Nexus de imposto sobre vendas na Califórnia: limite de US$500.000

Quando um vendedor de fora da Califórnia precisa cobrar o imposto sobre vendas da Califórnia?

Um vendedor de fora da Califórnia deve se registrar na California Department of Tax and Fee Administration (CDTFA) e cobrar o imposto de uso da Califórnia quando o total de suas vendas de produtos entregues na Califórnia, somado ao de todas as pessoas relacionadas, ultrapassa $500.000 no ano-calendário atual ou no anterior (visão geral da CDTFA). O teste da CDTFA é um total em dólares; ela não fixa um número mínimo de pedidos.

A Califórnia chama isso de nexus econômico (economic nexus). É uma das várias formas de “exercer atividade” no estado (engaged in business). Estoque, escritório, representante ou equipamento alugado na Califórnia criam a obrigação por si sós, sem mínimo de vendas (Publication 77).

O que complica o caso: empresas relacionadas cujas vendas se somam, vendas em marketplaces que contam mesmo quando o marketplace cobra o imposto, entregas diretas pelo fornecedor, estoque em um centro de distribuição na Califórnia e vários estados ao mesmo tempo. Reúna as vendas por endereço de entrega e por mês, as vendas na Califórnia de cada empresa relacionada e o relatório de vendas de cada marketplace. Para outros estados e outros tipos de nexus, veja quando você deve cobrar imposto sobre vendas.

Quais vendas contam para o limite de nexus econômico da Califórnia?

Toda venda de produtos entregues na Califórnia conta, tributável ou não, inclusive vendas para revenda, vendas em marketplaces e vendas de pessoas relacionadas. A CDTFA diz que o total pode incluir vendas não tributáveis, como as vendas para revenda (perguntas frequentes da CDTFA).

Uma pessoa é relacionada a você se existir a relação descrita na seção 267(b) do Internal Revenue Code (Publication 77). Liste toda empresa, proprietário e familiar que vende para a Califórnia e peça que cada par seja testado.

Um vendedor cujas vendas na Califórnia sejam todas vendas para revenda documentadas, sem nenhuma venda a consumidor da Califórnia, não precisa se registrar por este teste. Quando fizer qualquer venda no varejo a um consumidor da Califórnia e estiver acima do limite, ele deve se registrar e informar todas as suas vendas na Califórnia (perguntas frequentes da CDTFA). Guarde um certificado de revenda (resale certificate) válido da Califórnia para cada venda para revenda.

Qual período é medido e em que data preciso me registrar?

A lei da Califórnia alcança o vendedor cujo total ficou acima do limite no ano-calendário anterior ou no ano-calendário atual (RTC 6203). O vendedor que ficou abaixo do limite no ano passado deve se registrar no dia em que o total acumulado do ano atual passa de $500.000 (perguntas frequentes da CDTFA). O vendedor que já passou do limite no ano passado fica sujeito desde o início do ano atual, pelo texto da lei; o exemplo prático da CDTFA não detalha esse caso.

Não há exceção sazonal. O vendedor que só vende em época de festas também fica sujeito, e a CDTFA diz que vendedores sazonais podem pedir uma permissão temporária.

Guarde os registros por data de entrega, porque a data em que o total passa do limite é a data em que você se registra. O vendedor que fica abaixo do limite deve guardar seus registros de vendas na Califórnia para comprovar isso, porque passar do limite em um ano posterior faz a obrigação começar nessa ocasião.

A venda que ultrapassa o limite é tributável, e as vendas anteriores a essa data?

O vendedor não precisa cobrar o imposto sobre a venda que faz o total passar do limite, nem sobre as vendas anteriores. O exemplo da própria CDTFA mostra um vendedor que se registra no dia em que o total passa do limite e diz que ele não é responsável por cobrar o imposto de uso sobre as vendas anteriores, inclusive a que ultrapassou o limite. Os clientes continuam devendo o imposto de uso dessas compras (perguntas frequentes da CDTFA). A cobrança começa na venda tributável seguinte no varejo.

O exemplo da CDTFA descreve um vendedor sem nenhuma outra ligação com a Califórnia. Se você já tinha estoque, escritório ou representante na Califórnia, talvez tenha sido obrigado a se registrar antes. Para imposto que nunca foi cobrado, veja como regularizar o imposto sobre vendas não cobrado.

O que devo cobrar: imposto estadual, local e distrital conforme o endereço de entrega?

Cobre o imposto de uso da Califórnia pela alíquota do endereço onde os produtos são entregues. Isso significa a alíquota-base estadual de 7,25%, que já inclui o imposto local, mais o imposto distrital que se aplicar a esse endereço (informações gerais da CDTFA).

O vendedor acima do limite é tratado como se exercesse atividade em todos os distritos tributários da Califórnia. Por isso o imposto de uso distrital se aplica a toda entrega tributável em um distrito que o tenha, onde quer que o vendedor esteja (guia de imposto distrital da CDTFA). As alíquotas variam por endereço; consulte cada uma na ferramenta de alíquota por endereço da CDTFA ou conecte o serviço de alíquotas dela ao seu checkout.

A Califórnia tributa produtos, não serviços. Alimentos para consumo humano e alguns medicamentos de prescrição são isentos (perguntas frequentes da CDTFA). Alguns produtos também têm taxas separadas, como pneus novos, dispositivos eletrônicos cobertos, baterias de chumbo-ácido e produtos de madeira, e cada uma exige uma conta própria (como começar, CDTFA).

Como me registro na CDTFA e que conta é essa?

Faça o registro on-line na CDTFA. O vendedor de fora do estado, sem estabelecimento nem estoque dedicado na Califórnia, em geral recebe um Certificate of Registration – Use Tax (certificado de registro para o imposto de uso); o vendedor com estabelecimento na Califórnia ou com estoque próprio e dedicado recebe uma permissão de vendedor (seller’s permit) (guia de marketplaces; centros de distribuição).

Nos serviços on-line da CDTFA, escolha o registro de uma nova atividade empresarial e siga as etapas (Publication 77); as perguntas do sistema definem a conta (centros de distribuição). Depois do registro, você entrega as declarações e paga conforme o calendário que a CDTFA definir; veja como entregar declarações de imposto sobre vendas.

O vendedor abaixo do limite pode pedir o Certificate of Registration – Use Tax mesmo assim, para cobrar o imposto como cortesia aos clientes. A partir daí, ele tem as mesmas obrigações de qualquer varejista até encerrar a conta (Publication 77).

A Califórnia tributa serviços e o que muda para produtos digitais?

O imposto sobre vendas e de uso da Califórnia se aplica a produtos, não a serviços, a menos que o serviço faça parte da venda de produtos (perguntas frequentes da CDTFA). O limite para produtos não transforma em cobrador o vendedor que só presta serviços.

Os itens digitais mudam em 1º de janeiro de 2027. A partir dessa data, a CDTFA diz que o imposto em geral se aplica a produtos digitais, definidos como software padronizado (prewritten software) entregue em mídia, entregue por meio eletrônico ou acessado remotamente, inclusive software como serviço. Antes dessa data, o software entregue por meio eletrônico, sem mídia física, não é tributado (guia de produtos digitais da CDTFA; informações gerais).

A CDTFA não diz se as vendas digitais contam para o limite de vendas. O guia digital amplia a definição de bem móvel tangível (tangible personal property) para incluí-las, mas as páginas sobre o limite ainda falam apenas de bens móveis tangíveis. A questão está em aberto; pergunte à CDTFA por escrito antes de confiar em qualquer das duas respostas. A tributação é tratada em imposto sobre vendas de SaaS e software.

E se eu faço entrega direta pelo fornecedor (drop shipping) para outro vendedor ou uso um centro de distribuição na Califórnia?

O vendedor acima do limite que envia produtos a um consumidor da Califórnia por conta de um varejista não registrado na Califórnia é tratado como o varejista dessa venda e deve cobrar o imposto (perguntas frequentes da CDTFA). Isso vale mesmo que a venda ao outro vendedor tenha sido uma venda para revenda. O imposto incide sobre o preço que esse vendedor cobrou do consumidor ou sobre o seu preço a esse vendedor mais uma margem de 10%; uma margem menor exige documentos que mostrem o preço real de venda.

Se o outro vendedor já está registrado ou deve estar registrado na Califórnia, é ele quem cobra, e você deve guardar o certificado de revenda dele. Um certificado de revenda que não traga o número da permissão de vendedor da Califórnia do comprador, em geral, não afasta a presunção de que você é quem faz a entrega direta (guia de marketplaces).

A CDTFA diz que o vendedor de fora do estado que guarda seu estoque em um centro de distribuição na Califórnia deve se registrar e entregar declarações sobre suas vendas no varejo a consumidores da Califórnia (centros de distribuição); estoque é presença física, sem mínimo de vendas. O guia de marketplaces da CDTFA dá tratamento diferente ao vendedor cujas vendas na Califórnia passam todas por marketplaces registrados (veja a próxima seção) e não diz como as duas regras se combinam quando o marketplace também guarda os produtos; nesse caso, pergunte à CDTFA. O estoque guardado separado dos produtos de outros em geral exige uma permissão de vendedor para esse local; o estoque misturado em geral exige um Certificate of Registration – Use Tax (guia de varejistas on-line).

As vendas em marketplaces contam, e ainda preciso me registrar se o marketplace cobra o imposto?

As vendas em marketplaces contam para o limite, mas o vendedor cujas vendas na Califórnia são todas feitas por marketplaces registrados que atuam como varejista não precisa se registrar. O marketplace cobra e paga o imposto dessas vendas (guia de marketplaces da CDTFA).

As vendas diretas mudam isso. As vendas pelo seu próprio site, ou por um marketplace não registrado, são suas. Se suas vendas diretas e em marketplaces, somadas, passam do limite, você deve se registrar e cobrar o imposto sobre as vendas diretas. Depois, você informa todas as suas vendas na Califórnia e pode pedir uma dedução das vendas cobradas pelo marketplace, como “outras” (guia de marketplaces).

Guarde o contrato com o marketplace ou a prova de que ele está registrado, além do número da permissão ou da conta dele. A CDTFA não responsabiliza você por uma venda em marketplace se puder verificar que o marketplace cobrou e pagou o imposto correto.

Posso parar de cobrar se minhas vendas ficarem abaixo do limite?

Não de imediato. Como a lei conta o ano-calendário anterior, o vendedor que passou do limite em um ano continua sujeito até o fim do ano seguinte (RTC 6203); a CDTFA diz o mesmo sobre o imposto de uso distrital (guia de imposto distrital). Quando nem o ano anterior nem o ano atual até agora passam do limite, e nada mais liga você à Califórnia, o teste de vendas deixa de se aplicar.

O registro não termina sozinho, e a CDTFA não diz quando o vendedor abaixo do limite pode encerrar sua conta; por isso, pergunte a ela por escrito antes. A Publication 74 pede que você encerre a conta quando deixar de exercer atividade ou de realizar atividades tributáveis, entre outros casos. Encerrar significa avisar a CDTFA, entregar a declaração final, pagar o que for devido e guardar os registros por quatro anos (Publication 74). O vendedor que se registrou por vontade própria continua cobrando até encerrar a conta (Publication 77). O vendedor com estoque ou outra ligação com a Califórnia continua sujeito por causa dessa ligação.

Se uma corporação, sociedade ou LLC encerrar a atividade devendo imposto que cobrou, a pessoa responsável pelo pagamento que deixou de pagar de propósito pode responder pessoalmente (RTC 6829); veja como entregar declarações de imposto sobre vendas.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos. Os valores estão em dólares americanos.

Uma loja do Oregon passa do limite em outubro

Uma loja on-line do Oregon entrega produtos na Califórnia. Em 30 de setembro, o total do ano é de US$490.000. Um pedido de US$8.000 em 10 de outubro leva o total a US$498.000. Um pedido de US$5.000 em 20 de outubro leva o total a US$503.000, incluindo US$40.000 de vendas para revenda, que contam. A loja se registra em 20 de outubro e passa a cobrar o imposto de uso a partir da venda seguinte no varejo. Ela não precisa cobrar o imposto do pedido de 20 de outubro nem dos anteriores, embora esses clientes devam o imposto de uso por conta própria.

No ano seguinte, as vendas da loja na Califórnia somam US$300.000. O ano anterior passou do limite; por isso, segundo a lei, a loja continua sujeita e cobra o ano inteiro. No terceiro ano, o ano anterior ficou abaixo do limite, então o teste de vendas deixa de se aplicar, a menos que o total do próprio terceiro ano passe de US$500.000. Saber se e quando ela pode encerrar a conta é uma pergunta para fazer à CDTFA por escrito.

Uma consultora do Arizona que vende serviços

Uma consultora de software do Arizona fatura US$900.000 por ano a clientes da Califórnia, todos por serviços. O limite para produtos não se aplica a serviços. Se ela também vender itens digitais depois da data de início acima, eles exigem uma análise separada.

Um atacadista de Nevada com entregas diretas

Um atacadista de Nevada entrega US$600.000 em produtos a compradores da Califórnia, em sua maioria varejistas com certificados de revenda. Ele também envia US$20.000 em produtos diretamente a consumidores da Califórnia por conta de um varejista não registrado na Califórnia. Acima do limite, o atacadista é o varejista da Califórnia nessas vendas de US$20.000 e deve se registrar e cobrar o imposto.

E no seu caso?

• Você passou do limite em vários estados: compare os limites em quando você deve cobrar imposto sobre vendas.
• Você deveria ter se registrado antes: leia como regularizar o imposto sobre vendas não cobrado e conte com ajuda de escrituração contábil para reconstruir as vendas por endereço de entrega.
• Você é um vendedor canadense ou de outro país: veja vendedores estrangeiros e imposto sobre vendas.
• Você vende software ou assinaturas: veja imposto sobre vendas de SaaS e software.
• Sua empresa também opera na Califórnia: o imposto de renda e o imposto de franquia estão em imposto mínimo da Califórnia e taxa da LLC.
• Você está registrado e não sabe como entregar as declarações: veja como entregar declarações de imposto sobre vendas.