Declaraciones corporativas atrasadas en Canadá: póngase al día

¿Qué pasa si una corporación no presenta sus declaraciones de impuestos en Canadá?

La CRA puede exigir las declaraciones faltantes, determinar el impuesto sin que exista una declaración, aplicar multas e intereses y cobrar la deuda determinada. Su proceso para quienes no presentan declaraciones puede escalar hasta un contacto en persona o un proceso penal. La deuda fiscal de una corporación no desaparece porque no se haya presentado la declaración: la Income Tax Act establece que la obligación de pagar el impuesto no depende de una determinación fiscal.

Revise primero la fecha y el tipo de cada carta de la CRA. Un requerimiento, una determinación fiscal y un aviso de cobro exigen respuestas distintas. Las deudas de retenciones de nómina y de remesas de GST/HST son especialmente urgentes: la CRA indica que la acción legal de cobro puede comenzar poco después de la notificación.

¿Debemos presentar todos los años pendientes, aunque no haya habido ingresos?

Una corporación residente en Canadá generalmente debe presentar la T2 por cada año fiscal, incluidos los años sin actividad y los años sin impuesto por pagar. La CRA enumera excepciones limitadas para ciertas corporaciones de la Corona exentas de impuestos, colonias huteritas y organizaciones benéficas registradas; dejar de operar no elimina la obligación. Si la corporación fue disuelta, verifique la fecha de disolución y si se notificó a la CRA; las cuentas de nómina y de GST/HST tienen pasos de cierre propios. Una corporación no residente tiene otros supuestos para presentar la declaración (CRA: quién presenta la T2).

La T2 vence a los seis meses del cierre del ejercicio de la corporación. El saldo del impuesto corporativo generalmente vence 2 meses después del cierre del ejercicio, o 3 meses para una CCPC elegible. No existe una regla general según la cual solo los años recientes sin presentar requieran declaración. Un contribuyente registrado de GST/HST debe presentar la declaración de cada período, aunque no haya habido operaciones ni impuesto neto. Las declaraciones y los pagos mensuales y trimestrales vencen 1 mes después del período; las declaraciones anuales y los pagos finales generalmente vencen 3 meses después del cierre del ejercicio. Las declaraciones de nómina dependen de si la corporación pagó remuneraciones o tenía una cuenta de nómina abierta en la que se esperaban remesas.

¿Qué declaraciones faltan y cuál presentamos primero?

Antes de presentar, haga un mapa de las obligaciones de la corporación por cuenta y por período. Un año T2, un período de GST/HST, un período de remesas de nómina y un año calendario de T4 son unidades distintas, así que una sola declaración de regularización no puede cubrirlas todas.

Revise primero los requerimientos, las acciones de cobro y los montos impagos de nómina o de GST/HST; comuníquese pronto con la CRA sobre esos saldos. En paralelo, reconstruya primero los períodos pendientes más antiguos, para que los saldos iniciales, las pérdidas y los pagos pasen correctamente a los años siguientes. Antes de presentar, concilie las declaraciones entre sí: los ingresos de la T2, las ventas gravables de GST/HST, los pagos de nómina de los T4 y los dividendos de los T5 deben contar una historia coherente. En Quebec, Revenu Québec administra las declaraciones de GST/HST y QST. Si la corporación debió registrarse para GST/HST y nunca lo hizo, consulte cuándo registrarse.

Verifique el método de presentación de cada año T2 vencido; algunas declaraciones más antiguas requieren otro método. Consulte cómo presentar la declaración corporativa para ver los pasos y las excepciones.

¿Cómo obtenemos de la CRA comprobantes, notificaciones y estados de cuenta antiguos?

Use el número empresarial de la corporación para revisar cada cuenta de programa en My Business Account, o dé acceso a un representante autorizado. La CRA indica que allí se ven las declaraciones pendientes, los saldos, las declaraciones de GST/HST esperadas y presentadas, los datos de nómina y el estado de la declaración T2.

Descargue las notificaciones, cartas y estados de cuenta de la corporación desde el correo en línea. Si falta una notificación o necesita un historial de pagos detallado, la CRA indica que el servicio de consultas puede solicitar copias y estados de cuenta personalizados. Para los comprobantes T4 o T5 ya presentados, use View return details en My Business Account: filtre por año y tipo de declaración, y luego vea los comprobantes o solicite una descarga. Reconstruya los comprobantes no presentados a partir de los registros de origen; una pantalla vacía de la CRA no prueba que no se haya hecho ningún pago. Para las obligaciones en Quebec, obtenga el historial de cuenta y las notificaciones de Revenu Québec.

Reúna el número empresarial y los números de cuenta de cada programa, las fechas de constitución y de cierre de ejercicio, los estados de cuenta bancarios y de tarjetas de crédito, las facturas de venta, los recibos de gastos, los registros de nómina, los comprobantes anteriores, las declaraciones de impuestos, las notificaciones de la CRA y las pruebas de pago. Lleve una lista de cada período pendiente y del estado de su presentación.

¿Y si nunca se llevó la contabilidad o se perdieron los registros?

Antes de presentar, reconstruya las operaciones con la mejor evidencia disponible. Rastree cada depósito bancario y documente si fue una venta, un préstamo, una transferencia u otro ingreso; no deduzca como gasto un retiro sin documentos. Pida los estados de cuenta, las facturas y los datos de nómina antiguos a quienes los tienen, y luego concílielos con el historial de la cuenta en la CRA. La CRA exige registros confiables y completos, respaldados por documentos. Los registros electrónicos perdidos deben informarse a la CRA y recrearse en un plazo razonable.

Por lo general, conserve los registros de una declaración de impuestos presentada tarde durante seis años después de la presentación; el historial de bienes y acciones, las instrucciones de la CRA y las objeciones sin resolver pueden exigir una conservación más larga. La CRA también indica que sigue siendo obligatoria una declaración de GST/HST cuando el período terminó hace más de seis años. Para la reconstrucción en sí y los estados financieros de cierre, consulte contabilidad corporativa y GIFI.

La CRA envió un requerimiento para presentar o una determinación arbitraria: ¿qué hacemos?

Verifique si la carta es un requerimiento o una determinación fiscal. Responda pronto a un requerimiento de la CRA con un plan de presentación realista. Si la corporación impugna una determinación fiscal, revise ya la fecha de su notificación: una corporación tiene 90 días para presentar una objeción formal. Presentar una declaración faltante o contactar a cobranza no equivale a presentar una objeción; consulte revisiones, auditorías y divulgación voluntaria para conocer el proceso de disputa.

Una determinación fiscal conforme al subsection 152(7) de la Income Tax Act no sustituye la declaración faltante. La CRA indica que puede omitir deducciones voluntarias porque no cuenta con los datos; cuando la corporación presenta su declaración real, la CRA la revisa y emite una nueva determinación. El saldo determinado puede seguir siendo exigible mientras se hace ese trabajo. Un requerimiento o un contacto previo con la CRA también influye al considerar la divulgación voluntaria, así que revise esa vía antes de enviar una solicitud de divulgación.

La CRA congeló la cuenta bancaria de la corporación: ¿qué podemos hacer?

Trate la restricción bancaria como un asunto de cobro activo. Pregunte al banco qué documento legal recibió, obtenga la copia de la corporación, confirme con la CRA la cuenta de programa afectada y el saldo, y comuníquese con el agente de cobranza indicado en la notificación. La CRA puede ordenar a una institución financiera que envíe a la CRA los fondos que tiene mediante un requerimiento de pago (requirement to pay) o un documento de embargo relacionado.

Si el saldo se disputa, entregue al agente la determinación fiscal y el plan para presentar las declaraciones faltantes; una declaración o una objeción por sí solas no detienen necesariamente el cobro. Si la corporación no puede pagar de inmediato, la CRA ofrece acuerdos de pago. Un acuerdo de pago no libera automáticamente un requerimiento de pago vigente: la CRA indica que normalmente mantiene la acción hasta que la cuenta se pague por completo o se demuestre una dificultad financiera. Pregunte al agente qué se necesita para modificar la restricción y obtenga la respuesta por escrito antes de depender de la cuenta para la nómina o para un cierre. Las deudas de nómina y de remesas de GST/HST pueden pasar a cobro poco después de la notificación; si hay una venta o una hipoteca pendiente, el momento es crítico.

¿Los directores son personalmente responsables de las retenciones de nómina y del GST/HST impagos?

La CRA puede determinar la responsabilidad personal de los directores por ciertos montos de nómina no remitidos y por el GST/HST, más las multas y los intereses relacionados. Esa exposición es distinta de la deuda ordinaria de impuesto sobre la renta de la T2 de la corporación. La CRA debe cumplir condiciones de cobro frente a la corporación, y el director puede tener una defensa de diligencia debida si tomó medidas preventivas razonables antes del incumplimiento. La circular de la CRA sobre la responsabilidad de los directores indica que la determinación fiscal debe emitirse dentro de los dos años posteriores a la fecha en que la persona dejó de ser director; no haber participado en la gestión no elimina por sí solo el riesgo.

Identifique quién era director en cada período impago, cuándo dejó de serlo cada persona y qué controles existían para retener y remitir. Si se usaron montos retenidos en fideicomiso para financiar la operación, o si un director recibió una determinación personal, obtenga ayuda con la preparación de declaraciones fiscales para revisar la cuenta y los registros de los directores antes de suponer que la declaración corporativa resolverá la exposición personal.

¿Todavía podemos reclamar créditos por impuestos pagados en compras (ITC) y pérdidas antiguas?

Algunas reclamaciones pueden seguir disponibles, pero presentar tarde no amplía todos los plazos para reclamar. Conforme al subsection 225(4) de la Excise Tax Act, un contribuyente registrado de GST/HST típico debe reclamar un crédito por impuestos pagados en compras (input tax credit) en una declaración presentada a más tardar en la fecha de vencimiento del último período de declaración que termine dentro de los cuatro años posteriores al período original. Para las personas especificadas, el plazo general usa el último período de declaración que termine dentro de dos años después del ejercicio fiscal que incluye el período original; se aplican excepciones legales. Revise cada factura, cada período de registro y cada plazo de reclamación antes de incluir un crédito antiguo.

Una pérdida corporativa no de capital debidamente respaldada puede compensar ingresos gravables de otros años dentro del plazo de arrastre aplicable. La guía de la T2 de la CRA describe una pérdida no de capital del año en curso que se traslada a tres años anteriores o se arrastra 20 años hacia adelante. Las pérdidas más antiguas pueden tener otros plazos, y una adquisición de control puede restringir el uso de las pérdidas. Presente el año de la pérdida con su respaldo y luego concilie el saldo de pérdidas determinado antes de usarlo en declaraciones posteriores. Una determinación arbitraria de la CRA puede no reflejar deducciones ni pérdidas hasta que se revise la declaración real.

¿Cuánto costará ponerse al día en impuestos, multas e intereses?

No existe una estimación única que sea útil antes de conciliar los registros y el historial de la cuenta. Separe el impuesto sobre la renta corporativo, el impuesto neto de GST/HST, las retenciones de nómina y los montos del empleador, los saldos provinciales, las multas, los intereses y el costo de reconstruir los registros. Una T2 en cero puede requerir igualmente preparación y presentación; una declaración de GST/HST en cero puede resolver un aviso de período faltante. Por otra parte, los montos retenidos en fideicomiso que no se pagaron pueden generar riesgo de cobro y de responsabilidad para los directores antes de terminar todos los años de la T2 (cobranza de la CRA; responsabilidad de los directores).

Arme una estimación período por período a partir de la contabilidad reconstruida y luego compárela con las determinaciones fiscales, los pagos y los créditos de la CRA. Es posible que el impuesto corporativo haya vencido antes de la fecha límite de presentación de la T2, de modo que presentar ahora no borra los intereses que ya se acumulan. Para los cálculos y la posible cancelación, consulte multas, intereses y alivio. Una corporación con un requerimiento activo, una cuenta congelada, varios años pendientes o retiros del propietario poco claros tiene más que una presentación de rutina.

No presupueste todavía un reembolso de GST/HST como efectivo: la CRA puede retenerlo mientras falten declaraciones o pagos exigidos, o aplicarlo a un saldo. Una T2 debe presentarse dentro de los tres años posteriores al cierre del ejercicio para obtener un reembolso en efectivo. La CRA puede, a su discreción, aplicar un crédito antiguo de la T2 a una deuda establecida elegible bajo el mismo número empresarial; la deuda derivada de una determinación fiscal del subsection 152(7) queda excluida. Confirme el estado de cualquier crédito antes de contarlo dentro del costo de ponerse al día.

Ejemplo

Los montos ilustrativos están en dólares canadienses. Una corporación tiene tres años de T2 sin presentar y tres períodos anuales de GST/HST sin presentar. En el primer año registra $100,000 en ventas y $80,000 en gastos documentados: $20,000 de utilidad contable antes de los ajustes fiscales. Sus registros de GST/HST muestran por separado $12,000 de impuesto neto por remitir. En el segundo año, su cálculo fiscal respaldado muestra una pérdida no de capital de $10,000 y su declaración de GST/HST es en cero. En el tercer año no tiene ingresos, gastos, salarios ni operaciones de GST/HST.

La corporación revisa sus cuentas en la CRA y las fechas de los requerimientos, y luego prepara los tres años de T2 y los períodos de GST/HST. Si el ingreso gravable del primer año también es de $20,000 y se permite el traslado a años anteriores, una reclamación de pérdida de $10,000 lo reduciría a $10,000; la utilidad contable por sí sola no determina el ingreso gravable. El segundo y el tercer año tienen declaraciones de GST/HST en cero, y el tercer año igualmente necesita una T2 mientras las cuentas sigan abiertas. La corporación concilia el total de $12,000 de impuesto neto de GST/HST con los pagos ya acreditados y verifica si se exigían comprobantes T4 o T5. Estas cifras no establecen multas, intereses ni un saldo final.

¿Su caso es distinto?

• La CRA envió una carta de revisión o de auditoría, o usted está considerando una divulgación: consulte revisiones, auditorías y divulgación voluntaria.
• La CRA cobró multas o intereses: consulte multas, intereses y alivio.
• Hay que reconstruir la contabilidad y los estados financieros de cierre: consulte contabilidad corporativa y GIFI.
• El propietario retiró dinero sin un registro claro de sueldo o dividendo: consulte préstamos del accionista.
• La corporación nunca se registró para GST/HST, pero puede haber estado obligada: consulte registro de GST/HST.
• La corporación omitió el T1134, el T1135 o el T106: consulte informes de bienes extranjeros y de filiales.
• Sus propias declaraciones T1 también están pendientes: consulte cómo ponerse al día con las declaraciones personales.
• Hay una restricción bancaria, una determinación personal contra un director o una fecha límite urgente de venta: lleve las notificaciones, los estados de cuenta y los registros de operaciones a preparación de declaraciones fiscales.