CP05A bei S-Corporation-Eigentümern: EFTPS statt Einbehalt

Was bedeutet ein CP05A, wenn meine S Corporation mich bezahlt?

Ein CP05A bedeutet, dass der IRS (Internal Revenue Service, US-Bundessteuerbehörde) Unterlagen braucht, die das Einkommen und den Einbehalt der US-Bundessteuer in Ihrer Erklärung belegen, bevor er die Erstattung freigibt (IRS: CP05A-Schreiben). Gehört Ihnen die Kapitalgesellschaft, die Sie bezahlt, stehen Sie bei dieser Prüfung auf beiden Seiten: das Form 1040, das Sie eingereicht haben, sowie das W-2 und die Form 941, die Ihre Kapitalgesellschaft eingereicht hat.

Die Regel ist kurz. Die Anrechnung in Ihrem Form 1040 gilt für Einkommensteuer, die tatsächlich von Ihrem Lohn abgezogen wurde (Treas. Reg. 1.31-1), und der IRS sucht sie in W-2 Feld 2. Zahlungen einer S Corporation an einen Officer (Führungskraft) sind insoweit als Arbeitslohn zu behandeln, als sie eine angemessene Vergütung für Leistungen sind (IRS: Vergütung bei S Corporations).

Eine Abweichung, die ein CP05A auslösen kann: Das Form 1040 setzt die EFTPS-Zahlung in der Zeile für den Einbehalt an, aber W-2 Feld 2 ist kleiner. Wo die Zahlung verbucht wurde, entscheidet über den nächsten Schritt. Eine Zahlung unter Ihrer eigenen SSN als Vorauszahlung gehört in die Zeile für Vorauszahlungen und ändert nichts an den Lohnmeldungen. Eine Zahlung unter der EIN der Kapitalgesellschaft oder ein W-2, das Steuer zeigt, die nie vom Lohn abgezogen wurde, erfordert einen Blick auf die Form 941 und das W-2.

Ein Fall ist nicht einfach, wenn:

• das Geld bei EFTPS unter einer anderen Steuerart, EIN, SSN oder Periode einging, als Sie gemeint hatten;
• die Kapitalgesellschaft es von ihrem eigenen Bankkonto gezahlt hat;
• das W-2 oder eine Form 941 einen Einbehalt zeigt, der nie vom Lohn abgezogen wurde;
• Ihr Form 1040 die Zahlung bereits als Einbehalt angesetzt hat;
• das Jahr abgeschlossen ist, was einschränkt, was Form 941-X und Form W-2c noch ändern können.

Welcher dieser Punkte zutrifft, ergibt sich aus der Zahlungshistorie und den Lohnunterlagen, beginnen Sie also dort. Zuerst zusammentragen: die EFTPS-Zahlungshistorie, die Form 941 für alle vier Quartale, das W-2, das Lohnjournal und die Lohnabrechnungen, das Schreiben und das eingereichte Form 1040. Reicht ein Lohnabrechnungsdienst Ihre Form 941 und W-2 ein, fordern Sie dort die vier Erklärungen, das Lohnjournal und den Einzahlungsbericht an. Was ein CP05 oder CP05A allgemein ist, steht in CP05, 4464C und 5071C: Erstattung zur Prüfung oder Identitätsprüfung zurückgehalten.

War meine EFTPS-Zahlung ein Einbehalt oder eine Vorauszahlung?

Das hängt von der Steuerart ab, die bei der Zahlung gewählt wurde, und von der Nummer, unter der sie verbucht wurde. EFTPS nimmt Zahlungen von Einkommensteuer, Lohnsteuer, Vorauszahlungen und Verbrauchsteuern des Bundes an (IRS: EFTPS). Eine einzige Bankabbuchung kann daher an verschiedenen Stellen landen.

Um zu sehen, wohin die Zahlung ging, nutzen Sie die Zahlungshistorien. EFTPS speichert 15 Monate an Historie. Ein Online-Konto für Privatpersonen zeigt bis zu 5 Jahre an Zahlungen, einschließlich Vorauszahlungen (IRS: Ihr Online-Konto). Der bevollmächtigte Vertreter („Designated Official“) einer S Corporation (ein Officer oder geschäftsführendes Mitglied, der aktueller W-2-Arbeitnehmer ist und die Kapitalgesellschaft rechtlich binden kann) hat in einem Business Tax Account vollen Zugriff auf Zahlungshistorie und Transcripts. Ein Aktionär mit einem Schedule K-1 (Gewinnanteilsmitteilung) erhält nur eingeschränkten Zugriff, und nur für die Jahre, für die der IRS ein K-1 gespeichert hat. Das Jahr, das Sie prüfen, ist dabei möglicherweise nicht erfasst (IRS: Business Tax Account). Ein Tax Account Transcript zeigt die Zahlungsarten (IRS: Arten von Transcripts). Zeigen die Unterlagen eine Zahlung, die auf dem falschen Konto verbucht wurde, hat der IRS interne Verfahren, um eine Zahlung nachzuverfolgen und ein Guthaben umzubuchen, auch vom Konto einer Kapitalgesellschaft auf das einer Privatperson, mit der EFT-Nummer von EFTPS als Nachweis (IRM 21.5.8). Das sind interne Bearbeitungsverfahren des IRS, kein Recht, eine gültige Lohnsteuereinzahlung umzuwidmen.

Die Bezeichnung ändert auch den Zeitpunkt. Einbehaltene Steuer gilt grundsätzlich als zu gleichen Teilen an jedem Fälligkeitstermin für Vorauszahlungen gezahlt, solange Sie nichts anderes belegen können. Eine Vorauszahlung zählt dagegen für den Zeitraum, in dem sie geleistet wurde. Eine Vorauszahlung spät im Jahr kann frühere Zeiträume unterdecken und zu einem Strafzuschlag für zu niedrige Zahlung auf Form 2210 führen (IRS: Anleitung zu Form 2210; IRS: Pub. 505).

Was zählt als einbehaltene US-Bundeseinkommensteuer in Feld 2 meines W-2?

Nur Steuer, die tatsächlich von Ihrem Lohn einbehalten wurde. Feld 2 zeigt die gesamte US-Bundeseinkommensteuer, die im Jahr vom Lohn des Arbeitnehmers einbehalten wurde (IRS: Anleitung zu W-2 und W-3). Die Zeile des Form 1040 für auf Form W-2 einbehaltene Steuer (Zeile 25a im neuesten Formular) addiert die Beträge aus Feld 2 (IRS: Anleitung zu Form 1040).

Der Einbehalt wird vom Lohn abgezogen, sobald er ausgezahlt wird. Publication 505 sagt, dass Sie Ihrem Arbeitgeber weder eine Zahlung für den Einbehalt vergangener Lohnzeiträume noch eine Zahlung für Vorauszahlungen übergeben können und dass der Einbehalt mit einem neuen Form W-4 geändert wird (IRS: Pub. 505). Ein später eingezahlter Pauschalbetrag ist keine Steuer, die von früheren Lohnzahlungen abgezogen wurde.

Was gilt, wenn die Kapitalgesellschaft meine Steuer gezahlt, aber nie von meinem Lohn abgezogen hat?

Das betrifft den Fall, dass das Geld auf dem Form-941-Konto der Kapitalgesellschaft ankam; eine Zahlung unter Ihrer eigenen SSN behandelt die Tabelle oben.

Hat die Kapitalgesellschaft Ihnen Arbeitslohn gezahlt und Einkommensteuer, die sie einbehalten musste, nie abgezogen, ist das ein unterlassener Einbehalt nach Section 3402. Zusätzliche Steuer, die Sie freiwillig über das Geforderte hinaus gezahlt haben, ist kein vorgeschriebener Einbehalt. Unterlässt ein Arbeitgeber den Einbehalt, wird aber die eigene Einkommensteuer des Arbeitnehmers auf diesen Lohn später gezahlt, erhebt der IRS dieselbe Steuer nicht vom Arbeitgeber. Strafzuschläge und Zuschläge zur Steuer bleiben bestehen, und der Arbeitgeber muss belegen können, dass die Einkommensteuer gezahlt wurde (26 U.S.C. 3402(d); Treas. Reg. 31.3402(d)-1).

Für diesen Nachweis gibt es beim IRS Formulare. In Form 4669 erklärt der Arbeitnehmer, dass die Zahlungen in einer Erklärung gemeldet und die Steuer gezahlt wurde. Der Arbeitgeber reicht es mit Form 4670 ein, um Entlastung von der Steuer zu beantragen; laut Form 4670 bleiben Strafzuschläge bestehen. Beim Einbehalt der Einkommensteuer verlangt es zudem einen Prüfbericht und, wenn die Steuer gezahlt wurde, eine geänderte Erklärung wie Form 941-X. Ob dieser Weg zu einem Fall passt, ist daher eine fachliche Entscheidung.

Zwei verschiedene Sachverhalte können gleich aussehen. Eine Überschusseinzahlung, die die Kapitalgesellschaft versehentlich geleistet hat, ist keine Steuer, die sie für Sie gezahlt hat. Zahlt die Kapitalgesellschaft aber Einkommensteuer, die Sie schulden, ohne sie von Ihrem Lohn abzuziehen und ohne Erstattung, zählen die Vorschriften den Betrag als zusätzlichen Arbeitslohn (Treas. Reg. 31.3401(a)-1(b)(6)). Die Anleitung zu Form 941-X sagt dasselbe für Steuer, die im Namen eines Arbeitnehmers gezahlt wurde, und verlangt, den Arbeitslohn mit Form 941-X und Form W-2c zu berichtigen. Dass nichts vom Lohn abgezogen wurde, entscheidet daher noch nicht, was Feld 2 zeigen muss.

Das Prüfhandbuch des IRS ergänzt: Einkommensteuer, die nicht einbehalten, aber vom Arbeitgeber nach dem 31. Dezember des Lohnjahres gezahlt wurde, kann in der Erklärung des Arbeitnehmers nicht als Anrechnung für einbehaltene Steuer angesetzt werden. Das ist eine interne Anweisung des IRS, kein verbindliches Recht (IRM 4.23.8.2). Die hier genannten IRS-Anleitungen sagen nicht, wie eine EFTPS-Zahlung zum Jahresende wie in Ihrem Fall einzuordnen ist. Das hängt davon ab, was gezahlt wurde, von wessen Konto, unter welcher Nummer und Steuerart, wann und ob eine Erstattung geschuldet war. Ein Fachmann entscheidet das anhand der Zahlungshistorie.

Wie müssen meine Form 941 und mein W-2 übereinstimmen, und was vergleicht der IRS?

Sie müssen übereinstimmen. Der IRS gleicht die vier vierteljährlichen Form 941 mit den W-2-Beträgen ab, die auf Form W-3 summiert sind: Einbehalt der Einkommensteuer, Social-Security-Löhne, Social-Security-Trinkgelder sowie Medicare-Löhne und -Trinkgelder. Weichen sie ab, können der IRS oder die SSA (Social Security Administration, US-Sozialversicherungsbehörde) den Arbeitgeber kontaktieren (IRS: Anleitung zu Form 941). Manche Abweichungen haben gültige Gründe; der Arbeitgeber bewahrt die Abstimmung auf (IRS: Anleitung zu W-2 und W-3).

Zeile 3 der Form 941 fragt nach einbehaltener oder einzubehaltender Steuer, während Feld 2 nur einbehaltene Steuer zeigen kann. Eine Kapitalgesellschaft, die Steuer nie abgezogen hat, die sie einbehalten musste, kann daher eine Form 941 und ein W-2 haben, die nicht übereinstimmen. Diese Lücke muss erklärt werden (IRS: Anleitung zu Form 941).

Wie korrigiere ich Form 941 und W-2 (Form 941-X und Form W-2c)?

Gehen Sie davon aus, was tatsächlich einbehalten wurde und ob die Kapitalgesellschaft Ihre Steuer als Arbeitslohn getragen hat (oben). Die Lohnunterlagen entscheiden über das W-2, und das W-2 entscheidet über Ihre Anrechnung. Eine Korrektur von Feld 2 ändert die Anrechnung des Einbehalts in Ihrem Form 1040: Hat die eingereichte Erklärung mehr angesetzt, als einbehalten wurde, kann die Erstattung schrumpfen oder eine Nachzahlung entstehen, es sei denn, die Zahlung wird stattdessen in der Zeile für Vorauszahlungen gezeigt, was davon abhängt, wo sie verbucht wurde (Treas. Reg. 1.31-1). Form 941-X korrigiert eine eingereichte Form 941 und wird getrennt von ihr eingereicht. Form W-2c korrigiert ein eingereichtes W-2: Reichen Sie es mit Form W-3c bei der SSA ein und geben Sie dem Arbeitnehmer eine Kopie, beides so bald wie möglich nach Entdeckung des Fehlers. Ein W-2c kann ein passendes Form 941-X erfordern (IRS: Anleitung zu W-2 und W-3; IRS: Pub. 15).

Beide Formulare begrenzen Korrekturen auf einbehaltene Einkommensteuer:

• Form W-2c, Feld 2: nur bei einem Verwaltungsfehler, definiert als ein Betrag in Feld 2, der nicht dem tatsächlich einbehaltenen Betrag entspricht. Nach diesem Wortlaut ist ein Betrag in Feld 2, der nie vom Lohn abgezogen wurde, nicht der tatsächlich einbehaltene Betrag, es sei denn, die Kapitalgesellschaft hat die Steuer als Arbeitslohn getragen (oben) (IRS: Anleitung zu W-2 und W-3).
• Form 941-X, einbehaltene Einkommensteuer: grundsätzlich nur für Fehler, die im selben Kalenderjahr entdeckt werden, in dem der Lohn gezahlt wurde. Für frühere Jahre lässt die Anleitung nur „administrative“ Fehler zu, also solche, bei denen der Betrag in Zeile 3 nicht dem tatsächlich Einbehaltenen entspricht, und warnt dann, dass nur Zahlendreher oder Rechenfehler zählen. Die andere Ausnahme, die Sätze nach Section 3509, gilt, wenn ein Arbeitnehmer als Nichtarbeitnehmer behandelt wurde, und passt nicht zu diesem Fall (IRS: Anleitung zu Form 941-X).

Für ein abgeschlossenes Jahr passen diese beiden Lesarten nicht zusammen, und die Anleitungen gleichen sie nicht ab. Die Vorschriften definieren einen Verwaltungsfehler als einen, der „die ungenaue Meldung des einbehaltenen Betrags betrifft“ (Treas. Reg. 31.6413(a)-2(c)(2)). Davon getrennt kann ein Arbeitgeber, der dem IRS mehr als die korrekt einzubehaltende Einkommensteuer gezahlt hat, eine Erstattung beantragen, nicht aber für Steuer, die er einem Arbeitnehmer abgezogen oder einbehalten hat (Treas. Reg. 31.6414-1). Eine echte Überschusseinzahlung kann unter diese Regel fallen; sie schafft keine Anrechnung für einen Einbehalt in Ihrer Erklärung. Pub. 15 nennt Rechen- und Zahlendreherfehler als Beispiel für einen Verwaltungsfehler; die Anleitung zu Form 941-X sagt, nur diese seien administrativ (IRS: Pub. 15). Welche Korrekturen dann offen sind, hängt von den Tatsachen ab. Form 941-X hat außerdem Fristen: Die Korrektur einer zu hoch gemeldeten Steuer ist innerhalb von 3 Jahre nach Einreichung der Form 941 oder 2 Jahre nach Zahlung der Steuer fällig, je nachdem, was später liegt, und die Korrektur einer zu niedrig gemeldeten Steuer innerhalb von 3 Jahre nach der Einreichung. Eine Form 941, die vor dem 15. April des Folgejahres eingereicht wird, gilt als am 15. April eingereicht (IRS: Anleitung zu Form 941-X). Ein CP05A kommt nach der Einreichung des Form 1040, das Lohnjahr ist also meist beendet, und die Regeln für frühere Jahre gelten. Zur Korrektur einer Lohnabrechnung allgemein siehe Fehler in der Lohnabrechnung: Überzahlten Lohn mit Form 941-X und W-2c korrigieren.

Wie weise ich die Zahlung in meiner persönlichen Erklärung aus?

In der Zeile, die zur Art der Zahlung passt. Auf Ihrem W-2 einbehaltene Steuer gehört in die Zeile für den Einbehalt; von Ihnen geleistete Vorauszahlungen gehören in die gesonderte Zeile für Vorauszahlungen (Zeile 26 im neuesten Formular) (IRS: Anleitung zu Form 1040). Die Anleitung rechnet Zahlungen an, die Sie geleistet haben; sie sagt nicht, wie Sie eine Zahlung ansetzen, die unter der EIN der Kapitalgesellschaft verbucht wurde.

Hat die eingereichte Erklärung die Zahlung bereits als Einbehalt angesetzt, hat Form 1040-X getrennte Zeilen für den Einbehalt und für Vorauszahlungen (Zeilen 12 und 13). Eine Änderung des Einbehalts heißt, die berichtigten W-2 beizufügen (IRS: Anleitung zu Form 1040-X). Ein Form 1040-X auf Papier, das Sie auf ein Schreiben hin senden, geht an die Adresse im Schreiben. Ob Sie zuerst ändern oder zuerst auf das Schreiben antworten, behandelt CP05, 4464C und 5071C: Erstattung zur Prüfung oder Identitätsprüfung zurückgehalten.

Was schicke ich als Antwort auf das CP05A?

Antworten Sie bis zu dem im Schreiben genannten Datum mit Unterlagen, die die tatsächlich einbehaltene Bundessteuer zeigen. Der IRS nennt mindestens 3 Lohnabrechnungen oder Gehaltsabrechnungen, darunter die Jahresabrechnung, oder ein Schreiben des Arbeitgebers auf Firmenbriefpapier, und sagt, dass Sie keine Kopie des W-2 schicken sollen (IRS: CP05A-Schreiben).

Lohnabrechnungen ohne Einbehalt stützen keinen Anspruch auf Anrechnung des Einbehalts. Klären Sie daher vor Ihrer Antwort, in welche Zeile die Zahlung gehört. War die Zahlung eine Vorauszahlung, die Erklärung hat sie aber als Einbehalt angesetzt, stützen die Unterlagen den Ansatz nicht. Das Schreiben nennt ein Antwortdatum, und eine offene Frage zur richtigen Zeile verschiebt es nicht. Ob Sie zuerst ändern oder zuerst antworten, wie Sie die Unterlagen senden und wie lange Sie warten müssen, steht in CP05, 4464C und 5071C: Erstattung zur Prüfung oder Identitätsprüfung zurückgehalten.

Wie zahle ich meine eigene Steuer künftig richtig?

Eine Zahlung zählt so oder so: entweder als Ihre eigene Vorauszahlung unter Ihrer SSN oder als vom Lohn einbehaltene Steuer.

• Vorauszahlungen. Zahlen Sie als Vorauszahlung unter Ihrer eigenen SSN. Der IRS sagt, dass Privatpersonen keine neuen EFTPS-Konten mehr anlegen können (IRS: EFTPS); die anderen Zahlungswege stehen in Vorauszahlungen für Eigentümer einer S Corporation.
• Einbehalt. Geben Sie der Kapitalgesellschaft ein neues Form W-4 mit einem Zusatzbetrag in Step 4(c) für jede Lohnzahlung. Der Arbeitgeber muss es ab dem ersten Lohnzeitraum wirksam werden lassen, der am oder nach dem 30. Tag nach Erhalt endet (IRS: Pub. 505). Die Steuer wird dann vom Lohn abgezogen, erscheint auf den Lohnabrechnungen und in Zeile 3 der Form 941 und steht in W-2 Feld 2.

Wie viel Sie wann zahlen, steht im selben Ratgeber.

Beispiel

Diese Beispiele dienen der Veranschaulichung. Alle Beträge sind in US-Dollar.

Unter der eigenen SSN als Vorauszahlung gezahlt

Eine Eigentümerin einer S Corporation bezieht ein Gehalt von US$90.000, und im Lauf des Jahres werden US$12.000 vom Lohn einbehalten. Im Dezember zahlt sie US$25.000 über EFTPS unter ihrer eigenen SSN als Vorauszahlung. Wurde sie so verbucht, zeigt ihr Form 1040 US$12.000 in der Zeile für den Einbehalt laut W-2 und US$25.000 in der Zeile für Vorauszahlungen, und nichts davon ändert das W-2 oder die Form 941.

Unter der EIN der Kapitalgesellschaft gezahlt, ohne dass etwas einbehalten wurde

Eine Eigentümerin einer S Corporation mit einem Gehalt von US$90.000 und US$12.000 Einbehalt sendet im Dezember US$25.000 unter der EIN der Kapitalgesellschaft als Einzahlung zu Form 941, ohne dass ein Lohn gekürzt wurde. Angenommen, die regulären Lohnsteuern des Quartals wurden gemeldet und vollständig eingezahlt, und die US$25.000 sind eine Überschusseinzahlung, keine für sie gezahlte Steuer. Meldet die Form 941 nur die tatsächlich einbehaltenen US$12.000, übersteigt die zusätzliche Einzahlung die Steuer des Quartals und erscheint als Überzahlung auf der Form 941, und W-2 Feld 2 bleibt bei US$12.000. Zeile 3 meldet die auf den gezahlten Lohn einbehaltene oder einzubehaltende Steuer, nicht das Eingezahlte; eine Zeile 3, die die zusätzlichen US$25.000 enthält, würde nicht zum W-2 passen und müsste erklärt werden. Hat die Kapitalgesellschaft dagegen ihre Steuer gezahlt, ohne sie abzuziehen oder erstattet zu bekommen, sind die US$25.000 zusätzlicher Arbeitslohn, und die Lohnmeldungen ändern sich. Ob es das ist, eine Überschusseinzahlung oder ihre falsch verbuchte Vorauszahlung, entscheidet sich anhand der Zahlungshistorie.

W-2 zeigt keinen Einbehalt, aber die Erklärung setzt ihn an

Bei einer Eigentümerin einer S Corporation zeigt W-2 Feld 2 US$0, ihre Lohnabrechnungen zeigen keinen Einbehalt, und ihr Form 1040 setzt US$25.000 als Einbehalt an. Ein CP05A verlangt Unterlagen, die einbehaltene Steuer belegen, und diese zeigen keine. Ihr nächster Schritt ist, herauszufinden, wo die Zahlung verbucht wurde. Wurde sie unter ihrer SSN als Vorauszahlung verbucht, gehört sie in die Zeile für Vorauszahlungen, nicht in die Zeile für den Einbehalt.

Anders in Ihrem Fall?

• Sie haben ein CP05A oder eine zurückgehaltene Erstattung, und die Zahlung liegt unter der falschen Steuerart, EIN oder SSN, oder Ihr W-2 zeigt einen Einbehalt, der nie vom Lohn abgezogen wurde: Zahlungshistorie und Lohnunterlagen entscheiden, auf welchem Konto das Geld liegt, ob Form 941-X und Form W-2c nötig sind und was dem IRS zu schicken ist. Bringen Sie die EFTPS-Historie, die Form 941, das W-2, das Lohnjournal, das Schreiben und das Form 1040 zur Hilfe bei der Körperschaftsteuer.
• Sie wollen nur wissen, was ein CP05 oder CP05A ist und wie Sie antworten: Siehe CP05, 4464C und 5071C: Erstattung zur Prüfung oder Identitätsprüfung zurückgehalten.
• Sie haben Einzahlungen versäumt, einen Strafzuschlag zu Form 941 erhalten oder sorgen sich um persönliche Haftung: Siehe Rückstand bei der Lohnsteuer: Erklärungen, Strafzuschläge und Haftung und holen Sie sich Hilfe bei der Körperschaftsteuer.
• Lohnjournal, Bankunterlagen und Bücher stimmen nicht darin überein, was gezahlt, einbehalten und eingezahlt wurde: Diese Unterlagen müssen übereinstimmen, bevor eine Korrektur eingereicht wird; siehe Hilfe bei der Buchhaltung.
• Ein Lohnabrechnungsdienst hat die Form 941 eingereicht, und seine Einzahlungen passen nicht zu dem, was Sie gezahlt haben: Siehe Lohnabrechnungsdienst hat Steuern nicht eingezahlt: IRS-Schreiben, was zu tun ist.
• Sie sind unsicher, wie viel Gehalt Sie beziehen sollen: Siehe Gehalt des Eigentümers einer S Corporation: Wie viel und wie frühere Jahre korrigiert werden.
• Eine Lohnabrechnung war falsch oder überzahlt: Siehe Fehler in der Lohnabrechnung: Überzahlten Lohn mit Form 941-X und W-2c korrigieren.
• Für Sie wurde in diesem Jahr keine Lohnabrechnung durchgeführt: Siehe S Corporation ohne Lohnabrechnung: Eigentümergehalt bis Jahresende nachholen.
• Sie müssen Ihre persönlichen Vorauszahlungen einrichten: Siehe Vorauszahlungen für Eigentümer einer S Corporation.