Mitarbeiter im Ausland: EOR, Auftragnehmer oder Tochter

Employer of Record, Auftragnehmer oder Tochtergesellschaft: Folgen für die US-Steuern eines Start-ups

Ein US-Start-up kann jemanden im Ausland auf drei Wegen einstellen: über einen Employer of Record (ein Anbieter im Ausland beschäftigt die Person und stellt Ihnen die Kosten in Rechnung), als Auftragnehmer (Sie bezahlen die Person oder deren Firma für Leistungen) oder über eine eigene Einheit in diesem Land. Auf der US-Seite gilt für alle drei dieselbe Regel: Zahlungen für im Ausland geleistete Entwicklung gelten als ausländische Forschung und werden über 15 Jahre verteilt (Rev. Proc. 2025-28, Abschnitt 2.03). Die wahren Unterschiede liegen darin, wer die Person beschäftigt, welche US-Formen folgen und ob das Ausland Ihr Unternehmen besteuern kann.

Nicht mehr einfach wird es, wenn die Person verkauft oder Verträge unterschreibt, wenn sie US-Staatsbürger oder Green-Card-Inhaber ist, wenn Sie eine ausländische Einheit besitzen oder wenn das Land Kanada ist und die Lohnabrechnung die Grenze überschreitet. Sammeln Sie den Vertrag, eine schriftliche Beschreibung der Aufgaben, den Arbeitsort und die Arbeitstage der Person, wer Kundenverträge unterschreibt, sowie jede Rechnung und jeden Zahlungsnachweis.

Kann ein US-Unternehmen ohne eigene Einheit im Ausland einen Arbeitnehmer in einem anderen Land beschäftigen?

Das US-Steuerrecht hindert ein US-Unternehmen nicht daran, jemanden im Ausland direkt zu beschäftigen. Ob ein ausländischer Arbeitgeber sich dort registrieren, lokale Steuern einbehalten und lokale Sozialbeiträge zahlen muss, entscheidet das Recht des anderen Landes. Auf der US-Seite sind Zahlungen an einen nicht in den USA ansässigen Ausländer für Leistungen außerhalb der USA kein Arbeitslohn und unterliegen keinem US-Einbehalt (Publication 515). US-Social-Security und Medicare erfassen Leistungen in den USA oder Leistungen im Ausland durch einen US-Staatsbürger oder Ansässigen für einen amerikanischen Arbeitgeber (26 U.S.C. 3121(b)). Ein im Ausland arbeitender Ausländer liegt daher in der Regel außerhalb.

Die direkte Beschäftigung umgeht nicht die unten behandelte Frage der Betriebsstätte, und sie legt Ihrem Unternehmen die Pflichten der Lohnabrechnung vor Ort auf. Für einen Arbeitnehmer in Kanada lesen Sie Arbeitnehmer über die Grenze einstellen.

Kann ein einzelner Arbeitnehmer oder Auftragnehmer im Ausland eine Betriebsstätte für unser Start-up begründen?

Ja, eine Person kann genügen, je nachdem, was sie tut. Das Recht des fremden Landes, begrenzt durch ein Einkommensteuerabkommen mit den USA, entscheidet, ob Ihr Unternehmen dort eine steuerliche Präsenz hat. Jedes Abkommen auf der IRS-Liste der Abkommen enthält einen Artikel zur Betriebsstätte (Permanent Establishment). Artikel V des Abkommens mit Kanada zeigt die zwei üblichen Tests (Abkommenstext):

1. Eine feste Geschäftseinrichtung, durch die die Geschäftstätigkeit Ihres Unternehmens ganz oder teilweise ausgeübt wird, etwa ein Büro oder eine Niederlassung.
2. Ein abhängiger Vertreter: eine Person, die für Ihr Unternehmen handelt und die Vollmacht hat, in dessen Namen Verträge abzuschließen, und diese gewohnheitsmäßig ausübt. Ein unabhängiger Vertreter, der im Rahmen seiner eigenen gewöhnlichen Geschäftstätigkeit handelt, ist ausgenommen.

Das Abkommen mit Kanada nimmt einen Ort oder eine Person aus, die ausschließlich für aufgelistete Tätigkeiten genutzt wird, etwa die Lagerung von Waren oder vorbereitende Arbeiten oder Hilfsarbeiten für das Unternehmen. Ein Verkäufer, der Kundenverträge aushandelt und unterschreibt, erhöht das Risiko stärker als ein Ingenieur, der Code schreibt, denn der Vertretertest hängt von der Vertragsvollmacht ab. Das Abkommen mit Kanada hat auch einen Dienstleistungstest: Leistungen, die Ihr Unternehmen in Kanada 183 Tage oder mehr in einem Zeitraum von zwölf Monaten erbringt, können eine Betriebsstätte begründen. Das gilt aber nur, wenn mehr als 50 % der Bruttoeinnahmen aus aktiver Geschäftstätigkeit auf die Leistungen einer Person dort entfallen oder wenn die Leistungen für dasselbe oder ein verbundenes Projekt für kanadische Kunden erbracht werden (konsolidiertes Abkommen, Artikel V(9)). Andere Abkommen formulieren diese Tests anders, und ein Land ohne US-Abkommen wendet nur sein eigenes Recht an. Nichts hier entscheidet die Antwort für ein bestimmtes Land.

Beseitigt ein Employer of Record das Risiko einer Betriebsstätte?

Nicht von allein. Ein Employer of Record ändert, wer die Person beschäftigt, nicht aber, was die Person für Ihr Unternehmen tut. Der Vertretertest des Abkommens fragt nach einer Person, die „im Namen von“ Ihrem Unternehmen handelt und Vollmacht hat, in dessen Namen Verträge abzuschließen. Wer den Lohn zahlt, spielt keine Rolle. Unterschreibt die Person Kundenverträge für Sie oder arbeitet sie an einem Ort, der Ihrem Unternehmen zur Verfügung steht, kann das Risiko bestehen bleiben. Das Recht und die Praxis des fremden Landes entscheiden, wie es diese Gestaltung behandelt, und das kann sich von Land zu Land unterscheiden.

Ab wann wirkt ein Auftragnehmer im Ausland wie ein Arbeitnehmer?

Das Recht des fremden Landes entscheidet nach seinen eigenen Tests, ob ein dort arbeitender Auftragnehmer in Wahrheit ein Arbeitnehmer ist. Stuft es die Person um, können Lohnsteuer vor Ort, Sozialbeiträge und Arbeitnehmerrechte nach den Regeln dieses Landes folgen. Der US-Test zum Arbeitnehmerstatus ist wichtig für Personen, die in den USA arbeiten, oder für einen US-Staatsbürger oder Ansässigen, der Ihr Arbeitnehmer wäre; lesen Sie Auftragnehmer, die Arbeitnehmer sein könnten.

Ein Auftragnehmer, der nur für Sie arbeitet und Verträge im Namen Ihres Unternehmens unterschreibt, ist nach dem Abkommen möglicherweise kein unabhängiger Vertreter. Der oben beschriebene Betriebsstättentest kann daher auch auf einen Auftragnehmer zutreffen. Welche Formen Sie einholen und einreichen, wenn Sie einen Auftragnehmer im Ausland bezahlen, lesen Sie unter Auftragnehmer im Ausland bezahlen.

Was bringen eine eigene Tochtergesellschaft oder Niederlassung im Ausland für die US-Erklärung?

Eine Tochtergesellschaft bringt jährliche US-Informationserklärungen und eine Preisregel mit; bei einer Niederlassung erscheint die ausländische Tätigkeit unmittelbar in Ihrer Erklärung.

• Eine ausländische Tochtergesellschaft (nach US-Steuerrecht eine Kapitalgesellschaft), die Ihr Unternehmen beherrscht, macht Ihr Unternehmen in der Regel zum Einreicher von Form 5471 (Meldung zu ausländischen Kapitalgesellschaften). Sie wird der eigenen Erklärung beigefügt und ist zusammen mit ihr fällig (Anleitung zu Form 5471). Fehlt sie, kann das $10.000 je ausländischer Kapitalgesellschaft und Jahr kosten. Bargeld, das Ihr Unternehmen in die Tochtergesellschaft einbringt, wird in Form 926 (Meldung der Übertragung von Vermögen an ausländische Kapitalgesellschaften) gemeldet, wenn es unmittelbar nach der Übertragung mindestens 10 % der Tochtergesellschaft hält (Anleitung zu Form 926). Gehören mehr als 50 % US-Aktionären, ist die Tochtergesellschaft eine beherrschte ausländische Gesellschaft (Controlled Foreign Corporation, CFC). Ihr Gewinn kann dann zum Net CFC Tested Income der Muttergesellschaft zählen; so nennt Public Law 119-21 das, was früher GILTI hieß. Eine Tochtergesellschaft dort macht Ihr US-Unternehmen allein nicht in diesem Land steuerpflichtig (Abkommen mit Kanada, Artikel V(8)). Zu den jährlichen Meldungen lesen Sie US-Muttergesellschaft eines ausländischen operativen Unternehmens.
• Eine Niederlassung oder eine ausländische Einheit, die steuerlich nicht eigenständig ist, wird in Form 8858 (Meldung zu ausländischen Niederlassungen und Disregarded Entities) mit Schedule M für Geschäfte mit ihr gemeldet (Anleitung zu Form 8858). Ihre Einnahmen und Ausgaben sind die Ihres Unternehmens, und eine Niederlassung nennt das Abkommen als Betriebsstätte.

Entwickelt die Tochtergesellschaft für die Muttergesellschaft, zahlt diese ihr ein Dienstleistungsentgelt, das nach 26 CFR 1.482-9 fremdüblich sein muss. Forschung und Entwicklung steht auf der Liste der ausgeschlossenen Tätigkeiten der Verordnung, daher steht die Kostenmethode für Dienstleistungen zu Selbstkosten dafür nicht zur Verfügung. Methoden wie die Cost-of-Services-Plus-Methode bepreisen sie mit einem Aufschlag. Ein Firmenkonto im Ausland kann zudem eine FBAR erfordern; lesen Sie FBAR für Firmenkonten im Ausland.

Ist die Bezahlung für im Ausland geleistete Softwareentwicklung weiterhin sofort abziehbar?

Nein. Forschungsausgaben, die auf Forschung außerhalb der USA entfallen, werden über 15 Jahre verteilt, beginnend zur Mitte des Steuerjahres, in dem sie gezahlt werden (Rev. Proc. 2025-28). Softwareentwicklung zählt als Forschungsausgabe (26 U.S.C. 174(c)(3)). Das gilt, ob Sie einen Employer of Record, einen Auftragnehmer oder Ihre eigene Tochtergesellschaft bezahlen. Zahlungen für Rollen ohne Forschung, etwa Vertrieb oder Kundenservice, fallen unter die gewöhnlichen Regeln für Betriebsausgaben. Für gemischte Teams in den USA und im Ausland und die Rechnung im ersten Jahr lesen Sie Abzug von im Ausland geleisteter Softwareentwicklung.

Was gilt, wenn die Person im Ausland US-Staatsbürger oder Green-Card-Inhaber ist?

Ein US-Staatsbürger oder Green-Card-Inhaber bleibt in den USA mit seinem weltweiten Arbeitslohn steuerpflichtig, und US-Social-Security und Medicare können ihm ins Ausland folgen. Nach 26 U.S.C. 3121(b) sind Leistungen im Ausland durch einen US-Staatsbürger oder Ansässigen für einen amerikanischen Arbeitgeber versicherte Beschäftigung. Dazu zählt eine Kapitalgesellschaft nach US-Recht oder dem Recht eines Bundesstaates. Hat die USA mit dem Land ein Sozialversicherungsabkommen, ist die Person in der Regel nur dort versichert, wo sie arbeitet, es sei denn, sie wurde vorübergehend dorthin entsandt. Eine Bescheinigung oder Erklärung des versichernden Landes belegt die Befreiung (Publication 54; IRS: Sozialversicherungsabkommen).

• Direkt bei Ihrem US-Unternehmen beschäftigt: US-Social-Security und Medicare gelten in der Regel, es sei denn, ein Sozialversicherungsabkommen weist die Versicherung dem Arbeitsland zu. Die FUTA-Steuer gilt für den Lohn eines US-Staatsbürgers, außer in einem Nachbarland mit einem Arbeitslosenversicherungsabkommen mit den USA (26 U.S.C. 3306(c)). Sie müssen keine US-Einkommensteuer auf Lohn im Ausland einbehalten, wenn Sie vernünftigerweise annehmen dürfen, dass der Arbeitnehmer ihn nach dem Ausschluss ausländischer Arbeitseinkünfte ausschließen wird, zum Beispiel nach einer unterschriebenen Erklärung des Arbeitnehmers. Ein US-Staatsbürger kann Form 673 nutzen (Publication 54).
• Bei Ihrer Tochtergesellschaft oder einem Employer of Record beschäftigt: Die Antwort hängt davon ab, ob dieser Arbeitgeber ein amerikanischer Arbeitgeber ist. Ein US-Unternehmen kann die US-Social-Security auf US-Staatsbürger und Ansässige ausdehnen, die bei einem ausländischen verbundenen Unternehmen beschäftigt sind, an dem es mindestens 10 % hält. Das geschieht durch eine Vereinbarung nach Section 3121(l) auf Form 2032; einmal geschlossen, kann die Vereinbarung nicht beendet werden (Publication 54).
• Als Auftragnehmer bezahlt: Für eine in den USA ansässige Person, die im Ausland lebt, lesen Sie Auftragnehmer im Ausland bezahlen.

Welche Unterlagen sollten wir zur Rolle und zum Arbeitsort der Person aufbewahren?

Bewahren Sie Unterlagen auf, die zeigen, was die Person tut, wo sie es tut und wer Ihr Unternehmen binden kann. Sie entscheiden sowohl die Frage der Betriebsstätte als auch den Abzug.

Beispiel

Die Beispiele dienen der Veranschaulichung; die Beträge sind in US-Dollar.

Ein Ingenieur in Polen, angestellt beim Anbieter eines Employer of Record

Ein US-Start-up zahlt einem Employer of Record im Jahr $90.000 für einen Ingenieur, der seine Software in Polen schreibt. Das Start-up reicht für den Ingenieur nichts ein, denn er ist Arbeitnehmer des Anbieters. Die Rechnungen sind ausländische Forschungsausgaben und werden ab der Jahresmitte über 15 Jahre verteilt: etwa $3.000 Abzug im ersten Jahr und danach $6.000 im Jahr. Schreibt der Ingenieur nur Code und unterschreibt nichts für das Start-up, spricht ein Vertretertest wie der oben genannte, der von der Vertragsvollmacht abhängt, gegen eine Betriebsstätte. Ob Polen eine steuerliche Präsenz sieht, ist eine Frage des polnischen Rechts und des Abkommens zwischen den USA und Polen.

Ein Vertriebsleiter in Kanada, der Kundenverträge unterschreibt

Ein US-Start-up beauftragt einen Vertriebsleiter in Kanada, zuerst als Auftragnehmer und später über einen Employer of Record. In beiden Fällen verhandelt der Vertriebsleiter Kundenverträge im Namen des Start-ups und unterschreibt sie. Nach Artikel V(5) des Abkommens mit Kanada kann das dem Start-up eine Betriebsstätte in Kanada verschaffen, sodass Kanada den auf sie entfallenden Gewinn besteuern kann. Beschränkt man den Vertriebsleiter darauf, Kunden zu finden, während das US-Team unterschreibt, ändert das die Tatsachen, auf die der Abkommenstest blickt, aber nicht die kanadische Erklärungspflicht. Wer in Kanada über einen Vertreter oder Arbeitnehmer Aufträge einwirbt, übt dort eine Geschäftstätigkeit aus (Income Tax Act, s. 253). Eine nicht in Kanada ansässige Kapitalgesellschaft, die dort eine Geschäftstätigkeit ausübt, reicht eine kanadische Körperschaftsteuererklärung ein, auch wenn das Abkommen die Steuer entfallen lässt (s. 150(1)(a)).

Eine eigene Tochtergesellschaft in Indien mit 10 Ingenieuren

Die indische Tochtergesellschaft eines Start-ups beschäftigt 10 Ingenieure bei Gesamtkosten von $400.000. Die Muttergesellschaft zahlt der Tochtergesellschaft ein Dienstleistungsentgelt, das auf Kosten plus Aufschlag beruht, zum Beispiel $432.000 bei einem beispielhaften Aufschlag von 8 %; der Aufschlag ist kein Richtwert. Die Tochtergesellschaft zahlt indische Steuer auf ihren Gewinn, die Muttergesellschaft reicht Form 5471 mit ihrer Erklärung ein und verteilt das Entgelt von $432.000 als im Ausland geleistete Forschung über 15 Jahre: etwa $14.400 Abzug im ersten Jahr.

Anders bei Ihnen?

• Die Person arbeitet in Kanada oder pendelt über die Grenze zwischen den USA und Kanada: Lesen Sie Arbeitnehmer über die Grenze einstellen und für Optionen an Mitarbeiter in Kanada Aktienoptionen für Mitarbeiter in Kanada.
• Jemand im Ausland unterschreibt Verträge oder leitet den Vertrieb für Sie, oder Sie besitzen eine ausländische Einheit: Die Fragen zur Betriebsstätte und zur Preisgestaltung brauchen eine länderspezifische Prüfung mit Hilfe bei grenzüberschreitenden Steuern.
• Sie bezahlen Auftragnehmer im Ausland: Holen Sie die richtigen Formen ein mit Auftragnehmer im Ausland bezahlen.
• Sie besitzen eine ausländische Tochtergesellschaft: Lesen Sie US-Muttergesellschaft eines ausländischen operativen Unternehmens zu Form 5471 und Tested Income.
• Ihre Entwickler arbeiten in den USA und im Ausland: Lesen Sie Abzug von im Ausland geleisteter Softwareentwicklung.
• Ihr Unternehmen ist kanadisch und stellt seinen ersten Arbeitnehmer in den USA ein: Lesen Sie Kanadisches Unternehmen expandiert in die USA.
• Arbeitnehmer in den USA könnten falsch eingestuft sein: Lesen Sie Auftragnehmer, die Arbeitnehmer sein könnten.
• Das Unternehmen hat ein Konto im Ausland: Lesen Sie FBAR für Firmenkonten im Ausland.