Costos previos a constituir una corporación C: qué se deduce

¿Puede una corporación deducir gastos pagados antes de constituirse?

Sí, pero solo los costos que la propia corporación asume, y la mayoría no se deduce de inmediato. Un costo que un fundador pagó antes de constituir la corporación pasa a ser de ella cuando ella lo reembolsa, lo debe como préstamo o lo registra como aporte del fundador. Nada de esto ocurre de forma automática: sin un registro, el costo normalmente no beneficia a nadie en su declaración.

Una vez que la corporación asume un costo, lo que se compró define su tratamiento fiscal:

Un caso no es sencillo cuando la corporación aún no ha comenzado su negocio, cuando se pagó a desarrolladores o contratistas antes de que la empresa existiera, cuando un fundador aporta código o equipos a cambio de acciones, o cuando ya se presentó la primera declaración. Reúna los recibos, la prueba de quién pagó y cuándo, los contratos, las facturas que separan el trabajo legal, las cesiones de propiedad intelectual y el registro de cómo se reembolsó a cada fundador.

Costos de organización y costos de puesta en marcha: ¿cuál es cuál?

Un costo de organización crea la corporación misma; un costo de puesta en marcha sirve para estudiar o preparar el negocio que ella va a operar. Son dos grupos separados, y cada uno tiene su propio monto del primer año.

• Los costos de organización deben ser inherentes a la creación de la corporación y capitalizables. El reglamento incluye el trabajo legal sobre el acta constitutiva, los reglamentos internos, las actas de organización y los términos de los certificados de las acciones originales, la contabilidad necesaria, las reuniones de directores temporales y de organización, y las tarifas pagadas al estado de constitución.
• Los costos de puesta en marcha son los montos pagados para investigar o crear un negocio activo, o para una actividad con fin de lucro antes de que el negocio comience, que serían deducibles si ese mismo negocio ya estuviera operando (sección 195(c)(1)).
• Ninguno de los dos incluye los costos de emitir o vender acciones, ni los de transferir activos a la corporación (26 CFR 1.248-1(b)(3)). Los equipos son bienes depreciables, no costos de puesta en marcha.
• La investigación queda aparte: la sección 195(c)(1) excluye todo monto deducible conforme a la sección 174A, por lo que la investigación calificada nunca es un costo de puesta en marcha.

¿Cuánto se deduce el primer año y qué se distribuye en 15 años?

En el año en que la corporación comienza su negocio, cada grupo permite deducir hasta $5,000, reducido dólar por dólar por el monto total del grupo que exceda $50,000. El resto se deduce en partes iguales durante 180 meses, a partir del mes en que el negocio comienza, así que el primer año también incluye la parte de esos meses (26 CFR 1.195-1; 26 CFR 1.248-1).

El grupo de organización usa las mismas cifras: $5,000 y $50,000 (sección 248(a)). En ninguno de los dos grupos se deduce nada antes de que el negocio comience.

¿Cuándo comienza su negocio una startup sin ingresos para estas reglas?

Una corporación comienza su negocio cuando inicia las operaciones para las que fue organizada, y eso no ocurre el día en que se constituye. El reglamento de los costos de organización lo trata como una cuestión de hechos: obtener el acta constitutiva no basta, pero sí bastan actividades lo bastante avanzadas como para establecer la naturaleza del negocio, y puede bastar la compra de los activos operativos que el negocio necesita.

El reglamento no usa los ingresos como prueba. Para los costos de puesta en marcha, la sección 195(c)(2) deja la fecha de inicio a los reglamentos, y el 26 CFR 1.195-1 no la define, así que esa fecha también es un juicio basado en los hechos. Una startup que todavía construye su producto puede no haber comenzado su negocio, y entonces sus costos de puesta en marcha y de organización esperan a una declaración posterior. Elegir mal el año es costoso de deshacer: cuando la amortización ya corrió en dos o más declaraciones, cambiar el año de inicio es un cambio de método contable.

¿Los costos de desarrolladores y contratistas son costos de investigación conforme a la sección 174A?

Con frecuencia, sí. La sección 174A permite que una corporación deduzca los costos nacionales de investigación o experimentación en el año en que los paga o los incurre, y trata como investigación cualquier monto pagado para desarrollar software. Como la sección 195 excluye esos montos, el trabajo de desarrollo calificado hecho en EE. UU. no espera en el grupo de puesta en marcha.

Dos condiciones hacen menos claro el trabajo anterior a la constitución:

• Pagado o incurrido por la corporación. La sección 174A cubre los costos del propio contribuyente. El trabajo que un fundador contrató personalmente antes de que existiera la corporación es un costo de ella solo si ella lo asume: por ejemplo, si el contrato se hizo para la empresa en formación, el código se le cede y ella reembolsa al fundador. Si el fundador era dueño del código y luego lo transfiere, la corporación está adquiriendo un bien (véanse las secciones siguientes).
• Relacionado con el comercio o negocio de la corporación. La sección 174A(b) usa esta redacción. Si un negocio que aún no se lanzó la cumple depende de los hechos; resuélvalo con quien prepare la declaración.

El trabajo hecho fuera de EE. UU. es investigación extranjera y se distribuye durante 15 años: consulte el desarrollo de software hecho en el extranjero. El pago continuo a desarrolladores, la opción de distribuir los costos y los montos de 2022 a 2024 están en cómo deducir los costos de desarrollo de software en EE. UU.. Los prototipos y las herramientas están en cómo deducir la investigación y los prototipos de hardware.

¿La corporación debe reembolsar al fundador, deberle un préstamo o emitirle acciones?

Las tres vías pueden convertir un costo en un costo propio de la corporación; lo que cambia es lo que el fundador recupera. Decida y registre la vía antes de preparar la primera declaración.

En cada vía, el costo se clasifica después como de organización, de puesta en marcha o de investigación según lo que pagó. El reglamento trata los pagos voluntarios y proporcionales de los accionistas a su corporación como un precio adicional por sus acciones (26 CFR 1.118-1). Si un préstamo del fundador necesita intereses y cómo financian la empresa los propietarios en el extranjero se explica en cómo aportar dinero a su corporación de EE. UU. desde el extranjero.

¿Qué pasa si un fundador aporta código o equipos a cambio de acciones?

Un bien aportado a cambio de acciones es un activo de la corporación, no un gasto. Cuando los fundadores que transfieren bienes son dueños de al menos 80% del poder de voto y de las acciones de todas las demás clases justo después del canje (sección 368(c)), la sección 351 generalmente significa que no hay ganancia ni pérdida, y la sección 362(a) le da a la corporación la base fiscal del fundador.

• La base fiscal es el costo del fundador, no el valor. El código comprado a un contratista lleva lo que el fundador pagó; el código que el fundador escribió solo normalmente lleva muy poco.
• El trabajo del propio fundador no es un bien. La sección 351(d)(1) establece que las acciones emitidas a cambio de servicios no se emiten a cambio de bienes, así que las acciones por trabajo pasado o futuro tributan como pago.
• No es un gasto. La corporación recupera la base fiscal mediante depreciación o amortización, según el tipo de activo.
• Se deben presentar declaraciones. Un fundador que tenga al menos 1% de las acciones por voto o por valor después del canje (cuando las acciones no cotizan en bolsa), y la corporación, deben adjuntar cada uno una declaración a la declaración de impuestos de ese año (26 CFR 1.351-3).

Los costos de la transferencia misma se capitalizan (26 CFR 1.263(a)-5(a)(5)).

¿Pueden los fundadores deducir costos que la corporación nunca reembolsa?

Normalmente no. Los costos pertenecen al negocio de la corporación, no a un negocio que dirija el fundador. Un pago no reembolsado normalmente se trata como un aporte de capital; el reglamento trata los pagos voluntarios y proporcionales de los accionistas como un precio adicional por sus acciones (26 CFR 1.118-1). Eso aumenta la base fiscal de las acciones y solo ayuda cuando las acciones se venden o quedan sin valor: consulte cómo deducir las acciones de una startup que fracasó.

Si la corporación nunca registra el costo como reembolso, préstamo o aporte, no tiene pruebas de que lo asumió, y el fundador tampoco tiene un reclamo claro sobre su base fiscal. Si los fundadores trabajaron juntos durante un tiempo antes de constituir la corporación, consulte cuándo constituir una startup.

¿Se pueden deducir los honorarios legales para emitir acciones o conseguir financiamiento?

No cuando se pagan. Los montos pagados para facilitar una emisión de acciones o un préstamo se capitalizan (26 CFR 1.263(a)-5(a)(8) y (9)), y los costos de emitir o vender acciones no son costos de organización (26 CFR 1.248-1(b)(3)). Los costos de un préstamo se deducen durante el plazo del préstamo (26 CFR 1.446-5). La forma de recuperar los costos de emisión de acciones queda como «[Reserved]» (26 CFR 1.263(a)-5(g)(3)), por lo que no se establece ninguna deducción posterior para ellos.

Con frecuencia el mismo despacho de abogados redacta el acta constitutiva y los acuerdos de acciones de los fundadores. Pida una factura que separe el trabajo de constitución, que es un costo de organización, del trabajo de emisión de acciones, que se capitaliza. Los honorarios de una ronda de SAFE o de pagarés se explican en SAFE y pagarés convertibles.

¿Cómo se hace la elección en la declaración y qué pasa si la primera declaración no la incluyó?

Se considera que la corporación elige la deducción del primer año y la amortización para el año en que el negocio comienza; no se necesita ninguna declaración (26 CFR 1.195-1(b); instrucciones del Form 4562). Los montos van en la línea 26 del Form 1120, y la Parte VI, línea 42, del Form 4562 enumera la amortización que comienza ese año, con la sección del código en la columna (d) (instrucciones del Form 1120).

• Optar por no deducir: la corporación puede, en cambio, elegir capitalizar los costos en una declaración presentada a tiempo, incluidas las prórrogas. Cualquiera de las dos opciones es irrevocable y cubre todo el grupo.
• Omitido en una declaración: la elección presunta sigue aplicando, así que la solución habitual es una declaración enmendada de ese año. Las instrucciones del Form 1120 también describen cómo elegir en una declaración enmendada presentada dentro de los 6 meses posteriores a la fecha de vencimiento original (sin contar las prórrogas), con la nota «Filed pursuant to section 301.9100-2».
• Tratado de forma incorrecta en dos o más declaraciones: corregir la categoría de un costo, o el año en que comenzó el negocio, es un cambio de método contable conforme a las secciones 446 y 481 (26 CFR 1.195-1(b); 26 CFR 1.248-1(c)), que sigue los procedimientos del IRS para cambios de método.

¿Qué registros prueban cada costo?

Conserve, para cada costo, la prueba de que se pagó, de lo que se compró y de que la corporación lo asumió:

• Recibos y facturas, con las facturas legales separadas entre trabajo de constitución y trabajo de emisión de acciones
• Prueba de quién pagó, desde qué cuenta y en qué fecha
• La fecha en que la corporación comenzó su negocio, con las pruebas que la respaldan
• Contratos con desarrolladores y contratistas que muestren quién los contrató, dónde se hizo el trabajo y quién es dueño del resultado
• Cesiones de propiedad intelectual de los fundadores y contratistas a la corporación
• Un acta de la junta directiva que adopte los costos anteriores a la constitución y elija reembolso, préstamo o aporte, y la prueba de cada pago de reembolso
• Para los bienes aportados, los registros de costo del fundador y las declaraciones de la sección 351

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos; las cifras están en dólares estadounidenses. Cada corporación usa el año calendario.

Honorarios de constitución reembolsados en el segundo mes

Un fundador paga $14,000 en acta constitutiva, reglamentos internos y tarifas estatales antes de constituir la corporación, más $3,000 para redactar los acuerdos de acciones de los fundadores. La corporación reembolsa los $17,000 en su segundo mes, con un acta de la junta y los recibos. Los $14,000 son costos de organización. La corporación comienza su negocio en julio: la primera declaración deduce $5,000 más $300 (6 meses de $9,000 ÷ 180), y luego $600 al año. Los $3,000 se capitalizan.

Un desarrollador contratado pagado personalmente

Un fundador paga $60,000 a un contratista de EE. UU. para construir la primera versión del producto. Si el contrato fue para la empresa en formación, el código se cede a la corporación y la corporación reembolsa al fundador, los $60,000 pueden ser un costo de investigación de la corporación, deducido por completo si el trabajo califica. Si, en cambio, el fundador es dueño del código y lo aporta a cambio de acciones, la corporación tiene un activo de $60,000 que se recupera mediante depreciación o amortización, no mediante una deducción por investigación.

Investigación previa al lanzamiento por encima del límite

Una corporación paga $72,000 en investigación de mercado, viajes y consultores antes del lanzamiento. El exceso sobre $50,000 es de $22,000, más de $5,000, así que el monto del primer año es cero. Los $72,000 completos se distribuyen a razón de $400 al mes. El negocio comienza en julio: $2,400 el primer año y $4,800 por cada año completo siguiente. Si el negocio no hubiera comenzado hasta el año siguiente, la primera declaración no habría deducido nada.

¿Su caso es distinto?

• Propietarios en el extranjero pagaron los costos o financian la empresa: consulte cómo aportar dinero a su corporación de EE. UU. desde el extranjero.
• Desarrolladores en el extranjero: consulte el desarrollo de software hecho en el extranjero.
• Prototipos y herramientas de hardware: consulte cómo deducir la investigación y los prototipos de hardware.
• Los costos vienen de años como LLC antes de convertirse: consulte cómo pasar una startup a una corporación de Delaware.
• Honorarios de una ronda de SAFE o de pagarés: consulte SAFE y pagarés convertibles.
• Las deducciones generan una pérdida: consulte las pérdidas operativas netas de las startups.
• Preparación de la primera declaración, aporte de código a cambio de acciones o una primera declaración que ya omitió estos costos: consulte la primera declaración corporativa de una startup sin ingresos y obtenga ayuda con impuestos corporativos.