Embaucher à l'étranger : EOR, indépendant ou filiale (startup)

Employeur officiel, entrepreneur indépendant ou filiale : ce que chaque option signifie pour l'impôt d'une startup américaine

Une startup américaine peut embaucher quelqu'un à l'étranger de trois façons : un employeur officiel (employer of record; un fournisseur à l'étranger emploie la personne et vous facture), un entrepreneur indépendant (vous payez la personne ou son entreprise pour des services) ou votre propre entité dans ce pays. Du côté américain, les trois options suivent une même règle : la rémunération du développement fait à l'étranger est de la recherche à l'étranger, étalée sur 15 ans (Rev. Proc. 2025-28, section 2.03). Les vraies différences sont qui emploie la personne, quels formulaires américains s'ajoutent et si le pays étranger peut imposer votre société.

Un cas devient moins simple lorsque la personne vend ou signe des contrats, qu'elle est citoyenne américaine ou titulaire d'une carte verte, que vous possédez une entité étrangère, ou que le pays est le Canada et que la paie traverse la frontière. Rassemblez le contrat, une description écrite des tâches, le lieu de travail et les jours travaillés de la personne, la personne qui signe les contrats avec les clients, ainsi que toutes les factures et tous les relevés de paiement.

Une société américaine peut-elle embaucher un employé dans un autre pays sans y avoir d'entité?

La loi fiscale américaine n'empêche pas une société américaine d'employer directement quelqu'un à l'étranger; c'est la loi de l'autre pays qui décide si un employeur étranger doit s'y inscrire, retenir l'impôt local et verser les cotisations sociales locales. Du côté américain, la rémunération versée à un étranger non-résident pour des services rendus hors des États-Unis n'est pas un salaire et n'est pas assujettie à la retenue d'impôt américaine (Publication 515). La sécurité sociale (Social Security) et Medicare des États-Unis visent les services rendus aux États-Unis, ou à l'étranger par un citoyen ou un résident américain pour un employeur américain (26 U.S.C. 3121(b)) : un ressortissant étranger qui travaille à l'étranger en est donc généralement exclu.

L'embauche directe n'évite pas la question de l'établissement stable décrite plus bas, et elle impose à votre société des obligations de paie locales. Pour un employé au Canada, consultez embaucher un employé de l'autre côté de la frontière.

Un seul employé ou entrepreneur indépendant à l'étranger peut-il créer un établissement stable pour notre startup?

Oui, une seule personne peut suffire, selon ce qu'elle fait. La loi du pays étranger, limitée par toute convention fiscale conclue avec les États-Unis, décide si votre société y a une présence imposable; chaque convention de la liste des conventions de l'IRS contient un article sur l'établissement stable. L'article V de la convention Canada–États-Unis montre les deux critères habituels (texte de la convention) :

1. Une installation fixe d'affaires par laquelle votre société exerce tout ou partie de son activité, comme un bureau ou une succursale.
2. Un agent dépendant : une personne qui agit pour votre société, qui a le pouvoir de conclure des contrats en son nom et qui l'exerce habituellement. Un agent de statut indépendant qui agit dans le cadre ordinaire de sa propre activité est exclu.

La convention Canada–États-Unis exclut un lieu ou une personne utilisé uniquement pour des activités énumérées, comme l'entreposage de marchandises ou un travail préparatoire ou auxiliaire pour la société. Un vendeur qui négocie et signe des contrats avec les clients augmente le risque davantage qu'un ingénieur qui écrit du code, car le critère de l'agent repose sur le pouvoir de conclure des contrats. La convention Canada–États-Unis comporte aussi un critère pour les services : des services que votre société fournit au Canada pendant 183 jours ou plus au cours d'une période de douze mois peuvent créer un établissement stable, mais seulement si plus de 50 % de ses revenus bruts d'entreprise active proviennent des services d'une seule personne sur place, ou si les services visent un même projet, ou un projet connexe, pour des clients canadiens (convention consolidée, article V(9)). D'autres conventions formulent ces critères autrement, et un pays sans convention avec les États-Unis applique uniquement sa propre loi; rien ici ne décide de la réponse pour un pays en particulier.

Un employeur officiel élimine-t-il le risque d'établissement stable?

Pas à lui seul. Un employeur officiel change la personne qui emploie, pas ce que la personne fait pour votre société. Le critère de l'agent dans la convention vise une personne « agissant au nom de » votre société avec le pouvoir de conclure des contrats en son nom, et non la personne qui signe le chèque de paie. Si la personne signe des contrats avec les clients pour vous, ou travaille depuis un lieu dont votre société dispose, le risque peut subsister. La loi et la pratique du pays étranger décident de la façon dont il traite cette formule, et cela peut varier d'un pays à l'autre.

Quand un entrepreneur indépendant à l'étranger commence-t-il à ressembler à un employé?

La loi du pays étranger décide, selon ses propres critères, si un entrepreneur indépendant qui y travaille est en réalité un employé. S'il requalifie la personne, des charges sociales locales, des cotisations sociales et des droits liés à l'emploi peuvent s'ensuivre, selon les règles de ce pays. Le critère américain du statut du travailleur compte pour les personnes qui travaillent aux États-Unis, ou pour un citoyen ou un résident américain qui serait votre employé; consultez les entrepreneurs indépendants qui peuvent être des employés.

Un entrepreneur indépendant qui travaille uniquement pour vous et signe des contrats au nom de votre société n'est peut-être pas un agent de statut indépendant au sens de la convention : le critère de l'établissement stable décrit plus haut peut donc aussi s'appliquer à lui. Pour les formulaires à recueillir et à produire lorsque vous payez un entrepreneur indépendant à l'étranger, consultez payer des entrepreneurs indépendants à l'étranger.

Qu'ajoute notre propre filiale ou succursale à l'étranger à la déclaration américaine?

Une filiale ajoute des déclarations de renseignements américaines annuelles et une règle de prix; une succursale place l'activité étrangère directement dans votre déclaration.

• Une filiale étrangère (une société aux fins de l'impôt américain) que votre société contrôle fait généralement de votre société un déclarant du formulaire 5471, joint à sa propre déclaration et produit en même temps (instructions du formulaire 5471). L'omission peut coûter 10 000 $ par société étrangère par année. L'argent que votre société verse à la filiale se déclare sur le formulaire 926 lorsque, immédiatement après le transfert, elle détient au moins 10 % de la filiale (instructions du formulaire 926). Si des actionnaires américains en détiennent plus de 50 %, la filiale est une société étrangère contrôlée (SEC) et son bénéfice peut compter dans le revenu testé net des SEC de la société mère, nom que la Public Law 119-21 a donné à ce qu'on appelait le GILTI. Posséder une filiale dans ce pays ne rend pas, à elle seule, votre société américaine imposable dans ce pays (convention Canada–États-Unis, article V(8)). Pour les déclarations annuelles, consultez une société mère américaine d'une société d'exploitation étrangère.
• Une succursale, ou une entité étrangère ignorée comme distincte de votre société, se déclare sur le formulaire 8858 avec l'annexe M pour les opérations avec elle (instructions du formulaire 8858). Ses revenus et ses dépenses sont ceux de votre société, et la convention désigne une succursale comme un établissement stable.

Lorsque la filiale fait du développement pour la société mère, celle-ci lui verse des honoraires de service qui doivent respecter le principe de pleine concurrence selon le 26 CFR 1.482-9. La recherche et le développement figurent sur la liste des activités exclues du règlement : la méthode du coût des services au prix coûtant n'est donc pas disponible; des méthodes comme celle du coût des services majoré fixent le prix avec une marge. Un compte de la société à l'étranger peut aussi exiger une déclaration FBAR; consultez la FBAR pour les comptes de société à l'étranger.

La rémunération du développement de logiciels fait à l'étranger est-elle toujours déductible immédiatement?

Non. Les dépenses de recherche attribuables à de la recherche faite hors des États-Unis sont étalées sur 15 ans, à partir du milieu de l'année d'imposition où elles sont payées (Rev. Proc. 2025-28), et le développement de logiciels compte comme dépense de recherche (26 U.S.C. 174(c)(3)). Il en est ainsi que vous payiez un employeur officiel, un entrepreneur indépendant ou votre propre filiale. La rémunération des postes qui ne relèvent pas de la recherche, comme les ventes ou le soutien à la clientèle, suit les règles ordinaires des dépenses d'entreprise. Pour les équipes mixtes aux États-Unis et à l'étranger et le calcul de la première année, consultez déduire le développement de logiciels fait à l'étranger.

Et si la personne à l'étranger est citoyenne américaine ou titulaire d'une carte verte?

Un citoyen américain ou un titulaire de la carte verte reste imposable aux États-Unis sur sa rémunération mondiale, et la sécurité sociale (Social Security) et Medicare des États-Unis peuvent le suivre à l'étranger. Selon le 26 U.S.C. 3121(b), les services rendus à l'étranger par un citoyen ou un résident américain pour un employeur américain, ce qui comprend une société constituée selon les lois des États-Unis ou d'un État, sont un emploi visé. Lorsque les États-Unis ont un accord de totalisation avec le pays, la personne n'est généralement couverte que là où elle travaille, sauf si elle y est envoyée temporairement; un certificat ou une attestation du pays qui la couvre prouve l'exemption (Publication 54; accords de totalisation de l'IRS).

• Employé directement par votre société américaine : la sécurité sociale (Social Security) et Medicare des États-Unis s'appliquent généralement, sauf si un accord de totalisation attribue la couverture au pays de travail; l'impôt fédéral de chômage (FUTA) s'applique à la rémunération d'un citoyen américain, sauf dans un pays voisin qui a un accord de chômage avec les États-Unis (26 U.S.C. 3306(c)). Vous n'avez pas à retenir l'impôt américain sur la rémunération gagnée à l'étranger s'il est raisonnable de croire que l'employé l'exclura au titre de l'exclusion des revenus gagnés à l'étranger, par exemple après une déclaration signée de l'employé; un citoyen américain peut utiliser le formulaire 673 (Publication 54).
• Employé par votre filiale ou par un employeur officiel : la réponse dépend de la question de savoir si cet employeur est un employeur américain. Une société américaine peut étendre la sécurité sociale (Social Security) des États-Unis aux citoyens et aux résidents américains employés par une société étrangère affiliée, c'est-à-dire une entité dont elle détient au moins 10 % des titres, par une entente prévue à l'article 3121(l) sur le formulaire 2032; une fois conclue, l'entente ne peut pas être résiliée (Publication 54).
• Payé comme entrepreneur indépendant : consultez payer des entrepreneurs indépendants à l'étranger pour une personne américaine qui vit à l'étranger.

Quels registres conserver sur le rôle de la personne et son lieu de travail?

Conservez des registres qui montrent ce que la personne fait, où elle le fait et qui peut engager votre société; ils décident à la fois de la question de l'établissement stable et de la déduction.

Exemple

Ces exemples sont donnés à titre d'illustration; les montants sont en dollars américains.

Un ingénieur en Pologne par un employeur officiel

Une startup américaine paie 90 000 $ à un employeur officiel dans l'année pour un ingénieur qui écrit son logiciel en Pologne. La startup ne produit rien pour l'ingénieur, qui est l'employé du fournisseur. Les factures sont des dépenses de recherche à l'étranger, étalées sur 15 ans à partir du milieu de l'année : environ 3 000 $ déduits la première année et 6 000 $ par année ensuite. Si l'ingénieur écrit seulement du code et ne signe rien pour la startup, le critère de l'agent décrit plus haut, qui repose sur le pouvoir de conclure des contrats, écarte un établissement stable; la question de savoir si la Pologne voit une présence imposable relève de la loi polonaise et de la convention États-Unis–Pologne.

Un responsable des ventes au Canada qui signe des contrats avec les clients

Une startup américaine engage un responsable des ventes au Canada, d'abord comme entrepreneur indépendant, puis par un employeur officiel. Dans les deux cas, le responsable des ventes négocie et signe des contrats avec les clients au nom de la startup. Selon l'article V(5) de la convention Canada–États-Unis, cela peut donner à la startup un établissement stable au Canada : le Canada peut alors imposer le bénéfice qui lui est attribuable. Limiter le responsable des ventes à la recherche de clients pendant que l'équipe américaine signe change les faits que vise le critère de la convention, mais pas l'obligation de production au Canada : solliciter des commandes au Canada par un agent ou un employé compte comme y exploiter une entreprise (Loi de l'impôt sur le revenu, article 253), et une société non-résidente qui exploite une entreprise au Canada produit une déclaration de revenus canadienne des sociétés même lorsque la convention supprime l'impôt (article 150(1)a)).

Votre propre filiale en Inde avec 10 ingénieurs

La filiale indienne d'une startup emploie 10 ingénieurs pour un coût total de 400 000 $. La société mère verse à la filiale des honoraires de service fixés au coût plus une marge, par exemple 432 000 $ avec une marge illustrative de 8 %; la marge n'est pas une référence. La filiale paie l'impôt indien sur son bénéfice, la société mère produit le formulaire 5471 avec sa déclaration et étale les honoraires de 432 000 $ sur 15 ans comme de la recherche faite à l'étranger : environ 14 400 $ déduits la première année.

Votre situation est différente?

• La personne travaille au Canada ou traverse la frontière Canada–États-Unis : consultez embaucher un employé de l'autre côté de la frontière et, pour les options attribuées à du personnel au Canada, les options d'achat d'actions des employés au Canada.
• Quelqu'un à l'étranger signe des contrats ou dirige les ventes pour vous, ou vous possédez une entité étrangère : les questions d'établissement stable et de prix exigent un examen propre au pays avec de l'aide en fiscalité transfrontalière.
• Vous payez des entrepreneurs indépendants à l'étranger : recueillez les bons formulaires avec payer des entrepreneurs indépendants à l'étranger.
• Vous possédez une filiale étrangère : consultez une société mère américaine d'une société d'exploitation étrangère pour le formulaire 5471 et le revenu testé.
• Vos développeurs travaillent aux États-Unis et à l'étranger : consultez déduire le développement de logiciels fait à l'étranger.
• Votre société est canadienne et embauche son premier travailleur aux États-Unis : consultez une entreprise canadienne qui s'étend aux États-Unis.
• Des travailleurs aux États-Unis peuvent être mal classés : consultez les entrepreneurs indépendants qui peuvent être des employés.
• La société détient un compte à l'étranger : consultez la FBAR pour les comptes de société à l'étranger.