Formas legales de reducir los impuestos de su negocio en EE. UU.

¿Dónde puede un pequeño negocio reducir legalmente sus impuestos?

Un pequeño negocio debe revisar primero los ingresos y gastos que ya están en sus libros, y después comparar deducciones, créditos y elecciones con la declaración de impuestos total del propietario. Una deducción reduce el ingreso gravable; un crédito reduce el impuesto. Ninguno sirve si no se cumplen sus condiciones y no se conservan los comprobantes (IRS: créditos y deducciones para negocios).

Siga este orden: concilie las ventas y los costos, identifique los activos puestos en servicio, estime el ingreso del propietario, revise los aportes de jubilación y por último evalúe los créditos y las elecciones estatales. Una compra hecha solo para crear una deducción igual le cuesta dinero al negocio. Si su contabilidad está atrasada, póngala al día antes de planificar.

¿Estoy deduciendo todos los gastos del negocio que puedo?

Generalmente, los gastos del negocio deben ser ordinarios y necesarios para el trabajo, y el negocio debe poder demostrar qué compró y por qué. Revise los costos que suelen olvidarse, como suministros, honorarios profesionales, seguro del negocio y la parte del teléfono o internet que corresponde al negocio; separe los gastos personales de los empresariales (IRS: Publication 334; IRS: registros que debe conservar).

En la oficina en casa de un trabajador independiente, generalmente se exige un uso empresarial regular y exclusivo, con excepciones limitadas, y el espacio debe cumplir una prueba de uso empresarial calificado. En un auto propio, compare los costos reales con la tarifa estándar por milla en su primer año de uso empresarial: si reclama la sección 179 o la depreciación adicional (bonus), después ya no puede usar la tarifa estándar por milla para ese auto. Lleve un registro de millas; el traslado al trabajo y los viajes personales no se vuelven viajes de negocio porque el vehículo sea del negocio (IRS: Publication 587; IRS: Publication 463).

Un empleador puede reembolsar los gastos de negocio documentados de un empleado bajo un plan de rendición de cuentas (accountable plan) si los gastos tienen relación con el negocio, el empleado los justifica y devuelve los anticipos en exceso. Esto importa cuando el dueño de una corporación S paga personalmente costos de la empresa; una asignación fija sin esos pasos puede convertirse en salarios (IRS: Publication 463).

¿Puedo deducir el equipo y los vehículos en el año en que los compro?

El equipo que califica puede deducirse cuando se pone en servicio, mediante la sección 179 o la depreciación adicional (bonus). Comprar un activo no basta: debe estar listo y disponible para uso empresarial, y el uso personal, los topes de vehículos y otros límites pueden reducir la deducción. Un auto sujeto a las reglas de bienes listados necesita más de 50% de uso empresarial calificado para la sección 179 o la depreciación adicional; una caída posterior a ese nivel o por debajo puede provocar recuperación de la deducción (IRS: Publication 946).

La deducción inmediata reduce la base fiscal del activo, así que una venta posterior puede generar ganancia gravable o recuperación de depreciación. Un vehículo cuyo uso empresarial baja después también puede provocar recuperación. Para los dueños de entidades transparentes, un gasto permitido puede reducir el ingreso comercial calificado y su deducción relacionada (IRS: Publication 946; IRS: instrucciones del Form 8995). California no adopta la depreciación adicional federal, así que una declaración de California puede tener una deducción y una base distintas (California FTB).

¿Califico para la deducción por ingreso comercial calificado?

En EE. UU., el dueño de una empresa individual, una sociedad de personas o una corporación S puede calificar para una deducción federal de hasta 20% del ingreso comercial calificado. No califican los ingresos de una corporación C, los salarios de empleados ni los ingresos que no están vinculados efectivamente con una actividad comercial en EE. UU. La deducción final puede ser menor por el ingreso gravable, las pérdidas calificadas de años anteriores, el tipo de negocio, los salarios o los bienes del negocio (IRS: ingreso comercial calificado; IRS: instrucciones del Form 8995).

Revise esta deducción después de calcular los gastos del negocio y la depreciación. Un propietario que participa de manera material en un negocio calificado puede calificar para una deducción mínima de $400 cuando el ingreso comercial calificado total de los negocios activos llega a $1,000 (26 U.S.C. 199A(i)). La deducción puede reducir el impuesto sobre la renta, pero no convierte un gasto sin respaldo en un gasto válido; California no adopta la deducción federal por ingreso comercial calificado (IRS: instrucciones del Form 8995; California FTB).

¿Cuánto puede proteger del impuesto el plan de jubilación de un propietario?

Los aportes antes de impuestos y los aportes deducibles del empleador pueden reducir el impuesto sobre la renta del año; los aportes Roth no. El monto depende del tipo de plan, la compensación, otros planes y los empleados elegibles (IRS: cuentas Roth). Para el dueño de una corporación S, los aportes se calculan sobre los salarios del W-2, no sobre las distribuciones (IRS: aportes de jubilación en corporaciones S). El aporte de un trabajador independiente se calcula a partir de las ganancias netas ajustadas, no simplemente multiplicando la ganancia del Schedule C (IRS: Publication 560).

En el plan de un mismo empleador, no sume el límite de aporte del empleado al 401(k) al límite total de empleado y empleador: los aportes del empleado cuentan dentro de ese total, aparte de los aportes de recuperación admisibles. Los aportes a un SEP los financia el empleador y tienen un cálculo de compensación aparte (IRS: límites de aportes; IRS: límites del SEP).

Los plazos de los planes son distintos. Generalmente, un SEP puede establecerse y financiarse hasta la fecha de vencimiento de la declaración, incluidas las prórrogas. Un empleador también puede adoptar un nuevo plan calificado hasta esa fecha y tratarlo como adoptado el último día del año, lo que permite aportes del empleador para ese año. La mayoría de las elecciones de aporte del empleado al 401(k) exigen actuar antes de fin de año. Un propietario único sin empleados que adopta un nuevo 401(k) después del fin de año puede hacer los aportes del primer año hasta la fecha límite de presentación de la declaración sin prórroga (IRS: Publication 560; IRS: preguntas sobre el SEP; IRS: planes adoptados después del fin de año).

¿Elegir tributar como corporación S reduciría mi impuesto por trabajo independiente?

En EE. UU., la ganancia que pasa a los dueños de una corporación S generalmente evita el impuesto por trabajo independiente, pero un accionista que trabaja en la empresa debe recibir un salario razonable sujeto a impuestos de nómina. El IRS puede reclasificar las distribuciones como salarios si el pago por los servicios es demasiado bajo; también influyen los costos de nómina, los impuestos estatales y los costos de presentación (IRS: compensación en corporaciones S). Una corporación con un accionista extranjero no residente no puede hacer la elección, y una elección vigente termina cuando la corporación deja de calificar, por ejemplo cuando un accionista pasa a ser extranjero no residente (IRS: elegibilidad para ser corporación S; 26 U.S.C. 1362(d)(2)); consulte la guía para dueños que viven en el extranjero. Vea cuándo conviene elegir tributar como corporación S y cómo fijar el sueldo del propietario.

¿Pagar a familiares o deducir el seguro médico del propietario reduce los impuestos?

El pago a un familiar es deducible cuando la persona realmente trabaja para el negocio y el pago es razonable para ese trabajo; conserve los registros del puesto, las horas y la nómina (IRS: Publication 334). La relación familiar afecta los impuestos de nómina, así que consulte la guía de empleo familiar antes de cambiar el pago.

El seguro médico del propietario también puede generar una deducción, pero el camino es distinto para un propietario único, un socio y un accionista de una corporación S. Consulte las deducciones del seguro médico del propietario antes de registrar primas o reembolsos (IRS: seguro médico en corporaciones S).

¿Me conviene la elección estatal del impuesto a nivel de entidad transparente?

Según la guía del IRS, un impuesto estatal que califica, pagado por una sociedad de personas o una corporación S, puede ser deducible a nivel de la entidad para efectos federales. Si la elección conviene a un propietario depende de la fecha límite de pago del estado, del crédito del propietario y de las declaraciones federal y estatal completas del propietario (IRS: Notice 2020-75). Consulte la guía de la elección del impuesto a nivel de entidad transparente para decidir estado por estado.

¿Qué créditos fiscales puede reclamar un pequeño negocio?

Los créditos existen para actividades específicas, no por ser un pequeño negocio en general. Relacione cada crédito con su actividad, con los registros de empleados y gastos, y con el formulario que exige; el mismo costo puede no respaldar a la vez una deducción completa y un crédito (IRS: créditos para negocios).

Un negocio que cumple las pruebas de ingresos brutos y antigüedad del crédito de investigación puede optar por aplicar parte del crédito contra el impuesto de nómina del empleador, con los Forms 6765 y 8974. La elección vence en la fecha de vencimiento de la declaración original del impuesto sobre la renta, incluidas las prórrogas; una sociedad de personas o una corporación S la hace a nivel de la entidad (IRS: instrucciones del Form 6765).

El crédito por inicio de un plan de jubilación no puede reclamarse junto con una deducción por los mismos costos de inicio. La elección de crédito reducido del crédito de investigación bajo la sección 280C, en el Item A del Form 6765, cambia la deducción del gasto relacionado; debe hacerse en una declaración original presentada a tiempo, incluidas las prórrogas, y no puede hacerse ni cambiarse en una declaración enmendada, así que calcule ambas opciones antes de presentar (IRS: crédito por inicio de plan; IRS: instrucciones del Form 6765).

¿Qué puedo hacer todavía antes de que termine el año?

Antes de que cierre el año fiscal, concilie el estado de resultados del año hasta la fecha y la nómina, revise las compras de activos que realmente puedan ponerse en uso empresarial, y verifique las elecciones de planes y los plazos estatales. En un negocio con método de efectivo, pagar una factura deducible puede mover la deducción a este año, pero un pago anticipado no es deducible automáticamente ahora; el momento de las deducciones en el método de acumulación sigue otras reglas (IRS: Publication 334; IRS: Publication 560).

Reúna la última declaración presentada, el estado de resultados actual, el balance general, los reportes de nómina, los registros de millas y de oficina en casa, las fechas de compra de activos y los documentos del plan de jubilación. Si espera una pérdida del negocio, verifique si el propietario puede usarla antes de comprar activos solo para tener una deducción este año.

¿De qué esquemas para ahorrar impuestos advierte el IRS a los dueños de negocios?

El IRS advierte contra los créditos inventados, la retención inflada y los reclamos basados en consejos fiscales engañosos, incluido un falso crédito amplio por impuesto de trabajo independiente. Un costo real del negocio igual necesita registros y una regla fiscal que lo permita; la promesa de un preparador no traslada la responsabilidad por la declaración (IRS: Dirty Dozen).

Una multa por inexactitud puede ser de 20% de la parte de un pago insuficiente causada por negligencia o por una subestimación sustancial. Revise las deducciones y créditos agresivos con las reglas primarias antes de presentar (IRS: multa por inexactitud).

Ejemplo

Solo ilustrativo; todos los montos son en dólares estadounidenses y no se calcula ningún impuesto. Un propietario único tiene $200,000 en ventas, $80,000 de gastos operativos documentados y una máquina de $20,000 comprada para el negocio y puesta en servicio antes de fin de año. Si la máquina califica para la deducción inmediata completa del primer año, la ganancia del negocio antes de los aportes de jubilación del propietario es $100,000. Esa es la ganancia del Schedule C, no necesariamente el ingreso comercial calificado: la parte deducible del impuesto por trabajo independiente, y el seguro médico y los aportes de jubilación admisibles del propietario atribuibles al negocio, pueden reducir el ingreso comercial calificado (IRS: ingreso comercial calificado). La deducción de la máquina puede reducir tanto el ingreso gravable del negocio como la deducción por ingreso comercial calificado; una declaración estatal puede depreciar la máquina de otra forma.

¿Su caso es distinto?

• Está cambiando el tipo de entidad o espera una ganancia mucho mayor de lo que necesita gastar: compare una LLC con una corporación C y obtenga ayuda con la preparación de impuestos antes de hacer una elección.
• Es dueño de una corporación S y planea tomar distribuciones: revise el sueldo razonable del propietario antes de sacar efectivo.
• Tiene una pérdida en lugar de ganancia: consulte los límites a las pérdidas del negocio.
• Su estado ofrece una elección de impuesto a nivel de entidad o usted opera en varios estados: use la guía de la elección estatal y obtenga ayuda con la preparación de impuestos antes de su fecha límite.
• Su negocio es dueño de propiedades en alquiler: use las reglas de impuestos de propiedades en alquiler para esos gastos.
• El fin de año se acerca y está eligiendo compras, aportes de jubilación o créditos: lleve su última declaración, su contabilidad actual, la nómina y las compras planeadas a preparación de impuestos.