CP05A y corporación S: impuesto pagado por EFTPS

¿Qué significa un CP05A cuando mi corporación S me paga?

Un CP05A significa que el IRS necesita documentos que verifiquen el ingreso y la retención del impuesto federal de su declaración antes de liberar el reembolso (IRS: aviso CP05A). Si usted es propietario de la corporación que le paga, está en ambos lados de esa revisión: el 1040 que usted presentó, y el W-2 y los Forms 941 que presentó su corporación.

La regla es breve. El crédito en su 1040 es por el impuesto sobre la renta que realmente se descontó de su sueldo (Treas. Reg. 1.31-1), y la casilla 2 del W-2 es donde el IRS lo busca. Los pagos que una corporación S hace a un ejecutivo deben tratarse como salarios en la medida en que sean una remuneración razonable por servicios (IRS: remuneración en corporaciones S).

Una discrepancia que puede provocar un CP05A: el 1040 reclama el pago de EFTPS en la línea de retención, pero la casilla 2 del W-2 es menor. El lugar donde se registró el pago decide el siguiente paso. Un pago con su propio SSN como impuesto estimado pertenece a la línea de pagos de impuesto estimado, y nada en él cambia las presentaciones de nómina. Un pago con el EIN de la corporación, o un W-2 que muestra impuesto que nunca se descontó del sueldo, requiere revisar los Forms 941 y el W-2.

Un caso no es sencillo cuando:

• el dinero llegó a EFTPS con un tipo de impuesto, EIN, SSN o período distinto del que usted quería;
• la corporación lo pagó con su propia cuenta bancaria;
• el W-2 o un Form 941 muestra una retención que nunca se descontó del sueldo;
• su 1040 ya reclamó el pago como retención;
• el año está cerrado, lo que limita lo que pueden cambiar los Forms 941-X y W-2c.

Cuál de estos casos aplica se resuelve con el historial de pagos y los registros de nómina, así que empiece por ahí. Reúna primero: el historial de pagos de EFTPS, los Forms 941 de los cuatro trimestres, el W-2, el registro de nómina y los recibos de pago, el aviso y el 1040 presentado. Si un servicio de nómina presenta sus Forms 941 y W-2, pídale las cuatro declaraciones, el registro y su informe de depósitos. Para saber qué es en general un CP05 o un CP05A, vea CP05, 4464C, 5071C: reembolso retenido por revisión o identidad.

¿Mi pago de EFTPS fue una retención o un pago de impuesto estimado?

Depende del tipo de impuesto que se eligió al hacer el pago y del número con el que se registró. EFTPS acepta pagos de impuestos federales sobre la renta, de empleo, estimados y de impuestos especiales (IRS: EFTPS), así que un solo débito bancario puede terminar en lugares distintos.

Para ver adónde fue, use los historiales de pagos. EFTPS conserva 15 meses de historial. Una cuenta en línea individual muestra hasta 5 años de pagos, incluidos los pagos de impuesto estimado (IRS: Your Online Account). El funcionario designado de una corporación S (un ejecutivo o miembro administrador que es empleado actual con W-2 y puede obligar legalmente a la corporación) tiene acceso completo al historial de pagos y a las transcripciones en una Business Tax Account. Un accionista con un Schedule K-1 tiene acceso limitado, solo para los años que el IRS enumera con un K-1 registrado, que pueden no incluir el año que usted revisa (IRS: Business Tax Account). Una transcripción de cuenta de impuestos muestra los tipos de pago (IRS: tipos de transcripciones). Si los registros muestran que un pago se aplicó a la cuenta equivocada, el IRS tiene procedimientos internos para rastrear un pago y transferir un crédito, incluso de la cuenta de una corporación a la de una persona, con el número EFT de EFTPS como prueba (IRM 21.5.8). Estos son procedimientos de procesamiento del IRS, no un derecho a reclasificar un depósito de nómina válido.

La clasificación también cambia el momento. El impuesto retenido generalmente se trata como pagado en partes iguales en cada fecha de vencimiento de pagos estimados, salvo que usted pueda demostrar otra cosa, mientras que un pago de impuesto estimado cuenta para el período en que se hizo. Un pago estimado hecho al final del año puede dejar cortos los períodos anteriores y llevar a una multa por pago insuficiente en el Form 2210 (IRS: instrucciones del Form 2210; IRS: Pub. 505).

¿Qué cuenta como impuesto federal retenido en la casilla 2 de mi W-2?

Solo el impuesto realmente retenido de sus salarios. La casilla 2 muestra el total del impuesto federal sobre la renta retenido de los salarios del empleado durante el año (IRS: instrucciones de los Forms W-2 y W-3). La línea del 1040 para el impuesto retenido en los Forms W-2 (línea 25a en el formulario más reciente) suma los montos de la casilla 2 (IRS: instrucciones del Form 1040).

La retención se descuenta del sueldo a medida que se paga. La Publication 505 dice que usted no puede entregar a su empleador un pago para cubrir la retención de períodos de pago pasados ni un pago de impuesto estimado, y que un cambio en la retención se hace con un nuevo Form W-4 (IRS: Pub. 505). Una suma única enviada después no es impuesto descontado de sueldos pasados.

¿Y si la corporación pagó mi impuesto pero nunca lo descontó de mi sueldo?

Esto aplica cuando el dinero llegó a la cuenta del Form 941 de la corporación; un pago con su propio SSN se explica en la tabla anterior.

Si la corporación le pagó salarios y nunca descontó el impuesto sobre la renta que estaba obligada a retener, eso es una omisión de retener conforme a la sección 3402. El impuesto adicional que usted decidió pagar por encima de lo exigido no es una retención obligatoria. Si un empleador omite retener pero el impuesto sobre la renta del empleado por ese pago se paga después, el IRS no cobra al empleador el mismo impuesto. Las multas y los recargos siguen aplicando, y el empleador debe poder demostrar que el impuesto sobre la renta se pagó (26 U.S.C. 3402(d); Treas. Reg. 31.3402(d)-1).

El IRS tiene formularios para esa demostración. En el Form 4669 el empleado declara que los pagos se informaron en una declaración y que el impuesto se pagó. El empleador lo envía con el Form 4670 para pedir alivio del impuesto; el Form 4670 indica que las multas permanecen. Para la retención del impuesto sobre la renta, también pide un informe de examen y, si el impuesto se pagó, una declaración ajustada como el Form 941-X, así que si esta vía sirve para un caso concreto es una decisión de un profesional.

Dos hechos distintos pueden parecerse. Un depósito excedente que la corporación envió por error no es impuesto que pagó por usted. Pero si la corporación paga el impuesto sobre la renta que le corresponde a usted sin descontarlo de su sueldo ni recibir un reembolso, los reglamentos cuentan ese monto como salarios adicionales (Treas. Reg. 31.3401(a)-1(b)(6)). Las instrucciones del Form 941-X dicen lo mismo del impuesto pagado en nombre de un empleado y piden corregir los salarios en el Form 941-X y el Form W-2c. Por eso, que no se haya descontado del sueldo no resuelve qué debe mostrar la casilla 2.

El manual de examen del IRS añade que el impuesto sobre la renta no retenido pero pagado por el empleador después del 31 de diciembre del año del salario no puede tomarse como crédito por impuesto retenido en la declaración del empleado. Es una guía interna del IRS, no una ley vinculante (IRM 4.23.8.2). Las instrucciones del IRS citadas aquí no dicen cómo se clasifica un pago de EFTPS de fin de año como el suyo. Eso depende de qué se pagó, desde la cuenta de quién, con qué número y tipo de impuesto, cuándo, y si correspondía un reembolso, y un profesional lo decide a partir del historial de pagos.

¿Cómo deben coincidir mis Forms 941 y W-2, y qué compara el IRS?

Deben coincidir. El IRS compara los cuatro Forms 941 trimestrales con los montos de los W-2 totalizados en el Form W-3 para la retención del impuesto sobre la renta, los salarios del Seguro Social, las propinas del Seguro Social, y los salarios y propinas de Medicare. Si difieren, el IRS o la Administración del Seguro Social pueden comunicarse con el empleador (IRS: instrucciones del Form 941). Algunas diferencias tienen motivos válidos; el empleador conserva la conciliación (IRS: instrucciones de los Forms W-2 y W-3).

La línea 3 del Form 941 pide el impuesto retenido o que debió retenerse, mientras que la casilla 2 solo puede mostrar el impuesto retenido. Por eso, una corporación que nunca descontó el impuesto que debía retener puede tener un Form 941 y un W-2 que no coinciden. Esa diferencia es lo que necesita una explicación (IRS: instrucciones del Form 941).

¿Cómo corrijo el 941 y el W-2 (Forms 941-X y W-2c)?

Parta de lo que realmente se retuvo y de si la corporación asumió su impuesto como salarios (arriba); los registros de nómina deciden el W-2, y el W-2 decide su crédito. Corregir la casilla 2 cambia el crédito por retención en su 1040: si la declaración presentada reclamó más de lo que se retuvo, el reembolso puede reducirse o convertirse en un saldo a pagar, a menos que el pago se muestre en la línea de pagos de impuesto estimado, lo que depende de dónde se registró (Treas. Reg. 1.31-1). El Form 941-X corrige un Form 941 ya presentado y se presenta por separado. El Form W-2c corrige un W-2 ya presentado: se presenta ante la Administración del Seguro Social (SSA) con el Form W-3c y se entrega una copia al empleado, ambas cosas lo antes posible después de encontrar el error. Un W-2c puede requerir un Form 941-X correspondiente (IRS: instrucciones de los Forms W-2 y W-3; IRS: Pub. 15).

Los dos formularios limitan las correcciones al impuesto sobre la renta retenido:

• Form W-2c, casilla 2: solo para un error administrativo, definido como un monto de la casilla 2 que no es el monto realmente retenido. Con esa redacción, un monto de la casilla 2 que nunca se descontó del sueldo no es el monto realmente retenido, salvo que la corporación haya asumido el impuesto como salarios (arriba) (IRS: instrucciones de los Forms W-2 y W-3).
• Form 941-X, impuesto sobre la renta retenido: generalmente solo para errores encontrados en el mismo año calendario en que se pagaron los salarios. Para años anteriores, las instrucciones permiten solo errores «administrativos», es decir, que el monto de la línea 3 no sea lo que realmente se retuvo, y luego advierten que solo cuentan los errores de transposición o de cálculo. La otra excepción, las tasas de la sección 3509, aplica cuando a un empleado se le trató como no empleado y no encaja en este caso (IRS: instrucciones del Form 941-X).

Para un año cerrado, esas dos lecturas no coinciden, y las instrucciones no las concilian. Los reglamentos definen un error administrativo como uno que «involucra el informe inexacto del monto retenido» (Treas. Reg. 31.6413(a)-2(c)(2)). Aparte, un empleador que pagó al IRS más que el impuesto sobre la renta correcto que debía retener puede reclamar un reembolso, pero no del impuesto que descontó o retuvo de un empleado (Treas. Reg. 31.6414-1). Un verdadero depósito excedente puede encajar en esa regla; no crea ningún crédito por retención en su declaración. La Pub. 15 da los errores de cálculo y de transposición como ejemplo de error administrativo; las instrucciones del Form 941-X dicen que solo esos son administrativos (IRS: Pub. 15). Qué correcciones están abiertas depende entonces de los hechos. El Form 941-X también tiene plazos: una corrección de impuesto declarado en exceso vence dentro de 3 años después de presentar el Form 941 o de 2 años después de pagar el impuesto, lo que ocurra más tarde, y una corrección de impuesto declarado de menos, dentro de 3 años después de presentarlo. Un Form 941 presentado antes del 15 de abril del año siguiente se considera presentado el 15 de abril (IRS: instrucciones del Form 941-X). Un CP05A llega después de presentar el 1040, así que el año del salario ya suele haber terminado y aplican las reglas de años anteriores. Para corregir una nómina en general, vea Error de nómina: corregir salarios pagados de más, Form 941-X y W-2c.

¿Cómo debe mostrar mi declaración personal el pago?

En la línea que corresponda a lo que fue el pago. El impuesto retenido en su W-2 va en la línea de retención; los pagos de impuesto estimado que usted hizo van en la línea separada de pagos estimados (línea 26 en el formulario más reciente) (IRS: instrucciones del Form 1040). Las instrucciones acreditan los pagos que usted hizo; no dicen cómo reclamar un pago que se registró con el EIN de la corporación.

Si la declaración presentada ya reclamó el pago como retención, el Form 1040-X tiene líneas separadas para la retención y para los pagos de impuesto estimado (líneas 12 y 13). Cambiar la retención implica adjuntar los W-2 corregidos (IRS: instrucciones del Form 1040-X). Un 1040-X en papel enviado en respuesta a un aviso va a la dirección indicada en el aviso. Si conviene enmendar primero o responder primero al aviso se explica en CP05, 4464C, 5071C: reembolso retenido por revisión o identidad.

¿Qué envío en respuesta al CP05A?

Responda a más tardar en la fecha indicada en el aviso con documentos que muestren el impuesto federal realmente retenido. El IRS indica al menos 3 recibos de pago o talones de cheque, incluido el del final del año, o una carta del empleador en papel membretado de la empresa, y pide no enviar una copia del W-2 (IRS: aviso CP05A).

Los recibos de pago sin retención no respaldan un reclamo de retención, así que defina a qué línea pertenece el pago antes de responder. Si el pago fue un pago de impuesto estimado pero la declaración lo reclamó como retención, los documentos no respaldarán el reclamo. El aviso tiene una fecha de respuesta, y una duda sobre a qué línea pertenece el pago no la mueve. Si conviene enmendar primero o responder primero, cómo enviar los documentos y cuánto esperar se explican en CP05, 4464C, 5071C: reembolso retenido por revisión o identidad.

¿Cómo pago correctamente mi propio impuesto de ahora en adelante?

Un pago cuenta de una forma o de la otra: como su propio impuesto estimado con su SSN, o como impuesto retenido de su sueldo.

• Pagos estimados. Pague como impuesto estimado con su propio SSN. El IRS dice que las personas ya no pueden crear cuentas nuevas de EFTPS (IRS: EFTPS); las otras formas de pago están en Impuestos estimados para propietarios de corporaciones S.
• Retención. Entregue a la corporación un nuevo Form W-4 con un monto adicional en el Paso 4(c) para cada cheque de pago. El empleador debe aplicarlo desde el primer período de nómina que termine en o después del día 30 posterior a la fecha en que lo recibe (IRS: Pub. 505). Entonces el impuesto se descuenta del sueldo, aparece en los recibos de pago y en la línea 3 del Form 941, y está en la casilla 2 del W-2.

Cuánto pagar y cuándo se explica en la misma guía.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos. Todos los montos están en dólares estadounidenses.

Pagado con su propio SSN como impuesto estimado

Una propietaria de una corporación S recibe un sueldo de US$90,000 y se le retienen US$12,000 durante el año. En diciembre paga US$25,000 por EFTPS con su propio SSN como pago de impuesto estimado. Si se registró así, su 1040 muestra US$12,000 en la línea de retención del W-2 y US$25,000 en la línea de pagos de impuesto estimado, y nada de eso cambia el W-2 ni el Form 941.

Pagado con el EIN de la corporación sin retención

Una propietaria de una corporación S con un sueldo de US$90,000 y US$12,000 retenidos envía en diciembre US$25,000 con el EIN de la corporación como depósito del Form 941, pero no se redujo ninguna nómina. Suponga que los impuestos de nómina regulares del trimestre se declararon y depositaron por completo, y que los US$25,000 son un depósito excedente, no impuesto pagado por ella. Si el Form 941 declara solo los US$12,000 realmente retenidos, el depósito adicional supera el impuesto del trimestre y aparece como un pago en exceso del Form 941, y la casilla 2 del W-2 sigue en US$12,000. La línea 3 declara el impuesto retenido o que debió retenerse sobre los salarios pagados, no lo que se depositó; una línea 3 que incluya los US$25,000 adicionales no coincidiría con el W-2 y necesitaría una explicación. Si en cambio la corporación pagó el impuesto de ella sin descontarlo ni recibir un reembolso, los US$25,000 son salarios adicionales y las presentaciones de nómina cambian. Si es eso, un depósito excedente o un pago estimado de ella registrado en el lugar equivocado se decide a partir del historial de pagos.

El W-2 no muestra retención pero la declaración la reclama

En el W-2 de una propietaria de una corporación S, la casilla 2 muestra US$0, sus recibos de pago no muestran retención y su 1040 reclama US$25,000 como retención. Un CP05A pide documentos que verifiquen el impuesto retenido, y estos no muestran ninguno. Su siguiente paso es averiguar dónde se registró el pago. Si se registró con su SSN como impuesto estimado, pertenece a la línea de pagos de impuesto estimado, no a la de retención.

¿Su caso es distinto?

• Tiene un CP05A o un reembolso retenido, y el pago está en el tipo de impuesto, el EIN o el SSN equivocado, o su W-2 muestra una retención que nunca se descontó del sueldo: el historial de pagos y los registros de nómina deciden qué cuenta tiene el dinero, si se necesitan los Forms 941-X y W-2c, y qué enviar al IRS. Lleve el historial de EFTPS, los Forms 941, el W-2, el registro de nómina, el aviso y el 1040 a ayuda con impuestos corporativos.
• Solo necesita saber qué es un CP05 o un CP05A y cómo responder: vea CP05, 4464C, 5071C: reembolso retenido por revisión o identidad.
• Omitió depósitos, recibió una multa del Form 941 o le preocupa la responsabilidad personal: vea Atrasos en impuestos de nómina: declaraciones y multas y obtenga ayuda con impuestos corporativos.
• Su registro de nómina, sus registros bancarios y su contabilidad no coinciden en lo que se pagó, retuvo y depositó: esos registros deben coincidir antes de presentar cualquier corrección; vea ayuda con contabilidad.
• Un servicio de nómina presentó los Forms 941 y sus depósitos no coinciden con lo que usted pagó: vea Proveedor de nómina no depositó impuestos: aviso del IRS.
• No sabe cuánto sueldo debe pagarse: vea Sueldo del propietario de una corporación S: monto y años pasados.
• Una nómina salió mal o se pagó de más: vea Error de nómina: corregir salarios pagados de más, Form 941-X y W-2c.
• No se procesó ninguna nómina a su nombre este año: vea Corporación S sin nómina: ponga al día el sueldo del propietario hasta el cierre del año.
• Necesita configurar sus pagos estimados personales: vea Impuestos estimados para propietarios de corporaciones S.