Formulaire 588 de la Californie : dispense de retenue d'impôt

Dois-je retenir l'impôt de la Californie sur un paiement à un non-résident?

Oui, si vous versez un revenu de source californienne à un non-résident et qu'aucune exemption ni dispense ne s'applique. La loi californienne oblige le payeur, appelé agent de retenue, à retenir 7 % dès que le total des paiements de source californienne faits à ce bénéficiaire dépasse 1 500 $ au cours d'une année civile (FTB de la Californie : retenue sur les non-résidents; instructions du formulaire 588).

La même règle s'applique aux distributions aux propriétaires. Une société de personnes, une LLC ou une société de type S qui verse un revenu de source californienne à un propriétaire non-résident établi aux États-Unis est l'agent de retenue pour ce propriétaire (publication 1017).

Un cas se complique lorsque :

• le bénéficiaire est peut-être un résident de la Californie, ou une société qualifiée en Californie, et personne ne l'a vérifié;
• le travail est réparti entre la Californie et d'autres États;
• le bénéficiaire est un associé étranger (hors États-Unis), qui suit d'autres règles;
• le payeur a de nombreux bénéficiaires, ou des propriétaires dans plusieurs États.

Rassemblez avant le premier paiement : le nom, le numéro d'identification fiscale et l'adresse de chaque bénéficiaire, sa qualité de résident ou non, le type de paiement, l'endroit où le travail a été fait, les dates, les totaux depuis le début de l'année et toute dispense ou tout certificat d'exemption antérieur.

Qui est un bénéficiaire non-résident, et qui est exempté?

Un bénéficiaire non-résident est toute personne ou entité qui n'est pas résidente de la Californie et qui reçoit un revenu de source californienne. La liste de la FTB de la Californie comprend les particuliers non-résidents, les sociétés, les sociétés de personnes et les LLC sans inscription en Californie ni établissement permanent dans l'État, les fiducies sans constituant, bénéficiaire ni fiduciaire résident, et les successions de défunts non-résidents (FTB de la Californie).

La retenue n'est pas exigée pour les bénéficiaires suivants, qui attestent leur statut sur le formulaire 590, le certificat d'exemption de retenue (Withholding Exemption Certificate) (publication 1017) :

• résidents de la Californie
• sociétés ayant un établissement permanent en Californie, ou qualifiées auprès du Secrétaire d'État de la Californie
• sociétés de personnes et LLC ayant un établissement permanent en Californie ou inscrites dans l'État
• organismes exonérés d'impôt
• compagnies d'assurance, IRA et régimes de retraite ou de participation aux bénéfices admissibles
• fiducies californiennes et successions de résidents de la Californie
• conjoints non militaires de militaires qui remplissent les conditions du Military Spouse Residency Relief Act (loi fédérale sur la résidence des conjoints de militaires) (formulaire 590)

Les paiements faits à un gouvernement fédéral, d'un État ou étranger, ou à ses organismes, n'exigent pas non plus de retenue (instructions du formulaire 588).

Deux pièges : une LLC à membre unique n'est pas ignorée aux fins fiscales de la Californie, donc nommez la LLC comme bénéficiaire (instructions du formulaire 588); et un agent de retenue qui accepte en connaissance de cause un faux formulaire 590 assume la responsabilité du défaut de retenir (publication 1017).

Quels paiements sont visés, et lesquels ne le sont pas?

Sont visés les paiements pour des services exécutés en Californie, les loyers ou redevances de biens situés en Californie, les prix, ainsi que les distributions de revenu de source californienne à des propriétaires et à des bénéficiaires non-résidents. Ni le lieu de résidence du bénéficiaire, ni l'endroit où le contrat a été signé, ni la destination des fonds ne tranchent la question; c'est l'endroit où le travail est fait qui compte (publication 1017).

La retenue de réserve remplace les autres retenues lorsqu'elle s'applique, et le formulaire 588 ne s'y applique pas (instructions du formulaire 588). Lorsqu'un bénéficiaire travaille en partie en Californie, il peut remplir le formulaire 587 pour répartir le paiement, et l'agent de retenue peut se fier à une feuille de calcul complète et signée (publication 1017). Le loyer versé à un propriétaire non-résident fait l'objet de son propre guide : propriétaires non-résidents.

Combien dois-je retenir, et quand dois-je le verser?

Retenez 7 % du paiement de source californienne, ou un montant moindre si la FTB de la Californie a approuvé une retenue réduite sur le formulaire 589. La retenue est facultative sur les premiers 1 500 $ versés à un bénéficiaire au cours d'une année civile, et elle doit commencer dès que le total de l'année dépasse ce seuil. Il n'y a pas de rattrapage sur les paiements antérieurs (instructions du formulaire 592; publication 1017).

Chaque paiement fait après que le total de l'année a dépassé le seuil est retenu en entier : les sources de la FTB de la Californie concordent sur ce point. Elles divergent sur un seul paiement, celui qui fait passer le total au-delà du seuil. Les pages web de la FTB disent de retenir sur la partie « plus de » le seuil. La publication 1017 dit que le taux s'applique aux paiements bruts, et chacun de ses exemples l'applique au paiement de source californienne en entier. La FTB ne concilie pas les deux, donc les exemples de ce guide suivent la publication 1017, la directive la plus détaillée. Un contrat payé en une seule somme au-dessus du seuil est ce cas : confirmez la méthode auprès de la FTB.

Versez l'impôt à chaque période de paiement, avec les formulaires correspondants :

Une date d'échéance qui tombe une fin de semaine ou un jour férié est reportée au jour ouvrable suivant. L'état du bénéficiaire, le formulaire 592-B, doit lui être remis au plus tard le 31 janvier suivant l'année civile; pour les paiements de 2026, le 31 janvier tombant un dimanche, ce sera le 1er février 2027. Conservez chaque formulaire au moins cinq ans. Avec plus de 250 bénéficiaires, produisez le formulaire 592 ou 592-PTE par voie électronique; la page web de la FTB et la publication 1017 disent 250 ou plus (instructions du formulaire 592; formulaire 592-B; FTB de la Californie).

Qui peut demander une dispense avec le formulaire 588, et pourquoi?

L'agent de retenue, le bénéficiaire ou un représentant autorisé de l'un ou de l'autre peut produire le formulaire 588. La dispense vise seulement les bénéficiaires non-résidents établis aux États-Unis. Un associé ou un membre étranger (hors États-Unis) ne peut pas demander de dispense; il peut plutôt demander une retenue réduite avec le formulaire 589 (instructions du formulaire 588).

Le formulaire demande un code de motif pour chaque bénéficiaire :

Choisissez le type de revenu à la partie III (entrepreneurs indépendants, distributions de fiducie, loyers ou redevances, distributions aux propriétaires, distributions de succession ou autre) et inscrivez chaque bénéficiaire sur l'annexe des bénéficiaires du formulaire lui-même. Ne joignez pas votre propre annexe. Pour un entrepreneur individuel, joignez aussi l'annexe C ou F. La FTB de la Californie accepte comme numéro d'identification fiscale un numéro de sécurité sociale, un ITIN, un numéro d'identification de l'employeur (EIN) fédéral, un numéro de société de la Californie ou un numéro de dossier du Secrétaire d'État (instructions du formulaire 588).

Combien de temps avant le premier paiement produire le formulaire 588, et quand puis-je cesser de retenir?

Produisez-le au moins 21 jours ouvrables avant le premier paiement. Les utilisateurs inscrits peuvent le produire dans MyFTB; le formulaire peut aussi être posté ou télécopié. La page web de la FTB de la Californie indique que le traitement prend environ un mois, donc mieux vaut le produire plus tôt (instructions du formulaire 588; FTB de la Californie).

La FTB de la Californie émet un Waiver Determination Notice (avis de décision sur la dispense) pour chaque demande. L'agent de retenue doit l'avoir reçu avant de cesser de retenir. Une demande en cours ne compte pas. Si vous avez retenu l'impôt mais ne l'avez pas encore versé et qu'une dispense arrive, rendez le montant au bénéficiaire (publication 1017).

Les paiements de 1 500 $ ou moins au cours de l'année civile n'exigent aucune dispense. Au-delà de ce seuil, un nouveau bénéficiaire a tout de même besoin d'un code de motif.

Combien de temps dure une dispense, et que dois-je conserver?

Une dispense dure au plus 24 mois et expire le 31 décembre de l'année civile qui suit celle où elle a été accordée. Une dispense avec le code de motif D expire à la fin de l'année civile qui suit l'admission du bénéficiaire. L'agent de retenue conserve l'avis au moins cinq ans et le remet à la FTB de la Californie sur demande (instructions du formulaire 588).

Inscrivez à votre calendrier une demande de renouvellement avant la date d'expiration. Après l'expiration, la retenue reprend au paiement suivant. Un bénéficiaire qui n'est plus en règle, par exemple parce qu'il a omis une déclaration, peut ne pas être admissible à une nouvelle dispense.

Une dispense ou une retenue met-elle fin à l'obligation du bénéficiaire de produire une déclaration en Californie?

Non. Une dispense vise seulement l'obligation de retenir prévue à l'article 18662 du Revenue and Taxation Code (R&TC) de la Californie. Elle ne décide pas si le revenu est imposable ni si le bénéficiaire doit produire une déclaration. Un non-résident qui remplit les conditions de production produit une déclaration californienne même si une dispense ou une exemption s'est appliquée, et il peut devoir une pénalité pour défaut de produire, production tardive ou retenue inférieure à l'impôt (instructions du formulaire 588; publication 1017).

L'impôt retenu est un crédit. Le bénéficiaire le demande dans sa propre déclaration : formulaire 540 ou 540NR (particuliers), 541 (fiduciaires), 100, 100S ou 100W (sociétés), 109, 565 ou 568. L'excédent de retenue est remboursé dans une déclaration qui permet les remboursements. Une entité transparente sur laquelle on a elle-même retenu l'impôt ne peut pas obtenir de remboursement; tout crédit qu'elle n'utilise pas contre son propre impôt passe à ses propriétaires sur le formulaire 592-PTE (publication 1017).

Quel autre formulaire s'applique à la place du formulaire 588?

Utilisez le formulaire qui convient au bénéficiaire et au paiement :

La retenue sur un associé étranger repose sur le revenu attribué, et non sur les distributions, et utilise le taux le plus élevé de la Californie selon le type d'associé : 12,3 % pour les associés qui ne sont pas des sociétés, 8,84 % pour les associés qui sont des sociétés et 10,84 % pour les banques et institutions financières étrangères. Pour un associé étranger qui n'est pas une société, une retenue additionnelle de 1 % s'applique à la part du revenu qui dépasse 1 000 000 $ (instructions du formulaire 592-F). Voyez la retenue sur un associé étranger. Une vue d'ensemble pour les fonds se trouve dans le guide sur la retenue des fonds.

Le choix de l'impôt facultatif des entités transparentes de la Californie ne change pas l'obligation de retenir (FTB de la Californie : aide sur l'impôt facultatif). La question de faire ce choix est distincte : voyez le guide sur le choix de l'impôt PTET.

Que faire si j'ai payé un non-résident sans retenir l'impôt?

L'agent de retenue peut être personnellement responsable de l'impôt qu'il aurait dû retenir, plus les intérêts, sauf si le défaut était dû à un motif raisonnable (instructions du formulaire 592). La responsabilité est le plus élevé des deux montants suivants : le montant réellement retenu, ou l'impôt dû par le non-résident, plafonné au montant à retenir. Les intérêts courent à partir de la date d'échéance du versement de la retenue (publication 1017).

Les pénalités sont distinctes et sont imposées par bénéficiaire. Le formulaire 592-PTE comporte les mêmes trois paliers que le formulaire 592, et la publication 1017 fixe le même plafond pour le formulaire 592-F :

La FTB de la Californie peut annuler des pénalités pour motif raisonnable. La publication 1017 précise qu'aucune pénalité n'est imposée à un agent de retenue qui fait un effort de bonne foi pour se conformer lorsque son estimation de la part de source californienne se révèle inexacte (publication 1017; instructions du formulaire 592). La publication 1017 ajoute qu'une clause « sans retenue » dans le contrat d'un artiste ne supprime pas l'obligation. Si vous avez manqué des périodes, plusieurs années ou de nombreux bénéficiaires, passez les périodes en revue avant de produire quoi que ce soit.

Exemple

Ces exemples utilisent des dollars américains et des chiffres ronds. Lorsqu'un paiement fait passer le total de l'année au-delà du seuil de 1 500 $, ils utilisent la méthode de la publication 1017.

Un consultant du Nevada travaille en Californie

Une société paie 20 000 $ à un consultant du Nevada pour un travail fait entièrement en Californie. Le total dépasse le seuil de 1 500 $, et aucune exemption ne convient. Selon la méthode de la publication 1017, la retenue est de 7 % de 20 000 $, soit 1 400 $; la formule « plus de 1 500 $ » des pages web de la FTB de la Californie donnerait 7 % de 18 500 $, soit 1 295 $. Si le consultant a produit deux années de déclarations californiennes et que ses dossiers auprès de la FTB sont à jour, l'une ou l'autre partie peut produire le formulaire 588 avec le code de motif A au moins 21 jours ouvrables avant le premier paiement. Tant que le Waiver Determination Notice (avis de décision sur la dispense) n'est pas arrivé, la société retient l'impôt.

Une LLC du Texas fait une distribution à un membre non-résident

Une LLC du Texas imposée comme une société de personnes gagne un revenu de source californienne et en distribue 50 000 $ à un membre de la Floride. La LLC est l'agent de retenue pour ce membre. À moins que le membre ait une dispense, un formulaire 590-P ou une autre exemption, la LLC retient 7 %, soit 3 500 $, les déclare sur le formulaire 592-PTE, les verse avec le formulaire 592-Q et remet un formulaire 592-B au membre. Le choix de l'impôt facultatif des entités transparentes n'y changerait rien. Le membre produit tout de même une déclaration californienne et demande les 3 500 $ comme crédit.

Une société de Washington qualifiée en Californie

Un payeur s'apprête à retenir l'impôt sur une société de Washington. La société est qualifiée auprès du Secrétaire d'État de la Californie. Le payeur demande un formulaire 590 rempli et le conserve. Avec ce certificat, la retenue n'est pas exigée, et aucun formulaire 588 n'est nécessaire.

Votre situation est différente?

• Votre entité n'a peut-être pas à produire de déclaration en Californie : voyez l'impôt sur le revenu des entreprises dans d'autres États.
• Votre bénéficiaire est un associé ou un propriétaire étranger (hors États-Unis) : aucune dispense n'est possible; voyez la retenue sur un associé étranger et parlez à l'équipe d'aide en fiscalité des sociétés.
• Vous gérez un fonds dont les investisseurs vivent dans plusieurs États : lisez les déclarations d'État des fonds et la retenue sur les non-résidents.
• Vous payez un loyer à un propriétaire non-résident : voyez les propriétaires non-résidents.
• Vous payez des entrepreneurs hors des États-Unis : voyez payer des entrepreneurs à l'étranger.
• Vous possédez une société de type S et voulez comparer des modes de paiement : voyez les acomptes estimatifs d'une société de type S.
• Vous songez à choisir l'impôt facultatif des entités transparentes (PTET) : voyez le guide sur le choix de l'impôt PTET.
• Vous avez omis de retenir l'impôt pour plusieurs bénéficiaires ou périodes, ou vous avez de nombreux propriétaires : obtenez de l'aide en fiscalité des sociétés avant de produire les formulaires en retard.
• Vous vendez un immeuble californien : cette vente utilise le formulaire 593, et non le formulaire 588.