Nexo del impuesto sobre las ventas en California: umbral de $500,000

¿Cuándo debe un vendedor de otro estado cobrar el impuesto sobre las ventas de California?

Un vendedor de otro estado debe registrarse en el California Department of Tax and Fee Administration (CDTFA, la autoridad de impuestos sobre las ventas de California) y cobrar el impuesto sobre el uso de California cuando el total de sus ventas de bienes entregados en California, sumado al de cada persona relacionada con él, supera $500,000 en el año calendario en curso o en el anterior (resumen de CDTFA). La prueba de CDTFA es un total en dólares; no fija un número mínimo de pedidos.

California llama a esto nexo económico. Es una de varias maneras de estar "dedicado al negocio" (engaged in business) en el estado. Tener inventario, una oficina, un representante o equipo arrendado en California crea la obligación por sí solo, sin ningún mínimo de ventas (Publication 77).

Qué hace que un caso no sea sencillo: empresas relacionadas cuyas ventas se suman, ventas por marketplace que cuentan aunque el marketplace cobre el impuesto, envíos directos al cliente, inventario en un centro de cumplimiento de pedidos de California y varios estados a la vez. Reúna las ventas por dirección de entrega y por mes, las ventas en California de cada empresa relacionada y el informe de ventas de cada marketplace. Para otros estados y otros tipos de nexo tributario, vea cuándo debe cobrar el impuesto sobre las ventas.

¿Qué ventas cuentan para el umbral de nexo económico de California?

Cuenta toda venta de bienes entregados en California, esté gravada o no, incluidas las ventas para reventa, las ventas por marketplace y las ventas de personas relacionadas. CDTFA indica que el total puede incluir ventas no gravadas, como las ventas para reventa (preguntas frecuentes de CDTFA).

Una persona está relacionada con usted si se aplica la relación de la sección 267(b) del Internal Revenue Code (Publication 77). Haga una lista de cada empresa, propietario y familiar que vende en California y revise cada par.

Un vendedor cuyas ventas en California son todas ventas para reventa documentadas, sin ninguna venta a un consumidor de California, no tiene que registrarse bajo esta prueba. Si hace alguna venta al detalle a un consumidor de California y supera el umbral, debe registrarse y declarar todas sus ventas en California (preguntas frecuentes de CDTFA). Conserve un certificado de reventa de California válido por cada venta para reventa.

¿Qué período se mide y en qué fecha debo registrarme?

La ley de California cubre al vendedor cuyo total superó el umbral en el año calendario anterior o en el año calendario en curso (RTC 6203). El vendedor que el año pasado estuvo por debajo del umbral debe registrarse el día en que su total acumulado del año en curso pasa de $500,000 (preguntas frecuentes de CDTFA). Según el texto de la ley, el vendedor que ya superó el umbral el año pasado queda cubierto desde el inicio del año en curso; el ejemplo de CDTFA no aborda ese caso.

No hay excepción por temporada. Un vendedor que solo vende en las fiestas queda cubierto, y CDTFA indica que los vendedores de temporada pueden solicitar un permiso temporal.

Lleve los registros por fecha de entrega, porque la fecha en que el total pasa el umbral es la fecha en que usted se registra. El vendedor que se mantiene por debajo del umbral debe conservar sus registros de ventas en California para demostrarlo, ya que si en un año posterior supera el umbral, la obligación empieza entonces.

¿La venta que cruza el umbral está gravada y qué pasa con las ventas anteriores?

El vendedor no tiene que cobrar el impuesto sobre la venta que hace pasar el total del umbral, ni sobre las ventas anteriores. El propio ejemplo de CDTFA hace que el vendedor se registre el día en que su total pasa el umbral y dice que no es responsable de cobrar el impuesto sobre el uso de las ventas anteriores, incluida la venta que cruzó el umbral. Los clientes siguen siendo responsables del impuesto sobre el uso de esas compras (preguntas frecuentes de CDTFA). El cobro empieza con la siguiente venta al detalle gravada.

El ejemplo de CDTFA describe a un vendedor sin otro vínculo con California. Si usted tenía antes inventario, una oficina o un representante en California, es posible que haya estado obligado a registrarse antes. Para el impuesto que nunca se cobró, vea cómo regularizar el impuesto sobre las ventas no cobrado.

¿Qué cobro: el impuesto estatal, local y de distrito según la dirección de entrega?

Cobre el impuesto sobre el uso de California a la tasa de la dirección donde se entregan los bienes. Es la tasa base estatal de 7.25%, que incluye el impuesto local, más el impuesto de distrito que se aplique en esa dirección (información general de CDTFA).

El vendedor que supera el umbral se considera dedicado al negocio en todos los distritos fiscales de California. Por eso, el impuesto de distrito sobre el uso se aplica a toda entrega gravada en un distrito que lo tenga, esté donde esté el vendedor (guía de impuesto de distrito de CDTFA). Las tasas cambian según la dirección; consulte cada una con la herramienta de tasas por dirección de CDTFA, o conecte su servicio de tasas a su pantalla de pago.

California grava los bienes, no los servicios. Los alimentos para consumo humano y algunos medicamentos recetados están exentos (preguntas frecuentes de CDTFA). Algunos bienes también tienen cargos separados, como los neumáticos nuevos, los dispositivos electrónicos cubiertos, las baterías de plomo-ácido y los productos de madera, y cada uno exige su propia cuenta de cargo (primeros pasos de CDTFA).

¿Cómo me registro en CDTFA y qué cuenta es?

Regístrese en línea en CDTFA. Un vendedor de otro estado sin local de negocios ni inventario dedicado en California generalmente recibe un Certificate of Registration – Use Tax (certificado de registro del impuesto sobre el uso); un vendedor con local de negocios en California o con inventario propio dedicado recibe un permiso de vendedor (seller's permit) (guía de marketplace; centros de cumplimiento de pedidos).

En los servicios en línea de CDTFA, elija el registro de una nueva actividad comercial y siga las indicaciones (Publication 77); las preguntas del sistema determinan la cuenta (centros de cumplimiento de pedidos). Una vez registrado, usted presenta declaraciones y paga según el calendario que le asigne CDTFA; vea cómo presentar las declaraciones del impuesto sobre las ventas.

El vendedor que está por debajo del umbral puede registrarse de todos modos para obtener un Certificate of Registration – Use Tax y cobrar el impuesto como cortesía a sus clientes. Desde entonces tiene las mismas obligaciones que cualquier minorista hasta que cierre la cuenta (Publication 77).

¿California grava los servicios y qué pasa con los productos digitales?

El impuesto sobre las ventas y el uso de California se aplica a los bienes, no a los servicios, salvo que los servicios formen parte de la venta de bienes (preguntas frecuentes de CDTFA). El umbral para bienes no convierte en recaudador a un vendedor que solo presta servicios.

Los productos digitales cambian el 1 de enero de 2027. Desde esa fecha, CDTFA indica que el impuesto generalmente se aplica a los productos digitales, definidos como software preelaborado entregado en un medio físico, entregado por vía electrónica o al que se accede de forma remota, incluido el software como servicio. Antes de esa fecha, el software entregado por vía electrónica sin medio físico no está gravado (guía de productos digitales de CDTFA; información general).

CDTFA no dice si las ventas digitales cuentan para el umbral de ventas. Su guía de productos digitales amplía la definición de bienes muebles tangibles para incluirlas, pero sus páginas sobre el umbral siguen hablando solo de bienes muebles tangibles. Este punto no está resuelto; consulte a CDTFA por escrito antes de basarse en una u otra respuesta. Si el software está gravado se explica en impuesto sobre las ventas del SaaS y el software.

¿Qué pasa si hago envíos directos al cliente para otro vendedor o uso un centro de cumplimiento de pedidos en California?

Un vendedor que supera el umbral y envía bienes a un consumidor de California por cuenta de un minorista no registrado en California se considera el minorista de esa venta y debe cobrar el impuesto (preguntas frecuentes de CDTFA). Esto vale aunque la venta al otro vendedor haya sido una reventa. El impuesto se calcula sobre el precio que ese vendedor cobró al consumidor, o sobre su precio a ese vendedor más un margen de 10%; un margen menor requiere documentos que muestren el precio de venta real.

Si el otro vendedor está registrado en California o está obligado a registrarse, es él quien cobra, y usted debe conservar su certificado de reventa. Un certificado de reventa que no incluye el número de permiso de vendedor de California del comprador generalmente no desvirtúa la presunción de que usted es quien hace el envío directo (guía de marketplace).

CDTFA indica que un vendedor de otro estado que guarda su inventario en un centro de cumplimiento de pedidos de California debe registrarse y presentar declaraciones sobre sus ventas al detalle a consumidores de California (centros de cumplimiento de pedidos); el inventario es presencia física y no tiene un mínimo de ventas. La guía de marketplace de CDTFA trata de otra manera al vendedor cuyas ventas en California pasan todas por marketplaces registrados (vea la sección siguiente) y no dice cómo se combinan las dos reglas cuando el marketplace también guarda los bienes, así que consulte a CDTFA en ese caso. El inventario guardado aparte de los bienes de otros generalmente exige un permiso de vendedor para ese local; el inventario mezclado generalmente exige un Certificate of Registration – Use Tax (guía para minoristas en línea).

¿Cuentan las ventas por marketplace y debo registrarme si el marketplace cobra el impuesto?

Las ventas por marketplace cuentan para el umbral, pero el vendedor cuyas ventas en California se hacen todas por marketplaces registrados que actúan como minorista no está obligado a registrarse. El marketplace cobra y paga el impuesto de esas ventas (guía de marketplace de CDTFA).

Las ventas directas cambian esto. Las ventas por su propio sitio web, o por un marketplace que no está registrado, son suyas. Si sus ventas directas y por marketplace superan juntas el umbral, usted debe registrarse y cobrar el impuesto sobre sus ventas directas. Después declara todas sus ventas en California y puede deducir como "otras" las que cobró el marketplace (guía de marketplace).

Conserve el contrato del marketplace o la prueba de que está registrado, y su número de permiso o de cuenta. CDTFA no lo hará responsable de una venta por marketplace si puede verificar que el marketplace cobró y pagó el impuesto correcto.

¿Puedo dejar de cobrar si mis ventas bajan del umbral?

No de inmediato. Como la ley cuenta el año calendario anterior, el vendedor que superó el umbral en un año sigue cubierto hasta el final del año siguiente (RTC 6203); CDTFA dice lo mismo del impuesto de distrito sobre el uso (guía de impuesto de distrito). Cuando ni el año anterior ni lo que va del año en curso superan el umbral, y nada más lo vincula con California, la prueba de ventas deja de aplicarse.

El registro no termina por sí solo, y CDTFA no dice cuándo puede cerrar su cuenta un vendedor que está por debajo del umbral, así que consúltele por escrito antes. La Publication 74 pide cerrar la cuenta cuando ya no se ejerce activamente el negocio o ya no se realizan actividades gravadas, entre otros casos. Cerrar la cuenta implica avisar a CDTFA, presentar una declaración final, pagar lo que se debe y conservar los registros durante cuatro años (Publication 74). El vendedor que se registró voluntariamente cobra el impuesto hasta que cierre la cuenta (Publication 77). El vendedor con inventario u otro vínculo con California sigue cubierto por ese vínculo.

Si una corporación, sociedad de personas o LLC termina su negocio adeudando impuesto que cobró, la persona responsable de pagarlo que no lo pagó de forma intencional puede responder personalmente (RTC 6829); vea cómo presentar las declaraciones del impuesto sobre las ventas.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos. Los montos están en dólares estadounidenses.

Una tienda de Oregón cruza el umbral en octubre

Una tienda en línea de Oregón entrega bienes en California. Al 30 de septiembre, el total del año es de $490,000. Un pedido de $8,000 el 10 de octubre lo lleva a $498,000. Un pedido de $5,000 el 20 de octubre lo lleva a $503,000, que incluye $40,000 de ventas para reventa que sí cuentan. La tienda se registra el 20 de octubre y cobra el impuesto sobre el uso desde la siguiente venta al detalle. No tiene que cobrar el impuesto sobre el pedido del 20 de octubre ni sobre los anteriores, aunque esos clientes deben pagar el impuesto sobre el uso por su cuenta.

Al año siguiente, las ventas de la tienda en California son de $300,000. El año anterior superó el umbral, así que, según la ley, la tienda sigue cubierta y cobra todo el año. En el tercer año, el año anterior quedó por debajo del umbral, de modo que la prueba de ventas ya no se aplica, salvo que el total del propio tercer año pase de $500,000. Si puede cerrar su cuenta y cuándo es una pregunta que debe hacerse a CDTFA por escrito.

Un consultor de Arizona que vende servicios

Un consultor de software en Arizona factura $900,000 al año a clientes de California, todo por servicios. El umbral para bienes no se aplica a los servicios. Si además vende productos digitales después de la fecha de inicio indicada arriba, esas ventas requieren una revisión aparte.

Un proveedor de Nevada que hace envíos directos al cliente

Un mayorista de Nevada entrega $600,000 en bienes a compradores de California, en su mayoría minoristas con certificados de reventa. También envía $20,000 en bienes directamente a consumidores de California por cuenta de un minorista no registrado en California. Al estar sobre el umbral, el mayorista es el minorista de California para esas ventas de $20,000 y debe registrarse y cobrar el impuesto.

¿Su caso es distinto?

• Superó el umbral en varios estados: compare los umbrales en cuándo debe cobrar el impuesto sobre las ventas.
• Debió registrarse antes: lea cómo regularizar el impuesto sobre las ventas no cobrado y consiga ayuda de contabilidad para reconstruir las ventas por dirección de entrega.
• Es un vendedor canadiense u otro vendedor extranjero: vea vendedores extranjeros y el impuesto sobre las ventas.
• Vende software o suscripciones: vea impuesto sobre las ventas del SaaS y el software.
• Su negocio también opera en California: el impuesto sobre la renta y el de franquicia se explican en impuesto mínimo y cargo de LLC de California.
• Está registrado y no sabe cómo presentar: vea cómo presentar las declaraciones del impuesto sobre las ventas.