Contratar no exterior: empregador de registro ou subsidiária

Empregador de registro, prestador de serviços ou subsidiária: o que cada um significa para os impostos de uma startup dos EUA

Uma startup dos EUA pode contratar alguém no exterior de três maneiras: por um empregador de registro (employer of record), um provedor no exterior que emprega a pessoa e cobra a empresa por fatura; por um prestador de serviços, a quem a empresa paga, ou à empresa dele, pelos serviços; ou por uma entidade própria nesse país. Do lado dos EUA, as três vias seguem uma só regra: o pagamento por desenvolvimento feito no exterior é pesquisa estrangeira e é diluído em 15 anos (Rev. Proc. 2025-28, seção 2.03). As diferenças reais estão em quem emprega a pessoa, em quais formulários dos EUA vêm depois e em se o país estrangeiro pode tributar a sua empresa.

O caso deixa de ser simples quando a pessoa vende ou assina contratos, quando é cidadã dos EUA ou tem green card, quando você tem uma entidade estrangeira ou quando o país é o Canadá e a folha de pagamento cruza a fronteira. Reúna o contrato, uma descrição escrita das funções, o local de trabalho e os dias trabalhados pela pessoa, quem assina os contratos com clientes e todas as faturas ou registros de pagamento.

Uma empresa dos EUA pode contratar um empregado em outro país sem ter uma entidade lá?

A lei tributária dos EUA não impede uma empresa dos EUA de empregar alguém no exterior diretamente; é a lei do outro país que decide se um empregador estrangeiro deve se registrar, reter imposto local e pagar contribuições sociais locais. Do lado dos EUA, o pagamento a um estrangeiro não residente por serviços prestados fora dos EUA não é salário e não está sujeito à retenção dos EUA (Publication 515). O Social Security e o Medicare dos EUA cobrem serviços prestados nos EUA, ou serviços no exterior prestados por um cidadão ou residente dos EUA a um empregador americano (26 U.S.C. 3121(b)); por isso, um estrangeiro que trabalha no exterior em geral fica fora deles.

A contratação direta não evita a questão do estabelecimento permanente abaixo e impõe à sua empresa as obrigações de folha de pagamento locais. Para um empregado no Canadá, veja contratação de um empregado do outro lado da fronteira.

Um único empregado ou prestador de serviços no exterior pode criar um estabelecimento permanente para a nossa startup?

Sim, uma pessoa pode bastar, dependendo do que ela faz. A lei do país estrangeiro, limitada por qualquer tratado de imposto de renda com os EUA, decide se a sua empresa tem presença tributável ali; cada tratado da lista de tratados do IRS tem um artigo sobre estabelecimento permanente. O artigo V do tratado com o Canadá mostra os dois testes habituais (texto do tratado):

1. Um local fixo de negócios por meio do qual a atividade da sua empresa é exercida, no todo ou em parte, como um escritório ou uma filial.
2. Um agente dependente: uma pessoa que atua pela sua empresa, tem autoridade para concluir contratos em nome dela e a exerce com frequência. Fica de fora o agente de condição independente que atua no curso normal da própria atividade.

O tratado com o Canadá exclui um local ou uma pessoa usados apenas para as atividades listadas, como armazenar mercadorias ou fazer trabalho de caráter preparatório ou auxiliar para a empresa. Um vendedor que negocia e assina contratos com clientes aumenta o risco mais do que um engenheiro que escreve código, porque o teste do agente depende da autoridade para contratar. O tratado com o Canadá também tem um teste de serviços: serviços que a sua empresa presta no Canadá por 183 dias ou mais em um período de doze meses podem criar um estabelecimento permanente, mas somente se mais de 50% da receita bruta de atividade empresarial em operação vier dos serviços de uma pessoa ali, ou se os serviços forem para o mesmo projeto ou para um projeto relacionado, para clientes canadenses (tratado consolidado, artigo V(9)). Outros tratados redigem esses testes de modo diferente, e um país sem tratado com os EUA aplica somente a sua própria lei; nada aqui decide a resposta para um país específico.

Um empregador de registro elimina o risco de estabelecimento permanente?

Não, por si só. O empregador de registro muda quem emprega a pessoa, não o que a pessoa faz para a sua empresa. O teste do agente nos tratados considera uma pessoa “atuando em nome de” sua empresa, com autoridade para concluir contratos em nome dela, e não quem assina o contracheque. Se a pessoa assina contratos com clientes por você, ou trabalha em um local à disposição da sua empresa, o risco pode continuar. A lei e a prática do país estrangeiro decidem como ele trata esse arranjo, e isso pode variar de país para país.

Quando um prestador de serviços no exterior passa a parecer um empregado?

A lei do país estrangeiro decide se um prestador de serviços que trabalha ali é, na verdade, um empregado, conforme os próprios testes dessa lei. Se ela reclassificar a pessoa, podem vir imposto sobre a folha local, contribuições sociais e direitos trabalhistas, segundo as regras desse país. O teste de status do trabalhador dos EUA importa para quem trabalha nos EUA, ou para um cidadão ou residente dos EUA que seria seu empregado; veja prestadores de serviços que podem ser empregados.

Um prestador de serviços que trabalha só para você e assina contratos em nome da sua empresa pode não ser um agente de condição independente segundo o tratado, então o teste do estabelecimento permanente acima também pode se aplicar a um prestador de serviços. Para os formulários que você coleta e entrega ao pagar um prestador de serviços no exterior, veja pagamento a prestadores de serviços no exterior.

O que uma subsidiária ou filial própria no exterior acrescenta à declaração dos EUA?

Uma subsidiária acrescenta declarações informativas anuais dos EUA e uma regra de preço; uma filial leva a atividade estrangeira diretamente para a sua declaração.

• Uma subsidiária estrangeira (uma corporação para fins de imposto dos EUA) controlada pela sua empresa em geral faz da sua empresa uma declarante do Form 5471, anexado à própria declaração e com o mesmo vencimento (instruções do Form 5471). Deixar de entregá-lo pode custar $10.000 por corporação estrangeira por ano. O dinheiro que a sua empresa aporta na subsidiária é informado no Form 926 quando, logo após a transferência, ela detém pelo menos 10% da subsidiária (instruções do Form 926). Se acionistas dos EUA detêm mais de 50% dela, a subsidiária é uma corporação estrangeira controlada (CFC), e o lucro dela pode entrar na renda testada líquida de CFC da controladora, nome que a Public Law 119-21 deu ao que se chamava GILTI. Ter uma subsidiária ali não torna, por si só, a sua empresa dos EUA tributável nesse país (tratado com o Canadá, artigo V(8)). Para as declarações anuais, veja uma controladora dos EUA de uma empresa operacional estrangeira.
• Uma filial, ou uma entidade estrangeira desconsiderada como separada da sua empresa, é informada no Form 8858, com o Schedule M para as operações com ela (instruções do Form 8858). A renda e as despesas dela são as da sua empresa, e o tratado lista a filial como estabelecimento permanente.

Quando a subsidiária faz desenvolvimento para a controladora, a controladora lhe paga uma taxa de serviço que deve ter valor de mercado (arm's length) conforme o 26 CFR 1.482-9. Pesquisa e desenvolvimento consta da lista de atividades excluídas da regulamentação, então o método do custo dos serviços, a preço de custo, não está disponível para ela; métodos como o do custo dos serviços mais margem precificam esse serviço com uma margem de lucro. Uma conta da empresa no exterior também pode exigir o FBAR; veja FBAR para contas de empresas no exterior.

O pagamento por desenvolvimento de software feito no exterior ainda é dedutível de imediato?

Não. Os gastos de pesquisa atribuíveis a pesquisa feita fora dos EUA são diluídos em 15 anos, a partir do ponto médio do ano fiscal em que são pagos (Rev. Proc. 2025-28), e o desenvolvimento de software conta como gasto de pesquisa (26 U.S.C. 174(c)(3)). Isso vale se você paga um empregador de registro, um prestador de serviços ou a sua própria subsidiária. O pagamento por funções que não são de pesquisa, como vendas ou atendimento ao cliente, segue as regras comuns de despesa empresarial. Para equipes mistas nos EUA e no exterior e para a conta do primeiro ano, veja dedução do desenvolvimento de software feito no exterior.

E se a pessoa no exterior for cidadã dos EUA ou tiver green card?

Um cidadão dos EUA ou titular de green card continua tributável nos EUA sobre a remuneração mundial, e o Social Security e o Medicare dos EUA podem acompanhá-lo ao exterior. Pelo 26 U.S.C. 3121(b), serviços no exterior prestados por um cidadão ou residente dos EUA a um empregador americano, o que inclui uma corporação constituída pela lei dos EUA ou de um estado, são emprego coberto. Quando os EUA têm um acordo de totalização com o país, a pessoa em geral é coberta somente onde trabalha, a menos que tenha sido enviada para lá temporariamente; um certificado ou declaração do país que cobre a pessoa comprova a isenção (Publication 54; acordos de totalização do IRS).

• Empregada diretamente pela sua empresa dos EUA: o Social Security e o Medicare dos EUA em geral se aplicam, a menos que um acordo de totalização atribua a cobertura ao país de trabalho, e o imposto federal de seguro-desemprego se aplica ao pagamento de um cidadão dos EUA, exceto em um país vizinho que tenha acordo de seguro-desemprego com os EUA (26 U.S.C. 3306(c)). Você não precisa reter imposto de renda dos EUA sobre o pagamento no exterior se for razoável crer que o empregado vai excluí-lo pela exclusão de renda do trabalho no exterior, por exemplo após uma declaração assinada pelo empregado; um cidadão dos EUA pode usar o Form 673 (Publication 54).
• Empregada pela sua subsidiária ou por um empregador de registro: a resposta depende de esse empregador ser ou não um empregador americano. Uma empresa dos EUA pode estender o Social Security dos EUA a cidadãos e residentes dos EUA empregados por uma afiliada estrangeira, entidade em que detenha participação de pelo menos 10%, por acordo conforme a seção 3121(l) no Form 2032; depois de feito, o acordo não pode ser encerrado (Publication 54).
• Paga como prestadora de serviços: veja pagamento a prestadores de serviços no exterior para uma pessoa dos EUA que mora no exterior.

Que registros devemos guardar sobre a função e o local de trabalho da pessoa?

Guarde registros que mostrem o que a pessoa faz, onde faz e quem pode obrigar a sua empresa; eles decidem tanto a questão do estabelecimento permanente quanto a dedução.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos; os valores estão em dólares americanos.

Um engenheiro na Polônia por meio de um empregador de registro

Uma startup dos EUA paga a um empregador de registro US$90.000 no ano por um engenheiro que escreve o software dela na Polônia. A startup não entrega nada pelo engenheiro, que é empregado do provedor. As faturas são gastos de pesquisa estrangeira, diluídos em 15 anos a partir do meio do ano: cerca de US$3.000 deduzidos no primeiro ano e US$6.000 por ano depois disso. Se o engenheiro só escreve código e não assina nada pela startup, um teste do agente como o acima, que depende da autoridade para contratar, aponta para longe de um estabelecimento permanente; se a Polônia vê alguma presença tributável é uma questão da lei polonesa e do tratado entre os EUA e a Polônia.

Um responsável comercial no Canadá que assina contratos com clientes

Uma startup dos EUA contrata um responsável comercial no Canadá, primeiro como prestador de serviços e depois por um empregador de registro. Nos dois casos, ele negocia e assina contratos com clientes em nome da startup. Pelo artigo V(5) do tratado com o Canadá, isso pode dar à startup um estabelecimento permanente no Canadá, e o Canadá pode tributar o lucro atribuível a ele. Limitar o responsável comercial a buscar clientes enquanto a equipe dos EUA assina muda os fatos que o teste do tratado examina, mas não a entrega no Canadá: captar pedidos no Canadá por meio de um agente ou empregado conta como exercer atividade empresarial lá (Income Tax Act, seção 253), e uma corporação não residente que exerce atividade empresarial no Canadá entrega uma declaração de corporação canadense mesmo quando o tratado elimina o imposto (seção 150(1)(a)).

Uma subsidiária própria na Índia com 10 engenheiros

A subsidiária indiana de uma startup emprega 10 engenheiros a um custo total de US$400.000. A controladora paga à subsidiária uma taxa de serviço calculada sobre o custo mais uma margem, por exemplo US$432.000 com uma margem ilustrativa de 8%; a margem não é um parâmetro de referência. A subsidiária paga imposto indiano sobre o lucro, a controladora entrega o Form 5471 com a sua declaração e dilui a taxa de US$432.000 em 15 anos, como pesquisa feita no exterior: cerca de US$14.400 deduzidos no primeiro ano.

E no seu caso?

• A pessoa trabalha no Canadá ou cruza a fronteira entre os EUA e o Canadá: veja contratação de um empregado do outro lado da fronteira e, para opções outorgadas a funcionários no Canadá, opções de ações para empregados no Canadá.
• Alguém no exterior assina contratos ou comanda as vendas por você, ou você tem uma entidade estrangeira: as questões de estabelecimento permanente e de preço pedem uma análise por país com ajuda com impostos entre países.
• Você paga prestadores de serviços no exterior: colete os formulários certos com pagamento a prestadores de serviços no exterior.
• Você tem uma subsidiária estrangeira: veja uma controladora dos EUA de uma empresa operacional estrangeira para o Form 5471 e a renda testada.
• Seus desenvolvedores trabalham nos EUA e no exterior: veja dedução do desenvolvimento de software feito no exterior.
• Sua empresa é canadense e vai contratar o primeiro trabalhador nos EUA: veja uma empresa canadense que se expande para os EUA.
• Trabalhadores nos EUA podem estar classificados incorretamente: veja prestadores de serviços que podem ser empregados.
• A empresa tem uma conta no exterior: veja FBAR para contas de empresas no exterior.