Avis CP05A : impôt payé par EFTPS, non retenu, société de type S

Que signifie un avis CP05A quand ma société de type S me verse un salaire?

Un avis CP05A signifie que l'IRS a besoin de documents qui vérifient le revenu et la retenue d'impôt fédéral déclarés sur votre déclaration avant de libérer le remboursement (IRS : avis CP05A). Si vous détenez la société qui vous paie, vous êtes des deux côtés de cette vérification : le formulaire 1040 que vous avez produit, ainsi que le W-2 et les formulaires 941 que votre société a produits.

La règle est courte. Le crédit sur votre formulaire 1040 vise l'impôt sur le revenu réellement prélevé sur votre paie (Treas. Reg. 1.31-1), et la case 2 du W-2 est l'endroit où l'IRS le cherche. Les paiements qu'une société de type S verse à un dirigeant doivent être traités comme des salaires dans la mesure où ils constituent une rémunération raisonnable pour des services (IRS : questions de rémunération et d'assurance maladie dans les sociétés de type S).

Un écart qui peut déclencher un avis CP05A : le formulaire 1040 réclame le paiement EFTPS à la ligne des retenues, mais la case 2 du W-2 est plus petite. L'endroit où le paiement a été imputé détermine la suite. Un paiement sous votre propre SSN à titre d'impôt estimatif va à la ligne des paiements estimatifs, et rien dans les déclarations de paie ne change. Un paiement sous l'EIN de la société, ou un W-2 qui indique un impôt qui n'a jamais été prélevé sur la paie, exige un examen des formulaires 941 et du W-2.

Un cas n'est pas simple quand :

• l'argent est allé à EFTPS sous un autre type d'impôt, un autre EIN, un autre SSN ou une autre période que prévu;
• la société l'a payé à partir de son propre compte bancaire;
• le W-2 ou un formulaire 941 indique une retenue qui n'a jamais été prélevée sur la paie;
• votre formulaire 1040 a déjà réclamé le paiement comme retenue;
• l'année est close, ce qui limite ce que les formulaires 941-X et W-2c peuvent modifier.

L'historique des paiements et les registres de paie permettent de déterminer lequel de ces cas s'applique; commencez donc par là. Rassemblez d'abord : l'historique des paiements EFTPS, les formulaires 941 des quatre trimestres, le W-2, le registre de paie et les relevés de paie, l'avis et le formulaire 1040 produit. Si un service de paie produit vos formulaires 941 et votre W-2, demandez-lui les quatre déclarations, le registre et son rapport de dépôts. Pour savoir ce qu'est un avis CP05 ou CP05A en général, voir CP05, 4464C, 5071C : remboursement retenu pour examen ou identité.

Mon paiement EFTPS était-il une retenue ou un paiement d'impôt estimatif?

Cela dépend du type d'impôt choisi au moment du paiement et du numéro sous lequel il a été imputé. EFTPS accepte les paiements d'impôt fédéral sur le revenu, sur l'emploi, estimatif et d'accise (IRS : EFTPS, système électronique de paiement de l'impôt fédéral); un seul prélèvement bancaire peut donc aboutir à différents endroits.

Pour voir où l'argent est allé, utilisez les historiques de paiements. EFTPS conserve 15 mois d'historique. Un compte en ligne de particulier affiche jusqu'à 5 ans de paiements, y compris les paiements d'impôt estimatif (IRS : votre compte en ligne (Your Online Account)). Le représentant désigné d'une société de type S (un dirigeant ou un membre-gérant qui est un employé W-2 actuel et peut engager légalement la société) a un accès complet à l'historique des paiements et aux relevés dans un compte fiscal d'entreprise (Business Tax Account). Un actionnaire qui détient une annexe K-1 a un accès limité, seulement pour les années que l'IRS énumère avec une K-1 au dossier, ce qui peut ne pas couvrir l'année que vous vérifiez (IRS : compte fiscal d'entreprise (Business Tax Account)). Un relevé de compte d'impôt indique les types de paiements (IRS : types de relevés). Si les registres montrent qu'un paiement a été imputé au mauvais compte, l'IRS a des procédures internes pour retracer un paiement et transférer un crédit, y compris du compte d'une société à celui d'un particulier, avec le numéro EFT d'EFTPS comme preuve (IRM 21.5.8). Ce sont des procédures de traitement de l'IRS, et non un droit de reclasser un dépôt de paie valide.

L'étiquette change aussi le calendrier. L'impôt retenu est généralement traité comme payé en parts égales à chaque date d'échéance des paiements estimatifs, sauf si vous pouvez démontrer le contraire, alors qu'un paiement estimatif compte pour la période où il a été fait. Un paiement estimatif fait tard dans l'année peut laisser les périodes précédentes insuffisantes et entraîner une pénalité pour insuffisance de versements sur le formulaire 2210 (IRS : instructions du formulaire 2210; IRS : Pub. 505).

Qu'est-ce qui compte comme impôt fédéral retenu à la case 2 de mon W-2?

Seulement l'impôt réellement retenu sur vos salaires. La case 2 indique le total de l'impôt fédéral sur le revenu retenu sur les salaires de l'employé pour l'année (IRS : instructions des formulaires W-2 et W-3). La ligne du formulaire 1040 pour l'impôt retenu sur les formulaires W-2 (ligne 25a du dernier formulaire) additionne les montants de la case 2 (IRS : instructions du formulaire 1040).

La retenue est prélevée sur la paie au moment où elle est versée. La Publication 505 indique que vous ne pouvez pas donner à votre employeur un paiement pour couvrir la retenue de périodes de paie passées ni un paiement d'impôt estimatif, et qu'un changement de retenue se fait au moyen d'un nouveau formulaire W-4 (IRS : Pub. 505). Une somme forfaitaire envoyée plus tard n'est pas de l'impôt prélevé sur des chèques de paie passés.

Et si la société a payé mon impôt sans jamais le prélever sur ma paie?

Cela vaut quand l'argent est arrivé au compte du formulaire 941 de la société; un paiement sous votre propre SSN est traité dans le tableau ci-dessus.

Si la société vous a versé des salaires sans jamais déduire l'impôt sur le revenu qu'elle devait retenir, il s'agit d'un défaut de retenir au sens de l'article 3402. L'impôt supplémentaire que vous avez choisi de payer en plus de ce qui était exigé n'est pas une retenue exigée. Si un employeur omet de retenir mais que l'impôt sur le revenu de l'employé sur cette paie est payé plus tard, l'IRS ne perçoit pas le même impôt auprès de l'employeur. Les pénalités et les majorations d'impôt s'appliquent tout de même, et l'employeur doit pouvoir démontrer que l'impôt sur le revenu a été payé (26 U.S.C. 3402(d); Treas. Reg. 31.3402(d)-1).

L'IRS a des formulaires pour cette démonstration. Sur le formulaire 4669, l'employé atteste que les paiements ont été déclarés sur une déclaration et que l'impôt a été payé. L'employeur l'envoie avec le formulaire 4670 pour demander un allègement de l'impôt; le formulaire 4670 précise que les pénalités demeurent. Pour la retenue d'impôt sur le revenu, il exige aussi un rapport d'examen et, si l'impôt a été payé, une déclaration modifiée comme le formulaire 941-X; savoir si cette voie convient à un cas donné relève donc d'un professionnel.

Deux situations différentes peuvent se ressembler. Un dépôt excédentaire que la société a envoyé par erreur n'est pas de l'impôt qu'elle a payé pour vous. Mais si la société paie l'impôt sur le revenu qui vous est imposé sans le déduire de votre paie ni être remboursée, les règlements comptent le montant comme un salaire additionnel (Treas. Reg. 31.3401(a)-1(b)(6)). Les instructions du formulaire 941-X disent la même chose de l'impôt payé au nom d'un employé et demandent de corriger les salaires sur le formulaire 941-X et le formulaire W-2c. Ne pas prélever l'impôt sur la paie ne règle donc pas ce que la case 2 devrait indiquer.

Le manuel d'examen de l'IRS ajoute que l'impôt sur le revenu non retenu mais payé par l'employeur après le 31 décembre de l'année des salaires ne peut pas être pris comme crédit pour l'impôt retenu sur la déclaration de l'employé. Il s'agit de directives internes de l'IRS, et non d'une loi contraignante (IRM 4.23.8.2). Les instructions de l'IRS citées ici n'indiquent pas comment un paiement EFTPS de fin d'année comme le vôtre est classé. Cela dépend de ce qui a été payé, du compte d'où il provient, du numéro et du type d'impôt utilisés, du moment, et du fait qu'un remboursement était dû; un professionnel en décide à partir de l'historique des paiements.

Comment mes formulaires 941 et mon W-2 doivent-ils concorder, et que compare l'IRS?

Ils doivent concorder. L'IRS compare les quatre formulaires 941 trimestriels avec les montants des W-2 totalisés sur le formulaire W-3 pour la retenue d'impôt sur le revenu, les salaires de sécurité sociale, les pourboires de sécurité sociale, ainsi que les salaires et pourboires Medicare. S'ils diffèrent, l'IRS ou la Social Security Administration (SSA) peut communiquer avec l'employeur (IRS : instructions du formulaire 941). Certains écarts ont des raisons valides; l'employeur conserve le rapprochement (IRS : instructions des formulaires W-2 et W-3).

La ligne 3 du formulaire 941 demande l'impôt retenu ou qu'il fallait retenir, alors que la case 2 ne peut indiquer que l'impôt retenu. Une société qui n'a jamais prélevé l'impôt qu'elle devait retenir peut donc avoir un formulaire 941 et un W-2 qui ne concordent pas. C'est cet écart qui doit être expliqué (IRS : instructions du formulaire 941).

Comment corriger le formulaire 941 et le W-2 (formulaires 941-X et W-2c)?

Partez de ce qui a réellement été retenu et de la question de savoir si la société a assumé votre impôt comme salaire (ci-dessus); les registres de paie déterminent le W-2, et le W-2 détermine votre crédit. Corriger la case 2 modifie le crédit de retenue sur votre formulaire 1040 : si la déclaration produite réclamait plus que ce qui a été retenu, le remboursement peut diminuer ou devenir un solde dû, à moins que le paiement ne soit plutôt inscrit à la ligne des paiements estimatifs, ce qui dépend de l'endroit où il a été imputé (Treas. Reg. 1.31-1). Le formulaire 941-X corrige un formulaire 941 produit et se produit séparément de celui-ci. Le formulaire W-2c corrige un W-2 produit : produisez-le auprès de la SSA avec le formulaire W-3c et remettez-en une copie à l'employé, les deux dès que possible après la découverte de l'erreur. Un W-2c peut exiger un formulaire 941-X correspondant (IRS : instructions des formulaires W-2 et W-3; IRS : Pub. 15).

Les deux formulaires limitent les corrections à l'impôt sur le revenu retenu :

• Formulaire W-2c, case 2 : seulement pour une erreur administrative, définie comme un montant à la case 2 qui n'est pas le montant réellement retenu. Selon ce libellé, un montant à la case 2 qui n'a jamais été prélevé sur la paie n'est pas le montant réellement retenu, sauf si la société a assumé l'impôt comme salaire (ci-dessus) (IRS : instructions des formulaires W-2 et W-3).
• Formulaire 941-X, impôt sur le revenu retenu : généralement seulement pour les erreurs découvertes dans la même année civile que le versement des salaires. Pour les années antérieures, les instructions n'autorisent que les erreurs « administratives », c'est-à-dire que le montant de la ligne 3 n'est pas ce qui a réellement été retenu, puis précisent que seules les erreurs de transposition ou de calcul comptent. L'autre exception, les taux de l'article 3509, s'applique quand un employé a été traité comme un non-employé et ne convient pas à ce cas (IRS : instructions du formulaire 941-X).

Pour une année close, ces deux lectures ne concordent pas, et les instructions ne les concilient pas. Les règlements définissent l'erreur administrative comme une erreur « touchant la déclaration inexacte du montant retenu » (Treas. Reg. 31.6413(a)-2(c)(2)). Par ailleurs, un employeur qui a versé à l'IRS plus que le bon montant d'impôt sur le revenu qu'il devait retenir peut demander un remboursement, mais pas pour l'impôt qu'il a déduit ou retenu sur un employé (Treas. Reg. 31.6414-1). Un véritable dépôt excédentaire peut relever de cette règle; il ne crée aucun crédit de retenue sur votre déclaration. La Pub. 15 donne les erreurs de calcul et de transposition comme exemple d'erreur administrative; les instructions du formulaire 941-X disent que seules celles-ci sont administratives (IRS : Pub. 15). Les corrections possibles dépendent alors des faits. Le formulaire 941-X a aussi des délais : une correction d'impôt déclaré en trop doit être produite dans les 3 ans suivant la production du formulaire 941 ou dans les 2 ans suivant le paiement de l'impôt, selon la plus tardive de ces dates, et une correction d'impôt déclaré en moins dans les 3 ans suivant la production. Un formulaire 941 produit avant le 15 avril de l'année suivante est réputé produit le 15 avril (IRS : instructions du formulaire 941-X). Un avis CP05A arrive après la production du formulaire 1040; l'année des salaires est donc généralement terminée et les règles des années antérieures s'appliquent. Pour la correction d'une paie en général, voir Erreur de paie : corriger un salaire versé en trop, formulaires 941-X et W-2c.

Comment ma déclaration personnelle doit-elle présenter le paiement?

À la ligne qui correspond à la nature du paiement. L'impôt retenu sur votre W-2 va à la ligne des retenues; les paiements d'impôt estimatif que vous avez faits vont à la ligne distincte des paiements estimatifs (ligne 26 du dernier formulaire) (IRS : instructions du formulaire 1040). Les instructions créditent les paiements que vous avez faits; elles n'indiquent pas comment réclamer un paiement imputé à l'EIN de la société.

Si la déclaration produite a déjà réclamé le paiement comme retenue, le formulaire 1040-X a des lignes distinctes pour les retenues et pour les paiements d'impôt estimatif (lignes 12 et 13). Modifier les retenues exige de joindre les W-2 corrigés (IRS : instructions du formulaire 1040-X). Un formulaire 1040-X papier envoyé en réponse à un avis va à l'adresse indiquée dans l'avis. Pour savoir s'il faut modifier la déclaration ou répondre d'abord à l'avis, voir CP05, 4464C, 5071C : remboursement retenu pour examen ou identité.

Que dois-je envoyer en réponse à l'avis CP05A?

Répondez au plus tard à la date indiquée dans l'avis avec des documents qui montrent l'impôt fédéral réellement retenu. L'IRS énumère au moins 3 relevés de paie ou talons de chèque, y compris le relevé de fin d'année, ou une lettre de l'employeur sur papier à en-tête de l'entreprise, et demande de ne pas envoyer de copie du W-2 (IRS : avis CP05A).

Des relevés de paie sans retenue n'appuient pas une demande de retenue; déterminez donc à quelle ligne le paiement appartient avant de répondre. Si le paiement était un paiement estimatif mais que la déclaration l'a réclamé comme retenue, les documents n'appuieront pas la demande. L'avis comporte une date de réponse, et la question de savoir à quelle ligne appartient le paiement ne la repousse pas. Pour savoir s'il faut modifier d'abord ou répondre d'abord, comment envoyer les documents et combien de temps attendre, voir CP05, 4464C, 5071C : remboursement retenu pour examen ou identité.

Comment payer correctement mon propre impôt à partir de maintenant?

Un paiement compte d'une façon ou de l'autre : comme votre propre impôt estimatif sous votre SSN, ou comme impôt retenu sur votre paie.

• Paiements estimatifs. Payez comme impôt estimatif sous votre propre SSN. L'IRS indique que les particuliers ne peuvent plus créer de nouveaux comptes EFTPS (IRS : EFTPS, système électronique de paiement de l'impôt fédéral); les autres modes de paiement figurent dans Impôt estimatif du propriétaire d'une société de type S.
• Retenue. Donnez à la société un nouveau formulaire W-4 avec un montant supplémentaire à l'étape 4(c) pour chaque paie. L'employeur doit l'appliquer au plus tard à la première période de paie qui se termine à compter du 30e jour suivant sa réception (IRS : Pub. 505). L'impôt est alors prélevé sur la paie, figure sur les relevés de paie et à la ligne 3 du formulaire 941, et se retrouve à la case 2 du W-2.

Le montant à payer et le moment figurent dans le même guide.

Exemple

Ces exemples sont illustratifs. Tous les montants sont en dollars américains.

Payé sous son propre SSN à titre d'impôt estimatif

La propriétaire d'une société de type S touche un salaire de 90 000 $ US et se fait retenir 12 000 $ US sur sa paie pendant l'année. En décembre, elle paie 25 000 $ US par EFTPS sous son propre SSN à titre de paiement d'impôt estimatif. Si le paiement a été imputé ainsi, son formulaire 1040 indique 12 000 $ US à la ligne des retenues du W-2 et 25 000 $ US à la ligne des paiements estimatifs, et rien ne change au W-2 ni au formulaire 941.

Payé sous l'EIN de la société, sans retenue

La propriétaire d'une société de type S, avec un salaire de 90 000 $ US dont 12 000 $ US retenus, envoie 25 000 $ US en décembre sous l'EIN de la société comme dépôt du formulaire 941, mais aucune paie n'a été réduite. Supposons que les charges sociales ordinaires du trimestre ont été déclarées et entièrement déposées, et que les 25 000 $ US sont un dépôt excédentaire, et non de l'impôt payé pour elle. Si le formulaire 941 ne déclare que les 12 000 $ US réellement retenus, le dépôt supplémentaire dépasse l'impôt du trimestre et apparaît comme un paiement en trop sur le formulaire 941, et la case 2 du W-2 reste à 12 000 $ US. La ligne 3 déclare l'impôt retenu ou qu'il fallait retenir sur les salaires versés, et non ce qui a été déposé; une ligne 3 qui inclurait les 25 000 $ US supplémentaires ne concorderait pas avec le W-2 et exigerait une explication. Si, au contraire, la société a payé son impôt sans le déduire ni être remboursée, les 25 000 $ US sont un salaire additionnel et les déclarations de paie changent. Savoir s'il s'agit de cela, d'un dépôt excédentaire ou de son paiement estimatif mal imputé se décide à partir de l'historique des paiements.

Le W-2 n'indique aucune retenue, mais la déclaration en réclame une

La case 2 du W-2 d'une propriétaire de société de type S indique 0 $ US, ses relevés de paie ne montrent aucune retenue, et son formulaire 1040 réclame 25 000 $ US à titre de retenue. Un avis CP05A demande des documents qui vérifient l'impôt retenu, et ceux-ci n'en montrent aucun. Sa prochaine étape consiste à trouver où le paiement a été imputé. S'il l'a été sous son SSN comme impôt estimatif, il appartient à la ligne des paiements estimatifs, et non à celle des retenues.

Votre situation est différente?

• Vous avez un avis CP05A ou un remboursement retenu, et le paiement se trouve sous le mauvais type d'impôt, le mauvais EIN ou le mauvais SSN, ou votre W-2 indique une retenue qui n'a jamais été prélevée sur la paie : l'historique des paiements et les registres de paie déterminent quel compte détient l'argent, si les formulaires 941-X et W-2c sont nécessaires et ce qu'il faut envoyer à l'IRS. Apportez l'historique EFTPS, les formulaires 941, le W-2, le registre de paie, l'avis et le formulaire 1040 à l'aide en fiscalité des sociétés.
• Vous voulez seulement savoir ce qu'est un avis CP05 ou CP05A et comment y répondre : voir CP05, 4464C, 5071C : remboursement retenu pour examen ou identité.
• Vous avez omis des dépôts, reçu une pénalité du formulaire 941 ou craignez une responsabilité personnelle : voir Retard de retenues sur la paie : pénalités et responsabilité et obtenez de l'aide en fiscalité des sociétés.
• Votre registre de paie, vos relevés bancaires et vos livres ne concordent pas sur ce qui a été payé, retenu et déposé : ces registres doivent concorder avant le dépôt de toute correction; voir aide en tenue de livres.
• Un service de paie a produit les formulaires 941 et ses dépôts ne correspondent pas à ce que vous avez payé : voir Fournisseur de paie : dépôts omis et avis de l'IRS, que faire.
• Vous ne savez pas quel salaire vous verser : voir Salaire du propriétaire d'une société de type S : montant.
• Une paie était erronée ou trop élevée : voir Erreur de paie : corriger un salaire versé en trop, formulaires 941-X et W-2c.
• Aucune paie n'a été traitée pour vous cette année : voir Société de type S sans paie : rattrapage avant la fin de l'année.
• Vous devez mettre en place vos paiements estimatifs personnels : voir Impôt estimatif du propriétaire d'une société de type S.