1099-NEC mayor que lo que me quedó: subcontratistas y Schedule C

¿Declaro el monto completo del Form 1099-NEC o solo lo que me llevé a casa?

Si presenta el Schedule C, declare en la línea 1 el monto completo que su cliente le pagó, aunque haya pasado la mayor parte a una cuadrilla o a subcontratistas. Luego deduzca lo que les pagó en las líneas donde corresponden esos costos. El resultado, la ganancia neta de la línea 31, es lo que usted se quedó, y sobre ella se calculan el impuesto sobre la renta y el impuesto por trabajo independiente. Las instrucciones del Schedule C dicen que la línea 1 debe incluir los montos que aparecen correctamente en sus Forms 1099-NEC. Una sociedad de personas declara el mismo monto bruto en la línea 1a del Form 1065 (instrucciones del Form 1065).

Un caso deja de ser sencillo cuando:

• declaraciones anteriores mostraron solo el monto neto, por lo que la línea 1 fue menor que los formularios que presentaron sus clientes;
• ningún Form 1099-NEC llegó a los subcontratistas, o a algunos se les pagó en efectivo;
• parte de la cuadrilla trabaja como lo hacen los empleados;
• el formulario incluye dinero que reembolsó sus costos o que pertenece a otra persona; o
• el negocio tiene más de un propietario, incluido un cónyuge, o es una LLC que tributa como corporación, por lo que quizá no corresponda a su propio Schedule C.

El monto bruto se sigue declarando para los ingresos de sus propios trabajos en cada uno de estos casos; el dinero que pertenece a otra persona, o un negocio que no es una empresa individual, cambia lo que va en su Schedule C. Ordenar los años anteriores, los formularios faltantes o la situación laboral de los trabajadores exige revisar juntos sus declaraciones, registros de pagos y formularios, y ahí es donde ayuda un profesional de impuestos.

Reúna:

• los contratos con clientes y todos los Forms 1099-NEC que recibió;
• cada pago a cada subcontratista, con su fecha, monto y trabajo, más sus facturas y Forms W-9;
• sus recibos de materiales.

¿Por qué el IRS espera el monto bruto en la línea 1 del Schedule C?

El Schedule C empieza con todo lo que el negocio recibió y luego resta los costos, y el IRS compara la línea 1 con lo que informan los clientes. La línea 1 es para los ingresos brutos de su oficio o negocio, y las instrucciones indican declarar todos los ingresos del negocio de todas las fuentes, llegue o no un formulario.

Tres razones hacen que el monto neto sea un mal punto de partida:

• El formulario muestra el pago, no adónde fue. Las instrucciones del 1099-NEC indican a los pagadores informar en la casilla 1a el pago por servicios, incluidos las piezas y los materiales cuando suministrarlos fue algo secundario al servicio. Un formulario por el trabajo completo no es incorrecto porque a usted le quedó poco.
• El IRS usa el formulario para revisar su declaración. Las mismas instrucciones dicen que el IRS usa la información de las casillas para determinar si el receptor declaró correctamente el pago.
• El ingreso que usted dirige a otra persona sigue siendo suyo. La Publication 334 dice que todo el ingreso que usted gana tributa a su nombre y que no puede evitar el impuesto haciendo que se pague a un tercero; su ejemplo es el alquiler pagado a su hijo. Pasar sus ganancias a una cuadrilla no las saca de los ingresos brutos; el pago se convierte en un costo que usted deduce si califica. Si el dinero que un cliente pagó directamente a otra persona eran ganancias suyas o de esa persona depende de los hechos; consulte la sección sobre el receptor nominal más abajo.

¿Mis ingresos brutos son el pago completo del cliente cuando la mano de obra y los materiales cuestan casi todo?

Generalmente sí: los ingresos brutos son el monto total que el cliente pagó por el trabajo. Pagar a una cuadrilla o comprar materiales no es un reembolso ni una rebaja de precio al cliente, así que esos costos se restan después como deducciones (Publication 334). El ejemplo del pintor más abajo muestra los números.

¿Dónde deduzco lo que pagué a mi cuadrilla o a mis subcontratistas?

El pago a subcontratistas que no son sus empleados va en la línea 11, mano de obra contratada. El pago a empleados va en la línea 26, salarios. Los números de línea siguientes corresponden al Schedule C publicado más reciente y a sus instrucciones; verifíquelos en el formulario del año que le corresponda.

Deduzca cada pago una sola vez. Las instrucciones de la línea 11 indican omitir la mano de obra contratada que se dedujo en otra parte, como en la línea 17, 21, 26 o 37.

Un negocio de servicios, como un pintor o un carpintero, normalmente no tiene costo de los bienes vendidos. La Publication 334 dice que ese capítulo no se aplica a un negocio de servicios personales, salvo que también venda los materiales que usa normalmente o los cobre aparte. Para los costos del trabajo que se muestran arriba de la ganancia bruta, consulte costo de los bienes vendidos en un negocio de servicios.

¿Cuáles de las personas a quienes pagué necesitan su propio Form 1099-NEC, y para cuándo?

Generalmente, una persona a quien usted pagó necesita un Form 1099-NEC si le pagó al menos $2,000 por servicios de su negocio durante el año. Para años anteriores el umbral era $600; a partir de los pagos hechos en 2027, el monto se ajusta por inflación. Los formularios por los pagos de este año fiscal vencen para el receptor y para el IRS el 1 de febrero de 2027 (instrucciones del Form 1099-NEC).

Sume lo que pagó a cada persona en todos los trabajos del año, incluidos las piezas y los materiales que fueron secundarios a un servicio. Los salarios de empleados van en el Form W-2, y los pagos a una corporación generalmente no necesitan un Form 1099-NEC, con la excepción de los abogados. Los pagos con tarjeta de crédito o débito, y ciertos pagos mediante redes de pago de terceros, los informa la empresa de pagos en el Form 1099-K; los cheques y el efectivo no están en esa excepción, así que cuentan. Los pagos a personas extranjeras pueden informarse en el Form 1042-S (instrucciones generales); consulte cómo pagar a contratistas en el extranjero.

Si retuvo impuesto federal sobre la renta como retención adicional, presente un Form 1099-NEC para esa persona por cualquier monto (instrucciones generales). Una persona que no le da su número de identificación fiscal puede activar la retención, y un pagador que no retiene cuando debe hacerlo puede adeudar el impuesto no cobrado.

La declaración pregunta sobre esto. La línea I del Schedule C pregunta si hizo pagos que requerían Forms 1099, y la línea J pregunta si los presentó o los presentará.

Qué contratistas reciben un Form 1099-NEC explica las reglas sobre quién, cuánto, cuándo y si su estado quiere una copia. El caso de un subcontratista que no entrega un Form W-9 se explica en cómo obtener el número de identificación fiscal de los contratistas. Los formularios que nunca se enviaron y la multa correspondiente se explican en formularios tardíos de contratistas y empleados.

¿Qué pasa si algunas de las personas a quienes pagué en realidad son mis empleados?

El pago a un trabajador que es empleado según las reglas del IRS generalmente va en la línea 26 como salarios, con retenciones de nómina e impuestos del empleador, y no en la línea 11 como mano de obra contratada. El monto de la línea 1 no cambia; cambia la deducción, y puede deberse impuesto sobre el empleo por ella.

El IRS examina toda la relación (IRS: contratista independiente o empleado):

• De comportamiento: si usted controla o tiene derecho a controlar lo que hace el trabajador y cómo lo hace.
• Financiero: cómo se paga al trabajador, si se reembolsan sus gastos y quién proporciona las herramientas y los suministros.
• De la relación: si hay contratos escritos o beneficios propios de un empleado, si el trabajo continúa y si es una parte clave de su negocio.

Ningún factor decide por sí solo. Un negocio que trata a un empleado como contratista sin una base razonable puede ser responsable de los impuestos sobre el empleo de ese trabajador, y la Publication 334 agrega una multa. El alivio de la sección 530 puede proteger a un negocio que tenía una base razonable, presentó los Forms 1099 de manera uniforme y no trató como empleado a ningún trabajador similar; continúa en los años posteriores mientras se cumplan esas condiciones, y declarar a los trabajadores en el Form W-2 lo termina (IRS: alivio de la sección 530).

Un propietario único debe personalmente los impuestos sobre el empleo como empleador (secciones 3111 y 3403). Una LLC de un solo miembro es su propio empleador para los impuestos sobre el empleo, pero un propietario que controló los pagos puede deber personalmente la parte de fondos retenidos en fideicomiso (trust fund) conforme a la sección 6672 si el incumplimiento fue intencional (Regulations section 301.7701-2; IRS: multa por recuperación de fondos en fideicomiso).

Contratistas que podrían ser empleados explica la prueba, el alivio de la sección 530, quién puede deber el impuesto personalmente y los plazos, y cómo corregir declaraciones anteriores.

El Form 1099-NEC es mayor que lo que me pagó mi cliente: ¿qué hago?

Algunas causas, enumeradas abajo, significan que el formulario es correcto. Si es incorrecto, pida al pagador un formulario corregido (Publication 17). Si el pagador no corrige un formulario que usted considera incorrecto, las instrucciones del Schedule C exigen una declaración que explique la diferencia cuando los montos de la casilla de compensación de no empleados (casilla 1 en formularios anteriores, casilla 1a en el más reciente) suman más que la línea 1. Conserve la prueba de que el formulario es incorrecto y pida a un profesional de impuestos que revise su posición antes de presentar, porque la declaración no coincidirá con lo que recibió el IRS.

Una declaración con un monto menor que el formulario de un cliente puede generar un aviso por falta de coincidencia. Consulte cómo responder a un aviso del IRS por ingresos no declarados.

¿Qué pasa si el Form 1099-NEC incluye dinero que solo reembolsó mis materiales o combustible?

Un formulario que incluye costos que su cliente reembolsó no es necesariamente incorrecto. Las instrucciones del 1099-NEC colocan en la casilla 1a las piezas y los materiales suministrados como parte de un servicio, y también el reembolso de viajes que usted no justificó ante el pagador. Declare el monto del formulario en la línea 1 y deduzca cada costo en la línea donde corresponde.

Conserve las facturas de los proveedores que muestran lo que compró. Si su cliente reembolsó costos que usted justificó y el formulario igual los cuenta, consulte Form 1099-NEC que incluye gastos reembolsados.

¿Qué pasa si una parte del Form 1099-NEC en realidad pertenece a otra persona?

Generalmente, si usted recibe un Form 1099 por montos que en realidad pertenecen a otra persona, usted es un receptor nominal (nominee). Presenta un Form 1099 del mismo tipo para cada otro propietario, con la parte de esa persona, y entrega una copia a cada uno. Anótese usted como pagador y al otro propietario como receptor. El Form 1096 se usa solo con la presentación en papel; quien presente 10 o más declaraciones informativas en el año debe presentarlas por vía electrónica (instrucciones generales, declaraciones del receptor nominal). Un cónyuge no está obligado a presentar una declaración de receptor nominal por montos que pertenecen al otro cónyuge. El receptor nominal, no el pagador original, presenta estos formularios.

En el Schedule C, la línea 1 puede entonces ser menor que el total del formulario si adjunta una declaración que explique la diferencia (instrucciones del Schedule C).

La regla del receptor nominal no sirve para restar el pago de una cuadrilla. El dinero que usted paga a sus propios ayudantes por trabajo en su proyecto fue primero suyo, así que se queda en la línea 1 y el pago es una deducción. Las instrucciones del IRS no definen cuándo el dinero pertenece realmente a otra persona, así que la respuesta depende de los hechos. Conserve el contrato y los mensajes que muestren de quién era el dinero y a quién le debía el cliente. Un formulario de una aplicación de pagos o de un procesador de tarjetas tiene su propia guía: un formulario de una aplicación de pagos por ventas de otra persona.

¿Cómo se calcula el impuesto por trabajo independiente sobre lo que me quedó?

El impuesto por trabajo independiente se calcula sobre la ganancia neta, no sobre la línea 1. La ganancia neta de la línea 31 del Schedule C pasa a la línea 2 del Schedule SE (instrucciones del Schedule C). El Schedule SE aplica 92.35% a esa ganancia neta para obtener el monto sujeto al impuesto (Topic 554).

La tasa es 15.3%: 12.4% para el Seguro Social, que se detiene en un límite salarial anual, y 2.9% para Medicare. Generalmente lo debe cuando las ganancias netas del trabajo independiente llegan a $400 o más. La mitad del impuesto es deducible al calcular el ingreso bruto ajustado (Topic 554). Los salarios de otro empleo cuentan para el mismo límite salarial del Seguro Social, y el Impuesto Adicional de Medicare (Additional Medicare Tax) puede aplicarse a ingresos combinados más altos (Schedule SE; Topic 554).

El pago a la cuadrilla reduce su impuesto solo si se deduce en la declaración y usted puede respaldarlo.

¿Cambia algo para una LLC con varios miembros o una sociedad de personas?

Una LLC con varios miembros que tributa como sociedad de personas presenta el Form 1065, no el Schedule C. El formulario del Schedule C dice que las sociedades de personas generalmente deben presentar el Form 1065, y las instrucciones para el receptor en el Form 1099-NEC envían la compensación de no empleados de una sociedad de personas al Form 1065 y a los Schedules K-1 de los socios. Consulte cómo tributan las sociedades de personas.

Los cónyuges pueden ser una excepción. Si usted y su cónyuge son los únicos propietarios del negocio como bienes comunitarios (community property), pueden tratarlo como una empresa individual. Si lo poseen juntos fuera de una LLC, pueden elegir ser una empresa conjunta calificada (qualified joint venture) y presentar cada uno un Schedule C; eso exige que ambos participen de forma material, que no haya otros propietarios y que presenten una declaración conjunta, y una LLC no califica. Cada cónyuge declara entonces una parte en un Schedule C separado, por lo que la línea 1 puede ser menor que un formulario emitido a nombre de uno de ustedes, lo que exige la declaración adjunta (instrucciones del Schedule C). De lo contrario, los copropietarios son socios. Consulte LLC de cónyuges y de familia.

El propietario de una LLC de un solo miembro que se ignora para efectos fiscales usa el Schedule C, salvo que la LLC haya elegido tributar como corporación (Form 8832), en cuyo caso presenta su propia declaración corporativa (instrucciones del Schedule C).

¿Qué registros prueban el traspaso si el IRS los pide?

Registros que vinculen cada pago de un cliente con lo que usted pagó. Sus libros deben mostrar el ingreso bruto, las deducciones y los créditos, y sus documentos de respaldo deben mostrar el monto pagado y que fue por un gasto del negocio (Publication 583).

Los pagos en efectivo necesitan su propia prueba; consulte cómo pagar a subcontratistas en efectivo. Para saber cuánto tiempo conservar estos registros, consulte cuánto tiempo conservar los registros del negocio.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos; todos los montos están en dólares estadounidenses. Suponga pagos en 2026 a personas de EE. UU. por cheque o transferencia bancaria, sin retención adicional, y propietarios sin otros salarios ni ingresos de trabajo independiente.

Un pintor con una cuadrilla

El Form 1099-NEC del cliente muestra US$80,000. El pintor pagó US$50,000 a una cuadrilla de contratistas y compró US$10,000 en pintura.

• Línea 1, ingresos brutos: US$80,000.
• Línea 11, mano de obra contratada: US$50,000.
• Línea 22, suministros: US$10,000.
• Ganancia neta antes de otros costos: US$20,000, que es lo que le quedó.

Deduce la pintura como suministros; un pintor que además vende o cobra aparte la pintura puede estar sujeto al costo de los bienes vendidos, como se explicó arriba.

El impuesto por trabajo independiente se calcula sobre esos US$20,000: US$20,000 × 92.35% × 15.3%, unos US$2,800, antes de otros costos y deducciones. Si hubiera declarado solo US$20,000 en la línea 1, quedaría US$60,000 por debajo del formulario, y su declaración no coincidiría con lo que informó el cliente. Cada miembro de la cuadrilla a quien se le pagó al menos el umbral del año recibe un Form 1099-NEC.

Una líder de agencia y cinco trabajadores independientes

Un cliente pagó US$30,000 a una líder de agencia por un proyecto. Ella pagó a cinco trabajadores independientes un total de US$22,000: US$6,000, US$6,000, US$5,000, US$4,000 y US$1,000, que fue todo lo que les pagó a cada uno ese año.

Ella declara US$30,000 en la línea 1 y US$22,000 como mano de obra contratada, lo que deja US$8,000 de ganancia neta antes de otros costos. A los primeros cuatro se les pagó a cada uno más que el umbral, así que presenta y envía a cada uno un Form 1099-NEC. Al trabajador independiente a quien se le pagó US$1,000 se le pagó menos que el umbral de 2026, así que no se necesita formulario por ese pago. Para los pagos hechos antes de 2026 el umbral era US$600, y ese trabajador también habría necesitado uno.

Una fotógrafa y un formulario que incluye dinero de otra persona

El Form 1099-NEC de un cliente a una fotógrafa muestra US$12,000. Suponga que el cliente le debía US$3,000 de ese monto a una segunda fotógrafa, y le pidió que se los entregara.

Si los US$3,000 realmente pertenecían a la segunda fotógrafa, lo cual es una cuestión de hechos, ella sería un receptor nominal por esa parte. Declararía US$9,000 en la línea 1, adjuntaría una declaración que explique la diferencia de US$3,000 y presentaría un Form 1099-NEC a la segunda fotógrafa por US$3,000. Si en cambio contrató a la segunda fotógrafa para ayudarla en su propio trabajo, los US$12,000 completos son suyos y los US$3,000 son mano de obra contratada en la línea 11. En cualquiera de los dos casos, la segunda fotógrafa llegó al umbral, así que le envía un Form 1099-NEC por US$3,000.

¿Su caso es distinto?

• Sus declaraciones anteriores informaron solo lo que le quedó: la línea 1 fue menor que los formularios que presentaron sus clientes, y puede llegar un aviso. Consulte cómo enmendar por ingresos omitidos en declaraciones anteriores y cómo responder a un aviso por ingresos no declarados, y busque ayuda con impuestos individuales para los años presentados y ayuda con la contabilidad para reconstruir lo que pagó cada cliente y lo que fue a cada subcontratista.
• No puede relacionar cada pago de un cliente con lo que usted pagó: el dinero del negocio y el personal pasan por una sola cuenta, o no hay una lista de a quién se pagó qué y por cuál trabajo. Consulte la sección de registros arriba y busque ayuda con la contabilidad para reconstruir un registro de pagos trabajo por trabajo.
• Nunca presentó algunos años: consulte gastos del Schedule C en años sin presentar y busque ayuda con impuestos individuales.
• Ningún Form 1099-NEC llegó a sus subcontratistas, un subcontratista nunca le dio un número de identificación fiscal, o a algunos se les pagó en efectivo: consulte formularios tardíos de contratistas y empleados, cómo obtener el número de identificación fiscal de los contratistas y cómo pagar a subcontratistas en efectivo, y busque ayuda con la contabilidad para reconstruir un registro de pagos de cada subcontratista.
• Su cuadrilla parece formada por empleados: consulte contratistas que podrían ser empleados antes de elegir dónde deducir su pago, y busque ayuda con impuestos individuales si las declaraciones anteriores ya lo dedujeron como mano de obra contratada.
• Su Form 1099-NEC incluye reembolsos, el mismo pago aparece en un Form 1099-K, o el formulario de un cliente es incorrecto, está duplicado o corresponde a otro año: consulte gastos reembolsados en un formulario de contratista y el mismo ingreso en dos formularios de impuestos. Si el pagador no corrige un formulario incorrecto, busque ayuda con impuestos individuales antes de presentar una declaración que difiera de él.
• Usted es propietario del negocio junto con otra persona, incluido un cónyuge: consulte LLC de cónyuges y de familia, si una LLC con varios miembros necesita un CPA y ayuda con impuestos para corporaciones y sociedades de personas.