Nexus thuế bán hàng California: ngưỡng $500.000 cho người bán

Khi nào người bán ngoài California phải thu thuế bán hàng California?

Người bán ngoài California phải đăng ký với Cơ quan Quản lý Thuế và Phí California (CDTFA) và thu thuế sử dụng California khi tổng doanh số hàng hóa giao tại California, cộng với doanh số của mọi bên liên quan, vượt $500.000 trong năm dương lịch hiện tại hoặc năm dương lịch trước (tổng quan của CDTFA). Phép thử của CDTFA là tổng số đô la; CDTFA không nêu số đơn hàng tối thiểu.

California gọi đây là nexus kinh tế (economic nexus). Đây là một trong nhiều cách để được coi là "đang kinh doanh" tại tiểu bang. Hàng tồn kho, văn phòng, người đại diện hoặc thiết bị thuê tại California mỗi thứ đều tự tạo ra nghĩa vụ, không cần mức doanh số tối thiểu (Publication 77).

Điều khiến một trường hợp không đơn giản gồm: các công ty liên quan có doanh số cộng dồn, doanh số qua sàn thương mại vẫn được tính dù sàn thu thuế, giao hàng trực tiếp từ nhà cung cấp đến khách hàng, hàng tồn kho tại trung tâm xử lý đơn hàng ở California, và nhiều tiểu bang cùng lúc. Hãy gom doanh số theo địa chỉ giao hàng và theo tháng, doanh số tại California của từng công ty liên quan, và báo cáo doanh số của từng sàn. Về các tiểu bang khác và các loại nexus khác, xem khi nào bạn phải thu thuế bán hàng.

Doanh số nào được tính vào ngưỡng nexus kinh tế của California?

Mọi giao dịch bán hàng hóa giao tại California đều được tính, dù chịu thuế hay không, kể cả bán lại, bán qua sàn thương mại và doanh số của các bên liên quan. CDTFA cho biết tổng này có thể gồm cả doanh số không chịu thuế như bán để bán lại (câu hỏi thường gặp của CDTFA).

Một người được coi là bên liên quan của bạn nếu thuộc mối quan hệ nêu tại section 267(b) của Internal Revenue Code (Publication 77). Hãy liệt kê mọi công ty, chủ sở hữu và thành viên gia đình có bán hàng vào California, rồi kiểm tra từng cặp.

Người bán mà toàn bộ doanh số tại California là bán lại có chứng từ đầy đủ, không có giao dịch nào bán cho người tiêu dùng tại California, thì không phải đăng ký theo phép thử này. Khi người bán có bất kỳ giao dịch bán lẻ nào cho người tiêu dùng tại California và đã vượt ngưỡng, người bán phải đăng ký và khai toàn bộ doanh số tại California (câu hỏi thường gặp của CDTFA). Hãy giữ giấy chứng nhận bán lại hợp lệ của California cho từng giao dịch bán lại.

Tính theo kỳ nào, và tôi phải đăng ký vào ngày nào?

Luật California áp dụng cho người bán có tổng doanh số vượt ngưỡng trong năm dương lịch trước hoặc năm dương lịch hiện tại (RTC 6203). Người bán năm ngoái dưới ngưỡng phải đăng ký vào ngày tổng doanh số cộng dồn của năm hiện tại vượt $500.000 (câu hỏi thường gặp của CDTFA). Theo câu chữ của luật, người bán đã vượt ngưỡng từ năm ngoái thuộc diện áp dụng ngay từ đầu năm hiện tại; ví dụ minh họa của CDTFA không nêu rõ trường hợp này.

Không có ngoại lệ theo mùa. Người bán chỉ có doanh số vào dịp lễ vẫn thuộc diện áp dụng, và CDTFA cho biết người bán theo mùa có thể xin giấy phép tạm thời.

Hãy ghi sổ theo ngày giao hàng, vì ngày tổng doanh số vượt ngưỡng chính là ngày bạn đăng ký. Người bán vẫn dưới ngưỡng nên giữ sổ doanh số tại California để chứng minh, vì nếu năm sau vượt ngưỡng thì nghĩa vụ bắt đầu từ lúc đó.

Giao dịch làm vượt ngưỡng có phải chịu thuế không, và doanh số trước ngày đó thì sao?

Người bán không phải thu thuế trên giao dịch làm tổng doanh số vượt ngưỡng, cũng không phải thu thuế trên các giao dịch trước đó. Ví dụ của chính CDTFA cho một người bán đăng ký vào ngày tổng doanh số vượt ngưỡng, và nói rằng người bán không có trách nhiệm thu thuế sử dụng trên các giao dịch trước đó, kể cả giao dịch làm vượt ngưỡng. Khách hàng vẫn phải tự nộp thuế sử dụng cho những lần mua đó (câu hỏi thường gặp của CDTFA). Việc thu thuế bắt đầu từ giao dịch bán lẻ chịu thuế kế tiếp.

Ví dụ của CDTFA mô tả một người bán không có mối liên hệ nào khác với California. Nếu trước đó bạn đã có hàng tồn kho, văn phòng hoặc người đại diện tại California, bạn có thể đã phải đăng ký sớm hơn. Về khoản thuế chưa từng thu, xem bù thuế bán hàng chưa thu.

Tôi thu loại thuế nào: thuế tiểu bang, địa phương và khu vực theo địa chỉ giao hàng?

Hãy thu thuế sử dụng California theo thuế suất của địa chỉ giao hàng. Đó là thuế suất cơ bản toàn tiểu bang 7,25%, đã gồm thuế địa phương, cộng với thuế khu vực (district tax) áp dụng tại địa chỉ đó (thông tin chung của CDTFA).

Người bán vượt ngưỡng được coi là đang kinh doanh tại mọi khu vực đánh thuế của California, nên thuế sử dụng khu vực áp dụng cho mọi lần giao hàng chịu thuế đến khu vực có loại thuế này, dù người bán ở đâu (hướng dẫn thuế khu vực của CDTFA). Thuế suất khác nhau theo địa chỉ; hãy tra từng địa chỉ bằng công cụ tra thuế suất theo địa chỉ của CDTFA, hoặc kết nối dịch vụ tra thuế suất của CDTFA vào trang thanh toán của bạn.

California đánh thuế hàng hóa, không đánh thuế dịch vụ. Thực phẩm cho người ăn và một số loại thuốc kê đơn được miễn thuế (câu hỏi thường gặp của CDTFA). Một số hàng hóa còn chịu các khoản phí riêng, như lốp xe mới, thiết bị điện tử thuộc diện quy định, ắc quy axit chì và sản phẩm gỗ xẻ, mỗi loại cần một tài khoản phí riêng (hướng dẫn bắt đầu của CDTFA).

Tôi đăng ký với CDTFA thế nào, và đó là loại tài khoản nào?

Hãy đăng ký trực tuyến với CDTFA. Người bán ngoài California không có địa điểm kinh doanh hoặc kho hàng riêng tại California thường được cấp Certificate of Registration – Use Tax (giấy chứng nhận đăng ký thuế sử dụng); người bán có địa điểm kinh doanh tại California hoặc kho hàng riêng được cấp seller's permit (giấy phép người bán) (hướng dẫn về sàn thương mại; trung tâm xử lý đơn hàng).

Trong dịch vụ trực tuyến của CDTFA, hãy chọn đăng ký cho hoạt động kinh doanh mới và làm theo hướng dẫn (Publication 77); các câu hỏi của hệ thống quyết định loại tài khoản (trung tâm xử lý đơn hàng). Sau khi đăng ký, bạn nộp tờ khai và thanh toán theo lịch CDTFA ấn định; xem nộp tờ khai thuế bán hàng.

Người bán dưới ngưỡng vẫn có thể đăng ký Certificate of Registration – Use Tax để thu thuế như một sự hỗ trợ khách hàng. Khi đó, người bán có nghĩa vụ như mọi nhà bán lẻ cho đến khi đóng tài khoản (Publication 77).

California có đánh thuế dịch vụ không, và sản phẩm kỹ thuật số thì sao?

Thuế bán hàng và thuế sử dụng của California áp dụng cho hàng hóa, không áp dụng cho dịch vụ, trừ khi dịch vụ là một phần của việc bán hàng hóa (câu hỏi thường gặp của CDTFA). Ngưỡng dành cho hàng hóa không biến người bán chỉ cung cấp dịch vụ thành người phải thu thuế.

Sản phẩm kỹ thuật số thay đổi từ ngày 1 tháng 1 năm 2027. Từ ngày đó, CDTFA cho biết thuế nhìn chung áp dụng cho sản phẩm kỹ thuật số, được định nghĩa là phần mềm đóng gói sẵn (prewritten software) giao qua phương tiện lưu trữ, giao điện tử hoặc truy cập từ xa, kể cả phần mềm dưới dạng dịch vụ. Trước ngày đó, phần mềm giao điện tử, không qua phương tiện lưu trữ vật lý, không chịu thuế (hướng dẫn về sản phẩm kỹ thuật số của CDTFA; thông tin chung).

CDTFA không nêu doanh số kỹ thuật số có được tính vào ngưỡng doanh số hay không. Hướng dẫn về sản phẩm kỹ thuật số của CDTFA mở rộng định nghĩa động sản hữu hình (tangible personal property) để gồm cả loại này, nhưng các trang về ngưỡng của CDTFA vẫn chỉ nói đến động sản hữu hình. Vấn đề này chưa rõ; hãy hỏi CDTFA bằng văn bản trước khi dựa vào một trong hai cách hiểu. Việc có chịu thuế hay không được trình bày trong thuế bán hàng đối với SaaS và phần mềm.

Nếu tôi giao hàng trực tiếp từ nhà cung cấp cho người bán khác, hoặc dùng trung tâm xử lý đơn hàng tại California thì sao?

Người bán vượt ngưỡng mà giao hàng cho người tiêu dùng tại California thay cho một nhà bán lẻ chưa đăng ký tại California thì được coi là nhà bán lẻ của giao dịch đó và phải thu thuế (câu hỏi thường gặp của CDTFA). Quy định này áp dụng ngay cả khi giao dịch bán cho người bán kia là bán lại. Thuế được tính trên giá người bán kia thu của người tiêu dùng, hoặc trên giá của bạn bán cho người bán đó cộng thêm mức tăng 10%; mức tăng thấp hơn cần có chứng từ cho thấy giá bán thực tế.

Nếu người bán kia đã đăng ký hoặc buộc phải đăng ký tại California, người đó là bên thu thuế, và bạn nên giữ giấy chứng nhận bán lại của họ. Giấy chứng nhận bán lại thiếu số seller's permit California của người mua nhìn chung không đủ để bác bỏ giả định rằng bạn là bên giao hàng trực tiếp (hướng dẫn về sàn thương mại).

CDTFA cho biết người bán ngoài California lưu hàng tồn kho tại trung tâm xử lý đơn hàng ở California phải đăng ký và nộp tờ khai cho các giao dịch bán lẻ cho người tiêu dùng tại California (trung tâm xử lý đơn hàng); hàng tồn kho là hiện diện vật lý, không cần mức doanh số tối thiểu. Hướng dẫn về sàn thương mại của CDTFA đối xử khác với người bán có toàn bộ doanh số tại California đi qua các sàn đã đăng ký (xem phần kế tiếp), và không nói hai quy tắc phối hợp thế nào khi sàn cũng lưu hàng, nên trường hợp đó hãy hỏi CDTFA. Hàng để riêng, tách khỏi hàng của người khác, nhìn chung cần seller's permit cho địa điểm đó; hàng để lẫn nhìn chung cần Certificate of Registration – Use Tax (hướng dẫn nhà bán lẻ trực tuyến).

Doanh số qua sàn thương mại có được tính không, và tôi có phải đăng ký khi sàn đã thu thuế?

Doanh số qua sàn thương mại được tính vào ngưỡng, nhưng người bán có toàn bộ doanh số tại California đi qua các sàn đã đăng ký và đóng vai trò nhà bán lẻ thì không bắt buộc phải đăng ký. Sàn thu và nộp thuế cho các giao dịch đó (hướng dẫn về sàn thương mại của CDTFA).

Bán trực tiếp làm thay đổi điều này. Doanh số qua trang web của riêng bạn, hoặc qua sàn chưa đăng ký, là doanh số của bạn. Nếu tổng doanh số bán trực tiếp và qua sàn vượt ngưỡng, bạn phải đăng ký và thu thuế trên doanh số bán trực tiếp. Sau đó bạn khai toàn bộ doanh số tại California và có thể xin khấu trừ phần doanh số sàn đã thu thuế, ghi ở mục "other" (hướng dẫn về sàn thương mại).

Hãy giữ thỏa thuận với sàn hoặc bằng chứng sàn đã đăng ký, cùng số giấy phép hoặc số tài khoản của sàn. CDTFA sẽ không buộc bạn chịu trách nhiệm về một giao dịch qua sàn nếu CDTFA xác minh được sàn đã thu và nộp đúng số thuế.

Nếu doanh số xuống dưới ngưỡng, tôi có thể ngừng thu thuế không?

Chưa ngay được. Vì luật tính cả năm dương lịch trước, người bán vượt ngưỡng trong một năm vẫn thuộc diện áp dụng đến hết năm kế tiếp (RTC 6203); CDTFA nói điều tương tự về thuế sử dụng khu vực (hướng dẫn thuế khu vực). Khi cả năm trước lẫn năm hiện tại tính đến nay đều không vượt ngưỡng, và không còn gì khác nối bạn với California, phép thử doanh số không còn áp dụng.

Việc đăng ký không tự chấm dứt, và CDTFA không nói khi nào người bán dưới ngưỡng được đóng tài khoản, nên hãy hỏi CDTFA bằng văn bản trước. Publication 74 yêu cầu bạn đóng tài khoản khi không còn trực tiếp kinh doanh hoặc không còn hoạt động chịu thuế, cùng một số trường hợp khác. Đóng tài khoản nghĩa là thông báo cho CDTFA, nộp tờ khai cuối cùng, nộp số thuế còn nợ và lưu hồ sơ bốn năm (Publication 74). Người bán đã đăng ký tự nguyện tiếp tục thu thuế cho đến khi đóng tài khoản (Publication 77). Người bán có hàng tồn kho hoặc mối liên hệ khác với California vẫn thuộc diện áp dụng vì mối liên hệ đó.

Nếu một công ty, hợp danh hoặc LLC ngừng kinh doanh khi còn nợ khoản thuế đã thu, người chịu trách nhiệm nộp thuế mà cố ý không nộp có thể phải chịu trách nhiệm cá nhân (RTC 6829); xem nộp tờ khai thuế bán hàng.

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ mang tính minh họa. Số tiền tính bằng đô la Hoa Kỳ.

Cửa hàng ở Oregon vượt ngưỡng vào tháng 10

Một cửa hàng trực tuyến ở Oregon giao hàng tại California. Đến ngày 30 tháng 9, tổng doanh số của năm là $490.000. Một đơn hàng $8.000 ngày 10 tháng 10 đưa tổng lên $498.000. Một đơn hàng $5.000 ngày 20 tháng 10 đưa tổng lên $503.000, trong đó có $40.000 doanh số bán lại cũng được tính. Cửa hàng đăng ký vào ngày 20 tháng 10 và thu thuế sử dụng từ giao dịch bán lẻ kế tiếp. Cửa hàng không phải thu thuế trên đơn hàng ngày 20 tháng 10 hoặc các đơn trước đó, dù những khách hàng đó tự phải nộp thuế sử dụng.

Năm sau, doanh số tại California của cửa hàng là $300.000. Năm trước vượt ngưỡng, nên theo luật cửa hàng vẫn thuộc diện áp dụng và thu thuế cả năm. Đến năm thứ ba, năm trước dưới ngưỡng, nên phép thử doanh số không còn áp dụng trừ khi tổng doanh số riêng của năm thứ ba vượt $500.000. Việc cửa hàng có thể đóng tài khoản hay không và khi nào là câu hỏi cần gửi CDTFA bằng văn bản.

Nhà tư vấn ở Arizona bán dịch vụ

Một nhà tư vấn phần mềm ở Arizona lập hóa đơn $900.000 mỗi năm cho khách hàng tại California, toàn bộ là dịch vụ. Ngưỡng dành cho hàng hóa không áp dụng cho dịch vụ. Nếu người này cũng bán sản phẩm kỹ thuật số sau ngày bắt đầu nêu trên, những khoản đó cần được kiểm tra riêng.

Bên giao hàng trực tiếp ở Nevada

Một nhà bán sỉ ở Nevada giao $600.000 hàng hóa cho người mua tại California, chủ yếu là các nhà bán lẻ có giấy chứng nhận bán lại. Nhà bán sỉ này cũng giao thẳng $20.000 hàng hóa cho người tiêu dùng tại California thay cho một nhà bán lẻ chưa đăng ký tại California. Vì đã vượt ngưỡng, nhà bán sỉ là nhà bán lẻ tại California đối với $20.000 doanh số đó, và phải đăng ký và thu thuế.

Trường hợp của bạn khác thì sao?

• Bạn vượt ngưỡng ở nhiều tiểu bang: hãy so sánh các ngưỡng trong khi nào bạn phải thu thuế bán hàng.
• Lẽ ra bạn phải đăng ký sớm hơn: hãy đọc bù thuế bán hàng chưa thu, và nhờ hỗ trợ ghi sổ kế toán dựng lại doanh số theo địa chỉ giao hàng.
• Bạn là người bán Canada hoặc nước ngoài khác: xem người bán nước ngoài và thuế bán hàng.
• Bạn bán phần mềm hoặc gói đăng ký: xem thuế bán hàng đối với SaaS và phần mềm.
• Doanh nghiệp của bạn cũng hoạt động tại California: thuế thu nhập và thuế đặc quyền kinh doanh nằm trong thuế tối thiểu và phí LLC của California.
• Bạn đã đăng ký nhưng chưa rõ cách nộp tờ khai: xem nộp tờ khai thuế bán hàng.