Fehler bei der Lohnabrechnung korrigieren: Form 941-X, W-2c

Kann ich eine bereits ausgezahlte Lohnabrechnung stornieren?

Ob ein Lohnabrechnungsprogramm das Stornieren eines Laufs erlaubt, ist eine Funktion der Software; die Korrekturhinweise des IRS sagen dazu nichts. Die Steuererklärungen folgen dem, was tatsächlich gezahlt und einbehalten wurde, nicht dem, was das Programm anzeigt, und die Pflichten zur Einzahlung laufen ab dem Tag, an dem die Löhne gezahlt werden, nicht ab dem Zeitpunkt, an dem die Verbindlichkeit in der Buchhaltung entsteht (Publication 15). Sobald das Geld beim Arbeitnehmer angekommen ist, sind die Löhne also gezahlt, und die Erklärungen werden wie unten beschrieben angepasst. Ein doppelter Lauf oder ein falscher Betrag wird genauso behandelt.

Wo der Fehler liegt, entscheidet über die Korrektur:

Zu wenig gezahlt? Zahlen Sie die Differenz in einer neuen Lohnabrechnung. Form 941 zählt die Löhne, die Sie im Quartal gezahlt haben (Anleitung zu Form 941), die Nachzahlung wird also für das Quartal gemeldet, in dem sie tatsächlich gezahlt wird; Form 941-X ist nur für das, was der ursprüngliche Lauf falsch gemeldet hat. Wie schnell Sie sie zahlen müssen, ist eine Frage des Lohnrechts, die die Arbeitsbehörde Ihres Bundesstaates beantwortet.

Ein Fehler bei der Lohnabrechnung ist nicht einfach, wenn:

• er ein Quartal oder einen Jahreswechsel überschreitet;
• er mehrere Arbeitnehmer betrifft oder ein Anbieter der Lohnabrechnung die Erklärungen eingereicht hat;
• der Arbeitnehmer nicht zurückzahlt, ausgeschieden ist oder den Betrag bestreitet;
• die Buchhaltung und die eingereichten Erklärungen nicht mehr übereinstimmen.

Das sollten Sie sammeln, bevor Sie etwas ändern: das Lohnjournal für jeden betroffenen Zahltag, die Bankbelastungen, die Belege der Einzahlungen, jede eingereichte Form 941 und die bereits ausgestellten Forms W-2.

Kann ich das Geld von einem Arbeitnehmer zurückholen oder von seinem nächsten Gehalt abziehen?

Die Steuerregeln sagen, wie sich die Erklärungen ändern, wenn ein Arbeitnehmer irrtümlich gezahlte Löhne zurückzahlt, etwa für nicht geleistete Stunden. Wie Sie sie einziehen dürfen, sagen sie nicht. Ob Sie die Überzahlung von späteren Löhnen abziehen dürfen, ist eine Frage des Lohnrechts, und neben Bundesrecht gilt Recht des Bundesstaates.

Die engste Grenze des Bundes steht im Handy Reference Guide to the Fair Labor Standards Act des Department of Labor. Er sagt, dass Abzüge für Dinge wie Fehlbestände und Uniformen nicht zulässig sind, soweit sie den Lohn unter den bundesweiten Mindestlohn drücken oder fällige Überstundenvergütung mindern. Über das Einziehen von Überzahlungen sagt dieser Leitfaden nichts. Er fügt hinzu, dass das Bundesrecht Gesetze der Bundesstaaten, die Arbeitnehmer stärker schützen, nicht außer Kraft setzt; Lohnzahlungsgesetze der Bundesstaaten können also begrenzen, ob, in welcher Höhe und unter welchen Bedingungen ein Arbeitgeber eine Überzahlung abziehen darf. Fragen Sie die Arbeitsbehörde Ihres Bundesstaates, bevor Sie abziehen.

Was auch immer Sie mit dem Arbeitnehmer vereinbaren, halten Sie die Steuerunterlagen in Ordnung:

• Notieren Sie Zahltag, irrtümlich gezahlten Betrag und zurückgezahlten Betrag.
• Vereinbaren Sie schriftlich, wie viel der Arbeitnehmer zurückzahlt und wann. Löhne aus früheren Jahren müssen brutto zurückkommen (siehe unten); Publication 15 sagt für Löhne desselben Jahres nichts, halten Sie also fest, was Sie vereinbart haben.
• Eine Änderung in der Lohnabrechnung oder zurückfließendes Bargeld korrigiert die eingereichten Erklärungen nicht. Die Korrektur ist an die Rückzahlung geknüpft und erfolgt in Form 941-X (Publication 15).
• Zahlt der Arbeitnehmer nie zurück, gibt es keine Rückzahlung zu korrigieren; Publication 15 behandelt eine nicht eingezogene Überzahlung nicht.

Was geschieht mit den Lohnsteuern, wenn die Überzahlung im selben Jahr zurückgezahlt wird?

Irrtümlich gezahlte Löhne, die im selben Kalenderjahr in einem späteren Quartal zurückgezahlt werden, korrigieren Sie in Form 941-X für das Quartal, in dem sie gezahlt wurden. Die Korrektur erstattet die Einkommensteuer, die auf die zurückgezahlten Löhne einbehalten wurde, sowie die Social-Security- und Medicare-Steuer darauf (Publication 15, Rückzahlung von Löhnen).

1. Halten Sie die Rückzahlung fest: Datum, Betrag und ursprünglichen Zahltag.
2. Reichen Sie für jedes betroffene Quartal eine eigene Form 941-X ein. Senken Sie Löhne (Zeile 6), einbehaltene Einkommensteuer (Zeile 7), Social-Security-Löhne (Zeile 8) und Medicare-Löhne (Zeile 12). Nutzen Sie das Anpassungsverfahren (Zeile 1): Ein Erstattungsantrag kann tatsächlich einbehaltene Einkommensteuer nicht zurückholen. Erklären Sie jede Änderung in Zeile 43 und tragen Sie das Datum ein, an dem Sie den Fehler entdeckt haben (Anleitung zu Form 941-X).
3. Füllen Sie die Bestätigungen aus. Senkt die Korrektur die von Arbeitnehmern einbehaltene Social-Security- oder Medicare-Steuer, bestätigen Sie, dass der Arbeitnehmeranteil dem Arbeitnehmer zurückgezahlt oder erstattet wurde. Ein Erstattungsantrag kann stattdessen auf der schriftlichen Zustimmung des Arbeitnehmers beruhen, und wo ein Arbeitnehmer nicht auffindbar ist oder keine Erklärung abgibt, wird nur der Arbeitgeberanteil korrigiert (Anleitung zu Form 941-X).
4. Erstellen Sie die Form W-2 des Jahres mit den korrigierten Summen. Da die Löhne im selben Jahr irrtümlich zugeflossen sind, kann die Rückzahlung die Löhne dieses Jahres mindern (Publication 15).

Fallen Fehler und Rückzahlung in dasselbe Quartal, bevor die Form 941 dieses Quartals eingereicht ist, ist keine Form 941-X nötig: Die Form 941 enthält die richtigen Summen.

Was gilt, wenn der Arbeitnehmer nach dem Jahresende zurückzahlt?

Löhne, die in einem Jahr irrtümlich gezahlt und in einem späteren Jahr zurückgezahlt werden, erstatten nur die Social-Security- und Medicare-Steuer, in Form 941-X für das Quartal, in dem die Löhne gezahlt wurden. Die einbehaltene Einkommensteuer bleibt wie gemeldet, und eine Form W-2c korrigiert die Felder für Social Security und Medicare (Publication 15; Anleitung zu W-2 und W-3).

Für die Rückzahlung von Löhnen aus einem früheren Jahr gelten drei Regeln:

• Brutto zurückzahlen. Die Anleitung zu W-2 und W-3 sagt, dass eine Rückzahlung in diesem Jahr für Löhne, die in einem früheren Jahr gezahlt wurden, brutto erfolgen muss, nicht netto.
• Die Erklärung des Arbeitnehmers aufbewahren. Um den Arbeitnehmeranteil der Steuer des früheren Jahres zu erstatten, bestätigen Sie, dass Sie dem Arbeitnehmer zurückgezahlt oder erstattet haben, und besitzen eine schriftliche Erklärung, dass der Arbeitnehmer dafür keine Erstattung oder Gutschrift beantragt hat und nicht beantragen wird. Bewahren Sie sie mindestens vier Jahre auf (Anleitung zu Form 941-X).
• Sagen Sie dem Arbeitnehmer, was das bedeutet. Der IRS sagt, der Arbeitnehmer kann Anspruch auf einen Abzug oder eine Steuergutschrift für die Rückzahlung haben, wenn sie über $3.000 liegt, und nur, wenn der Arbeitnehmer den Lohn als Einkommen angesetzt hat, als es so aussah, als habe er einen uneingeschränkten Anspruch darauf (26 USC 1341). Der Abzug ist ein Einzelabzug (Itemized Deduction); der Arbeitnehmer kann stattdessen eine Steuergutschrift wählen. Bei diesem Betrag oder darunter sagt Publication 525, dass die Rückzahlung in der Bundessteuererklärung nicht abgezogen werden kann; die Steuererklärungen der Bundesstaaten können abweichen. Um zusätzliche Medicare-Steuer zurückzuholen, die auf diese Löhne gezahlt wurde, reicht der Arbeitnehmer Form 1040-X ein; der Arbeitgeber passt sie nicht an.

Ich habe einem Arbeitnehmer zu viel vom Lohn einbehalten. Was muss ich tun, und bis wann?

Zahlen oder erstatten Sie dem Arbeitnehmer den Mehrbetrag. Zu viel einbehaltene Einkommensteuer oder zusätzliche Medicare-Steuer muss vor dem Ende des Kalenderjahres zurückgezahlt werden, in dem sie einbehalten wurde, und Sie bewahren die schriftliche Quittung des Arbeitnehmers mit Datum und Betrag auf (Publication 15).

Zahlen oder erstatten Sie dem Arbeitnehmer nichts zurück, müssen Sie jeden Mehrbetrag, auch Social-Security- und Medicare-Steuer, mit der Form 941 des Quartals melden und zahlen, in dem Sie zu viel einbehalten haben. Bei der Einkommensteuer ist die Korrektur einer Überhebung nur erlaubt, wenn Sie dem Arbeitnehmer im selben Jahr auch zurückgezahlt haben (IRS: Beschäftigungssteuern korrigieren).

Zu viel Social-Security- oder Medicare-Steuer, die schon in einer eingereichten Form 941 gemeldet ist, folgt dem oben beschriebenen Weg über Form 941-X: Zahlen Sie dem Arbeitnehmer zurück, oder halten Sie seine schriftliche Zustimmung zu einem Antrag bereit, und korrigieren Sie dann die Erklärung.

Ich habe zu wenig einbehalten oder gemeldet. Wie korrigiere ich das und hole es vom Arbeitnehmer zurück?

Wurde zu wenig einbehalten, schuldet der Arbeitgeber die Steuer, die er einbehalten musste, egal ob er sie vom Arbeitnehmer einzieht. Vergleichen Sie zuerst die Form 941 mit dem, was sie zeigen sollte: Zeile 3 meldet einbehaltene oder einzubehaltende Einkommensteuer (Anleitung zu Form 941). Ist die Form 941 des Quartals nicht eingereicht, melden Sie den vollen Betrag darin. Hat sie nur das gemeldet, was einbehalten wurde, korrigieren Sie sie in Form 941-X; hat sie den vollen Betrag schon gemeldet, erhöhen Sie sie nicht noch einmal und zahlen einen eventuellen Restbetrag. Ob Sie die Steuer dann von späteren Löhnen einziehen dürfen, ist die oben genannte Frage des Lohnrechts, und Publication 15 nennt die Erstattung eine Sache der Einigung zwischen Ihnen und dem Arbeitnehmer (Publication 15). Melden Sie jeden Dollar nur einmal: Zählen Sie dieselbe Einkommensteuer nicht in Form 941-X und noch einmal als Einbehalt von späteren Löhnen. Wie das zu melden ist, klärt der Ersteller Ihrer Steuererklärung.

Wenn Sie die Steuer lieber selbst tragen, statt sie einzuziehen, behandelt die Anleitung zu Form 941-X Steuer, die ein Arbeitgeber für einen Arbeitnehmer zahlt, statt sie vom Lohn abzuziehen, als zusätzliche steuerpflichtige Löhne. Klären Sie das, bevor Sie einreichen.

Zwei Grenzen gelten:

• Einkommensteuer und zusätzliche Medicare-Steuer müssen spätestens am letzten Tag des Kalenderjahres vom Arbeitnehmer eingezogen werden.
• Nach dem Jahresende kann Form 941-X nie einbehaltene Einkommensteuer nicht korrigieren, weil die Erklärung schon zeigt, was tatsächlich einbehalten wurde (Anleitung zu Form 941-X). Der Arbeitgeber haftet weiter für Steuer, die er einbehalten musste (26 USC 3403), es sei denn, die eigene Steuer des Arbeitnehmers auf diese Löhne ist gezahlt (26 USC 3402(d)). Die Formulare des IRS für diesen Nachweis sind Form 4669 und Form 4670. Für den Einbehalt von Einkommensteuer verlangt Form 4670 außerdem einen Prüfungsbericht und, wenn die Steuer gezahlt wurde, eine geänderte Erklärung wie Form 941-X; ob dieser Weg passt, entscheidet ein Fachmann. Strafzuschläge und Steuerzuschläge werden nicht erlassen.

Zu niedrig gemeldete Social-Security- und Medicare-Löhne korrigieren Sie in Form 941-X, solange die Korrekturfrist läuft.

Wie korrigiere ich eine Form 941: Form 941-X, Anpassung oder Antrag, und bis wann?

Finden Sie einen Fehler in einer bereits eingereichten Form 941, müssen Sie ihn mit Form 941-X korrigieren. Reichen Sie je Quartal ein eigenes Formular ein, getrennt von Ihrer aktuellen Form 941, und reichen Sie es elektronisch ein, wenn Sie können. Haben Sie die Form 941 nie eingereicht, reichen Sie sie statt einer Form 941-X ein und lesen Rückstand bei Lohnsteuern (Anleitung zu Form 941-X). Reicht ein Anbieter der Lohnabrechnung Ihre Erklärungen ein, bitten Sie ihn, Form 941-X und Form W-2c zu erstellen: Sie bleiben für die Erklärungen und die Steuer verantwortlich (Publication 15).

In Teil 1 wählen Sie ein Verfahren:

Die Korrektur zu niedrig und zu hoch gemeldeter Beträge für ein Quartal läuft über das Anpassungsverfahren in einem Formular. Ein Erstattungsantrag für dasselbe Quartal braucht für den zu niedrig gemeldeten Teil ein zweites Formular (IRS: Beschäftigungssteuern korrigieren).

Frist, wenn Sie Steuer schulden. Reichen Sie bis zum Fälligkeitstermin der Form 941 für das Quartal ein, in dem Sie den Fehler gefunden haben, und zahlen Sie bis zur Einreichung:

Ein Fälligkeitstermin an einem Wochenende oder gesetzlichen Feiertag rückt auf den nächsten Werktag.

Frist für zu hoch gemeldete Steuer. Der IRS nennt die Korrekturfrist Verjährungsfrist: Eine Anpassung sollte mehr als 90 Tage vor ihrem Ende eingereicht werden, ein Antrag kann jederzeit vor ihrem Ende eingereicht werden und ist innerhalb der letzten 90 Tage vorgeschrieben. Die Frist für zu hoch gemeldete Steuer beträgt 3 Jahre ab dem Tag der Einreichung der Form 941 oder 2 Jahre ab dem Tag der Zahlung der Steuer, je nachdem, was später liegt. Für zu niedrig gemeldete Steuer beträgt sie 3 Jahre ab der Einreichung. Eine Form 941, die vor dem 15. April des Folgejahres eingereicht, und Steuer, die davor gezahlt wird, gelten als am 15. April eingereicht und gezahlt (Anleitung zu Form 941-X; 26 USC 6513(c)).

Läuft die Erstattungsfrist ab, bevor die Arbeitnehmer zurückgezahlt bekommen haben oder zugestimmt haben, sagt die Anleitung zu Form 941-X, dass Sie den Antrag ohne angekreuztes Feld in Zeile 5 einreichen und das in Zeile 43 vermerken. Sie müssen ihnen zurückzahlen oder erstatten und das bestätigen, bevor der IRS den Antrag zulassen kann (Anleitung zu Form 941-X).

Jährliche Einreicher nutzen Form 944-X, fällig bis zum 31. Januar des Jahres nach dem Jahr, in dem sie den Fehler gefunden haben, wenn sie Steuer schulden (Anleitung zu Form 944-X). Für Form 940 gibt es keine X-Form: Kreuzen Sie auf einer neuen Form 940 das Feld für die geänderte Erklärung an (IRS: Beschäftigungssteuern korrigieren).

Wann reiche ich zusätzlich Form W-2c und Form W-3c ein?

Reichen Sie Form W-2c mit Form W-3c ein, wenn eine Korrektur Löhne oder Social-Security- und Medicare-Steuer für ein Jahr ändert, dessen Forms W-2 schon eingereicht sind. Publication 15 verknüpft beide, und Form 941-X verlangt die Bestätigung, dass Sie alle erforderlichen Forms W-2 und W-2c eingereicht haben oder einreichen werden, auch wenn Ihre Korrektur sie nicht ändert (Publication 15; Anleitung zu Form 941-X).

• So bald wie möglich einreichen, nachdem Sie den Fehler gefunden haben, und dem Arbeitnehmer eine Kopie geben (Anleitung zu W-2 und W-3).
• Elektronisch einreichen, wenn das Original elektronisch eingereicht werden musste. Eine Form W-2c, die eine elektronisch einzureichende Form W-2 korrigiert, muss ebenfalls elektronisch eingereicht werden.
• Fehler gefunden, nachdem der Arbeitnehmer die Form W-2 hat, aber bevor sie die SSA erreicht: Machen Sie die falsche Copy A ungültig, erstellen Sie eine neue Form W-2 und kennzeichnen Sie die neuen Kopien für den Arbeitnehmer mit „CORRECTED“.
• Löhne, die aus einem früheren Jahr zurückgezahlt werden: Korrigieren Sie nur Social-Security- und Medicare-Löhne und -Steuer, nicht Feld 1 oder Feld 2.

Ein Fehler, der innerhalb eines Jahres gefunden und zurückgezahlt wird, braucht keine Form W-2c, weil die Form W-2 des Jahres noch nicht eingereicht ist. Die IRS-Seite Über Form W-2c verweist auf das aktuelle Formular.

Welche Fehler beim Einbehalt der Einkommensteuer lassen sich nach dem Jahresende noch korrigieren?

Der Einbehalt der Einkommensteuer lässt sich nur korrigieren, wenn Sie den Fehler im selben Kalenderjahr finden, in dem Sie die Löhne gezahlt haben. Für frühere Jahre lässt sich nur ein Verwaltungsfehler korrigieren oder ein Fehler bei einer Arbeitskraft, die zu Unrecht als Auftragnehmer behandelt und mit den Sätzen nach Abschnitt 3509 besteuert wurde. Ein Verwaltungsfehler liegt vor, wenn der Betrag in Form 941, Zeile 3, nicht der tatsächlich einbehaltene Betrag ist; die Anleitung zu Form 941-X zählt dazu nur Rechen- oder Zahlendreherfehler beim Melden des einbehaltenen Betrags (Publication 15; Anleitung zu Form 941-X).

Dieselbe Grenze zum Jahresende gilt für den Einbehalt der zusätzlichen Medicare-Steuer. Falsch gemeldete Löhne werden weiterhin in Form 941-X, Zeile 6, und in einer Form W-2c korrigiert, außer Löhnen, die der Arbeitnehmer zurückgezahlt hat.

Wie korrigiere ich die Buchhaltung nach einem Fehler bei der Lohnabrechnung?

Korrigieren Sie die Buchhaltung mit neuen, datierten Buchungen, die am Ende mit den korrigierten Erklärungen übereinstimmen. Keine Behörde schreibt die Buchungen vor, dies ist also eine gängige Arbeitsmethode, keine Steuerregel. Der steuerliche Anker ist die vierteljährliche Lohnzahl in Form 941-X, Zeile 6, die laut IRS in die Form W-2 und in der Regel in den Lohnabzug des Unternehmens einfließt (Anleitung zu Form 941-X).

Wie eine Rückzahlung von Löhnen aus einem früheren Jahr in der eigenen Einkommensteuererklärung des Unternehmens erscheint, ist eine gesonderte Frage, die diese Seite nicht beantwortet. Zu den Buchungen selbst siehe Buchungssätze zur Lohnabrechnung, und für Salden, die sich nicht auflösen, siehe Lohnverbindlichkeiten, die sich nicht auflösen.

Müssen meine Meldungen zur Lohnsteuer und Arbeitslosenversicherung des Bundesstaates dieselbe Korrektur erhalten?

Eine Bundeskorrektur ändert keine Meldung an einen Bundesstaat für Sie. Der Einbehalt der Einkommensteuer des Bundesstaates, die Lohnmeldungen zur Arbeitslosenversicherung des Bundesstaates und die Lohnangaben des Bundesstaates in Form W-2 haben jeweils eine eigene Behörde und ein eigenes Korrekturverfahren, und Regeln, Formulare und Fristen unterscheiden sich je nach Bundesstaat. Diese Seite nennt keine davon.

Ein Punkt des Bundes hilft. Ändern Sie an einer Form W-2 nur Angaben des Bundesstaates oder der Gemeinde, senden Sie Copy A der Form W-2c nicht an die SSA: Sie senden sie an die Behörde des Bundesstaates oder der Gemeinde und geben dem Arbeitnehmer eine Kopie (Anleitung zu W-2 und W-3). Fragen Sie die Steuer- und Arbeitsbehörden Ihres Bundesstaates, wie Sie ändern.

Schulde ich bei einer Korrektur der Lohnabrechnung Zinsen oder einen Strafzuschlag?

Nicht immer. Die Korrektur zu niedrig gemeldeter Steuer ist in der Regel frei von Zinsen sowie von Säumniszuschlag und Zuschlag für versäumte Einzahlung, wenn Sie:

• bis zum Fälligkeitstermin der Form 941 für das Quartal einreichen, in dem Sie den Fehler gefunden haben;
• den in Zeile 27 ausgewiesenen Betrag bis zur Einreichung zahlen;
• das Datum eintragen, an dem Sie den Fehler entdeckt haben; und
• die Gründe und Tatsachen der Korrektur erklären.

Eine Korrektur ist nicht zinsfrei, wenn die zu niedrig gemeldeten Beträge eine Frage betreffen, die in einer Prüfung eines früheren Zeitraums aufgeworfen wurde, wenn Sie wissentlich zu niedrig gemeldet haben oder wenn Sie eine Mitteilung mit Zahlungsaufforderung oder eine Feststellung nach Abschnitt 7436 (Einstufung von Arbeitskräften) erhalten haben (Anleitung zu Form 941-X; Publication 15). Für zu wenig gezahlte FUTA-Steuer gibt es keine zinsfreie Anpassung (IRS: Beschäftigungssteuern korrigieren).

Eine Form 941-X, die geschuldete Steuer zeigt und nach ihrem Fälligkeitstermin eingereicht wird, muss ein geändertes Schedule B (Form 941, die Aufstellung Ihrer Steuerschuld nach Datum) beifügen, sonst kann der IRS einen pauschal berechneten Zuschlag für versäumte Einzahlung festsetzen (Anleitung zu Form 941-X). Kommt nach Ihrer Einreichung eine Mitteilung über einen Strafzuschlag, antworten Sie auf die Mitteilung mit Ihrer Erklärung; fügen Sie keine der Erklärung bei. Nutzen Sie Form 843, nicht Form 941-X, um den Erlass festgesetzter Strafzuschläge oder Zinsen zu beantragen (Über Form 843; Anleitung zu Form 941-X). Wer verpflichtet ist, einbehaltene Steuer einzuziehen und abzuführen, und das vorsätzlich unterlässt, kann persönlich für einen Strafzuschlag in Höhe der nicht abgeführten Steuer haften (26 USC 6672). Zu Zuschlägen für Einzahlungen und zur Frage, wer haften kann, siehe Rückstand bei Lohnsteuern.

Beispiel

Diese Beispiele dienen der Veranschaulichung und nennen Beträge in US-Dollar. Sie gehen für Arbeitnehmer und Arbeitgeber jeweils von Social-Security-Steuer von 6,2 % und Medicare-Steuer von 1,45 % aus und von einem Arbeitnehmer unterhalb der Beitragsbemessungsgrenze.

Rückzahlung im selben Jahr aus einem früheren Quartal

Im März zahlt eine Lohnabrechnung einem Arbeitnehmer brutto US$3.000 statt US$1.500. Auf die zusätzlichen US$1.500 behält sie US$150 Einkommensteuer, US$93,00 Social-Security-Steuer und US$21,75 Medicare-Steuer ein, der Arbeitnehmer erhält also US$1.235,25 zu viel. Der Arbeitgeber schuldet außerdem die entsprechende Steuer des Arbeitgebers und zahlt sie ein. Im November zahlt der Arbeitnehmer die tatsächlich erhaltenen US$1.235,25 zurück. Die auf diese Löhne einbehaltenen US$264,75 hat der Arbeitnehmer bereits getragen. Dieses Beispiel behandelt das als Ausgleich des Arbeitnehmeranteils; die Bestätigung in Form 941-X muss dennoch zutreffen.

Der Arbeitgeber reicht Form 941-X für das Quartal März ein, im Anpassungsverfahren: Löhne -US$1.500 (Zeile 6), Einkommensteuer -US$150 (Zeile 7), Social Security -US$186,00 (Zeile 8, 12,4 % von US$1.500) und Medicare -US$43,50 (Zeile 12, 2,9 %). Die Gutschrift beträgt US$379,50. Die Form W-2 des Jahres zeigt die geminderten Löhne und die geminderte Einkommensteuer.

Rückzahlung nach dem Jahresende

Im vergangenen Dezember hat eine Lohnabrechnung einem Arbeitnehmer US$4.000 zu viel gezahlt, mit US$600 darauf einbehaltener Einkommensteuer. Der Arbeitnehmer zahlt die US$4.000 im März brutto zurück. Form 941-X für das Quartal Dezember erstattet Social Security US$496,00 und Medicare US$116,00, eine Korrektur von US$612,00, aber nicht die US$600 Einkommensteuer.

Der Arbeitgeber erstattet den Arbeitnehmeranteil (US$306) und bewahrt die schriftliche Erklärung des Arbeitnehmers auf. Eine Form W-2c korrigiert nur die Felder für Social Security und Medicare. Die US$4.000 bleiben für den Arbeitnehmer im vergangenen Jahr steuerpflichtig. Nehmen Sie an, dass es bei der Einreichung der Steuererklärung des vergangenen Jahres so aussah, als habe der Arbeitnehmer Anspruch auf den Lohn gehabt. Da die Rückzahlung über US$3.000 liegt, kann der Arbeitnehmer sie (bei Einzelabzügen) abziehen oder in der Steuererklärung dieses Jahres eine Steuergutschrift nehmen. Die Löhne dieses Jahres werden nicht gemindert.

Einkommensteuer zu niedrig einbehalten

Ein Fehler bei der Einrichtung behält über drei Zahlungen im dritten Quartal US$1.200 zu wenig Bundeseinkommensteuer ein, und die eingereichte Form 941 hat nur die tatsächlich einbehaltene Steuer gemeldet. Der Arbeitgeber findet das im November. Er reicht Form 941-X für das dritte Quartal bis zum 31. Januar im Anpassungsverfahren ein und zahlt die US$1.200 bis zur Einreichung. Wäre der Fehler nach dem 31. Dezember gefunden worden, hätte Form 941-X die einbehaltene Einkommensteuer nicht mehr korrigieren können, und der Arbeitgeber würde weiter für die Steuer haften, es sei denn, die eigene Steuer des Arbeitnehmers auf diese Löhne ist gezahlt.

Anders in Ihrem Fall?

• Der Fehler überschreitet Quartale oder einen Jahreswechsel, betrifft mehrere Arbeitnehmer, ein Anbieter der Lohnabrechnung hat die falschen Erklärungen eingereicht, oder Löhne aus früheren Jahren werden zurückgezahlt: Die Anpassung oder der Antrag, der Anteil des Arbeitnehmers, jede Form W-2c und die Buchhaltung müssen alle mit den eingereichten Erklärungen übereinstimmen. Das muss vor der Einreichung aufeinander abgestimmt sein; siehe Hilfe bei der Buchhaltung.
• Einkommensteuer hätte in einem früheren Jahr einbehalten werden müssen und wurde es nicht: Form 941-X kann das nicht korrigieren, und der Arbeitgeber haftet weiter, es sei denn, die eigene Steuer des Arbeitnehmers ist gezahlt. Der Nachweis beginnt mit den Lohnunterlagen und der Buchhaltung; siehe Hilfe bei der Buchhaltung.
• Der Arbeitnehmer zahlt nicht zurück oder bestreitet, was gezahlt wurde: Das Einziehen ist eine Frage des Lohnrechts für die Arbeitsbehörde Ihres Bundesstaates; den nicht eingezogenen Betrag zu buchen und die Erklärungen übereinstimmend zu halten, ist Hilfe bei der Buchhaltung.
• Sie haben Einzahlungen versäumt, nie eine Form 941 eingereicht oder ein Schreiben des IRS erhalten: Siehe Rückstand bei Lohnsteuern.
• Ein Anbieter der Lohnabrechnung hat die Steuern nicht eingezahlt: Siehe Anbieter der Lohnabrechnung hat Ihre Steuern nicht gezahlt.
• Forms W-2 oder 1099 wurden nie eingereicht: Siehe verspätete Formulare für Auftragnehmer und Arbeitnehmer.
• Arbeitskräfte wurden als Auftragnehmer bezahlt: Siehe Auftragnehmer, die Arbeitnehmer sein können.
• Der Eigentümer einer S Corporation hat zusätzliche Steuer über EFTPS gezahlt, statt sie einzubehalten: Siehe vom Eigentümer einer S Corporation über EFTPS gezahlte Steuer.
• Sie haben sich aus Ihrer LLC mit einem Mitglied Lohn gezahlt: Siehe Lohn aus Ihrer eigenen LLC mit einem Mitglied.
• Der Fehler folgte auf einen Wechsel des Anbieters der Lohnabrechnung im laufenden Jahr, oder Sie möchten die Lohnabrechnung so einrichten, dass er sich nicht wiederholt: Siehe den Anbieter der Lohnabrechnung wechseln und die Lohnabrechnung einrichten.