Contabilidad de corporación S: cuentas, sueldos y distribuciones

¿Qué debe mostrar la contabilidad de una corporación S?

El IRS no exige ningún sistema contable especial, solo registros que muestren con claridad los ingresos y gastos. El Form 1120-S pide más que un estado de resultados: el pago a ejecutivos, un balance general que debe coincidir con la contabilidad de la corporación, las distribuciones por accionista y los préstamos de accionistas.

Un caso no es sencillo cuando se cumple alguno de estos puntos:

• Al propietario se le pagó con retiros, o no se le pagó ningún salario.
• Las distribuciones se registraron como gastos, o los préstamos y las distribuciones comparten una misma cuenta de patrimonio.
• Gastos personales pasaron por la cuenta de la empresa.
• La contabilidad empezó cuando el negocio era una empresa individual o una compañía de responsabilidad limitada y todavía usa una cuenta de retiros del propietario y otra de capital del propietario.
• El seguro médico del propietario nunca llegó al W-2, o el balance general no coincide con el banco.

Cualquiera de estos puntos puede requerir corrección antes de que un preparador pueda empezar la declaración.

Reúna esto antes de que lo pida el preparador:

• Los documentos de la elección S: el Form 2553 y cualquier respuesta del IRS
• Los informes de nómina de cada fecha de pago
• Los estados de cuenta bancarios y de tarjetas de todo el año
• Los pagarés de préstamos entre la corporación y sus accionistas
• La última declaración presentada
• Si la contabilidad usa el método de efectivo o el de acumulación, porque la declaración sigue el método que usa la contabilidad

¿Qué cuentas necesita una corporación S (plan de cuentas)?

Además de las cuentas habituales de banco, tarjeta, gastos, equipo, deudas, cuentas por cobrar y cuentas por pagar, una corporación S necesita seis grupos que alimentan el Form 1120-S. Los nombres de las cuentas son práctica contable, no reglas del IRS: el IRS no publica ningún plan de cuentas obligatorio.

La parte del empleador de los impuestos de nómina se deduce como impuestos, no como salarios (Publication 334; Publication 535, última revisión 2022), así que no entra en las líneas 7 y 8. Tampoco entra en esas líneas el pago informado en otra parte de la declaración, como los salarios dentro del costo de los bienes vendidos o los aportes electivos a una 401(k).

Mantenga el sueldo del propietario, las distribuciones y los préstamos en tres lugares separados. Una sola cuenta compartida de retiros del propietario oculta qué dólares fueron salarios, cuáles fueron distribuciones y cuáles deben devolverse.

¿Cómo registro mi sueldo de ejecutivo, y cómo se relacionan los impuestos de nómina y los Forms 941, 940 y W-2?

Un ejecutivo que hace más que un trabajo menor para una corporación S y que recibe pago, o tiene derecho a recibirlo, es un empleado, y el pago son salarios aunque el ejecutivo también sea accionista (IRS). Si eso describe al ejecutivo, el pago se registra por nómina como salarios, no mediante una cuenta de retiros del propietario. La corporación decide quién es ejecutivo conforme a la ley de su estado de constitución; el pago a un propietario que trabaja y no tiene cargo se informa generalmente como salarios en la línea 8. La corporación debe pagar una compensación razonable por esos servicios antes de hacer distribuciones que no sean salarios. Cuánto es razonable se explica en sueldo del propietario de una corporación S.

Para cada fecha de pago:

1. Los salarios brutos del ejecutivo van a la cuenta de pago a ejecutivos.
2. El impuesto sobre la renta retenido y ambas partes del Seguro Social y Medicare quedan en cuentas de pasivos de nómina hasta que se depositan. El impuesto por desempleo también.
3. Cada depósito cancela el pasivo y conserva su fecha y su monto.

Los depósitos vencen antes que las declaraciones. Un depositante mensual deposita a más tardar el día 15 del mes siguiente; un empleador con un impuesto mayor en el período de referencia (lookback) usa el calendario semisemanal, y un pasivo grande puede vencer el siguiente día hábil (Publication 15). El impuesto federal por desempleo tiene su propia regla de depósito, que se explica en cómo correr la nómina usted mismo. El impuesto retenido pertenece al gobierno: una persona responsable que no lo entrega de manera intencional puede deber una multa personal de 100% del impuesto retenido no pagado (sección 6672; multa por recuperación de fondos en fideicomiso). Un pasivo de nómina que nunca se cancela se explica en pasivos de nómina que no se cancelan.

Tres presentaciones deben cuadrar con esas cuentas:

Los fines de semana, los días feriados y las reglas de depósito a tiempo pueden mover estas fechas (Publication 15). Un empleador al que el IRS le haya indicado por escrito que presente el Form 944 lo presenta una vez al año en lugar del Form 941 trimestral. Cómo registrar una nómina se explica en asientos contables de nómina. Si nunca se corrió nómina para el propietario, vea corporación S sin nómina.

¿Cómo registro las distribuciones (retiros del propietario) para que no se mezclen con los gastos?

Registre una distribución como una reducción del patrimonio, nunca como un gasto. Una distribución es un pago a un propietario por poseer acciones, así que no debe aparecer en el estado de resultados. «Retiro del propietario» es un término de un propietario único. En una corporación S, el dinero que va a un propietario es salario por nómina, una distribución por el patrimonio, un préstamo de la corporación que debe devolverse, el pago de un préstamo propio del propietario, o el reembolso de gastos del negocio que pagó el propietario (gastos de una corporación S nunca reembolsados). La declaración informa las distribuciones que no son dividendos en el Schedule K, línea 16d, y el K-1 de cada accionista muestra el monto de ese accionista en la casilla 16 con el código D. Una corporación con utilidades y ganancias acumuladas (earnings and profits) de años como corporación C puede pagar parte de una distribución como dividendo, informado en el Schedule K, línea 17c, y en el Form 1099-DIV, no en el K-1; vea cómo tributan las corporaciones S.

Registre cada distribución por fecha, accionista y monto, en la cuenta de patrimonio propia de ese accionista. Una distribución tampoco sustituye al salario: el IRS puede tratar los pagos a un accionista que trabaja como salarios cuando el pago es demasiado bajo. El registro línea por línea, y por qué las distribuciones descuadran el Schedule L, está en cómo registrar las distribuciones de una corporación S.

¿Por qué las distribuciones deben seguir la propiedad?

Una corporación S puede tener solo una clase de acciones. Eso generalmente significa que cada acción tiene los mismos derechos sobre las distribuciones y sobre lo que se recibe en la liquidación, según lo fijen los documentos de constitución, los reglamentos internos, la ley estatal y los acuerdos vinculantes (Treasury Regulations 1.1361-1(l)). En la práctica, cada distribución se reparte en proporción a las acciones que se tienen.

Una segunda clase de acciones pondría fin a la elección S, así que los pagos desiguales a los propietarios son más que un error contable. Existe alivio por una terminación inadvertida, pero el IRS debe determinar que fue inadvertida y la corporación debe corregir la causa y aceptar ajustes (sección 1362(f)). Cuando los documentos que rigen dan derechos idénticos, una distribución que difiere en el momento o en el monto no crea por sí sola una segunda clase, pero se le da efecto tributario según los hechos. Las distribuciones desiguales deben revisarse con un profesional antes de presentar la declaración.

¿Dónde va el seguro médico de un accionista-empleado?

Las primas que la corporación paga por un accionista-empleado que posee más de 2% de las acciones o del poder de voto en cualquier día del año se tratan como salarios de ese accionista para la retención del impuesto sobre la renta, y la contabilidad las registra con el sueldo del propietario, no con los beneficios de los empleados. Las acciones de un cónyuge, hijo, nieto o padre pueden contar para esa prueba (sección 1372(b)). El error común es pagarlas desde la cuenta de la empresa y nunca sumarlas al W-2 del propietario.

El IRS dice que la corporación puede deducir las primas y las incluye en la casilla 1 del W-2. Cuando se pagan conforme a un plan o sistema que cubre a todos los empleados o a una clase de empleados, no son salarios del Seguro Social, de Medicare ni del desempleo federal y quedan fuera de las casillas 3 y 5 del W-2, así que mantenga esa separación en los registros de nómina. Las instrucciones del Form 1120-S las ubican en la línea 7 u 8 (o en el Form 1125-E). Para los empleados que están en la prueba de 2% o por debajo, los aportes al plan van en la línea 18 como programas de beneficios para empleados. Si el propietario puede deducir las primas en una declaración personal tiene otras condiciones: vea seguro médico para propietarios de corporaciones S.

¿Cómo registro el dinero que le presto a la corporación, o que retiro como préstamo?

Registre el préstamo de un accionista a la corporación como un pasivo, y un préstamo de la corporación a un accionista como un activo.

La línea de préstamos de accionistas del Schedule L generalmente debe conciliarse con los montos del K-1, sin incluir la deuda que el accionista solo cofirmó o garantizó.

Ponga cada préstamo por escrito, con su monto, fecha y condiciones de pago. Las instrucciones del Form 7203 tratan un préstamo con pagaré escrito de forma distinta de los anticipos en cuenta abierta. Si el dinero cuenta como préstamo o como capital depende de los hechos; vea préstamos de accionistas a una corporación S.

¿Qué concilio cada mes y cada trimestre?

Concilie cada mes todas las cuentas bancarias, de tarjeta y de nómina, y cada trimestre cuadre los totales de nómina con el Form 941. Estas revisiones son práctica contable, no reglas del IRS.

¿Necesito el Schedule L, el Schedule M-1, el Schedule M-2 y el Form 1125-E?

El Schedule L se exige a menos que la corporación responda Sí a la pregunta 11 del Schedule B. El Form 1125-E se exige cuando los ingresos totales llegan a $500,000 y se deduce el pago a ejecutivos.

Los ingresos totales cuentan más que las ventas: ingresos brutos más las demás líneas de ingresos y ciertos ingresos del Schedule K y del Form 8825 (instrucciones del Form 1125-E). Qué informes de la contabilidad alimentan estas páginas está en de la contabilidad a la declaración de impuestos del negocio; un balance general que el software no puede producir está en balance general del Schedule L en una declaración corporativa.

¿Qué guardo de cada accionista y quién lo guarda?

La corporación guarda los libros que producen cada K-1. El accionista guarda los registros de su base fiscal.

Las instrucciones del Form 7203 dicen que el accionista es responsable de conservar la información necesaria para calcular la base fiscal de las acciones, y que una distribución que no es dividendo y excede esa base se informa como ganancia de capital. Vea base fiscal del accionista de una corporación S y distribuciones que exceden la base fiscal. Períodos de conservación: instrucciones del Form 1120-S y registros del IRS.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos, en dólares estadounidenses.

Un consultor individual

Una corporación S tiene US$180,000 de ingresos. Al propietario se le paga US$70,000 por nómina y toma US$50,000 en distribuciones. El salario y los impuestos de nómina de la corporación son gastos. Las distribuciones van al patrimonio y nunca tocan el estado de resultados. Si los activos totales también son menores de US$250,000, la pregunta 11 puede responderse Sí y no se exigen los Schedules L y M-1, pero la contabilidad igual lleva el balance general. El monto del pago es ilustrativo; el pago razonable depende del trabajo realizado.

Dos accionistas

Dos accionistas poseen el 60% y el 40%. Una distribución de US$100,000 se registra como US$60,000 y US$40,000, un asiento por accionista, porque la corporación tiene una sola clase de acciones. Si solo al propietario del 60% se le pagaran los US$100,000 completos, los pagos no coincidirían con la propiedad. Si eso es inofensivo depende de los documentos que rigen, así que requiere revisión profesional antes de la declaración.

Ingresos por encima del límite del Form 1125-E

Una corporación tiene US$520,000 de ingresos totales y le paga US$90,000 a su único ejecutivo y accionista. También paga US$6,000 de seguro médico de ese propietario. Las primas se suman a la casilla 1 del W-2 del propietario y cuentan como pago a ejecutivos. El Form 1125-E se exige porque los ingresos superan US$500,000, muestra US$96,000 y, como no hay pago a ejecutivos deducido en otra parte, ese total va en la línea 7 del Form 1120-S. Como los ingresos también superan US$250,000, se exigen además el Schedule L y un balance general que coincida con la contabilidad.

¿Su caso es distinto?

• Su primer Form 1120-S está por presentarse y la contabilidad está mezclada: sin nómina para usted, distribuciones registradas como gastos, gastos personales que pasaron por la cuenta de la empresa, o un archivo de una antigua empresa individual o compañía de responsabilidad limitada que todavía se usa. Dónde se reinicia la contabilidad, qué hay que reexpresar y qué necesita el preparador de usted conviene resolverlo con un profesional antes de la declaración: ayuda con la contabilidad para corporaciones S.
• El propietario nunca estuvo en la nómina, o no está seguro de que el pago sea razonable: vea corporación S sin nómina y sueldo del propietario de una corporación S. Entonces la contabilidad y el Form 1120-S deben corregirse juntos, así que un profesional debe revisar los meses anteriores antes de la declaración: ayuda con la contabilidad de una corporación S.
• Un accionista no es ciudadano ni residente de EE. UU.: una corporación S no puede tener un accionista extranjero no residente, y mudarse al exterior por sí solo no es la prueba, así que la propiedad y la situación fiscal requieren una revisión profesional antes de corregir la contabilidad. Vea cómo tributan las corporaciones S y ayuda con impuestos transfronterizos.
• Se pregunta si la corporación S necesita un archivo contable nuevo: vea contabilidad después de la elección de corporación S.
• Está eligiendo software, o se pregunta si el software básico maneja la nómina de una corporación S: vea software de contabilidad para corporaciones S.
• La contabilidad lleva meses de atraso: vea contabilidad atrasada de una corporación S y ayuda con la contabilidad.
• La corporación pagó sus cuentas personales: vea corporación S que paga gastos personales.
• Es propietario de varias empresas: vea contabilidad para varias empresas.
• Quiere saber cuánto cuestan un contador y un preparador para una corporación S: vea costo de contabilidad de una corporación S.