Contabilidad para family offices: libros, K-1 y declaraciones

¿Quién lleva la contabilidad y las declaraciones: una oficina familiar de una sola familia, una multifamiliar o una firma de CPA externa?

Una sola firma de CPA externa puede coordinar la contabilidad, las conciliaciones de fondos y las declaraciones de toda la familia. Empiece por listar las entidades y personas que cubre su contrato de servicios.

La tabla muestra quién hace el trabajo normalmente, según lo que establezca el contrato de servicios; no son paquetes de servicios exigidos por el gobierno.

Pida un alcance por escrito que cubra cada entidad y cada miembro de la familia, los entregables y la información faltante; vea impuestos y contabilidad para fondos y family offices. Un contrato solo de declaraciones puede dejar en manos de la familia la contabilidad continua, el pago de facturas y los informes de patrimonio neto.

Las preguntas sobre la estructura legal y la deducción de los gastos de la oficina se tratan en Estructura tributaria de una oficina familiar.

¿Qué declaraciones presenta cada año una estructura familiar típica?

La clasificación tributaria de cada contribuyente determina su declaración federal. El nombre de una LLC no basta para saber si declara como sociedad de personas, como corporación o dentro de la declaración de su propietario.

En EE. UU., una LLC nacional con varios miembros por lo general tributa por defecto como sociedad de personas (reglas de clasificación del IRS).

La tabla muestra las fechas de vencimiento habituales para un año calendario, sin prórrogas. Las reglas sobre fines de semana y feriados legales pueden mover una fecha; los ejercicios fiscales no calendario, los años cortos y ciertos fideicomisos especiales tienen fechas propias.

En EE. UU., un fideicomiso que se trata como propiedad total de un otorgante por lo general usa una declaración del propietario en lugar de un K-1 para beneficiarios cuando presenta el Form 1041; los fideicomisos que son del otorgante solo en parte requieren un tratamiento separado de cada porción (instrucciones del Form 1041).

Cuando muere el otorgante de un fideicomiso revocable, obtenga un nuevo EIN y revise si corresponde presentar un Form 1041 aparte. El fiduciario y el albacea de la sucesión, si lo hay, pueden elegir el tratamiento como sucesión según la sección 645 en el Form 8855 a más tardar en la fecha de vencimiento, con prórrogas, de la primera declaración de impuesto sobre la renta de la sucesión o del fideicomiso declarante (IRS).

Antes de transferir acciones de una corporación S a un fideicomiso, verifique que el fideicomiso pueda ser accionista. Si hace falta una nueva elección, el beneficiario actual de los ingresos firma la elección de fideicomiso calificado del subcapítulo S (QSST); el fiduciario firma la declaración de elección de fideicomiso electivo de pequeña empresa (ESBT). El plazo habitual para presentarla es de 2 meses y 16 días a partir de la fecha de la transferencia. Ciertos fideicomisos posteriores a una muerte pueden hacer la elección durante los 2 años de elegibilidad temporal o durante ese plazo de elección a partir del día siguiente (reglamento). Si no se cumple, puede terminar la condición de corporación S, pero existe alivio por elección tardía para quien califique dentro de los 3 años y 75 días desde la fecha de vigencia prevista (IRS); vea Cómo tributan las corporaciones S.

El donante paga el impuesto sobre donaciones. Si no lo paga, la sección 6324(b) puede hacer al receptor personalmente responsable hasta el valor de la donación. El gravamen del impuesto sobre donaciones puede durar 10 años desde la donación; una determinación aparte contra el receptor por lo general da 10 años para cobrar, sujeto a extensiones (IRS).

Presente un Form 7004 por separado para cada declaración de empresa o fideicomiso que corresponda, a más tardar en su fecha de vencimiento original (IRS). Pida las prórrogas de las declaraciones individuales o de donaciones a más tardar en sus fechas límite; vea Qué declaraciones presenta su empresa. Las prórrogas para presentar por lo general no extienden el plazo para pagar (declaraciones individuales, Form 709).

Las declaraciones estatales requieren una revisión aparte de la residencia, las inversiones y la actividad de cada entidad; vea Declaraciones estatales para inversores en fondos.

Esta tabla cubre las declaraciones federales nacionales más comunes. Señale los propietarios extranjeros, los familiares en el exterior y las inversiones fuera del país para una revisión de declaraciones transfronterizas; vea Declaraciones de una LLC de un solo miembro con propietario extranjero sobre las declaraciones informativas que pueden aplicar aunque la LLC no presente una declaración de impuesto sobre la renta propia (IRS).

¿Cómo se cuadran los llamados de capital, las distribuciones y los estados de los fondos con los K-1?

Mantenga identificables por separado las operaciones en efectivo, el valor informado y los registros fiscales de cada fondo. Una conciliación explica las diferencias; no obliga a que cada saldo sea igual al K-1.

Para un aporte en efectivo a un fondo que es sociedad de personas, registre el pago en la cuenta de inversión de la entidad suscriptora y conserve el aviso del llamado de capital. Un compromiso no desembolsado va en un anexo de compromisos aparte. Pida al contador que revise los avisos que incluyan comisiones, préstamos o aportes que no sean en efectivo antes de elegir los asientos.

Para una distribución, relacione el cobro con el aviso del fondo y el registro bancario. Identifique si el pago reduce el saldo de la inversión o tiene otro tratamiento según la base contable de los libros; no registre automáticamente cada cobro como ingreso gravable. Los ingresos de una sociedad de personas deben declararse se distribuyan o no, y las distribuciones tienen su propio tratamiento fiscal (instrucciones del K-1 para el socio).

Mantenga un anexo por cada entidad inversora y cada fondo con:

• Saldo inicial de la inversión y la base contable utilizada.
• Aportes, distribuciones y transferencias, vinculados a avisos con fecha y a movimientos bancarios.
• Ingresos, cambios de valoración y otros ajustes según esa base contable.
• Saldo final, fecha del estado de cuenta y cualquier diferencia sin resolver.
• Una conciliación aparte del capital fiscal, el registro de la base fiscal y los anexos del K-1.

El estado de valor neto de los activos (NAV) de un administrador mide el valor de la inversión según su base de información, mientras que la partida L del K-1 informa el capital fiscal cuando se exige; vea Capital fiscal y asignaciones de un fondo para entender por qué difieren (instrucciones del Form 1065).

La base fiscal es el monto fiscal que se usa para medir la ganancia y limitar la deducción de pérdidas de la participación en el fondo; el saldo de capital de la partida L del K-1 no la establece. Cada socio debe mantener un registro de su base fiscal, incluidas las deudas pertinentes y los ajustes propios de cada socio (IRS). Traslade ese registro cuando cambie de contador.

¿Cómo organizar la contabilidad cuando el software no puede consolidar de 20 a 30 entidades?

Lleve un libro mayor separado para cada entidad, con cuentas comunes para operaciones comparables. Arme el resumen familiar a partir de esos libros.

El IRS indica que cada negocio separado debe tener registros completos y propios, incluidos los documentos de respaldo (Publication 583). En las sociedades de personas que completan el Schedule L, el balance general debe coincidir con los libros de la sociedad; adjunte una declaración que explique las diferencias (instrucciones del Form 1065).

Use los mismos nombres de cuenta para efectivo, inversiones, préstamos, aportes, distribuciones y gastos cuando signifiquen lo mismo. Agregue cuentas solo cuando la actividad de una entidad las requiera. Mantenga vinculados a cada operación el propietario legal, el contribuyente, la cuenta bancaria y la suscripción al fondo.

Documente si cada transferencia es un préstamo, un aporte, una distribución o un reembolso de gastos, y regístrela de forma coherente en los libros de ambas entidades. Concilie las cuentas por cobrar y por pagar cuando quede un monto pendiente. Registre los aportes y las distribuciones en las cuentas de inversión y de capital que correspondan, en lugar de crear automáticamente un saldo de préstamo (IRS). Que la familia sea propietaria de ambas entidades no decide por sí solo el asiento.

¿Qué incluyen los informes consolidados de una oficina familiar?

Defina el informe en el contrato de servicios: patrimonio neto de gestión, un pronóstico de efectivo o estados financieros para un prestamista. Para un informe de gestión, especifique las entidades incluidas, las participaciones de propiedad, las fechas de valoración y la base contable. Elimine los saldos duplicados dentro de ese alcance, para que un préstamo de la familia a su propia LLC incluida no infle el patrimonio neto. Guarde esos ajustes en el anexo del informe y conserve los registros de cada entidad.

¿Cómo hacer seguimiento de 30 o más K-1, prórrogas e impuestos estimados?

Use un solo registro que vincule cada K-1 esperado con su receptor legal y con la declaración que lo utiliza. Una LLC familiar que invierte en fondos necesita la información fiscal de los fondos antes de poder cerrar sus propias asignaciones y los K-1 de sus miembros.

Registre los nombres del fondo y del inversor, los números de identificación fiscal, la fecha de llegada esperada, la fecha de recepción, los anexos, las correcciones y el revisor. Anote las fechas de vencimiento original y prorrogada de cada declaración afectada, la aceptación de la prórroga y la aceptación de la declaración. Para cada pago de impuestos estimados o de prórroga, registre el contribuyente, la autoridad tributaria, la fecha de vencimiento, el monto previsto, quién lo prepara, quién lo aprueba y lo envía, y la confirmación del pago.

Avance por los niveles de propiedad en orden:

1. Concilie la contabilidad de las entidades y solicite todos los paquetes fiscales esperados de los fondos.
2. Identifique los paquetes faltantes antes de la fecha de vencimiento original de cada declaración afectada.
3. Pida prórroga por separado para cada entidad y persona afectada, y organice los pagos obligatorios.
4. Revise los K-1 y anexos que llegan de los fondos y luego prepare las declaraciones de las entidades receptoras y los K-1 que estas emiten.
5. Complete las declaraciones de los miembros y beneficiarios cuando la información de las entidades esté lista.

Las sociedades de personas deben entregar los K-1 a más tardar en la fecha de vencimiento de su declaración, prórrogas incluidas; la prórroga de un fondo no prorroga automáticamente las de sus inversores (instrucciones del Form 1065). Deje tiempo de revisión entre niveles en lugar de planear terminar todas las declaraciones el último día.

Si un Form 1065 obligatorio se presenta tarde, la sociedad de personas puede pagar $260 por cada socio que lo haya sido en cualquier parte del año fiscal, por mes o fracción de mes, hasta 12 meses, aunque no se deba impuesto sobre la renta (IRS, monto vigente). Puede aplicar el alivio para sociedades pequeñas o por causa razonable. La exención automática de multas (Automatic Exemption from Penalty) puede evitar la determinación de la multa en una declaración original elegible presentada dentro de los 3 años siguientes a su fecha de vencimiento original, con un historial de cumplimiento que califique para los 3 años anteriores (IRS). Vea Multas por presentación y pago tardíos.

Un Form 1041 presentado tarde por lo general genera una multa de 5% del impuesto impago por mes o fracción, hasta 25%, antes de cualquier ajuste por la multa por pago tardío que se superponga. Si se presenta con más de 60 días de atraso, la multa mínima es de $535 o el impuesto que debía declararse, si es menor; la causa razonable puede eliminarla (IRS, mínimo vigente). Para manejar formularios fiscales faltantes, vea Formularios fiscales de fondos que llegan tarde.

¿Cómo pronosticar los pagos de impuestos cuando los informes de los fondos no muestran el ingreso gravable?

Pronostique por separado las necesidades de efectivo y el ingreso gravable. Las distribuciones de los fondos y los cambios en el valor informado no reemplazan a las asignaciones gravables (instrucciones del K-1 para el socio).

Para las personas físicas, compare el impuesto proyectado del año en curso con las reglas aplicables de pago según el año anterior, considere anualizar los ingresos irregulares y vea Formularios fiscales de fondos que llegan tarde para el método de estimación (Publication 505).

Pida a los fondos información fiscal preliminar y marque los supuestos como provisionales. Separe el efectivo necesario para los llamados de capital del efectivo reservado para pagar impuestos. Registre cada pago bajo el contribuyente que lo debe; el pago de una persona física no es automáticamente un pago del fideicomiso. Los impuestos estimados de un fideicomiso requieren una revisión aparte según el Form 1041-ES. El fiduciario puede asignar los pagos estimados del fideicomiso a los beneficiarios si firma y presenta el Form 1041-T a más tardar el día 65 después del cierre del ejercicio, con ajuste por fines de semana y feriados (formulario e instrucciones).

¿Cómo toma el control una nueva firma cuando se va nuestro contralor o se jubila nuestro CPA?

Un nuevo equipo contable necesita una lista completa de entidades, los saldos iniciales y el historial de declaraciones antes de asumir la responsabilidad de toda la familia. Empiece por las fechas límite cercanas y los saldos sin resolver, y luego concilie la entrega de cada entidad.

Reúna:

• El organigrama de propiedad, los nombres legales, los EIN, las clasificaciones tributarias y los cierres de ejercicio.
• Acuerdos operativos, instrumentos de fideicomiso, enmiendas y facultades de firma.
• Declaraciones anteriores, K-1, elecciones, anexos de depreciación y registros de base fiscal.
• El representante de la sociedad de personas de cada sociedad y cualquier persona designada para los años abiertos, salvo que la sociedad haya optado válidamente por quedar fuera del régimen federal de auditoría de sociedades de personas. El Form 8821 no los reemplaza; los cambios con el Form 8979 solo se permiten en las situaciones que indican sus instrucciones, no de forma rutinaria al cambiar de equipo (IRS). Vea Cómo tributan las sociedades de personas.
• Exportaciones del libro mayor, balanzas de comprobación, conciliaciones bancarias y saldos entre entidades.
• Suscripciones a fondos, estados de capital, avisos de llamados de capital y de distribuciones, y compromisos no desembolsados.
• Aceptaciones de declaraciones y prórrogas, confirmaciones de pagos de impuestos, avisos y listas de años faltantes.
• Definiciones de los informes, aprobaciones de facturas y accesos autorizados para el nuevo equipo.

Conserve los registros de base, no solo un informe resumido; la guía del IRS sobre registros exige los documentos que respaldan ingresos, deducciones y créditos (Publication 583).

Para acceder a la información del IRS, tramite un Form 8821 aparte para cada entidad que sea un contribuyente separado, con los formularios y períodos pertinentes; cubra también a cada persona física por separado. El Form 8821 permite acceder a la información fiscal, pero no autoriza la representación, que por lo general requiere el Form 2848 (acerca del Form 8821, instrucciones y reglas de firma). Asocie cada entidad ignorada o fideicomiso del otorgante con el contribuyente que realmente declara, en lugar de suponer que cada entidad legal tiene su propia cuenta de impuesto sobre la renta.

En el caso de un fideicomiso, un fiduciario autorizado firma el Form 8821. Si el fideicomiso aún no presentó el Form 56 que identifica al fiduciario actual, presente también ese aviso (IRS).

¿Qué incluye la contabilidad mensual o trimestral y quién se encarga del resto del trabajo?

Defina por escrito el paquete contable recurrente. Puede incluir la contabilidad conciliada de cada entidad, los anexos de fondos, los saldos entre entidades, los pronósticos de efectivo, el seguimiento de documentos fiscales y los informes familiares acordados.

La frecuencia mensual o trimestral es una elección de servicio, no una fecha límite federal universal de informes para oficinas familiares. Defínala según el volumen de operaciones, la actividad de llamados de capital y la necesidad de la familia de aprobar pagos.

Si un prestamista, fiduciario o beneficiario necesita un estado financiero o un encargo en particular, especifíquelo por separado.

Ejemplo

Solo ilustrativo; todos los montos están en dólares estadounidenses.

Una familia tiene 18 entidades y espera 40 K-1 de fondos. Una LLC familiar de seis miembros parte de una inversión financiada en efectivo registrada en US$100,000, aporta otros US$20,000 y recibe una distribución en efectivo de US$10,000.

Suponga que no hay deudas, ajustes de valoración ni otros ajustes de base fiscal. El fondo informa US$30,000 de ingreso gravable en el K-1 de la LLC. La base fiscal es US$100,000 + US$20,000 aportados + US$30,000 de ingreso asignado − US$10,000 distribuidos = US$140,000. El cobro de US$10,000 en efectivo por sí solo no medía el ingreso gravable.

El equipo cierra las asignaciones de la LLC antes de preparar las declaraciones de sus miembros. Suponga que su Form 1065 obligatorio vence en 2027 y se presenta con dos meses completos de multa de atraso, sin una prórroga válida. Una multa por presentación tardía no anulada en los tres años anteriores la descalifica del alivio automático, y no aplica el alivio para sociedades pequeñas ni ningún otro. Solo la multa por declaración tardía es de 6 × 2 × US$260 = US$3,120.

¿Su caso es distinto?

• Tiene 10 o más entidades, un contralor que se va o una entidad con declaraciones faltantes: reúna el organigrama de entidades, los EIN, los acuerdos, las últimas declaraciones y los estados de capital de los fondos para la coordinación contable y tributaria.
• Necesita ayuda para elegir la estructura de la oficina o evaluar deducciones: vea Estructura tributaria de una oficina familiar.
• Hijos, padres o cónyuges son propietarios de la LLC en conjunto: vea LLC entre cónyuges y familiares.
• El problema es la declaración de una sola persona con muchos K-1 de fondos: vea Cómo elegir un CPA para muchas inversiones en fondos.
• La contabilidad está atrasada y vence una declaración: vea Cómo ponerse al día con la contabilidad atrasada.
• Una entidad nunca presentó declaraciones o le faltan varios años: vea Cómo ponerse al día con declaraciones de empresa no presentadas y solicite ayuda con la contabilidad y las declaraciones de sus entidades.
• Está decidiendo quién debe llevar la contabilidad diaria: vea Llevar su propia contabilidad o contratar a un responsable contable.