Taxe de vente en Californie : seuil de 500 000 $ des vendeurs

Quand un vendeur établi hors de la Californie doit-il percevoir la taxe de vente de la Californie?

Un vendeur établi hors de la Californie doit s'inscrire auprès du California Department of Tax and Fee Administration (CDTFA) et percevoir la taxe d'utilisation de la Californie lorsque le total de ses ventes de biens livrés en Californie, additionné à celui de chaque personne liée, dépasse 500 000 $ dans l'année civile en cours ou la précédente (aperçu du CDTFA). Le critère du CDTFA est un total en dollars; il ne fixe aucun nombre minimal de commandes.

La Californie appelle cela le lien économique (economic nexus). C'est l'une des façons d'« exercer des activités » dans l'État. Des stocks, un bureau, un représentant ou du matériel loué en Californie créent chacun l'obligation à eux seuls, sans minimum de ventes (Publication 77).

Voici ce qui complique un cas : des sociétés liées dont les ventes s'additionnent, des ventes par place de marché qui comptent même quand la place de marché perçoit la taxe, des livraisons directes, des stocks dans un centre de distribution en Californie et plusieurs États à la fois. Rassemblez les ventes par adresse de livraison et par mois, les ventes de chaque société liée en Californie et le rapport de ventes de chaque place de marché. Pour les autres États et les autres types de lien fiscal, voyez quand vous devez percevoir la taxe de vente.

Quelles ventes comptent dans le seuil de lien économique de la Californie?

Toute vente de biens livrés en Californie compte, taxable ou non, y compris les ventes pour revente, les ventes par place de marché et les ventes des personnes liées. Le CDTFA indique que le total peut inclure des ventes non taxables, comme les ventes pour revente (foire aux questions du CDTFA).

Une personne est liée à vous si la relation prévue à l'article 267(b) de l'Internal Revenue Code s'applique (Publication 77). Dressez la liste de chaque société, propriétaire et membre de la famille qui vend en Californie, et faites tester chaque paire.

Un vendeur dont toutes les ventes en Californie sont des ventes pour revente documentées, sans aucune vente à un consommateur californien, n'a pas à s'inscrire selon ce critère. Dès qu'il fait une vente au détail à un consommateur californien et dépasse le seuil, il doit s'inscrire et déclarer toutes ses ventes en Californie (foire aux questions du CDTFA). Conservez un certificat de revente californien valide pour chaque vente pour revente.

Quelle période est mesurée, et à quelle date dois-je m'inscrire?

La loi de la Californie vise le vendeur dont le total a dépassé le seuil dans l'année civile précédente ou dans l'année civile en cours (RTC 6203). Un vendeur sous le seuil l'an dernier doit s'inscrire le jour où son total cumulatif de l'année en cours dépasse 500 000 $ (foire aux questions du CDTFA). Selon le texte de la loi, un vendeur déjà au-dessus du seuil l'an dernier est visé dès le début de l'année en cours; l'exemple du CDTFA ne traite pas ce cas.

Il n'y a aucune exception saisonnière. Un vendeur qui ne vend qu'à la période des fêtes est visé, et le CDTFA indique que les vendeurs saisonniers peuvent demander un permis temporaire.

Tenez vos registres par date de livraison : la date où le total dépasse le seuil est la date de votre inscription. Un vendeur qui reste sous le seuil devrait conserver ses registres de ventes en Californie pour le démontrer, car le dépassement du seuil une année suivante fait naître l'obligation à ce moment.

La vente qui fait franchir le seuil est-elle taxable, et qu'en est-il des ventes avant cette date?

Un vendeur n'a pas à percevoir la taxe sur la vente qui fait dépasser le seuil à son total, ni sur les ventes antérieures. L'exemple du CDTFA fait inscrire le vendeur le jour où son total dépasse le seuil et précise qu'il n'est pas tenu de percevoir la taxe d'utilisation sur les ventes antérieures, y compris celle qui a franchi le seuil. Les clients demeurent redevables de la taxe d'utilisation sur ces achats (foire aux questions du CDTFA). La perception commence à la vente au détail taxable suivante.

L'exemple du CDTFA décrit un vendeur sans autre lien avec la Californie. Si vous aviez auparavant des stocks, un bureau ou un représentant en Californie, vous pouviez être tenu de vous inscrire plus tôt. Pour la taxe jamais perçue, voyez rattraper la taxe de vente non perçue.

Que dois-je percevoir : la taxe de l'État, la taxe locale et la taxe de district selon l'adresse de livraison?

Percevez la taxe d'utilisation de la Californie au taux de l'adresse où les biens sont livrés. Il s'agit du taux de base de l'État, soit 7,25 %, qui comprend la taxe locale, plus toute taxe de district applicable à cette adresse (renseignements généraux du CDTFA).

Un vendeur au-dessus du seuil est réputé exercer des activités dans chaque district fiscal de la Californie; la taxe d'utilisation de district s'applique donc à toute livraison taxable dans un district qui en a une, où que le vendeur soit établi (guide de la taxe de district du CDTFA). Les taux varient selon l'adresse; consultez-les un par un avec l'outil de taux par adresse du CDTFA, ou reliez son service de taux à votre caisse en ligne.

La Californie taxe les biens, non les services. Les aliments destinés à la consommation humaine et certains médicaments d'ordonnance sont exonérés (foire aux questions du CDTFA). Certains biens comportent aussi des frais distincts, comme les pneus neufs, les appareils électroniques visés, les batteries au plomb et les produits du bois, chacun exigeant son propre compte de frais (pour commencer avec le CDTFA).

Comment m'inscrire auprès du CDTFA, et de quel compte s'agit-il?

Inscrivez-vous en ligne auprès du CDTFA. Un vendeur établi hors de la Californie, sans établissement ni stock dédié dans l'État, obtient généralement un certificat d'inscription – taxe d'utilisation (Certificate of Registration – Use Tax); un vendeur qui a un établissement en Californie ou son propre stock dédié obtient un permis de vendeur (seller's permit) (guide sur les places de marché; centres de distribution).

Dans les services en ligne du CDTFA, choisissez l'inscription pour une nouvelle activité commerciale et suivez les étapes (Publication 77); les questions du système déterminent le compte (centres de distribution). Une fois inscrit, vous produisez les déclarations et payez selon le calendrier que le CDTFA vous attribue; voyez produire les déclarations de taxe de vente.

Un vendeur sous le seuil peut quand même demander un certificat d'inscription – taxe d'utilisation (Certificate of Registration – Use Tax), pour percevoir la taxe par courtoisie envers ses clients. Il a alors les mêmes obligations que tout détaillant jusqu'à ce qu'il ferme le compte (Publication 77).

La Californie taxe-t-elle les services, et qu'en est-il des produits numériques?

La taxe de vente et d'utilisation de la Californie s'applique aux biens, non aux services, sauf si les services font partie de la vente de biens (foire aux questions du CDTFA). Le seuil visant les biens ne fait pas d'un vendeur de services seulement un percepteur de taxe.

Les règles pour les produits numériques changent le 1er janvier 2027. À partir de cette date, le CDTFA indique que la taxe s'applique généralement aux produits numériques, définis comme des logiciels préconçus livrés sur support, livrés par voie électronique ou accessibles à distance, y compris les logiciels en tant que service (SaaS). Avant cette date, un logiciel livré par voie électronique sans support physique n'est pas taxé (guide du CDTFA sur les produits numériques; renseignements généraux).

Le CDTFA ne précise pas si les ventes numériques comptent dans le seuil de ventes. Son guide sur le numérique élargit la définition des biens meubles corporels pour les y inclure, mais ses pages sur le seuil ne parlent encore que de biens meubles corporels. La question n'est pas réglée; posez-la par écrit au CDTFA avant de vous fier à l'une ou l'autre réponse. La taxabilité est traitée dans la taxe de vente sur les SaaS et les logiciels.

Et si je fais des livraisons directes pour un autre vendeur ou si j'utilise un centre de distribution en Californie?

Un vendeur au-dessus du seuil qui expédie des biens à un consommateur californien pour le compte d'un détaillant non inscrit en Californie est traité comme le détaillant pour cette vente et doit percevoir la taxe (foire aux questions du CDTFA). Cela vaut même si la vente à l'autre vendeur était une vente pour revente. La taxe se calcule sur le prix que cet autre vendeur a facturé au consommateur, ou sur votre prix à ce vendeur majoré de 10 %; une majoration moindre exige des documents qui montrent le prix de vente réel.

Si l'autre vendeur est lui-même inscrit, ou tenu de l'être, en Californie, c'est lui qui perçoit la taxe, et vous devriez conserver son certificat de revente. Un certificat de revente qui ne porte pas le numéro de permis de vendeur californien de l'acheteur ne suffit généralement pas à écarter la présomption que vous êtes le vendeur qui fait la livraison directe (guide sur les places de marché).

Le CDTFA indique qu'un vendeur établi hors de la Californie qui garde ses stocks dans un centre de distribution californien doit s'inscrire et produire des déclarations sur ses ventes au détail aux consommateurs californiens (centres de distribution); des stocks sont une présence physique, sans minimum de ventes. Le guide du CDTFA sur les places de marché traite autrement le vendeur dont toutes les ventes en Californie passent par des places de marché inscrites (voir la section suivante) et ne dit pas comment les deux règles s'articulent quand la place de marché entrepose aussi les biens; posez alors la question au CDTFA. Des stocks gardés à part de ceux des autres exigent généralement un permis de vendeur pour cet emplacement; des stocks mélangés exigent généralement un certificat d'inscription – taxe d'utilisation (guide des détaillants en ligne).

Les ventes par place de marché comptent-elles, et dois-je quand même m'inscrire si la place de marché perçoit la taxe?

Les ventes par place de marché comptent dans le seuil, mais un vendeur dont toutes les ventes en Californie passent par des places de marché inscrites qui agissent comme détaillant n'a pas à s'inscrire. La place de marché perçoit et verse la taxe sur ces ventes (guide du CDTFA sur les places de marché).

Les ventes directes changent la donne. Les ventes faites par votre propre site Web, ou par une place de marché non inscrite, sont les vôtres. Si vos ventes directes et vos ventes par place de marché dépassent ensemble le seuil, vous devez vous inscrire et percevoir la taxe sur vos ventes directes. Vous déclarez alors toutes vos ventes en Californie et pouvez demander une déduction pour celles dont la taxe a été perçue par la place de marché, à la ligne « autres » (guide sur les places de marché).

Conservez le contrat de la place de marché ou la preuve qu'elle est inscrite, ainsi que son numéro de permis ou de compte. Le CDTFA ne vous tiendra pas responsable d'une vente par place de marché s'il peut vérifier que la place de marché a perçu et versé la taxe exacte.

Puis-je cesser de percevoir la taxe si mes ventes passent sous le seuil?

Pas tout de suite. Comme la loi tient compte de l'année civile précédente, un vendeur qui dépasse le seuil une année demeure visé jusqu'à la fin de l'année suivante (RTC 6203); le CDTFA dit la même chose de la taxe d'utilisation de district (guide de la taxe de district). Quand ni l'année précédente ni l'année en cours à ce jour ne dépasse le seuil, et que rien d'autre ne vous relie à la Californie, le critère des ventes ne s'applique plus.

L'inscription ne prend pas fin d'elle-même, et le CDTFA ne dit pas quand un vendeur sous le seuil peut fermer son compte; posez d'abord la question par écrit. La Publication 74 demande de fermer un compte lorsque vous n'exploitez plus activement une entreprise ou n'avez plus d'activités taxables, entre autres cas. Fermer un compte, c'est en aviser le CDTFA, produire une dernière déclaration, payer ce qui est dû et conserver les registres pendant quatre ans (Publication 74). Un vendeur inscrit volontairement perçoit la taxe jusqu'à la fermeture du compte (Publication 77). Un vendeur qui a des stocks ou un autre lien avec la Californie reste visé par ce lien.

Si une société par actions, une société de personnes ou une LLC cesse ses activités en devant de la taxe qu'elle a perçue, une personne chargée de la payer qui a omis volontairement de le faire peut être tenue personnellement responsable (RTC 6829); voyez produire les déclarations de taxe de vente.

Exemple

Ces exemples sont donnés à titre d'illustration. Les montants sont en dollars américains.

Une boutique de l'Oregon franchit le seuil en octobre

Une boutique en ligne de l'Oregon livre des biens en Californie. Au 30 septembre, le total de l'année est de 490 000 $. Une commande de 8 000 $ le 10 octobre le porte à 498 000 $. Une commande de 5 000 $ le 20 octobre le porte à 503 000 $, dont 40 000 $ de ventes pour revente qui comptent. La boutique s'inscrit le 20 octobre et perçoit la taxe d'utilisation à partir de la vente au détail suivante. Elle n'a pas à percevoir la taxe sur la commande du 20 octobre ni sur les précédentes, mais ces clients doivent eux-mêmes la taxe d'utilisation.

L'année suivante, les ventes de la boutique en Californie sont de 300 000 $. L'année précédente dépassait le seuil; selon la loi, la boutique reste donc visée et perçoit la taxe toute l'année. La troisième année, l'année précédente était sous le seuil; le critère des ventes ne s'applique donc plus, sauf si le total de la troisième année dépasse 500 000 $. Pour savoir si la boutique peut fermer son compte, et quand, il faut poser la question par écrit au CDTFA.

Un consultant de l'Arizona vend des services

Un consultant en logiciels de l'Arizona facture 900 000 $ par année à des clients de la Californie, entièrement pour des services. Le seuil visant les biens ne s'applique pas aux services. S'il vend aussi des produits numériques après la date de début indiquée plus haut, ceux-ci demandent une vérification distincte.

Un vendeur du Nevada qui fait des livraisons directes

Un grossiste du Nevada livre pour 600 000 $ de biens à des acheteurs de la Californie, surtout à des détaillants munis de certificats de revente. Il expédie aussi pour 20 000 $ de biens directement à des consommateurs de la Californie pour un détaillant non inscrit en Californie. Au-dessus du seuil, le grossiste est le détaillant californien pour ces ventes de 20 000 $ et doit s'inscrire et percevoir la taxe.

Votre situation est différente?

• Vous dépassez le seuil dans plusieurs États : comparez les seuils dans quand vous devez percevoir la taxe de vente.
• Vous auriez dû vous inscrire plus tôt : lisez rattraper la taxe de vente non perçue, et obtenez de l'aide en tenue de livres pour reconstituer les ventes par adresse de livraison.
• Vous êtes un vendeur canadien ou étranger : voyez les vendeurs étrangers et la taxe de vente.
• Vous vendez des logiciels ou des abonnements : voyez la taxe de vente sur les SaaS et les logiciels.
• Votre entreprise exerce aussi des activités en Californie : l'impôt sur le revenu et la taxe de franchise sont traités dans l'impôt minimum et les frais des LLC de la Californie.
• Vous êtes inscrit et ne savez pas comment produire vos déclarations : voyez produire les déclarations de taxe de vente.