Contador transfronterizo para negocios canadienses: cuándo y qué

¿Qué actividades hacen que mi negocio canadiense necesite ayuda tributaria en EE. UU.?

Muchos negocios canadienses no tienen que presentar ninguna declaración del impuesto sobre la renta en EE. UU. Tener clientes en EE. UU. no decide por sí solo la respuesta: la revisión debe identificar quién obtiene el ingreso, dónde se hace el trabajo y si el negocio tiene operaciones en EE. UU. u otro motivo para presentar una declaración. Un tratado puede eliminar el impuesto de EE. UU. sin eliminar la declaración: una corporación extranjera que realiza una actividad comercial en EE. UU. presenta el Form 1120-F aunque un tratado exima el ingreso. ¿Mi corporación canadiense necesita una declaración en EE. UU.? responde esa pregunta.

En los servicios, el IRS generalmente ubica la fuente del ingreso donde se realiza el trabajo y no desde donde paga el cliente (IRS: ingresos por servicios). Los bienes y otros ingresos requieren su propio análisis; para regalías y pagos por licencias, vea Regalías y pagos por licencias de clientes de EE. UU..

Estos son motivos para revisar, no conclusiones. Las instrucciones del Form 1120-F y los Artículos IV, V y XXIX A del tratado fijan las condiciones para la actividad comercial en EE. UU., los reclamos basados en el tratado (incluido quién califica para los beneficios), los casos de retención y los ingresos obtenidos mediante entidades que los dos países tratan de forma distinta.

Formularios mencionados en esta página

Los impuestos estatales sobre las ventas, sobre la renta y de franquicia requieren su propia revisión; vea Cómo registrar una corporación canadiense en un estado de EE. UU. y, para las existencias que se mantienen en EE. UU., Vendedores canadienses con inventario en EE. UU..

¿Mi contador canadiense de siempre puede preparar la parte de EE. UU.?

Sí puede prepararla, con un PTIN; representarlo es más limitado. Un contador canadiense que cumple los requisitos de EE. UU. puede preparar una declaración de EE. UU., pero las credenciales canadienses por sí solas no dan derechos generales de representación ante el IRS.

Un preparador remunerado de declaraciones federales de EE. UU. generalmente necesita un número de identificación fiscal de preparador (PTIN) vigente. En las declaraciones corporativas, el preparador remunerado firma la sección del preparador e indica su PTIN; un ejecutivo autorizado de la corporación firma aparte en nombre de la corporación. IRS: requisitos del PTIN; instrucciones del Form 1120-F.

Un abogado o CPA con licencia en EE. UU., o un agente inscrito del IRS (enrolled agent), tiene derechos ilimitados para representar a un cliente ante el IRS. Un PTIN por sí solo permite preparar y firmar una declaración, pero no representarlo. Hay excepciones limitadas: el propio ejecutivo o un empleado de tiempo completo de una corporación pueden representarla, y cualquier persona puede representar a una persona o entidad fuera de EE. UU. cuando la representación se hace fuera de EE. UU. (31 CFR 10.7(c)). El Form 2848 exige un representante elegible; nombrar a alguien no le crea una credencial que no tiene. La guía de credenciales del IRS y Cuándo necesita un contador transfronterizo explican el resto.

Antes de aceptar el trabajo, pregunte quién firmará cada declaración, quién explicará cualquier postura del Form 1120-F o del Form 8833 y quién responderá si una autoridad tributaria la cuestiona.

¿Qué entrega en la práctica un contador transfronterizo?

Para un negocio canadiense, el trabajo contable transfronterizo debe producir un plan de declaraciones acordado y las declaraciones y los trabajos de respaldo que ese plan exige. Pida un alcance por escrito que identifique cada entidad, período, jurisdicción y persona responsable.

El T106 tiene su propia prueba para presentarlo; vea Informes de bienes y filiales en el extranjero. Para las reglas sobre cómo fijar y respaldar los cobros entre empresas relacionadas, vea Precios entre su empresa canadiense y su empresa de EE. UU..

¿Por qué esperar sale caro?

Esperar puede costar más que los intereses sobre el impuesto no pagado: algunos incumplimientos de declaración tienen multas independientes del saldo de impuestos, y las declaraciones tardías pueden poner en riesgo las deducciones.

Fuentes: 26 CFR 1.882-4, 26 CFR 1.874-1, multas del Form 5472, Form 8833, multas del Form 5471, multas de la CRA por declaraciones de bienes extranjeros y el plazo de presentación del T106.

El límite de 18 meses para una corporación extranjera se cuenta desde la fecha de vencimiento legal, que es el día 15 del cuarto mes después del cierre del año si tiene una oficina o un lugar de negocios en EE. UU. y el día 15 del sexto mes después del cierre del año si no lo tiene, y no prorroga la fecha límite ordinaria de presentación. En cualquiera de las dos declaraciones, si no se presentó la declaración requerida anterior, un aviso del IRS que cumpla los requisitos puede acortar el plazo. Las dispensas y las declaraciones de protección dependen de los hechos; vea Cómo ponerse al día con las declaraciones de EE. UU. de una corporación canadiense. Los informes de filiales omitidos tienen su propia guía para ponerse al día con el T1134.

¿Cuánto cobra un contador transfronterizo a un negocio canadiense?

Una cotización útil identifica el trabajo incluido en lugar de poner precio a la etiqueta «contador transfronterizo». Aquí no se cotiza ningún honorario porque depende del alcance acordado. Una corporación canadiense con ventas en EE. UU. y una subsidiaria de EE. UU. necesita una cotización que cubra las obligaciones de cada entidad y la coordinación entre ellas.

Pregunte si la nómina, el impuesto estatal sobre las ventas, las declaraciones provinciales, las prórrogas y las instrucciones de pago están incluidos o asignados a otra persona. Confirme qué pasa con la cotización si la revisión identifica otra declaración requerida. Para un servicio con alcance definido, vea Servicios tributarios transfronterizos.

¿Qué situaciones puedo manejar yo mismo?

Un negocio canadiense cuyo trabajo se realiza por completo en Canadá y que no tiene una entidad ni operaciones en EE. UU. ni otro motivo para presentar declaraciones puede necesitar solo sus declaraciones habituales en Canadá y la documentación adecuada de sus clientes. El propietario aun así debe establecer esos hechos y revisar las obligaciones estatales que apliquen.

Usted mismo puede reunir los registros, mantener la contabilidad conciliada y llevar un calendario. Una revisión de declaraciones resulta más útil cuando la respuesta depende de un reclamo basado en el tratado, de la clasificación de una entidad de EE. UU., de pagos entre empresas relacionadas, de años omitidos o de una retención en disputa.

Guías para tareas que los propietarios suelen hacer por su cuenta: ventas en dólares estadounidenses y pagos de marketplaces, cómo cobrar GST/HST a clientes de EE. UU. y cómo presentar su declaración corporativa.

¿Qué debo preparar antes de la primera llamada?

Lleve registros que acrediten la estructura legal del negocio, sus actividades en EE. UU. y su historial de declaraciones. Incluya los avisos y las declaraciones que faltan, aunque la contabilidad esté incompleta.

• Propiedad: un organigrama de las entidades y los propietarios, su residencia y su condición de ciudadanía de EE. UU., los documentos de constitución o de la LLC y las elecciones de clasificación.
• Declaraciones anteriores: los T2 canadienses o las declaraciones de trabajo independiente, las declaraciones y anexos de EE. UU., los informes T1134 y T106, las determinaciones y las confirmaciones de presentación.
• Identificadores: la carta de asignación del EIN, el número de negocio canadiense (BN) y las cuentas de programa, y los registros estatales.
• Contabilidad: balances de comprobación, estados financieros, conciliaciones bancarias, registros de monedas y saldos entre empresas relacionadas.
• Actividades en EE. UU. por estado: ubicación de empleados y contratistas, arreglos de oficinas y bodegas, inventario, fechas de viaje, dónde se prestaron los servicios y quién negoció o firmó los contratos.
• Pagos: los Forms W-8, los Forms 1042-S, los registros de retenciones, los pagos de impuestos, los acuerdos entre empresas del grupo, las facturas, los préstamos, los aportes y las distribuciones.
• Fechas límite: los cierres del año fiscal, las confirmaciones de prórroga y toda la correspondencia del IRS, de la CRA o de los estados.

Diga al preparador qué falta. Pregunte qué incertidumbre debe resolverse antes de definir una postura de presentación o una cotización.

¿Cómo autorizo al contador y coordino las declaraciones de ambos países?

La representación ante el IRS y ante la CRA requiere autorizaciones separadas. El encargo también debe identificar quién concilia el tratamiento fiscal de los dos países antes de que se finalice cualquiera de las declaraciones.

El Form 2848 permite la representación; el Form 8821 permite el acceso a la información sin esa facultad de representación. Las instrucciones del Form 2848 exigen asuntos y períodos específicos y no una referencia general a todos los impuestos o años. Cada formulario nombra a un solo contribuyente, así que una matriz canadiense y una subsidiaria de EE. UU. firman formularios separados.

Para el acceso de negocio a la CRA, agregue al representante mediante My Business Account o confirme una solicitud enviada cuando se requiera. Seleccione el alcance y el nivel de acceso necesarios; también debe gestionarse la autorización de la cuenta personal cuando el trabajo incluya la declaración del propietario. Una corporación de Quebec o de Alberta además presenta una declaración provincial separada (CRA: declaración T2), así que revise también el proceso de autorización propio de esa provincia (Alberta). CRA: resumen de la autorización, pasos de la autorización y niveles de acceso.

Prepare en conjunto los cálculos de impuestos de los dos países y acuerde por escrito quién finaliza primero y qué cifras pasan de un preparador a otro, como el ingreso de EE. UU. y el impuesto pagado que respaldan un crédito canadiense por impuestos extranjeros. El impuesto de una subsidiaria de EE. UU. no es automáticamente el crédito de la matriz canadiense, y el ingreso de una filial extranjera puede requerir un alivio bajo otras reglas. CRA: folio sobre el crédito por impuestos extranjeros, párrafos 1.28 y 1.32–1.45. El crédito en sí se explica en Cómo reclamar el impuesto de EE. UU. en la declaración corporativa.

¿Cómo se reparten el trabajo mi responsable contable y mis contadores?

Mantenga un solo juego acordado de libros contables por cada entidad y asigne cada entregable tributario a un rol con nombre. El trabajo transfronterizo puede convivir con su contador canadiense actual si alguien se encarga de la coordinación.

Decida quién devuelve los ajustes finales a la contabilidad y quién verifica que ambos preparadores usaron los mismos hechos. La configuración de dos libros está en Contabilidad de una empresa canadiense y de su empresa de EE. UU.. Para cambiar de proveedor, vea Cómo cambiar de contador.

Ejemplo

Solo ilustrativo; todos los montos son en dólares estadounidenses y no se calcula ningún impuesto ni honorario.

Una corporación canadiense de consultoría factura US$200,000 a clientes de EE. UU. mientras sus empleados hacen todo el trabajo en Canadá. No tiene entidad, oficina ni trabajadores en EE. UU., ni viajes allí. Con estos hechos supuestos, la ubicación de los clientes por sí sola no crea la obligación de presentar una declaración del impuesto sobre la renta en EE. UU.; igual hay que revisar la documentación de los pagos y las reglas estatales.

Luego la corporación constituye una corporación en EE. UU., le aporta US$50,000 y la nueva empresa contrata a un empleado en EE. UU. Las empresas canadiense y estadounidense empiezan a facturarse servicios entre sí. Ahora la revisión abarca la declaración de la subsidiaria, los informes de partes relacionadas, los impuestos sobre el empleo, los informes canadienses sobre filiales extranjeras y el tratamiento de los pagos entre las empresas. La postura de presentación de la matriz canadiense en EE. UU. todavía necesita su propia evaluación.

La cotización debe identificar esos entregables y asignar la responsabilidad de cada uno. El impuesto que paga la subsidiaria es de la subsidiaria. Que parte de él llegue al crédito canadiense por impuestos extranjeros de la matriz depende de quién lo pagó, de a qué ingreso se refiere y de qué reglas de alivio aplican.

¿Su caso es distinto?

• Es propietario único o trabajador independiente, no una corporación: puede que los formularios corporativos no apliquen; vea Trabajadores independientes canadienses con clientes de EE. UU..
• Aún no ha elegido una estructura en EE. UU.: compare las consecuencias en materia de declaraciones en Expansión de un negocio canadiense a EE. UU..
• Su corporación canadiense tiene actividad en EE. UU. pero no una subsidiaria: vea Obligaciones de presentación en EE. UU. de una corporación canadiense.
• Omitió declaraciones corporativas de EE. UU.: use Declaraciones omitidas en EE. UU. de una corporación canadiense.
• Omitió el T1134 de una empresa de EE. UU.: use Informes omitidos de filiales extranjeras.
• Posee una LLC de EE. UU.: vea Propietario canadiense de una LLC de EE. UU.: declaraciones.
• Un propietario es ciudadano de EE. UU. o titular de una green card: vea Propietarios estadounidenses de corporaciones canadienses.
• Su pregunta se refiere a sus declaraciones personales o a la ciudadanía de EE. UU.: vea Decisiones personales sobre un contador transfronterizo.
• Tiene inventario en bodegas de EE. UU.: vea Vendedores canadienses con inventario en EE. UU..
• Necesita a alguien que revise la postura y coordine ambos países: use los servicios tributarios transfronterizos y prepare el organigrama de propiedad, los registros de actividad, las declaraciones y los avisos indicados arriba.