Startup thuê người ở nước ngoài: EOR, nhà thầu, công ty con

EOR, nhà thầu hay công ty con: mỗi cách có ý nghĩa gì với thuế của startup Hoa Kỳ

Startup Hoa Kỳ có thể thuê người ở nước ngoài theo ba cách: qua đơn vị sử dụng lao động thay mặt (employer of record, EOR; một nhà cung cấp ở nước ngoài thuê người đó và gửi hóa đơn cho bạn), qua nhà thầu (bạn trả tiền dịch vụ cho cá nhân hoặc công ty của họ), hoặc qua pháp nhân riêng của bạn tại nước đó. Về phía Hoa Kỳ, cả ba cách cùng chung một quy tắc: chi phí phát triển thực hiện ở nước ngoài được coi là nghiên cứu ở nước ngoài, phân bổ dần trong 15 năm (Rev. Proc. 2025-28, section 2.03). Khác biệt thật sự nằm ở ai là người sử dụng lao động, biểu mẫu nào của Hoa Kỳ đi kèm, và nước ngoài có thể đánh thuế công ty của bạn hay không.

Trường hợp không đơn giản là khi người đó bán hàng hoặc ký hợp đồng, khi họ là công dân Hoa Kỳ hoặc người có thẻ xanh, khi bạn sở hữu pháp nhân ở nước ngoài, hoặc khi nước đó là Canada và bảng lương vượt qua biên giới. Hãy gom thỏa thuận, bản mô tả công việc bằng văn bản, nơi làm việc và số ngày làm việc của người đó, người ký hợp đồng với khách hàng, và mọi hóa đơn hoặc chứng từ thanh toán.

Công ty Hoa Kỳ có thể thuê nhân viên ở nước khác mà không cần pháp nhân tại đó không?

Luật thuế Hoa Kỳ không cấm công ty Hoa Kỳ trực tiếp thuê người ở nước ngoài; luật của nước kia quyết định liệu người sử dụng lao động nước ngoài có phải đăng ký, khấu trừ thuế địa phương và đóng các khoản bảo hiểm xã hội địa phương tại đó hay không. Về phía Hoa Kỳ, khoản trả cho người nước ngoài không cư trú cho dịch vụ thực hiện ngoài Hoa Kỳ không phải tiền lương và không bị khấu trừ thuế Hoa Kỳ (Publication 515). Thuế An sinh Xã hội và Medicare của Hoa Kỳ áp dụng cho dịch vụ tại Hoa Kỳ, hoặc dịch vụ ở nước ngoài của công dân hay người cư trú Hoa Kỳ làm cho người sử dụng lao động Hoa Kỳ (26 U.S.C. 3121(b)), nên người nước ngoài làm việc ở nước ngoài nhìn chung nằm ngoài các khoản thuế này.

Thuê trực tiếp không tránh được câu hỏi về cơ sở thường trú (permanent establishment) bên dưới, và còn đặt nghĩa vụ bảng lương địa phương lên công ty của bạn. Với nhân viên tại Canada, xem thuê nhân viên xuyên biên giới.

Một nhân viên hoặc nhà thầu ở nước ngoài có thể tạo ra cơ sở thường trú cho startup của chúng tôi không?

Có, chỉ một người cũng có thể là đủ, tùy vào công việc của người đó. Luật của nước ngoài, bị giới hạn bởi hiệp định thuế thu nhập với Hoa Kỳ (nếu có), quyết định công ty của bạn có sự hiện diện chịu thuế tại đó hay không; mỗi hiệp định trong danh sách hiệp định thuế của IRS đều có một điều về cơ sở thường trú. Article V của hiệp định với Canada cho thấy hai điều kiện thường gặp (văn bản hiệp định):

1. Địa điểm kinh doanh cố định mà qua đó hoạt động kinh doanh của công ty bạn được thực hiện toàn bộ hoặc một phần, chẳng hạn văn phòng hoặc chi nhánh.
2. Đại diện phụ thuộc: người hành động thay mặt công ty bạn, có và thường xuyên thực hiện quyền ký kết hợp đồng nhân danh công ty. Đại diện có tư cách độc lập hành động trong phạm vi hoạt động kinh doanh bình thường của chính mình thì được loại trừ.

Hiệp định với Canada loại trừ địa điểm hoặc người chỉ được dùng cho các hoạt động được liệt kê, chẳng hạn lưu kho hàng hóa hoặc công việc mang tính chuẩn bị hay hỗ trợ cho công ty. Một nhân viên bán hàng đàm phán và ký hợp đồng với khách làm tăng rủi ro hơn một kỹ sư viết mã, vì điều kiện đại diện dựa vào quyền ký hợp đồng. Hiệp định với Canada cũng có điều kiện về dịch vụ: dịch vụ công ty bạn cung cấp tại Canada từ 183 ngày trở lên trong khoảng mười hai tháng có thể tạo ra cơ sở thường trú, nhưng chỉ khi hơn 50% tổng doanh thu từ hoạt động kinh doanh tích cực của công ty đến từ dịch vụ của một người tại đó, hoặc dịch vụ thuộc cùng một dự án hay dự án liên quan dành cho khách hàng Canada (hiệp định hợp nhất, Article V(9)). Các hiệp định khác diễn đạt những điều kiện này khác đi, và nước không có hiệp định với Hoa Kỳ chỉ áp dụng luật riêng của mình; không nội dung nào ở đây quyết định câu trả lời cho một quốc gia cụ thể.

Dùng EOR có loại bỏ rủi ro cơ sở thường trú không?

Không, bản thân việc đó thì không. EOR thay đổi người sử dụng lao động, chứ không thay đổi việc người đó làm cho công ty bạn. Điều kiện đại diện trong hiệp định xét một người "hành động thay mặt" công ty bạn và có quyền ký hợp đồng nhân danh công ty, chứ không xét ai là người trả lương. Nếu người đó ký hợp đồng với khách hàng cho bạn, hoặc làm việc tại một nơi thuộc quyền sử dụng của công ty bạn, rủi ro vẫn có thể còn. Luật và thực tiễn của nước ngoài quyết định cách họ xử lý mô hình này, và có thể khác nhau tùy nước.

Khi nào nhà thầu ở nước ngoài bắt đầu giống một nhân viên?

Luật của nước ngoài quyết định liệu nhà thầu làm việc tại đó có thực sự là nhân viên hay không, theo các tiêu chí riêng của họ. Nếu người đó bị xếp lại thành nhân viên, thuế lương địa phương, các khoản đóng bảo hiểm xã hội và quyền lợi lao động có thể phát sinh theo quy định của nước đó. Tiêu chí phân loại người lao động của Hoa Kỳ quan trọng với người làm việc tại Hoa Kỳ, hoặc với công dân hay người cư trú Hoa Kỳ sẽ là nhân viên của bạn; xem nhà thầu có thể là nhân viên.

Một nhà thầu chỉ làm việc cho bạn và ký hợp đồng nhân danh công ty bạn có thể không phải là đại diện có tư cách độc lập theo hiệp định, nên điều kiện cơ sở thường trú ở trên cũng có thể áp dụng cho nhà thầu. Về các biểu mẫu bạn thu thập và nộp khi trả tiền cho nhà thầu ở nước ngoài, xem trả tiền cho nhà thầu ở nước ngoài.

Công ty con hoặc chi nhánh của chúng tôi ở nước ngoài làm tờ khai Hoa Kỳ thêm những gì?

Công ty con làm phát sinh thêm các tờ khai thông tin hằng năm của Hoa Kỳ và một quy tắc định giá; chi nhánh đưa hoạt động ở nước ngoài trực tiếp vào tờ khai của bạn.

• Công ty con ở nước ngoài (được coi là corporation theo thuế Hoa Kỳ) do công ty bạn kiểm soát nhìn chung khiến công ty bạn phải nộp Form 5471, đính kèm tờ khai của chính mình và nộp cùng hạn (hướng dẫn Form 5471). Bỏ sót biểu mẫu này có thể bị phạt $10.000 cho mỗi công ty nước ngoài mỗi năm. Tiền mặt công ty bạn góp vào công ty con được khai trên Form 926 khi, ngay sau lần chuyển, công ty nắm ít nhất 10% công ty con (hướng dẫn Form 926). Nếu các cổ đông Hoa Kỳ sở hữu hơn 50% công ty con, đó là công ty nước ngoài do người Hoa Kỳ kiểm soát (CFC), và lợi nhuận của công ty có thể được tính vào thu nhập CFC tested ròng của công ty mẹ, tên mà Public Law 119-21 đặt cho khoản trước đây gọi là GILTI. Việc sở hữu công ty con ở đó tự nó không làm công ty Hoa Kỳ của bạn chịu thuế tại nước đó (hiệp định với Canada, Article V(8)). Về các hồ sơ hằng năm, xem công ty mẹ Hoa Kỳ của công ty hoạt động ở nước ngoài.
• Chi nhánh, hoặc pháp nhân nước ngoài bị bỏ qua về thuế so với công ty bạn, được khai trên Form 8858 kèm Schedule M cho các giao dịch với pháp nhân đó (hướng dẫn Form 8858). Thu nhập và chi phí của nó là của công ty bạn, và hiệp định liệt kê chi nhánh là một cơ sở thường trú.

Khi công ty con thực hiện phát triển cho công ty mẹ, công ty mẹ trả cho công ty con một khoản phí dịch vụ phải ở mức giao dịch độc lập (arm's length) theo 26 CFR 1.482-9. Nghiên cứu và phát triển nằm trong danh sách hoạt động bị loại trừ của quy định, nên không thể dùng phương pháp chi phí dịch vụ theo giá vốn cho hoạt động này; các phương pháp như chi phí dịch vụ cộng lợi nhuận định giá nó kèm một tỷ lệ cộng thêm. Tài khoản của công ty ở nước ngoài cũng có thể cần FBAR; xem FBAR cho tài khoản công ty ở nước ngoài.

Chi phí phát triển phần mềm thực hiện ở nước ngoài có còn được khấu trừ ngay không?

Không. Chi tiêu nghiên cứu gắn với nghiên cứu thực hiện ngoài Hoa Kỳ được phân bổ dần trong 15 năm, bắt đầu từ giữa năm thuế mà khoản đó được trả (Rev. Proc. 2025-28), và phát triển phần mềm được tính là chi tiêu nghiên cứu (26 U.S.C. 174(c)(3)). Điều này đúng dù bạn trả cho EOR, nhà thầu hay công ty con của mình. Khoản trả cho các vị trí không phải nghiên cứu, như bán hàng hoặc hỗ trợ khách hàng, thuộc quy tắc chi phí kinh doanh thông thường. Với đội ngũ gồm cả Hoa Kỳ và nước ngoài và cách tính năm đầu, xem khấu trừ chi phí phát triển phần mềm thực hiện ở nước ngoài.

Nếu người ở nước ngoài là công dân Hoa Kỳ hoặc người có thẻ xanh thì sao?

Công dân Hoa Kỳ hoặc người có thẻ xanh vẫn chịu thuế tại Hoa Kỳ trên tiền lương toàn cầu, và thuế An sinh Xã hội và Medicare của Hoa Kỳ có thể theo họ ra nước ngoài. Theo 26 U.S.C. 3121(b), dịch vụ ở nước ngoài của công dân hoặc người cư trú Hoa Kỳ cho người sử dụng lao động Hoa Kỳ, bao gồm công ty được thành lập theo luật Hoa Kỳ hoặc luật tiểu bang, là việc làm thuộc diện được tính. Khi Hoa Kỳ có hiệp định tổng hợp (totalization agreement) với nước đó, người này nhìn chung chỉ thuộc diện đóng ở nơi họ làm việc, trừ khi được cử đến đó tạm thời; giấy chứng nhận hoặc văn bản từ nước áp dụng chứng minh việc được miễn (Publication 54; IRS: các hiệp định tổng hợp).

• Được công ty Hoa Kỳ của bạn thuê trực tiếp: thuế An sinh Xã hội và Medicare của Hoa Kỳ nhìn chung áp dụng, trừ khi hiệp định tổng hợp giao việc đóng cho nước nơi làm việc; thuế thất nghiệp liên bang áp dụng cho tiền lương của công dân Hoa Kỳ, trừ ở nước láng giềng có thỏa thuận thất nghiệp với Hoa Kỳ (26 U.S.C. 3306(c)). Bạn không cần khấu trừ thuế thu nhập Hoa Kỳ trên tiền lương trả ở nước ngoài nếu có cơ sở hợp lý để tin nhân viên sẽ loại trừ khoản đó theo khoản loại trừ thu nhập lao động ở nước ngoài, chẳng hạn sau khi có văn bản ký của nhân viên; công dân Hoa Kỳ có thể dùng Form 673 (Publication 54).
• Được công ty con của bạn hoặc EOR thuê: câu trả lời tùy vào việc đơn vị đó có phải là người sử dụng lao động Hoa Kỳ hay không. Công ty Hoa Kỳ có thể mở rộng thuế An sinh Xã hội Hoa Kỳ cho công dân và người cư trú Hoa Kỳ do công ty liên kết nước ngoài thuê, tức pháp nhân mà công ty nắm ít nhất 10% lợi ích, bằng thỏa thuận theo section 3121(l) trên Form 2032; khi đã lập thì không thể chấm dứt thỏa thuận (Publication 54).
• Được trả như nhà thầu: xem trả tiền cho nhà thầu ở nước ngoài đối với người Hoa Kỳ (US person) sống ở nước ngoài.

Chúng tôi nên lưu hồ sơ gì về vai trò và nơi làm việc của người đó?

Hãy lưu hồ sơ cho thấy người đó làm gì, ở đâu, và ai có quyền ràng buộc công ty bạn; các hồ sơ này quyết định cả câu hỏi về cơ sở thường trú lẫn khoản khấu trừ.

Ví dụ

Các ví dụ này mang tính minh họa; số tiền tính bằng đô la Hoa Kỳ.

Một kỹ sư ở Ba Lan qua EOR

Một startup Hoa Kỳ trả cho EOR $90.000 trong năm cho một kỹ sư viết phần mềm của startup tại Ba Lan. Startup không nộp gì cho kỹ sư này, vì người đó là nhân viên của nhà cung cấp. Các hóa đơn là chi tiêu nghiên cứu ở nước ngoài, phân bổ dần trong 15 năm từ giữa năm: khoảng $3.000 được khấu trừ trong năm đầu và $6.000 mỗi năm sau đó. Nếu kỹ sư chỉ viết mã và không ký gì cho startup, điều kiện đại diện như trên, vốn dựa vào quyền ký hợp đồng, cho thấy ít có cơ sở thường trú; còn việc Ba Lan có coi đó là sự hiện diện chịu thuế hay không là vấn đề của luật Ba Lan và hiệp định Hoa Kỳ–Ba Lan.

Một trưởng nhóm bán hàng ở Canada ký hợp đồng với khách

Một startup Hoa Kỳ thuê một trưởng nhóm bán hàng ở Canada, lúc đầu là nhà thầu rồi sau đó qua EOR. Dù cách nào, người này đàm phán và ký hợp đồng với khách hàng nhân danh startup. Theo Article V(5) của hiệp định với Canada, điều này có thể tạo ra cơ sở thường trú của startup tại Canada, nên Canada có thể đánh thuế lợi nhuận gắn với cơ sở đó. Giới hạn trưởng nhóm bán hàng chỉ tìm khách còn đội Hoa Kỳ là bên ký sẽ thay đổi các dữ kiện mà điều kiện hiệp định xem xét, nhưng không thay đổi nghĩa vụ nộp hồ sơ tại Canada: chào mời đơn hàng tại Canada qua đại lý hoặc nhân viên được coi là kinh doanh tại đó (Income Tax Act, section 253), và công ty không cư trú kinh doanh tại Canada phải nộp tờ khai thuế công ty tại Canada ngay cả khi hiệp định xóa thuế (section 150(1)(a)).

Công ty con của bạn ở Ấn Độ với 10 kỹ sư

Công ty con ở Ấn Độ của một startup thuê 10 kỹ sư với tổng chi phí $400.000. Công ty mẹ trả cho công ty con khoản phí dịch vụ tính theo chi phí cộng một tỷ lệ cộng thêm, ví dụ $432.000 với tỷ lệ minh họa 8%; tỷ lệ này không phải mức chuẩn. Công ty con nộp thuế Ấn Độ trên lợi nhuận, công ty mẹ nộp Form 5471 cùng tờ khai của mình, và công ty mẹ phân bổ dần khoản phí $432.000 trong 15 năm như nghiên cứu thực hiện ở nước ngoài: khoảng $14.400 được khấu trừ trong năm đầu.

Trường hợp của bạn khác thì sao?

• Người đó làm việc tại Canada, hoặc đi qua lại biên giới Hoa Kỳ–Canada: xem thuê nhân viên xuyên biên giới, và với quyền chọn cấp cho nhân viên tại Canada, xem quyền chọn mua cổ phiếu cho nhân viên tại Canada.
• Có người ở nước ngoài ký hợp đồng hoặc phụ trách bán hàng cho bạn, hoặc bạn sở hữu pháp nhân nước ngoài: các câu hỏi về cơ sở thường trú và định giá cần được rà soát theo từng quốc gia với hỗ trợ về thuế xuyên biên giới.
• Bạn trả tiền cho nhà thầu ở nước ngoài: hãy thu thập đúng biểu mẫu theo trả tiền cho nhà thầu ở nước ngoài.
• Bạn sở hữu công ty con ở nước ngoài: xem công ty mẹ Hoa Kỳ của công ty hoạt động ở nước ngoài về Form 5471 và thu nhập tested.
• Lập trình viên của bạn làm việc cả ở Hoa Kỳ và nước ngoài: xem khấu trừ chi phí phát triển phần mềm thực hiện ở nước ngoài.
• Công ty của bạn là công ty Canada và đang thuê nhân viên đầu tiên tại Hoa Kỳ: xem doanh nghiệp Canada mở rộng sang Hoa Kỳ.
• Người lao động tại Hoa Kỳ có thể bị xếp sai loại: xem nhà thầu có thể là nhân viên.
• Công ty có tài khoản ở nước ngoài: xem FBAR cho tài khoản công ty ở nước ngoài.