Gastos de uso mixto: porcentaje de uso comercial del teléfono y el automóvil

¿Cómo calculo el porcentaje del negocio de mi teléfono, mi internet o mi automóvil?

Deduzca solo la parte del negocio de un costo que es en parte personal. La Publication 334 indica que se debe separar la parte personal de la parte del negocio, y que la parte personal en general no es deducible. El porcentaje es la proporción de uso del negocio, calculada para cada costo. Una vez que lo tiene, en la contabilidad solo aparece esa proporción como gasto; la parte personal va a retiros del propietario o nunca entra en los libros (tercera sección).

Las publicaciones e instrucciones del IRS que cita esta página no fijan ningún método para el porcentaje de un teléfono o del internet. La proporción es un criterio suyo, y debe ser uno que pueda explicar y respaldar con un registro de cómo se usa realmente la línea. El IRS no establece una regla de mes de muestra para un teléfono o el internet, así que el registro debe ajustarse a todo el año, no a un mes fuera de lo común. Elija una base, anótela y aplíquela de la misma manera cada mes, para poder explicarla después.

Su caso no es sencillo si:

• Un automóvil no tiene registro de millas del año. La parte del negocio de un automóvil no puede basarse en una estimación (Publication 463).
• La parte del negocio de un automóvil está cerca del límite de 50% que decide cómo se deprecia.
• Un mismo plan cubre a varias personas, como líneas de empleados o de familiares.
• Facturas de uso mixto pasan por una tarjeta o cuenta del negocio y los libros muestran la parte personal como gastos.
• Años anteriores se registraron sin ninguna división.

Reúna cada factura, las lecturas del odómetro al inicio y al final del año junto con el registro de viajes, el estado de cuenta del préstamo, la factura del seguro y la cuenta con la que se pagó cada una.

¿Debo hacer algo en los libros después de saber el porcentaje?

Sí. Un porcentaje no cambia nada hasta que los libros lo aplican. Si la factura completa queda en gastos, los libros muestran un costo personal como gasto del negocio, y una declaración preparada con ellos puede deducirlo. Si no se registra nada, la parte del negocio queda sin reclamar. La Publication 583 indica que los libros deben mostrar los ingresos brutos, las deducciones y los créditos.

1. Anote el porcentaje, su base y la fecha en que empieza, junto al costo.
2. Registre cada factura con la división al momento de anotarla (siguiente sección). Una declaración con el método de efectivo en general deduce la parte del negocio en el año en que se paga, así que, si sus libros acumulan las facturas, ajuste las fechas antes de preparar la declaración (instrucciones del Schedule C).
3. Al cierre del año, reemplace cualquier estimación con la cifra real del año. En un automóvil, es el total de millas del año. Un solo asiento de ajuste corrige la diferencia.

¿Debo registrar la factura completa y mover la parte personal, o registrar solo la parte del negocio?

Ambas maneras dan la misma deducción. Elija según la cuenta que paga la factura, y use el mismo método para cada factura durante el año; cambiar a mitad de año hace los libros más difíciles de seguir. Un retiro del propietario es dinero que usted saca para sí mismo; no es un gasto. Un aporte del propietario es dinero que usted pone en el negocio; no es un ingreso.

La Publication 583 indica que la cuenta del negocio se use solo para el negocio, y que los cheques a su nombre sean solo para retiros personales. Una factura de uso mixto pagada desde esa cuenta es en parte un retiro personal, así que haga el asiento del retiro en el mismo mes. Para saber dónde queda un retiro en los libros, vea cómo registrar los retiros del propietario.

En una LLC con varios miembros que tributa como sociedad de personas, la parte personal normalmente se registra como una distribución al miembro que se benefició. Un préstamo genuino al miembro es distinto. Un pago salda un pago garantizado solo si es por servicios o por el uso de capital y se fija sin tener en cuenta las ganancias de la sociedad de personas, y el socio lo declara como ingreso (26 U.S.C. 707(c)); una etiqueta en el acuerdo no cambia lo que es el pago. Cuando un mismo plan sirve a varios miembros, primero separe el uso del negocio del uso personal de cada miembro. Una sociedad de personas declara solo deducciones de la actividad o negocio en las líneas 9 a 21 del Form 1065 (instrucciones). Vea gastos personales pagados desde la cuenta del negocio.

¿Cambia algo si la parte del negocio es pequeña o grande?

Con cualquier proporción, solo la parte del negocio es deducible y el resto es personal. Cambian dos cosas.

• Depreciación del automóvil. Por encima de 50% de uso del negocio, hay una depreciación más rápida. En ese límite o por debajo, el automóvil se deprecia en línea recta, y una baja posterior puede hacer que la depreciación adicional anterior vuelva a contar como ingreso (Publication 946). Un automóvil que está en ese límite o por debajo en el año en que se pone en servicio sigue en línea recta aunque el uso suba después. Un automóvil que usó la tarifa por milla en su primer año y luego cambia a gastos reales también queda limitado a línea recta (Publication 463; vea tarifa estándar por milla o gastos reales del automóvil). Las reglas están en comprar un vehículo a través de su negocio. La tarifa estándar por milla no tiene límite: se multiplica solo por las millas del negocio.
• Cómo registrar. Pague con una cuenta personal una factura mayormente personal, y con la cuenta del negocio una factura mayormente del negocio. Así, la parte que tiene que mover es la más pequeña.

Un plan de teléfono o de internet no tiene un límite en estas publicaciones.

¿Qué se anota en los libros por un automóvil con la tarifa por milla y con gastos reales?

Con la tarifa estándar por milla, los libros llevan un solo gasto del automóvil: millas del negocio por la tarifa, más estacionamiento y peajes del negocio y la parte del negocio del impuesto sobre bienes personales del vehículo. Con gastos reales, llevan cada costo de operación según su parte del negocio, más la depreciación.

Fuentes: Publication 463, Publication 334 y Topic 510.

En un automóvil que es suyo personalmente, el monto de la tarifa por milla no tiene ninguna transacción bancaria detrás, así que es un asiento de diario con un aporte del propietario del otro lado. Si el negocio es dueño del automóvil o paga sus costos, registre lo que realmente paga y concilie con la deducción por millas al momento de preparar la declaración; la cifra de millas no es un aporte del propietario. Una factura que la tarifa ya cubre no debe estar también en gastos, o el automóvil se deduce dos veces. Cómo elegir un método, y si puede cambiarlo, está en tarifa estándar por milla o gastos reales del automóvil. Lo que debe mostrar un registro está en requisitos del registro de millas.

¿El capital de mi préstamo personal del automóvil es un gasto si lo pago desde la cuenta del negocio?

No. Regístrelo en retiros del propietario si el automóvil y el préstamo son suyos personalmente, o contra el saldo del préstamo si el préstamo está en los libros del negocio. El capital devuelve dinero prestado; no es un costo de usar el automóvil. La Publication 463 cuenta el monto que usted pide prestado como parte de la base del automóvil, y la tarifa estándar por milla ya incluye la depreciación. El costo del automóvil se recupera mediante la depreciación o la tarifa, así que deducir el capital a medida que se paga sería deducir el automóvil dos veces.

Los intereses son distintos. Un trabajador independiente puede deducir en el Schedule C la parte de uso del negocio de los intereses del préstamo del automóvil, incluso si usa la tarifa estándar por milla (Publication 463). La parte personal no es un costo del negocio y queda fuera de los libros del negocio. Puede calificar como intereses de préstamo de vehículo de pasajeros que cumple los requisitos en el Schedule 1-A (Form 1040); los mismos intereses no se pueden deducir dos veces (Publication 463).

Un automóvil que usted tenía antes del negocio se trata en aportar bienes personales a su LLC.

¿Cuenta la primera línea telefónica de la casa o el internet en casa, y qué pasa con una oficina en casa?

Un plan móvil o el internet en casa es un costo de uso mixto: deduzca una parte del negocio que pueda respaldar. Las publicaciones e instrucciones del IRS que cita esta página no dicen nada sobre ninguno de los dos, porque sus reglas de teléfono están escritas para una línea fija.

El cargo base de la primera línea fija que llega a su casa es un gasto personal. Los cargos por llamadas de larga distancia del negocio en esa línea, y el costo de una segunda línea que se usa solo para el negocio, son deducibles (Publication 587). Si la segunda línea también tiene uso personal, deduzca su porcentaje del negocio, como describen las instrucciones del Schedule C, en la línea 25, Utilities (servicios públicos).

La deducción por oficina en casa es aparte. Usa la proporción del área de la vivienda, y ciertos gastos de teléfono se deducen en sus propias líneas, fuera del límite de la oficina en casa (Publication 587). Cuente cada costo una sola vez, ya sea dentro de la deducción por oficina en casa o en su propia línea, nunca en ambas. Si califica y cómo funciona el porcentaje está en la deducción por oficina en casa.

¿Qué pasa si mi porcentaje cambia durante el año?

En un plan de teléfono o de internet, use el nuevo porcentaje desde la fecha en que cambió el uso y deje los meses anteriores como se registraron. Anote la fecha y el motivo junto al costo, por ejemplo cuando un plan pasó a ser solo del negocio o dejó de usarse para el trabajo.

Un automóvil es distinto. Su porcentaje son las millas del negocio entre las millas totales de todo el año (Publication 946), así que una cifra mensual es solo una estimación. Registre con una estimación indicada, como el porcentaje del año pasado, y luego ajuste con un asiento al cierre del año, cuando se conozcan las millas reales.

Si el automóvil pasó de uso personal a uso del negocio durante el año y no tiene registros de millas de los meses anteriores, la Publication 463 tiene su propio cálculo: la proporción de millas del negocio del período posterior al cambio, multiplicada por los meses de uso del negocio sobre 12. Conserve la fecha del cambio. Vea aportar bienes personales a su LLC.

¿En qué líneas del Schedule C van estos costos?

Las instrucciones del Schedule C ubican los costos del automóvil en la línea 9 y la depreciación en la línea 13. No indican ninguna línea para un plan móvil ni para el internet.

Usar la misma línea cada año mantiene los años comparables. Una sociedad de personas no tiene una línea de automóvil ni de teléfono en el Form 1065: los intereses del préstamo del automóvil van en la línea 15, la depreciación en la línea 16a y los demás costos del negocio en la línea 21, Other Deductions (otras deducciones), con un estado que enumera cada uno por tipo y monto (instrucciones).

¿Qué registros respaldan el porcentaje?

Los registros hechos en el momento del uso valen más que una declaración preparada después (Publication 463). Un estado de cuenta bancario por sí solo no basta: la Publication 583 indica que la prueba del pago no establece por sí sola una deducción.

En un automóvil, la Publication 463 indica que los montos aproximados o estimados no se pueden deducir. Conserve los registros de uso del negocio de cada año del período de depreciación.

Conserve los registros que respaldan una deducción durante al menos 3 años después de presentar la declaración o de su fecha de vencimiento, lo que ocurra después. Algunos casos duran más, y los registros del propio automóvil se conservan hasta que venza el plazo del año en que usted disponga de él (Publication 583). Si falta un registro, vea reconstruir un registro de millas.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos; todas las cifras están en dólares estadounidenses.

El teléfono de una freelancer

Una freelancer paga una factura de teléfono de $120 al mes desde la cuenta del negocio. Su uso para el trabajo es de 60%. Registra los $120 completos en gasto de teléfono y luego mueve $48 a retiros del propietario. El gasto es de $72 al mes, $864 en el año. Si hubiera pagado con una tarjeta personal, registraría $72 en gasto de teléfono con $72 abonados a aporte del propietario. La deducción es la misma.

El automóvil y el préstamo de un repartidor

Un repartidor recorre 15,000 millas en el año, 9,000 de ellas para entregas, así que 60% es del negocio. Usa gastos reales. Su factura de seguro de $1,800 da una parte del negocio de $1,080. Un pago de $500 de su préstamo personal del automóvil sale de la cuenta del negocio: $380 son capital y $120 son intereses. El capital va a retiros del propietario, no a gastos. De los intereses, $72 son gasto por intereses y $48 van a retiros. El costo del automóvil se recupera mediante la depreciación según la parte del negocio, que se declara en el Form 4562 y no se muestra aquí. Con la tarifa estándar por milla, el seguro no sería deducible en absoluto, porque la tarifa lo cubre.

El internet en casa de una diseñadora

Una diseñadora paga $900 al año por el internet de su casa. Un registro de uso de varios meses típicos respalda 25% de uso para el trabajo. La parte del negocio es de $225, y los otros $675 siguen siendo personales. Ella paga desde una cuenta personal, así que registra solo los $225 como gasto, con un aporte del propietario por el mismo monto. La deducción depende de ese registro.

¿Su caso es distinto?

• La parte de su negocio es grande y no tiene registro ni respaldo, o un mismo plan sirve a varias personas: el porcentaje que puede respaldar y los asientos mensuales son trabajo de contabilidad. Empiece con reconstruir un registro de millas y luego vea la ayuda de contabilidad.
• Años anteriores dedujeron la factura completa sin ninguna división: tanto los libros como las declaraciones presentadas pueden exagerar la deducción. Si conviene enmendar esas declaraciones depende de los años, los montos y su historial de presentación. Determinar qué años y facturas están afectados es trabajo de ayuda de contabilidad.
• La parte del negocio de un automóvil está cerca de 50%: la forma de depreciar el automóvil puede cambiar en ese límite, así que confirme las millas del año antes de registrar. Vea comprar un vehículo a través de su negocio y luego la ayuda de contabilidad.
• Facturas de uso mixto pasan por una tarjeta o cuenta del negocio y los libros muestran costos personales como gastos: meses de esto se desenredan en cómo corregir fondos mezclados, y la reconstrucción de libros que no concilian la cubre la ayuda de contabilidad.
• Una corporación S le reembolsa un teléfono, una oficina en casa o un automóvil: las reglas del reembolso están en reembolsar gastos del propietario.
• El automóvil o el equipo eran suyos antes del negocio: vea aportar bienes personales a su LLC.
• Un socio pagó personalmente un costo compartido: vea gastos de la LLC pagados personalmente por un socio.
• Está decidiendo si el aparato telefónico es un gasto o un activo: vea gastar o capitalizar compras pequeñas.