1099-K o 1042-S de plataforma de EE. UU.: vendedor canadiense

¿Por qué una plataforma de EE. UU. me envió un Form 1099-K o 1042-S?

El Form 1099-K informa los pagos procesados para un vendedor. El Form 1042-S informa, por lo general, ciertos ingresos de fuente estadounidense pagados a un beneficiario extranjero y la retención correspondiente. Los dos formularios tienen fines distintos.

Cuando una plataforma presenta cualquiera de los dos formularios, entrega una copia al beneficiario y presenta otra al IRS. Puede exigirse un Form 1042-S aunque un tratado u otra exención haya hecho que no se retuviera ningún impuesto. IRS: Form 1099-K, IRS: instrucciones del Form 1042-S.

Qué hacer con el formulario. Guárdelo junto con sus registros de ventas y compare la casilla 1a con sus propios reportes de ventas y de pagos recibidos. Que un pago aparezca en un 1099-K no lo vuelve gravable por sí solo, y el ingreso de un negocio canadiense se declara en Canadá, haya llegado o no un formulario. IRS: qué hacer con el Form 1099-K.

¿Recibir alguno de estos formularios significa que debo impuestos en EE. UU.?

Recibir un 1099-K o 1042-S no demuestra que un vendedor canadiense deba pagar el impuesto sobre la renta de EE. UU.

Si el vendedor no es residente fiscal de EE. UU., separe tres preguntas: de dónde proviene el ingreso, si el vendedor realiza una actividad comercial (trade or business) en EE. UU. y si un tratado limita el impuesto que resulte. Una exención del impuesto de EE. UU. puede dejar igualmente la obligación de presentar una declaración en EE. UU. IRS: Publication 519.

¿Cuándo pueden tributar en EE. UU. los ingresos de un vendedor canadiense?

El impuesto de EE. UU. sobre los ingresos de un vendedor canadiense depende de lo que se vendió y de dónde ocurre la venta o el trabajo, no de dónde estén el comprador o la plataforma.

Son reglas de partida y tienen excepciones: una venta atribuible a una oficina del vendedor en EE. UU. puede cambiar el resultado. En los bienes comprados, la venta generalmente se considera hecha donde la propiedad y el riesgo de pérdida pasan al comprador. IRS: Publication 519, fuente de ingresos, 26 CFR 1.861-7(c), 26 CFR 1.863-3(c).

La fuente del ingreso es solo el primer paso. Un vendedor que realiza una actividad comercial en EE. UU. generalmente tiene una ganancia de fuente estadounidense por la venta de bienes que se considera vinculada efectivamente con esa actividad; el ingreso de fuente extranjera generalmente no lo está, salvo que intervenga una oficina en EE. UU. Un vendedor sin actividad comercial en EE. UU. paga el impuesto a la tasa de 30% (o a una tasa menor del tratado) solo sobre los ingresos fijos, determinables, anuales o periódicos (FDAP) de fuente estadounidense, como las regalías; las reglas de retención consideran que las ganancias por la venta de bienes quedan fuera de esa categoría. IRS: Publication 519, capítulo 4, 26 CFR 1.1441-2(b)(2).

Según el Artículo VII, un residente canadiense con derecho a los beneficios del tratado generalmente paga impuesto federal de EE. UU. sobre las utilidades del negocio solo en la medida en que se atribuyan a un establecimiento permanente en EE. UU. El Artículo V abarca lugares fijos, ciertos agentes y actividades de servicios que califican, así que no tener una oficina en EE. UU. no resuelve la cuestión. Tratado entre Canadá y EE. UU., Artículos V y VII.

¿Por qué recibí un 1099-K siendo canadiense y cómo evito que vuelva a llegar?

Un vendedor canadiense suele recibir un 1099-K porque la plataforma trató la cuenta como la de un beneficiario de EE. UU.: no hay un formulario de condición de extranjero registrado, o hay una dirección o una cuenta bancaria en EE. UU. u otra señal de que se trata de una persona de EE. UU. Tener una dirección en Canadá no basta para evitarlo. Para reducir la probabilidad de recibir otro:

1. Entregue a la plataforma el formulario correcto de la tabla siguiente y manténgalo vigente.
2. Verifique que el nombre, la dirección y el banco donde recibe los pagos coincidan con la entidad que hizo las ventas.
3. Pregunte si el formulario registrado cubre los pagos ya hechos: la exención depende de la documentación que la plataforma tenga antes de pagar, así que un Form W-8 posterior puede no eliminar un formulario ya emitido; pregunte si la plataforma lo corregirá.

Una plataforma de EE. UU. no tiene que presentar un 1099-K por un beneficiario con dirección extranjera cuyo pago va a una cuenta fuera de EE. UU., si tiene documentos válidos de condición de extranjero antes de pagar. Si la cuenta muestra una dirección de EE. UU. o instrucciones de pago en EE. UU., esa exención también exige un Form W-8 recibido dentro de 90 días después del contrato de la plataforma con el vendedor, y no se aplica si la plataforma sabe que el vendedor es una persona de EE. UU. Un marketplace o una aplicación de pago debe informar al IRS cuando los pagos superan US$20,000 en más de 200 transacciones al año, pero puede enviar el formulario por montos menores; los pagos con tarjeta no tienen mínimo. IRS: excepciones para beneficiarios extranjeros, IRS: umbral de declaración.

El formulario se entrega a la plataforma, no al IRS. Si el ingreso está vinculado efectivamente con una actividad comercial en EE. UU. (un negocio que se realiza en EE. UU.), el formulario puede ser el W-8ECI; un Form W-8 certifica la condición del beneficiario, por lo que debe corresponder al tipo de ingreso. Un W-8 generalmente dura hasta el final del tercer año calendario posterior a la firma, pero un cambio que lo vuelva incorrecto (que el ingreso pase a estar vinculado efectivamente con esa actividad o, en el caso de una persona física, una mudanza a EE. UU.) debe informarse a la plataforma dentro de 30 días con un formulario nuevo; la guía Formularios W para una corporación canadiense explica cómo completarlos y renovarlos en el caso de una corporación. IRS: instrucciones del Form W-8BEN, IRS: instrucciones del Form W-8BEN-E.

¿Qué pasa si la plataforma retuvo impuesto y envió un Form 1042-S?

Un Form 1042-S significa que la plataforma trató un pago como ingreso de fuente estadounidense pagado a una persona extranjera, e informa el impuesto retenido, si lo hubo. Que ese impuesto se pueda recuperar o acreditar depende de por qué lo retuvo la plataforma, algo que muestran el código de ingreso y los códigos de exención.

Ciertos ingresos de fuente estadounidense, como las regalías, pueden estar sujetos a un impuesto general de 30% sobre el monto bruto cuando no están vinculados efectivamente con una actividad comercial en EE. UU.; un tratado puede reducirlo. No es un impuesto generalizado sobre todas las ventas hechas a través de una plataforma de EE. UU.; para las regalías, vea Regalías y pagos por licencias de clientes de EE. UU.. IRS: ingresos fijos o determinables.

Una plataforma que no recibe un Form W-8 del beneficiario puede tener que retener a la tasa de 30% o a la tasa de retención adicional de 24% (una parte del pago que se retiene para el IRS); la casilla 4 del 1099-K informa la retención adicional. IRS: instrucciones del Form W-8BEN, IRS: instrucciones del Form 1099-K.

Para saber qué revisar en cada casilla del Form 1042-S y cómo recuperar o acreditar el impuesto, vea Impuesto de EE. UU. retenido en pagos a canadienses.

¿Debo presentar una declaración en EE. UU. por haber recibido el formulario?

El formulario por sí solo no crea la obligación de presentar una declaración en EE. UU. Puede hacer falta una declaración si hay una actividad comercial en EE. UU. (aunque un tratado elimine el impuesto), ingresos de fuente estadounidense que la retención no cubrió por completo o un reclamo de reembolso.

La declaración que corresponde depende de las actividades del vendedor en EE. UU.: vea Declaración de impuestos de EE. UU. de una corporación canadiense (y, si omitió años, Declaraciones omitidas en EE. UU. de una corporación canadiense) o, si es una persona física, Trabajador independiente canadiense con clientes de EE. UU..

Presentar la declaración también decide si se conservan las deducciones. Para aplicar deducciones y créditos contra ingresos que luego resulten gravables en EE. UU., una corporación extranjera generalmente debe presentar su declaración dentro de 18 meses después de la fecha de vencimiento, y una persona física, dentro de 16 meses después de esa fecha; puede aplicarse un plazo más corto cuando no se presentó la declaración del año anterior. Las instrucciones del Form 1120-F indican que una corporación extranjera debe presentar una declaración de protección (protective return) para resguardarlos si sus actividades limitadas en EE. UU. no generan ingresos vinculados efectivamente con una actividad en EE. UU., o si concluye que no hay impuesto en EE. UU. por un tratado (por ejemplo, porque no hay establecimiento permanente). Una declaración que sostiene que el ingreso no es atribuible a un establecimiento permanente en EE. UU. generalmente debe llevar adjunto el Form 8833, salvo que aplique una dispensa; no divulgarlo puede costar US$1,000 (US$10,000 para una corporación C) por cada incumplimiento. IRS: Publication 519, información sobre la presentación, IRS: Form 1120-F, presentación y declaraciones de protección, 26 CFR 1.882-4(a)(3), IRS: Form 8833.

¿Qué declaro en Canadá y qué pasa con el impuesto retenido en EE. UU.?

Un vendedor residente en Canadá declara en Canadá los ingresos del negocio, incluidas las ventas que no aparecen en un formulario de EE. UU. Las ventas y los costos elegibles se declaran por separado, no como el pago neto que deposita la plataforma. CRA: obligaciones tributarias en las plataformas.

Los montos del impuesto canadiense generalmente se calculan en dólares canadienses al tipo de cambio del día en que surge cada monto; para saber qué tipo de cambio usar, y sobre la opción que permite a algunas corporaciones declarar en dólares estadounidenses, vea Ventas en dólares estadounidenses y pagos de marketplaces. CRA: moneda para declarar, párrafos 1.3-1.8.

La retención de EE. UU. no se convierte automáticamente en crédito en Canadá: el crédito tiene un límite, y el impuesto reembolsado y la retención que exceda la tasa del tratado no son impuesto extranjero elegible. Un crédito no utilizado por impuestos extranjeros sobre ingresos del negocio puede arrastrarse 3 años hacia atrás o 10 años hacia adelante (Income Tax Act, s. 126(2)). El crédito provincial o territorial se reclama por separado (Form T2036; los residentes de Quebec usan Revenu Québec, según la página de la CRA sobre el crédito). Vea Ingresos del extranjero en una declaración canadiense (persona física) o Cómo reclamar el impuesto de EE. UU. en la declaración corporativa (corporación). CRA: crédito por impuestos extranjeros, párrafos 1.32-1.38.

¿Cómo concilio el monto bruto del formulario con mis registros contables?

Primero concilie el formulario con los registros de transacciones y luego esos registros con los pagos recibidos y la declaración de impuestos en Canadá. La casilla 1a del Form 1099-K no resta comisiones, devoluciones, descuentos ni montos de envío. IRS: declaración de pagos brutos.

Un vendedor que trabaja por cuenta propia, salvo que sea agricultor, pescador o agente a comisión, declara sus ingresos con el método de acumulación, que cuenta el ingreso cuando se gana y no cuando se cobra; por eso el formulario del año calendario puede diferir del ingreso del período declarado. CRA: T4002, capítulo 1. En el T2125, el impuesto sobre las ventas, las devoluciones, las rebajas y los descuentos incluidos en las ventas se anotan en el monto 3B, y los bienes comprados o fabricados para la venta se deducen en el período en que se venden. CRA: T4002, capítulo 2.

Para ver el proceso detallado, consulte Conciliación de ventas y pagos recibidos.

¿La CRA ve lo que una plataforma informa sobre mí?

Canadá tiene sus propias reglas de declaración para plataformas, distintas de los formularios de EE. UU.; un 1099-K o un 1042-S no indica si una plataforma tiene una obligación de declarar en Canadá. El equivalente más cercano al 1099-K es la información que una plataforma declarante debe entregar a cada vendedor sobre el que informa.

Las reglas están en la Parte XX de la Income Tax Act, y el primer período declarable fue el año calendario 2024. Un operador de plataforma con sede fuera de Canadá también puede ser operador declarante cuando facilita ventas o servicios de vendedores residentes en Canadá. El operador declarante informa la identidad de cada vendedor, la contraprestación pagada o acreditada, la cantidad de actividades y las comisiones, cargos o impuestos cobrados o retenidos, y entrega esa información al vendedor a más tardar el 31 de enero del año siguiente. Se excluye al vendedor para el cual el operador facilitó solo ventas de bienes, menos de 30 en total y por no más de C$2,800 en el año calendario. CRA: guía sobre las reglas de declaración de plataformas, párrafos 2.29, 6.2, 6.3 y 6.11, Income Tax Act, s. 282(1).

Las reglas canadienses imponen condiciones sobre el operador, el vendedor y la actividad, y el software que solo procesa pagos no es una plataforma. La contraprestación informada es el monto neto pagado o acreditado, a diferencia de los pagos brutos del 1099-K, por lo que los totales serán distintos. CRA: párrafos 2.5-2.6 y 7.7. Para declarar ingresos de plataformas, vea Cómo tributan los ingresos del trabajo independiente.

¿Y si el formulario tiene errores, está duplicado o no llegó?

Pida al emisor que corrija un formulario de pago inexacto y declare una sola vez las transacciones del negocio que lo originaron. La falta de un formulario no elimina la obligación de un residente en Canadá de declarar sus ingresos. Una plataforma obligada a emitir un formulario debe entregar el 1099-K a más tardar el 31 de enero y el 1042-S a más tardar el 15 de marzo, ambos del año siguiente. IRS: copia del 1099-K para el beneficiario, IRS: fecha de vencimiento del 1042-S.

1. Compare el nombre del beneficiario, la cuenta, el período y los montos con sus registros. Varias plataformas pueden significar varios 1099-K, así que verifique que dos formularios no cubran las mismas ventas. Si el formulario está a su nombre pero las ventas las hizo su corporación (o al revés), pida al emisor que corrija al beneficiario y conserve registros que muestren qué entidad ganó el ingreso.
2. Si un 1099-K es incorrecto, está duplicado o llegó a la persona equivocada, pida uno corregido al declarante que figura en el formulario, con monto cero si es un duplicado o no es suyo. El IRS no puede corregir el formulario del emisor.
3. Si un Form 1042-S es incorrecto, pida al agente de retención una copia corregida para el beneficiario y la enmienda que se requiera de lo presentado al IRS.
4. Conserve el original, la copia corregida y la correspondencia, y respete la fecha límite de la declaración mientras la corrección esté pendiente.

IRS: 1099-K incorrecto, IRS: corrección del Form 1042-S.

Reúna los formularios, el Form W-8 y el registro de aceptación, los reportes de pagos recibidos y las ventas mensuales; si no está claro cuánta actividad tiene en EE. UU., agregue contratos, condiciones de envío, lugares de producción y fechas de trabajo en EE. UU.

Ejemplo

Solo ilustrativo. Todos los montos son en dólares estadounidenses; el ejemplo no calcula impuestos ni da un tipo de cambio.

Un propietario único canadiense presta servicios por completo en Canadá a través de una plataforma de EE. UU. El Form 1099-K muestra US$40,000 en pagos brutos. La plataforma registra US$2,000 en devoluciones y US$3,000 en comisiones, por lo que paga al vendedor US$35,000. Suponga que no hay impuesto sobre las ventas, retenciones, otros costos ni diferencias de fechas.

En el T2125, los US$40,000 de pagos brutos van en el monto 3A y los US$2,000 de devoluciones en el monto 3B, lo que da US$38,000 de ventas después de devoluciones en el monto 3C. La comisión de US$3,000 es un gasto aparte, y quedan US$35,000 antes de otros gastos. En la declaración canadiense se usan los montos equivalentes en dólares canadienses.

El formulario por sí solo no establece un impuesto en EE. UU. ni la obligación de presentar una declaración allí. El trabajo realizado por completo en Canadá generalmente es de fuente extranjera para EE. UU.; cualquier otra actividad comercial en EE. UU. igual debe revisarse.

¿Su caso es distinto?

• Prestó servicios en EE. UU.: vea Trabajador independiente canadiense con clientes de EE. UU..
• Tiene inventario en una bodega de EE. UU.: vea Vendedores canadienses con inventario en EE. UU..
• El pago es por una licencia: vea Regalías y pagos por licencias de clientes de EE. UU..
• Necesita evaluar el impuesto sobre las ventas: vea Vendedores extranjeros e impuesto sobre las ventas para el impuesto sobre las ventas de EE. UU. y Cómo cobrar GST/HST a clientes de EE. UU. para GST/HST.
• Sus ventas pasan por una LLC o una corporación de EE. UU.: el formulario puede estar a nombre de esa entidad y no al suyo; vea Propietario canadiense de una LLC de EE. UU. o Propietario canadiense de una corporación de EE. UU..
• Pasa largas temporadas en EE. UU.: suficientes días pueden convertir a un canadiense en residente fiscal de EE. UU., y entonces el Form W-8 es incorrecto; vea Residentes estacionales (snowbirds) y residencia en EE. UU..
• Es ciudadano de EE. UU. o titular de una green card: vea Estadounidenses que viven en Canadá y, para un 1099-K como contribuyente de EE. UU., Impuesto sobre la renta de vendedores en línea.
• Una corporación tiene actividades en EE. UU. o elegibilidad al tratado inciertas: lleve los formularios y registros para una revisión tributaria transfronteriza.