Examen ou vérification de l'ARC : que faire et quoi envoyer

La lettre de l'ARC est-elle un examen ou une vérification?

Un examen de l'ARC sert habituellement à vérifier une demande ou un montant déclaré en particulier. Une vérification examine plus largement les livres, les registres et les opérations connexes. La lettre indique le programme, le compte fiscal, la période et les renseignements que l'ARC veut obtenir; servez-vous de ces détails pour fixer l'étendue de votre réponse (ARC : types d'examens; ARC : vérifications d'entreprises).

Un examen peut avoir lieu avant ou après l'établissement d'une cotisation. Une lettre d'examen n'est pas en soi un avis de nouvelle cotisation (ARC : types d'examens; ARC : étapes de la vérification).

Pour une lettre de Revenu Québec, respectez la date qu'elle indique et suivez les processus distincts de vérification et d'opposition. Les étapes ci-dessous visent les avis de l'ARC.

Pourquoi l'ARC a-t-elle choisi ma déclaration?

Le fait qu'une déclaration soit choisie ne prouve pas qu'elle est inexacte. Une déclaration de particulier peut être choisie parce que les montants déclarés diffèrent des renseignements de tiers, parce qu'une demande doit être appuyée, parce que l'historique de production soulève une question, ou au hasard (ARC : sélection pour un examen).

Les vérifications d'entreprises sont choisies au moyen d'une évaluation des risques et de l'examen d'un agent. L'ARC peut comparer une entreprise avec ses registres et d'autres renseignements; elle peut aussi examiner des entités liées ou des registres personnels lorsque c'est pertinent (ARC : vérifications d'entreprises). La lettre et la demande du vérificateur vous indiquent ce qui est réellement en cause dans votre dossier.

De combien de temps dispose-je pour répondre, et puis-je obtenir un délai supplémentaire?

Respectez la date indiquée dans la lettre d'examen; il n'existe pas de date limite unique pour toutes les demandes de l'ARC. Si vous ne pouvez pas réunir les documents à temps, appelez au numéro indiqué dans la lettre avant cette date, expliquez ce qui manque et demandez une nouvelle date (ARC : répondre à un examen).

Si vous ne répondez pas à un examen, l'ARC peut trancher à partir des renseignements qu'elle détient et modifier ou refuser la demande (ARC : redressements courants). Si des registres manquent pendant une vérification, informez rapidement le vérificateur; l'absence de registres peut retarder la vérification (ARC : vérifications).

Que dois-je envoyer, et de quelle façon?

Envoyez des copies lisibles des documents que l'ARC a demandés, reliées à chaque montant remis en question. Indiquez le numéro de référence de la lettre et ajoutez une courte explication qui montre comment les documents appuient la déclaration (ARC : répondre à un examen).

Avant de communiquer des documents, mettez fin à tout appel et vérifiez l'identité de l'interlocuteur à l'aide des coordonnées publiées par l'ARC ou de son outil de vérification téléphonique. Pour un examen de l'impôt sur le revenu d'un particulier, joignez à tout document rédigé dans une autre langue une traduction anglaise ou française acceptable qui respecte les règles de l'ARC sur le signataire.

Pour une entreprise, rassemblez les déclarations produites, le grand livre général, les factures, les reçus, les contrats, les relevés bancaires et les rapprochements bancaires visant les périodes et les sujets mentionnés dans la lettre. Un vérificateur peut aussi demander des registres personnels ou de parties liées pertinents; une telle demande n'est pas automatiquement en dehors de la vérification (ARC : documents de vérification d'entreprise). Si l'objet ou l'étendue de la demande ne sont pas clairs, demandez au vérificateur de préciser le sujet et les registres nécessaires avant de préparer votre réponse.

Utilisez le mode de transmission indiqué dans la lettre. L'ARC accepte les documents numérisés au moyen de son service sécurisé de transmission de documents, et un vérificateur peut prendre des dispositions pour examiner ou emprunter des registres, en remettant un reçu pour les documents empruntés. N'envoyez pas de registres de vérification par courriel à un vérificateur; les vérificateurs de l'ARC ne peuvent pas recevoir de fichiers par courriel ordinaire (ARC : vérifications d'entreprises). Conservez les documents envoyés, l'explication et la confirmation de transmission.

Et si je n'ai pas de reçus ni de registres?

Dites à l'ARC ce qui manque et pourquoi; ne créez pas de reçu de remplacement. Pour un examen, joignez une explication écrite et toute autre preuve disponible. L'ARC indique qu'elle peut tenir compte de documents comme des chèques payés ou des relevés bancaires pour appuyer une demande (ARC : répondre à un examen; ARC : sélection pour un examen).

Pour une vérification, essayez d'abord d'obtenir des copies auprès de la banque, du fournisseur, du client ou de l'autre partie qui a créé le document. Si cela ne fonctionne pas, discutez avec le vérificateur ou le chef d'équipe d'une autre façon de confirmer le montant (ARC : registres de vérification). La règle de conservation habituelle est de six ans à compter de la fin de la dernière année d'imposition à laquelle se rapportent les registres, avec des règles plus longues pour certains registres, les déclarations produites en retard et les différends en cours (ARC : conservation des registres).

Quelqu'un peut-il traiter avec l'ARC à ma place?

Oui. Vous pouvez autoriser un représentant à recevoir des renseignements et à répondre, mais vous demeurez responsable de conserver les registres et d'expliquer la déclaration. Le travail d'un représentant ne vous libère pas de vos obligations légales de tenue des registres (ARC : autorisation; ARC : responsabilités lors d'une vérification).

Vous pouvez accorder un accès en ligne par l'entremise de votre compte personnel ou d'entreprise de l'ARC. Le formulaire AUT-01 n'accorde qu'un accès hors ligne. Vérifiez que l'autorisation vise le bon compte. Un représentant qui détient l'autorisation en ligne nécessaire peut transmettre des documents au moyen du service sécurisé de l'ARC pour les représentants (ARC : modes d'autorisation; ARC : répondre à un examen).

Combien d'années en arrière l'ARC peut-elle examiner ou établir une nouvelle cotisation?

Pour les particuliers et les sociétés, le délai normal de nouvelle cotisation en matière d'impôt sur le revenu court à partir de la cotisation initiale, et non de la fin de l'année d'imposition. Une détermination visant une société de personnes suit un autre délai. L'examen des registres et l'établissement d'une nouvelle cotisation sont deux étapes différentes. L'ARC exige généralement la conservation des registres pendant six ans, même lorsque le délai normal de nouvelle cotisation est plus court (ARC : conservation des registres).

Ces délais normaux peuvent être prolongés pour tout contribuable assujetti à l'impôt sur le revenu. Une présentation erronée des faits attribuable à la négligence, à l'inattention ou à un manquement volontaire, ou encore la fraude, peut permettre d'établir une nouvelle cotisation à tout moment. Un contribuable peut renoncer à une question précise au moyen du formulaire T2029; le contribuable, son représentant légal ou un dirigeant autorisé de la société le signe, et l'ARC doit le recevoir avant la fin du délai normal. Pour certaines prolongations prévues par la loi, une renonciation peut être produite dans les trois ans suivant la fin de ce délai. Une opération avec un non-résident ayant un lien de dépendance, ou un montant lié à une société étrangère affiliée, peut ajouter trois ans. Un formulaire T1135 non produit ou incomplet, combiné à un revenu non déclaré tiré de biens étrangers, peut aussi ajouter trois ans. La disposition non déclarée d'un bien immeuble peut permettre l'établissement d'une nouvelle cotisation plus tard; dans le cas d'une société ou d'une société de personnes, le bien doit être une immobilisation (Loi de l'impôt sur le revenu, paragraphe 152(4)). Une détermination visant une société de personnes a sa propre règle de renonciation (ARC : guide de la déclaration des sociétés de personnes). Vérifiez l'impôt, l'année, l'avis et le motif en cause avant de considérer qu'une période plus ancienne est close.

Que se passe-t-il lorsque le vérificateur a terminé?

Le vérificateur vous remet ses constatations par écrit. S'il propose des changements, vous disposez généralement de 30 jours pour répondre avant que l'ARC ne les finalise (ARC : processus de vérification).

Comparez la proposition avec la déclaration produite et les documents sources. Indiquez chaque montant que vous acceptez ou contestez, expliquez l'erreur que vous constatez et joignez les documents qui appuient votre position. Discutez des points non réglés avec le vérificateur, puis avec le chef d'équipe. Si l'ARC modifie l'impôt ou le revenu, elle envoie un avis de nouvelle cotisation; une perte modifiée peut plutôt donner lieu à un avis de nouvelle détermination. S'il n'y a aucun changement, la vérification est close (ARC : vérifications d'entreprises).

Et si je ne suis pas d'accord avec la nouvelle cotisation?

Produisez une opposition formelle pour contester une modification établie par cotisation; discuter d'une proposition avec le vérificateur ne remplace pas une opposition. Indiquez les faits, les motifs et les documents à l'appui, et suivez une date limite distincte pour chaque avis (ARC : droits d'opposition en matière d'impôt sur le revenu).

Si un examen a modifié votre demande faute de registres, envoyez de nouveaux registres comme la lettre le demande; l'ARC peut réexaminer le dossier. Suivez la date limite d'opposition séparément (ARC : transmettre des renseignements après un examen).

Produisez une opposition en matière d'impôt sur le revenu au moyen de l'option « Enregistrer mon différend officiel » dans un compte de l'ARC, ou envoyez par la poste ou par télécopieur le formulaire T400A ou une lettre signée au Centre de réception des appels. Pour la TPS/TVH, utilisez le service en ligne ou postez le formulaire GST159. Conservez la preuve de production (ARC : oppositions en matière d'impôt sur le revenu; ARC : oppositions en matière de TPS/TVH).

Pour une opposition en matière de TPS/TVH, une personne déterminée doit décrire chaque question, le changement demandé ainsi que les faits et les motifs à l'appui. Vérifiez cette règle si vous êtes une institution financière désignée particulière ou une grande entreprise (ARC : oppositions en matière de TPS/TVH, paragraphes 10 à 12).

Le guide sur les oppositions en matière d'impôt sur le revenu établit les règles pour les particuliers et les sociétés; le guide sur les sociétés de personnes et le mémorandum sur la TPS/TVH établissent ces règles distinctes. Pour l'impôt sur le revenu comme pour la TPS/TVH, une demande de prolongation peut être présentée au plus tard un an après la date limite d'opposition, sous réserve de conditions (ARC : oppositions en matière de TPS/TVH, paragraphe 38). Les intérêts peuvent continuer de courir tant qu'un montant contesté reste impayé. Une opposition en matière de TPS/TVH ne suspend pas le recouvrement, sauf si l'ARC le reporte ou accepte une garantie satisfaisante (Loi sur la taxe d'accise, article 315; ARC : oppositions en matière de TPS/TVH, paragraphes 71 et 72). Une grande société doit indiquer chaque question et le redressement demandé pour chacune, et payer 50 % du montant contesté lorsqu'elle s'oppose (ARC : droits d'opposition et recouvrement).

Puis-je encore recourir à la divulgation volontaire après un contact de l'ARC?

Un contact de l'ARC ne ferme pas toujours la porte au Programme des divulgations volontaires (PDV). Le résultat dépend des renseignements que vous divulguez et des mesures que l'ARC a déjà prises (ARC : circulaire sur le PDV, paragraphes 16 à 20).

Comparez le sujet et la période du contact avec la divulgation; une vérification portant sur un autre sujet ne règle pas la question de l'admissibilité. L'allègement est discrétionnaire (ARC : circulaire sur le PDV, paragraphes 17 à 21). En l'absence de contact de l'ARC, consultez revenus non déclarés et divulgation volontaire.

Comment fonctionne une demande au PDV, et quel allègement est offert?

Pour une demande admissible au PDV, soumettez le formulaire RC199 signé avec les déclarations corrigées et les documents à l'appui, ainsi que le paiement ou une demande d'entente de paiement pour l'impôt estimé. Si un représentant la soumet, vous et le représentant devez tous deux signer. L'impôt lui-même demeure payable. L'omission doit pouvoir donner lieu à des intérêts ou à des pénalités. Pour l'impôt sur le revenu, la date limite de production de l'année d'imposition visée doit être passée depuis au moins un an; une omission relative à la TPS/TVH peut être admissible lorsqu'au moins une période de déclaration est en retard (ARC : circulaire sur le PDV, paragraphes 10 et 24 à 34; ARC : mémorandum sur le PDV pour la TPS/TVH; ARC : comment présenter une demande).

Une demande qui vise uniquement un remboursement, un allègement de pénalités déjà établies ou la modification d'un choix fiscal n'est pas admissible au PDV (ARC : circulaire sur le PDV, paragraphe 11).

Ce sont les niveaux d'allègement normaux prévus par la circulaire IC00-1R7. Pour l'impôt sur le revenu, l'allègement des pénalités vise généralement les années d'imposition se terminant dans les dix années civiles précédant l'année de la demande; l'allègement des intérêts vise les intérêts courus pendant ces années, même sur une dette plus ancienne (ARC : limites de l'allègement du PDV). Une opération sans effet net pour la TPS/TVH peut donner droit à un allègement complet des pénalités et des intérêts : par exemple, un vendeur n'a pas perçu la taxe auprès d'un acheteur inscrit qui aurait pu la récupérer en entier sous forme de crédit de taxe sur les intrants; d'autres conditions s'appliquent (ARC : opérations sans effet net; ARC : PDV pour la TPS/TVH). L'allègement est discrétionnaire. Si la demande est acceptée, l'ARC ne renverra pas la question divulguée aux fins de poursuites et n'y appliquera pas de pénalités pour faute lourde. L'ARC peut tout de même vérifier ou examiner le calcul de l'impôt (ARC : circulaire sur le PDV, paragraphes 21, 22 et 37).

Si l'ARC refuse l'allègement du PDV, une opposition en matière d'impôt ne permet pas de contester cette décision. Vous pouvez demander un deuxième examen administratif de l'ARC, qu'elle recommande de demander avant d'intenter un contrôle judiciaire. Une demande de contrôle judiciaire devant la Cour fédérale doit être déposée dans les 30 jours suivant la date à laquelle l'ARC a envoyé la décision contestée. Une opposition à la cotisation d'impôt sous-jacente est distincte (ARC : circulaire sur le PDV, paragraphes 38 à 42).

Fournissez les registres correctifs des six dernières années pour les revenus ou les biens de source canadienne, des dix dernières pour les éléments de source étrangère et des quatre dernières pour la TPS/TVH. L'ARC peut demander des registres plus anciens; ces périodes ne prolongent pas les limites de l'allègement. Divulguez toutes les erreurs et omissions connues en matière d'impôts administrés par l'ARC, y compris les opérations ou situations qui y sont liées, avec ou sans lien de dépendance. L'ARC peut refuser l'allègement si elle découvre un manquement non divulgué (ARC : comment présenter une demande; ARC : circulaire sur le PDV, paragraphes 26 à 31). Présentez la demande en ligne, par télécopieur ou par la poste, en utilisant un seul moyen. Conservez l'accusé de réception et la date d'effet; l'ARC envoie ensuite une décision écrite sur l'allègement (ARC : circulaire sur le PDV, paragraphes 33 à 35 et 43).

Revenu Québec administre un programme de divulgation volontaire distinct pour les obligations qu'il gère. La demande se fait au moyen du formulaire LM-15-V; l'acceptation par l'ARC ne décide pas du sort d'une demande au Québec.

Exemple

Montants à titre d'illustration, en dollars canadiens. Un travailleur autonome reçoit une lettre d'examen de l'ARC au sujet de 20 000 $ CA de dépenses d'entreprise. Il rassemble des factures totalisant 18 000 $ CA, des relevés bancaires et une explication pour les 2 000 $ CA manquants, puis envoie des copies avec le numéro de référence de la lettre avant la date limite. Si l'ARC refuse 2 000 $ CA, il vérifie l'avis de nouvelle cotisation et la date limite d'opposition. Un autre document peut encore appuyer la demande.

Votre situation est différente?

• Aucun contact de l'ARC pour l'instant au sujet d'un revenu omis ou de biens étrangers : consultez revenus non déclarés et divulgation volontaire pour savoir s'il y a lieu de faire une divulgation spontanée et comment des renseignements étrangers peuvent faire surface.
• Votre société n'a jamais produit ses déclarations antérieures : consultez rattraper les déclarations de sociétés non produites.
• La nouvelle cotisation comprend des pénalités ou des intérêts : consultez pénalités, intérêts et allègement pour une demande d'allègement distincte.
• Le montant remis en question est un revenu ou une perte de location : consultez revenus de location.
• Le vérificateur pose des questions sur de l'argent transféré à un propriétaire : consultez prêts à l'actionnaire.
• La lettre concerne le formulaire T1135 ou une société étrangère affiliée : consultez déclaration des biens étrangers et des sociétés affiliées.
• La lettre concerne un crédit pour impôt étranger : consultez revenus étrangers dans une déclaration canadienne.
• Le vérificateur utilise vos actifs personnels et vos dépenses personnelles pour reconstituer vos revenus, propose des pénalités pour faute lourde ou examine plusieurs entités liées : ces questions exigent une réponse fondée sur les faits; rassemblez la lettre de vérification, les déclarations, les grands livres, les relevés bancaires et les redressements proposés pour obtenir de l'aide à la préparation de déclarations de revenus.