dispensa vale só para beneficiários não residentes domésticos (dos EUA). Um sócio ou membro estrangeiro (de fora dos EUA) não pode pedir a dispensa e pode solicitar retenção reduzida no Form 589 (instruções do Form 588).

O formulário pede um código de motivo para cada beneficiário:

Escolha o tipo de renda na Parte III (prestadores de serviços independentes, distribuições de trust, aluguéis ou royalties, distribuições de proprietários, distribuições de espólio ou outros) e liste todos os beneficiários no Schedule of Payees (lista de beneficiários) do próprio formulário. Não anexe uma lista sua. Para um empresário individual, anexe também o Schedule C ou F. O FTB aceita como número de identificação fiscal o SSN (número de seguridade social dos EUA), o ITIN (número de identificação fiscal individual do IRS), o EIN (número de identificação do empregador) federal, o número de corporação da Califórnia ou o número de registro na Secretaria de Estado (instruções do Form 588).

Com que antecedência entrego o Form 588 e quando posso parar de reter?

Entregue pelo menos 21 dias úteis antes do primeiro pagamento. Usuários cadastrados podem entregar pelo MyFTB; o formulário também pode ser enviado por correio ou fax. A página do FTB diz que o processamento leva cerca de um mês, então antecipar é mais seguro (instruções do Form 588; FTB).

O FTB emite um Waiver Determination Notice (aviso de decisão sobre a dispensa) para cada pedido. O agente de retenção precisa tê-lo recebido antes de parar de reter. Um pedido pendente não conta. Se você reteve, mas ainda não enviou o valor ao FTB, e chega a dispensa, devolva o valor ao beneficiário (Publication 1017).

Pagamentos de até $1.500 no ano-calendário não precisam de dispensa. Acima desse limite, um beneficiário novo ainda precisa de um código de motivo.

Quanto tempo dura a dispensa e o que devo guardar?

A dispensa dura no máximo 24 meses e vence em 31 de dezembro do ano-calendário seguinte àquele em que foi concedida. Uma dispensa com o código de motivo D vence no fim do ano-calendário seguinte ao da admissão do beneficiário. O agente de retenção guarda o aviso por pelo menos cinco anos e o entrega ao FTB quando solicitado (instruções do Form 588).

Anote na agenda o pedido de renovação antes da data de vencimento. Depois que a dispensa vence, a retenção volta no pagamento seguinte. O beneficiário que ficou irregular, por exemplo por deixar de entregar uma declaração, pode não ter direito a uma nova dispensa.

A dispensa ou a retenção encerra a obrigação do beneficiário de entregar declaração na Califórnia?

Não. A dispensa vale apenas para a obrigação de reter prevista na seção 18662 do R&TC (Revenue and Taxation Code). Ela não decide se a renda é tributável nem se o beneficiário precisa entregar declaração. O não residente que atende às regras de entrega entrega a declaração da Califórnia mesmo quando houve dispensa ou isenção, e pode ter multa por não entregar, entregar com atraso ou ter retenção menor que o imposto devido (instruções do Form 588; Publication 1017).

O imposto retido é um crédito. O beneficiário o usa na própria declaração: Form 540 ou 540NR (pessoas físicas), 541 (fiduciários), 100, 100S ou 100W (corporações), 109, 565 ou 568. O excesso retido é restituído em uma declaração que permita restituição. Uma entidade de transparência fiscal que sofreu retenção não pode receber restituição; o crédito que ela não usar contra o próprio imposto passa aos seus proprietários no Form 592-PTE (Publication 1017).

Que outro formulário vale no lugar do Form 588?

Use o formulário que combina com o beneficiário e o pagamento:

A retenção de sócios estrangeiros (de fora dos EUA) se baseia na renda alocada, não nas distribuições, e usa a maior alíquota da Califórnia para o tipo de sócio: 12,3% para sócios que não são corporações, 8,84% para sócios que são corporações e 10,84% para bancos e instituições financeiras estrangeiros. Para um sócio estrangeiro que não é corporação, uma alíquota adicional de 1% vale para a parte da renda acima de $1.000.000 (instruções do Form 592-F). Veja retenção de sócios estrangeiros. Uma visão de fundos como um todo está no guia de declarações estaduais e retenção em fundos.

Optar pelo imposto opcional da Califórnia para entidades de transparência fiscal (pass-through entity elective tax) não afeta a obrigação de reter (FTB: ajuda sobre o imposto opcional). Optar ou não é outra questão: veja o guia sobre a opção pelo PTET.

E se paguei um não residente sem reter?

O agente de retenção pode responder pessoalmente pelo imposto que deveria ter retido, mais juros, a menos que a falha tenha tido causa razoável (instruções do Form 592). A responsabilidade é o maior entre o valor efetivamente retido e o imposto devido pelo não residente, limitado ao valor que era exigido reter. Os juros correm a partir da data de vencimento do recolhimento da retenção (Publication 1017).

As multas são separadas e aplicadas por beneficiário. O Form 592-PTE tem as mesmas três faixas do Form 592, e a Publication 1017 fixa o mesmo valor máximo para o Form 592-F:

O FTB pode retirar multas por causa razoável. A Publication 1017 diz que não se aplicam multas ao agente de retenção que se esforça de boa-fé para cumprir a regra quando sua estimativa da parte de fonte na Califórnia se mostra imprecisa (Publication 1017; instruções do Form 592). A Publication 1017 também diz que uma cláusula de “sem retenção” no contrato de um artista não elimina a obrigação. Se você perdeu períodos, acumulou vários anos ou tem muitos beneficiários, analise os períodos antes de entregar qualquer formulário.

Exemplo

Estes exemplos usam dólares americanos e números redondos. Quando um pagamento leva o total do ano acima do limite de US$1.500, eles usam o método da Publication 1017.

Um consultor de Nevada trabalha na Califórnia

Uma empresa paga US$20.000 a um consultor de Nevada por um trabalho feito inteiramente na Califórnia. O total está acima do limite de US$1.500 e nenhuma isenção se aplica. Pelo método da Publication 1017, a retenção é de 7% de US$20.000, ou US$1.400; a redação das páginas do FTB, “acima de US$1.500”, daria 7% de US$18.500, ou US$1.295. Se o consultor entregou as declarações da Califórnia dos dois últimos anos e está em dia com o FTB, qualquer um dos lados pode entregar o Form 588 com o código de motivo A pelo menos 21 dias úteis antes do primeiro pagamento. Até chegar o Waiver Determination Notice (aviso de decisão sobre a dispensa), a empresa retém.

Uma LLC do Texas distribui a um membro não residente

Uma LLC do Texas tributada como sociedade de pessoas obtém renda de fonte na Califórnia e distribui US$50.000 dela a um membro residente na Flórida. A LLC é o agente de retenção desse membro. Salvo se o membro tiver uma dispensa, um Form 590-P ou outra isenção, a LLC retém 7%, ou US$3.500, informa o valor no Form 592-PTE, paga com o Form 592-Q e entrega ao membro um Form 592-B. Optar pelo imposto opcional para entidades de transparência fiscal não mudaria isso. O membro ainda entrega uma declaração da Califórnia e usa os US$3.500 como crédito.

Uma corporação de Washington habilitada na Califórnia

Um pagador está prestes a reter de uma corporação de Washington. A corporação está habilitada na Secretaria de Estado da Califórnia. O pagador pede um Form 590 preenchido e o guarda. Com esse certificado, a retenção não é obrigatória e não é preciso entregar o Form 588.

E no seu caso?

• Sua entidade pode nem precisar entregar declaração na Califórnia: veja imposto de renda de empresas em outros estados.
• Seu beneficiário é um sócio ou proprietário estrangeiro (de fora dos EUA): a dispensa não está disponível; veja retenção de sócios estrangeiros e fale com a ajuda com impostos corporativos.
• Você administra um fundo com investidores em vários estados: leia declarações estaduais e retenção de não residentes em fundos.
• Você paga aluguel a um proprietário de imóvel não residente: veja proprietários de imóveis não residentes.
• Você paga prestadores de serviços fora dos EUA: veja pagamento a prestadores de serviços no exterior.
• Você tem uma corporação S e quer comparar formas de pagamento: veja pagamentos de imposto estimado de corporação S.
• Você está avaliando a opção pelo PTET (imposto sobre entidades de transparência fiscal): veja o guia sobre a opção pelo PTET.
• Você deixou de reter de vários beneficiários ou períodos, ou tem muitos proprietários: procure ajuda com impostos corporativos antes de entregar os formulários atrasados.
• Você vai vender imóvel na Califórnia: essa venda usa o Form 593, não o Form 588.