Contabilidad para tiendas en línea: costo en Shopify y Amazon

¿Qué hace un responsable contable de comercio electrónico que quizá no haga uno general?

Un responsable contable de comercio electrónico concilia la tienda a nivel de detalle: las ventas brutas, las comisiones, los reembolsos y el impuesto sobre las ventas de cada canal de venta se registran por separado, cada pago recibido se cuadra con un depósito bancario, los totales concilian con el Form 1099-K y el inventario se lleva hasta el costo de los bienes vendidos. Ninguna fuente oficial fija lo que cobran los responsables contables de comercio electrónico; la tarifa depende de los canales, el volumen de pedidos, el inventario, los estados con impuesto sobre las ventas y el atraso, así que compare primero el alcance de las cotizaciones. La Oficina de Estadísticas Laborales de EE. UU. (Bureau of Labor Statistics) describe el trabajo general como registrar transacciones, producir informes y conciliar diferencias; una tienda agrega el detalle de cada canal. Un responsable contable general puede hacer este trabajo; verifique que el alcance acordado lo nombre.

¿Qué hace que la contabilidad de una tienda no sea sencilla?

Cada una de estas situaciones convierte un trabajo de contabilidad en una pregunta de alcance:

• Pagos recibidos que ya no coinciden con los depósitos bancarios.
• Más de un canal de venta, cada uno con sus propios pagos y su propio Form 1099-K.
• Inventario guardado en más de un estado, o impuesto sobre las ventas adeudado en varios estados.
• Meses que nunca se conciliaron.
• Inventario que nunca se contó.
• Una sociedad de personas o una corporación, donde el costo de los bienes vendidos va en la propia declaración de la entidad.

Cuando se dan dos o más de estas situaciones, el alcance y las preguntas tributarias que lo acompañan suelen venir antes que la tarifa.

¿Qué debo reunir primero?

• Los informes de pagos o de liquidación de cada canal del año.
• Todos los Forms 1099-K recibidos.
• Los estados de cuenta bancarios y de tarjeta.
• Las facturas de proveedores y el último conteo de inventario.
• Las ventas por estado.
• La declaración anterior.

¿Por qué la contabilidad debe mostrar las ventas brutas, las comisiones y los reembolsos, y no solo el depósito neto?

Una contabilidad armada con depósitos netos subestima las ventas y no muestra ningún gasto de comisiones ni de reembolsos. El IRS dice que el monto bruto del Form 1099-K no se ajusta por comisiones, créditos, reembolsos, envío, equivalentes de efectivo ni descuentos, y que se necesitan otros registros para pasar de ese monto al ingreso que debe reportarse. La Publication 583 dice que la contabilidad de un negocio debe mostrar el ingreso bruto, las deducciones y los créditos.

Por eso la contabilidad de una tienda registra por separado:

• Las ventas brutas antes del impuesto sobre las ventas, por canal.
• Los reembolsos y las devoluciones.
• Las comisiones del procesador de pagos, de la plataforma de venta y de las etiquetas de envío.
• El impuesto sobre las ventas cobrado.
• El dinero que un procesador retiene como reserva (no es un gasto).
• El pago recibido en el banco (una transferencia, no una venta nueva).

Para los asientos, vea cómo cuadrar ventas, pagos recibidos y el Form 1099-K. Para Amazon, vea cómo convertir un informe de liquidación en asientos. Para Shopify, vea pagos recibidos que no coinciden con los depósitos.

¿Cómo concilia la contabilidad con el Form 1099-K?

El Form 1099-K reporta los pagos brutos recibidos con tarjetas de pago y mediante aplicaciones de pago o plataformas de venta, por lo que concilia con las ventas brutas por canal, no con los depósitos bancarios. El IRS dice que una tienda que cobra directamente con tarjeta recibe el formulario sin importar el monto. Una aplicación de pagos o una plataforma de venta debe reportar cuando los pagos superan $20,000 en más de 200 transacciones, pero puede reportar menos, y un estado puede fijar un umbral más bajo. Una tienda que vende en varias plataformas puede recibir varios formularios.

La falta de un formulario no quita nada de la contabilidad: el IRS dice que el umbral del formulario no decide si los pagos son gravables. La Publication 334 advierte que el formulario puede omitir ingresos y puede incluir partidas que no son ingresos, como el impuesto sobre las ventas.

En la práctica, el responsable contable arma una hoja de trabajo corta por formulario (un «puente»): parte de las ventas brutas por canal y período, ajusta por el impuesto sobre las ventas incluido en los pagos, las ventas hechas fuera de ese procesador y los desfases de fin de año, y termina en el monto de la casilla 1a del formulario. Un formulario con el beneficiario equivocado, un duplicado o un monto que la hoja de trabajo no puede explicar se trata en la guía sobre cómo cuadrar ventas, pagos recibidos y el Form 1099-K. Para la declaración, vea impuesto sobre la renta de los vendedores en línea.

¿Por qué el inventario cambia la contabilidad y la declaración, y quién lo valúa?

Un negocio que lleva inventario valúa sus existencias al inicio y al cierre de cada año para calcular el costo de los bienes vendidos, y generalmente usa un método de acumulación para las compras y las ventas (Publication 538). El costo de los bienes vendidos es el inventario inicial más las compras y otros costos, menos el inventario final (Publication 334). Sin un conteo al cierre del año, la cifra final es una estimación, y el costo y la utilidad se mueven con ella.

Un contribuyente de pequeño negocio (una prueba basada en el promedio de ingresos brutos) puede optar por no llevar inventario, pero aun así debe usar un método que refleje con claridad el ingreso (Publication 334). Un método permitido trata las existencias como materiales y suministros no incidentales, con su costo recuperado mediante el costo de los bienes vendidos en el más tardío entre el año en que los bienes llegan a los clientes y el año en que el costo se paga o se incurre (26 CFR 1.471-1). Para la prueba y la elección, vea inventario o suministros para vendedores pequeños.

Dónde va el costo depende de quién presenta. Un propietario único, que incluye a la persona física que es el único miembro de una LLC que no ha elegido tratamiento de corporación, usa el Schedule C, líneas 35 a 42 (Publication 334). Una sociedad de personas o una corporación adjunta el Form 1125-A cuando deduce el costo de los bienes vendidos.

Un negocio que lleva un inventario permanente debe igualmente hacer un conteo físico a intervalos razonables y ajustar la contabilidad para que coincida (Publication 538). Para el inventario en centros de distribución de Amazon, vea comisiones e inventario de FBA.

¿Quién cobra el impuesto sobre las ventas en las ventas de la plataforma y qué controla el responsable contable en mi propia tienda?

La plataforma de venta cobra y remite el impuesto de las ventas hechas a través de ella cuando un estado tiene una regla para plataformas; el propietario cobra en las ventas de su propia tienda cuando tiene la obligación de hacerlo. Cada estado fija sus propias reglas; Texas y California son dos ejemplos.

• Texas: un proveedor de plataforma de venta debe cobrar, reportar y remitir el impuesto de todas las ventas hechas a través de su plataforma. El vendedor no necesita cobrar una vez que el proveedor certifica que lo hará (sin certificación, el vendedor debe hacerlo), pero un vendedor de Texas igual necesita un permiso y debe presentar declaraciones, aunque todas las ventas pasen por una plataforma.
• California: el facilitador de la plataforma es el minorista de las ventas facilitadas, es decir, las ventas hechas a través de la plataforma. Un vendedor cuyas ventas en California pasan todas por un facilitador así generalmente no está obligado a registrarse, pero la CDTFA también considera que un vendedor que guarda inventario en un centro de distribución de California hace negocios allí, y no aclara cómo se concilian ambas reglas cuando una plataforma tiene las existencias; consulte a la CDTFA. Un vendedor que además hace ventas directas, por ejemplo en su propio sitio web, y tiene presencia física (que incluye mantener inventario en el estado) o ventas combinadas para entrega en California del vendedor y de sus personas relacionadas, como familiares o empresas que controla el mismo propietario, por encima de $500,000 en el año calendario anterior o en el actual, contando las ventas de la plataforma, puede tener que registrarse.

En una tienda que dirige el propietario, el responsable contable controla:

• Las ventas por estado de destino y por canal, incluidas las ventas de la plataforma, porque California las cuenta para su umbral.
• Las ventas de negocios relacionados, cuando el umbral de un estado las suma.
• El impuesto cobrado en los pedidos de la propia tienda, por estado, como un pasivo. La Publication 334 dice que el impuesto sobre las ventas impuesto al comprador que usted cobra y entrega no es ingreso; el impuesto que se le impone a usted como vendedor forma parte de los ingresos brutos.
• El impuesto que una plataforma cobró y remitió, mostrado aparte del impuesto que debe el propietario.
• La certificación de impuestos o el número de cuenta de cada plataforma, y cada permiso estatal.
• Las declaraciones presentadas y los pagos hechos, cuadrados con la cuenta de pasivo.
• Dónde está el inventario, porque un estado puede tratar las existencias guardadas allí como presencia.

Para saber en qué estados cobrar, vea impuesto sobre las ventas de Shopify por estado y cuándo debe cobrar el impuesto sobre las ventas. Para las declaraciones, vea cómo presentar declaraciones del impuesto sobre las ventas.

¿Qué registros debe conservar el responsable contable y con qué frecuencia deben conciliarse las cuentas?

El responsable contable debe conservar todos los registros que prueban los ingresos y los costos de la contabilidad, y conciliar la cuenta bancaria del negocio cada mes. El IRS acepta cualquier sistema que muestre con claridad los ingresos y los gastos; el propietario igualmente debe poder sustentar cada asiento.

La Publication 583 dice que debe mantener una cuenta del negocio separada de una personal y conciliar la cuenta corriente cada mes. Agrega que los registros electrónicos deben conciliar con la contabilidad y con la declaración e identificar los documentos de origen. El cierre mensual de una tienda también cuadra las transacciones de cada pago recibido con su depósito; eso es práctica contable, no una regla del IRS.

Conserve los registros mientras puedan servir para probar una declaración. El límite general para determinar más impuesto es 3 años después de presentar la declaración (una declaración presentada antes cuenta como presentada en su fecha de vencimiento), y en los casos listados se aplican plazos más largos (Publication 583, Table 3). Los registros del impuesto sobre las ventas y de las plataformas siguen las reglas estatales, que pueden ser más largas: Texas, por ejemplo, exige que un vendedor remoto que vende solo a través de una plataforma que certifica que cobra el impuesto conserve los registros de esas ventas por al menos 4 años (Texas Comptroller). Para el plazo de cada registro, vea cuánto tiempo conservar los registros del negocio.

¿Qué determina la tarifa de un responsable contable de comercio electrónico y estoy pagando de más?

La tarifa sigue la cantidad de trabajo que hay que conciliar, y ninguna fuente oficial publica lo que cobran los responsables contables de comercio electrónico. Por eso esta página da los factores, no un precio.

Compare cualquier cotización con estas líneas; una cotización que deja varias en blanco todavía no es comparable. Una tarifa que excluye el inventario o el impuesto sobre las ventas cubre menos trabajo, así que compare cotizaciones con el mismo alcance. Una tienda con un solo canal y sin inventario puede no necesitar el alcance completo de una tienda. Para saber cuánto cuesta un atraso, vea costo de poner al día la contabilidad; para un precio mensual para cualquier pequeño negocio, vea costo mensual de la contabilidad.

¿Qué debo buscar en un responsable contable de Shopify o Amazon y qué debe mostrarme antes de contratarlo?

Busque pruebas de que ya cuadró los pagos de una tienda con sus depósitos, no una lista de software. Pida al candidato que muestre:

1. Un pago cuadrado con un depósito bancario, con las ventas brutas, las comisiones y los reembolsos a la vista (una muestra sin nombres).
2. Cómo concilia una tienda con dos canales con sus Forms 1099-K.
3. Cómo maneja el inventario: quién cuenta, con qué frecuencia, cómo se lleva el costo (incluido si el costo de las existencias incluye el flete de entrada y los derechos de importación) y qué pasa cuando el conteo y la contabilidad difieren.
4. Qué obligaciones del impuesto sobre las ventas controla, si presenta las declaraciones o solo reporta las cifras, y cómo registra el impuesto que cobra una plataforma.
5. Qué necesita de usted cuando un canal de venta no exporta el detalle.
6. Cuándo se cierra cada mes, de quién es el archivo contable y qué acceso necesita.
7. Cómo se registran los pedidos que cumple un proveedor o un socio de impresión bajo demanda (sin inventario propio).

Para las preguntas generales al contratar, vea preguntas que hacer antes de contratar a un responsable contable. Para revisar a un responsable contable que ya tiene, vea cómo revisar el trabajo de su responsable contable.

¿Un responsable contable local, uno especializado en tiendas o solo software?

Un responsable contable local general puede servir para una tienda con un solo canal e inventario sencillo; una tienda con varios canales, inventario o varios estados con impuesto sobre las ventas normalmente necesita a alguien que ya haya cuadrado pagos de tiendas.

Quienquiera que lleve la contabilidad, el propietario carga con la carga de la prueba de lo que reporta la declaración, es decir, debe poder demostrar de dónde salió cada cifra. Para saber qué hace y qué no hace una plataforma de tiendas, vea ¿Shopify hace la contabilidad?. Para saber dónde está el responsable contable, vea responsable contable local o en línea.

¿Qué debo enviar todavía cada mes?

El propietario envía lo que el responsable contable no puede obtener de una conexión automática:

• Informes de cualquier canal o cuenta de pagos que no exporte el detalle.
• Facturas de proveedores por el inventario comprado.
• Inventario que entró o salió de un almacén o centro de distribución.
• Avisos del impuesto sobre las ventas, cartas de permisos y certificaciones de plataformas.
• Notas sobre reembolsos inusuales, disputas o retenciones.
• Qué transacciones son personales.

Para la lista completa, vea qué necesita de usted su responsable contable y qué incluye un servicio mensual de contabilidad.

¿Cuándo necesita una tienda un CPA y no solo un responsable contable?

Una tienda normalmente necesita la opinión de un CPA cuando la pregunta es una posición tributaria y no un registro. El responsable contable registra lo que pasó; la declaración decide cómo se reporta.

Si dos o más filas se aplican a su caso, lleve los informes de pagos, los Forms 1099-K y los registros de inventario a contabilidad para resolver juntos el alcance y las preguntas tributarias. Para saber quién hace qué, vea responsable contable, contador o CPA.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos y usan dólares estadounidenses.

Un canal de Shopify, sin conteo de inventario

Una tienda vende US$400,000 al año por un canal y un procesador de tarjetas, con unos 3,000 pedidos, y este ejemplo omite el impuesto sobre las ventas. Los reembolsos son de US$16,000 y las comisiones del procesador son de US$12,000, por lo que el banco recibe US$372,000. La contabilidad registra US$400,000 de ventas, US$16,000 de reembolsos y US$12,000 de comisiones. El Form 1099-K muestra unos US$400,000, que concilian con las ventas, no con los depósitos.

El inventario inicial era de US$50,000 y las compras fueron de US$180,000, y el propietario lleva inventario pero no hizo ningún conteo al cierre del año. Con un conteo de US$60,000, el costo de los bienes vendidos es de US$170,000. Sin conteo, la cifra final, y por lo tanto la utilidad, es una estimación.

Centro de distribución de Amazon más una tienda de Shopify

Un vendedor tiene US$900,000 de ventas al año entre ambos. En un mes con mucho movimiento, el informe de ventas de Amazon muestra US$85,000 y el pago recibido es de unos US$75,000. La diferencia de US$10,000 son comisiones y reembolsos, digamos US$8,000 y US$2,000, no ventas perdidas. La contabilidad registra US$85,000 de ventas, US$8,000 de comisiones y US$2,000 de reembolsos. Registrar US$75,000 como ventas subestimaría las ventas en US$10,000 y ocultaría los US$8,000 de comisiones. Con inventario en varios estados e impuesto sobre las ventas en varios estados, el propietario también necesita que se respondan las preguntas tributarias, no solo los asientos mensuales.

Una pequeña tienda de artesanías

Un propietario vende US$25,000 al año por una sola plataforma y concilia la cuenta bancaria cada mes. En una tienda de este tamaño, un registro mensual de pagos que muestre las ventas brutas, las comisiones y los reembolsos, un conteo de inventario al cierre del año y una revisión pueden cubrir la contabilidad; un segundo canal, más inventario o una obligación del impuesto sobre las ventas en otro estado amplía lo que debe cubrirse.

¿Su caso es distinto?

• Sus pagos recibidos, su inventario y su impuesto sobre las ventas ya no concilian, o vende por más de un canal o en varios estados: eso es una pregunta de alcance antes que una pregunta de precio. Lleve los informes de pagos, los Forms 1099-K y los registros de inventario a contabilidad.
• Hay meses o años sin conciliar: vea cómo ponerse al día con la contabilidad atrasada y luego busque ayuda de contabilidad para reconstruirlos.
• Revendió bienes sin llevar control del inventario ni de los recibos: vea inventario y costo de los bienes sin registros.
• Tiene inventario en varios estados o puede deber impuesto sobre las ventas en varios: vea cuándo debe cobrar el impuesto sobre las ventas y umbrales de nexo económico por estado, y luego lleve sus ventas por estado y las ubicaciones del inventario a contabilidad.
• El Form 1099-K no concilia con sus ventas, llegó un aviso sobre ingresos o impuesto sobre las ventas, o el impuesto que cobró nunca se entregó: vea cómo cuadrar ventas, pagos recibidos y el Form 1099-K y impuesto sobre las ventas por pagar que no coincide con la declaración; si la diferencia se remonta a un año presentado, lleve los formularios y los informes a contabilidad.
• Amazon es su canal principal: vea contabilidad para vendedores de Amazon.
• Tiene una pequeña tienda de artesanías: vea contabilidad para una pequeña tienda en línea.
• El propietario vive fuera de EE. UU., o la cuenta de vendedor está en una LLC de propiedad extranjera: vea pagos de plataformas de venta en una LLC de propiedad extranjera, y luego lleve los informes de pagos a contabilidad.
• Su negocio es canadiense y vende en dólares estadounidenses: vea ventas en dólares estadounidenses y pagos de plataformas de venta.