Sueldo de fundadores en una corporación C tras una ronda semilla

Sueldo de fundadores en una corporación C: qué exige la ley

La ley tributaria federal no fija ningún sueldo mínimo para los fundadores de una corporación C, ni antes ni después de una ronda. Cuánto pagar lo decide la junta directiva, y los documentos de financiamiento pueden dar voz a los inversionistas. Lo que sí fija la ley es la forma del pago: un fundador que es ejecutivo, trabaja en el negocio y recibe pago es empleado de la corporación, así que el pago pasa por la nómina, con retenciones y un Form W-2 (26 CFR 31.3121(d)-1(b); IRS: cómo pagarse a sí mismo).

El caso de un fundador no es sencillo cuando:

• un cofundador ha cobrado con un Form 1099, o ha cobrado sin ninguna retención;
• la empresa debe a los fundadores un sueldo que ya registró pero no pagó;
• un fundador trabaja desde un estado con sus propias reglas de salarios y horas, o vive fuera de EE. UU.;
• la empresa planea usar el crédito por investigación contra el impuesto de nómina, lo que exige salarios pagados.

Reúna la aprobación de la junta directiva (o el plan para obtenerla), el puesto y la función de cada fundador, los porcentajes de propiedad, el estado donde trabaja cada fundador, la fecha prevista de inicio de la nómina y cualquier sueldo ya acumulado o pagado fuera de la nómina.

¿Un fundador que trabaja en la corporación C es empleado para el impuesto de nómina?

Sí, en la mayoría de los casos. Un ejecutivo de una corporación es empleado, salvo que preste ningún servicio o solo servicios menores y no reciba ni tenga derecho a recibir pago alguno (26 CFR 31.3121(d)-1(b)). La Publication 15 lo dice con claridad: los ejecutivos de una corporación que trabajan en un negocio constituido como corporación son sus empleados.

A un fundador que no es ejecutivo se le aplican las reglas ordinarias de derecho común: quién controla cómo, cuándo y dónde se hace el trabajo (Publication 15-A). Un fundador que construye el producto de tiempo completo bajo la dirección de la empresa normalmente es empleado también según esas reglas. Servir solo como director no es empleo (Publication 15-A).

¿Pueden los fundadores no cobrar sueldo, antes o después de una ronda?

Para efectos del impuesto federal, sí. Un fundador que trabaja como ejecutivo sigue siendo empleado aunque no cobre; solo queda fuera de esa definición un ejecutivo que no trabaja o hace trabajo menor y no recibe ni tiene derecho a recibir pago (26 CFR 31.3121(d)-1(b)). Pero sin pago no hay salarios, así que no hay nada que retener. Una ronda no cambia eso. Lo que cambia la respuesta es una promesa de pago: el sueldo al que un fundador tiene derecho por una carta de oferta o una resolución de la junta directiva se debe, y pasa por la nómina cuando se paga.

Pagar cero es sobre todo una cuestión de derecho laboral. Conforme a la ley salarial federal, un empleado que es dueño de al menos 20% del negocio y lo administra activamente es un ejecutivo exento sin ninguna prueba de sueldo (29 CFR 541.101). Esa exención federal no anula una ley estatal o local con un estándar más alto (29 U.S.C. 218), y los estados fijan sus propias pruebas de exención. Un fundador con una participación menor, o que trabaja en un estado con reglas más estrictas, debe pedir a un abogado laboral que confirme si se permite el trabajo sin pago.

Sacar dinero de otra forma no evita la cuestión. El efectivo que se paga a un fundador accionista y que no es sueldo generalmente es un dividendo, una devolución de capital o un préstamo, cada uno con sus propias reglas; consulte cómo tributan las corporaciones C.

¿Podemos pagar los sueldos de los fundadores con dinero de los inversionistas?

La ley tributaria federal no pregunta de dónde salió el efectivo. El sueldo es deducible si es razonable y se paga por servicios realmente prestados (26 CFR 1.162-7), ya sea que la empresa lo pague con ingresos o con un SAFE o una ronda con precio. Los límites para gastar el dinero recaudado vienen de la junta directiva y de los documentos de financiamiento, no de la ley tributaria, así que lea los acuerdos de inversión antes de fijar los sueldos.

El pago en sí tributa de la misma manera sin importar quién lo financie: impuesto de nómina y retenciones en cada pago, como se explica más abajo.

¿Quién fija el sueldo de los fundadores y qué registro debemos conservar?

Normalmente la junta directiva fija el pago de los ejecutivos. Para una corporación de Delaware, la ley le da a la corporación el poder de nombrar ejecutivos y pagarles una compensación adecuada (Delaware Code, Title 8, sección 122), y la junta directiva administra los asuntos de la corporación salvo que el acta constitutiva diga otra cosa (sección 141(a)). Los documentos de financiamiento también pueden exigir el consentimiento de los inversionistas para cambiar el sueldo de los fundadores.

Conserve un registro escrito que respalde la deducción y las presentaciones de nómina:

• una resolución de la junta directiva o un consentimiento escrito con el nombre, el puesto, el sueldo y la fecha de inicio de cada fundador;
• una carta de oferta o un contrato de trabajo para cada fundador;
• los Forms W-4 y el registro de nómina una vez que empiecen los pagos;
• las razones del monto, como el puesto, las horas y la etapa de financiamiento.

La prueba de la deducción examina los hechos cuando se acordó el pago, no cuando se cuestiona después (26 CFR 1.162-7(b)(3)), por eso importa un registro fechado de la junta directiva.

¿Cuánto cuesta en impuestos un sueldo de fundador para la empresa y para el fundador?

La empresa paga su parte del Seguro Social y Medicare y el impuesto federal por desempleo además del sueldo; el fundador tiene la parte correspondiente y el impuesto sobre la renta retenidos. Todas las cifras provienen de la Publication 15.

Algunos estados no incluyen los salarios de los ejecutivos de una corporación en el seguro estatal de desempleo aunque el FUTA sí aplique; entonces la empresa puede deber más de 0.6% de FUTA sobre esos salarios (Publication 15). Revise el estado donde se trabaja.

La empresa deduce el sueldo y sus propios impuestos de nómina. Una corporación C con ganancias ahorra impuesto federal a la tasa de 21% por esas deducciones. Antes de que el negocio haya comenzado, el pago que no es un costo de investigación puede ser, en cambio, un costo de puesta en marcha, con límites a la deducción (26 U.S.C. 195); consulte los costos previos al lanzamiento de una startup. Una startup con pérdida los suma a su pérdida operativa neta; consulte cómo tributan las corporaciones C.

¿Una corporación C tiene una regla de sueldo razonable como la de una corporación S?

No de la misma manera. Una corporación S debe pagar sueldos razonables a un propietario que trabaja antes de hacer distribuciones; consulte el sueldo del propietario de una corporación S. Una corporación C no tiene ese mínimo. Su prueba de razonabilidad fija un tope para la deducción: el pago debe ser razonable y exclusivamente por servicios, y un pago muy superior al del mercado que sigue las participaciones accionarias puede tratarse como un dividendo no deducible (26 CFR 1.162-7).

La propia guía del IRS agrega que el pago de un ejecutivo generalmente debe ser proporcional a sus funciones, y que el IRS puede ajustar tanto la declaración de la corporación como la del accionista si un ejecutivo recibe un pago insuficiente (IRS: cómo pagarse a sí mismo). Esa guía no indica ningún monto ni fórmula.

¿Se puede pagar a un cofundador con un Form 1099 en lugar de la nómina?

Generalmente no, si el cofundador es un ejecutivo que hace trabajo real. El formulario no decide el estatus: un negocio no puede convertir a un trabajador, incluido un ejecutivo de la corporación, en contratista emitiendo un Form 1099-NEC (IRS: cómo pagarse a sí mismo). Dar otro nombre a la relación es irrelevante si existe una relación de empleador y empleado (26 CFR 31.3121(d)-1(a)(3)).

Cuando una corporación trata a un ejecutivo empleado como contratista, es responsable del Seguro Social, Medicare e impuesto sobre la renta que no retuvo, en montos reducidos conforme a la sección 3509 cuando la mala clasificación no fue intencional (IRS: cómo pagarse a sí mismo; 26 U.S.C. 3509). Las personas responsables de entregar el impuesto que actuaron de forma deliberada pueden responder personalmente por la multa por recuperación de impuestos en fideicomiso, que es 100% del impuesto retenido no pagado (Publication 15); consulte cómo actuar si está atrasado en los impuestos de nómina. Pase al cofundador a la nómina desde el siguiente pago y luego ocúpese de los períodos pasados. Las soluciones, incluidas las declaraciones corregidas y los programas de acuerdo, están en contratistas que podrían ser empleados.

Un fundador que no es ejecutivo y que trabaja de forma verdaderamente independiente, como un asesor en un proyecto corto, puede ser contratista según la prueba de derecho común (Publication 15-A). Es una cuestión de hechos, no una elección.

¿Qué pasa si acumulamos el sueldo de un fundador ahora y lo pagamos después?

El sueldo acumulado que se debe a un fundador que controla la empresa no es deducible hasta que se paga. Si un fundador es dueño, directa o indirectamente, de más de 50% de las acciones de la corporación por valor, la corporación deduce el sueldo solo el día en que el fundador lo incluye en su ingreso, que para una persona física con método de efectivo es el día en que se le paga (26 U.S.C. 267(a)(2) y (b)(2)). Las acciones de la familia del fundador cuentan para esa participación (26 U.S.C. 267(c)). En una corporación de servicios personales, como una firma de consultoría cuyos propietarios hacen el trabajo, la misma regla cubre a todo fundador que tenga cualquier cantidad de acciones (26 U.S.C. 267(a)(2); 26 U.S.C. 441(i)(2)).

Para los demás fundadores, una corporación con método de acumulación puede deducir el sueldo en el año en que se gana solo si se paga dentro de aproximadamente 2½ meses después del cierre del año, a más tardar el día 15 del tercer mes; el pago posterior se presume compensación diferida y se deduce cuando se paga (26 CFR 1.404(b)-1T). Una corporación con método de efectivo deduce todo el sueldo cuando lo paga.

Dos puntos más:

• Los depósitos del impuesto de nómina siguen la fecha en que se pagan los salarios, no la fecha en que se acumulan (Publication 15).
• El sueldo ganado y pagado después de esa misma ventana de 2½ meses puede ser compensación diferida conforme a la sección 409A, que tiene reglas de tiempo estrictas (26 CFR 1.409A-1(b)(4)). Haga revisar cualquier plan para pagar sueldo en un año posterior antes de firmarlo.

En una startup con pérdidas, retrasar la deducción con frecuencia solo cambia a qué año se suma la pérdida, pero el registro igual debe ser correcto.

¿Pagar sueldo a los fundadores ayuda con el crédito por investigación aplicado a la nómina?

Sí, si los fundadores hacen trabajo de investigación. Los salarios pagados a un empleado por servicios de investigación calificada cuentan para el crédito por investigación, y «salarios» significa los salarios según se definen para la retención del impuesto sobre la renta (26 U.S.C. 41(b)). El tiempo de un fundador sin pago no suma nada. Una pequeña empresa calificada puede elegir usar el crédito contra el impuesto de nómina del empleador y calcula ese crédito en el Form 8974 (IRS: acerca del Form 8974), por lo que el crédito puede importar antes de que la empresa deba algún impuesto sobre la renta.

La elegibilidad, el límite anual y la elección se explican en el crédito por investigación contra el impuesto de nómina.

¿Qué debemos preparar antes del primer pago a un fundador?

Regístrese como empleador en el estado donde se trabaja, configure los depósitos de impuestos federales, reúna el Form W-4 y el Form I-9 de cada fundador y pase cada pago a un fundador por la nómina. Después, la empresa presenta el Form 941 cada trimestre, el Form 940 cada año y los Forms W-2 de cada año calendario, con vencimiento 1 de febrero de 2027 para los salarios de este año (Publication 15).

La configuración de cuentas, los calendarios de depósitos y el reporte de nuevas contrataciones se explican paso a paso en cómo configurar la nómina.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos; todas las cifras están en dólares estadounidenses.

Dos fundadores con sueldo después de una ronda semilla

Una startup recauda $1,500,000 y la junta directiva aprueba $120,000 al año para cada uno de sus dos fundadores, ambos ejecutivos.

La empresa también paga el impuesto estatal por desempleo a la tasa de su estado. Si ese estado no incluye los salarios de los ejecutivos en su impuesto por desempleo, el FUTA puede llegar a $420 por fundador (6.0% de $7,000). Se retienen del pago de cada fundador los mismos $9,180, más el impuesto sobre la renta según sus Forms W-4. La empresa presenta el Form 941 cada trimestre y el Form 940 cada año, y entrega a cada fundador un Form W-2 a más tardar en la fecha límite.

Un cofundador pagado con un Form 1099

El director de tecnología de la empresa, un ejecutivo que trabaja de tiempo completo, ha cobrado $8,000 al mes por transferencia bancaria con un Form 1099-NEC. Un ejecutivo que hace este trabajo es un empleado. La empresa es responsable del Seguro Social, Medicare e impuesto sobre la renta que no retuvo, y pueden aplicarse multas. Pasa al director de tecnología a la nómina desde el siguiente período de pago y revisa los períodos pasados.

Sueldo adeudado a un fundador mayoritario al cierre del año

Una startup con método de acumulación debe a su fundador con el 60% de las acciones $200,000 de sueldo sin pagar al 31 de diciembre del Año 1.

• Año 1: no hay deducción, porque el fundador es dueño de más de la mitad de las acciones y no se le ha pagado.
• Año 2: la empresa paga los $200,000, los pasa por la nómina y los deduce ese año; el fundador los declara ese año.

Si el mismo sueldo se debiera a un fundador con el 10%, sin participaciones familiares, en una empresa que no es una corporación de servicios personales, y se pagara a más tardar el 15 de marzo del Año 2, la empresa podría deducirlo en el Año 1.

¿Su caso es distinto?

• La empresa es una LLC, no una corporación: consulte cómo se pagan los propietarios de una LLC.
• La empresa eligió el estatus de corporación S: consulte el sueldo del propietario de una corporación S.
• Un fundador vive fuera de EE. UU.: consulte cómo pagarse siendo propietario extranjero.
• Un fundador trabaja en un estado distinto del de la empresa: consulte empleados en otro estado.
• Un cofundador u otro trabajador ha cobrado como contratista: consulte contratistas que podrían ser empleados y obtenga ayuda con impuestos corporativos para corregir las presentaciones pasadas.
• Se acumuló sueldo sin pagarlo, o se omitió la nómina: obtenga ayuda con impuestos corporativos; consulte también cómo actuar si está atrasado en los impuestos de nómina.
• Planea reclamar el crédito por investigación contra el impuesto de nómina: consulte el crédito por investigación contra el impuesto de nómina.
• Va a iniciar la nómina por primera vez: consulte cómo configurar la nómina.
• Las acciones de sus fundadores se consolidan con el tiempo: consulte acciones de fundadores con consolidación de derechos.
• La startup es canadiense y reclama SR&ED: consulte el sueldo de un fundador en una startup que reclama SR&ED.