Auditoría del Schedule C: gastos que el IRS cuestiona y pruebas

¿Cómo es que otros negocios pequeños parecen deducirlo todo?

Nadie puede deducirlo todo. Todo gasto del Schedule C debe ser ordinario y necesario para el negocio, no personal y comprobable (Publicación 334; sección 162). Un propietario que parece deducirlo todo puede tener costos reales distintos, un año que nadie ha revisado todavía, o gastos personales contados como del negocio. Las formas legales de pagar menos impuestos están en cómo reducir los impuestos de su negocio.

Las líneas que piden más que un estado de cuenta bancario son automóvil y camioneta, viajes y comidas, oficina en casa, mano de obra contratada, equipo y totales grandes de «otros gastos». Abajo se explica la prueba que cada una necesita, aunque ninguna de las páginas del IRS citadas aquí clasifica las líneas por riesgo.

Una declaración que nunca fue auditada no está aprobada. En general, el IRS puede incluir en una auditoría las declaraciones presentadas en los últimos tres años, puede añadir años si encuentra un error sustancial y normalmente no retrocede más de seis (auditorías del IRS). Por ley, el plazo para determinar el impuesto es, en general, de tres años desde la presentación; de seis si se omitió más de 25% del ingreso bruto; y sin límite si no se presentó declaración o si la declaración fue fraudulenta (sección 6501).

Su caso no es sencillo si los gastos de automóvil, oficina en casa u «otros gastos» son grandes, si los gastos son altos frente a los ingresos, si se mezcla el dinero del negocio con el personal, si hay años sin presentar o si llegó una carta del IRS. Si ya llegó una carta, empiece por cómo funciona una auditoría del IRS a un negocio pequeño. Reúna primero:

• Los estados de cuenta de todas las cuentas y tarjetas del negocio
• Los recibos o facturas ordenados por línea del Schedule C
• Un registro de millas
• Los pies cuadrados de su vivienda y del espacio de trabajo
• Todos los Forms 1099 que recibió o emitió

¿Qué hace que un gasto del Schedule C sea deducible?

Un gasto es deducible cuando es ordinario, necesario, pagado o incurrido para su negocio en ese año, y no es personal (sección 162(a); sección 262).

Las multas y sanciones pagadas a un gobierno por violar una ley no son deducibles (instrucciones del Schedule C).

¿Cómo demuestro que un gasto es del negocio?

Conserve tres cosas por cada gasto: la prueba de que pagó, un documento que muestre qué fue y el motivo comercial. La carga de la prueba es suya y, en general, necesita evidencia documental como recibos, cheques cancelados o facturas (carga de la prueba del IRS).

• Prueba de pago: un cheque cancelado, o un estado de cuenta que muestre el monto, el beneficiario y la fecha en que se registró. El pago por sí solo no establece una deducción (Publicación 583).
• Qué fue: una factura, un recibo o un comprobante de venta que muestre el monto y que el costo fue para el negocio.
• Por qué fue del negocio: una nota hecha en su momento, cuando el propósito no es evidente por el artículo, como quién asistió a una comida y de qué se trató.

Los gastos de viaje, regalos y automóvil tienen reglas más estrictas, que se explican abajo. Consulte los requisitos de recibos del IRS para saber qué debe mostrar un recibo válido, cómo llevar registros siendo trabajador independiente para un sistema de todo el año y las compras en efectivo, y recibos perdidos de gastos del negocio si ya no tiene los recibos.

¿Cómo elige el IRS una declaración del Schedule C para auditarla, y se vigilan más ciertas categorías?

Las páginas del IRS citadas aquí no enumeran los tipos de gastos que audita. Sí describen estas formas de elegir una declaración (auditorías del IRS; Publicación 556, una edición anterior):

• Revisión por computadora y muestra aleatoria. Las declaraciones se comparan con las «normas» de declaraciones similares, y algunas se eligen solo por una fórmula estadística.
• Cruce de documentos. Los ingresos de los Forms 1099 o W-2 no coinciden con la declaración.
• Una partida dudosa. Se puede elegir una declaración para revisar cómo se trató una partida y para estudiar cómo manejan los contribuyentes similares el mismo asunto tributario.
• Revisiones relacionadas y otra información. La declaración involucra a un socio, un inversionista u otro contribuyente cuya declaración fue elegida, o el IRS recibió información externa, que primero evalúa para ver si es confiable.

Ser elegido no significa que haya un error, y la Publicación 556 indica que muchas revisiones terminan con un reembolso o con la declaración aceptada sin cambios. Ninguna de las dos páginas dice qué líneas o montos pesan en la comparación, así que una lista de líneas «de alerta» es una suposición, no un hallazgo del IRS.

El IRS también publica guías de técnicas de auditoría para sus examinadores, casi todas por industria, y una de ellas trata las actividades sin fines de lucro. Si su industria tiene una, describe los asuntos comunes en las auditorías de esa industria. Una auditoría comienza por correo, con una solicitud escrita de documentos específicos; consulte cómo funciona una auditoría del IRS a un negocio pequeño.

¿Qué líneas del Schedule C generan más preguntas y qué prueba respalda cada una?

Estas son las líneas en las que la ley pide más que un estado de cuenta bancario, o en las que se mezcla el uso del negocio con el personal.

Fuentes: Schedule C y sus instrucciones; Publicación 463; Publicación 587. Los números de línea siguen el Schedule C más reciente publicado; las líneas pueden cambiar de un año a otro, así que revise el formulario que presenta.

¿Qué prueba necesitan los gastos de automóvil, viaje y comidas?

Para viajes, regalos y propiedad listada como un automóvil de pasajeros, no se permite ninguna deducción a menos que usted compruebe, con registros adecuados u otra evidencia que respalde su propia declaración, el monto, la hora y el lugar del viaje (o la fecha y la descripción de un regalo), el propósito comercial y, en un regalo, la relación comercial de la persona que lo recibió (sección 274(d)). Las estimaciones y las declaraciones sin respaldo no cuentan (26 CFR 1.274-5T; Publicación 463).

• Automóvil. Por cada uso comercial: fecha, destino, propósito y millas, más el total de millas del automóvil en el año. Manejar entre su casa y un lugar de trabajo habitual es el trayecto al trabajo y no es deducible; manejar desde una vivienda que es su lugar principal de negocio hasta otro lugar de trabajo del mismo negocio no es trayecto al trabajo (instrucciones del Schedule C).
• Viajes. Un viaje fuera de casa es un viaje fuera de la zona general de su domicilio fiscal (tax home, su lugar principal de negocio, sin importar dónde viva su familia), que dura sustancialmente más que una jornada normal de trabajo y requiere dormir o descansar. Por cada viaje así, conserve el costo de cada gasto, las fechas de salida y regreso, el destino y el propósito comercial. Conserve un recibo del alojamiento y de cualquier otro gasto de $75 o más; se excusa un recibo de transporte que no esté disponible con facilidad. Si usa la asignación estándar para comidas durante el viaje, no tiene que conservar el costo real de esas comidas, pero sí los registros de la hora, el lugar y el propósito comercial del viaje (instrucciones del Schedule C; Publicación 463).
• Comidas. En la mayoría de los casos solo es deducible 50%, y el entretenimiento en general no es deducible (sección 274; instrucciones del Schedule C). Las comidas de negocios también tienen condiciones sobre quién está presente, para quién es la comida y si es lujosa. Anote la fecha, el lugar, el propósito comercial y quién asistió; el recibo del restaurante debe mostrar el nombre y la ubicación, el número de personas, la fecha y el monto (Publicación 463).

No se exige un registro llevado en el momento, pero un registro hecho en el momento o cerca de él y respaldado por documentos pesa mucho más que una declaración preparada después. Un registro llevado durante parte del año puede respaldar la proporción de uso comercial de todo el año si otra evidencia muestra que ese período fue representativo (26 CFR 1.274-5T; Publicación 463).

Detalles: requisitos del registro de millas, tasa estándar por milla o gastos reales del automóvil, deducción de comidas de negocios. Si no llevó un registro, consulte cómo reconstruir un registro de millas.

¿Qué exige la deducción por oficina en casa?

Una parte de su vivienda debe usarse de forma regular y exclusiva para el negocio, y debe ser su lugar principal de negocio, un lugar donde se reúne con clientes o una estructura separada (Publicación 587; sección 280A(c)(1)).

• Exclusivo y regular: un área específica que se usa solo para el negocio, de forma regular. Puede ser una habitación o un espacio identificable por separado, sin pared permanente. Cualquier uso personal de la misma área no cumple la prueba, salvo que el espacio para guardar inventario o muestras de producto, y el espacio de guardería, tienen sus propias reglas. El uso comercial incidental u ocasional no es uso regular.
• Lugar principal de negocio: el IRS pesa la importancia relativa del trabajo hecho en cada lugar y el tiempo que se pasa allí. Una oficina en casa también califica si la usa de forma exclusiva y regular para trabajo administrativo o de gestión y no tiene otro lugar fijo donde haga una parte sustancial de ese trabajo.

También se aplica un límite de ingresos. Con gastos reales, los servicios públicos, el seguro, la depreciación y costos similares no pueden exceder el ingreso del negocio proveniente de la vivienda, después de restar los intereses hipotecarios y los impuestos sobre bienes raíces de la vivienda y los otros gastos del negocio; el Form 8829 arrastra el exceso a años futuros (Publicación 587; sección 280A(c)(5)). El método simplificado tiene su propio límite y no relaja las pruebas para calificar (instrucciones del Schedule C). Los registros deben mostrar la parte de la vivienda que se usa y su uso regular y exclusivo; con gastos reales, también deben mostrar los gastos y la depreciación de esa parte. Para elegir un método, consulte oficina en casa: método simplificado o gastos reales.

¿Qué pasa si un gasto es en parte personal?

Si un gasto se usa tanto para el negocio como para fines personales, deduzca solo la parte del negocio, dividida con una base que pueda demostrar. La parte personal, en general, no es deducible (Publicación 334).

• Un automóvil se divide según las millas manejadas para el negocio y las de uso personal (Publicación 463).
• Una vivienda se divide por área: el espacio del negocio frente a toda la vivienda. Un área usada tanto para el negocio como para fines personales, en general, no califica (Publicación 587).

Las facturas personales pagadas desde una cuenta del negocio deben separarse en los libros. Consulte gastos personales pagados desde la cuenta del negocio y cómo separar fondos del negocio y personales mezclados.

Mis gastos son altos frente a mis ingresos, o tengo una pérdida: ¿qué mira el IRS?

Los gastos altos se permiten cuando cada uno es ordinario, necesario, del negocio y comprobable. El IRS compara las declaraciones con las «normas» de declaraciones similares (auditorías del IRS), pero las páginas citadas aquí no las dan, así que cada línea necesita su propio respaldo. Cuando los gastos exceden los ingresos, el IRS también examina si la actividad es un negocio que se maneja para obtener ganancias. Un negocio tiene como propósito principal el ingreso o la ganancia y se lleva con continuidad y regularidad; un pasatiempo no califica (instrucciones del Schedule C). Si una actividad no tiene fines de lucro, su pérdida no puede compensar otros ingresos y su ingreso igual debe reportarse; sus gastos, en general, no son deducibles en absoluto, porque la deducción que permite la sección 183 para ellos es una deducción miscelánea detallada, que la sección 67 ahora no permite (hoja informativa del IRS sobre pasatiempos; sección 67; sección 183).

Por ley, se presume que una actividad con ganancia en 3 o más de 5 años consecutivos (2 de 7 en una actividad que consiste sobre todo en criar, entrenar, exhibir o hacer correr caballos) tiene fines de lucro, a menos que el IRS demuestre lo contrario. No cumplir esa presunción no convierte la actividad en un pasatiempo; el IRS pesa los hechos, entre ellos si se llevan libros completos, si se cambian los métodos para mejorar la rentabilidad y si las pérdidas continúan después del período necesario para llegar a una ganancia (hoja informativa del IRS sobre pasatiempos). Una actividad nueva puede elegir, en el Form 5213, retrasar la prueba de la presunción hasta el cierre del quinto año de la actividad (el séptimo en el caso de los caballos). Se presenta dentro de los tres años posteriores a la fecha de vencimiento, sin prórroga, de la declaración del primer año, o dentro de los 60 días posteriores a un aviso escrito del IRS que proponga rechazar las deducciones, si esto ocurre antes; en una declaración conjunta, ambos cónyuges hacen la elección. En general, extiende el plazo para determinar el impuesto de la actividad hasta dos años después de la fecha de vencimiento, sin prórroga, de la última declaración de ese período (Form 5213; sección 183(e)).

Otras reglas también pueden limitar la pérdida de un negocio real: límites ligados a cuánto tiene en riesgo, cuánto participó en dirigir el negocio y un tope anual a las pérdidas totales del negocio (líneas G y 32 del Schedule C, y el Form 461). Para ver todas las preguntas sobre pasatiempos y estos límites de pérdidas, consulte pérdidas del negocio. Para quienes revenden en línea, consulte pasatiempo o negocio.

¿Qué pasa si el IRS rechaza un gasto?

Si el IRS rechaza un gasto, su ganancia neta sube en ese monto. La ganancia neta de la línea 31 pasa tanto al Schedule 1 como al Schedule SE, así que pueden subir tanto el impuesto sobre la renta como el impuesto por trabajo independiente (instrucciones del Schedule C). Además:

• Multa relacionada con la exactitud: 20% de la parte del pago insuficiente que se debe a negligencia o descuido de las reglas, o a una subestimación sustancial (multa relacionada con la exactitud del IRS; sección 6662). La negligencia incluye no llevar libros y registros adecuados o no comprobar bien las partidas (26 CFR 1.6662-3). En el caso de una persona física, una subestimación es sustancial cuando excede lo que sea mayor entre 10% del impuesto correcto y $5,000; la proporción es 5% si la declaración reclama la deducción por ingreso empresarial calificado de la sección 199A. El IRS puede reducir la multa si usted actuó de buena fe y puede demostrar causa razonable.
• Intereses: se acumulan sobre el impuesto desde la fecha de vencimiento de la declaración, y sobre la multa relacionada con la exactitud desde la fecha de vencimiento, o desde la fecha de vencimiento con prórroga si se pidió una prórroga, a una tasa que puede cambiar cada trimestre (intereses del IRS; sección 6601(e)(2)(B)).
• Fraude: si el IRS establece que parte de un pago insuficiente se debe a fraude, se aplica una multa aparte de 75% sobre todo el pago insuficiente, excepto la parte que usted demuestre que no se debe a fraude, en lugar de la multa relacionada con la exactitud (sección 6663; sección 6662(b)).

Una auditoría termina sin cambios, con cambios acordados, o con cambios con los que usted no está de acuerdo y que puede apelar (auditorías del IRS). Para más información sobre intereses y multas, consulte cómo funciona una auditoría del IRS a un negocio pequeño. Si ya presentó una declaración con errores en los gastos, consulte cómo enmendar una declaración por errores en los gastos del negocio.

¿Qué debo revisar en cada línea antes de presentar?

1. Toda deducción se vincula con registros de respaldo. Compare los pagos del banco y de las tarjetas con los estados de cuenta y los recibos o facturas; las compras en efectivo, con un recibo o una nota hecha en el momento; y las deducciones calculadas (millas, depreciación, oficina en casa simplificada), con sus registros u hojas de cálculo. Los costos del hogar quedan fuera; divida las partidas mixtas por millas, área u otra base que pueda demostrar.
2. Automóvil, viajes, comidas y vivienda (líneas 9, 24a, 24b y 30). Los registros coinciden con la tabla de arriba: las millas del negocio, del trayecto al trabajo y otras suman el total de millas; los viajes y las comidas se registran por fecha, lugar y propósito; las comidas están en la proporción permitida y sin entretenimiento; el espacio de la vivienda está medido y se usa solo para el negocio y de forma regular; y las respuestas de la Parte IV (o de la Parte V del Form 4562) sobre la evidencia son verdaderas.
3. Otros gastos, línea 48. Cada uno está listado por tipo y monto, el equipo está en la depreciación o en una elección de puerto seguro documentada, y no se incluyen multas ni sanciones.
4. Forms 1099 y pérdida. Las líneas I y J están respondidas correctamente, cada Form 1099 que recibió coincide con los ingresos brutos, y una pérdida está respaldada por libros que muestran un esfuerzo por obtener ganancias.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos; las cifras están en dólares estadounidenses.

Costos del automóvil sin registro

Un consultor con US$90,000 de ingresos deduce US$12,000 de costos reales de automóvil y camioneta como si fueran de uso totalmente comercial, sin registro. Un automóvil de pasajeros es propiedad listada, así que la deducción requiere la fecha, el destino, el propósito y las millas de cada uso comercial y el total de millas del automóvil, no una estimación. Un registro reconstruido después necesita documentos que lo corroboren con solidez, como entradas del calendario y facturas de clientes. Si el registro reconstruido muestra 12,000 millas de negocio de 20,000 en total, el uso comercial sería de 60%, así que como máximo unos US$7,200 de los costos podrían ser del negocio, y solo en la medida en que los registros resistan; los otros US$4,800 son personales. Con la tasa estándar por milla, la deducción es, en cambio, las millas del negocio multiplicadas por la tasa del IRS, más estacionamiento y peajes, y se necesitan los mismos registros. Un uso comercial superior a 50% es también lo que permite que un automóvil use depreciación acelerada o una deducción de la sección 179; una caída posterior a 50% o menos devuelve a los ingresos la depreciación excedente anterior (Publicación 463).

Un escritorio en la sala

Una diseñadora deduce US$6,000 de gastos de vivienda por una «oficina» que es un escritorio en la sala de la familia. Si la familia también usa ese espacio, no cumple la prueba de uso exclusivo y la deducción puede negarse. Si un rincón definido se usa solo para trabajar y de forma regular, la proporción del negocio es el área de ese rincón frente a toda la vivienda, no la de toda la sala.

Tres años de pérdidas

Un vendedor en línea tiene US$20,000 de ingresos y US$30,000 de gastos por tercer año seguido, es decir, una pérdida cada año. Tres años seguidos de pérdida significan que no se cumple la presunción de ganancia, así que el IRS puede preguntar si la actividad se maneja para obtener ganancias. Los libros completos y los cambios para mejorar los resultados apoyan un sí; las pérdidas que continúan más allá del tiempo necesario para llegar a una ganancia apuntan en sentido contrario. Si este es el tercer año de la actividad, la elección del Form 5213 descrita arriba aún puede estar disponible. Si es un pasatiempo, los US$20,000 igual deben reportarse y los gastos, en general, no son deducibles contra ellos, así que la pérdida no puede compensar otros ingresos.

¿Su caso es distinto?

Estas situaciones van más allá de las reglas anteriores, porque la respuesta depende de sus propios registros:

• Deduce un total grande de automóvil, oficina en casa u otros gastos, y los registros son escasos: puede ser necesario reconstruir el respaldo línea por línea antes de presentar una declaración o contestar una carta. Consulte recibos perdidos, cómo reconstruir un registro de millas y ayuda con la contabilidad.
• Sus gastos son altos frente a los ingresos, o tiene una pérdida: los libros y registros completos son una de las preguntas que plantea la prueba de ganancia. Consulte pérdidas del negocio y ayuda con la contabilidad.
• Llegó un aviso del IRS: consulte cómo funciona una auditoría del IRS a un negocio pequeño y qué hacer con un aviso del IRS a su negocio. Hacer coincidir los registros con cada línea es trabajo de contabilidad: ayuda con la contabilidad.
• Un año ya presentado tiene gastos de los que ahora duda: consulte cómo enmendar una declaración por errores en los gastos del negocio. Revisar los registros detrás de la duda es trabajo de contabilidad: ayuda con la contabilidad.
• Hay años que nunca se presentaron, o los libros están atrasados: consulte gastos del Schedule C en años sin presentar, cómo ponerse al día con libros atrasados y multas por no llevar registros del negocio. Los años omitidos suelen requerir reconstruir los libros a partir de estados de cuenta y registros antes de poder preparar una declaración: ayuda con la contabilidad.
• Usted o el negocio están en parte fuera de EE. UU.: consulte declaración de no residente por ingresos del negocio.