Opciones sobre acciones tras una valuación 409A: Form 3921 y retenciones

¿Qué presenta la empresa cuando otorga opciones sobre acciones?

Al otorgar la opción no se presenta nada ante el IRS cuando su precio es el valor justo de mercado y la opción no tiene un valor fácilmente determinable, que es el caso habitual de una startup privada (Publication 525). Las obligaciones empiezan cuando alguien ejerce la opción:

La diferencia es el valor de la acción en la fecha de ejercicio menos el precio de ejercicio. Lo que complica un caso: un otorgamiento fechado antes de que la junta lo aprobara o con precio basado en una valuación vencida, ISO que superan el límite anual, un ejercicio más de tres meses después de que la persona se fue, el ejercicio anticipado de acciones aún no consolidadas o una venta de vuelta a la empresa. Cada uno puede cambiar el formulario, la retención o la deducción.

Reúna: el plan de opciones y la aprobación de los accionistas, las aprobaciones de la junta para cada otorgamiento, todos los informes 409A, el registro de otorgamientos y ejercicios, y los Forms 3921, W-2 y 1099-NEC de años anteriores.

¿Por qué el precio de ejercicio debe ser al menos el valor 409A y cuánto dura una valuación?

Una NSO con precio inferior al valor justo de mercado en la fecha de otorgamiento generalmente es compensación diferida bajo la sección 409A, y una ISO con precio inferior deja de ser ISO, salvo que la diferencia haya surgido de un intento de buena fe de valuar las acciones (26 U.S.C. 422(c)(1)). Una NSO queda fuera de la 409A solo si su precio nunca puede ser inferior al valor justo de mercado en la fecha de otorgamiento y el número de acciones queda fijo al otorgarla (26 CFR 1.409A-1(b)(5)(i)). Cuando se produce un incumplimiento de la 409A, el titular incluye el monto en sus ingresos y debe un impuesto adicional de 20% más intereses (26 U.S.C. 409A(a)(1)(B); instrucciones del Form W-2, código Z).

Para acciones privadas, el reglamento presume razonable un valor que proviene de una tasación independiente fechada no más de 12 meses antes del otorgamiento, o de un informe escrito calificado para una startup sin liquidez. Un valor deja de ser razonable, incluso dentro de los 12 meses, si no recoge información posterior que pueda afectarlo de forma importante; los ejemplos del reglamento son la resolución de un litigio importante o la emisión de una patente, y una nueva ronda de financiamiento también puede calificar (26 CFR 1.409A-1(b)(5)(iv)(B)). La empresa contrata a su propio tasador; esta página cubre lo que sigue.

La fecha de otorgamiento es el día en que se completa la acción corporativa que otorga la opción, con las acciones y el precio ya fijados (26 CFR 1.421-1(c)). Una carta de otorgamiento fechada antes de la aprobación de la junta no adelanta la fecha de otorgamiento, así que fije el precio según el valor vigente en la fecha de aprobación.

ISO o NSO: ¿cuál podemos otorgar y a quién?

Solo los empleados pueden recibir ISO; los contratistas, asesores y directores externos reciben NSO. La sección 422 fija las condiciones de las ISO (26 U.S.C. 422):

Una opción que no cumple una de las pruebas tributa como NSO, así que la nómina debe retener al ejercerla. Lleve el control del límite anual según el año en que las acciones pueden ejercerse por primera vez (el año de consolidación de derechos, o el año de otorgamiento si se permite el ejercicio anticipado), pues un mismo otorgamiento puede ser en parte ISO y en parte NSO. Para el lado del empleado después de irse, vea cómo ejercer opciones al dejar la empresa.

Form 3921 por el ejercicio de una ISO: ¿qué presenta la empresa y en qué fecha?

La corporación presenta un Form 3921 por cada ejercicio de ISO en el año calendario y entrega una copia al empleado. El formulario muestra la fecha de otorgamiento, la fecha de ejercicio, el precio de ejercicio por acción, el valor justo de mercado por acción en la fecha de ejercicio y el número de acciones (instrucciones del Form 3921). No se necesita un Form 3921 para un empleado extranjero no residente a quien la empresa no estaba obligada a entregar un Form W-2 en ningún año desde el de otorgamiento hasta el de ejercicio.

Una fecha límite que cae en fin de semana o feriado pasa al siguiente día hábil. La empresa que presenta 10 o más declaraciones informativas de todos los tipos en conjunto debe presentarlas por vía electrónica (instrucciones generales para ciertas declaraciones informativas). Un formulario tardío o faltante puede costar de $60 a $340 por declaración, y se cobra de nuevo por la copia del empleado. Para formularios omitidos en años anteriores, vea regularización fiscal antes de la debida diligencia.

El ejercicio de una ISO no es salario: no hay retención del impuesto sobre la renta, ni del Seguro Social, Medicare o el impuesto federal por desempleo (Publication 15-B). Aun así, la diferencia puede importar para el impuesto mínimo alternativo del empleado.

Retención en el ejercicio de una NSO: ¿qué debe retener e informar la nómina?

Para un empleado o exempleado, la diferencia de la NSO es salario sujeto a la retención del impuesto sobre la renta, el Seguro Social, Medicare y el impuesto federal por desempleo. Se informa en el Form W-2 en la casilla 1, en la casilla 3 hasta la base salarial del Seguro Social de $184,500, en la casilla 5 y en la casilla 12 con el código V (instrucciones del W-2; Publication 15-B).

• Impuesto sobre la renta: la diferencia es un salario suplementario (26 CFR 31.3402(g)-1). La empresa puede retener una tasa fija de 22% si retuvo sobre el salario regular del empleado este año o el año pasado; los salarios suplementarios que superen $1 millón en un año deben retenerse al 37% (Publication 15).
• Seguro Social y Medicare: 6.2% y 1.45% a cargo de cada parte, más 0.9% de retención adicional de Medicare cuando los salarios del empleado pasan de $200,000.
• Depósitos y declaraciones: incluya el impuesto en el depósito regular y en el Form 941. Un ejercicio grande puede activar la regla de depósito al día siguiente a partir de $100,000.

La diferencia se paga en acciones, no en efectivo, así que defina cómo financiará el empleado la retención antes de procesar el ejercicio. La empresa debe el impuesto sobre la renta que debió retener. Si los impuestos retenidos no se pagan al IRS y la empresa no puede pagarlos, el IRS puede cobrar la multa por recuperación de fondos en fideicomiso (trust fund recovery penalty), la totalidad de los impuestos retenidos y no pagados: el impuesto sobre la renta y los impuestos del Seguro Social y Medicare del empleado, a cada ejecutivo o empleado responsable de cobrarlos o pagarlos que haya actuado de forma intencional (Publication 15); vea atrasos en los impuestos de nómina. También puede aplicar la retención del impuesto estatal sobre la renta, que varía según el estado.

Para un contratista, asesor o director externo no hay nómina. Informe la diferencia en la casilla 1a del Form 1099-NEC cuando esta y otros pagos por servicios lleguen a $2,000, a más tardar el 31 de enero (instrucciones del 1099-NEC; Publication 5992). El impuesto propio del titular se explica en cómo ejercer opciones sobre acciones de una startup.

Ejercicio anticipado de opciones no consolidadas: ¿qué documentos conserva la empresa?

Conserve el contrato de ejercicio con el derecho de recompra de la empresa, el calendario de consolidación de derechos y una copia de cualquier elección de la sección 83(b). Quien presenta una elección 83(b), con vencimiento a los 30 días de la transferencia de las acciones, también debe entregar una copia a la empresa (26 CFR 1.83-2).

La elección 83(b) decide cuándo tributa una NSO ejercida de forma anticipada. Sin ella, el ingreso surge a medida que las acciones se consolidan, medido según su valor en ese momento (Publication 525), por lo que las fechas de consolidación de derechos de un empleado pasan a ser eventos de nómina con retención y reporte en el W-2. Una ISO ejercida de forma anticipada va en el Form 3921 del año del ejercicio, con el valor de la fecha de ejercicio, porque las acciones se consideran transferidas aunque aún no estén consolidadas (26 CFR 1.421-1(g)). Si el empleado debe presentar la elección se explica en ejercicio anticipado de opciones sobre acciones de una startup.

Deducción fiscal por compensación basada en acciones: ¿la obtiene la empresa?

En las NSO, sí: la corporación deduce el monto que el titular incluye en sus ingresos, en el año fiscal de la corporación que incluye el cierre del año fiscal del titular (26 U.S.C. 83(h)). Cuando las acciones ya están consolidadas al ejercer, la deducción sigue en cambio el método contable de la empresa, normalmente el año del ejercicio (26 CFR 1.83-6(a)(3)). Se considera que el titular lo incluyó cuando la empresa presenta a tiempo el W-2 o el 1099 (26 CFR 1.83-6(a)(2)). No se permite una deducción inmediata por la parte que la empresa deba capitalizar, como los costos de investigación que amortiza (26 CFR 1.83-6(a)(4)); vea deducción de costos de desarrollo de software.

En las ISO, por lo general no. La empresa no obtiene deducción cuando el empleado cumple los períodos de tenencia: dos años desde el otorgamiento y uno desde el ejercicio (26 U.S.C. 421(a); 422(a)). Si el empleado vende antes, lo que se llama disposición descalificante, el empleado tiene ingreso ordinario y la empresa deduce el mismo monto en el año de la venta (26 U.S.C. 421(b)). Informe ese ingreso en la casilla 1 del W-2, sin retención ni Seguro Social y Medicare (Publication 15-B). La deducción exige que el W-2 o W-2c se entregue y se presente a más tardar cuando la empresa presenta la declaración en que la reclama (26 CFR 1.83-6(a)(2)). La empresa se entera de la venta solo si alguien se lo dice, así que pida a los empleados que informen las ventas anticipadas.

¿Cómo aparecen las opciones en los libros y por qué difiere la declaración de impuestos?

Los libros y la declaración de impuestos cuentan el costo de las opciones en momentos y montos distintos. Los estados financieros registran un gasto de compensación en acciones según el marco contable de la empresa, por lo común distribuido durante el período de consolidación de derechos. La deducción fiscal sigue las reglas anteriores: la diferencia de la NSO al ejercer o consolidarse, y la de la ISO solo en una disposición descalificante.

La diferencia se concilia en el Schedule M-1 del Form 1120 (no se exige cuando los ingresos totales y los activos totales al cierre del año son ambos inferiores a $250,000), o en el Schedule M-3 cuando los activos totales llegan a $10,000,000, donde la línea 9 de la Parte III compara el gasto por opciones según los libros con la deducción (instrucciones del Form 1120; instrucciones del Schedule M-3). La guía de auditoría del IRS para examinadores, que no es una orientación vinculante, les indica conciliar la deducción por opciones con los montos del código V del W-2 (Publication 5992), así que conserve un reporte por titular con fechas de ejercicio, diferencia, retención y formulario emitido.

Oferta de recompra o recompra a empleados: ¿qué retiene la empresa?

Depende de lo que se venda:

• Opciones ejercidas para vender: el ejercicio de una NSO es salario para un empleado, con la retención habitual y el código V del W-2.
• Acciones de ISO vendidas antes de que terminen los períodos de tenencia: es una disposición descalificante; se informa en la casilla 1 del W-2, sin retención.
• Un precio superior al valor justo de mercado: toda parte pagada por servicios y no por las acciones es pago por trabajo, y para un empleado eso significa salario. Si una prima es pago por trabajo depende de los hechos; no hay una regla escrita para las ofertas de recompra, así que trate el punto como no resuelto.

El lado del vendedor, incluido cuándo la recompra de la empresa cuenta como venta, se explica en venta de acciones de una startup en una oferta de recompra. Las recompras de más del 5% de las acciones de la empresa también pueden hacer perder el estatus QSBS a las acciones que emita en el año anterior o posterior (26 U.S.C. 1202(c)(3)); vea QSBS para fundadores y primeros empleados.

¿Qué debe conservar el registro de opciones?

El registro debe permitir que cualquier persona reconstruya cada formulario y deducción a partir de un solo documento:

• Titular, tipo de titular (empleado, exempleado, contratista, director) y país de residencia
• Fecha de aprobación de la junta, fecha de otorgamiento, ISO o NSO, acciones y precio de ejercicio
• El informe 409A utilizado y su fecha de valuación
• Calendario de consolidación de derechos y división del límite anual de las ISO por año
• Cada ejercicio: fecha, acciones, valor justo de mercado, diferencia, retención y formulario emitido
• Ejercicios anticipados, derechos de recompra y copias de la elección 83(b)
• Fechas de terminación y plazos para ejercer después de la salida
• Ventas anticipadas informadas de acciones de ISO

Ejemplo

Estos escenarios son ilustrativos y usan dólares estadounidenses.

Un empleado ejerce ISO

Un empleado ejerce ISO por 10,000 acciones a $1 cuando el valor 409A es de $4. La empresa presenta el Form 3921 con la fecha de otorgamiento, la fecha de ejercicio, el precio de $1, el valor de $4 y las 10,000 acciones. No retiene nada y no pone nada en el W-2. La diferencia de $30,000 puede contar para el impuesto mínimo alternativo del empleado. La empresa no obtiene deducción, salvo que el empleado venda antes de tiempo más adelante.

Un empleado ejerce NSO

El ejercicio de NSO de un empleado tiene una diferencia de $50,000. Eso son $50,000 de salario. Si la empresa retuvo sobre el salario regular del empleado y usa la tasa fija, retiene $11,000 de impuesto federal sobre la renta al 22%. Suponiendo que los salarios del empleado en el año, incluida la diferencia, se mantengan por debajo de la base salarial del Seguro Social y del umbral de Medicare adicional, también retiene $3,100 de Seguro Social y $725 de Medicare, y paga su parte equivalente. El W-2 muestra $50,000 en la casilla 12 con el código V, y la empresa deduce $50,000.

Un asesor ejerce NSO

Un asesor que no es empleado ejerce NSO con una diferencia de $20,000. No hay nómina ni retención. La empresa informa $20,000 en la casilla 1a del Form 1099-NEC y deduce $20,000.

¿Su caso es distinto?

• Los otorgamientos se fecharon antes de la aprobación de la junta o se fijaron con una valuación vencida: puede ser necesario corregir un problema de 409A o de ISO antes de la próxima ronda; obtenga ayuda con impuestos corporativos.
• Se omitieron Forms 3921 o montos del código V del W-2 en años anteriores: vea regularización fiscal antes de la debida diligencia y obtenga ayuda con impuestos corporativos.
• Usted es el empleado que ejerce: vea cómo ejercer opciones sobre acciones de una startup y AMT en opciones sobre acciones de incentivo.
• El personal vive y trabaja en Canadá: se aplican las reglas canadienses; vea opciones sobre acciones para empleados en Canadá.
• La empresa hace una oferta de recompra o una recompra de acciones: vea venta de acciones de una startup en una oferta de recompra y obtenga ayuda con impuestos corporativos.
• Un titular de opciones vive o trabaja fuera de EE. UU.: las retenciones y los formularios pueden ser distintos; vea pago a contratistas en el extranjero y contratación de empleados en el extranjero.
• Los fundadores están definiendo su propio sueldo: vea sueldo de los fundadores en una corporación respaldada por capital de riesgo.