Corporación C: gastos del propietario, reembolso o dividendo

¿Qué es un plan de reembolso de gastos para una corporación C y cuáles son sus tres pruebas?

Un plan de reembolso de gastos (accountable plan) es un arreglo con el que una corporación reembolsa los costos de negocio de un empleado sin que el pago cuente como sueldo. El propietario de una corporación C que trabaja en el negocio es, por lo general, un empleado, así que se le puede reembolsar con uno. El reglamento federal y la Publication 15 fijan tres pruebas, y el arreglo debe cumplir las tres.

Identifique primero su caso:

Si se cumplen las tres, el pago no es sueldo. No aparece en el W-2, no lleva retención del impuesto sobre la renta ni impuestos de nómina, y la empresa puede deducir el costo subyacente como gasto ordinario del negocio, dentro de los límites (reglamento; sección 162). Si falla una, el pago se trata como hecho bajo un plan sin rendición de cuentas (nonaccountable plan), que se explica más abajo.

Un «reembolso» que la empresa habría pagado de otro modo como sueldo, o que reemplaza parte del sueldo del propietario, es sueldo (Publication 15; Publication 463). Si un solo pago de nómina cubre sueldo y reembolso, el reembolso debe mostrarse como un monto aparte (reglamento, párrafo (d)(1)).

Lo que cuenta es el arreglo, no el nombre. El reglamento no dice que el plan deba constar por escrito; dice que el arreglo debe exigir comprobantes y la devolución de cualquier excedente.

Quien recibe el pago debe ser un empleado. Un ejecutivo que trabaja en el negocio lo es, aunque la empresa nunca le haya procesado una nómina (Publication 15; sección 3401(c)). Un ejecutivo que no presta servicios, o solo servicios menores, y no recibe sueldo no lo es (IRS: cómo pagarse a sí mismo). Si el sueldo total del propietario es razonable es otra pregunta, que se explica en dividendos para propietarios de una corporación C. El dinero pagado a un accionista que no es empleado se rige por las reglas de distribuciones y préstamos que siguen.

Un caso deja de ser sencillo cuando:

• los gastos del propietario pasaron por la empresa durante más de un año sin política ni recibos;
• cargos del negocio y personales comparten una misma tarjeta o cuenta;
• el propietario no está en la nómina;
• el propietario vive fuera de EE. UU.;
• los W-2, las declaraciones de nómina o la declaración del impuesto sobre la renta ya se presentaron;
• se acerca un cierre de año, una venta de la empresa o una carta del IRS.

Reúna la política y las actas de la junta, los informes de gastos y recibos, los estados de cuenta de tarjetas y bancos, los registros de millas, los registros de nómina y los W-2, y la cuenta de préstamos del accionista con sus pagarés.

¿Qué costos del propietario puede reembolsar la empresa sin que cuenten como sueldo?

Una corporación C puede reembolsar los costos ordinarios del negocio que el propietario pagó mientras trabajaba para ella: viajes de negocios, millas de negocios y la parte comercial del teléfono, el internet o la oficina en casa. Los costos personales no se pueden reembolsar así.

Un propietario que posee más de 10% de las acciones de la empresa por valor no puede usar un per diem ni una asignación de automóvil como prueba del monto, y debe poder comprobar los costos ante el IRS aun después de rendir cuentas a la empresa; por eso conserve las facturas reales y un registro de millas con fechas (Publication 463).

Un traslado al trabajo, un viaje familiar, el supermercado y la parte personal de un teléfono no cumplen la prueba del vínculo con el negocio. La Publication 463 dice que el reembolso que un empleador hace de costos personales, como unas vacaciones, se declara como sueldo. En el caso de un propietario, el IRS puede tratar en cambio el pago como una distribución, como se explica más abajo.

El detalle de la oficina en casa, el teléfono y las millas es el mismo para los propietarios-empleados de corporaciones S y C: vea cómo reembolsar los gastos del propietario.

¿Qué comprobantes entrega el propietario a la empresa y en cuánto tiempo?

El propietario entrega a la empresa, dentro de un plazo razonable, los registros que respaldarían una deducción. El reglamento fija plazos seguros de 30, 60 y 120 días. Fuera de ellos, un plazo razonable depende de los hechos.

Comprobar significa enumerar cada costo con su monto, fecha, lugar y propósito comercial, con los registros que lo respaldan. Para viajes, regalos y costos de automóvil, la Publication 463 exige un recibo del alojamiento y de cualquier otro costo de $75 o más, y un registro del uso del automóvil. Una partida general como «viajes» o «varios» no cuenta. Un monto que no se comprueba ni se devuelve a tiempo se convierte en sueldo, a más tardar en el primer período de nómina posterior al fin de ese plazo (reglamento; Publication 15).

Los plazos seguros no están disponibles en ningún año en que la empresa tenga un plan o práctica de pagar más que los costos comprobados para evitar declarar y retener.

Una política por escrito que cubra estos puntos es una forma de demostrar que el arreglo los exige:

1. Nombra los costos que reembolsa, como viajes, millas de negocios y la parte comercial del teléfono y el internet.
2. El propietario presenta un informe con recibos o un registro de millas en un plazo de 60 días.
3. Cualquier anticipo o excedente se devuelve en un plazo de 120 días.
4. La junta directiva la adopta en las actas.

¿Qué pasa si un reembolso no cumple una prueba: es sueldo y qué se debe?

Un pago que no cumple una prueba es sueldo. Se paga bajo un plan sin rendición de cuentas (nonaccountable plan), va en el W-2 y lleva retención e impuestos de nómina cuando se paga. Si solo falla el excedente, solo el excedente es sueldo (reglamento; Publication 15).

Por lo general, el propietario no obtiene una deducción que lo compense. La Notice 2026-10 indica que la eliminación de las deducciones detalladas misceláneas, incluidos los viajes no reembolsados de empleados, ahora es permanente (sección 67(h)). La empresa deduce el sueldo como compensación si el pago total es razonable para el trabajo (sección 162(a)(1)).

La empresa debe el impuesto que debió haber retenido (sección 3403). Un propietario-ejecutivo que controla la nómina y deja de cobrar o de entregar ese impuesto de forma intencional puede deber personalmente el impuesto retenido que no se pagó (sección 6672); ser propietario no basta. El IRS generalmente tiene 3 años a partir del siguiente 15 de abril, o de la fecha posterior de presentación, para determinarlo, y no hay límite si no se presentó ninguna declaración (IRM 5.7.3). Vea la multa por recuperación de impuestos en fideicomiso.

El sueldo que correspondía a un año anterior se corrige con correcciones de nómina: vea cómo corregir un error de nómina. Un estado puede agregar su propio tratamiento de nómina y de impuesto sobre la renta; el resultado federal no lo decide.

Gastos personales pagados por la empresa: ¿son un dividendo, sueldo o un préstamo?

Una cuenta personal que paga la empresa no es un gasto del negocio. Según los hechos, el IRS puede tratarla como un dividendo u otra distribución, como sueldo o como un préstamo. La sección 262 no permite ninguna deducción por gastos personales, de subsistencia o familiares. Ejemplos comunes son el alquiler o la hipoteca del propietario, su impuesto sobre la renta personal, la matrícula escolar y un viaje familiar. El uso personal de un automóvil de la empresa generalmente es un beneficio adicional gravable que se incluye en el sueldo (Publication 15-B).

Un pago que se trata como dividendo aunque no se haya declarado ninguno es un dividendo implícito (constructive dividend). La Publication 542 los llama distribuciones implícitas. El manual de los examinadores del IRS les indica verificar si los montos que una corporación adelanta a un accionista, incluidos los gastos personales que paga, son préstamos genuinos o distribuciones gravables como dividendos. Se examina lo que las partes hicieron y pretendían cuando el dinero salió de la empresa, y ninguna prueba por sí sola lo resuelve (IRM 4.10.3).

Los pagos que el propietario ha hecho apuntan a un préstamo, y la ausencia de pagos hasta la fecha apunta a un dividendo (IRM 4.10.3). Qué hace que el dinero sea un préstamo se explica en cómo pedir un préstamo a su propia corporación.

Registrar una cuenta personal como viaje, comidas o suministros no la vuelve deducible. Si un examinador encuentra que una corporación de pocos accionistas deduce los gastos personales de su propietario, puede ajustar la declaración del propietario por un dividendo no declarado (IRM 4.10.4).

Una distribución es un dividendo hasta el monto de las utilidades y ganancias (earnings and profits) del año en curso o acumuladas de la empresa (sección 316). Las utilidades y ganancias son una medida fiscal, no la línea de utilidades retenidas; deciden qué parte de una distribución es dividendo. El resto reduce la base fiscal de las acciones del propietario, que equivale aproximadamente a lo que el propietario ha puesto en las acciones, y el exceso sobre esa base es ganancia (sección 301). Cómo se calculan las utilidades y ganancias se explica en dividendos para propietarios de una corporación C.

¿La empresa conserva la deducción y qué recibe el propietario?

La empresa deduce el costo de negocio reembolsado y el sueldo razonable, y nada por un dividendo. El propietario no recibe nada por un reembolso de plan de reembolso de gastos, recibe un W-2 por el sueldo y un Form 1099-DIV por un dividendo.

Los formularios se explican en las instrucciones del Form 1099-DIV y en acerca del Form 5452. Para un propietario extranjero no residente, los Forms 1042 y 1042-S reemplazan al Form 1099-DIV (última sección). Los umbrales, las fechas límite y los pasos para presentar están en dividendos para propietarios de una corporación C.

¿Cómo registro de forma distinta un reembolso, un préstamo a mi favor y un dividendo?

Cada resultado tiene su propia cuenta, y una cuenta personal no entra a las cuentas de gastos hasta que se clasifique.

Si la empresa paga el costo directamente, registre un débito al gasto y un crédito al banco una sola vez. Un saldo en «por cobrar al accionista» no es una decisión. Se resuelve con un reembolso, con sueldo, con un dividendo o con un préstamo documentado: vea préstamos a accionistas en el balance general. Las condiciones y los intereses del préstamo están en cómo pedir un préstamo a su propia corporación. Pagar un dividendo a propósito se explica en dividendos para propietarios de una corporación C.

¿Me pueden reembolsar los costos de años anteriores, o puedo llamarlos un préstamo mío a la empresa?

Los costos que el propietario comprobó a tiempo bajo un arreglo que lo exigía todavía se pueden reembolsar. Comprobar o reembolsar costos antiguos solo ahora no los convierte en un reembolso de plan de reembolso de gastos, y cambiarles el nombre a préstamo solo funciona si los hechos muestran un préstamo real. El reglamento no fija un plazo límite exacto para los costos antiguos: un plazo razonable depende de los hechos (reglamento).

La vía del préstamo encaja mejor cuando el propietario pagó cuentas propias de la empresa, como la factura de un proveedor, y peor cuando pagó sus propios costos de trabajo, como los viajes: esos son costos de empleado, y se aplican las pruebas del plan de reembolso de gastos. Pagar un préstamo genuino no es sueldo ni dividendo, pero los montos, las fechas y la intención deben poder comprobarse con registros hechos en su momento.

Reconstruir cada año a partir de los estados de cuenta de tarjetas y bancos, con cada cargo marcado como del negocio, personal o dudoso, muestra qué montos se podrían reembolsar siquiera.

¿Qué registros mantienen esto en orden si el IRS pregunta?

Conserve registros que demuestren que cada pago al propietario fue lo que dicen los libros:

• la política por escrito y las actas de la junta que la adoptaron;
• informes de gastos con recibos y registros de millas;
• estados de cuenta de tarjetas y bancos con cada cargo marcado como del negocio o personal;
• registros de nómina y W-2 de cualquier monto procesado por nómina;
• en un préstamo, el pagaré firmado y los registros de intereses y pagos;
• en un dividendo, las actas de la junta y el Form 1099-DIV, y el Form 5452 cuando corresponda;
• la cuenta de préstamos del accionista, conciliada con los libros al cierre de cada año.

La Publication 15 indica conservar los registros de impuestos de nómina durante al menos 4 años, incluidos los registros de reembolsos de gastos y sus comprobantes.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos; los montos están en dólares estadounidenses.

El propietario paga con su tarjeta personal un viaje para un cliente

El propietario de una empresa de consultoría, que además es su único empleado, paga US$3,000 de pasajes y alojamiento para un cliente con una tarjeta personal. La política de la empresa exige un informe de gastos en un plazo de 60 días y la devolución de cualquier excedente. El propietario presenta el informe con los recibos a los 40 días, y la empresa le reembolsa US$3,000. El reembolso no es sueldo, no aparece en el W-2, y la empresa deduce US$3,000 de gastos de viaje.

La empresa paga un viaje familiar

Una corporación C paga US$18,000 por un viaje familiar y lo registra como viaje de negocios. No hay propósito comercial, ni pagaré de préstamo, ni tratamiento de nómina, así que el IRS puede tratar el pago como una distribución, sin deducción para la empresa, y los US$18,000 salen del gasto de viaje. Supongamos que las utilidades y ganancias (earnings and profits) de la empresa del año, calculadas sacando el viaje de los gastos y antes de esta distribución, son US$10,000 y que la base fiscal de las acciones del propietario es de al menos US$8,000. Entonces US$10,000 son un dividendo y US$8,000 reducen la base del propietario, con un Form 1099-DIV y un Form 5452. Si una declaración ya presentada dedujo el viaje, esa declaración debe revisarse.

Tres años de costos pagados con una tarjeta personal

Un propietario pagó costos de la empresa con una tarjeta personal durante tres años, sin política y sin recibos. La misma tarjeta tuvo algunos gastos personales. Los estados de cuenta muestran la división que sigue. Las declaraciones de los dos primeros años están presentadas; la del tercero, no.

Los gastos propios del propietario no son costos del negocio, así que la empresa no los reembolsa. Los períodos de 60 y 120 días ya pasaron para los US$20,000 de costos del negocio, por lo que reembolsarlos ahora, por lo general, no calificaría como reembolso de plan de reembolso de gastos. Pagarlos como sueldo con impuestos de nómina es un tratamiento posible. Otro es examinar si parte fue un anticipo que los registros hechos en su momento respaldan como préstamo. Cuál prevalece depende de los hechos y de los documentos. La contabilidad del año 3 todavía se puede corregir antes de presentar su declaración. Si la empresa dedujo estos costos en las declaraciones de los años 1 o 2, esas declaraciones presentadas quizá deban revisarse; un reembolso ahora, por lo general, es sueldo del año en que se paga.

¿Su caso es distinto?

• Años de gastos del propietario pasaron por la empresa sin política ni recibos, o se acerca un cierre de año, una venta o una carta del IRS: qué montos todavía se pueden reembolsar, cuáles son sueldo, dividendos o un préstamo documentado, y qué registrar ahora, depende de leer juntos los estados de cuenta, los registros de nómina y las declaraciones presentadas. Llévelos a la ayuda con la contabilidad.
• Se presentaron los W-2 o las declaraciones de nómina sin estos montos: vea cómo corregir un error de nómina, y lleve la contabilidad a la ayuda con la contabilidad para que coincida.
• El propietario es un extranjero no residente para efectos de impuestos de EE. UU. (vivir en el extranjero por sí solo no lo decide): un dividendo pagado a un extranjero no residente generalmente está sujeto a una retención de 30%, o a una tasa menor del tratado que se reclama en el Form W-8BEN, y se declara en los Forms 1042 y 1042-S en lugar del Form 1099-DIV (IRS: ingresos de extranjeros no residentes). Vea retenciones omitidas en pagos al extranjero y consulte sobre la ayuda con impuestos transfronterizos. La empresa es el agente de retención y responde por el impuesto que no retenga (sección 1461).
• Usted es propietario de una corporación S: el plan de reembolso de gastos funciona igual, pero las distribuciones siguen las reglas de la base fiscal de las acciones. Vea cómo reembolsar los gastos del propietario y una corporación S que paga gastos personales.
• El gasto personal se hizo con una tarjeta de la empresa: vea cargos personales en tarjetas de la empresa.
• Usted pagó costos del negocio con su propia tarjeta: vea gastos del negocio en una tarjeta de crédito personal.
• Usted quiere pedir un préstamo a la empresa, o la contabilidad ya muestra un préstamo a un accionista: vea cómo pedir un préstamo a su propia corporación y préstamos a accionistas en el balance general.
• Usted quiere pagarse dividendos a propósito: vea dividendos para propietarios de una corporación C y cómo tributan las corporaciones C.
• Su estado trata estos pagos de otra manera: el resultado federal no decide el estatal. Consulte las reglas de la autoridad tributaria del estado y luego lleve la respuesta a la contabilidad con la ayuda con la contabilidad.