Repasses da Stripe: vendas brutas, taxas, reembolsos e 1099-K

Por que o meu repasse da Stripe é menor que o que os clientes pagaram?

Um repasse da Stripe é o seu saldo disponível no momento em que a Stripe o cria, não o total que os clientes pagaram. A taxa da Stripe sai de cada pagamento antes de ele chegar ao saldo, e reembolsos, disputas e outras cobranças saem do mesmo saldo (saldos, repasses).

Registre os valores brutos e dê a cada dedução uma linha própria. O depósito bancário é o valor líquido, então é uma transferência, nunca uma venda. Uma conta intermediária da Stripe é uma conta de passagem na sua escrituração para o dinheiro em trânsito entre a Stripe e o seu banco; como ela funciona está abaixo. O Form 1099-K informa os pagamentos antes de taxas e reembolsos, então compare-o com as vendas brutas, não com os depósitos.

Quatro coisas tornam o caso não simples:

• Repasses manuais ou instantâneos, que o relatório de repasses não detalha.
• Um saldo negativo que a Stripe cobra do banco.
• Disputas ainda abertas no fim do ano, ou mais de uma conta na Stripe.
• Um ano já entregue em que depósitos foram lançados como vendas, um Form 1099-K bem acima da escrituração ou um aviso do IRS sobre a divergência.

Reúna antes de começar: o relatório detalhado de repasses de cada repasse do ano, o Form 1099-K do ano (os emissores devem enviá-lo até 31 de janeiro do ano seguinte), os extratos bancários e as listas de reembolsos e disputas.

Qual relatório da Stripe liga um repasse às suas transações?

O relatório de conciliação de repasses (payout reconciliation) liga cada repasse automático ao lote de pagamentos, reembolsos, disputas e taxas que ele liquida. O relatório de resumo do saldo (balance summary) não faz isso: ele funciona como um extrato bancário e não liga repasses a pagamentos (conciliação de repasses, resumo do saldo).

• Escolha o intervalo de datas em torno da data estimada de chegada do repasse e amplie-o se estiver em dúvida. Um repasse pode chegar antes de os dados do relatório ficarem prontos.
• O relatório de conciliação de repasses cobre repasses automáticos. Para repasses manuais, a Stripe indica o relatório de saldo.
• A Stripe não consegue dizer quais transações um repasse instantâneo contém. Conciliar o repasse instantâneo com o histórico de transações fica por sua conta.
• Baixe o CSV detalhado.

Guarde cada arquivo como foi baixado. A Publication 583 diz que o extrato bancário, o talão de cheques e a sua escrituração devem concordar, e recomenda conciliar todo mês.

Como registro um repasse da Stripe: cobranças, taxas, reembolsos e o depósito?

Lance as linhas do repasse por uma conta intermediária da Stripe e depois confira o depósito bancário com essa conta, não com as vendas. A conta intermediária guarda o que a Stripe deve a você, ou o que você deve a ela, até o dinheiro se mover. Este é um método de rastreamento, não um lançamento prescrito pelo IRS: o IRS deixa você usar qualquer sistema que mostre com clareza receitas e despesas.

Em palavras simples: as vendas aumentam pelo que os clientes pagaram, reembolsos e taxas ganham linhas próprias, e a Stripe deve a você o restante até o depósito chegar.

1. Crie uma conta intermediária para a Stripe.
2. Abra o relatório detalhado do repasse e some as linhas por categoria de relatório.
3. Faça um lançamento por repasse. Credite as vendas pelas cobranças, ou as contas a receber se uma fatura já registrou a venda. Debite devoluções e abatimentos pelos reembolsos e taxas da Stripe pelas taxas. Debite a conta intermediária pelo valor líquido dessas linhas, ou credite-a se o líquido for negativo. Dê a qualquer outra linha uma conta própria: imposto sobre vendas para imposto sobre vendas a pagar, retenção adicional para imposto retido.
4. Lance o depósito como um segundo lançamento: debite o banco e credite a conta intermediária. Se o feed bancário já criou o depósito, confira-o com a conta intermediária em vez de lançá-lo como venda.
5. Confira se débitos e créditos são iguais. A conta intermediária volta a zero para aquele repasse, a menos que a Stripe tenha retido dinheiro; o dinheiro retido fica na conta intermediária até ser liberado.

A maioria das escriturações data cada linha da conta intermediária pela data de criação, não pela data de chegada do repasse, então um repasse que atravessa o fim do mês é dividido entre os meses. O ano a que uma venda pertence segue o método contábil; a seção sobre o fim do ano, abaixo, explica.

O imposto sobre vendas imposto ao comprador, que você cobra e deve repassar, não é renda (Publication 334); lance-o em uma conta de imposto sobre vendas a pagar, não em vendas. O método completo para qualquer plataforma, inclusive reservas e impostos, está em Conciliar vendas, repasses e Form 1099-K. Se uma sincronização ou uma fatura também cria a venda, veja Renda duplicada na sua escrituração. Para planos anuais pagos antecipadamente, veja Receita diferida em assinaturas.

Por que um repasse da Stripe contém um reembolso, vem a menos depois de uma disputa ou nunca chega?

A Stripe retira um reembolso ou uma disputa do saldo quando acontece, então o próximo repasse absorve o valor, mesmo que a venda original tenha sido paga semanas ou um ano antes. O reembolso não é descontado do repasse que levou a venda original.

• Reembolsos. Lance o reembolso como uma linha própria no período em que ele é lançado, em devoluções e abatimentos. Um reembolso em janeiro de uma venda de dezembro é uma linha de janeiro. Se o fim do ano exige uma estimativa para reembolsos ainda não lançados, isso depende do método contábil; pergunte ao seu preparador. Como um reembolso chega à declaração está em Como registrar reembolsos na escrituração.
• Disputas. A Stripe debita o valor contestado mais uma taxa de disputa quando a disputa é aberta e retém o dinheiro durante toda a disputa, que pode durar de dois a três meses (Stripe). Se o emissor do cartão decidir a seu favor, a Stripe devolve o valor. A Stripe diz que não devolve a taxa por receber uma disputa, a menos que o seu contrato diga o contrário; uma taxa separada por contestá-la é devolvida se você ganhar.
• Lançamentos de uma disputa. Nem o IRS nem a Stripe prescrevem lançamentos. Um método viável: a taxa vai para despesa quando é cobrada, o valor contestado vai para um valor a receber da Stripe enquanto a disputa está aberta e volta para a conta intermediária se você ganhar. Onde vai uma disputa perdida, em redução de vendas ou em outra conta, é uma questão para o seu preparador, como acontece com o reembolso de um pagamento por serviço, abaixo.
• Repasses que falharam ou não chegaram. Um repasse pode aparecer primeiro como pago e depois mudar para falho em até cinco dias úteis (Stripe). Um repasse que nunca chega pode ter falhado ou ter sido pausado. Confira cada repasse com o extrato bancário, não só com a lista da Stripe; até ele chegar, o valor fica na conta intermediária.

Como a Stripe pode cobrar da minha conta bancária quando o meu saldo está negativo?

A Stripe pode criar um repasse que debita a sua conta bancária quando o seu saldo está negativo e nenhum pagamento novo o cobre. No exemplo da Stripe, reembolsar mais em pagamentos anteriores do que os novos pagamentos trazem deixa o saldo negativo (Stripe). Sua conta bancária precisa aceitar créditos e débitos para que a Stripe faça o débito.

O saldo fica negativo quando reembolsos, disputas e taxas superam os novos pagamentos. A Stripe sugere um saldo mínimo nos repasses automáticos para que esses eventos não pausem os repasses nem causem um débito na conta bancária (Stripe).

Na escrituração, um saldo negativo significa que a conta intermediária mostra que você deve à Stripe. O débito bancário quita essa dívida. É um lançamento de conta intermediária, não uma despesa nem um reembolso: os reembolsos e as taxas que o causaram já foram lançados em linhas próprias. O dinheiro mantido por um saldo mínimo continua sendo seu e fica na conta intermediária.

Por que o meu 1099-K da Stripe não bate com a minha receita?

A caixa 1a do Form 1099-K é o valor bruto dos pagamentos informáveis, sem ajuste para créditos, descontos, taxas, valores reembolsados, frete ou quaisquer outros valores. Compare-a com as vendas brutas antes dos reembolsos, não com os depósitos nem com as vendas líquidas. Taxas, reembolsos e quaisquer outros valores que o formulário não subtrai explicam boa parte da diferença; a tabela abaixo cobre o resto.

Lançar o próprio formulário como vendas contaria os pagamentos duas vezes se eles já estiverem na escrituração. A falta de um formulário não elimina a renda (Publication 334). Pagamentos com cartão são informados em qualquer valor; aplicativos de pagamento e marketplaces têm um teste de valor e de número de transações que começa em mais de US$20.000 em pagamentos (IRS). Quem recebe um formulário está no guia sobre o limite do Form 1099-K.

Se uma diferença permanecer depois desses itens, jogá-la em vendas ou em outra renda esconderia a causa: pode estar faltando na escrituração um mês, uma conta ou uma pessoa jurídica.

Um repasse da Stripe chega depois de 31 de dezembro: a que ano ele pertence?

Na maioria das escriturações, uma cobrança da Stripe entra na conta intermediária no período da própria data, então um repasse de janeiro pode conter vendas de dezembro, e o que a Stripe ainda deve a você em 31 de dezembro fica na conta intermediária. O ano da venda segue o método contábil: uma venda no regime de competência pode cair em um ano diferente do de seu pagamento (Publication 538). O Form 1099-K pode seguir outras datas.

Pergunte ao emissor qual data ele tratou como instrução de transferência; as caixas mensais 5a a 5l do formulário mostram o resultado.

Para repasses automáticos, gere o relatório de conciliação de repasses da Stripe até 31 de dezembro para sustentar o saldo da conta intermediária: a seção de conciliação do saldo final detalha as transações que não tinham sido liquidadas até a data final do relatório (Stripe).

Na declaração, o método contábil decide (Publication 538). Um negócio no regime de competência inclui a renda quando todos os eventos fixam o seu direito a ela e o valor pode ser determinado com precisão razoável, e no máximo quando ela aparece em uma demonstração financeira aplicável, como demonstrações auditadas, se houver. Um negócio no regime de caixa inclui a renda que recebe de fato ou de forma presumida: creditada na sua conta ou colocada à sua disposição sem restrições, e o recebimento por um agente conta como seu, a menos que restrições substanciais limitem o seu controle.

Se o saldo pendente, o saldo disponível ou a reserva da Stripe contam como recebidos depende dos fatos, e as fontes não resolvem isso para todos os vendedores. A Stripe descreve os fundos pendentes como ainda não utilizáveis, os fundos disponíveis como utilizáveis para repasses e uma reserva como fundos que você não pode repassar até o fim da retenção (Stripe). Defina o método com o seu preparador antes do fim do ano: mudar do regime de caixa para o de competência, ou o contrário, em geral exige aprovação do IRS, pedida no Form 3115 (Publication 538). Veja Regime de caixa ou de competência em uma pequena empresa.

E se o 1099-K inclui pagamentos de outra pessoa, ou tem o nome ou o número errado?

Peça ao emissor um formulário corrigido e entregue a declaração no prazo com os seus próprios registros. O IRS não pode corrigir um formulário que um emissor entregou e diz para não esperar pela correção (IRS).

• O formulário não é seu ou duplica outro: peça um formulário corrigido mostrando zero.
• O número de identificação fiscal ou o valor bruto está errado, inclusive o seu número em um formulário de um negócio que você declara no Form 1065, 1120 ou 1120-S: peça um formulário corrigido.
• O formulário inclui pagamentos de outra pessoa ou de outro negócio, como em uma maquininha de cartão compartilhada: o IRS diz para entregar a declaração informativa exigida para eles, quando houver, e guardar os registros do que você pagou a eles.

O nome do emissor está em “Filer” no formulário. Uma plataforma ou facilitador que repassa pagamentos da Stripe a você pode ser o emissor em vez da Stripe; o nome da entidade original de liquidação de pagamentos está no canto inferior esquerdo (instruções). Guarde o formulário original e todas as mensagens sobre a correção. As etapas para um formulário que cobre só parte do ano, ou está sob outro nome ou número, estão em Formulário de plataforma errado ou corrigido.

Quais valores da Stripe chegam à declaração de imposto: vendas brutas, taxas, reembolsos?

Os pagamentos brutos por seus bens e serviços vão para a declaração como receita bruta, os reembolsos como devoluções e abatimentos e as taxas da Stripe como despesa do negócio. O repasse em si, e o dinheiro que ainda está no saldo da Stripe, não são nenhum dos dois. O IRS diz que taxas e reembolsos não são renda tributável e podem ser deduzidos do valor bruto do formulário.

As instruções definem a linha de devoluções e abatimentos pelos reembolsos de produtos devolvidos e pelas reduções de preço. Para o reembolso de um pagamento por serviço, ou de uma venda de um ano anterior, pergunte ao seu preparador qual linha se aplica. O destino de uma disputa perdida é a mesma pergunta. Para lançar os totais na declaração, veja Imposto de renda de quem vende on-line.

Quando repasses manuais ou instantâneos, ou várias contas na Stripe, pedem um responsável contábil?

Uma planilha funciona enquanto cada repasse automático é lançado logo depois de chegar, um único mapeamento cobre todas as linhas e o ano bate com o formulário. Ela deixa de funcionar quando:

• Os repasses são manuais ou instantâneos. O relatório de repasses da Stripe não os detalha, então a conta intermediária é conciliada com o saldo da Stripe em vez de repasse por repasse.
• Há mais de uma conta na Stripe. Mais de uma conta pode significar mais de um formulário, distinguidos pela caixa do número da conta (instruções).
• Os pagamentos são liquidados em uma conta financeira da Stripe. A Stripe diz que empresas dos EUA elegíveis liquidam ali e só precisam de uma conta bancária para repasses externos (Stripe). A escrituração passa então a seguir o dinheiro da Stripe até essa conta e dela até o banco.
• Um ano já entregue lançou depósitos como vendas. Vendas, taxas e reembolsos ficam todos errados na escrituração, e a necessidade de retificar a declaração depende de como a receita bruta e as despesas foram declaradas.
• O formulário continua longe da escrituração depois de taxas, reembolsos, imposto sobre vendas e prazos serem explicados.
• Saldos negativos e disputas se acumulam sem explicação.

A solução depende do que está errado. Os meses que faltam são acrescentados a partir dos relatórios da Stripe. Depósitos lançados como vendas são divididos em vendas brutas, reembolsos e taxas por lançamentos de correção, ou refazendo o ano a partir dos relatórios de repasses quando os registros não sustentam correções. Date cada correção no ano a que ela pertence. Em um ano já entregue, guarde os registros originais e uma nota de cada correção e concilie os valores corrigidos com a declaração como foi entregue; a regulamentação lista a conciliação de qualquer diferença entre a escrituração e a declaração entre os registros a guardar (26 CFR 1.446-1). Se a declaração precisa ser corrigida depende dessa comparação. Em qualquer caso, o trabalho parte dos relatórios de repasses da Stripe e dos extratos bancários; veja escrituração contábil.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos; todos os valores estão em dólares americanos.

Um mês de pagamentos

Uma loja recebe cobranças de US$20.000 em um mês, reembolsa US$1.000 e paga taxas da Stripe de US$600. O repasse é de US$18.400.

A escrituração mostra US$20.000 de vendas, US$1.000 de reembolsos, US$600 de taxas e US$18.400 no banco. A conta intermediária volta a zero.

Um Form 1099-K maior que a escrituração

Um empresário individual recebe pagamentos com cartão apenas pela Stripe. O Form 1099-K do ano mostra US$240.000 na caixa 1a. A escrituração mostra US$228.000 de vendas porque cada depósito foi lançado como venda. A diferença de US$12.000 é composta de US$6.000 de reembolsos e US$6.000 de taxas.

O valor bruto refeito só bate com o formulário se não houver mistura de imposto sobre vendas, disputas, outras contas, outras moedas ou prazos de fim de ano; confira isso primeiro em um formulário real. O líquido só bate com os depósitos se os reembolsos e as taxas não tiverem sido lançados também a partir de outro feed, o que os contaria duas vezes.

Um saldo negativo

Em uma semana, uma loja recebe US$1.000 em pagamentos e reembolsa US$2.000 de vendas anteriores. O saldo da Stripe fica em negativo de US$1.000. Nenhum pagamento novo chega, então a Stripe debita US$1.000 do banco. As taxas ficam de fora para manter os números redondos.

Entre os dois lançamentos, a escrituração mostra que a loja deve US$1.000 à Stripe. O débito bancário quita essa dívida, e a conta intermediária volta a zero.

E no seu caso?

• Repasses foram lançados como vendas em um ano já entregue, ou o formulário está bem acima da escrituração: o ano pode precisar de lançamentos de correção ou de ser refeito a partir dos relatórios da Stripe, e a necessidade de retificar uma declaração já entregue depende de como a receita bruta e as despesas foram declaradas. Um aviso do IRS dizendo que as informações de renda de terceiros não batem com a declaração tem uma data para resposta (IRS). Leve os relatórios de repasses, o formulário, os extratos bancários e qualquer aviso para a escrituração contábil; para atrasos maiores, veja Como atualizar uma escrituração atrasada. Para a declaração em si, veja retificação por erros de despesas do negócio (empresário individual) ou correção de uma declaração empresarial já entregue (sociedade de pessoas ou corporação S).
• Saldos negativos e disputas continuam se acumulando sem explicação: leve a lista de disputas e o relatório de saldo para a escrituração contábil.
• Os repasses são manuais ou instantâneos, você tem várias contas na Stripe ou os pagamentos são liquidados em uma conta financeira da Stripe: a conferência repasse por repasse deixa de funcionar; leve o relatório de saldo da Stripe, os extratos bancários e os formulários do ano para a escrituração contábil.
• Há dois países envolvidos (repasses em outra moeda ou para um banco fora dos EUA, ou um vendedor canadense com um formulário dos EUA): veja Saldos multimoeda da Wise e da Stripe na escrituração, Contas em moeda estrangeira na escrituração dos EUA e Formulários de plataformas de pagamento dos EUA para vendedores canadenses.
• O formulário está errado, duplicado ou sob o número errado: veja Formulário de plataforma errado ou corrigido.
• Você quer saber se recebe um formulário: veja o guia sobre o limite do Form 1099-K.
• Você usa outras processadoras também: veja depósitos de maquininha, gorjetas e taxas e pagamentos empresariais por aplicativo de carteira digital; o método comum está em Conciliar vendas, repasses e Form 1099-K.
• Você quer saber como um reembolso chega ao Schedule C, ou um reembolso que cai em um ano posterior ao da venda: veja Como registrar reembolsos na escrituração.
• Você administra uma plataforma que guarda o dinheiro de outras pessoas: veja Receita bruta ou líquida em um marketplace.
• Você vende assinaturas de software: veja Imposto sobre vendas em SaaS e software.