Payout Stripe trong sổ sách: doanh số, phí, hoàn tiền, 1099-K

Vì sao payout Stripe của tôi nhỏ hơn số tiền khách hàng đã trả?

Payout của Stripe là số dư khả dụng của bạn tại thời điểm Stripe tạo payout, không phải tổng số tiền khách hàng đã trả. Phí của Stripe được trừ khỏi từng khoản thanh toán trước khi tiền vào số dư, còn hoàn tiền, tranh chấp và các khoản phí khác bị trừ từ cùng số dư đó (số dư, payout).

Hãy ghi các khoản gộp và cho mỗi khoản bị trừ một dòng riêng. Khoản tiền gửi ngân hàng là số ròng, nên nó là khoản chuyển tiền, không bao giờ là doanh số. Tài khoản trung gian Stripe (Stripe clearing) là tài khoản giữ trong sổ sách của bạn cho số tiền đang trên đường giữa Stripe và ngân hàng; cách hoạt động ở bên dưới. Form 1099-K báo cáo các khoản thanh toán trước phí và hoàn tiền, nên hãy so nó với doanh số gộp, không so với tiền gửi.

Bốn điều khiến trường hợp không còn đơn giản:

• Payout thủ công hoặc tức thì, mà báo cáo payout không liệt kê chi tiết được.
• Số dư âm mà Stripe thu lại từ ngân hàng.
• Tranh chấp còn mở vào cuối năm, hoặc có nhiều hơn một tài khoản Stripe.
• Một năm đã nộp tờ khai mà tiền gửi bị ghi thành doanh số, Form 1099-K cao hơn nhiều so với sổ sách, hoặc có thông báo của IRS về sự không khớp.

Hãy chuẩn bị trước khi bắt đầu: báo cáo payout chi tiết cho mọi payout trong năm, Form 1099-K của năm (bên phát hành phải gửi trước ngày 31 tháng 1 của năm sau), sao kê ngân hàng, và danh sách hoàn tiền và tranh chấp.

Báo cáo nào của Stripe khớp payout với các giao dịch của nó?

Báo cáo đối chiếu payout (payout reconciliation) khớp mỗi payout tự động với lô thanh toán, hoàn tiền, tranh chấp và phí mà nó thanh toán. Báo cáo tóm tắt số dư (balance summary) thì không: nó hoạt động như một sao kê ngân hàng và không nối payout với các khoản thanh toán (đối chiếu payout, tóm tắt số dư).

• Hãy chọn khoảng ngày quanh ngày đến dự kiến của payout, và mở rộng nếu chưa chắc. Payout có thể đến trước khi dữ liệu báo cáo của nó sẵn sàng.
• Báo cáo đối chiếu payout bao gồm payout tự động. Với payout thủ công, Stripe hướng dẫn dùng báo cáo số dư thay thế.
• Stripe không thể cho biết payout tức thì gồm những giao dịch nào. Bạn phải tự đối chiếu payout tức thì với lịch sử giao dịch.
• Tải tệp CSV chi tiết.

Giữ nguyên từng tệp như khi tải về. Publication 583 nói rằng sao kê ngân hàng, sổ séc và sổ sách của bạn phải khớp nhau, và khuyên đối chiếu hằng tháng.

Làm sao ghi sổ một payout của Stripe: thanh toán, phí, hoàn tiền và khoản tiền gửi?

Hãy ghi các dòng của payout qua một tài khoản trung gian Stripe, rồi khớp khoản tiền gửi ngân hàng với tài khoản đó, không khớp với doanh số. Tài khoản trung gian giữ số tiền Stripe nợ bạn, hoặc bạn nợ Stripe, cho đến khi tiền được chuyển. Đây là phương pháp truy vết, không phải bút toán do IRS quy định: IRS cho phép bạn dùng bất kỳ hệ thống nào cho thấy rõ thu nhập và chi phí.

Nói đơn giản: doanh số tăng đúng bằng số tiền khách hàng đã trả, hoàn tiền và phí có dòng riêng, và Stripe nợ bạn phần còn lại cho đến khi khoản tiền gửi đến.

1. Tạo một tài khoản trung gian cho Stripe.
2. Mở báo cáo chi tiết của payout và cộng các dòng theo danh mục báo cáo.
3. Ghi một bút toán cho mỗi payout. Ghi có doanh số cho các khoản thanh toán, hoặc ghi có khoản phải thu nếu một hóa đơn đã ghi khoản bán đó. Ghi nợ hàng bán bị trả lại và giảm giá cho hoàn tiền, và phí của Stripe cho phí. Ghi nợ tài khoản trung gian bằng số ròng của các dòng đó, hoặc ghi có nếu số ròng âm. Cho mọi dòng khác một tài khoản riêng: thuế bán hàng vào thuế bán hàng phải nộp, khấu trừ dự phòng vào thuế đã bị khấu trừ.
4. Ghi khoản tiền gửi thành bút toán thứ hai: ghi nợ ngân hàng, ghi có tài khoản trung gian. Nếu nguồn dữ liệu ngân hàng đã tạo sẵn khoản tiền gửi, hãy khớp nó với tài khoản trung gian thay vì ghi vào doanh số.
5. Kiểm tra tổng ghi nợ bằng tổng ghi có. Tài khoản trung gian trở về không cho payout đó, trừ khi Stripe giữ lại tiền; tiền bị giữ nằm lại trong tài khoản trung gian cho đến khi được giải phóng.

Hầu hết sổ sách ghi ngày của từng dòng trong tài khoản trung gian theo ngày tạo (created), không theo ngày payout đến, nên payout vắt qua cuối tháng sẽ bị chia vào hai tháng. Năm mà một khoản bán thuộc về phụ thuộc vào phương pháp kế toán; phần cuối năm bên dưới giải thích.

Thuế bán hàng áp lên người mua, mà bạn thu và phải nộp lại, không phải thu nhập (Publication 334); hãy ghi vào tài khoản thuế bán hàng phải nộp, không ghi vào doanh số. Phương pháp đầy đủ cho mọi nền tảng, kể cả khoản giữ lại và thuế, nằm trong Đối chiếu doanh số, payout và Form 1099-K. Nếu một lần đồng bộ hoặc một hóa đơn cũng tạo ra khoản doanh số, xem Thu nhập bị trùng trong sổ sách của bạn. Với gói dịch vụ theo năm trả trước, xem Doanh thu chưa thực hiện cho gói thuê bao.

Vì sao payout Stripe có một khoản hoàn tiền, thiếu sau một tranh chấp, hoặc không bao giờ đến?

Stripe trừ hoàn tiền hoặc tranh chấp khỏi số dư ngay khi nó xảy ra, nên payout kế tiếp gánh khoản đó, dù khoản bán gốc đã được chuyển ra từ nhiều tuần hay một năm trước. Hoàn tiền không được bù trừ với payout đã chuyển khoản bán gốc.

• Hoàn tiền. Hãy ghi hoàn tiền thành một dòng riêng trong kỳ nó được ghi nhận, vào hàng bán bị trả lại và giảm giá. Hoàn tiền vào tháng 1 cho một khoản bán tháng 12 là một dòng của tháng 1. Việc cuối năm có cần ước tính cho các khoản hoàn tiền chưa ghi nhận hay không phụ thuộc vào phương pháp kế toán; hãy hỏi người chuẩn bị thuế. Cách hoàn tiền đi vào tờ khai nằm trong Ghi hoàn tiền trong sổ sách.
• Tranh chấp. Stripe trừ số tiền bị tranh chấp cộng phí tranh chấp khi tranh chấp được mở và giữ số tiền suốt thời gian tranh chấp, có thể kéo dài hai đến ba tháng (Stripe). Nếu ngân hàng phát hành thẻ phán quyết có lợi cho bạn, Stripe trả lại số tiền đó. Stripe cho biết họ không hoàn lại phí nhận tranh chấp, trừ khi hợp đồng của bạn quy định khác; phí riêng cho việc phản biện tranh chấp sẽ được hoàn lại nếu bạn thắng.
• Ghi sổ cho tranh chấp. IRS và Stripe đều không quy định bút toán. Một phương pháp khả thi: phí ghi vào chi phí khi bị tính, số tiền bị tranh chấp ghi vào khoản phải thu từ Stripe khi còn mở, rồi chuyển lại tài khoản trung gian nếu thắng. Tranh chấp thua được ghi vào đâu, giảm doanh số hay tài khoản khác, là câu hỏi dành cho người chuẩn bị thuế, giống như hoàn tiền một khoản thanh toán dịch vụ ở bên dưới.
• Payout thất bại hoặc bị thiếu. Payout có thể lúc đầu hiện là đã trả rồi đổi thành thất bại trong vòng năm ngày làm việc (Stripe). Payout không bao giờ đến có thể đã thất bại hoặc bị tạm dừng. Hãy khớp mọi payout với sao kê ngân hàng, không chỉ với danh sách của Stripe; cho đến khi tiền về, số tiền của nó nằm lại trong tài khoản trung gian.

Vì sao Stripe có thể trừ tiền từ tài khoản ngân hàng của tôi khi số dư âm?

Stripe có thể tạo một payout trừ tiền từ tài khoản ngân hàng của bạn khi số dư âm và không có khoản thanh toán mới nào bù được. Trong ví dụ của Stripe, hoàn tiền nhiều hơn cho các khoản thanh toán trước so với số tiền thanh toán mới mang lại sẽ khiến số dư âm (Stripe). Tài khoản ngân hàng của bạn phải nhận được cả khoản ghi có lẫn khoản ghi nợ để Stripe thực hiện việc trừ tiền.

Số dư trở nên âm khi hoàn tiền, tranh chấp và phí vượt quá thanh toán mới. Stripe gợi ý đặt số dư tối thiểu cho payout tự động để các sự kiện này không làm tạm dừng payout hoặc kích hoạt việc trừ tiền từ tài khoản ngân hàng (Stripe).

Trong sổ sách, số dư âm nghĩa là tài khoản trung gian cho thấy bạn nợ Stripe. Khoản ngân hàng bị trừ sẽ thanh toán khoản nợ đó. Đây là bút toán của tài khoản trung gian, không phải chi phí và không phải hoàn tiền: các khoản hoàn tiền và phí gây ra nó đã được ghi ở các dòng riêng. Tiền bị giữ theo số dư tối thiểu vẫn là của bạn và nằm lại trong tài khoản trung gian.

Vì sao Form 1099-K của Stripe không khớp với doanh thu của tôi?

Box 1a của Form 1099-K là số tiền gộp của các khoản thanh toán phải báo cáo, không điều chỉnh cho tín dụng, chiết khấu, phí, số tiền đã hoàn, phí vận chuyển hay bất kỳ khoản nào khác. Hãy so nó với doanh số gộp trước hoàn tiền, không so với tiền gửi hay doanh số ròng. Phí, hoàn tiền và mọi khoản khác mà biểu mẫu không trừ giải thích phần lớn khoảng chênh; bảng dưới đây nói về phần còn lại.

Ghi chính biểu mẫu thành doanh số sẽ khiến các khoản thanh toán bị tính hai lần nếu chúng đã có trong sổ sách. Biểu mẫu bị thiếu không làm mất thu nhập (Publication 334). Thanh toán bằng thẻ được báo cáo ở mọi mức tiền; ứng dụng thanh toán và sàn thương mại có phép thử về số tiền và số giao dịch, bắt đầu từ trên $20.000 thanh toán (IRS). Ai nhận biểu mẫu được giải thích trong hướng dẫn về ngưỡng Form 1099-K.

Nếu vẫn còn chênh lệch sau các mục này, việc dồn nó vào doanh số hoặc thu nhập khác sẽ che mất nguyên nhân: có thể sổ sách đang thiếu một tháng, một tài khoản hoặc một pháp nhân.

Payout Stripe đến sau ngày 31 tháng 12: nó thuộc về năm nào?

Trong hầu hết sổ sách, khoản thanh toán qua Stripe vào tài khoản trung gian trong kỳ của chính ngày đó, nên payout tháng 1 có thể chứa doanh số tháng 12, và số tiền Stripe còn nợ bạn vào ngày 31 tháng 12 nằm lại trong tài khoản trung gian. Năm của khoản bán phụ thuộc vào phương pháp kế toán: khoản bán theo phương pháp dồn tích có thể rơi vào năm khác với năm thanh toán (Publication 538). Form 1099-K có thể theo các ngày khác.

Hãy hỏi bên phát hành họ coi ngày nào là ngày lệnh chuyển tiền; các box hằng tháng 5a đến 5l của biểu mẫu cho thấy kết quả.

Với payout tự động, hãy chạy báo cáo đối chiếu payout của Stripe đến hết ngày 31 tháng 12 để chứng minh số dư tài khoản trung gian: phần đối chiếu số dư cuối kỳ phân tích các giao dịch chưa được thanh toán xong đến ngày kết thúc của báo cáo (Stripe).

Trên tờ khai, phương pháp kế toán quyết định (Publication 538). Doanh nghiệp theo phương pháp dồn tích tính thu nhập khi mọi sự kiện xác lập quyền nhận đã xảy ra và số tiền có thể xác định với độ chính xác hợp lý, và không muộn hơn lúc nó xuất hiện trong báo cáo tài chính áp dụng (applicable financial statement), như báo cáo đã kiểm toán, nếu có. Doanh nghiệp theo phương pháp tiền mặt tính thu nhập mà nó thực sự nhận hoặc được coi là đã nhận: đã được ghi có vào tài khoản hoặc được cung cấp mà không bị hạn chế, với khoản đại diện của nó nhận được tính như chính nó nhận, trừ khi có hạn chế đáng kể đối với quyền kiểm soát của nó.

Việc số dư chờ xử lý, số dư khả dụng hay khoản giữ lại của Stripe có được coi là đã nhận hay không phụ thuộc vào các dữ kiện, và các nguồn không giải quyết được vấn đề này cho mọi người bán. Stripe mô tả tiền chờ xử lý là chưa dùng được, tiền khả dụng là dùng được cho payout, và khoản giữ lại là tiền bạn không thể chuyển ra cho đến khi hết thời gian giữ (Stripe). Hãy chốt phương pháp với người chuẩn bị thuế trước cuối năm: việc đổi từ tiền mặt sang dồn tích, hoặc ngược lại, nhìn chung cần IRS chấp thuận, được yêu cầu trên Form 3115 (Publication 538). Xem Phương pháp tiền mặt hay dồn tích cho doanh nghiệp nhỏ.

Nếu Form 1099-K gồm khoản thanh toán của người khác, hoặc sai tên hay sai mã số thì sao?

Hãy yêu cầu bên phát hành gửi biểu mẫu đã sửa, và nộp tờ khai đúng hạn theo hồ sơ của chính bạn. IRS không thể sửa biểu mẫu do bên phát hành đã nộp, và cho biết đừng chờ biểu mẫu sửa (IRS).

• Biểu mẫu không phải của bạn hoặc trùng với biểu mẫu khác: hãy yêu cầu biểu mẫu đã sửa ghi số không.
• Mã số thuế hoặc số tiền gộp bị sai, kể cả mã số của chính bạn trên biểu mẫu của một doanh nghiệp mà bạn khai trên Form 1065, 1120 hoặc 1120-S: hãy yêu cầu biểu mẫu đã sửa.
• Biểu mẫu gồm khoản thanh toán của người hoặc doanh nghiệp khác, như với máy quẹt thẻ dùng chung: IRS cho biết hãy nộp tờ khai thông tin cần thiết cho họ khi có yêu cầu, và giữ hồ sơ về những gì bạn đã trả cho họ.

Tên bên phát hành nằm dưới ô "Filer" trên biểu mẫu. Một nền tảng hoặc đơn vị trung gian chuyển thanh toán Stripe cho bạn có thể là bên phát hành thay vì Stripe; tên đơn vị thanh toán gốc nằm ở góc dưới bên trái (hướng dẫn). Hãy giữ biểu mẫu gốc và mọi tin nhắn về việc sửa. Các bước cho biểu mẫu chỉ bao gồm một phần của năm, hoặc đứng tên hay mã số khác, nằm trong Biểu mẫu thuế của nền tảng bị sai hoặc đã sửa.

Khoản nào của Stripe đi vào tờ khai thuế: doanh số gộp, phí, hoàn tiền?

Các khoản thanh toán gộp cho hàng hóa và dịch vụ của bạn đi vào tờ khai như tổng doanh thu, hoàn tiền là hàng bán bị trả lại và giảm giá, và phí của Stripe là chi phí kinh doanh. Chính payout, và tiền còn trong số dư Stripe, đều không phải. IRS cho biết phí và hoàn tiền không phải thu nhập chịu thuế và có thể được trừ khỏi số tiền gộp của biểu mẫu.

Hướng dẫn định nghĩa dòng hàng bán bị trả lại và giảm giá là hoàn tiền cho sản phẩm bị trả và giảm giá. Với hoàn tiền một khoản thanh toán dịch vụ, hoặc một khoản bán của năm trước, hãy hỏi người chuẩn bị thuế dòng nào áp dụng. Tranh chấp thua được ghi vào đâu cũng là cùng một câu hỏi. Về cách đặt các tổng số vào tờ khai, xem Thuế thu nhập của người bán hàng trực tuyến.

Khi nào payout thủ công hoặc tức thì, hay nhiều tài khoản Stripe, cần đến nhân viên ghi sổ?

Bảng tính vẫn dùng được khi mỗi payout tự động được ghi ngay sau khi đến, một cách ánh xạ bao phủ mọi dòng, và cả năm khớp với biểu mẫu. Nó không còn hiệu quả khi:

• Payout là thủ công hoặc tức thì. Báo cáo payout của Stripe không liệt kê chi tiết chúng, nên tài khoản trung gian được đối chiếu với số dư Stripe thay vì từng payout.
• Có nhiều hơn một tài khoản Stripe. Nhiều tài khoản có thể có nhiều biểu mẫu, phân biệt bằng ô số tài khoản (hướng dẫn).
• Thanh toán được thanh toán xong trong tài khoản tài chính Stripe (Stripe financial account). Stripe cho biết các doanh nghiệp Hoa Kỳ đủ điều kiện được thanh toán ở đó và chỉ cần tài khoản ngân hàng cho payout ra bên ngoài (Stripe). Khi đó sổ sách phải theo dõi tiền từ Stripe sang tài khoản đó rồi đến ngân hàng.
• Một năm đã nộp tờ khai ghi tiền gửi thành doanh số. Doanh số, phí và hoàn tiền đều sai trong sổ sách, và việc tờ khai có cần điều chỉnh hay không phụ thuộc vào cách tổng doanh thu và chi phí đã được khai.
• Biểu mẫu vẫn lệch xa sổ sách sau khi đã giải thích phí, hoàn tiền, thuế bán hàng và thời điểm.
• Số dư âm và tranh chấp chất đống mà không giải thích được.

Cách xử lý tùy vào điều gì sai. Các tháng bị thiếu được bổ sung từ báo cáo của Stripe. Tiền gửi bị ghi thành doanh số được tách thành doanh số gộp, hoàn tiền và phí bằng các bút toán sửa, hoặc ghi lại cả năm từ các báo cáo payout khi hồ sơ không đủ để sửa. Hãy ghi ngày của từng bút toán sửa vào năm nó thuộc về. Với năm đã nộp tờ khai, hãy giữ hồ sơ gốc và ghi chú về từng lần sửa, và đối chiếu các con số đã sửa với tờ khai như đã nộp; quy định liệt kê bản đối chiếu mọi khác biệt giữa sổ sách và tờ khai trong số các hồ sơ phải giữ (26 CFR 1.446-1). Việc tờ khai có cần sửa hay không phụ thuộc vào phép so sánh đó. Dù thế nào, công việc bắt đầu từ các báo cáo payout của Stripe và sao kê ngân hàng; xem dịch vụ ghi sổ kế toán.

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ để minh họa; mọi số tiền đều bằng đô la Hoa Kỳ.

Một tháng thanh toán

Một cửa hàng nhận $20.000 tiền thanh toán trong tháng, hoàn tiền $1.000 và trả phí Stripe $600. Payout là $18.400.

Sổ sách cho thấy $20.000 doanh số, $1.000 hoàn tiền, $600 phí và $18.400 trong ngân hàng. Tài khoản trung gian trở về không.

Form 1099-K cao hơn sổ sách

Một chủ doanh nghiệp một chủ chỉ nhận thanh toán thẻ qua Stripe. Form 1099-K của năm ghi $240.000 ở box 1a. Sổ sách ghi $228.000 doanh số vì mỗi khoản tiền gửi được ghi thành một khoản bán. Khoảng chênh $12.000 gồm $6.000 hoàn tiền và $6.000 phí.

Số gộp dựng lại chỉ khớp với biểu mẫu nếu không lẫn thuế bán hàng, tranh chấp, tài khoản khác, ngoại tệ hay chênh lệch thời điểm cuối năm; với một biểu mẫu thật, hãy kiểm tra các điểm này trước. Số ròng chỉ khớp với tiền gửi nếu hoàn tiền và phí không bị nhập thêm từ một nguồn dữ liệu khác, vì như vậy sẽ bị tính hai lần.

Số dư âm

Trong một tuần, một cửa hàng nhận $1.000 tiền thanh toán và hoàn tiền $2.000 cho các khoản bán trước đó. Số dư Stripe âm $1.000. Không có khoản thanh toán mới nào đến, nên Stripe trừ $1.000 từ ngân hàng. Phí được bỏ qua để các con số tròn.

Giữa hai bút toán, sổ sách cho thấy cửa hàng nợ Stripe $1.000. Khoản ngân hàng bị trừ thanh toán khoản nợ đó, và tài khoản trung gian trở về không.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Payout bị ghi thành doanh số trong một năm đã nộp tờ khai, hoặc biểu mẫu cao hơn nhiều so với sổ sách: năm đó có thể cần các bút toán sửa hoặc dựng lại từ các báo cáo của Stripe, và việc tờ khai đã nộp có cần điều chỉnh hay không phụ thuộc vào cách tổng doanh thu và chi phí đã được khai. Thông báo của IRS rằng thông tin thu nhập từ bên thứ ba không khớp với tờ khai có ngày phải trả lời (IRS). Hãy mang báo cáo payout, biểu mẫu, sao kê ngân hàng và mọi thông báo đến dịch vụ ghi sổ kế toán; với khoảng trống dài hơn, xem Làm sổ sách quá hạn. Về chính tờ khai, xem điều chỉnh tờ khai vì lỗi chi phí kinh doanh (chủ doanh nghiệp một chủ) hoặc sửa tờ khai doanh nghiệp đã nộp (hợp danh hoặc S corporation).
• Số dư âm và tranh chấp cứ chất đống mà không giải thích được: hãy mang danh sách tranh chấp và báo cáo số dư đến dịch vụ ghi sổ kế toán.
• Payout là thủ công hoặc tức thì, bạn có nhiều tài khoản Stripe, hoặc thanh toán được thanh toán xong trong tài khoản tài chính Stripe: việc khớp từng payout không còn hiệu quả; hãy mang báo cáo số dư Stripe, sao kê ngân hàng và các biểu mẫu của năm đến dịch vụ ghi sổ kế toán.
• Có liên quan đến hai quốc gia (payout bằng ngoại tệ hoặc đến ngân hàng ngoài Hoa Kỳ, hoặc người bán Canada có biểu mẫu của Hoa Kỳ): xem Số dư đa tiền tệ Wise và Stripe trong sổ sách, Tài khoản ngoại tệ trong sổ sách tại Hoa Kỳ và Biểu mẫu của nền tảng thanh toán Hoa Kỳ dành cho người bán Canada.
• Biểu mẫu bị sai, bị trùng hoặc đứng sai mã số: xem Biểu mẫu thuế của nền tảng bị sai hoặc đã sửa.
• Bạn muốn biết mình có nhận biểu mẫu hay không: xem hướng dẫn về ngưỡng Form 1099-K.
• Bạn còn dùng đơn vị xử lý thanh toán khác: xem tiền gửi từ máy bán hàng, tiền boa và phí và thanh toán kinh doanh qua ứng dụng ví; phương pháp chung nằm trong Đối chiếu doanh số, payout và Form 1099-K.
• Bạn muốn biết hoàn tiền đi vào Schedule C thế nào, hoặc khoản hoàn tiền rơi vào năm sau năm bán: xem Ghi hoàn tiền trong sổ sách.
• Bạn điều hành một nền tảng giữ tiền của người khác: xem Doanh thu gộp hay ròng của một sàn thương mại.
• Bạn bán gói thuê bao phần mềm: xem Thuế bán hàng trên SaaS và phần mềm.