Registro de millas perdido o inexistente: qué acepta el IRS

¿Puedo deducir las millas del negocio si nunca llevé un registro de millas o lo perdí?

Puede, pero solo con prueba de cada viaje: su fecha, sus millas y su propósito comercial, más el total de millas del auto en el año. La ley federal de EE. UU. no permite ninguna deducción por un auto si no la comprueba con registros adecuados o con pruebas suficientes que respalden su propia declaración (26 U.S.C. 274(d)). El IRS incluye los autos en una lista corta de gastos que exigen esta prueba adicional (Revenue Procedure 2019-46, sección 2.03). Se aplica a cualquier contribuyente que reclame la deducción, incluida una corporación dueña del auto.

Sin registro, se pierde la prueba más fácil. Aun así, la deducción puede respaldarse con otras pruebas, si existen. Las suposiciones no llenan el vacío: el reglamento dice que la deducción no puede basarse en aproximaciones ni en el testimonio sin respaldo del contribuyente, y reemplazó la antigua práctica de los tribunales de estimar un gasto que sin duda ocurrió (26 CFR 1.274-5T(a); Publication 463).

Un registro que escribe ahora no es un registro hecho en el momento. Cuenta como su propia declaración y necesita respaldo para cada elemento: documentos con fecha o declaraciones detalladas de otras personas que conocen los hechos. El recuerdo sin respaldo no basta.

Un caso deja de ser sencillo cuando:

• más de un año no tiene registro, porque cada año de declaración necesita su propia prueba;
• un aviso del IRS o su preparador le pide el registro;
• las millas reclamadas superan por mucho lo que respalda cualquier documento, o no concuerdan con las lecturas del odómetro;
• hay una corporación, una sociedad de personas o un segundo conductor;
• la aplicación o el teléfono que guardaba los datos ya no existe.

Si alguno de estos puntos le aplica, la última sección, “¿Es distinto en su caso?”, indica adónde acudir.

Reúna primero: calendarios, facturas u órdenes de trabajo con direcciones, resúmenes de viajes de las plataformas, registros de servicio e inspección con lecturas del odómetro, recibos de combustible, peajes y estacionamiento, correos o mensajes de texto de clientes, la declaración tal como se presentó y cualquier aviso del IRS.

¿Qué pruebas de las millas del negocio acepta el IRS?

El IRS acepta registros adecuados o su propia declaración detallada respaldada por otras pruebas. Para un auto, el reglamento nombra los elementos que hay que probar: las millas de cada uso comercial, su fecha, su propósito comercial y el uso total del auto en el año. La Publication 463 agrega el destino comercial (26 CFR 1.274-5T(b)). Lo que debe mostrar un registro, renglón por renglón, está en la guía de requisitos del registro de millas. Si llevó un registro real pero incompleto, el reglamento permite que el IRS acepte otras pruebas para un elemento cuando usted cumplió en lo sustancial con las reglas de registros adecuados; si el suyo califica, lo decide el IRS (26 CFR 1.274-5T(c)(2)(v)).

En la segunda vía, la prueba de la fecha, el lugar o el monto del uso debe ser directa: una declaración escrita detallada o el testimonio oral de otro testigo, o pruebas documentales como recibos y facturas pagadas. La prueba del propósito comercial puede ser indirecta (26 CFR 1.274-5T(c)(3)). La Publication 463 da como ejemplo el trabajo de entregas: la naturaleza del trabajo es prueba indirecta de que el auto se usó para el negocio, y las facturas de entrega establecen cuándo.

¿Por qué un registro hecho en el momento pesa más que uno reconstruido después?

El reglamento dice que un registro hecho en el momento de un viaje, o poco después, y respaldado por suficiente prueba documental tiene un alto grado de credibilidad que una declaración posterior no tiene, porque las personas no recuerdan los detalles con exactitud después. No se exige un registro simultáneo, y un registro llevado cada semana para el uso de esa semana cuenta como hecho en el momento o poco después (26 CFR 1.274-5T(c); Publication 463).

Para valer lo mismo, una declaración hecha después necesita un respaldo sólido. La prueba escrita cuenta más que la oral, y más cuanto más cerca esté en el tiempo del viaje. Por eso, en un registro reconstruido, los documentos hechos en el momento del viaje, y la prueba escrita en general, probablemente pesen más que las notas escritas después.

¿Qué puedo usar para reconstruir un registro de millas después?

Use documentos con fecha que muestren dónde estuvo el auto y cuándo, y lecturas del odómetro con fecha para el total de millas del año. Las fuentes del IRS mencionan recibos, facturas pagadas, facturas de entrega y declaraciones escritas de personas que conocen los hechos. Aparte de la regla de registros destruidos que se explica más abajo y de una regla limitada para circunstancias excepcionales, en las que la propia situación hizo imposible obtener pruebas más completas (26 CFR 1.274-5T(c)(4)), esas fuentes no describen ninguna forma aprobada de reconstruir un registro. No mencionan calendarios, historiales de plataformas ni datos de ubicación. Tampoco dicen si estos cuentan ni cuánto peso tendría cada uno.

Para armar la lista:

1. Fije el odómetro. Busque lecturas con fecha cerca del inicio y del final del año. La diferencia es el total de millas del auto. Si falta una lectura en cualquiera de los dos extremos, use las lecturas con fecha más cercanas y marque el total del año como estimación; si no puede respaldar el total, conviene buscar ayuda antes de presentar la declaración o de responder un aviso.
2. Anote cada viaje que las pruebas demuestran. Una fila por viaje, no por documento: fecha, punto de partida, destino y propósito. Agrupe en una sola fila todos los documentos del mismo viaje. Un viaje de ida y vuelta, o una serie continua de paradas de negocio, puede ser una fila; cuente cada tramo recorrido una sola vez (26 CFR 1.274-5T(c)(6)(i)(C); Publication 463).
3. Mida cada viaje de la misma manera. Verifique que las pruebas muestren que el auto hizo el viaje en esa fecha y a ese lugar. Las millas son su propia medición, así que anote cómo las midió.
4. Indique la fuente en cada fila, un documento o un testigo que pueda confirmarla, y guarde esos documentos o declaraciones junto con la lista. Una fila sin fuente es una estimación.
5. Sume por separado las filas documentadas y las estimaciones, y nunca reclame millas estimadas como si estuvieran respaldadas.
6. Compare el total documentado con lo que reclamó la declaración. Si todavía no presentó la declaración, el total documentado es la cifra que las pruebas respaldan. Si ya la presentó, la diferencia es la parte en riesgo.

¿Cómo es una plantilla de registro de millas reconstruido?

Un registro reconstruido se parece a un registro normal, con dos columnas más: la fuente de cada fila y si la fila está documentada o es una estimación. La Publication 463 incluye un modelo de registro diario con fecha, destino, propósito comercial, lectura inicial y final del odómetro y millas del viaje (Table 5-2).

Una fila completa, como ejemplo: 3/14, taller a 212 Oak St, reparación de calefactor, 18 millas (según el mapa, ida y vuelta), factura 1041, documentada.

Rotule toda la lista como lo que es: “Reconstruido el” día real, el período que cubre y las fuentes usadas. Las fuentes del IRS no fijan ninguna regla de rotulación. Sí tratan de manera distinta una declaración posterior y un registro hecho en el momento, así que una lista que dice cuándo y cómo se hizo tiene menos probabilidad de confundirse con una que no se hizo así.

¿Qué nunca debo hacer con un registro de millas reconstruido?

Nunca haga lo siguiente:

• Poner fechas anteriores a la lista ni anotar viajes como si los hubiera registrado el mismo día. Una lista posterior presentada como un registro hecho en el momento es falsa. Si el IRS establece que parte de un pago insuficiente se debe a fraude, la multa es de 75% de la parte atribuible al fraude, y todo el pago insuficiente se trata como fraude, salvo la parte que usted demuestre que no lo es (26 U.S.C. 6663).
• Llenar los vacíos con números redondos, como la misma distancia todos los martes. La Publication 463 dice que no se pueden deducir montos aproximados o estimados.
• Agregar viajes para llegar a las millas de la declaración. La cifra de la declaración no vuelve real un viaje.
• Contar el trayecto al trabajo sin verificar. Los viajes entre la casa y un lugar de trabajo habitual son, en general, personales. Hay excepciones, y la guía de requisitos del registro de millas las explica.

El Schedule C, Parte IV (o el Form 4562, Parte V, si debe presentar ese formulario), pregunta si tiene pruebas que respalden la deducción y si esas pruebas son escritas (Schedule C; Form 4562; 26 CFR 1.274-5T(d)). Responda con lo que realmente tiene. A partir de hoy, anote cada viaje en el momento o poco después y exporte una copia al cierre del año: un sistema electrónico debe poder recuperar y reproducir sus registros en forma legible (Publication 583).

Mi aplicación borró mis datos o mi teléfono se dañó: ¿se aplica la regla de registros destruidos?

Solo si la pérdida estuvo fuera de su control, como un incendio, una inundación u otro siniestro. El reglamento y la Publication 463 no dicen si una cuenta de aplicación borrada o un teléfono dañado cuentan. Cuando los registros adecuados se pierden por circunstancias fuera del control del contribuyente, como su destrucción por incendio, inundación, terremoto u otro siniestro, el contribuyente tiene derecho a comprobar una deducción mediante una reconstrucción razonable (26 CFR 1.274-5T(c)(5)). La Publication 463 describe el mismo alivio y menciona incendios, inundaciones y otros siniestros (Publication 463).

Importan tres límites:

• Nombran siniestros. No dicen si una cuenta borrada, un teléfono averiado o una suscripción vencida cuentan. Usted debe demostrar que la pérdida estuvo fuera de su control.
• La regla cubre registros que existieron. No ayuda con un registro que nunca se llevó.
• Permite una reconstrucción razonable. No definen qué es “razonable”. Arme la reconstrucción con los documentos con fecha descritos arriba, no con la memoria.

Primero averigüe si los datos se pueden recuperar: pida a la aplicación o a la plataforma una exportación, revise el correo y las copias de seguridad en la nube, y busque una copia con un preparador anterior. Guarde la prueba de lo que pasó: la fecha, la causa, los mensajes con el soporte de la aplicación y cualquier registro de reparación o reemplazo.

¿Puedo llevar el registro solo una parte del año y usarlo para todo el año?

Sí, si los períodos registrados son registros adecuados y otras pruebas muestran que representan el año, salvo que el auto sea un vehículo del empleador que más de un empleado puede usar. Esto se llama muestreo (26 CFR 1.274-5T(c)(3)(ii); Publication 463).

El ejemplo de la Publication 463 es un registro llevado la primera semana de cada mes, con facturas que muestran que el uso comercial siguió al mismo ritmo en las demás semanas. El reglamento da el caso contrario: un vendedor cuya cuarta semana de cada mes era de entregas, distinta de las otras tres. Esa semana no representaba el mes, así que no podía respaldar la cifra de un año.

Se aplican cinco límites:

• Un vehículo del empleador que se pone a disposición de más de un empleado durante cualquier parte del año no se puede comprobar por muestreo (26 CFR 1.274-5T(c)(3)(ii)(B)).
• Cada período registrado debe ser en sí un registro hecho en el momento o poco después. Una semana redactada después, de memoria, no es una muestra.
• Otras pruebas deben mostrar que los períodos registrados son típicos. Las facturas, los recibos y un patrón de trabajo constante lo hacen; una temporada alta no.
• El reglamento y la Publication 463 hablan de períodos dentro de un año fiscal. Ninguno dice que el registro de un año pueda sustituir a un año sin registro.
• Una muestra da un porcentaje de uso comercial. Aun así, necesita el total de millas del año según las lecturas del odómetro.

¿Necesito un registro de millas si uso la tarifa estándar por milla?

Sigue necesitando prueba de sus millas del negocio, aunque no necesariamente un registro llevado en el momento: un registro hecho en el momento es una vía, y su propia declaración detallada respaldada por pruebas es la otra. La tarifa estándar por milla reemplaza el registro de lo que cuesta operar el auto, no la prueba de cuánto manejó por el negocio. La deducción es la tarifa por las millas del negocio, y esas millas deben comprobarse según la sección 274(d) (Revenue Procedure 2019-46, secciones 2.03 y 4.01; Tax Topic 510).

La tarifa del negocio cambió durante el año que cubre esta página. Las millas manejadas de enero a junio valen 72.5 centavos por milla cada una, y las de julio a diciembre, 76 centavos por milla cada una. Las tarifas de años anteriores están en la misma página del IRS, así que use la tarifa del año de cada viaje. Cada milla que no pueda respaldar le quita a la deducción el valor de una milla de tarifa. Lo que cubre la tarifa está en tarifa estándar o gastos reales del auto; lo que debe mostrar el registro está en la guía de requisitos del registro de millas.

Me negaron las deducciones por millas: ¿cuánto cuesta y qué puedo hacer?

Las millas rechazadas aumentan el impuesto. El IRS también puede sumar intereses y una multa por precisión de 20% del pago insuficiente causado por negligencia, desconocimiento de las reglas o una subdeclaración sustancial (IRS: multa por precisión). Si reclamó varios años sin registro, hay varias exposiciones separadas, y cada año tiene su propio plazo: el IRS generalmente tiene 3 años desde la fecha en que presentó la declaración (o desde la fecha de vencimiento original, si la presentó antes) para determinar más impuesto, y el fraude u otros hechos pueden eliminar o ampliar ese límite (26 U.S.C. 6501; IRS: plazo del IRS para determinar impuestos). Hasta cuándo puede llegar un examen y cuánto puede costar está en la guía de auditorías del IRS.

Si el IRS examina su declaración, puede pedir más información para comprobar que sus registros, declaraciones y documentos son exactos y confiables (Publication 463). Una lista reconstruida se presenta como su declaración, con los documentos que la respaldan. Si ya ve que las millas reclamadas no se pueden respaldar, consulte cómo enmendar una declaración por errores en gastos del negocio. Si tiene un aviso, siga sus instrucciones de respuesta y respete su fecha límite (IRS: multa por precisión). Si no puede pagar la cuenta de una sola vez, los intereses y una multa mensual por pago tardío siguen corriendo sobre el saldo sin pagar, y el IRS ofrece un plan de corto plazo (180 días o menos) y un plan mensual de largo plazo (IRS: planes de pago).

Ejemplo

Estos ejemplos usan dólares estadounidenses y números redondos e ilustrativos.

Un conductor de viajes compartidos cuya aplicación perdió dos años de datos

Las dos declaraciones de un conductor reclamaron 14,000 millas de negocio cada una. Los datos de la aplicación ya no existen. Los resúmenes de viajes de la plataforma, descargados de la cuenta del conductor, muestran la fecha y los puntos de recogida y entrega de cada viaje, y las facturas de servicio dan la lectura del odómetro al inicio y al final de cada año. El conductor mide cada viaje de la lista de la misma manera y suma las filas. Qué millas de plataforma cuentan está en la guía para conductores de viajes compartidos.

La lista reconstruida muestra 19,000 millas documentadas y marca las otras 9,000 como una estimación, no como un registro. A una tarifa ilustrativa de 65 centavos por milla (la tarifa real varía según el año), 9,000 millas sin respaldo son unos $5,850 de deducción en riesgo. Defender esas millas, enmendar o dejarlas de lado depende de qué otras pruebas existan y qué años sigan abiertos.

Un electricista con una camioneta y sin registro

Un electricista no tiene registro. Los registros de trabajo con fecha y 190 facturas respaldan 190 viajes distintos, cada uno del taller a un trabajo y de regreso, sin rutas duplicadas ni combinadas. Medidos de la misma manera, los 190 viajes suman 6,840 millas. Los registros de servicio indican que la camioneta recorrió 12,000 millas en el año. La lista respalda 6,840 millas de negocio, un 57% de uso comercial. Las otras 5,160 millas son personales o no tienen un documento que las respalde. La lista lleva el título “Reconstruido a partir de facturas el” día real, y cada fila indica su número de factura. Las compras en tiendas de suministros sin factura quedan fuera de la lista, a menos que un recibo muestre la fecha y el lugar. Un viaje que sale de la casa plantea la cuestión del trayecto al trabajo, que se explica en la guía de requisitos del registro de millas.

Un contratista que empieza un registro ahora

Un contratista sin registro en el primer semestre empieza a registrar en julio, y cubre la primera semana de cada mes. Las semanas registradas muestran 900 millas de negocio de 1,200 en total, un 75% de uso comercial. Las facturas muestran el mismo patrón de trabajo en las demás semanas. Eso sigue el patrón de muestreo de la Publication 463, para los meses realmente registrados. El odómetro muestra 6,000 millas de julio a diciembre. Si las semanas registradas son representativas, el porcentaje respaldaría hasta 4,500 millas de negocio en esos seis meses (75% de 6,000). Para enero a junio, el registro por sí solo no muestra nada. La regla de muestreo llega a esos meses solo si otras pruebas, como facturas con fecha, muestran que las semanas registradas los representan, y los ejemplos del reglamento van de una muestra anterior a semanas posteriores, no al revés.

¿Es distinto en su caso?

• Un aviso del IRS o su preparador le pide un registro que usted no tiene, los datos de su aplicación ya no existen, o se reclamaron millas de varios años sin registro: qué años están expuestos, qué pruebas se pueden reunir con honestidad y si conviene enmendar, responder el aviso o cambiar la forma de registrar las millas dependen de hechos que una lista no puede resolver. Consiga ayuda con la contabilidad para reunir las pruebas y organizar los registros de los años siguientes.
• El IRS abrió una auditoría, o usted quiere corregir una declaración ya presentada: consulte la guía de auditorías del IRS, qué gastos del Schedule C cuestiona el IRS y cómo enmendar una declaración por errores en gastos del negocio.
• Hay años enteros sin presentar: consulte cómo ponerse al día con declaraciones sin presentar y gastos del Schedule C en años sin presentar.
• Maneja para una plataforma de viajes compartidos o de entregas: consulte deducciones para conductores de viajes compartidos y entregas.
• También faltan otros recibos, o la contabilidad está atrasada, no solo las millas: consulte recibos perdidos de gastos del negocio y cómo ponerse al día con la contabilidad atrasada, y consiga ayuda con la contabilidad.
• Una LLC o una corporación S es dueña del vehículo, o una corporación le reembolsa las millas: la deducción de la corporación exige la misma prueba. Un reembolso bajo un plan responsable (accountable plan) exige una rendición de cuentas dentro de un plazo razonable, así que una lista armada mucho después de los viajes quizá no califique, y un reembolso que no cumple las reglas del plan se declara como pago (Publication 463, capítulo 6). Consulte cómo comprar un vehículo a través de su negocio y cómo reembolsar gastos del propietario.
• Maneja un vehículo de trabajo construido para un fin especial: la regla del registro no se aplica a un vehículo calificado de uso no personal, es decir, uno que por su naturaleza probablemente no se use para fines personales más que en una cantidad mínima (26 U.S.C. 274(d) y (i)). La regla del registro se aplica en general a cualquier camioneta pickup o van, salvo que haya sido modificada de forma especial (26 CFR 1.274-5(k)(8)). Una pickup, una van o un auto comunes no califican.
• Presenta su declaración en Canadá: las reglas son distintas; consulte la guía de la bitácora de vehículo de la CRA para una revisión.