Form 588 California: xin miễn khấu trừ thuế người không cư trú

Có phải khấu trừ thuế California khi trả tiền cho người không cư trú không?

Có, nếu bạn trả thu nhập có nguồn từ California cho người không cư trú và không có trường hợp miễn hay đơn xin miễn nào áp dụng. Luật California yêu cầu bên trả, gọi là bên khấu trừ thuế (withholding agent), khấu trừ 7% khi tổng các khoản trả có nguồn từ California cho bên nhận đó vượt $1.500 trong một năm dương lịch (FTB: khấu trừ thuế đối với người không cư trú; hướng dẫn Form 588).

Quy tắc này cũng áp dụng cho khoản phân phối cho chủ sở hữu. Hợp danh, LLC hoặc S corporation phân phối thu nhập có nguồn từ California cho chủ sở hữu không cư trú California thuộc Hoa Kỳ là bên khấu trừ thuế đối với chủ sở hữu đó (Publication 1017).

Một trường hợp không đơn giản khi:

• bên nhận có thể là người cư trú California, hoặc công ty đã đăng ký hoạt động tại California, mà chưa ai kiểm tra;
• công việc được chia giữa California và các tiểu bang khác;
• bên nhận là thành viên hợp danh nước ngoài (ngoài Hoa Kỳ), thuộc quy tắc khác;
• bên trả có nhiều bên nhận, hoặc chủ sở hữu ở nhiều tiểu bang.

Hãy chuẩn bị trước lần thanh toán đầu tiên: tên, mã số thuế (TIN) và địa chỉ của từng bên nhận, bên nhận có phải người cư trú hay không, loại khoản thanh toán, nơi thực hiện công việc, các ngày, tổng số tiền từ đầu năm đến nay, và mọi đơn xin miễn hoặc giấy chứng nhận miễn khấu trừ trước đó.

Ai là bên nhận không cư trú, và ai được miễn?

Bên nhận không cư trú là bất kỳ cá nhân hay pháp nhân nào không phải người cư trú California mà nhận thu nhập có nguồn từ California. Danh sách của FTB gồm cá nhân không cư trú; công ty, hợp danh và LLC không đăng ký tại California và không có địa điểm kinh doanh thường trực tại đây; quỹ tín thác không có người lập quỹ, người thụ hưởng hay người quản lý là người cư trú; và di sản của người đã mất không cư trú (FTB).

Không cần khấu trừ thuế đối với các bên nhận sau đây, những người tự xác nhận tình trạng của mình trên Form 590, tức giấy chứng nhận miễn khấu trừ (Publication 1017):

• người cư trú California
• công ty có địa điểm kinh doanh thường trực tại California, hoặc đã đăng ký hoạt động với Văn phòng Ngoại trưởng California (Secretary of State)
• hợp danh và LLC có địa điểm kinh doanh thường trực tại California hoặc đã đăng ký tại đó
• tổ chức được miễn thuế
• công ty bảo hiểm, tài khoản hưu trí cá nhân (IRA) và kế hoạch hưu trí hoặc chia lợi nhuận đủ điều kiện
• quỹ tín thác California và di sản của người cư trú California
• vợ/chồng không phải quân nhân của quân nhân đáp ứng quy định của Military Spouse Residency Relief Act (Form 590)

Các khoản trả cho chính phủ liên bang, chính phủ tiểu bang hoặc chính phủ nước ngoài, hay cơ quan của các chính phủ này, cũng không cần khấu trừ (hướng dẫn Form 588).

Hai điểm dễ sai: LLC một thành viên không bị bỏ qua về thuế tại California, nên hãy ghi tên LLC là bên nhận (hướng dẫn Form 588); và bên khấu trừ biết rõ mà vẫn chấp nhận Form 590 sai sự thật thì phải chịu trách nhiệm về việc không khấu trừ (Publication 1017).

Khoản thanh toán nào thuộc diện khấu trừ, khoản nào không?

Các khoản thuộc diện khấu trừ gồm: tiền trả cho dịch vụ thực hiện tại California, tiền thuê hoặc tiền bản quyền từ tài sản tại California, giải thưởng, và khoản phân phối thu nhập có nguồn từ California cho chủ sở hữu và người thụ hưởng không cư trú. Nơi bên nhận sinh sống, nơi ký hợp đồng và nơi chuyển tiền không quyết định; nơi thực hiện công việc mới quyết định (Publication 1017).

Khấu trừ dự phòng thay thế các khoản khấu trừ khác khi áp dụng, và Form 588 không áp dụng cho khoản này (hướng dẫn Form 588). Khi bên nhận làm việc một phần tại California, bên nhận có thể điền Form 587 để chia khoản thanh toán, và bên khấu trừ có thể dựa vào bảng tính đã điền đủ và có ký tên (Publication 1017). Tiền thuê trả cho chủ nhà không cư trú có hướng dẫn riêng: chủ nhà không cư trú.

Tôi khấu trừ bao nhiêu, và khi nào phải nộp?

Hãy khấu trừ 7% của khoản trả có nguồn từ California, hoặc mức thấp hơn nếu FTB đã chấp thuận giảm khấu trừ trên Form 589. Việc khấu trừ là tùy chọn đối với $1.500 đầu tiên trả cho một bên nhận trong năm dương lịch, và bắt buộc bắt đầu ngay khi tổng số tiền trong năm vượt mức đó. Không phải khấu trừ bù cho các khoản đã trả trước đó (hướng dẫn Form 592; Publication 1017).

Mọi khoản trả sau khi tổng trong năm đã vượt mức ngưỡng đều bị khấu trừ trên toàn bộ số tiền: các nguồn của FTB thống nhất về điểm này. Các nguồn khác nhau ở một khoản trả, là khoản đẩy tổng số vượt mức ngưỡng. Các trang web của FTB nói khấu trừ trên phần "vượt quá" mức ngưỡng. Publication 1017 nói thuế suất áp dụng cho tổng số tiền trả, và mọi ví dụ minh họa đều áp dụng trên toàn bộ khoản trả có nguồn từ California. FTB không dung hòa hai cách nói này, nên các ví dụ trong hướng dẫn này dùng Publication 1017, tài liệu hướng dẫn dài hơn. Công việc được trả một lần với số tiền vượt mức ngưỡng chính là trường hợp này: hãy xác nhận cách tính với FTB.

Hãy nộp thuế theo từng kỳ thanh toán, cùng các biểu mẫu tương ứng:

Hạn nộp rơi vào cuối tuần hoặc ngày lễ được chuyển sang ngày làm việc kế tiếp. Bảng kê gửi bên nhận, Form 592-B, đến hạn vào ngày 31 tháng 1 sau năm dương lịch; với các khoản trả năm 2026, do ngày 31 tháng 1 rơi vào Chủ nhật, hạn là ngày 1 tháng 2 năm 2027. Hãy lưu mỗi biểu mẫu ít nhất năm năm. Nếu có hơn 250 bên nhận, hãy nộp Form 592 hoặc Form 592-PTE bằng hình thức điện tử; trang web của FTB và Publication 1017 ghi là từ 250 trở lên (hướng dẫn Form 592; Form 592-B; FTB).

Ai có thể nộp đơn xin miễn bằng Form 588, và vì sao?

Bên khấu trừ thuế, bên nhận, hoặc người đại diện được ủy quyền của một trong hai bên có thể nộp Form 588. Đơn xin miễn chỉ dành cho bên nhận không cư trú thuộc Hoa Kỳ. Thành viên hợp danh hoặc thành viên LLC nước ngoài (ngoài Hoa Kỳ) không thể xin miễn và có thể xin giảm khấu trừ trên Form 589 thay thế (hướng dẫn Form 588).

Biểu mẫu yêu cầu một mã lý do cho từng bên nhận:

Hãy chọn loại thu nhập ở Part III (nhà thầu độc lập, khoản phân phối của quỹ tín thác, tiền thuê hoặc tiền bản quyền, khoản phân phối cho chủ sở hữu, khoản phân phối của di sản hoặc loại khác) và liệt kê mọi bên nhận trên Schedule of Payees của chính biểu mẫu. Không đính kèm bảng kê của riêng bạn. Với chủ doanh nghiệp một chủ, hãy đính kèm thêm Schedule C hoặc Schedule F. FTB chấp nhận Số An sinh Xã hội, ITIN, mã số định danh người sử dụng lao động liên bang (EIN), số công ty California hoặc số hồ sơ của Secretary of State làm mã số thuế (hướng dẫn Form 588).

Phải nộp Form 588 sớm bao lâu, và khi nào có thể ngừng khấu trừ?

Hãy nộp ít nhất 21 ngày làm việc trước lần thanh toán đầu tiên. Người dùng đã đăng ký có thể nộp qua MyFTB; cũng có thể gửi biểu mẫu qua đường bưu điện hoặc fax. Trang web của FTB cho biết việc xử lý mất khoảng một tháng, nên nộp càng sớm càng an toàn (hướng dẫn Form 588; FTB).

FTB gửi một Thông báo Quyết định Miễn khấu trừ (Waiver Determination Notice) cho mỗi đơn. Bên khấu trừ thuế phải nhận được thông báo này trước khi ngừng khấu trừ. Đơn đang chờ xử lý không được tính. Nếu bạn đã khấu trừ nhưng chưa nộp tiền cho FTB mà đơn miễn đến, hãy hoàn lại số tiền đó cho bên nhận (Publication 1017).

Khoản trả từ $1.500 trở xuống trong năm dương lịch không cần đơn xin miễn. Trên mức đó, bên nhận lần đầu vẫn cần một mã lý do.

Đơn miễn có hiệu lực bao lâu, và tôi phải lưu gì?

Đơn miễn có hiệu lực tối đa 24 tháng và hết hạn vào ngày 31 tháng 12 của năm dương lịch sau năm được chấp thuận. Đơn miễn mã lý do D hết hạn vào cuối năm dương lịch sau năm bên nhận mới được kết nạp. Bên khấu trừ thuế phải lưu thông báo ít nhất năm năm và nộp cho FTB khi được yêu cầu (hướng dẫn Form 588).

Hãy ghi lịch để nộp đơn gia hạn trước ngày hết hạn. Sau khi đơn miễn hết hạn, việc khấu trừ tiếp tục từ khoản thanh toán kế tiếp. Bên nhận không còn tuân thủ, chẳng hạn bỏ sót một tờ khai, có thể không đủ điều kiện nhận đơn miễn mới.

Đơn miễn hoặc việc khấu trừ có chấm dứt nghĩa vụ nộp tờ khai California của bên nhận không?

Không. Đơn miễn chỉ áp dụng cho nghĩa vụ khấu trừ theo R&TC section 18662. Đơn miễn không quyết định thu nhập có chịu thuế hay không, hoặc bên nhận có phải nộp tờ khai hay không. Người không cư trú đáp ứng quy định nộp tờ khai vẫn phải nộp tờ khai California ngay cả khi đã có đơn miễn hoặc trường hợp miễn, và có thể bị phạt vì không nộp, nộp trễ, hoặc khấu trừ không đủ so với số thuế phải nộp (hướng dẫn Form 588; Publication 1017).

Thuế đã khấu trừ là một khoản tín thuế. Bên nhận khai khoản này trên tờ khai của chính mình: Form 540 hoặc 540NR (cá nhân), 541 (người được ủy thác), 100, 100S hoặc 100W (công ty), 109, 565 hoặc 568. Khoản khấu trừ thừa được hoàn lại trên tờ khai cho phép hoàn thuế. Pháp nhân chuyển tiếp thu nhập (pass-through) đã bị khấu trừ thuế không được nhận hoàn thuế; phần tín thuế không dùng hết để bù thuế của chính pháp nhân đó sẽ chuyển cho chủ sở hữu trên Form 592-PTE (Publication 1017).

Biểu mẫu nào khác áp dụng thay cho Form 588?

Hãy dùng biểu mẫu phù hợp với bên nhận và khoản thanh toán:

Khấu trừ thuế đối với thành viên hợp danh nước ngoài dựa trên thu nhập được phân bổ, không dựa trên khoản phân phối, và dùng thuế suất cao nhất của California theo loại thành viên: 12,3% cho thành viên không phải công ty, 8,84% cho thành viên là công ty và 10,84% cho ngân hàng và tổ chức tài chính nước ngoài. Với thành viên nước ngoài không phải công ty, thêm 1% áp dụng cho phần thu nhập vượt $1.000.000 (hướng dẫn Form 592-F). Xem khấu trừ thuế đối với thành viên hợp danh nước ngoài. Cái nhìn toàn quỹ có trong hướng dẫn khấu trừ thuế của quỹ.

Việc bầu chọn thuế tự nguyện của pháp nhân chuyển tiếp thu nhập (pass-through) tại California không ảnh hưởng đến yêu cầu khấu trừ (FTB: trợ giúp về thuế PTE tự nguyện). Có nên bầu chọn hay không là một câu hỏi riêng: xem hướng dẫn về việc bầu chọn PTET.

Nếu tôi đã trả tiền cho người không cư trú mà không khấu trừ thì sao?

Bên khấu trừ thuế có thể phải chịu trách nhiệm cá nhân về số thuế lẽ ra phải khấu trừ, cộng tiền lãi, trừ khi việc không khấu trừ có lý do chính đáng (hướng dẫn Form 592). Mức trách nhiệm là số lớn hơn giữa số tiền thực tế đã khấu trừ và số thuế người không cư trú phải nộp, nhưng không vượt quá số tiền bắt buộc phải khấu trừ. Tiền lãi tính từ hạn nộp khoản khấu trừ (Publication 1017).

Tiền phạt tách riêng và tính theo từng bên nhận. Form 592-PTE có ba mức giống Form 592, và Publication 1017 đặt cùng mức cao nhất cho Form 592-F:

FTB có thể hủy tiền phạt nếu có lý do chính đáng. Publication 1017 cho biết không phạt bên khấu trừ thuế đã nỗ lực tuân thủ với thiện chí khi ước tính phần có nguồn từ California hóa ra không chính xác (Publication 1017; hướng dẫn Form 592). Publication 1017 cũng nói điều khoản "không khấu trừ" trong hợp đồng của nghệ sĩ biểu diễn không xóa nghĩa vụ này. Nếu bạn bỏ sót nhiều kỳ, nhiều năm hoặc nhiều bên nhận, hãy rà soát từng kỳ trước khi nộp bất kỳ biểu mẫu nào.

Ví dụ

Các ví dụ này dùng đô la Hoa Kỳ và số tròn. Khi một khoản trả đẩy tổng của năm vượt mức $1.500, các ví dụ dùng cách tính của Publication 1017.

Chuyên gia tư vấn ở Nevada làm việc tại California

Một công ty trả $20.000 cho chuyên gia tư vấn ở Nevada về công việc thực hiện hoàn toàn tại California. Tổng số tiền vượt mức $1.500, và không có trường hợp miễn nào phù hợp. Theo cách tính của Publication 1017, khoản khấu trừ là 7% của $20.000, tức $1.400; cách nói "vượt quá $1.500" trên các trang web của FTB sẽ cho 7% của $18.500, tức $1.295. Nếu chuyên gia tư vấn đã nộp tờ khai California cho hai năm và không có khoản nợ với FTB, một trong hai bên có thể nộp Form 588 với mã lý do A ít nhất 21 ngày làm việc trước lần thanh toán đầu tiên. Cho đến khi Thông báo Quyết định Miễn khấu trừ (Waiver Determination Notice) đến, công ty vẫn khấu trừ.

LLC ở Texas phân phối cho thành viên không cư trú

Một LLC ở Texas chịu thuế như hợp danh có thu nhập từ nguồn California và phân phối $50.000 trong số đó cho một thành viên ở Florida. LLC là bên khấu trừ thuế đối với thành viên này. Trừ khi thành viên có đơn miễn, Form 590-P hoặc trường hợp miễn khác, LLC khấu trừ 7%, tức $3.500, báo cáo trên Form 592-PTE, nộp tiền bằng Form 592-Q và gửi cho thành viên một Form 592-B. Việc bầu chọn thuế tự nguyện của pháp nhân chuyển tiếp thu nhập (pass-through) không làm thay đổi điều này. Thành viên vẫn nộp tờ khai California và khai $3.500 là khoản tín thuế.

Công ty ở Washington đã đăng ký hoạt động tại California

Một bên trả sắp khấu trừ thuế đối với một công ty ở Washington. Công ty này đã đăng ký hoạt động với Secretary of State của California. Bên trả yêu cầu một Form 590 đã điền đủ và lưu giữ. Với giấy chứng nhận này, không cần khấu trừ, và không cần Form 588.

Trường hợp của bạn khác thì sao?

• Pháp nhân của bạn có thể không cần nộp tờ khai tại California: xem thuế thu nhập doanh nghiệp tại các tiểu bang khác.
• Bên nhận là thành viên hợp danh hoặc chủ sở hữu nước ngoài (ngoài Hoa Kỳ): không thể xin miễn; xem khấu trừ thuế đối với thành viên hợp danh nước ngoài và trao đổi với dịch vụ thuế doanh nghiệp.
• Bạn điều hành một quỹ có nhà đầu tư ở nhiều tiểu bang: hãy đọc tờ khai tiểu bang của quỹ và khấu trừ thuế người không cư trú.
• Bạn trả tiền thuê cho chủ nhà không cư trú: xem chủ nhà không cư trú.
• Bạn trả tiền cho nhà thầu ở ngoài Hoa Kỳ: xem trả tiền cho nhà thầu ở nước ngoài.
• Bạn sở hữu một S corporation và muốn so sánh các cách nộp tiền: xem thuế tạm tính của S corporation.
• Bạn đang cân nhắc bầu chọn thuế của pháp nhân chuyển tiếp thu nhập (PTET): xem hướng dẫn về việc bầu chọn PTET.
• Bạn bỏ sót khấu trừ cho nhiều bên nhận hoặc nhiều kỳ, hoặc có nhiều chủ sở hữu: hãy nhờ dịch vụ thuế doanh nghiệp trợ giúp trước khi nộp các biểu mẫu trễ.
• Bạn đang bán bất động sản tại California: giao dịch đó dùng Form 593, không dùng Form 588.