Contabilidad de una empresa canadiense y su empresa de EE. UU.

¿Una empresa canadiense y su subsidiaria o empresa hermana de EE. UU. necesitan contabilidad, cuentas bancarias y declaraciones separadas?

Sí necesitan contabilidad separada y, si son corporaciones, declaraciones de impuestos separadas: cada empresa es su propio contribuyente aunque usted sea propietario de ambas. Canadá exige registros suficientes para determinar los impuestos, y el IRS (la autoridad tributaria federal de EE. UU.) pide un juego completo y separado de libros contables para cada negocio. Por eso, lleve en su propio libro mayor las ventas, los gastos, los activos y los pasivos de cada empresa. Una cuenta bancaria separada para cada una es un control contable y no una regla de estas fuentes, pero es la forma más sencilla de demostrar de quién es cada dinero. Income Tax Act, sección 230; IRS Publication 583.

Una corporación comercial residente en Canadá presenta su propia declaración T2, aunque esté inactiva, además del CO-17 de Quebec o del AT1 de Alberta si tuvo un establecimiento allí. Una corporación constituida en EE. UU. generalmente presenta el Form 1120. La constitución no siempre define la residencia: una corporación de EE. UU. administrada desde Canadá puede ser residente de ambos países. En ese caso, el tratado entre Canadá y EE. UU. considera residente solo de EE. UU. a una empresa creada únicamente bajo la ley estadounidense, y Canadá lo respeta al tratarla como no residente. CRA: quién debe presentar; Revenu Québec: CO-17; Alberta: impuesto sobre la renta de corporaciones; instrucciones del Form 1120; tratado, artículo IV(3); Income Tax Act, sección 250(5).

Una corporación canadiense que es propietaria de la empresa de EE. UU. también puede tener que presentar una declaración informativa sobre filiales extranjeras (el T1134, con vencimiento 10 meses después del cierre de su ejercicio). En cambio, un saldo que le adeuda una empresa de EE. UU. que no es su filial extranjera puede ser propiedad extranjera para el T1135 (declaración de verificación de ingresos extranjeros) cuando el costo total de su propiedad extranjera supere C$100,000, salvo que lo tenga únicamente para su propio negocio activo: consulte informes de propiedad extranjera y de filiales. Income Tax Act, sección 233.4; Income Tax Act, sección 233.3.

Una LLC de EE. UU. lleva su propia contabilidad aunque EE. UU. la ignore para el impuesto sobre la renta (una LLC de un solo miembro generalmente se ignora, salvo que elija ser tratada como corporación con el Form 8832). Para efectos fiscales canadienses, la CRA (la autoridad tributaria de Canadá) trata a una LLC de EE. UU. como una corporación sujeta a impuestos, sea cual sea su trato en EE. UU.; por eso los dos países pueden clasificar de forma distinta una misma LLC: consulte propietario canadiense de una LLC de EE. UU.. IRS: clasificación de una LLC; CRA: IC71-17R6, párrafo 88.

¿Cómo configuro cuentas «por pagar a» y «por cobrar a» que coincidan entre las dos empresas?

Cree en cada libro mayor una cuenta por cobrar y una por pagar con el nombre de la otra empresa. Haga coincidir la transacción de origen, la fecha y el monto en la moneda adeudada; los totales en dólares canadienses y en dólares estadounidenses no tienen por qué ser iguales.

Use una referencia común para cada factura, cobro, pago y liquidación, y lleve un cuadro de conciliación (el ejemplo de esta página muestra uno) con la moneda y el monto originales, la fecha del hecho, el tipo de cambio y el monto registrado en cada libro mayor. Mantenga los préstamos y las inversiones de los propietarios fuera de la cuenta ordinaria de cobros, y conserve los cobros y pagos brutos cuando las empresas liquiden un monto neto. Estos nombres de cuentas son una opción práctica, no un requisito de la CRA ni del IRS. IRS Publication 583: registros.

Un cliente pagó a la otra empresa, o solo una empresa tiene cuenta de procesamiento de pagos (merchant account): ¿quién registra la venta?

La empresa que es la vendedora según el contrato y la factura del cliente generalmente registra la venta, sin importar en qué cuenta entró el efectivo. Quién es depende de quién acordó suministrar al cliente, quién facturó, quién asume el riesgo de impago y de reembolso, y qué dice el acuerdo escrito entre las empresas.

Si la otra empresa cobra solo como agente del vendedor, registra el efectivo y un monto por pagar al vendedor, no un ingreso. Si la empresa que cobró fue la que facturó al cliente, por ejemplo porque la otra empresa no tiene cuenta de procesamiento de pagos, generalmente es la vendedora, y su transferencia posterior no es una liquidación de cobro: identifíquela como se indica en la sección siguiente y consulte precios entre su empresa canadiense y su empresa de EE. UU..

En una contabilidad por acumulación, suponga que la empresa de EE. UU. es la vendedora y que la empresa canadiense cobra como su agente:

Invierta los nombres de las empresas cuando la vendedora sea la canadiense. Si la vendedora de EE. UU. usa el método de efectivo, el cobro hecho por su agente autorizado generalmente cuenta como cobro de la vendedora; por eso registra la venta y el monto por cobrar a la empresa canadiense en la fecha del cobro. IRS Publication 538: recepción constructiva. Si la empresa de EE. UU. es una LLC de un solo miembro, la declaración que informa la venta puede ser distinta en cada país: consulte propietario canadiense de una LLC de EE. UU..

Mantenga identificables por separado las comisiones, los reembolsos y los impuestos cobrados al cliente; un pago neto por sí solo no demuestra las ventas. Para los registros de pagos recibidos, consulte ventas en dólares estadounidenses y pagos de plataformas de venta y, para el Form 1099-K, conciliación de ventas y pagos.

¿Qué pasa si una empresa paga las cuentas o los sueldos de la otra?

Cuando una empresa paga una obligación que pertenece a la otra, quien paga registra una cuenta por cobrar a la otra, y la empresa responsable registra su propio costo y un monto por pagar a quien pagó. Registre el gasto una sola vez: el pago muestra el movimiento de efectivo y el documento del proveedor muestra qué se compró. IRS Publication 583. Por ejemplo, la empresa canadiense paga una factura existente de un proveedor de la empresa de EE. UU.:

Los sueldos son distintos porque el empleador debe retenciones de nómina. Si la empresa canadiense es el empleador y su personal trabaja para la empresa de EE. UU., la nómina permanece en el libro mayor de la empresa canadiense y esta le refactura el costo a la empresa de EE. UU.:

Si la empresa de EE. UU. es el empleador y la empresa canadiense solo adelantó el efectivo, trátelo como la factura pagada descrita arriba; consulte cómo contratar a un empleado al otro lado de la frontera. Sobre el cargo y sus documentos, consulte precios entre su empresa canadiense y su empresa de EE. UU.; sobre el GST/HST (impuesto federal sobre bienes y servicios de Canadá) de la factura, consulte cómo cobrar GST/HST a clientes de EE. UU..

¿Qué moneda y qué tipo de cambio debe usar cada libro mayor?

Lleve cada libro mayor en la moneda del país de su empresa (dólares canadienses para la empresa canadiense y dólares estadounidenses para la de EE. UU.), que es la opción por defecto para los resultados fiscales de cada país. Convierta cada asiento entre empresas al tipo de cambio de ese día (el tipo de cambio spot) y conserve al lado el monto en la moneda original.

El impuesto canadiense usa el tipo de cambio del Banco de Canadá del día en que se originó el monto, salvo que la CRA acepte otro. Una corporación residente en Canadá puede declarar en moneda extranjera solo si elige la declaración en moneda funcional con el T1296 dentro de 60 días después del primer día del año fiscal, y solo si esa moneda es una moneda admitida, como el dólar estadounidense, en la que lleva principalmente su contabilidad; llevar la contabilidad en dólares estadounidenses o tener una cuenta bancaria en esa moneda no cambia por sí solo la moneda fiscal. Income Tax Act, sección 261; CRA: moneda funcional. Ventas en dólares estadounidenses y pagos de plataformas de venta explica la elección. La moneda funcional fiscal de una empresa de EE. UU. es generalmente el dólar estadounidense, y el impuesto de EE. UU. usa el tipo de cambio del día en que se recibe, paga o devenga una partida; el IRS acepta cualquier tipo de cambio publicado, siempre que se use de forma uniforme. 26 CFR 1.985-1; IRS: tipos de cambio.

Un ajuste cambiario contable no genera automáticamente un ingreso gravable ni una deducción. CRA Folio S5-F4-C1, párrafos 1.4–1.6.1.

¿El saldo es un monto comercial, un préstamo, un aporte de capital o un dividendo?

Clasifique un saldo según la transacción y sus condiciones, no según el nombre de la cuenta. Pasar una cuenta por pagar antigua al patrimonio no demuestra que haya un aporte.

La relación de propiedad entre las empresas cambia la clasificación. Entre empresas hermanas, un saldo normalmente es un monto comercial o un préstamo; el dinero que se mueve sin factura ni condiciones de pago necesita la revisión de un contador, y una transferencia por menos de su valor puede hacer que la empresa receptora sea responsable solidaria del impuesto no pagado de la empresa que envió, hasta el monto de la diferencia (Income Tax Act, sección 160). Entre matriz y subsidiaria, el dinero que baja puede ser un préstamo o una inversión, y el dinero que sube puede ser un reembolso, un dividendo o una devolución de capital. El dinero que pasa por la cuenta personal del propietario es una cuestión de préstamo del accionista.

Señale los saldos antiguos en ambas direcciones, aunque la cuenta esté rotulada como comercial:

• Adeudado a la empresa canadiense. Si un no residente le debe a una corporación canadiense un monto durante más de un año sin una tasa de interés razonable, la corporación puede tener que incluir intereses presuntos en su ingreso. La excepción para deudas comerciales ordinarias exige, entre otras condiciones, que las empresas no estén relacionadas; por eso suponga que está cerrada para empresas con propietarios en común. Los montos que adeuda una filial extranjera controlada por su negocio activo tienen su propia excepción (subsección 17(8)). Income Tax Act, sección 17.
• Adeudado por la empresa canadiense. Un gasto deducible que la empresa le debe a una empresa relacionada, o a otra persona con la que no trata en condiciones de plena competencia, se suma a su ingreso del año fiscal siguiente si sigue sin pagarse al final del segundo año fiscal después del año del gasto. En cambio, ambas empresas pueden presentar un acuerdo en el formulario prescrito a más tardar en la fecha de vencimiento de la presentación de ese año siguiente; el acuerdo trata el monto como pagado y devuelto en préstamo. Income Tax Act, sección 78.
• Adeudado por la empresa de EE. UU. Generalmente no puede deducir los intereses devengados (aunque un tratado los exima del impuesto de EE. UU.), ni ciertos alquileres y regalías de fuente estadounidense, que adeude a una persona extranjera relacionada hasta que los pague. 26 CFR 1.267(a)-3.

La guía de precios cubre estas reglas y sus excepciones.

¿Qué debo conciliar al cierre de cada mes?

Primero concilie cada cuenta bancaria; luego cote los movimientos entre empresas y los saldos de cierre en sus monedas originales. Explique cada diferencia con evidencia; no la registre en una cuenta de gastos sin explicación.

1. Exporte ambos libros mayores entre empresas con la misma fecha de corte.
2. Compare los saldos iniciales con el último cuadro aprobado.
3. Cote cada factura, cobro, pago y liquidación por referencia, fecha y monto en moneda original.
4. Investigue entradas faltantes, duplicados, notas de crédito, comisiones y transferencias en tránsito; conserve la fecha real de cada transacción en el banco.
5. Muestre el saldo inicial, los aumentos brutos, las disminuciones brutas y el saldo final por cada moneda y tipo de saldo.
6. Registre los ajustes cambiarios aprobados por separado de los montos que coinciden.
7. Revise las partidas vencidas y acuerde el cuadro final con quien lleve la contabilidad de la otra empresa.

Conserve el cuadro aprobado junto con los estados de cuenta y los documentos de respaldo para que otra persona pueda reconstruirlo. IRS Publication 583. Un prestamista que quiere cifras consolidadas (combinadas) parte de los estados financieros de cada empresa y de este cuadro; combinarlos es un trabajo aparte del contador y no se cubre aquí.

¿Dónde aparecen los saldos en las declaraciones y los estados financieros?

Una cuenta por cobrar va entre los activos del acreedor y la cuenta por pagar correspondiente entre los pasivos del deudor; en cambio, un aporte de propietarios sigue la clasificación de inversión y de patrimonio.

Si la empresa de EE. UU. es una LLC, no suponga que la fila del Form 1120 le aplica: consulte propietario canadiense de una LLC de EE. UU.. CRA: GIFI; instrucciones del Form 1120: Schedule L. Para los formularios que informan la actividad del año entre partes relacionadas (el T106 y el Form 5472), consulte precios entre su empresa canadiense y su empresa de EE. UU..

¿Qué registros debe conservar cada empresa, dónde y por cuánto tiempo?

Llevar ambos libros mayores con un mismo responsable contable no reemplaza las obligaciones de conservación de registros de ninguna de las dos empresas.

Los registros guardados en el extranjero y consultados de forma electrónica desde Canadá no se conservan en Canadá; por eso confirme la ubicación y cualquier permiso por escrito antes de depender de un alojamiento en el extranjero. Los registros electrónicos canadienses deben seguir siendo legibles, y una declaración tardía, una objeción, una apelación o un requerimiento de la CRA para conservar registros pueden ampliar el plazo de conservación. CRA: ubicación y plazo de conservación de registros; Income Tax Act, sección 230; Income Tax Regulations, sección 5800; IRS Publication 583.

Los registros de la sección 6038A generalmente deben conservarse en EE. UU. Pueden conservarse en el extranjero, por ejemplo por un responsable contable canadiense, si la empresa puede entregar al IRS los registros solicitados dentro de 60 días desde la solicitud y las traducciones dentro de 30 días desde la solicitud de ellas, o puede trasladarlos a EE. UU. dentro de ese mismo plazo, con un índice y un custodio en EE. UU., y mantenerlos allí. 26 CFR 1.6038A-3(f)–(g); 26 CFR 1.6038A-1. Las excepciones para empresas pequeñas están en precios entre su empresa canadiense y su empresa de EE. UU., y los registros de una LLC de un solo miembro de propiedad extranjera, en su guía de presentación. Los requisitos estatales y provinciales para las corporaciones necesitan una revisión aparte.

Conserve las facturas de clientes y proveedores, las instrucciones de cobro, los registros de nómina, los estados de cuenta bancarios, los acuerdos entre empresas, las fuentes de los tipos de cambio, ambos cuadros de conciliación y las aprobaciones de préstamos y de movimientos de capital.

¿Cuándo conviene contratar a un responsable contable o a un contador con experiencia transfronteriza?

Un responsable contable puede llevar la conciliación mensual cuando ya estén claros quién vende, cómo se cobra y qué política de registro se aplica. Un contador debe resolver la estructura cuando eso no esté claro, cuando los saldos pasen a ser financiamiento o cuando difieran la contabilidad y la moneda fiscal.

Lleve los registros indicados arriba más los saldos de fin de año, las fuentes de los tipos de cambio y las partidas sin conciliar, e indique quién es propietario de cada empresa y cuál contrata con los clientes y emplea al personal. Un libro mayor conciliado demuestra la aritmética; no define la clasificación fiscal ni el efecto de una deuda transfronteriza antigua. Cuándo un negocio canadiense necesita un contador transfronterizo explica qué hace ese contador y cómo se reparte el trabajo con su responsable contable.

Ejemplo

La empresa de EE. UU. vende servicios por US$10,000. La empresa canadiense cobra la factura únicamente como agente. Suponga contabilidad por acumulación, sin impuestos al cliente ni comisiones, que el banco convierte el cobro a dólares canadienses de inmediato y que no hay revaluación entre las dos fechas. Todos los números y tipos de cambio son ilustrativos.

El saldo en moneda original cuadra en cada paso y se cancela en ambos lados. La pérdida cambiaria de la empresa canadiense explica el efectivo canadiense adicional que gastó; no es una venta a un cliente, y el contador determina su tratamiento fiscal. Aquí el acuerdo hace que quien cobra deba US$10,000 sea cual sea el tipo de cambio; quién asume el riesgo cambiario es una condición del acuerdo, y que quien cobra lo asuma es un hecho en contra de tratarlo solo como agente.

¿Su caso es distinto?

• Cobros cruzados repetidos o diferencias entre dos monedas: use el apoyo de contabilidad para la conciliación mensual; lleve ambos libros mayores, los estados de cuenta y la lista de partidas sin conciliar.
• Vendedor, empleador, clasificación de la LLC o financiamiento transfronterizo antiguo que no están claros: use el apoyo de impuestos transfronterizos para revisar la estructura y las consecuencias fiscales antes de cambiar los asientos.
• Decidir si llevará usted mismo la contabilidad: consulte la decisión sobre la contabilidad en Canadá o la decisión sobre la contabilidad en EE. UU..
• El saldo es con usted personalmente: consulte préstamos del accionista.
• La contabilidad canadiense lleva meses de atraso: consulte cómo ponerse al día con la contabilidad atrasada.
• Solo necesita una cuenta bancaria de EE. UU. para la corporación canadiense: consulte una cuenta bancaria de EE. UU. para una corporación canadiense.