CP05A de proprietário de corporação S: imposto pago por EFTPS

O que significa uma CP05A quando minha corporação S me paga?

Uma CP05A significa que o IRS precisa de documentos que comprovem a renda e a retenção do imposto federal na sua declaração antes de liberar a restituição (IRS: aviso CP05A). Se você é dono da corporação que paga seu salário, você está dos dois lados dessa conferência: o 1040 que você entregou e o W-2 e os Forms 941 que a sua corporação entregou.

A regra é curta. O crédito no seu 1040 vale para o imposto de renda realmente descontado do seu salário (Treas. Reg. 1.31-1), e o campo 2 do W-2 é onde o IRS procura esse valor. Os pagamentos que uma corporação S faz a um diretor devem ser tratados como salário na medida em que sejam remuneração razoável por serviços (IRS: remuneração em corporações S).

Uma divergência que pode gerar uma CP05A: o 1040 lança o pagamento do EFTPS na linha de imposto retido, mas o campo 2 do W-2 é menor. Onde o pagamento foi lançado define o próximo passo. Um pagamento no seu próprio SSN como imposto estimado vai na linha de pagamentos de imposto estimado, e nada nele muda as declarações da folha. Um pagamento no EIN da corporação, ou um W-2 que mostra imposto que nunca saiu do salário, exige olhar os Forms 941 e o W-2.

Um caso não é simples quando:

• o dinheiro foi para o EFTPS com outro tipo de imposto, EIN, SSN ou período do que você pretendia;
• a corporação pagou com a própria conta bancária;
• o W-2 ou um Form 941 mostra retenção que nunca saiu do salário;
• o seu 1040 já lançou o pagamento como retenção;
• o ano está encerrado, o que limita o que os Forms 941-X e W-2c podem alterar.

Qual desses casos se aplica é definido pelo histórico de pagamentos e pelos registros da folha, então comece por eles. Reúna primeiro: o histórico de pagamentos do EFTPS, os Forms 941 dos quatro trimestres, o W-2, o registro da folha e os demonstrativos de pagamento, o aviso e o 1040 entregue. Se um serviço de folha entrega seus Forms 941 e W-2, peça a ele as quatro declarações, o registro e o relatório de depósitos. Para saber o que é uma CP05 ou CP05A em geral, veja CP05, 4464C e 5071C: restituição retida para análise ou conferência de identidade.

Meu pagamento pelo EFTPS foi retenção ou imposto estimado?

Depende do tipo de imposto escolhido na hora do pagamento e do número em que ele foi lançado. O EFTPS aceita pagamentos de imposto federal de renda, sobre a folha, estimado e sobre consumos específicos (excise) (IRS: EFTPS), então um único débito bancário pode cair em lugares diferentes.

Para ver para onde o dinheiro foi, use os históricos de pagamento. O EFTPS guarda 15 meses de histórico. A conta online de uma pessoa física mostra até 5 anos de pagamentos, inclusive os de imposto estimado (IRS: sua conta online). O responsável designado de uma corporação S (um diretor ou administrador-gerente que é empregado atual com W-2 e pode obrigar legalmente a corporação) tem acesso total ao histórico de pagamentos e às transcrições na Business Tax Account (conta fiscal da empresa). Um acionista com Schedule K-1 tem acesso limitado, apenas aos anos em que o IRS lista um K-1 arquivado, o que pode não chegar ao ano que você está conferindo (IRS: Business Tax Account). Uma transcrição da conta fiscal mostra os tipos de pagamento (IRS: tipos de transcrição). Se os registros mostram um pagamento lançado na conta errada, o IRS tem procedimentos internos para rastrear um pagamento e transferir um crédito, inclusive da conta de uma corporação para a de uma pessoa física, com o número EFT do EFTPS como prova (IRM 21.5.8). São procedimentos de processamento do IRS, não um direito de reclassificar um depósito válido da folha.

A classificação também muda o momento do crédito. O imposto retido geralmente é tratado como pago em partes iguais em cada data de vencimento do imposto estimado, a menos que você possa mostrar outra coisa, enquanto um pagamento estimado vale para o período em que foi feito. Um pagamento estimado no fim do ano pode deixar períodos anteriores com falta e levar a uma multa por pagamento insuficiente no Form 2210 (IRS: instruções do Form 2210; IRS: Pub. 505).

O que conta como imposto federal de renda retido no campo 2 do meu W-2?

Somente o imposto realmente retido do seu salário. O campo 2 mostra o total do imposto federal de renda retido do salário do empregado no ano (IRS: instruções dos Forms W-2 e W-3). A linha do 1040 para o imposto retido nos Forms W-2 (linha 25a no formulário mais recente) soma os valores do campo 2 (IRS: instruções do Form 1040).

A retenção é feita sobre o pagamento no momento em que ele é feito. A Publication 505 diz que você não pode dar ao empregador um pagamento para cobrir a retenção de períodos de pagamento passados nem um pagamento de imposto estimado, e que a mudança na retenção é feita com um novo Form W-4 (IRS: Pub. 505). Uma quantia enviada depois não é imposto descontado dos contracheques passados.

E se a corporação pagou meu imposto, mas nunca o descontou do meu salário?

Isto vale quando o dinheiro chegou à conta do Form 941 da corporação; um pagamento no seu próprio SSN está na tabela acima.

Se a corporação pagou salário e nunca descontou o imposto de renda que era obrigada a reter, isso é falta de retenção conforme a seção 3402. O imposto extra que você escolheu pagar além do exigido não é retenção obrigatória. Se um empregador deixa de reter, mas o imposto de renda do próprio empregado sobre esse pagamento é pago depois, o IRS não cobra o mesmo imposto do empregador. Multas e acréscimos de imposto continuam valendo, e o empregador precisa conseguir mostrar que o imposto de renda foi pago (26 U.S.C. 3402(d); Treas. Reg. 31.3402(d)-1).

O IRS tem formulários para essa comprovação. No Form 4669, o empregado declara que os pagamentos foram informados em uma declaração e que o imposto foi pago. O empregador o envia com o Form 4670 para pedir alívio do imposto; o Form 4670 diz que as multas permanecem. Para a retenção do imposto de renda, ele também pede um relatório de fiscalização e, se o imposto foi pago, uma declaração ajustada, como o Form 941-X. Por isso, se esse caminho serve para um caso específico é decisão de um profissional.

Dois fatos diferentes podem parecer iguais. Um depósito excedente que a corporação enviou por engano não é imposto que ela pagou por você. Mas, se a corporação paga o imposto de renda devido por você sem descontá-lo do seu salário e sem ser reembolsada, os regulamentos contam o valor como salário adicional (Treas. Reg. 31.3401(a)-1(b)(6)). As instruções do Form 941-X dizem o mesmo para o imposto pago em nome de um empregado e pedem a correção dos salários no Form 941-X e no Form W-2c. Não descontar do salário, portanto, não define o que o campo 2 deve mostrar.

O manual de fiscalização do IRS acrescenta que o imposto de renda não retido, mas pago pelo empregador depois de 31 de dezembro do ano do salário, não pode ser usado como crédito de imposto retido na declaração do empregado. Isso é orientação interna do IRS, não lei vinculante (IRM 4.23.8.2). As instruções do IRS citadas aqui não dizem como é classificado um pagamento de fim de ano pelo EFTPS como o seu. Isso depende do que foi pago, da conta de quem, em qual número e tipo de imposto, quando, e se havia reembolso devido, e um profissional decide com base no histórico de pagamentos.

Como meus Forms 941 e W-2 precisam bater, e o que o IRS compara?

Eles precisam concordar. O IRS compara os quatro Forms 941 trimestrais com os valores dos W-2 somados no Form W-3 para a retenção do imposto de renda, os salários de Social Security, as gorjetas de Social Security e os salários e gorjetas de Medicare. Se houver diferença, o IRS ou a Social Security Administration pode entrar em contato com o empregador (IRS: instruções do Form 941). Algumas diferenças têm motivos válidos; o empregador guarda a conciliação (IRS: instruções dos Forms W-2 e W-3).

A linha 3 do Form 941 pede o imposto retido ou que deveria ter sido retido, enquanto o campo 2 só pode mostrar o imposto retido. Uma corporação que nunca descontou o imposto que era obrigada a reter pode, então, ter um Form 941 e um W-2 que não concordam. Essa diferença é o que precisa de explicação (IRS: instruções do Form 941).

Como corrijo o 941 e o W-2 (Forms 941-X e W-2c)?

Comece pelo que foi realmente retido e por saber se a corporação arcou com o seu imposto como salário (veja acima); os registros da folha decidem o W-2, e o W-2 decide o seu crédito. Corrigir o campo 2 muda o crédito de retenção no seu 1040: se a declaração entregue lançou mais do que foi retido, a restituição pode diminuir ou virar saldo a pagar, a menos que o pagamento apareça na linha de pagamentos de imposto estimado, o que depende de onde ele foi lançado (Treas. Reg. 1.31-1). O Form 941-X corrige um Form 941 já entregue e é entregue separadamente dele. O Form W-2c corrige um W-2 já entregue: entregue-o à SSA no Form W-3c e dê uma cópia ao empregado, ambos o quanto antes depois que o erro for encontrado. Um W-2c pode exigir um Form 941-X correspondente (IRS: instruções dos Forms W-2 e W-3; IRS: Pub. 15).

Os dois formulários limitam as correções ao imposto de renda retido:

• Form W-2c, campo 2: somente para erro administrativo, definido como um valor no campo 2 que não é o valor realmente retido. Nessa redação, um valor no campo 2 que nunca saiu do salário não é o valor realmente retido, a menos que a corporação tenha arcado com o imposto como salário (veja acima) (IRS: instruções dos Forms W-2 e W-3).
• Form 941-X, imposto de renda retido: geralmente somente para erros encontrados no mesmo ano-calendário em que o salário foi pago. Para anos anteriores, as instruções permitem apenas erros “administrativos”, ou seja, quando o valor da linha 3 não é o que foi realmente retido, e depois alertam que só contam erros de transposição ou de cálculo. A outra exceção, as alíquotas da seção 3509, vale quando um empregado foi tratado como não empregado e não se encaixa neste caso (IRS: instruções do Form 941-X).

Para um ano encerrado, essas duas leituras não se alinham, e as instruções não as conciliam. Os regulamentos definem um erro administrativo como aquele “que envolve o relato impreciso do valor retido” (Treas. Reg. 31.6413(a)-2(c)(2)). Em separado, um empregador que pagou ao IRS mais do que o imposto de renda correto que devia reter pode pedir restituição, mas não do imposto que descontou ou reteve de um empregado (Treas. Reg. 31.6414-1). Um depósito excedente genuíno pode se encaixar nessa regra; ele não cria crédito de retenção na sua declaração. A Pub. 15 dá erros de cálculo e de transposição como exemplo de erro administrativo; as instruções do Form 941-X dizem que apenas esses são administrativos (IRS: Pub. 15). Quais correções estão abertas depende, então, dos fatos. O Form 941-X também tem prazos: a correção de imposto declarado a maior vence em 3 anos após a entrega do Form 941 ou 2 anos após o pagamento do imposto, o que ocorrer por último, e a correção de imposto declarado a menor, em 3 anos após a entrega. Um Form 941 entregue antes de 15 de abril do ano seguinte conta como entregue em 15 de abril (IRS: instruções do Form 941-X). Uma CP05A chega depois que o 1040 é entregue, então o ano do salário geralmente já terminou e valem as regras de anos anteriores. Para corrigir uma folha em geral, veja Erro na folha de pagamento: corrigir salário pago a maior, Form 941-X e W-2c.

Como minha declaração pessoal deve mostrar o pagamento?

Na linha que corresponde ao que o pagamento foi. O imposto retido no seu W-2 vai na linha de retenção; os pagamentos de imposto estimado que você fez vão na linha separada de pagamentos estimados (linha 26 no formulário mais recente) (IRS: instruções do Form 1040). As instruções dão crédito aos pagamentos que você fez; elas não dizem como lançar um pagamento que foi para o EIN da corporação.

Se a declaração entregue já lançou o pagamento como retenção, o Form 1040-X tem linhas separadas para a retenção e para os pagamentos de imposto estimado (linhas 12 e 13). Mudar a retenção exige anexar os W-2 corrigidos (IRS: instruções do Form 1040-X). Um 1040-X em papel enviado em resposta a um aviso vai para o endereço do aviso. Se vale retificar ou responder ao aviso primeiro está em CP05, 4464C e 5071C: restituição retida para análise ou conferência de identidade.

O que envio em resposta à CP05A?

Responda até a data do aviso com documentos que mostrem o imposto federal realmente retido. O IRS pede pelo menos 3 demonstrativos de pagamento ou contracheques, inclusive o do fim do ano, ou uma carta do empregador em papel timbrado da empresa, e diz para não enviar uma cópia do W-2 (IRS: aviso CP05A).

Demonstrativos de pagamento sem retenção não sustentam um pedido de retenção, então defina em qual linha o pagamento se encaixa antes de responder. Se o pagamento foi um pagamento estimado, mas a declaração o lançou como retenção, os documentos não vão sustentar o pedido. O aviso tem uma data de resposta, e a dúvida sobre em qual linha o pagamento se encaixa não a adia. Se vale retificar primeiro ou responder primeiro, como enviar os documentos e quanto esperar estão em CP05, 4464C e 5071C: restituição retida para análise ou conferência de identidade.

Como pago meu próprio imposto corretamente daqui para frente?

Um pagamento conta de um jeito ou de outro: como seu imposto estimado no seu SSN, ou como imposto retido do seu salário.

• Pagamentos estimados. Pague como imposto estimado no seu próprio SSN. O IRS diz que pessoas físicas não podem mais criar novas contas no EFTPS (IRS: EFTPS); as outras formas de pagar estão em Imposto estimado para proprietários de corporação S.
• Retenção. Entregue à corporação um novo Form W-4 com um valor extra na Etapa 4(c) para cada pagamento de salário. O empregador deve aplicá-lo a partir do primeiro período de pagamento que termina no 30º dia após o recebimento, ou depois (IRS: Pub. 505). O imposto passa a sair do salário, aparece nos demonstrativos e na linha 3 do Form 941, e entra no campo 2 do W-2.

Quanto pagar e quando está no mesmo guia.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos. Todos os valores estão em dólares americanos.

Pago no próprio SSN como imposto estimado

Uma proprietária de corporação S recebe um salário de US$90.000 e tem US$12.000 retidos do pagamento ao longo do ano. Em dezembro, ela paga US$25.000 pelo EFTPS no próprio SSN como pagamento de imposto estimado. Se o pagamento foi lançado assim, o 1040 dela mostra US$12.000 na linha de retenção do W-2 e US$25.000 na linha de pagamentos de imposto estimado, e nada nele muda o W-2 nem o Form 941.

Pago no EIN da corporação sem retenção

Uma proprietária de corporação S com salário de US$90.000 e US$12.000 retidos envia US$25.000 em dezembro no EIN da corporação como depósito do Form 941, mas nenhum pagamento de salário foi reduzido. Suponha que os impostos regulares da folha do trimestre foram informados e totalmente depositados, e que os US$25.000 são um depósito excedente, não imposto pago por ela. Se o Form 941 informa apenas os US$12.000 realmente retidos, o depósito extra excede o imposto do trimestre e aparece como pagamento a maior no Form 941, e o campo 2 do W-2 continua em US$12.000. A linha 3 informa o imposto retido ou que deveria ter sido retido sobre o salário pago, não o que foi depositado; uma linha 3 que inclua os US$25.000 extras não bateria com o W-2 e precisaria de explicação. Se, em vez disso, a corporação pagou o imposto dela sem descontá-lo nem ser reembolsada, os US$25.000 são salário adicional e as declarações da folha mudam. Se é isso, um depósito excedente ou o pagamento estimado dela lançado no lugar errado, isso se decide pelo histórico de pagamentos.

O W-2 não mostra retenção, mas a declaração a lança

O campo 2 do W-2 de uma proprietária de corporação S mostra US$0, os demonstrativos de pagamento dela não mostram retenção, e o 1040 dela lança US$25.000 como retenção. Uma CP05A pede documentos que comprovem o imposto retido, e estes não mostram nenhum. O próximo passo dela é descobrir onde o pagamento foi lançado. Se foi lançado no SSN dela como imposto estimado, ele pertence à linha de pagamentos de imposto estimado, não à de retenção.

E no seu caso?

• Você tem uma CP05A ou uma restituição retida, e o pagamento está no tipo de imposto, EIN ou SSN errado, ou o seu W-2 mostra retenção que nunca saiu do salário: o histórico de pagamentos e os registros da folha decidem qual conta guarda o dinheiro, se os Forms 941-X e W-2c são necessários e o que enviar ao IRS. Leve o histórico do EFTPS, os Forms 941, o W-2, o registro da folha, o aviso e o 1040 para a ajuda com impostos de corporação.
• Você só precisa saber o que é uma CP05 ou CP05A e como responder: veja CP05, 4464C e 5071C: restituição retida para análise ou conferência de identidade.
• Você perdeu depósitos, recebeu uma multa do Form 941 ou teme responsabilidade pessoal: veja Impostos da folha em atraso: declarações, multas e responsabilidade e busque ajuda com impostos de corporação.
• O registro da folha, os registros bancários e a escrituração contábil não concordam sobre o que foi pago, retido e depositado: esses registros precisam concordar antes de qualquer correção ser entregue; veja ajuda com escrituração contábil.
• Um serviço de folha entregou os Forms 941 e os depósitos dele não batem com o que você pagou: veja O provedor de folha não depositou os impostos: aviso do IRS e o que fazer.
• Você não sabe quanto de salário receber: veja Salário do proprietário de corporação S: quanto e como corrigir anos passados.
• Uma folha foi rodada errada ou paga a maior: veja Erro na folha de pagamento: corrigir salário pago a maior, Form 941-X e W-2c.
• Nenhuma folha foi rodada para você neste ano: veja Corporação S que nunca rodou a folha: recupere o salário do proprietário até o fim do ano.
• Você precisa configurar seus pagamentos estimados pessoais: veja Imposto estimado para proprietários de corporação S.