QuickBooks, Xero o Wave en Canadá: GST/HST, bancos y costo

¿Cuál debe elegir un pequeño negocio canadiense: QuickBooks Online, Xero o Wave?

Ninguna publicación de la CRA clasifica el software contable. La CRA evalúa los registros, no la marca: deben ser legibles, rastreables hasta los documentos de origen y estar disponibles cuando se soliciten (CRA: conservación de registros; CRA: conservación electrónica de registros). Elija el programa que pase estas cinco pruebas con sus propios bancos, impuestos y contador. La página de precios de un proveedor no prueba que un programa se ajuste a los impuestos de Canadá o a su banco; si ha oído que uno es débil en Canadá, hacer estas pruebas con sus propias cuentas es la forma de averiguarlo.

Pregunte a la persona que preparará sus declaraciones en qué programa trabaja antes de elegir uno. Un caso no es sencillo si usa el Quick Method de GST/HST (método simplificado para calcular el GST/HST que usted remite), cobra PST o QST, tiene nómina, opera como corporación, cambia desde un software anterior y necesita que se conserve el historial de GST/HST, o ya tiene vacíos en su conexión bancaria o en los recibos de compra. Si está empezando la contabilidad o dejando un software anterior y necesita que el GST/HST, la nómina o una corporación queden configurados para que su contador pueda presentar a partir de ellos, un código de impuesto equivocado se repite en cada asiento y un cambio puede perder el historial de GST/HST; la última sección orienta estos casos.

Antes de empezar una prueba, reúna:

• todas las cuentas bancarias, cuentas de cooperativas de crédito y tarjetas que usa el negocio;
• si está registrado para el GST/HST, si usa el Quick Method y su última declaración de GST/HST, si presentó una;
• si le pagará a alguien por nómina;
• sus ventas por trimestre, que también muestran si debe registrarse.

Los códigos de GST/HST importan una vez que está registrado; si no sabe si debe estarlo, vea cuándo registrarse para el GST/HST.

¿El software maneja el GST/HST: códigos de impuesto, créditos fiscales por insumos y la declaración?

Que un programa maneje el GST/HST depende de cómo estén configurados sus códigos de impuesto, porque la declaración se arma con el impuesto registrado en cada venta y compra, incluidos los créditos fiscales por insumos (ITC): el GST/HST que pagó en compras del negocio, que un registrante puede reclamar. Pase un mes de sus propias transacciones por una prueba y compare los totales con estas líneas de la declaración del método regular de la CRA (CRA: cómo preparar una declaración de GST/HST). Un negocio ubicado en Quebec presenta en los formularios de Revenu Québec, así que revise allí las líneas (CRA: RC4022).

La tasa de una venta depende de la provincia o el territorio de la operación (CRA: qué tasa cobrar), así que el software necesita un código de impuesto para cada tasa que cobre, que puede diferir de la de su provincia de residencia. Vea cómo cobrar GST/HST, PST y QST por provincia.

Un registrante debe tener evidencia documental suficiente antes de reclamar un ITC (CRA: créditos fiscales por insumos), así que el software debería permitirle adjuntar o referenciar la factura o el recibo en cada compra; vea qué debe mostrar un recibo para un ITC. Los ITC generalmente deben reclamarse dentro de cuatro años, así que el detalle de compras antiguas debe seguir al alcance. Para la configuración de cuentas y los asientos después de registrarse, vea cómo registrar el GST/HST en sus libros; para la declaración en sí, vea cómo presentar el GST/HST y reclamar ITC.

¿Cómo cambia el Quick Method la configuración?

Un negocio con Quick Method remite un porcentaje fijo de sus ingresos con impuesto incluido y generalmente no puede reclamar ITC sobre gastos operativos; los ITC siguen disponibles para bienes inmuebles, para activos de capital que no sean bienes inmuebles y para compras cuyo impuesto pasó a ser pagadero antes de que la elección entrara en vigor, mientras no haya vencido el plazo para reclamar (CRA: Quick Method; CRA: créditos fiscales por insumos). Un negocio ya establecido puede elegirlo solo si sus operaciones gravables mundiales con GST/HST incluido, junto con las de negocios asociados, no superan $400,000 en los primeros cuatro o los últimos cuatro de sus últimos cinco trimestres fiscales, sin contar servicios financieros, ventas de bienes inmuebles y activos de capital, ni el fondo de comercio de la venta de un negocio; un negocio nuevo usa una estimación del primer año completo. Algunos negocios, como los que prestan servicios de contabilidad o de registros contables, no pueden usarlo, y un negocio ubicado en Quebec presenta ante Revenu Québec y sigue sus reglas para la elección y la declaración. Para la elección en sí, vea la guía del Quick Method.

En el software, esto significa que el reporte de ingresos debe mostrar los ingresos con impuesto incluido, y que las compras operativas cuyo impuesto pasa a ser pagadero mientras se aplica el método no deben generar créditos. Conserve las fechas originales y el detalle de impuestos de las compras anteriores, porque sus créditos aún pueden ser reclamables, y mantenga separadas las compras de capital. En la declaración, quien usa el Quick Method anota en la línea 101 los ingresos elegibles con impuesto incluido, sin contar las operaciones de tasa cero, las ventas de bienes inmuebles y las ventas de activos de capital; la línea 103 es ese total multiplicado por la tasa de remesa del período, más el GST/HST sobre las operaciones gravables que el método no cubre (CRA: cómo preparar una declaración de GST/HST). Pruebe también el crédito de la línea 107 de 1% sobre los primeros $30,000 de ventas elegibles con impuesto incluido de cada ejercicio fiscal: requiere que la elección esté vigente al inicio del ejercicio fiscal o, para un registrante nuevo, al registrarse, y el software debe acumular el total de ventas entre declaraciones en lugar de reiniciarlo cada período. Pregunte a cada proveedor cómo reporta el Quick Method; si no puede, la declaración debe calcularse fuera de los libros. Al cambiar de software, traslade la fecha de la elección. Vea el Quick Method en sus libros.

¿Y el PST o el QST si vendo en Columbia Británica, Saskatchewan, Manitoba o Quebec?

Las funciones de GST/HST no cubren estos impuestos: cada uno es un impuesto aparte con sus propias reglas, y en Columbia Británica, Saskatchewan y Manitoba también tiene su propio registro y su propia declaración.

Pase por la prueba una factura por cada impuesto que cobre. Donde un impuesto se desglosa, el software debe mostrar cada impuesto en su propia línea, mantener el PST o el QST fuera del total de ventas de GST/HST y dar totales separados de PST o QST para lo que usted declara. Las reglas y la presentación del QST vienen de Revenu Québec, no de las funciones de GST/HST. Para saber si el PST le aplica en absoluto, vea el PST en su provincia.

¿Se conectará con mi banco, cooperativa de crédito o tarjeta de Canadá?

Solo una prueba con sus propias cuentas puede decirlo. Una página de precios no puede confirmar que su institución sea compatible, y cada programa limita o cobra las conexiones de forma distinta:

• Wave: la importación bancaria automática pertenece al plan de pago, y su página dice que no todas las instituciones financieras son compatibles y que no puede garantizarse una conexión (precios de Wave).
• Xero: las preguntas frecuentes de precios dicen que una conexión bancaria directa con cargo se factura por el mes anterior; la página no indica un monto (precios de Xero Canada).
• QuickBooks Online: el plan de entrada incluye dos conexiones bancarias y el siguiente plan, conexiones ilimitadas (precios de QuickBooks Online Canada).

Conecte todas las cuentas de cheques, tarjetas de crédito y líneas de crédito durante una prueba o en un plan gratuito. Verifique que el historial se cargue y que nada se duplique antes de pagar.

¿Qué pasa si mi banco o cooperativa de crédito no es compatible?

Aun así puede cumplir las reglas de registros de la CRA importando estados de cuenta o ingresando las transacciones a mano, siempre que cada asiento se rastree hasta un documento de origen y la cuenta concilie con el estado de cuenta. La CRA enumera como documentos de respaldo originales las facturas de venta, las cintas de caja registradora, los recibos y las boletas de depósito bancario, y exige que los registros electrónicos muestren un rastro de auditoría desde esos documentos hasta los totales (CRA: registros del negocio; CRA: conservación electrónica de registros).

Una conexión bancaria no es un recibo. Una línea de la conexión viene del banco, no del vendedor, así que no lleva el nombre y la dirección del vendedor, los datos del comprador ni la descripción completa que debe mostrar un recibo de compra (CRA: registros del negocio). Conserve el recibo o la factura de cada asiento; vea qué debe mostrar un recibo para la CRA. Antes de pagar, pregunte al proveedor si acepta archivos de estados de cuenta de su institución.

¿Cuánto cuesta cada uno y qué se cobra aparte?

Compare el precio mensual completo, en dólares canadienses antes de impuestos, del plan que tenga los usuarios, las conexiones y la nómina que necesita. Las tres páginas de precios mostraban un descuento introductorio para clientes nuevos en la fecha indicada en las fuentes, y la página de Xero dice que puede cambiar los precios en cualquier momento, así que no presupueste con la tarifa promocional. La tabla muestra solo la estructura de los planes, tal como la página de cada proveedor la listaba en esa fecha; los planes cambian, así que revise la página actual del proveedor antes de comprar.

El costo mensual completo es el plan base, los usuarios adicionales, cualquier cargo por conexión bancaria, la nómina (el complemento más cualquier cargo por empleado) y otros complementos, cada uno tomado de la página actual del proveedor sin el descuento introductorio. Una corporación que paga a empleados o propietarios por nómina debe contar la nómina desde el principio. El software es un costo y el trabajo de llevar la contabilidad es otro; para el segundo, vea costo mensual de la contabilidad y llevar su propia contabilidad o contratar a un responsable contable. Si el plan gratuito de Wave es su opción principal, Wave para un pequeño negocio explica lo que hace y lo que no hace.

¿Mi contador lo aceptará y puedo exportar mis datos si me voy?

Que su contador acepte un programa es decisión suya y depende del acceso y de que los registros estén completos y sean rastreables; la circular de la CRA sobre conservación electrónica de registros fija requisitos para los registros y no nombra ningún software aprobado (CRA: conservación electrónica de registros).

• Acceso: confirme que su plan permite un contador externo antes de pagar. La página de precios de QuickBooks Online no lista acceso para el contador en su nivel más bajo, y el plan gratuito de Wave lista solo un rol de administrador de nómina y un rol de profesional de impuestos.
• Rastro de auditoría: los registros electrónicos deben mostrar un rastro de auditoría desde los documentos de origen hasta las cuentas resumidas. Los cambios a una transacción registrada deben hacerse con un asiento contable que registre quién lo hizo, cuándo, los datos anteriores y nuevos y el motivo. Pruebe si editar o eliminar una transacción importada deja ese rastro.
• Exportación: antes de adoptar un sistema nuevo, confirme que puede exportar la información requerida en un formato de uso común y no propietario, y que mover los datos no los perderá ni los alterará. En la prueba, exporte transacciones, detalle de impuestos y archivos adjuntos, y abra el archivo en una hoja de cálculo.

Si deja un software anterior, exporte todo de cada período que siga abierto o dentro del plazo de conservación antes de cancelar, incluido el detalle de GST/HST detrás de cada declaración. Guarde un registro con fecha del cambio e informe a la CRA cualquier cambio que afecte su capacidad de acceder a sus registros y leerlos (CRA: conservación electrónica de registros). Para el momento en el año, vea cómo dejar Sage; las mismas pruebas de exportación y rastro de auditoría aplican a cualquier cambio.

¿Ahora todo el software contable es en línea?

No todo. Estos tres se venden como servicios en línea, por lo que es probable que sus registros estén en los sistemas del proveedor, mientras que el software de escritorio los guarda en su propia computadora. De cualquier modo aplican las reglas de la CRA sobre registros electrónicos: registros legibles, un rastro de auditoría y copias de respaldo (CRA: conservación electrónica de registros).

¿Dónde se guardan mis datos y debo seguir conservando registros?

Usted sigue conservando los registros: el negocio debe asegurarse de que se mantengan registros adecuados incluso cuando los lleva un responsable contable u otro tercero (CRA: conservación de registros). Las páginas de precios no dicen dónde guarda cada proveedor los datos, así que pregunte al proveedor por escrito.

• Conservación: guarde los registros al menos seis años desde el final del último año fiscal al que se refieren; puede aplicar una conservación más larga a declaraciones presentadas tarde (seis años desde la fecha de presentación), objeciones o apelaciones sin resolver, y registros de bienes o de la corporación que siguen siendo relevantes, y las corporaciones disueltas tienen su propia regla. Conserve los registros electrónicos en un formato electrónico legible aunque los imprima (CRA: reglas de conservación; CRA: conservación electrónica de registros). Los registros que ya no puede abrir no cumplen esa regla, así que exporte antes de cancelar o dejar vencer un plan. Vea cuánto tiempo conservar los registros del negocio.
• Ubicación: los registros deben conservarse en su lugar de negocios o residencia en Canadá, salvo que la CRA dé permiso por escrito. Los registros guardados fuera de Canadá y consultados desde Canadá no se consideran guardados en Canadá; la CRA puede aceptar una copia disponible en Canadá en un formato legible y utilizable, lo cual es decisión suya. Recomienda tener copias de respaldo dentro de Canadá (CRA: conservación electrónica de registros).

¿Cambia la elección para un propietario único con el T2125 o una corporación que presenta una T2?

El mismo programa puede servir para ambos, pero la configuración difiere, porque los libros alimentan declaraciones distintas.

La CRA dice que se lleven registros separados de cada negocio que opere (CRA: registros del negocio). Un propietario único que espera constituirse en corporación debe probar primero la exportación, porque puede ser necesario trasladar el historial de la empresa individual. Vea la contabilidad después de constituir una empresa individual en corporación, el plan de cuentas para el GIFI y una aplicación para un trabajador independiente.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos; todas las cifras están en dólares canadienses.

Diseñadora independiente en Ontario

Una diseñadora factura $60,000 en un año, está registrada para el HST, no tiene personal y usa una cuenta de una cooperativa de crédito. Durante la prueba conecta la cooperativa antes de pagar; si el historial no se carga bien, importa estados de cuenta. Configura un código de HST de 13% para ventas y compras, y da acceso a su contador antes del cierre del año.

Suponga que eligió declarar por trimestre y revisa un trimestre contra la declaración, que todos los clientes y proveedores están en Ontario y que cada compra es totalmente reclamable:

Si el software muestra totales distintos, ella corrige los códigos antes de la primera declaración.

Corporación de Alberta

Una corporación con $250,000 de ingresos, dos accionistas y una nómina de dos personas vende solo en Alberta, así que necesita un solo código de GST. En la prueba pasa a ambos empleados por la nómina para ver el precio completo, asigna sus cuentas a códigos GIFI para la T2 y prueba una exportación. Suponiendo que no hay negocios asociados ni una línea de negocio excluida, y que $250,000 son sus ventas gravables de un período calificado de cuatro trimestres, sus ventas con GST incluido son $262,500 ($250,000 más 5% de GST), por debajo del límite del Quick Method, por lo que su contador puede preguntar si ese método le conviene; si se elige, las compras operativas hechas después dejan de generar créditos y los códigos de compra cambian.

Contratista de Quebec

Un contratista con $120,000 de ingresos cobra GST y QST. El software debe registrar ambos impuestos en cada factura y compra y dar totales separados. El contratista prueba una factura con ambos impuestos y verifica que el reporte mantenga el QST fuera del total de ventas del GST. Un negocio ubicado en Quebec presenta su declaración de GST/HST ante Revenu Québec en sus formularios, así que la revisión de las líneas de la declaración descrita arriba se hace en esos formularios, y las reglas del QST vienen de Revenu Québec, no de las funciones de GST/HST.

¿Su caso es distinto?

• Está empezando la contabilidad o dejando un software antiguo, y necesita que el GST/HST, la nómina o una corporación queden configurados para que su contador pueda presentar a partir de ellos: un código de impuesto equivocado se repite en cada asiento. Lleve sus cuentas, su situación de GST/HST y cualquier exportación del software anterior a ayuda con la contabilidad para definir los códigos de impuesto, los saldos iniciales y si su historial de GST/HST se traslada intacto, antes de ingresar transacciones.
• No puede confiar en su conexión bancaria o en sus registros de ITC al momento de presentar: vea cuando la declaración de GST/HST no coincide con los libros y cómo ponerse al día con libros atrasados, con ayuda con la contabilidad si faltan meses.
• Está dejando un software contable anterior: use cómo dejar Sage para el momento y pruebe la exportación antes de cancelar.
• Tiene una cuenta en dólares estadounidenses: lea QuickBooks multimoneda antes de activarlo.
• Su negocio opera en Canadá y en EE. UU.: vea QuickBooks Canadá o EE. UU. para un negocio en dos países.
• No sabe si necesita un responsable contable, un contador o un CPA: vea responsable contable, contador o CPA.