⁦CP05A⁩ לבעלי חברת S: מס ששולם דרך EFTPS ולא נוכה מהשכר

מה משמעות ⁦CP05A⁩ כשחברת S משלמת לי שכר?

הודעה ⁦CP05A⁩ אומרת ש-⁠IRS צריך מסמכים שמאמתים את ההכנסה ואת ניכוי המס הפדרלי במקור בדוח שלכם לפני ששחרר את ההחזר (IRS: ההודעה ⁦CP05A⁩). אם אתם הבעלים של החברה שמשלמת לכם, אתם בשני צדי הבדיקה: טופס 1040 שהגשתם, וטופס ⁦W-2⁩ וטפסי 941 שהחברה שלכם הגישה.

הכלל קצר. הזיכוי בטופס 1040 הוא על מס הכנסה שנוכה בפועל מהשכר (Treas. Reg. 1.31-1), ו-⁠IRS מחפש אותו בתיבה 2 של ⁦W-2⁩. תשלומים שחברת S משלמת לנושא משרה חייבים להיחשב שכר ככל שהם שכר סביר עבור שירותים (IRS: שכר בחברת S).

אי-התאמה שעלולה להפעיל ⁦CP05A⁩: טופס 1040 תובע את תשלום ה-⁠EFTPS בשורת הניכוי במקור, אבל תיבה 2 ב-⁠⁦W-2⁩ קטנה יותר. המקום שבו התשלום נרשם קובע את הצעד הבא. תשלום על ה-⁠SSN שלכם כמקדמות שייך לשורת תשלומי המקדמות, ושום דבר בו לא משנה את דוחות השכר. תשלום על ה-⁠EIN של החברה, או ⁦W-2⁩ שמציג מס שמעולם לא נוכה מהשכר, מחייבים לבדוק את טפסי 941 ואת ⁦W-2⁩.

המקרה אינו פשוט כאשר:

• הכסף הגיע ל-⁠EFTPS תחת סוג מס, EIN, SSN או תקופה אחרים מכפי שהתכוונתם;
• החברה שילמה אותו מחשבון הבנק שלה;
• ב-⁠⁦W-2⁩ או בטופס 941 מופיע ניכוי במקור שמעולם לא נוכה מהשכר;
• בטופס 1040 שלכם כבר נתבע התשלום כניכוי במקור;
• השנה סגורה, מה שמגביל מה אפשר לשנות בטפסי ⁦941-X⁩ ו-⁠⁦W-2c⁩.

איזו מהאפשרויות חלה נקבע לפי היסטוריית התשלומים ורישומי השכר, ולכן מתחילים משם. מה לאסוף קודם: היסטוריית תשלומי EFTPS, טפסי 941 של כל ארבעת הרבעונים, ⁦W-2⁩, פנקס השכר ותלושי השכר, ההודעה וטופס 1040 שהוגש. אם שירות שכר מגיש בשבילכם את טפסי 941 ואת ⁦W-2⁩, בקשו ממנו את ארבעת הדוחות, את פנקס השכר ואת דוח ההפקדות שלו. להסבר כללי על ⁦CP05⁩ או ⁦CP05A⁩ ראו ⁦CP05⁩, 4464C ו-⁠5071C: החזר שנעצר לבדיקה או לאימות זהות.

האם תשלום ה-⁠EFTPS שלי היה ניכוי במקור או תשלום מקדמות?

זה תלוי בסוג המס שנבחר בעת התשלום ובמספר שעליו נרשם. EFTPS מקבל תשלומי מס פדרלי של מס הכנסה, מס תעסוקה, מקדמות ובלו (IRS: EFTPS), ולכן חיוב אחד מהבנק יכול להיכנס למקומות שונים.

כדי לראות לאן התשלום הגיע, השתמשו בהיסטוריות התשלומים. EFTPS שומר היסטוריה של 15 חודשים. החשבון המקוון של יחיד מציג תשלומים עד 5 שנים אחורה, כולל תשלומי מקדמות (IRS: החשבון המקוון שלכם). לגורם המוסמך של חברת S (נושא משרה או חבר מנהל שהוא עובד ⁦W-2⁩ נוכחי ויכול לחייב את החברה כחוק) יש גישה מלאה להיסטוריית תשלומים ולתדפיסים בחשבון מס עסקי. בעל מניות עם Schedule K-1 מקבל גישה מוגבלת, רק לשנים ש-⁠IRS מציג עם ⁦K-1⁩ בתיק, וייתכן שהיא לא מגיעה לשנה שאתם בודקים (IRS: חשבון מס עסקי). תדפיס חשבון מס מציג סוגי תשלום (IRS: סוגי תדפיסים). אם הרישומים מראים שתשלום נרשם בחשבון הלא נכון, ל-⁠IRS יש נהלים פנימיים לאתר תשלום ולהעביר זיכוי, גם מחשבון של חברה לחשבון של יחיד, עם מספר ה-⁠EFT של EFTPS כראיה (IRM 21.5.8). אלה נהלי עיבוד של IRS ולא זכות לסווג מחדש הפקדת שכר תקפה.

גם התווית משנה את התזמון. מס שנוכה במקור נחשב בדרך כלל כאילו שולם בחלקים שווים בכל מועד תשלום מקדמות, אלא אם אפשר להראות אחרת, ואילו תשלום מקדמות נחשב לתקופה שבה בוצע. תשלום מקדמות מאוחר בשנה יכול להשאיר תקופות קודמות בחסר ולגרור קנס על תשלום חסר בטופס 2210 (IRS: הוראות לטופס 2210; IRS: פרסום 505).

מה נחשב מס הכנסה פדרלי שנוכה בתיבה 2 של ⁦W-2⁩?

רק מס שנוכה בפועל מהשכר. תיבה 2 מציגה את הסך של מס ההכנסה הפדרלי שנוכה משכר העובד באותה שנה (IRS: הוראות ל-⁠⁦W-2⁩ ול-⁠⁦W-3⁩). שורה בטופס 1040 של מס שנוכה בטפסי ⁦W-2⁩ (שורה 25a בטופס העדכני) מסכמת את הסכומים בתיבה 2 (IRS: הוראות לטופס 1040).

ניכוי במקור נעשה מהשכר עם תשלומו. פרסום 505 קובע שאי אפשר לתת למעסיק תשלום שמכסה ניכוי במקור לתקופות שכר שעברו או תשלום עבור מקדמות, ושמשנים ניכוי במקור בטופס ⁦W-4⁩ חדש (IRS: פרסום 505). סכום חד-פעמי שנשלח מאוחר יותר אינו מס שנוכה מתלושי שכר שעברו.

מה אם החברה שילמה את המס שלי אבל מעולם לא ניכתה אותו מהשכר?

זה חל כשהכסף הגיע לחשבון טופס 941 של החברה; תשלום על ה-⁠SSN שלכם מכוסה בטבלה למעלה.

אם החברה שילמה לכם שכר ולא ניכתה מס הכנסה שהייתה חייבת לנכות, זהו אי-ניכוי לפי סעיף 3402. מס נוסף שבחרתם לשלם מעבר למה שנדרש אינו ניכוי חובה. אם מעסיק לא ניכה, אבל מס ההכנסה של העובד על אותו שכר שולם בהמשך, IRS לא גובה את אותו מס מהמעסיק. קנסות ותוספות מס עדיין חלים, והמעסיק צריך להיות מסוגל להראות שמס ההכנסה שולם (⁦26 U.S.C. 3402(d)⁩; Treas. Reg. 31.3402(d)-1).

ל-⁠IRS יש טפסים להוכחה הזאת. בטופס 4669 העובד מצהיר שהתשלומים דווחו בדוח והמס שולם. המעסיק שולח אותו עם טופס 4670 כדי לבקש פטור מהמס; בטופס 4670 כתוב שהקנסות נשארים. בניכוי מס הכנסה במקור הוא גם דורש דוח בדיקה ואם המס שולם, דוח מתוקן כמו טופס ⁦941-X⁩, ולכן השאלה אם הדרך הזאת מתאימה למקרה מסוים היא החלטה של איש מקצוע.

שתי עובדות שונות עשויות להיראות דומות. הפקדת עודף ששלחה החברה בטעות אינה מס ששולם עבורכם. אבל אם החברה משלמת מס הכנסה שהוטל עליכם בלי לנכות אותו מהשכר ובלי לקבל החזר, התקנות רואות בסכום שכר נוסף (Treas. Reg. 31.3401(a)-1(b)(6)). הוראות טופס ⁦941-X⁩ קובעות אותו דבר לגבי מס ששולם בשם עובד, ומורות לתקן את השכר בטופס ⁦941-X⁩ ובטופס ⁦W-2c⁩. לכן העובדה שלא נוכה מהשכר אינה קובעת מה צריכה להציג תיבה 2.

מדריך הבדיקות של IRS מוסיף שמס הכנסה שלא נוכה אך שולם על ידי המעסיק אחרי 31 בדצמבר של שנת השכר לא יכול להילקח כזיכוי על מס שנוכה בדוח של העובד. זו הנחיה פנימית של IRS ולא חוק מחייב (IRM 4.23.8.2). הוראות IRS שצוטטו כאן אינן אומרות איך מסווגים תשלום EFTPS בסוף השנה מהסוג שלכם. זה תלוי במה שולם, מחשבון של מי, תחת איזה מספר וסוג מס, מתי, והאם הגיע החזר, ואיש מקצוע מכריע בכך לפי היסטוריית התשלומים.

איך טופס 941 וטופס ⁦W-2⁩ צריכים להתאים, ומה IRS משווה?

הם חייבים להתאים. IRS משווה את ארבעת טפסי 941 הרבעוניים לסכומי ⁦W-2⁩ שמסוכמים בטופס ⁦W-3⁩ בניכוי מס הכנסה במקור, בשכר לביטוח לאומי, בטיפים לביטוח לאומי, ובשכר וטיפים למדיקר. אם יש הבדל, IRS או מינהל הביטוח הלאומי האמריקאי (SSA) עשויים לפנות למעסיק (IRS: הוראות לטופס 941). לחלק מההבדלים יש סיבות תקינות; המעסיק שומר את ההתאמה (IRS: הוראות ל-⁠⁦W-2⁩ ול-⁠⁦W-3⁩).

שורה 3 בטופס 941 מבקשת מס שנוכה או שהיה צריך לנכות, ואילו תיבה 2 יכולה להציג רק מס שנוכה. חברה שמעולם לא ניכתה מס שהייתה חייבת לנכות עלולה לכן להגיש טופס 941 ו-⁠⁦W-2⁩ שאינם מתאימים. הפער הזה הוא מה שדורש הסבר (IRS: הוראות לטופס 941).

איך מתקנים את טופס 941 ואת ⁦W-2⁩ (טפסים ⁦941-X⁩ ו-⁠⁦W-2c⁩)?

מתחילים ממה שנוכה בפועל ומהשאלה אם החברה נשאה במס שלכם כשכר (למעלה); רישומי השכר קובעים את ⁦W-2⁩, וה-⁠⁦W-2⁩ קובע את הזיכוי שלכם. תיקון תיבה 2 משנה את זיכוי הניכוי במקור בטופס 1040: אם הדוח שהוגש תבע יותר ממה שנוכה, ההחזר עלול להצטמצם או להפוך לחוב, אלא אם התשלום מוצג במקום זאת בשורת תשלומי המקדמות, וזה תלוי במקום שבו נרשם (Treas. Reg. 1.31-1). טופס ⁦941-X⁩ מתקן טופס 941 שהוגש ומוגש בנפרד ממנו. טופס ⁦W-2c⁩ מתקן ⁦W-2⁩ שהוגש: מגישים אותו ל-⁠SSA בטופס ⁦W-3c⁩ ונותנים עותק לעובד, שניהם מהר ככל האפשר אחרי שהטעות התגלתה. ⁦W-2c⁩ עשוי לדרוש טופס ⁦941-X⁩ תואם (IRS: הוראות ל-⁠⁦W-2⁩ ול-⁠⁦W-3⁩; IRS: פרסום 15).

שני הטפסים מגבילים תיקונים למס הכנסה שנוכה:

• טופס ⁦W-2c⁩, תיבה 2: רק בשל טעות מנהלית, שמוגדרת כסכום בתיבה 2 שאינו הסכום שנוכה בפועל. לפי הנוסח הזה, סכום בתיבה 2 שמעולם לא נוכה מהשכר אינו הסכום שנוכה בפועל, אלא אם החברה נשאה במס כשכר (למעלה) (IRS: הוראות ל-⁠⁦W-2⁩ ול-⁠⁦W-3⁩).
• טופס ⁦941-X⁩, מס הכנסה שנוכה: בדרך כלל רק לטעויות שהתגלו באותה שנה קלנדרית שבה שולם השכר. לשנים קודמות ההוראות מתירות רק טעויות “מנהליות”, כלומר סכום בשורה 3 שאינו מה שנוכה בפועל, ומוסיפות אזהרה שרק טעויות העתקה או חישוב נחשבות. החריג האחר, שיעורי סעיף 3509, חל כשעובד טופל כמי שאינו עובד ואינו מתאים למקרה הזה (IRS: הוראות לטופס ⁦941-X⁩).

בשנה סגורה שתי הקריאות האלה אינן מתיישבות, וההוראות לא מיישבות ביניהן. התקנות מגדירות טעות מנהלית כטעות “הכרוכה בדיווח לא מדויק של סכום המס שנוכה” (Treas. Reg. 31.6413(a)-2(c)(2)). בנפרד, מעסיק ששילם ל-⁠IRS יותר ממס ההכנסה הנכון שהיה חייב לנכות רשאי לתבוע החזר, אך לא על מס שניכה או שנוכה מעובד (Treas. Reg. 31.6414-1). הפקדת עודף אמיתית עשויה להתאים לכלל הזה; היא אינה יוצרת זיכוי ניכוי במקור בדוח שלכם. פרסום 15 נותן טעויות חישוב והעתקה כדוגמה לטעות מנהלית; הוראות טופס ⁦941-X⁩ אומרות שרק אלה מנהליות (IRS: פרסום 15). אילו תיקונים פתוחים תלוי אז בעובדות. לטופס ⁦941-X⁩ יש גם מגבלות זמן: תיקון של מס שדווח ביתר מוגש בתוך 3 שנים מהגשת טופס 941 או 2 שנים מתשלום המס, המאוחר מביניהם, ותיקון של מס שדווח בחסר בתוך 3 שנים מההגשה. טופס 941 שהוגש לפני 15 באפריל של השנה הבאה נחשב כאילו הוגש ב-⁠15 באפריל (IRS: הוראות לטופס ⁦941-X⁩). ⁦CP05A⁩ מגיעה אחרי שטופס 1040 הוגש, ולכן שנת השכר בדרך כלל כבר הסתיימה והכללים לשנים קודמות חלים. לתיקון כללי של הרצת שכר ראו טעות בשכר: תיקון שכר ששולם ביתר, טופס ⁦941-X⁩ ו-⁠⁦W-2c⁩.

איך הדוח האישי שלי צריך להציג את התשלום?

בשורה שמתאימה למה שהתשלום היה. מס שנוכה ב-⁠⁦W-2⁩ נכנס לשורת הניכוי במקור; תשלומי מקדמות ששילמתם נכנסים לשורה הנפרדת של תשלומי המקדמות (שורה 26 בטופס העדכני) (IRS: הוראות לטופס 1040). ההוראות מזכות תשלומים ששילמתם בעצמכם; הן לא אומרות איך תובעים תשלום שנרשם על ה-⁠EIN של החברה.

אם הדוח שהוגש כבר תבע את התשלום כניכוי במקור, בטופס ⁦1040-X⁩ יש שורות נפרדות לניכוי במקור ולתשלומי מקדמות (שורות 12 ו-⁠13). שינוי בניכוי במקור פירושו לצרף את טפסי ⁦W-2⁩ המתוקנים (IRS: הוראות לטופס ⁦1040-X⁩). טופס ⁦1040-X⁩ בנייר שנשלח בתגובה להודעה נשלח לכתובת שבהודעה. השאלה אם לתקן קודם או להשיב להודעה קודם מכוסה ב⁦CP05⁩, 4464C ו-⁠5071C: החזר שנעצר לבדיקה או לאימות זהות.

מה שולחים בתשובה ל-⁠⁦CP05A⁩?

השיבו עד התאריך שבהודעה עם מסמכים שמראים את המס הפדרלי שנוכה בפועל. IRS מפרט לפחות 3 תלושי שכר או תלושי תשלום, כולל התלוש של סוף השנה, או מכתב מהמעסיק על נייר מכתבים של החברה, ומבקש לא לשלוח עותק של ⁦W-2⁩ (IRS: ההודעה ⁦CP05A⁩).

תלושי שכר בלי ניכוי במקור אינם תומכים בתביעת ניכוי במקור, ולכן קבעו לאיזו שורה התשלום שייך לפני שאתם משיבים. אם התשלום היה תשלום מקדמות אבל הדוח תבע אותו כניכוי במקור, המסמכים לא יתמכו בתביעה. להודעה יש תאריך תשובה, והשאלה לאיזו שורה התשלום שייך לא דוחה אותו. אם לתקן קודם או להשיב קודם, איך שולחים את המסמכים וכמה זמן מחכים מוסבר ב⁦CP05⁩, 4464C ו-⁠5071C: החזר שנעצר לבדיקה או לאימות זהות.

איך משלמים את המס שלי נכון מעכשיו?

תשלום נחשב באחת משתי דרכים: כמקדמות שלכם על ה-⁠SSN שלכם, או כמס שנוכה מהשכר.

• מקדמות. שלמו כמקדמות על ה-⁠SSN שלכם. IRS אומר שיחידים כבר לא יכולים לפתוח חשבונות EFTPS חדשים (IRS: EFTPS); הדרכים האחרות לשלם מפורטות במקדמות מס לבעלי חברת S.
• ניכוי במקור. מסרו לחברה טופס ⁦W-4⁩ חדש עם סכום נוסף בשלב ⁦4(c)⁩ לכל תלוש. המעסיק חייב להפעיל אותו מתקופת השכר הראשונה שמסתיימת ביום ה-⁠30 אחרי קבלתו או אחריו (IRS: פרסום 505). המס אז יורד מהשכר, מופיע בתלושי השכר ובשורה 3 של טופס 941, ונמצא בתיבה 2 של ⁦W-2⁩.

כמה לשלם ומתי מוסבר באותו מדריך.

דוגמה

הדוגמאות להמחשה בלבד. כל הסכומים בדולרים אמריקאיים.

שולם על ה-⁠SSN שלה כמקדמות

בעלת חברת S לוקחת משכורת של ⁦US$90,000⁩, ו-⁠⁦US$12,000⁩ מנוכים משכרה במהלך השנה. בדצמבר היא משלמת ⁦US$25,000⁩ דרך EFTPS על ה-⁠SSN שלה כתשלום מקדמות. אם הוא נרשם כך, טופס 1040 שלה מציג ⁦US$12,000⁩ בשורת הניכוי במקור של ⁦W-2⁩ ו-⁠⁦US$25,000⁩ בשורת תשלומי המקדמות, ושום דבר בו לא משנה את ⁦W-2⁩ או את טופס 941.

שולם על ה-⁠EIN של החברה בלי שנוכה דבר

בעלת חברת S עם משכורת של ⁦US$90,000⁩ ו-⁠⁦US$12,000⁩ שנוכו שולחת בדצמבר ⁦US$25,000⁩ על ה-⁠EIN של החברה כהפקדה לטופס 941, אבל לא נוכה דבר מהשכר. נניח שמסי השכר הרגילים של הרבעון דווחו והופקדו במלואם, וש-⁠⁦US$25,000⁩ הם הפקדת עודף ולא מס ששולם עבורה. אם טופס 941 מדווח רק על ⁦US$12,000⁩ שנוכו בפועל, ההפקדה העודפת גבוהה ממס הרבעון ומופיעה כתשלום ביתר בטופס 941, ותיבה 2 ב-⁠⁦W-2⁩ נשארת ⁦US$12,000⁩. שורה 3 מדווחת מס שנוכה או שהיה צריך לנכות על השכר ששולם, לא מה שהופקד; שורה 3 שכוללת את ⁦US$25,000⁩ הנוספים לא הייתה מתאימה ל-⁠⁦W-2⁩ והייתה דורשת הסבר. אם לעומת זאת החברה שילמה את מס ההכנסה שהוטל עליה בלי לנכות אותו ובלי לקבל החזר, ⁦US$25,000⁩ הם שכר נוסף ודוחות השכר משתנים. האם זה המצב, הפקדת עודף או תשלום מקדמות שלה שנרשם בטעות נקבע לפי היסטוריית התשלומים.

⁦W-2⁩ לא מציג ניכוי במקור אבל הדוח תובע אותו

בתיבה 2 של ⁦W-2⁩ של בעלת חברת S מופיע US$0, תלושי השכר שלה לא מראים ניכוי במקור, ובטופס 1040 שלה נתבעים ⁦US$25,000⁩ כניכוי במקור. ⁦CP05A⁩ מבקשת מסמכים שמאמתים מס שנוכה, ואלה לא מראים כלום. הצעד הבא שלה הוא למצוא איפה התשלום נרשם. אם הוא נרשם על ה-⁠SSN שלה כמקדמות, הוא שייך לשורת תשלומי המקדמות ולא לשורת הניכוי במקור.

המצב שלכם שונה?

• יש לכם ⁦CP05A⁩ או החזר שנעצר, והתשלום נמצא תחת סוג מס, EIN או SSN לא נכונים, או ש-⁠⁦W-2⁩ שלכם מציג ניכוי במקור שמעולם לא נוכה מהשכר: היסטוריית התשלומים ורישומי השכר קובעים באיזה חשבון נמצא הכסף, אם נדרשים טפסי ⁦941-X⁩ ו-⁠⁦W-2c⁩, ומה לשלוח ל-⁠IRS. הביאו את היסטוריית EFTPS, טפסי 941, ⁦W-2⁩, פנקס השכר, ההודעה וטופס 1040 אל עזרה במס חברות.
• אתם רק צריכים לדעת מהי ⁦CP05⁩ או ⁦CP05A⁩ ואיך משיבים: ראו ⁦CP05⁩, 4464C ו-⁠5071C: החזר שנעצר לבדיקה או לאימות זהות.
• החמצתם הפקדות, קיבלתם קנס בטופס 941, או שאתם מודאגים מאחריות אישית: ראו פיגור במסי שכר: דוחות, קנסות ואחריות וקבלו עזרה במס חברות.
• פנקס השכר, רישומי הבנק והספרים שלכם לא מסכימים על מה ששולם, נוכה והופקד: הרישומים האלה צריכים להתאים לפני שמגישים תיקון כלשהו; ראו עזרה בהנהלת חשבונות.
• שירות שכר הגיש את טפסי 941 וההפקדות שלו לא תואמות למה ששילמתם: ראו ספק השכר לא הפקיד את המסים: הודעת IRS ומה עושים.
• אתם לא בטוחים כמה שכר לקחת: ראו שכר בעלים בחברת S: כמה, ואיך מתקנים שנים קודמות.
• הרצת שכר הייתה שגויה או שולמה ביתר: ראו טעות בשכר: תיקון שכר ששולם ביתר, טופס ⁦941-X⁩ ו-⁠⁦W-2c⁩.
• לא הופעלה הנהלת שכר עבורכם השנה: ראו חברת S שלא הפעילה הנהלת שכר: משלימים שכר בעלים עד סוף השנה.
• אתם צריכים להגדיר את המקדמות האישיות שלכם: ראו מקדמות מס לבעלי חברת S.