Costo de poner al día la contabilidad: qué incluye la cotización

¿Cuánto cuesta poner al día la contabilidad?

Ninguna fuente del gobierno publica un precio para poner al día o depurar la contabilidad, así que una cifra dada antes de que alguien vea sus registros es solo un cálculo estimado. La tarifa sigue el trabajo: cuántos meses están atrasados, cuántas cuentas y transacciones hay en ellos y cuánto falta.

Una depuración no es sencilla cuando se da cualquiera de estos casos:

• Hay años de atraso, no solo meses, o faltan los estados de cuenta de algunos meses.
• La nómina, el impuesto sobre las ventas o los pagos a contratistas forman parte del atraso.
• Las declaraciones de impuestos de esos años tampoco se han presentado, o llegó un aviso.
• Un prestamista, un comprador o una fecha límite fijan el plazo.

Antes de pedir una cotización, reúna los estados de cuenta de cada cuenta bancaria, tarjeta, préstamo y cuenta de pagos, sus declaraciones ya presentadas, los informes de las plataformas y una lista de los proveedores recurrentes.

Si ya tiene una cotización, cuente los meses-cuenta que cubre (cuentas por meses de atraso) y verifique si indica como incluidos o excluidos el impuesto sobre las ventas, la nómina, los formularios para contratistas y las declaraciones tardías. Si faltan años de estados de cuenta, o un aviso o un prestamista fija el plazo, un proveedor tiene que revisar sus registros antes de que un precio tenga sentido. Busque ayuda con la contabilidad si quiere que revisen una cotización frente a ellos.

¿Qué implica en realidad poner al día o depurar la contabilidad?

Poner al día significa registrar meses que nunca se contabilizaron; depurar significa corregir una contabilidad que existe pero tiene errores. Muchos trabajos son ambas cosas, y siguen el mismo orden:

1. Reunir los estados de cuenta e informes de cada cuenta y cada mes.
2. Conciliar cada cuenta: comparar cada asiento con su estado de cuenta bancario o de tarjeta, empezando por el mes más antiguo sin registrar, para que los saldos posteriores no hereden errores anteriores. La Publication 583 indica a los propietarios que revisen errores en la cuenta del negocio mediante la conciliación.
3. Clasificar cada transacción como venta, reembolso, comisión, gasto, transferencia, préstamo, dinero que el propietario aportó o retiró, o gasto personal. Los documentos de respaldo deben mostrar el beneficiario, el monto, la prueba de pago, la fecha y qué se compró (registros según el IRS).
4. Partir de la última declaración presentada, si hay una, y usar el mismo método contable: la contabilidad debe usar el método que usa la declaración de impuestos, y un cambio de método generalmente necesita la aprobación del IRS, que se solicita en el Form 3115 (Publication 583; Publication 538). Si nunca se presentó una declaración, el método se elige en la primera declaración y después debe usarse de manera uniforme.
5. Listar lo que no se puede respaldar, para que el preparador decida qué va en la declaración.
6. Entregar la contabilidad de modo que muestre el ingreso bruto, las deducciones y los créditos (registros según el IRS).

Para saber qué debe mostrar la contabilidad, vea cómo ponerse al día con la contabilidad atrasada. Cuando no existe ninguna contabilidad, vea cómo reconstruir la contabilidad a partir de los estados de cuenta bancarios. Para decidir entre arreglar el archivo anterior y empezar uno nuevo, vea depurar o empezar de cero.

¿Qué factores suelen afectar el precio?

Cada factor de abajo agrega trabajo que una cotización debe nombrar. Cuantos más se apliquen, menos le dice una sola cifra redonda.

¿Es razonable mi cotización de depuración? ¿Qué debe detallar?

Una cotización solo es comparable en la medida de su alcance. Una cifra baja con un alcance estrecho no es más barata que una cifra mayor que cubre más. Para comparar dos cotizaciones, cada una debe indicar:

Considere una cotización difícil de juzgar cuando:

• La contabilidad se cotiza aparte de las declaraciones tardías, y nadie es responsable de cómo encajan las dos.
• Se dio un precio fijo antes de que alguien viera un estado de cuenta, así que no está claro qué alcance supone. Pida la lista de alcance que lo respalda.
• La preparación de cualquier declaración se cobra como un porcentaje del reembolso. El IRS aconseja evitar a los preparadores que basan sus honorarios en un porcentaje del reembolso (IRS Topic 254).

¿La cotización incluye presentar las declaraciones tardías?

A menudo no, así que pregunte: la contabilidad y las declaraciones pueden ser trabajos separados. La contabilidad aporta las cifras; un preparador pagado con un número de identificación fiscal de preparador (PTIN) prepara y firma la declaración, y usted sigue siendo responsable de cada partida que contiene (IRS Topic 254).

Pregunte si la cotización cubre:

• Las declaraciones de qué años, y qué formularios (Schedule C, Form 1065, Form 1120-S o Form 1120).
• Si una sola firma hace ambos trabajos, y en qué orden.
• Qué pasa si las cifras reconstruidas difieren de una declaración ya presentada.

Las declaraciones tardías pueden conllevar multas que crecen cada mes (vea más abajo). Para el orden de presentación, vea cómo ponerse al día con las declaraciones empresariales sin presentar. Para los honorarios del propio preparador, vea costo del contador para un pequeño negocio.

¿Quién está calificado para hacer el trabajo y cómo lo verifico?

Llevar la contabilidad, preparar una declaración y hablar con el IRS son trabajos distintos con credenciales distintas.

Si hay un aviso del IRS, varios años sin presentar o una auditoría, los derechos de representación importan tanto como la contabilidad. Para el resto de la lista de verificación al contratar, vea cómo elegir un servicio para poner al día la contabilidad; para ver cómo se diferencian los tres roles, vea responsable contable, contador o CPA.

¿Puedo hacer algo de antemano para reducir lo que cobra un CPA?

La preparación puede acortar el tiempo que un proveedor dedica a encontrar y ordenar registros. Que baje la tarifa lo decide la cotización; no es una promesa. Lleve:

• Estados de cuenta de cada cuenta bancaria, de tarjeta, de préstamo y de pagos, y de cada mes. El IRS cuenta los estados de cuenta entre los documentos de respaldo (registros según el IRS).
• Declaraciones presentadas. Si se perdió una copia, una transcripción del IRS muestra la mayoría de las líneas pero no los anexos: una transcripción de impuestos del negocio para una sociedad de personas o una corporación, o una transcripción de la declaración para un propietario que reporta en el Form 1040 (Schedule C). La transcripción individual cubre solo el año fiscal actual y los tres anteriores, por lo que las declaraciones más antiguas pueden requerir otra vía.
• Informes de plataformas y procesadores, y los Forms 1099 que haya recibido.
• Documentos de préstamos, contratos de arrendamiento y facturas de activos.
• Informes de nómina y declaraciones del impuesto sobre las ventas, si se presentó alguno.
• Una lista de proveedores y clientes recurrentes y qué es cada uno, para clasificar cada uno una sola vez.
• Una nota de cuáles cuentas son personales, y lo que sepa de los depósitos y retiros del propietario.
• Una lista de lo que sabe que falta.

Conserve todos los originales; un proveedor puede querer los asientos anteriores tal como están.

¿Cuánto cuesta esperar para ponerse al día?

Esperar agrega multas federales que crecen cada mes, además de costos que ninguna tarifa cubre. Los estados fijan sus propias multas por declaraciones estatales tardías.

Cuando se aplican tanto la multa por presentación tardía como la multa por pago tardío, la multa por presentación tardía se reduce por el monto de la multa por pago tardío, de modo que las dos no se suman sin más; después de 5 meses la multa por presentación tardía deja de crecer y la multa por pago tardío continúa (IRS).

A la declaración de una sociedad de personas o de una corporación S se le cobra por el número de propietarios multiplicado por los meses de atraso, haya o no impuesto adeudado. En las declaraciones del Form 1040 y del Form 1120, la multa aumenta con el impuesto adeudado, con un mínimo para una declaración con más de 60 días de atraso: un monto fijo o el impuesto total adeudado, lo que sea menor (IRS). Ninguna de las dos es inevitable. El IRS puede eliminar una multa por causa razonable. El First Time Abate y la más reciente Automatic Exemption from Penalty (exención automática de multas) también pueden eliminar las multas por presentación tardía y por pago tardío, pero solo si el mismo tipo de declaración se presentó a tiempo en los 3 años anteriores, por lo que un negocio que ya lleva años de atraso generalmente no califica (IRS). Se presume que las sociedades de personas nacionales con no más de 10 socios tienen causa razonable si cada socio es una persona física que no es un extranjero no residente (o una sucesión), cada partida se reparte en las mismas proporciones y cada socio reportó su parte en una declaración presentada a tiempo (IRS); la guía de multas tiene las condiciones completas y el proceso de alivio.

El impuesto de nómina retenido que no se paga también puede determinarse contra una persona responsable que de manera deliberada no lo entregue, como un ejecutivo de una corporación o un miembro de una sociedad de personas (IRS); vea atraso en los impuestos de nómina.

La depuración no elimina una multa; permite presentar las declaraciones, así que pregunte cuándo se presentarán además de cuánto costará la contabilidad. Para los montos según la fecha de vencimiento, vea multas por presentación y pago tardíos.

¿Por hora, tarifa fija o mensual: quién asume el riesgo?

Asume el riesgo la parte con la que el contrato deja cualquier exceso, y en una depuración el riesgo es el estado de los registros.

Una tarifa fija es tan firme como su lista de alcance. Para ver en qué se apoyaría una tarifa fija, pida al proveedor que revise primero una muestra, como un mes de cada cuenta, y que fije el precio según lo que muestre. Para el precio mensual continuo una vez que la contabilidad esté al día, vea costo mensual de la contabilidad.

¿Aplica la misma lógica a una cotización canadiense en dólares canadienses?

Sí. Los factores y el contenido de la cotización son los mismos: meses de atraso, cuentas, transacciones, registros faltantes, y si la nómina, el GST/HST y las declaraciones tardías están incluidos o excluidos. Pida cada uno como una línea separada, con precio en dólares canadienses.

La regla sobre los registros también es similar. La CRA exige registros de todas las transacciones para respaldar los ingresos y los gastos reclamados, que generalmente se conservan durante un mínimo de seis años desde el final del último año fiscal al que se refieren (CRA). Para una declaración presentada tarde, los seis años se cuentan desde la fecha de presentación (CRA). En Quebec, los empleadores envían las deducciones del QPP, del QPIP y del impuesto sobre la renta de Quebec a Revenu Québec, no a la CRA (CRA), así que una cotización de Quebec también debe indicar esas presentaciones como incluidas o excluidas. Para las multas por presentación tardía, incluida la multa por reincidencia de la CRA, vea multas, intereses y alivio.

Para los precios mensuales en Canadá, vea costo mensual de la contabilidad en Canadá. Para preparar la contabilidad canadiense para una declaración, vea cómo ponerse al día con la contabilidad atrasada en Canadá.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos. Todos los montos están en dólares estadounidenses.

Tienda en línea con 14 meses de atraso

Un propietario tiene dos cuentas bancarias, una tarjeta de crédito y una cuenta de plataforma de pagos, todas con 14 meses de atraso. La cotización debe listar las 4 cuentas a lo largo de 14 meses, es decir, 56 conciliaciones mensuales. Debe indicar si las comisiones y los reembolsos de la plataforma se registran a partir de los informes de la plataforma, y si el impuesto sobre las ventas cobrado a los clientes se concilia por estado. Una cotización que dice solo «14 meses de contabilidad, un precio» es difícil de comparar con una segunda cotización. Pida a cada proveedor que indique el número de meses-cuenta que está cotizando.

LLC de dos miembros con tres años de atraso

Una LLC tratada como sociedad de personas lleva tres años de atraso y no tiene estados de cuenta de un año. La cotización debe indicar qué hace el proveedor si el banco no puede entregar ese año (pedirlo, reconstruirlo con otros registros o dejarlo marcado como sin resolver) y si eso cuesta más. También debe indicar quién prepara las tres declaraciones tardías de la sociedad de personas, y a qué precio.

Como referencia, tomemos declaraciones con vencimiento en 2023, 2024 y 2025, con ambos miembros como socios todo el año, y cada declaración con al menos 12 meses de atraso, de modo que a cada una se le cobran los 12 meses completos. La tasa base del IRS sigue la fecha de vencimiento, por lo que a las tres declaraciones no se les cobra igual:

Son $16,800 antes de cualquier alivio (IRS). A una declaración con vencimiento en 2026 se le cobra una tasa mayor, por lo que puede llegar a 2 × $255 × 12 = $6,120 cuando lleve 12 meses de atraso. La presunción para sociedades de personas pequeñas descrita arriba no se aplica si un miembro es un extranjero no residente, si las partidas se asignan en proporciones distintas o si las declaraciones propias de los miembros se presentaron tarde. En cualquier caso, las declaraciones tardías pertenecen al alcance de la cotización.

Contratista con empleados y sin informes de nómina

Un contratista tiene $300,000 de ingresos, empleados y ningún informe trimestral de nómina de los últimos ocho trimestres. Una cotización por «contabilidad» que nunca menciona la nómina deja sin precio una exposición grande. La conciliación de la nómina cuadra los sueldos, las retenciones y los depósitos con un Form 941 de cada uno de los ocho trimestres, y el impuesto retenido que se deja de pagar de manera deliberada puede dar lugar a una multa personal para las personas responsables. La cotización debe mostrar la conciliación de la nómina como una línea con su propio precio e indicar quién presenta los informes faltantes. Vea atraso en los impuestos de nómina.

¿Su caso es distinto?

• Tiene una cotización que no puede evaluar, o está por pedir una con meses o años de registros faltantes: compárela con las tablas anteriores. Una cotización confiable se hace después de ver sus estados de cuenta y nombra sus períodos, cuentas, declaraciones tardías y base del precio. Busque ayuda con la contabilidad si quiere que se revise el alcance frente a sus registros antes de comprometerse.
• Las declaraciones de varios años tampoco se han presentado, o recibió un aviso: vea cómo ponerse al día con las declaraciones empresariales sin presentar y multas por presentación y pago tardíos, y busque ayuda con la contabilidad para los registros en los que se apoyan esas declaraciones.
• Los impuestos de nómina o el impuesto sobre las ventas no se reportaron: vea atraso en los impuestos de nómina y cómo ponerse al día con el impuesto sobre las ventas no cobrado, y busque ayuda con la contabilidad para conciliar los registros de nómina o del impuesto sobre las ventas en los que se apoyan esas declaraciones.
• Un prestamista, un comprador o una fecha límite fijan el plazo: una solicitud de préstamo comercial necesita copias de las declaraciones presentadas, por lo que primero hay que terminar tanto la contabilidad como las declaraciones tardías. Busque ayuda con la contabilidad para ver qué se puede lograr para esa fecha.
• Una corporación cuya elección S se presentó tarde o nunca se confirmó: la declaración que corresponde, Form 1120-S o Form 1120, depende de ella, y el alivio por una elección tardía generalmente debe solicitarse dentro de 3 años y 75 días desde la fecha de vigencia prevista (IRS). Vea alivio por una elección tardía de corporación S antes de preparar las declaraciones.
• No hay contabilidad, o el archivo anterior tiene errores graves: vea cómo reconstruir la contabilidad a partir de los estados de cuenta bancarios o depurar o empezar de cero.
• Aún no ha elegido un proveedor: vea cómo elegir un servicio para poner al día la contabilidad.
• Quiere un servicio mensual una vez que esté al día: compare el costo mensual de la contabilidad con qué incluye un servicio mensual de contabilidad, o evalúe llevar usted mismo la contabilidad o contratar a un responsable contable.
• El negocio es canadiense: use responsable contable, contador o CPA en Canadá para asociar el trabajo con la credencial.