California Sales Tax Nexus: Schwelle von $500.000 für Verkäufer

Ab wann muss ein Verkäufer außerhalb von California die Sales Tax von California erheben?

Ein Verkäufer außerhalb von California muss sich bei der California Department of Tax and Fee Administration (CDTFA) registrieren und die Use Tax von California erheben, sobald seine gesamten Verkäufe von Waren zur Lieferung in California zusammen mit denen aller nahestehenden Personen im laufenden oder im vorangegangenen Kalenderjahr $500.000 übersteigen (CDTFA-Überblick). Die CDTFA prüft nur eine Dollarsumme. Eine Mindestzahl an Bestellungen nennt sie nicht.

California nennt dies wirtschaftlichen Nexus. Er ist eine von mehreren Möglichkeiten, in dem Bundesstaat „geschäftlich tätig“ zu sein. Lagerbestand, ein Büro, ein Vertreter oder gemietete Ausrüstung in California begründen die Pflicht jeweils für sich allein, ohne Mindestumsatz (Publication 77).

Ein Fall ist nicht einfach, wenn Folgendes zusammentrifft: verbundene Unternehmen, deren Verkäufe sich addieren, Marktplatzverkäufe, die auch dann zählen, wenn der Marktplatz die Steuer erhebt, Streckenlieferungen, Lagerbestand in einem Fulfillment-Center in California und mehrere Bundesstaaten zugleich. Stellen Sie die Verkäufe nach Lieferadresse und Monat zusammen, dazu die California-Verkäufe jedes verbundenen Unternehmens und den Verkaufsbericht jedes Marktplatzes. Zu anderen Bundesstaaten und anderen Nexus-Arten lesen Sie wo Sie Sales Tax erheben müssen.

Welche Verkäufe zählen für die Schwelle des wirtschaftlichen Nexus in California?

Jeder Verkauf von Waren, die in California geliefert werden, zählt, ob steuerpflichtig oder nicht. Das gilt auch für Verkäufe zum Wiederverkauf, Marktplatzverkäufe und Verkäufe nahestehender Personen. Die CDTFA erklärt, dass die Summe auch nicht steuerpflichtige Verkäufe wie Verkäufe zum Wiederverkauf enthalten kann (CDTFA-FAQ).

Eine Person steht Ihnen nahe, wenn die Beziehung nach Section 267(b) des Internal Revenue Code besteht (Publication 77). Listen Sie jedes Unternehmen, jeden Inhaber und jedes Familienmitglied auf, das nach California verkauft, und lassen Sie jedes Paar prüfen.

Ein Verkäufer, dessen California-Verkäufe ausnahmslos belegte Verkäufe zum Wiederverkauf sind und der an keinen Verbraucher in California verkauft, muss sich nach diesem Test nicht registrieren. Sobald er einen Einzelhandelsverkauf an einen Verbraucher in California tätigt und über der Schwelle liegt, muss er sich registrieren und alle seine California-Verkäufe melden (CDTFA-FAQ). Bewahren Sie für jeden Verkauf zum Wiederverkauf eine gültige Wiederverkaufsbescheinigung (Resale Certificate) von California auf.

Welcher Zeitraum wird gemessen, und an welchem Tag muss ich mich registrieren?

Das Gesetz von California erfasst einen Verkäufer, dessen Summe im vorangegangenen Kalenderjahr oder im laufenden Kalenderjahr über der Schwelle lag (RTC 6203). Ein Verkäufer, der im Vorjahr unter der Schwelle lag, muss sich an dem Tag registrieren, an dem seine laufende Summe für das aktuelle Jahr $500.000 überschreitet (CDTFA-FAQ). Ein Verkäufer, der schon im Vorjahr über der Schwelle lag, ist nach dem Wortlaut des Gesetzes vom Beginn des laufenden Jahres an erfasst. Das Rechenbeispiel der CDTFA behandelt diesen Fall nicht ausdrücklich.

Eine Ausnahme für saisonale Verkäufer gibt es nicht. Auch ein Verkäufer, der nur zu Feiertagen verkauft, ist erfasst. Die CDTFA erklärt, dass saisonale Verkäufer eine vorläufige Genehmigung (Temporary Permit) beantragen können.

Führen Sie Ihre Aufzeichnungen nach Lieferdatum, denn der Tag, an dem die Summe die Schwelle überschreitet, ist der Tag Ihrer Registrierung. Ein Verkäufer, der unter der Schwelle bleibt, sollte seine California-Verkäufe dokumentieren, um das zu belegen. Überschreitet er die Schwelle in einem späteren Jahr, beginnt die Pflicht erst dann.

Ist der Verkauf, der die Schwelle überschreitet, steuerpflichtig, und was gilt für Verkäufe davor?

Ein Verkäufer muss weder auf den Verkauf, der die Summe über die Schwelle hebt, noch auf die Verkäufe davor Steuer erheben. Im Beispiel der CDTFA registriert sich ein Verkäufer an dem Tag, an dem seine Summe die Schwelle überschreitet. Die CDTFA sagt, dass er für frühere Verkäufe, auch für den Verkauf, der die Schwelle überschritten hat, keine Use Tax erheben muss. Die Kunden schulden die Use Tax für diese Käufe selbst (CDTFA-FAQ). Die Erhebung beginnt mit dem nächsten steuerpflichtigen Einzelhandelsverkauf.

Das Beispiel der CDTFA beschreibt einen Verkäufer ohne sonstige Verbindung zu California. Hatten Sie früher Lagerbestand, ein Büro oder einen Vertreter in California, mussten Sie sich möglicherweise früher registrieren. Zu Steuer, die nie erhoben wurde, lesen Sie unerhobene Sales Tax nachholen.

Was muss ich erheben: Steuer des Bundesstaates, lokale Steuer und District Tax nach Lieferadresse?

Erheben Sie die Use Tax von California zu dem Satz, der für die Adresse gilt, an die die Waren geliefert werden. Das ist der landesweite Grundsatz von 7,25 %, der die lokale Steuer enthält, zuzüglich einer District Tax (Steuer von Sonderbezirken), die an dieser Adresse gilt (allgemeine Informationen der CDTFA).

Ein Verkäufer über der Schwelle gilt in jedem Steuerbezirk von California als geschäftlich tätig. Die District Use Tax fällt deshalb auf jede steuerpflichtige Lieferung in einen Bezirk an, der eine solche Steuer erhebt, unabhängig davon, wo der Verkäufer sitzt (District-Tax-Leitfaden der CDTFA). Die Sätze unterscheiden sich je nach Adresse. Suchen Sie jeden Satz mit dem Tool der CDTFA für Steuersätze nach Adresse heraus oder binden Sie deren Satzdienst in Ihren Checkout ein.

California besteuert Waren, keine Dienstleistungen. Lebensmittel für den menschlichen Verzehr und einige verschreibungspflichtige Arzneimittel sind befreit (CDTFA-FAQ). Auf manche Waren kommen außerdem gesonderte Gebühren, etwa auf neue Reifen, erfasste elektronische Geräte, Blei-Säure-Batterien und Holzprodukte. Jede Gebühr braucht ein eigenes Gebührenkonto (Erste Schritte bei der CDTFA).

Wie registriere ich mich bei der CDTFA, und welches Konto ist das?

Registrieren Sie sich online bei der CDTFA. Ein Verkäufer außerhalb von California ohne Geschäftssitz oder eigenen Lagerbestand in California erhält in der Regel ein Certificate of Registration – Use Tax (Registrierungsbescheinigung für die Use Tax). Ein Verkäufer mit einem Geschäftssitz in California oder eigenem Lagerbestand erhält ein Seller's Permit (Verkäufergenehmigung) (Marktplatz-Leitfaden; Fulfillment-Center).

Wählen Sie in den Onlinediensten der CDTFA die Registrierung für eine neue Geschäftstätigkeit und folgen Sie den Anweisungen (Publication 77). Die Fragen des Systems bestimmen das Konto (Fulfillment-Center). Nach der Registrierung reichen Sie Erklärungen ein und zahlen nach dem Zeitplan, den die CDTFA festlegt; siehe Sales-Tax-Erklärungen einreichen.

Ein Verkäufer unter der Schwelle kann sich trotzdem für ein Certificate of Registration – Use Tax registrieren, um als Entgegenkommen gegenüber seinen Kunden Steuer zu erheben. Er hat dann dieselben Pflichten wie jeder Händler, bis er das Konto schließt (Publication 77).

Besteuert California Dienstleistungen, und was gilt für digitale Produkte?

Sales Tax und Use Tax von California gelten für Waren, nicht für Dienstleistungen, es sei denn, die Dienstleistungen gehören zum Verkauf von Waren (CDTFA-FAQ). Die Schwelle für Waren macht einen Verkäufer, der nur Dienstleistungen anbietet, nicht zum Steuererheber.

Bei digitalen Produkten ändert sich die Lage am 1. Januar 2027. Ab diesem Datum gilt die Steuer laut CDTFA in der Regel für digitale Produkte. Das sind vorgefertigte Software, die auf einem Datenträger geliefert, elektronisch geliefert oder per Fernzugriff genutzt wird, einschließlich Software as a Service. Vor diesem Datum wird elektronisch gelieferte Software ohne physischen Datenträger nicht besteuert (Leitfaden der CDTFA zu digitalen Produkten; allgemeine Informationen).

Die CDTFA sagt nicht, ob digitale Verkäufe für die Umsatzschwelle zählen. Ihr Leitfaden zu digitalen Produkten erweitert zwar die Definition des beweglichen körperlichen Vermögens (Tangible Personal Property) um sie, aber ihre Seiten zur Schwelle sprechen weiterhin nur von beweglichem körperlichem Vermögen. Das ist ungeklärt. Fragen Sie die CDTFA schriftlich, bevor Sie sich auf eine der beiden Antworten verlassen. Zur Steuerpflicht lesen Sie Sales Tax auf SaaS und Software.

Was gilt, wenn ich für einen anderen Verkäufer per Streckenlieferung liefere oder ein Fulfillment-Center in California nutze?

Ein Verkäufer über der Schwelle, der für einen in California nicht registrierten Händler Waren an einen Verbraucher in California liefert, gilt für diesen Verkauf als der Händler und muss die Steuer erheben (CDTFA-FAQ). Das gilt auch, wenn der Verkauf an den anderen Verkäufer ein Verkauf zum Wiederverkauf war. Die Steuer bemisst sich nach dem Preis, den dieser Verkäufer dem Verbraucher berechnet hat, oder nach Ihrem Preis an diesen Verkäufer zuzüglich eines Aufschlags von 10 %. Für einen niedrigeren Aufschlag brauchen Sie Unterlagen, die den tatsächlichen Verkaufspreis belegen.

Ist der andere Verkäufer in California selbst registriert oder zur Registrierung verpflichtet, erhebt er die Steuer, und Sie sollten seine Wiederverkaufsbescheinigung aufbewahren. Eine Wiederverkaufsbescheinigung ohne die Nummer des Seller's Permit des Käufers in California widerlegt in der Regel nicht die Vermutung, dass Sie der liefernde Verkäufer sind (Marktplatz-Leitfaden).

Die CDTFA sagt, dass ein Verkäufer außerhalb von California, der seinen Lagerbestand in einem Fulfillment-Center in California lagert, sich registrieren und für seine Einzelhandelsverkäufe an Verbraucher in California Erklärungen einreichen muss (Fulfillment-Center). Lagerbestand ist eine physische Präsenz ohne Mindestumsatz. Der Marktplatz-Leitfaden der CDTFA behandelt einen Verkäufer, dessen California-Verkäufe alle über registrierte Marktplätze laufen, anders (siehe den nächsten Abschnitt). Er sagt nicht, wie sich beide Regeln zueinander verhalten, wenn der Marktplatz die Waren auch lagert. Fragen Sie in diesem Fall die CDTFA. Ware, die getrennt von fremder Ware lagert, braucht in der Regel ein Seller's Permit für diesen Standort. Gemischter Lagerbestand braucht in der Regel ein Certificate of Registration – Use Tax (Leitfaden für Online-Händler).

Zählen Marktplatzverkäufe, und muss ich mich registrieren, wenn der Marktplatz die Steuer erhebt?

Marktplatzverkäufe zählen für die Schwelle. Ein Verkäufer, dessen California-Verkäufe aber alle über registrierte Marktplätze laufen, die als Händler auftreten, muss sich nicht registrieren. Der Marktplatz erhebt die Steuer auf diese Verkäufe und führt sie ab (Marktplatz-Leitfaden der CDTFA).

Direktverkäufe ändern das. Verkäufe über Ihre eigene Website oder über einen nicht registrierten Marktplatz sind Ihre eigenen. Liegen Ihre Direktverkäufe und Marktplatzverkäufe zusammen über der Schwelle, müssen Sie sich registrieren und auf Ihre Direktverkäufe Steuer erheben. Sie melden dann alle Ihre California-Verkäufe und können für die vom Marktplatz erhobenen Verkäufe einen Abzug als „other“ geltend machen (Marktplatz-Leitfaden).

Bewahren Sie die Vereinbarung mit dem Marktplatz oder einen Nachweis seiner Registrierung auf, dazu seine Genehmigungs- oder Kontonummer. Die CDTFA nimmt Sie für einen Marktplatzverkauf nicht in Haftung, wenn sie prüfen kann, dass der Marktplatz die richtige Steuer erhoben und abgeführt hat.

Darf ich aufhören zu erheben, wenn meine Verkäufe unter die Schwelle fallen?

Nicht sofort. Weil das Gesetz das vorangegangene Kalenderjahr mitzählt, bleibt ein Verkäufer, der in einem Jahr über der Schwelle lag, bis zum Ende des Folgejahres erfasst (RTC 6203). Die CDTFA sagt dasselbe zur District Use Tax (District-Tax-Leitfaden). Liegt weder das vorangegangene Jahr noch das laufende Jahr bis heute über der Schwelle und verbindet Sie sonst nichts mit California, gilt der Umsatztest nicht mehr.

Die Registrierung endet nicht von selbst, und die CDTFA sagt nicht, wann ein Verkäufer unter der Schwelle sein Konto schließen darf. Fragen Sie sie deshalb zuerst schriftlich. Publication 74 verlangt unter anderem, ein Konto zu schließen, wenn Sie nicht mehr aktiv geschäftlich tätig sind oder keine steuerpflichtigen Tätigkeiten mehr ausüben. Zum Schließen müssen Sie die CDTFA benachrichtigen, eine Abschlusserklärung einreichen, offene Beträge zahlen und die Unterlagen vier Jahre aufbewahren (Publication 74). Ein Verkäufer, der sich freiwillig registriert hat, erhebt Steuer, bis er das Konto schließt (Publication 77). Ein Verkäufer mit Lagerbestand oder einer anderen Verbindung zu California bleibt durch diese Verbindung erfasst.

Beendet eine Corporation, Personengesellschaft oder LLC ihr Geschäft, obwohl sie erhobene Steuer schuldet, kann eine für die Zahlung verantwortliche Person, die die Zahlung vorsätzlich unterlassen hat, persönlich haften (RTC 6829); siehe Sales-Tax-Erklärungen einreichen.

Beispiel

Diese Beispiele dienen der Veranschaulichung. Alle Beträge sind in US-Dollar.

Ein Onlineshop aus Oregon überschreitet die Schwelle im Oktober

Ein Onlineshop aus Oregon liefert Waren nach California. Bis zum 30. September beträgt die Jahressumme $490.000. Eine Bestellung über $8.000 am 10. Oktober bringt sie auf $498.000. Eine Bestellung über $5.000 am 20. Oktober bringt sie auf $503.000, darin $40.000 Verkäufe zum Wiederverkauf, die mitzählen. Der Shop registriert sich am 20. Oktober und erhebt ab dem nächsten Einzelhandelsverkauf Use Tax. Auf die Bestellung vom 20. Oktober und auf frühere Bestellungen muss er keine Steuer erheben. Diese Kunden schulden die Use Tax aber selbst.

Im nächsten Jahr betragen die California-Verkäufe des Shops $300.000. Das Vorjahr lag über der Schwelle, daher bleibt der Shop nach dem Gesetz erfasst und erhebt das ganze Jahr Steuer. Im dritten Jahr lag das Vorjahr unter der Schwelle. Der Umsatztest gilt dann nicht mehr, es sei denn, die Summe des dritten Jahres überschreitet selbst $500.000. Ob und wann der Shop sein Konto schließen darf, muss er der CDTFA schriftlich vorlegen.

Ein Berater aus Arizona verkauft Dienstleistungen

Ein Softwareberater in Arizona stellt Kunden in California jährlich $900.000 in Rechnung, ausschließlich für Dienstleistungen. Die Schwelle für Waren gilt nicht für Dienstleistungen. Verkauft er nach dem oben genannten Starttermin auch digitale Produkte, muss er diese gesondert prüfen.

Ein Streckenlieferant aus Nevada

Ein Großhändler aus Nevada liefert Waren für $600.000 an Käufer in California, überwiegend an Händler mit Wiederverkaufsbescheinigungen. Zusätzlich liefert er Waren für $20.000 direkt an Verbraucher in California, und zwar für einen Händler, der in California nicht registriert ist. Über der Schwelle ist der Großhändler für diese Verkäufe über $20.000 der Händler in California und muss sich registrieren und Steuer erheben.

Anders bei Ihnen?

• Sie liegen in mehreren Bundesstaaten über der Schwelle: Vergleichen Sie die Schwellen unter wo Sie Sales Tax erheben müssen.
• Sie hätten sich früher registrieren müssen: Lesen Sie unerhobene Sales Tax nachholen und holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung, um die Verkäufe nach Lieferadresse neu aufzubauen.
• Sie sind ein kanadischer oder anderer ausländischer Verkäufer: Siehe ausländische Verkäufer und Sales Tax.
• Sie verkaufen Software oder Abonnements: Siehe Sales Tax auf SaaS und Software.
• Ihr Unternehmen ist auch in California tätig: Einkommensteuer und Franchise Tax finden Sie unter California Minimum Tax und LLC-Gebühr.
• Sie sind registriert und unsicher, wie Sie einreichen: Siehe Sales-Tax-Erklärungen einreichen.