Contratar en el extranjero para una startup de EE. UU.: EOR, contratista o subsidiaria

Empleador de registro, contratista o subsidiaria: qué significa cada uno para los impuestos de una startup de EE. UU.

Una startup de EE. UU. puede contratar a alguien en el extranjero de tres maneras: un empleador de registro (un proveedor en el extranjero emplea a la persona y le factura a usted), un contratista (usted paga por servicios a la persona o a su empresa) o su propia entidad en ese país. En EE. UU., las tres comparten una regla: el pago por desarrollo hecho en el extranjero es investigación extranjera y se distribuye en 15 años (Rev. Proc. 2025-28, sección 2.03). Las diferencias reales son quién emplea a la persona, qué formularios de EE. UU. siguen y si el país extranjero puede gravar a su empresa.

Un caso se complica cuando la persona vende o firma contratos, cuando es ciudadana de EE. UU. o titular de una green card, cuando usted es dueño de una entidad extranjera o cuando el país es Canadá y la nómina cruza la frontera. Reúna el contrato, una descripción escrita de las funciones, el lugar de trabajo y los días trabajados de la persona, quién firma los contratos con clientes y todas las facturas o registros de pago.

¿Puede una empresa de EE. UU. contratar a un empleado en otro país sin tener una entidad allá?

La ley tributaria de EE. UU. no impide que una empresa estadounidense emplee directamente a alguien en el extranjero; la ley del otro país decide si un empleador extranjero debe registrarse, retener impuestos locales y pagar cargas sociales locales. En EE. UU., el pago a un extranjero no residente por servicios prestados fuera de EE. UU. no es salario y no está sujeto a retención de EE. UU. (Publication 515). El Seguro Social y Medicare de EE. UU. cubren los servicios prestados en EE. UU., o los prestados en el extranjero por un ciudadano o residente de EE. UU. para un empleador estadounidense (26 U.S.C. 3121(b)), así que un extranjero que trabaja fuera de EE. UU. generalmente queda fuera de ellos.

La contratación directa no evita la cuestión del establecimiento permanente que se explica abajo, y pone obligaciones de nómina local en su empresa. Para un empleado en Canadá, vea contratar a un empleado al otro lado de la frontera.

¿Un solo empleado o contratista en el extranjero puede crear un establecimiento permanente para nuestra startup?

Sí, una persona puede bastar, según lo que haga. La ley del país extranjero, limitada por cualquier tratado tributario con EE. UU., decide si su empresa tiene una presencia gravable allí; cada tratado de la lista de tratados del IRS tiene un artículo sobre el establecimiento permanente. El Artículo V del tratado con Canadá muestra las dos pruebas habituales (texto del tratado):

1. Un lugar fijo de negocios por medio del cual la empresa realiza total o parcialmente su actividad, como una oficina o una sucursal.
2. Un agente dependiente: una persona que actúa por cuenta de su empresa y que tiene, y ejerce habitualmente, la facultad de concluir contratos en su nombre. Se excluye al agente de estatus independiente que actúa en el curso ordinario de su propio negocio.

El tratado con Canadá excluye un lugar o una persona que se use únicamente para actividades enumeradas, como almacenar mercancías o realizar trabajo de carácter preparatorio o auxiliar para la empresa. Un vendedor que negocia y firma contratos con clientes aumenta más el riesgo que un ingeniero que escribe código, porque la prueba del agente depende de la facultad de firmar contratos. El tratado con Canadá también tiene una prueba de servicios: los servicios que su empresa presta en Canadá durante 183 días o más en un período de doce meses pueden crear un establecimiento permanente, pero solo si más del 50% de sus ingresos brutos de negocio activo proviene de los servicios de una persona allí, o si los servicios son para el mismo proyecto o uno conexo para clientes canadienses (tratado consolidado, Artículo V(9)). Otros tratados redactan estas pruebas de otra forma, y un país sin tratado con EE. UU. aplica solo su propia ley; nada de lo aquí expuesto resuelve la respuesta para un país en particular.

¿Un empleador de registro elimina el riesgo de establecimiento permanente?

No por sí solo. Un empleador de registro cambia quién emplea a la persona, no lo que la persona hace para su empresa. La prueba del agente en el tratado considera a una persona que «actúa en nombre de» su empresa con facultad de concluir contratos en su nombre, no a quién firma el cheque de pago. Si la persona firma contratos con clientes por usted, o trabaja desde un lugar a disposición de su empresa, el riesgo puede subsistir. La ley y la práctica del país extranjero deciden cómo trata este arreglo, y eso puede variar según el país.

¿Cuándo un contratista en el extranjero empieza a parecer un empleado?

La ley del país extranjero decide, con sus propias pruebas, si un contratista que trabaja allí es en realidad un empleado. Si lo reclasifica, pueden seguir impuestos de nómina locales, cargas sociales y derechos laborales, conforme a las reglas de ese país. La prueba de estatus laboral de EE. UU. importa para quienes trabajan en EE. UU., o para un ciudadano o residente de EE. UU. que sería su empleado; vea contratistas que podrían ser empleados.

Un contratista que trabaja solo para usted y firma contratos en nombre de su empresa quizá no sea un agente de estatus independiente según el tratado, así que la prueba del establecimiento permanente de arriba también puede aplicar a un contratista. Para los formularios que debe recopilar y presentar al pagar a un contratista en el extranjero, vea pago a contratistas en el extranjero.

¿Qué agrega a la declaración de EE. UU. nuestra propia subsidiaria o sucursal en el extranjero?

Una subsidiaria agrega declaraciones informativas anuales de EE. UU. y una regla de precios; una sucursal pone la actividad extranjera directamente en su declaración.

• Una subsidiaria extranjera (una corporación para efectos tributarios de EE. UU.) que su empresa controla generalmente convierte a su empresa en declarante del Form 5471, que se adjunta a su propia declaración y vence junto con ella (instrucciones del Form 5471). Omitirlo puede costar $10,000 por corporación extranjera por año. El efectivo que su empresa aporta a la subsidiaria se informa en el Form 926 cuando, justo después de la transferencia, posee al menos el 10% de la subsidiaria (instrucciones del Form 926). Si accionistas de EE. UU. poseen el más de 50% de ella, la subsidiaria es una corporación extranjera controlada (CFC), y su utilidad puede contar para el ingreso neto de CFC sujeto a prueba (net CFC tested income) de la matriz, el nombre que la Public Law 119-21 dio a lo que se llamaba GILTI. Ser dueño de una subsidiaria allí no hace por sí solo que su empresa de EE. UU. quede sujeta a impuestos en ese país (tratado con Canadá, Artículo V(8)). Para las presentaciones anuales, vea una matriz de EE. UU. con una empresa operativa extranjera.
• Una sucursal, o una entidad extranjera ignorada como separada de su empresa, se informa en el Form 8858 con el Schedule M para las operaciones con ella (instrucciones del Form 8858). Sus ingresos y gastos son los de su empresa, y el tratado menciona la sucursal como establecimiento permanente.

Cuando la subsidiaria hace el desarrollo para la matriz, la matriz le paga una tarifa de servicios que debe ser un monto en condiciones de plena competencia según 26 CFR 1.482-9. La investigación y el desarrollo están en la lista de actividades excluidas del reglamento, por lo que el método de costo de servicios al costo no está disponible para ella; métodos como el de costo de servicios más margen fijan el precio con un margen adicional. Una cuenta de la empresa en el extranjero también puede requerir una FBAR; vea la FBAR para cuentas de la empresa en el extranjero.

¿El pago por desarrollo de software hecho en el extranjero sigue siendo deducible de inmediato?

No. El gasto de investigación atribuible a investigación hecha fuera de EE. UU. se distribuye en 15 años, a partir del punto medio del año fiscal en que se paga (Rev. Proc. 2025-28), y el desarrollo de software cuenta como gasto de investigación (26 U.S.C. 174(c)(3)). Eso es así tanto si paga a un empleador de registro, a un contratista o a su propia subsidiaria. El pago por funciones que no son de investigación, como ventas o atención al cliente, se rige por las reglas ordinarias de gastos de negocio. Para equipos mixtos de EE. UU. y del extranjero y el cálculo del primer año, vea deducción del desarrollo de software hecho en el extranjero.

¿Y si la persona en el extranjero es ciudadana de EE. UU. o titular de una green card?

Un ciudadano de EE. UU. o titular de una green card sigue sujeto a impuestos en EE. UU. por su pago en todo el mundo, y el Seguro Social y Medicare de EE. UU. pueden seguirlo al extranjero. Conforme a 26 U.S.C. 3121(b), los servicios prestados en el extranjero por un ciudadano o residente de EE. UU. para un empleador estadounidense, que incluye una corporación constituida bajo la ley federal o estatal de EE. UU., son empleo cubierto. Cuando EE. UU. tiene un acuerdo de totalización con el país, la persona generalmente queda cubierta solo donde trabaja, salvo que la hayan enviado allí de forma temporal; un certificado o una constancia del país que la cubre prueba la exención (Publication 54; acuerdos de totalización del IRS).

• Empleado directamente por su empresa de EE. UU.: el Seguro Social y Medicare de EE. UU. generalmente aplican, salvo que un acuerdo de totalización asigne la cobertura al país de trabajo, y el impuesto federal por desempleo aplica al pago de un ciudadano de EE. UU. excepto en un país vecino que tenga un acuerdo de desempleo con EE. UU. (26 U.S.C. 3306(c)). No tiene que retener el impuesto sobre la renta de EE. UU. sobre el pago en el extranjero si es razonable creer que el empleado lo excluirá con la exclusión de ingresos del trabajo en el extranjero, por ejemplo con una declaración firmada del empleado; un ciudadano de EE. UU. puede usar el Form 673 (Publication 54).
• Empleado de su subsidiaria o de un empleador de registro: la respuesta depende de si ese empleador es un empleador estadounidense. Una empresa de EE. UU. puede extender el Seguro Social de EE. UU. a ciudadanos y residentes de EE. UU. empleados por una filial extranjera, una entidad en la que tiene una participación de al menos 10%, mediante un acuerdo bajo la sección 3121(l) en el Form 2032; una vez hecho, el acuerdo no puede terminarse (Publication 54).
• Pagado como contratista: vea pago a contratistas en el extranjero para una persona de EE. UU. que vive en el extranjero.

¿Qué registros debemos conservar sobre el puesto y el lugar de trabajo de la persona?

Conserve registros que muestren qué hace la persona, dónde lo hace y quién puede obligar a su empresa; estos deciden tanto la cuestión del establecimiento permanente como la deducción.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos; las cifras están en dólares estadounidenses.

Un ingeniero en Polonia mediante un empleador de registro

Una startup de EE. UU. paga $90,000 en el año a un empleador de registro por un ingeniero que escribe su software en Polonia. La startup no presenta nada por el ingeniero, que es empleado del proveedor. Las facturas son gasto de investigación extranjera, distribuido en 15 años desde mitad de año: se deducen unos $3,000 el primer año y $6,000 al año después. Si el ingeniero solo escribe código y no firma nada por la startup, una prueba del agente como la anterior, que depende de la facultad de firmar contratos, apunta a que no hay establecimiento permanente; si Polonia ve alguna presencia gravable es una cuestión de la ley polaca y del tratado entre EE. UU. y Polonia.

Un jefe de ventas en Canadá que firma contratos con clientes

Una startup de EE. UU. contrata a un jefe de ventas en Canadá, primero como contratista y luego mediante un empleador de registro. En ambos casos, el jefe de ventas negocia y firma contratos con clientes en nombre de la startup. Conforme al Artículo V(5) del tratado con Canadá, esto puede dar a la startup un establecimiento permanente en Canadá, por lo que Canadá podría gravar la utilidad atribuible a él. Limitar al jefe de ventas a buscar clientes mientras el equipo de EE. UU. firma cambia los hechos que mira la prueba del tratado, pero no la presentación en Canadá: solicitar pedidos en Canadá por medio de un agente o empleado cuenta como hacer negocios allí (Income Tax Act, sección 253), y una corporación no residente que hace negocios en Canadá presenta una declaración corporativa canadiense aunque el tratado elimine el impuesto (sección 150(1)(a)).

Su propia subsidiaria en India con 10 ingenieros

La subsidiaria india de una startup emplea a 10 ingenieros con un costo total de $400,000. La matriz le paga a la subsidiaria una tarifa de servicios fijada a costo más un margen, por ejemplo $432,000 con un margen ilustrativo del 8%; el margen no es una referencia de mercado. La subsidiaria paga impuestos en India sobre su utilidad, la matriz presenta el Form 5471 con su declaración, y la matriz distribuye la tarifa de $432,000 en 15 años como investigación hecha en el extranjero: se deducen unos $14,400 el primer año.

¿Su caso es distinto?

• La persona trabaja en Canadá o cruza la frontera entre EE. UU. y Canadá: vea contratar a un empleado al otro lado de la frontera y, para opciones otorgadas a personal en Canadá, opciones sobre acciones para empleados en Canadá.
• Alguien en el extranjero firma contratos o dirige ventas por usted, o usted es dueño de una entidad extranjera: las cuestiones de establecimiento permanente y de precios requieren una revisión por país con ayuda con impuestos transfronterizos.
• Usted paga a contratistas en el extranjero: reúna los formularios correctos con pago a contratistas en el extranjero.
• Usted es dueño de una subsidiaria extranjera: vea una matriz de EE. UU. con una empresa operativa extranjera para el Form 5471 y el ingreso sujeto a prueba.
• Sus desarrolladores trabajan en EE. UU. y en el extranjero: vea deducción del desarrollo de software hecho en el extranjero.
• Su empresa es canadiense y contrata a su primer trabajador en EE. UU.: vea un negocio canadiense que se expande a EE. UU..
• Los trabajadores en EE. UU. pueden estar mal clasificados: vea contratistas que podrían ser empleados.
• La empresa tiene una cuenta en el extranjero: vea la FBAR para cuentas de la empresa en el extranjero.