LLC de EE. UU. de un canadiense: contabilidad para ambos países

¿Cómo tributa una LLC de EE. UU. en Canadá y en EE. UU., y qué significa eso para su contabilidad?

El IRS ignora a una LLC de un solo miembro para el impuesto sobre la renta, así que cualquier impuesto de EE. UU. recae en su propietario. La CRA trata a la misma LLC como una corporación sujeta a impuestos. Una sola contabilidad tiene que servir para ambos, así que registre la LLC como su propia empresa y etiquete cada traspaso entre usted y ella según su tipo.

Salvo que presente el Form 8832 para tributar como corporación, una LLC de EE. UU. con un solo propietario se considera una entidad ignorada, separada de su propietario (IRS), y sus actividades se tratan como las de una empresa individual, sucursal o división del propietario. La circular informativa de la CRA, que es una guía y no una ley, dice que una LLC se trata como una corporación sujeta a impuestos para efectos tributarios canadienses, sea cual sea el tratamiento en EE. UU. (párrafo 88).

Una regla de EE. UU. condiciona la contabilidad. Una LLC de EE. UU. de propiedad total de una persona extranjera se trata como una corporación aparte para las reglas del Form 5472. Cuando tiene una transacción declarable con usted, presenta el Form 5472 junto con un Form 1120 pro forma, una declaración corporativa simplificada, y las aportaciones a la LLC y las distribuciones de ella son declarables. Del lado canadiense, el Form T1134 es el informe anual de la CRA sobre una empresa extranjera que usted posee o controla; pide los estados financieros de la LLC.

Si se aplica algún impuesto federal sobre la renta de EE. UU. depende de lo que gane la LLC: un extranjero no residente generalmente tributa en EE. UU. por los ingresos vinculados con un negocio en EE. UU. y por ciertos ingresos de fuente estadounidense, por lo que un propietario extranjero puede no deber ninguno. Los impuestos y cargos estatales siguen sus propias reglas. Si el tratado tributario entre Canadá y EE. UU. cambia el resultado canadiense es otra pregunta. Vea qué presentar en cada país.

¿Qué hace que mi caso no sea sencillo?

• Su preparador pidió los estados financieros de la LLC (para el T1134) o un libro del propietario (para el Form 5472), y usted solo tiene una hoja de cálculo y estados de cuenta bancarios.
• Usted presta los servicios de la LLC, así que Canadá puede gravar su utilidad a su nombre cada año y la contabilidad necesita la utilidad del año completo, no solo las fechas de los retiros.
• La LLC se administra desde Canadá, por lo que la CRA puede tratarla como residente de Canadá (última sección).
• Los traspasos entre usted y la LLC nunca se etiquetaron, o los gastos personales y los del negocio comparten una misma cuenta.
• Nunca se presentaron años del Form 5472 o del T1134, así que primero hay que reconstruir la contabilidad.
• Una corporación canadiense, y no usted, es la propietaria de la LLC.

¿Qué debo reunir primero?

• Estados de cuenta bancarios y de plataformas de pago de la LLC, de cada mes desde que se abrió.
• Los documentos de constitución del estado, el acuerdo operativo y la carta del EIN.
• Una lista de cada traspaso entre usted y la LLC: fecha, monto, moneda y de qué se trató.
• Registros del impuesto de EE. UU. pagado o retenido sobre los ingresos de la LLC, por año, y los formularios que tienen sus clientes y marketplaces. El propietario, no la LLC, firma el Form W-8BEN o el Form W-8ECI.
• Cualquier Form 5472 o T1134 ya presentado, y los estados financieros de años anteriores.

¿Debe la LLC tener su propia cuenta bancaria y su propia contabilidad?

Normalmente sí. Mantenga el dinero y los registros de la LLC separados de los suyos. Las reglas citadas aquí no mencionan un requisito de cuenta bancaria, pero las reglas de ambos países dependen de que se vea la línea entre la LLC y usted. Un costo personal que la LLC paga por usted es un beneficio conferido a un accionista, incluido en su ingreso, así que las cuentas mezcladas convierten cada pago personal en una pregunta.

Una LLC de propiedad extranjera debe llevar libros permanentes suficientes para establecer la exactitud de su declaración, incluidos los registros relativos a transacciones con partes relacionadas. Cuando no existen registros contables básicos que documenten los efectos tributarios en EE. UU. de las transacciones con partes relacionadas, deben crearse y conservarse. La multa de US$25,000 por no presentar el Form 5472 también se aplica a no conservar estos registros. Las reglas de registros están en registros de una LLC de propiedad extranjera.

El conjunto mínimo que mantiene clara la línea:

• Una cuenta bancaria y una tarjeta a nombre de la LLC, usadas solo para la LLC.
• Cuentas de plataformas de pago y de marketplaces abiertas a nombre de la LLC.
• Un solo catálogo de cuentas, con el banco conciliado cada mes.
• Un libro del propietario aparte, que se explica más abajo.

Si todavía no puede abrir una cuenta en EE. UU., vea una dirección y una cuenta bancaria en EE. UU. para una empresa administrada desde el extranjero. Para el lado estadounidense de esa misma contabilidad, vea contabilidad de una empresa de EE. UU. de propiedad extranjera.

Los registros requeridos generalmente deben conservarse en Estados Unidos. Los registros que normalmente no se llevan allí, como una hoja de cálculo guardada en Canadá, pueden quedar en el extranjero si la LLC entrega los documentos solicitados al IRS dentro de 60 días desde la solicitud; el reglamento fija más condiciones.

¿Cómo registro lo que retiro: una distribución para el IRS y un dividendo para la CRA?

Registre cada traspaso hacia usted como una distribución al propietario en una cuenta de capital, salvo que sea un préstamo documentado o el pago de un préstamo. No lo registre como gasto. Si un pago puede ser en cambio un sueldo depende de los hechos y de las reglas de cada país (vea el final de esta sección). Anote la fecha, el monto en dólares estadounidenses y los dólares canadienses que llegaron. Ese único asiento se lee de dos maneras.

• IRS. El traspaso se ignora para el impuesto sobre la renta porque la LLC se trata como parte de usted. Las instrucciones del Form 5472 igual enumeran las distribuciones de la entidad como transacciones declarables, que se describen en una declaración adjunta.
• CRA. Canadá generalmente lee el retiro como un dividendo de una corporación. Todo monto recibido como dividendo sobre una acción de una corporación no residente se incluye en su ingreso, y una distribución proporcional de una filial extranjera generalmente se considera un dividendo. Los dividendos extranjeros no califican para el crédito por dividendos.

La fecha del retiro no siempre es la fecha tributaria en Canadá. Si la LLC no es residente de Canadá y usted presta sus servicios, la ley generalmente considera que el ingreso de esos servicios proviene de un negocio que no es un negocio activo, y el ingreso de propiedad extranjera acumulado se incluye en su ingreso cada año, lo haya retirado o no. Por eso la contabilidad necesita la utilidad del año completo además de las fechas de los retiros. Vea tener una empresa en el extranjero.

Una utilidad que ya tributó de esta forma puede aliviar un retiro posterior. La inclusión de cada año se suma al costo base ajustado de su participación, y un dividendo posterior pagado con excedente gravable puede ser deducible, hasta el monto neto sumado. Lleve un cuadro del costo base canadiense aparte del libro de retiros. Los aportes de capital (s. 53(1)(c)) y la inclusión de cada año lo aumentan. Las deducciones de la sección 91 (s. 92(1)(b)) y las devoluciones de capital que califican (s. 53(2)(b)) lo reducen. Un dividendo ordinario no.

Una distribución que reduce el capital pagado de la LLC puede ser una devolución de capital que califica según la sección 90(3) en lugar de un dividendo, pero solo si el propietario lo elige por escrito a más tardar en la fecha de vencimiento de presentación del propietario para el año fiscal que contiene el cierre del año de la filial (Regulations, s. 5911(6)). Conserve los registros del capital pagado además del historial de lo que usted aportó. Para saber cómo grava Canadá cada forma de retirar dinero, vea pagarse desde una empresa de EE. UU.; para el lado estadounidense, vea pagarse como propietario extranjero.

Etiquete cada traspaso en el momento en que ocurre, para que la contabilidad muestre qué fue cada uno.

¿Qué va en el libro del propietario?

El libro del propietario es el registro de la LLC de cada dólar que se mueve entre usted y ella: dinero que entra, dinero que sale, préstamos en ambos sentidos y costos pagados en nombre del otro. Lleve una cuenta corrida por cada tipo.

Cuáles de estos traspasos son declarables en el Form 5472 se explica en registros de una LLC de propiedad extranjera.

¿Qué moneda debe usar la contabilidad de la LLC?

Lleve la contabilidad de la LLC en dólares estadounidenses, la moneda de su cuenta bancaria, de sus clientes y de los formularios del IRS. Agregue montos en dólares canadienses donde los formularios canadienses los necesiten. En cada traspaso entre usted y la LLC, registre tanto los dólares estadounidenses que salieron como los dólares canadienses que llegaron.

La regla por defecto de Canadá es el tipo del Banco de Canadá del día, no el tipo que le dio su banco en un traspaso. La ley hace que una filial extranjera calcule su ingreso en moneda canadiense, pero cómo se convierte una utilidad que se acumula durante el año es una pregunta para su preparador, así que lleve la utilidad de cada mes en ambas monedas. Para las ganancias y pérdidas por tener dólares estadounidenses, vea ganancia o pérdida cambiaria en una cuenta en USD.

¿Qué debe producir cada año la contabilidad de la LLC?

Cada año la contabilidad debe producir cinco cosas, además de los estados de cuenta bancarios que las respaldan:

1. Estado de resultados. Ingresos y costos, con los intereses, dividendos, regalías y alquileres etiquetados aparte de las ventas. El T1134 pide los ingresos brutos por tipo.
2. Balance general. Efectivo, montos que la LLC debe y le deben, préstamos del propietario y capital al cierre del año.
3. Libro del propietario. Aportes, préstamos y distribuciones, con fechas y ambas monedas.
4. Cuadro de tipos de cambio. El tipo usado en cada conversión.
5. Impuesto de EE. UU. pagado. Quién pagó, por qué año, el monto y la prueba.

Para una filial extranjera controlada, la presentación del T1134 debe incluir los estados financieros de la filial y las notas. Las instrucciones dicen que los estados no consolidados deben incluirse al presentar, con una excepción por debida diligencia, y le corresponde a usted demostrar que la excepción se aplica. Los estados omitidos por esa excepción deben presentarse dentro de 90 días después de que estén disponibles. El T1134 vence 10 meses después de que termina su año fiscal, así que arme los estados a partir de la contabilidad de cada año en lugar de reconstruirlos después. La CRA no acepta estados consolidados y no indica ningún marco contable para ellos, así que pregunte a su preparador qué base necesita antes de armar el primer juego.

Una LLC inactiva puede no necesitar el suplemento del T1134. La CRA dice no presentarlo cuando su costo en la filial se mantuvo por debajo de C$100,000 durante todo el año y la filial tuvo ingresos brutos por debajo de C$100,000, incluidos los préstamos, y activos que nunca superaron C$1,000,000; entonces solo da la información básica en el resumen. Si una LLC en operación califica depende de sus hechos, así que lleve la contabilidad de todos modos.

Para el Form 5472, el año fiscal de la LLC es el que usa su propietario para las declaraciones en EE. UU. o, si no hay, el año calendario. Elija el método de efectivo o el de acumulación y manténgalo: el Form 5472 cuenta los pagos y cobros devengados cuando la LLC lleva contabilidad de acumulación, por lo que la base decide en qué año cae un traspaso.

¿Qué registros alimentan la declaración del IRS y cuáles el T1134?

El Form 1120 pro forma solo necesita el nombre y la dirección de la LLC y dos partidas en su primera página. La contabilidad importa porque el Form 5472 y las reglas de registros se basan en ella. El T1134 se basa mucho más en ella.

Para la presentación del propio Form 5472, vea presentación de una LLC de un solo miembro de propiedad extranjera. Para las reglas del T1134 y el impuesto de las filiales extranjeras, vea tener una empresa en el extranjero y declaración de bienes y filiales extranjeras.

¿Cómo llevo el registro del impuesto de EE. UU. pagado para respaldar un crédito canadiense por impuestos extranjeros?

Un propietario extranjero puede no deber impuesto sobre la renta de EE. UU. por los ingresos de la LLC, y entonces no hay nada que reclamar. Un cliente o marketplace que pide el Form W-8BEN del propietario y no lo recibe puede retener 30%, así que conserve los formularios que entregó y el estado de impuesto retenido de cada año. Cuando se pagó impuesto de EE. UU., lleve un cuadro por año: quién lo debía y quién lo pagó, por qué fue, cuándo, los dólares estadounidenses, los dólares canadienses y la prueba. El crédito de Canadá generalmente es el menor entre el impuesto extranjero pagado y el impuesto canadiense sobre ese ingreso, y se reclama en el Form T2209 y, fuera de Quebec, en el Form T2036. El respaldo tiene que salir de sus registros.

Para cada pago, registre:

• Quién lo debía y quién lo pagó. Impuesto que usted debe personalmente, pagado por usted, por la LLC por cuenta suya o retenido de usted. Un impuesto no se trata como pagado por usted si la obligación real recae en otra persona, así que anote aparte cualquier impuesto que la LLC debía por cuenta propia.
• Qué impuesto y qué año. El impuesto extranjero se asocia al año al que corresponde, se haya pagado antes, durante o después de ese año.
• Los montos. Dólares estadounidenses, y dólares canadienses al tipo usado para el ingreso relacionado: el impuesto extranjero se convierte al mismo tipo que el propio ingreso.
• La prueba. La CRA pide a quienes presentan en papel recibos oficiales y, para el impuesto de EE. UU., la declaración de EE. UU. y la transcripción de la cuenta tributaria de EE. UU.. Quienes presentan por vía electrónica los conservan por si la CRA los pide.
• El ingreso con el que se relaciona. Asocie el pago con la utilidad de la LLC o el retiro sobre el que se aplicó.

Cuando se le cobra impuesto sobre la renta de EE. UU. por los ingresos de la LLC, es su impuesto, no un costo de la LLC, y el impuesto federal sobre la renta no es deducible. Si la cuenta de la LLC lo paga, registre una distribución al propietario etiquetada como impuesto de EE. UU. y conserve el aviso. Si no se pagó ni se retuvo impuesto de EE. UU. en un año, el cuadro lo dice.

Registrar el impuesto no significa que Canadá lo acreditará. Si el crédito cubre un pago depende de quién debía el impuesto, del tipo de ingreso y del momento, así que pregunte a su preparador antes de contar con él. Vea la sección sobre la doble tributación en qué presentar en cada país.

¿Cuándo una LLC administrada desde Canadá podría ser una empresa residente de Canadá, y qué cambiaría eso en la contabilidad?

Una empresa constituida en el extranjero aun así puede ser residente de Canadá. La CRA dice que una corporación es residente donde se ejerce su administración y control central, una cuestión de hecho. Una LLC cuyo único propietario vive en Canadá y toma aquí sus decisiones puede tratarse como residente de Canadá. La página de la CRA sobre residencia no trata específicamente las LLC de un solo propietario, así que la prueba general para corporaciones es la fuente de la incertidumbre.

La página de la CRA habla de una junta: la administración y el control central normalmente residen donde se reúne la junta directiva. Una LLC administrada por su único propietario no tiene junta, así que la pregunta probablemente es dónde toma usted en realidad sus decisiones. La misma página dice que el lugar donde se realiza el negocio principal y donde se llevan los libros es útil pero no concluyente. Cómo se aplica el tratado tributario entre Canadá y EE. UU. a una empresa en esa posición es otra pregunta; vea qué presentar en cada país.

Si la LLC es residente de Canadá, la contabilidad cambiaría generalmente de estas formas:

• Presentaría una declaración T2 todos los años, aunque no haya impuesto por pagar, con vencimiento seis meses después del fin de su año fiscal (CRA).
• Sus resultados tributarios canadienses estarían en dólares canadienses, cada monto convertido al tipo al contado del día en que surgió, salvo que califique para una moneda funcional y la elija.
• Sus pagos a usted dejarían de ser dividendos de una corporación no residente, por lo que la sección 90 dejaría de aplicarse. Qué reglas de dividendos se aplicarían en su lugar requiere una revisión profesional.
• Dejaría de ser una filial extranjera, porque una filial extranjera es una corporación no residente, por lo que las reglas del T1134 de arriba dejarían de aplicarse.
• Sus obligaciones de presentación en EE. UU. provienen de su condición de LLC de EE. UU. de propiedad extranjera. Pregunte a su preparador cómo interactúa con ellas una conclusión de residencia canadiense.

La residencia decide si la LLC es una filial extranjera y, por lo tanto, si se aplica el T1134. Por sí sola no decide el T2: una corporación no residente debe presentar uno por cualquier año en que haya hecho negocios en Canadá, aunque reclame una exención del tratado. Si el trabajo que usted hace desde su casa en Canadá significa que la LLC hace negocios aquí depende de los hechos.

Ejemplo

Solo ilustrativo; no se calcula ningún impuesto. Los montos están en dólares estadounidenses salvo que lleven C$, y los tipos de cambio son inventados. Los dos primeros escenarios suponen que la LLC no es residente de Canadá y que sus ingresos superan el límite de filial inactiva. Si la administración y el control central están en Canadá, se aplican en cambio las reglas de empresa residente de arriba.

Una consultora retira US$70,000

La LLC de Delaware de una consultora de Vancouver gana US$120,000 en el año. Ella hace el trabajo desde Vancouver. En marzo y en septiembre traslada US$35,000 cada vez a su cuenta canadiense.

• Contabilidad. Dos distribuciones al propietario de US$35,000, cada una con los dólares canadienses que llegaron.
• IRS. Se ignora para el impuesto sobre la renta; se enumera como distribuciones en la declaración del Form 5472.
• CRA. Se lee como dividendos de una corporación. A tipos del Banco de Canadá de 1.36 y 1.38, son C$47,600 y C$48,300, un total de C$95,900. Su banco acreditó un poco menos en cada traspaso; ella conserva ambas cifras, pero la regla por defecto de Canadá es el tipo del Banco de Canadá.
• Por qué importa la utilidad del año completo. Como ella presta los servicios, Canadá puede gravar la utilidad de la LLC en el año en que se gana, no solo cuando ella la retira. Su contabilidad también lleva un costo base corrido, porque un retiro posterior puede ser en parte deducible.

Una vendedora organiza la contabilidad desde el primer año

Una vendedora de Ontario constituye una LLC de Wyoming para vender en un marketplace en línea. Abre una cuenta bancaria de la LLC, registra la cuenta del marketplace a nombre de la LLC y lleva la contabilidad mensual en dólares estadounidenses. Aporta US$5,000 para empezar, registrados como aporte del propietario con su costo ese día a un tipo de 1.36, C$6,800. Al cierre del año tiene un estado de resultados, un balance general y un libro del propietario. Su preparador adjunta los dos primeros al T1134 y usa el libro para la declaración del Form 5472.

Un viaje familiar con la tarjeta de la LLC

Un propietario de Calgary paga con la tarjeta de la LLC un viaje familiar de C$2,000. El estado de cuenta de la LLC muestra US$1,450. La contabilidad registra US$1,450 como distribución al propietario, no como viaje. El IRS no permite deducir gastos personales o familiares, y Canadá puede considerar el beneficio como ingreso suyo, unos C$2,000 al tipo de ese día.

¿Su caso es distinto?

• Su contabilidad es una cuenta bancaria y una hoja de cálculo, o su preparador pidió los estados financieros de la LLC y un libro del propietario: las presentaciones posteriores se apoyan en los saldos iniciales y en las etiquetas de los traspasos. Organice la contabilidad una sola vez, con las etiquetas de los retiros y la pregunta de residencia, mediante ayuda con la contabilidad y ayuda con impuestos transfronterizos.
• La contabilidad de la LLC nunca se llevó o está atrasada varios años, nunca se presentaron años del Form 5472, o recibió un aviso: vea cómo reconstruir la contabilidad por presentaciones omitidas de propietarios extranjeros. Ponga al día los registros con ayuda con la contabilidad y luego consiga ayuda con impuestos transfronterizos para las presentaciones.
• Nunca se presentaron años del T1134: vea un T1134 omitido de una empresa de EE. UU. y consiga ayuda con impuestos transfronterizos.
• Constituyó la LLC antes de mudarse a Canadá, o va a dejar Canadá: una persona física no presenta el T1134 por el año en que se vuelve residente por primera vez, pero las reglas se aplican desde el año siguiente, así que registre los saldos de la LLC el día en que llegue. Salir puede traer una venta presunta de ciertos bienes a su valor justo de mercado. Vea mudarse de un país a otro con una empresa y consiga ayuda con impuestos transfronterizos.
• Administra la LLC desde Canadá y podría considerarse residente aquí: cambian las presentaciones y los estados. Vea qué presentar en cada país y consiga ayuda con impuestos transfronterizos.
• Una corporación canadiense es la propietaria de la LLC: la contabilidad y las presentaciones son distintas. La misma guía de presentación las resume; consiga ayuda con impuestos transfronterizos.
• La LLC tiene dos o más miembros (incluido un cónyuge): cambia el lado estadounidense. Vea ser dueño de una parte de una LLC de EE. UU. desde Canadá y consiga ayuda con impuestos transfronterizos.
• La LLC eligió, o usted planea elegir, tributar como corporación con el Form 8832: se considera que el propietario aporta todos los activos y pasivos de la LLC a una corporación en la fecha de vigencia de la elección, hasta 75 días antes de presentar, por lo que la contabilidad necesita un balance general inicial en esa fecha. Vea qué presentar en cada país y consiga ayuda con impuestos transfronterizos.
• Es ciudadano de EE. UU. o titular de una green card: vea estadounidenses que viven en Canadá.
• Todavía no constituyó la LLC: compare estructuras en abrir un negocio en EE. UU. como residente de Canadá.