CP05A cho chủ S corporation: thuế nộp qua EFTPS, không khấu trừ

Thông báo CP05A nghĩa là gì khi S corporation của tôi trả lương cho tôi?

Thông báo CP05A nghĩa là IRS cần chứng từ xác minh thu nhập và thuế liên bang đã khấu trừ trên tờ khai của bạn trước khi hoàn thuế (IRS: Thông báo CP05A). Nếu bạn sở hữu công ty trả lương cho mình, bạn nằm ở cả hai phía của việc kiểm tra này: Form 1040 bạn đã nộp, và W-2 cùng các Form 941 mà công ty đã nộp.

Quy tắc ngắn gọn. Tín thuế trên Form 1040 của bạn dành cho thuế thu nhập thực sự đã bị khấu trừ khỏi tiền lương (Treas. Reg. 1.31-1), và IRS tìm khoản đó ở box 2 của W-2. Các khoản S corporation trả cho cán bộ điều hành phải được coi là tiền lương trong phạm vi đó là thù lao hợp lý cho dịch vụ (IRS: Thù lao của S corporation).

Một sự không khớp có thể gây ra thông báo CP05A: Form 1040 khai khoản nộp qua EFTPS ở dòng thuế đã khấu trừ, nhưng box 2 của W-2 nhỏ hơn. Khoản nộp được ghi vào đâu sẽ quyết định bước tiếp theo. Khoản nộp theo SSN của bạn dưới dạng thuế tạm tính thuộc dòng khoản nộp thuế tạm tính, và không làm thay đổi hồ sơ thuế lương. Khoản nộp theo EIN của công ty, hoặc W-2 ghi thuế chưa từng bị khấu trừ khỏi lương, thì cần xem lại các Form 941 và W-2.

Trường hợp không đơn giản khi:

• tiền đã vào EFTPS theo loại thuế, EIN, SSN hoặc kỳ khác với ý định của bạn;
• công ty đã trả từ tài khoản ngân hàng của chính công ty;
• W-2 hoặc Form 941 ghi khoản khấu trừ chưa từng bị trừ khỏi lương;
• Form 1040 của bạn đã khai khoản nộp đó là thuế khấu trừ;
• năm đó đã đóng, làm hạn chế những gì Form 941-X và W-2c có thể sửa.

Trường hợp nào đúng với bạn được xác định từ lịch sử thanh toán và hồ sơ bảng lương, nên hãy bắt đầu từ đó. Hãy chuẩn bị trước: lịch sử thanh toán EFTPS, các Form 941 của cả bốn quý, W-2, sổ lương và bảng lương từng kỳ, thông báo và Form 1040 đã nộp. Nếu dịch vụ bảng lương nộp Form 941 và W-2 cho bạn, hãy xin bốn tờ khai, sổ lương và báo cáo các khoản nộp của họ. Về CP05 hoặc CP05A nói chung, xem CP05, 4464C và 5071C: hoàn thuế bị giữ để xem xét hoặc kiểm tra danh tính.

Khoản nộp EFTPS của tôi là thuế khấu trừ hay thuế tạm tính?

Tùy loại thuế được chọn khi nộp và số mà khoản nộp được ghi theo. EFTPS nhận các khoản nộp thuế liên bang gồm thuế thu nhập, thuế việc làm, thuế tạm tính và thuế tiêu thụ đặc biệt (IRS: EFTPS), nên một lần ghi nợ ngân hàng có thể rơi vào những nơi khác nhau.

Để biết khoản tiền đã đi đâu, hãy dùng lịch sử thanh toán. EFTPS lưu lịch sử trong 15 tháng. Tài khoản trực tuyến của cá nhân hiển thị các khoản thanh toán tối đa 5 năm, gồm cả thuế tạm tính (IRS: Tài khoản trực tuyến của bạn). Người được chỉ định (designated official) của S corporation (cán bộ điều hành hoặc thành viên quản lý là nhân viên W-2 hiện tại và có thể ràng buộc công ty về mặt pháp lý) có toàn quyền truy cập lịch sử thanh toán và bản sao hồ sơ trong Business Tax Account. Cổ đông có Schedule K-1 chỉ được truy cập hạn chế, chỉ cho những năm IRS liệt kê có K-1 trong hồ sơ, và có thể không bao gồm năm bạn đang kiểm tra (IRS: Business Tax Account). Bản sao hồ sơ tài khoản thuế cho thấy loại khoản thanh toán (IRS: Các loại transcript). Nếu hồ sơ cho thấy khoản nộp bị ghi nhầm vào tài khoản khác, IRS có quy trình nội bộ để truy vết khoản nộp và chuyển tín dụng, kể cả từ tài khoản của công ty sang tài khoản của cá nhân, với số EFT của EFTPS làm bằng chứng (IRM 21.5.8). Đây là quy trình xử lý của IRS, không phải quyền để phân loại lại một khoản nộp thuế lương hợp lệ.

Nhãn gắn cho khoản nộp cũng thay đổi cách tính thời điểm. Thuế đã khấu trừ nói chung được coi là đã nộp thành các phần bằng nhau vào mỗi hạn nộp thuế tạm tính, trừ khi bạn chứng minh được điều khác, còn khoản nộp thuế tạm tính được tính cho kỳ mà nó được nộp. Khoản nộp thuế tạm tính vào cuối năm có thể khiến các kỳ trước bị thiếu và dẫn đến tiền phạt nộp thiếu trên Form 2210 (IRS: Hướng dẫn Form 2210; IRS: Pub. 505).

Khoản nào được tính là thuế thu nhập liên bang đã khấu trừ ở box 2 của W-2 của tôi?

Chỉ thuế thực sự đã bị khấu trừ khỏi tiền lương của bạn. Box 2 ghi tổng thuế thu nhập liên bang đã khấu trừ khỏi tiền lương của nhân viên trong năm (IRS: Hướng dẫn W-2 và W-3). Dòng thuế đã khấu trừ trên các Form W-2 của Form 1040 (line 25a trên mẫu mới nhất) cộng các số ở box 2 (IRS: Hướng dẫn Form 1040).

Khấu trừ được lấy từ tiền lương khi trả lương. Publication 505 nêu rằng bạn không thể đưa người sử dụng lao động một khoản tiền để bù khấu trừ cho các kỳ lương đã qua hoặc một khoản thuế tạm tính, và việc thay đổi khấu trừ được thực hiện bằng Form W-4 mới (IRS: Pub. 505). Một khoản gộp gửi vào sau đó không phải thuế đã bị trừ từ các kỳ lương trước.

Nếu công ty đã nộp thuế cho tôi nhưng chưa bao giờ trừ khỏi lương của tôi thì sao?

Phần này áp dụng khi tiền đã vào tài khoản Form 941 của công ty; khoản nộp theo SSN của chính bạn được nêu trong bảng ở trên.

Nếu công ty trả tiền lương cho bạn và chưa bao giờ khấu trừ thuế thu nhập mà công ty bắt buộc phải khấu trừ, đó là việc không khấu trừ theo section 3402. Khoản thuế thêm mà bạn tự chọn nộp ngoài mức bắt buộc không phải là khấu trừ bắt buộc. Nếu người sử dụng lao động không khấu trừ nhưng thuế thu nhập của chính nhân viên trên khoản lương đó sau đó được nộp, IRS không thu cùng khoản thuế đó từ người sử dụng lao động. Tiền phạt và các khoản cộng thêm vào thuế vẫn áp dụng, và người sử dụng lao động phải chứng minh được thuế thu nhập đã được nộp (26 U.S.C. 3402(d); Treas. Reg. 31.3402(d)-1).

IRS có các biểu mẫu để chứng minh điều đó. Trên Form 4669, nhân viên nêu rằng các khoản thanh toán đã được khai trên một tờ khai và thuế đã nộp. Người sử dụng lao động gửi kèm Form 4670 để xin miễn khoản thuế đó; Form 4670 nêu rằng tiền phạt vẫn còn. Đối với khấu trừ thuế thu nhập, biểu mẫu còn yêu cầu báo cáo kiểm tra và, nếu thuế đã nộp, một tờ khai điều chỉnh như Form 941-X, nên việc hướng này có phù hợp với từng trường hợp hay không là quyết định của chuyên gia.

Hai tình huống khác nhau có thể trông giống nhau. Khoản nộp dư mà công ty gửi nhầm không phải là thuế công ty đã nộp thay bạn. Nhưng nếu công ty nộp thuế thu nhập áp lên bạn mà không trừ khỏi lương hoặc không được hoàn lại, các quy định tính khoản đó là tiền lương bổ sung (Treas. Reg. 31.3401(a)-1(b)(6)). Hướng dẫn Form 941-X nêu điều tương tự với thuế nộp thay cho nhân viên và yêu cầu sửa tiền lương trên Form 941-X và Form W-2c. Vì vậy việc không trừ khỏi lương chưa quyết định box 2 nên ghi gì.

Sổ tay kiểm tra của IRS nêu thêm rằng thuế thu nhập không bị khấu trừ nhưng người sử dụng lao động nộp sau ngày 31 tháng 12 của năm trả lương không thể được tính là tín thuế đã khấu trừ trên tờ khai của nhân viên. Đó là hướng dẫn nội bộ của IRS, không phải luật có tính ràng buộc (IRM 4.23.8.2). Các hướng dẫn của IRS được nêu ở đây không nói cách phân loại khoản nộp EFTPS cuối năm thuộc loại của bạn. Điều đó phụ thuộc vào khoản gì đã được nộp, từ tài khoản của ai, theo số và loại thuế nào, khi nào, và có phải hoàn lại hay không, và chuyên gia quyết định từ lịch sử thanh toán.

Form 941 và W-2 của tôi phải khớp nhau thế nào, và IRS so sánh những gì?

Chúng phải khớp nhau. IRS đối chiếu bốn Form 941 theo quý với tổng các số W-2 trên Form W-3 về khấu trừ thuế thu nhập, tiền lương chịu thuế An sinh Xã hội, tiền boa chịu thuế An sinh Xã hội, và tiền lương và tiền boa chịu thuế Medicare. Nếu khác nhau, IRS hoặc Cơ quan An sinh Xã hội Hoa Kỳ có thể liên hệ người sử dụng lao động (IRS: Hướng dẫn Form 941). Một số chênh lệch có lý do chính đáng; người sử dụng lao động giữ bản đối chiếu (IRS: Hướng dẫn W-2 và W-3).

Line 3 của Form 941 hỏi thuế đã khấu trừ hoặc bắt buộc phải khấu trừ, còn box 2 chỉ có thể ghi thuế đã khấu trừ. Do đó một công ty chưa bao giờ trừ khoản thuế mà công ty bắt buộc phải khấu trừ có thể có Form 941 và W-2 không khớp nhau. Chính khoảng chênh đó cần được giải thích (IRS: Hướng dẫn Form 941).

Sửa Form 941 và W-2 như thế nào (Form 941-X và W-2c)?

Bắt đầu từ số thực sự đã khấu trừ và việc công ty có gánh thuế của bạn như tiền lương hay không (ở trên); hồ sơ bảng lương quyết định W-2, và W-2 quyết định tín thuế của bạn. Sửa box 2 làm thay đổi tín thuế khấu trừ trên Form 1040: nếu tờ khai đã nộp khai nhiều hơn số đã khấu trừ, khoản hoàn thuế có thể giảm hoặc thành số thuế còn nợ, trừ khi khoản nộp được ghi ở dòng khoản nộp thuế tạm tính, điều này tùy khoản nộp được ghi ở đâu (Treas. Reg. 1.31-1). Form 941-X sửa Form 941 đã nộp và được nộp riêng. Form W-2c sửa W-2 đã nộp: nộp cho SSA trên Form W-3c và đưa nhân viên một bản, cả hai càng sớm càng tốt sau khi phát hiện lỗi. W-2c có thể đòi hỏi Form 941-X tương ứng (IRS: Hướng dẫn W-2 và W-3; IRS: Pub. 15).

Hai biểu mẫu chỉ cho phép sửa phần thuế thu nhập đã khấu trừ:

• Form W-2c, box 2: chỉ cho lỗi hành chính, được định nghĩa là số ở box 2 không phải số thực sự đã khấu trừ. Theo cách diễn đạt đó, số ở box 2 chưa từng bị trừ khỏi lương không phải số thực sự đã khấu trừ, trừ khi công ty gánh thuế như tiền lương (ở trên) (IRS: Hướng dẫn W-2 và W-3).
• Form 941-X, thuế thu nhập đã khấu trừ: nói chung chỉ cho lỗi phát hiện trong cùng năm dương lịch trả lương. Với các năm trước, hướng dẫn chỉ cho phép lỗi "hành chính", nghĩa là số ở line 3 không phải số thực sự đã khấu trừ, và sau đó lưu ý rằng chỉ lỗi đảo số hoặc lỗi tính toán được tính. Ngoại lệ còn lại, thuế suất section 3509, áp dụng khi nhân viên bị coi là không phải nhân viên và không phù hợp với trường hợp này (IRS: Hướng dẫn Form 941-X).

Với năm đã đóng, hai cách đọc này không khớp nhau, và hướng dẫn không dung hòa chúng. Quy định định nghĩa lỗi hành chính là lỗi "liên quan đến việc khai không chính xác số tiền đã khấu trừ" (Treas. Reg. 31.6413(a)-2(c)(2)). Một quy định riêng cho phép người sử dụng lao động đã nộp cho IRS nhiều hơn thuế thu nhập đúng phải khấu trừ xin hoàn lại, nhưng không áp dụng cho thuế đã trừ hoặc khấu trừ từ nhân viên (Treas. Reg. 31.6414-1). Khoản nộp dư thực sự có thể phù hợp với quy tắc này; nó không tạo tín thuế khấu trừ trên tờ khai của bạn. Pub. 15 nêu lỗi tính toán và đảo số là ví dụ về lỗi hành chính; hướng dẫn Form 941-X nói chỉ những lỗi đó mới là hành chính (IRS: Pub. 15). Khi đó việc sửa nào còn mở tùy thuộc vào sự việc. Form 941-X cũng có thời hạn: việc sửa thuế khai thừa đến hạn trong vòng 3 năm sau khi nộp Form 941 hoặc 2 năm sau khi nộp thuế, tùy mốc nào muộn hơn, và việc sửa thuế khai thiếu trong vòng 3 năm sau khi nộp. Form 941 nộp trước ngày 15 tháng 4 của năm sau được coi là nộp vào ngày 15 tháng 4 (IRS: Hướng dẫn Form 941-X). Thông báo CP05A đến sau khi Form 1040 được nộp, nên năm tiền lương thường đã kết thúc và áp dụng quy tắc cho các năm trước. Về việc sửa một kỳ lương nói chung, xem Lỗi bảng lương: sửa tiền lương trả thừa, Form 941-X và W-2c.

Tờ khai cá nhân của tôi nên ghi khoản nộp như thế nào?

Ở dòng khớp với bản chất của khoản nộp. Thuế khấu trừ trên W-2 của bạn ghi ở dòng thuế khấu trừ; các khoản thuế tạm tính bạn đã nộp ghi ở dòng riêng cho khoản nộp thuế tạm tính (line 26 trên mẫu mới nhất) (IRS: Hướng dẫn Form 1040). Hướng dẫn tính tín thuế cho các khoản bạn đã nộp; hướng dẫn không nói cách khai một khoản nộp được ghi theo EIN của công ty.

Nếu tờ khai đã nộp đã khai khoản nộp là thuế khấu trừ, Form 1040-X có các dòng riêng cho thuế khấu trừ và cho khoản nộp thuế tạm tính (lines 12 và 13). Thay đổi thuế khấu trừ nghĩa là phải đính kèm các W-2 đã sửa (IRS: Hướng dẫn Form 1040-X). Form 1040-X giấy gửi để trả lời thông báo được gửi đến địa chỉ trong thông báo. Nên điều chỉnh tờ khai trước hay trả lời thông báo trước được nêu trong CP05, 4464C và 5071C: hoàn thuế bị giữ để xem xét hoặc kiểm tra danh tính.

Tôi gửi gì để trả lời thông báo CP05A?

Hãy trả lời chậm nhất vào ngày ghi trên thông báo, kèm chứng từ cho thấy thuế liên bang thực sự đã khấu trừ. IRS liệt kê ít nhất 3 bảng lương (pay statement) hoặc cuống phiếu lương, gồm bảng cuối năm, hoặc thư của người sử dụng lao động trên giấy tiêu đề của công ty, và nói không gửi bản sao W-2 (IRS: Thông báo CP05A).

Bảng lương không có khấu trừ không chứng minh được yêu cầu về thuế khấu trừ, nên hãy xác định khoản nộp thuộc dòng nào trước khi trả lời. Nếu khoản nộp là thuế tạm tính nhưng tờ khai khai là thuế khấu trừ, chứng từ sẽ không chứng minh được yêu cầu đó. Thông báo có ngày trả lời, và câu hỏi về khoản nộp thuộc dòng nào không làm dời ngày đó. Nên sửa trước hay trả lời trước, cách gửi chứng từ và chờ bao lâu có trong CP05, 4464C và 5071C: hoàn thuế bị giữ để xem xét hoặc kiểm tra danh tính.

Từ nay tôi nộp thuế của chính mình đúng cách như thế nào?

Một khoản nộp được tính theo một trong hai cách: là thuế tạm tính của chính bạn theo SSN, hoặc là thuế khấu trừ khỏi tiền lương.

• Khoản nộp thuế tạm tính. Nộp như thuế tạm tính theo SSN của chính bạn. IRS nêu rằng cá nhân không thể tạo tài khoản EFTPS mới nữa (IRS: EFTPS); các cách nộp khác có trong Thuế tạm tính cho chủ S corporation.
• Khấu trừ. Đưa công ty Form W-4 mới có thêm một khoản ở Step 4(c) cho mỗi kỳ lương. Người sử dụng lao động phải áp dụng chậm nhất vào kỳ lương đầu tiên kết thúc vào hoặc sau ngày thứ 30 kể từ khi nhận (IRS: Pub. 505). Thuế khi đó được trừ khỏi lương, xuất hiện trên bảng lương và line 3 của Form 941, và nằm trong box 2 của W-2.

Số tiền nộp và thời điểm nộp có trong cùng hướng dẫn đó.

Ví dụ

Các ví dụ chỉ để minh họa. Mọi số tiền đều bằng đô la Hoa Kỳ.

Nộp theo SSN của chính chủ sở hữu dưới dạng thuế tạm tính

Một chủ S corporation nhận lương US$90.000 và có US$12.000 bị khấu trừ khỏi lương trong năm. Vào tháng 12, chủ sở hữu nộp US$25.000 qua EFTPS theo SSN của chính mình như một khoản thuế tạm tính. Nếu khoản nộp được ghi như vậy, Form 1040 của chủ sở hữu ghi US$12.000 ở dòng thuế khấu trừ theo W-2 và US$25.000 ở dòng khoản nộp thuế tạm tính, và không có gì trong đó thay đổi W-2 hay Form 941.

Nộp theo EIN của công ty và không khấu trừ khoản nào

Một chủ S corporation có lương US$90.000 và US$12.000 bị khấu trừ nộp US$25.000 vào tháng 12 theo EIN của công ty như một khoản nộp Form 941, nhưng không khoản lương nào bị giảm. Giả sử thuế lương thông thường của quý đã được khai và nộp đủ, và US$25.000 là khoản nộp dư, không phải thuế nộp cho chủ sở hữu. Nếu Form 941 chỉ khai US$12.000 thực sự đã khấu trừ, khoản nộp thêm vượt thuế của quý và hiện ra như khoản nộp thừa trên Form 941, còn box 2 của W-2 vẫn là US$12.000. Line 3 khai thuế đã khấu trừ hoặc bắt buộc phải khấu trừ trên tiền lương đã trả, không phải số đã nộp; line 3 gồm cả US$25.000 thêm sẽ không khớp với W-2 và cần được giải thích. Nếu thay vào đó công ty nộp thuế của chủ sở hữu mà không trừ khỏi lương hoặc không được hoàn lại, US$25.000 là tiền lương bổ sung và hồ sơ thuế lương thay đổi. Đó là khoản này, khoản nộp dư, hay khoản thuế tạm tính của chủ sở hữu bị ghi nhầm, được quyết định từ lịch sử thanh toán.

W-2 không ghi khấu trừ nhưng tờ khai khai có

Box 2 của W-2 của một chủ S corporation ghi US$0, bảng lương không có khấu trừ, và Form 1040 của chủ sở hữu khai US$25.000 là thuế khấu trừ. Thông báo CP05A yêu cầu chứng từ xác minh thuế đã khấu trừ, và các chứng từ này không cho thấy khoản nào. Bước tiếp theo là tìm xem khoản nộp được ghi vào đâu. Nếu được ghi theo SSN của chủ sở hữu dưới dạng thuế tạm tính, nó thuộc dòng khoản nộp thuế tạm tính, không phải dòng thuế khấu trừ.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Bạn có thông báo CP05A hoặc khoản hoàn thuế bị giữ, và khoản nộp nằm sai loại thuế, EIN hoặc SSN, hoặc W-2 của bạn ghi khấu trừ chưa từng bị trừ khỏi lương: lịch sử thanh toán và hồ sơ bảng lương quyết định tài khoản nào đang giữ tiền, có cần Form 941-X và W-2c hay không, và gửi gì cho IRS. Mang lịch sử EFTPS, các Form 941, W-2, sổ lương, thông báo và Form 1040 đến hỗ trợ thuế công ty.
• Bạn chỉ cần biết CP05 hoặc CP05A là gì và trả lời ra sao: xem CP05, 4464C và 5071C: hoàn thuế bị giữ để xem xét hoặc kiểm tra danh tính.
• Bạn bỏ lỡ khoản nộp thuế, nhận tiền phạt Form 941, hoặc lo về trách nhiệm cá nhân: xem Chậm nộp thuế lương: tờ khai, tiền phạt và trách nhiệm và nhận hỗ trợ thuế công ty.
• Sổ lương, hồ sơ ngân hàng và sổ sách của bạn không khớp về số đã trả, đã khấu trừ và đã nộp: các hồ sơ đó phải khớp nhau trước khi nộp bất kỳ bản sửa nào; xem hỗ trợ ghi sổ kế toán.
• Dịch vụ bảng lương đã nộp Form 941 và các khoản nộp của họ không khớp với số bạn đã trả: xem Nhà cung cấp bảng lương không nộp thuế: thông báo của IRS, cần làm gì.
• Bạn không chắc nên nhận bao nhiêu tiền lương: xem Tiền lương của chủ S corporation: bao nhiêu và cách sửa các năm trước.
• Kỳ lương bị sai hoặc trả thừa: xem Lỗi bảng lương: sửa tiền lương trả thừa, Form 941-X và W-2c.
• Năm nay chưa có bảng lương nào chạy cho bạn: xem S corporation chưa từng chạy bảng lương: bổ sung tiền lương của chủ sở hữu trước cuối năm.
• Bạn cần thiết lập thuế tạm tính cá nhân: xem Thuế tạm tính cho chủ S corporation.