Corporación que paga gastos personales: beneficio o préstamo

¿Qué pasa si mi corporación paga mis gastos personales en Canadá?

Si no existe una deuda real que deba pagarse, la CRA generalmente trata un gasto personal que paga la corporación como un beneficio del accionista. Su valor se suma al ingreso del propietario del año, la corporación no puede deducirlo y, si el propietario es residente, la corporación no retiene impuesto sobre él (Income Tax Act, subsección 15(1); CRA: beneficios del accionista). La CRA también cuenta como beneficio el que recibe una persona relacionada o afiliada con el accionista, como un cónyuge o una pareja de hecho. Los casos típicos son viajes familiares, compras de supermercado y gastos del hogar; la CRA también incluye como beneficio el uso personal de bienes de la corporación, como una casa o un automóvil. Valora el beneficio al valor justo de mercado, o al costo para la corporación o al monto que esta dejó de ganar; la forma de valorar cada partida se explica en un beneficio del accionista descubierto en una auditoría.

Esta página supone que el propietario es residente de Canadá. Si el accionista es no residente, un monto de la sección 15 se considera en cambio un dividendo para efectos del impuesto de la Parte XIII (subsección 214(3)): la corporación debe retener 25% antes de cualquier reducción por tratado y responde por lo que no retenga (subsecciones 215(1) y (6)).

Si el propietario es residente, la corporación informa el beneficio en un comprobante T4A, que según la CRA debe emitirse cuando el total del año supera $500 o se retuvo impuesto; el beneficio es ingreso en ambos casos. El accionista paga el impuesto sobre la renta en su propia declaración. La página de la CRA sobre el accionista también menciona las contribuciones al CPP, pero el Canada Pension Plan alcanza solo el empleo pensionable y el ingreso de un negocio (sección 12; sección 14), así que pregunte al contador si alguna se aplica (CRA: beneficios del accionista).

Si el propietario y la corporación tenían un acuerdo real de devolución cuando salió el dinero, el monto es en cambio un préstamo y queda en la cuenta del accionista. La CRA indica que lo que decide es la sustancia de lo ocurrido, no los asientos contables (CRA folio S3-F1-C1, párrafos 1.13 y 1.14).

El caso deja de ser sencillo cuando:

• Ya se registraron gastos personales como costos del negocio, o se reclamaron en una declaración de GST/HST.
• Los cargos se repiten en más de un ejercicio fiscal, o el saldo sigue creciendo.
• No se dejó nada por escrito cuando salió el dinero.
• El propietario también trabaja para la corporación como empleado.
• Otra persona distinta del propietario (un cónyuge, un copropietario o un empleado) hizo los cargos: la prueba de la CRA incluye si el accionista sabía, o razonablemente debía saber, del beneficio (CRA: beneficios del accionista).
• El propietario no es residente de Canadá.
• La corporación tiene impuestos sin pagar: el propietario puede responder por una parte (vea más abajo).
• La corporación está en Quebec, donde Revenu Québec (la autoridad tributaria de Quebec) puede sumar sus propias reglas.

Si ya se registraron gastos personales como costos o se reclamaron en una declaración de GST/HST, o si los cargos abarcan más de un año, la corrección puede alcanzar declaraciones ya presentadas. Esa es una decisión para un contador, no un asiento contable; la última sección indica adónde acudir.

Reúna los estados de cuenta de la tarjeta corporativa y del banco, los recibos, el libro mayor y la cuenta del accionista, cualquier contrato de préstamo o resolución de los directores, y la T2, el GST/HST y los T4A ya presentados.

¿Es un beneficio, un préstamo, un sueldo o un dividendo, y quién lo decide?

Lo deciden los hechos, y los registros hechos en su momento los prueban. Una etiqueta, un asiento contable o un deseo posterior no cambian lo que fue el pago.

La corporación lo registra primero, porque es quien presenta la T2 y los comprobantes, pero los hechos son los que deciden y la CRA puede discrepar en una revisión. Una vez presentado un comprobante T4A, la CRA indica que no se puede cambiar la naturaleza del ingreso o del beneficio que figura en él (puede considerar el cambio como una planificación tributaria retroactiva), aunque sí se puede corregir un error de declaración; por eso, defina el tratamiento antes de emitir el comprobante.

Un retiro se convierte en sueldo o dividendo solo mediante la nómina o un dividendo declarado. Vea cómo pagarse un sueldo después de los hechos y cómo declarar y pagar un dividendo.

¿La corporación puede deducir un gasto personal o reclamar el GST/HST sobre él?

No. El impuesto sobre la renta permite deducir solo un desembolso hecho para obtener ingresos de un negocio o de una propiedad (Income Tax Act, párrafo 18(1)(a)), y la CRA indica que una corporación no puede reclamar un beneficio del accionista como gasto del negocio. Un gasto personal registrado como costo pudo haberse deducido por error. Si ya se presentó una T2, verifique si el Schedule 1 ya lo sumó de nuevo (guía de la CRA para la T2, Schedule 1) y corrija cualquier deducción realmente reclamada. Una partida mixta se divide: solo la parte hecha para obtener ingresos es deducible. Para saber qué sí califica, vea gastos del negocio que acepta la CRA.

Los mismos dólares pueden pagar impuesto dos veces: la corporación no obtiene deducción y el propietario paga impuesto sobre el beneficio. Un préstamo documentado y pagado a tiempo evita que el propietario lo incluya en su ingreso, pero tampoco le da deducción a la corporación.

Un registrante de GST/HST puede reclamar un crédito fiscal por insumos solo por la parte de una compra que adquirió para usar en sus actividades comerciales (Excise Tax Act, sección 169; CRA: porcentaje de elegibilidad). Un gasto personal para el hogar del propietario no se adquiere para las actividades comerciales de la corporación, así que un crédito reclamado sobre él generalmente se reclamó de más. Revise cada declaración de GST/HST de los períodos en que se registró un cargo personal como costo.

Una regla aparte, la sección 173 del Excise Tax Act, abarca el GST/HST sobre algunos beneficios que el propio registrante suministra a una persona física, cuando el monto se incluye en el ingreso conforme a la subsección 15(1). Donde se aplica, el crédito sobre esa partida puede seguir permitido mientras se adeuda GST/HST sobre el monto del beneficio, dentro de los límites de la sección 170. Que se aplique depende de lo que la corporación suministró, por ejemplo el uso de su propia propiedad; consúltelo con el contador antes de revertir un crédito. Para declaraciones ya presentadas, vea revisiones, auditorías y divulgación voluntaria. El impuesto que agrega una corrección puede generar intereses desde la fecha de vencimiento original (Income Tax Act, subsección 161(1); Excise Tax Act, subsección 280(1)).

Si la corporación también debe impuestos que no ha pagado, el propietario puede responder por una parte. La transferencia de bienes, que incluye dinero, a una persona con la que quien transfiere no tiene una relación en condiciones de plena competencia, por menos de su valor justo, hace al receptor solidariamente responsable de los montos impagos de quien transfiere de ese año y de los años anteriores, hasta el valor transferido menos lo que se dio a cambio (Income Tax Act, subsección 160(1); Excise Tax Act, subsección 325(1) para el GST/HST). La CRA puede emitir una determinación contra el receptor en cualquier momento (subsecciones 160(2) y 325(2)). El contador decide si un pago es una transferencia de ese tipo.

¿Cómo corrijo los libros cuando la corporación pagó un gasto personal?

Saque cada gasto personal de las cuentas de gastos, revise el crédito de GST/HST sobre él y luego regístrelo según lo que fue. La cuenta del accionista es el lugar correcto solo cuando existe una deuda real.

1. Haga una lista de todos los cargos personales de los estados de cuenta de la tarjeta y del banco, y de los pagos en efectivo: fecha, beneficiario, monto y para quién fue.
2. Sáquelos de las cuentas de gastos, incluido el costo de los bienes vendidos, para que no quede ninguna deducción.
3. Revise cualquier crédito fiscal por insumos de GST/HST reclamado sobre ellos, revierta lo que la partida no calificaba y anote el período de la declaración. La sección 173 puede cambiar esto cuando la propia corporación suministró la partida (vea arriba).
4. Verifique si la corporación ya le debía dinero al propietario (un saldo «por pagar al accionista» por anticipos del propio propietario). Una cuenta pagada como reembolso genuino de esa deuda, según muestran los registros, la reduce y no crea un préstamo nuevo; clasifique solo el exceso. Un saldo acreedor no cancela automáticamente un beneficio (CRA folio S3-F1-C1, párrafo 1.82; manual de auditoría de la CRA, 24.10.4).
5. Registre cada partida según sus hechos. Un préstamo documentado va a la cuenta del accionista como un monto que el propietario debe («por cobrar al accionista»). Un monto sin deuda es un beneficio del accionista: regístrelo en su propia cuenta no deducible, no en la cuenta de préstamos, e infórmelo en un T4A. Un beneficio recibido por el empleo pasa por la nómina.
6. Ponga fecha a cada partida. El plazo para pagar un préstamo corre desde el cierre del ejercicio fiscal de la corporación, y la lista de verificación del cierre del ejercicio indica dónde va este paso.
7. Cancele cualquier saldo de préstamo pagándolo a tiempo (vea la sección sobre el pago más abajo) y concilie la cuenta con los estados de cuenta.

Registrar una partida en la cuenta del accionista no prueba que sea un préstamo. La CRA incluye entre las partidas que puede tener una cuenta de préstamos los pagos que la corporación hace a terceros por un accionista, pero si no hay un acuerdo de reembolso, puede aplicarse en cambio la subsección 15(1) (CRA folio S3-F1-C1, párrafos 1.11 y 1.13). El sentido y los asientos están en la cuenta del préstamo del accionista. Si el año está cerrado o la T2 ya se presentó, la corrección puede implicar enmendar una declaración, algo que corresponde al contador.

¿Cuándo es un préstamo y qué demuestra que lo es?

Es un préstamo cuando el propietario debía devolver el dinero desde el día en que se gastó y ambas partes actuaron en consecuencia. La CRA indica que un préstamo puede demostrarse con un contrato escrito u otra prueba convincente, como una resolución de la corporación reflejada en los estados financieros (CRA folio S3-F1-C1, párrafo 1.13).

Pruebas que conviene tener, hechas cuando salió el dinero:

• Una resolución de los directores o un contrato escrito que diga que la corporación pagó la partida por el propietario y que este la devolverá.
• Las condiciones de pago, para poder saber la fecha de término.
• Los pagos que el propietario realmente hizo con su propio dinero.
• La partida mostrada como adeudada por el propietario en los estados financieros del cierre del ejercicio.

La regla de un año está en préstamos del accionista, y el beneficio por intereses está en intereses del préstamo del accionista.

¿Puedo simplemente devolverlo y en cuánto tiempo?

Pagar cancela un préstamo genuino. No convierte un beneficio en préstamo después de los hechos. Un préstamo genuino evita la inclusión en el ingreso si se paga dentro de un año después del fin del año fiscal de la corporación en que se hizo el préstamo y el pago no forma parte de una serie de préstamos u otras transacciones y pagos (Income Tax Act, subsección 15(2.6)).

Pague con dinero propio del propietario y conserve el registro bancario. El pago mediante sueldo, bono o dividendo, y la regla sobre pagar y volver a pedir prestado, están en préstamos del accionista.

Para un monto sin deuda cuando se gastó, la página de la CRA sobre beneficios del accionista no dice nada sobre reducir el beneficio por montos que el propietario devuelva después, así que no dé por hecho que un pago tardío lo cancela. El manual de auditoría de la CRA, una guía para su personal que no es ley, permite el reembolso en unos pocos casos enumerados, uno de ellos una divulgación voluntaria, con pago pronto y un acuerdo por escrito (manual de auditoría, 24.10.4). Que el contador decida primero; vea revisiones, auditorías y divulgación voluntaria.

¿Y si la tarjeta de crédito corporativa tiene cargos personales, o pago la tarjeta desde la corporación?

Pagar la factura de la tarjeta corporativa desde la cuenta bancaria de la corporación es normal. Los cargos personales dentro de esa factura siguen siendo gastos personales del propietario pagados por la corporación, y se tratan como cualquier otro gasto personal que paga la corporación: un préstamo si hay una deuda documentada cuando sale el dinero, y si no, un beneficio del accionista.

Registre el pago por línea del estado de cuenta, no como un solo gasto:

• Pague la factura completa y luego pase las líneas personales de las cuentas de gastos a la cuenta del accionista o a un registro de beneficios.
• Marque las líneas personales de cada estado de cuenta al cerrar el mes, mientras el propietario aún pueda decir para quién fue cada cargo.
• Cuando hay una deuda documentada, si el propietario paga la parte personal desde su propia cuenta en el mismo mes, la cancela antes del cierre de los libros.
• Si un costo del negocio se cargó en cambio a una tarjeta personal, es el caso inverso: vea gastos del negocio pagados personalmente.

Si le piden a un responsable contable registrar gastos personales como costos del negocio, ¿cuál es el riesgo?

Registrar gastos personales como costos del negocio pone en las declaraciones una deducción y un crédito de GST/HST que la ley no permite, y también puede someter al responsable contable a las reglas de multas. Estas dependen del conocimiento, de la negligencia grave o de la conducta culpable (la ley incluye la indiferencia ante si se cumple), no del error honesto. Las filas 1 y 2 se calculan sobre el impuesto o el impuesto neto de la persona obligada, la corporación cuando presenta la declaración; la fila 3 está redactada para una persona que ayuda con el estado de otra.

La ley indica que un asesor que confía de buena fe en la información que le dio el cliente y por eso no la verifica no se considera culpable solo por ello (Income Tax Act, subsección 163.2(6)). La regla de la fila 3 sigue dependiendo de lo que la persona sabía o razonablemente debía saber, de modo que la confianza de buena fe no protege frente a una declaración que el responsable contable sabe falsa. La excepción de la ley para el trabajo administrativo y de secretaría no se extiende a los servicios de contabilidad (subsección 163.2(9)).

Un responsable contable que no puede respaldar una partida como costo del negocio puede registrarla en la cuenta del propietario y pedir el recibo y el propósito comercial. Si el propietario insiste en registrarla como costo, consulte con el contador antes de contabilizarla.

¿Y si la persona también es empleada?

Un accionista que además trabaja para la corporación puede recibir el mismo pago como empleado o como accionista. La CRA trata cuál fue como una cuestión de hecho, que se revisa beneficio por beneficio (CRA: beneficios del accionista).

Un beneficio recibido por razón del empleo es un beneficio del empleado: el valor de los beneficios recibidos por razón del cargo o empleo es ingreso por empleo (Income Tax Act, párrafo 6(1)(a)), y se aplican las reglas de nómina. Un beneficio recibido porque la persona es titular de acciones es un beneficio del accionista. Para el funcionamiento de la nómina, vea cómo llevar la nómina.

¿Qué registros conservo y qué debo reunir antes de que me lo pidan el contador o la CRA?

Conserve lo que muestre qué fue cada partida, para quién fue y cómo se trató. Reúna:

• Estados de cuenta de la tarjeta corporativa y del banco de cada ejercicio fiscal, con las líneas personales marcadas.
• Recibos o facturas de cada partida.
• El libro mayor y la cuenta del accionista, con el saldo final del año anterior.
• Cualquier contrato de préstamo, resolución de los directores o nota de pago, y el registro bancario de cada pago.
• La T2, las declaraciones de GST/HST y los comprobantes T4A ya presentados de esos períodos.

Conserve los registros y los documentos de respaldo durante seis años desde el final del último año fiscal al que se refieren, o desde la fecha de presentación en el caso de una declaración de impuesto sobre la renta presentada tarde; una objeción, una apelación o una instrucción de la CRA pueden exigir más tiempo. La CRA indica que el registro de acciones y otra información histórica se conservan de forma indefinida, así que guarde con ellos el libro de actas y cualquier resolución de préstamo (CRA: conservación de registros).

La guía de la T2 indica completar el Schedule 11 para las transacciones con accionistas, ejecutivos o empleados que estén fuera del curso ordinario del negocio, así que espere que el preparador se lo pregunte (guía de la CRA para la T2). Si los estados de cuenta son el único registro, vea cómo reconstruir los libros a partir de estados de cuenta bancarios.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos; todos los montos están en dólares canadienses, el ejercicio fiscal de la corporación termina el 31 de diciembre, el propietario es residente de Canadá y la corporación no le debía nada.

Viajes familiares y compras de supermercado: préstamo o beneficio

En el año 1, la corporación paga C$4,800 de viajes familiares y compras de supermercado del propietario.

• Una resolución escrita en ese momento dice que el propietario lo devolverá: es un préstamo. El propietario lo paga con su propio dinero a más tardar el 31 de diciembre del año 2. Si el pago no forma parte de una serie, el monto del préstamo en sí no se suma al ingreso del propietario; los intereses son una cuestión aparte. Si sigue sin pagarse después de esa fecha, la subsección 15(2) suma C$4,800 al ingreso del propietario del año 1 y se enmienda la declaración personal del año 1.
• No se escribió nada y no se pagó nada: generalmente se trata como un beneficio del accionista. Los C$4,800 se suman al ingreso del propietario del año 1 y se informan en un T4A, y la corporación no obtiene deducción. Registrarlo después en la cuenta del accionista no cambia eso.

Compras personales registradas como costo de los bienes vendidos

El responsable contable registró C$6,000 de compras personales del propietario como costo de los bienes vendidos, y la corporación reclamó los C$780 de HST que pagó (13% en esta ilustración). Suponga que el propietario compró los artículos para uso personal y que la corporación solo pagó las facturas; no suministró bienes al propietario (si lo hizo, la sección 173 puede cambiar el resultado del HST). Se revierte la deducción de C$6,000 y también el crédito de C$780. Los C$6,780 pagados en total pasan a la cuenta del accionista, o se tratan como beneficio si no se demuestra una deuda. Si el beneficio se mide por el costo, la subsección 15(1.3) incluye el HST: C$6,780, no C$6,000; el contador confirma la base. Luego se revisan la T2 (¿ya se sumaron de nuevo los C$6,000 en el Schedule 1?) y la declaración de GST/HST.

La tarjeta con cargos personales

La corporación paga un estado de cuenta de tarjeta de C$3,400. De ese total, C$2,500 son del negocio y C$900 son gastos personales del propietario. La corporación paga la factura completa. Los C$2,500 quedan como costos del negocio. Los C$900 van a la cuenta del accionista si hay una deuda documentada, y si no, son un beneficio. Si había una deuda documentada y el propietario transfiere C$900 desde su propia cuenta ese mes, la cuenta del accionista queda saldada antes del cierre de los libros. Si era un beneficio, la transferencia no lo deshace por sí sola.

¿Su caso es distinto?

• Hay cargos personales en la tarjeta corporativa desde hace un año o más, y algunos ya se registraron como costos del negocio o se reclamaron en una declaración de GST/HST, de modo que las declaraciones presentadas llevan la deducción o el crédito: el costo, el crédito y las declaraciones presentadas requieren cada uno una decisión. Lleve los estados de cuenta a ayuda con la contabilidad para definir cómo se trata cada partida. Vea también revisiones, auditorías y divulgación voluntaria y hasta cuándo puede la CRA determinar de nuevo.
• El propietario vive fuera de Canadá o cambió su residencia fiscal: puede aplicarse la retención de la Parte XIII y una declaración NR4 en lugar de un T4A. Reúna las fechas de los pagos y el historial de residencia para la ayuda con impuestos transfronterizos.
• La corporación debe impuestos que no ha pagado: los pagos pueden hacer al propietario responsable de una parte. Lleve los estados de cuenta de impuestos y los registros de pago a ayuda con la contabilidad; vea también un beneficio del accionista descubierto en una auditoría.
• Un saldo tiene más de un ejercicio fiscal o sigue creciendo: el plazo de pago puede haber vencido. Vea préstamos del accionista y ayuda con la contabilidad.
• Los libros están atrasados: vea cómo ponerse al día con libros atrasados y ayuda con la contabilidad.
• La CRA auditó y determinó un beneficio: vea un beneficio del accionista descubierto en una auditoría.
• Retiros anteriores deberían convertirse en sueldo: vea cómo pagarse un sueldo después de los hechos.
• La corporación es propietaria de una casa o un condominio en el que usted vive: vea una vivienda propiedad de su corporación.
• Ingresos del negocio entraron a su cuenta personal: vea ingresos de la corporación en una cuenta personal.
• Dos o más propietarios retiran montos distintos: vea accionistas que retiran montos distintos.
• Su corporación está en Quebec: las reglas de Revenu Québec no se cubren aquí. Hágalas revisar junto con las reglas federales.