Khi nào phải thu thuế bán hàng: giải thích về nexus

Điều gì quyết định việc tôi có phải thu thuế bán hàng ở một tiểu bang?

Nexus về thuế bán hàng là mối liên hệ với một tiểu bang có thể buộc người bán đăng ký và thu thuế trên các giao dịch chịu thuế. Sự hiện diện thực tế hoặc đủ doanh số bán vào tiểu bang có thể tạo ra mối liên hệ này; quy định của tiểu bang quyết định giao dịch nào và loại thuế địa phương nào được áp dụng. Ngưỡng dành cho người bán từ xa không phải là sự miễn trừ chung cho người bán có văn phòng, nhân sự hoặc hàng tồn kho tại tiểu bang đó (Texas Comptroller: người bán từ xa; California CDTFA: câu hỏi thường gặp về Wayfair).

Hãy dùng nơi giao hàng hoặc nơi cung cấp dịch vụ cho khách để sắp xếp việc rà soát, rồi áp dụng quy định xác định nơi phát sinh giao dịch và quy định về hàng chịu thuế của tiểu bang đó. Nexus về thuế bán hàng và nexus về thuế thu nhập hoặc thuế đặc quyền kinh doanh của tiểu bang là hai câu hỏi riêng. Ví dụ, Texas quy định nexus về thuế đặc quyền kinh doanh của một pháp nhân chịu thuế bắt đầu chậm nhất vào ngày pháp nhân đó nhận giấy phép thuế sử dụng của Texas (Texas Comptroller: người bán từ xa). Xem những tờ khai doanh nghiệp nào cần nộp cho việc rà soát riêng đó.

Tôi có phải thu thuế bán hàng ở chính tiểu bang của mình không?

Nếu bạn hoạt động tại một tiểu bang và có doanh số chịu thuế ở đó, nhìn chung bạn cần đăng ký thuế bán hàng của tiểu bang này, kể cả khi doanh số thấp hơn ngưỡng dành cho người bán từ xa. California nhìn chung yêu cầu người bán đặt tại đó và bán lẻ trong tiểu bang phải đăng ký; New York cho biết doanh nghiệp tại nhà có cùng trách nhiệm thuế bán hàng như người bán khác bán cùng loại hàng chịu thuế (California CDTFA: trung tâm hoàn tất đơn hàng; New York Tax Department: đăng ký).

Chỉ riêng địa chỉ nhà của bạn không quyết định thuế của mọi đơn hàng. Hãy kiểm tra từng đơn hàng được giao đến đâu, giao dịch có chịu thuế ở đó không, và tiểu bang khác có yêu cầu thu thuế hay không. Tiểu bang không có thuế bán hàng toàn tiểu bang vẫn có thể có các loại thuế doanh nghiệp khác hoặc thuế bán hàng địa phương.

Thế nào là sự hiện diện thực tế?

Sự hiện diện thực tế có thể gồm văn phòng, nhân viên hoặc đại diện khác thực hiện bán hàng, và hàng tồn kho đặt trong tiểu bang. California nêu hàng tồn kho, văn phòng, đại diện và thiết bị thuê làm ví dụ; New York liệt kê nhân viên, nhà thầu, đại lý và việc giao hàng bằng xe của chính người bán ít nhất 12 lần mỗi năm trong số các mối liên hệ (California CDTFA: hướng dẫn về Wayfair; New York Tax Department: đăng ký).

Sự hiện diện thực tế phụ thuộc vào từng tình huống cụ thể. Hãy ghi lại nơi nhân viên làm việc, nơi hàng hóa được lưu trữ, và ai sở hữu hoặc kiểm soát hàng hóa. Hãy kiểm tra quy định riêng của tiểu bang trước khi coi một chuyến công tác tạm thời, nhà thầu hoặc thỏa thuận kho bãi là không có ảnh hưởng.

Nexus kinh tế là gì, và các ngưỡng là bao nhiêu?

Nexus kinh tế cho phép tiểu bang yêu cầu người bán không có sự hiện diện thực tế tại đó phải thu thuế sau khi có đủ doanh số trong tiểu bang. Không có một ngưỡng chung cho cả nước. Các tiểu bang khác nhau về số tiền, kỳ đo lường, việc áp dụng cả hai tiêu chí doanh số và số giao dịch hay không, và loại doanh số nào được tính (Streamlined Sales Tax: hướng dẫn về người bán từ xa).

Các tiêu chí thay đổi theo thời gian. Illinois đã bỏ tiêu chí số giao dịch đối với người bán từ xa (bản tin của tiểu bang), và ủy ban về người bán từ xa của Alaska cũng bỏ tiêu chí của mình (hướng dẫn của ủy ban). Hãy dùng bảng so sánh đa tiểu bang để tìm hướng dẫn của từng tiểu bang, rồi xác minh quy định hiện hành trên trang web của tiểu bang đó.

Doanh số nào được tính vào ngưỡng của tiểu bang?

Hãy tính doanh số theo cách tiêu chí của tiểu bang nơi giao hàng định nghĩa. Một tiểu bang có thể đo theo tổng doanh số, tổng doanh thu, doanh số bán lẻ hoặc doanh số chịu thuế, nên doanh số được miễn thuế và doanh số bán lại được tính ở một số tiểu bang nhưng không ở tiểu bang khác (Streamlined Sales Tax: hướng dẫn về người bán từ xa). Texas tính hàng hóa và dịch vụ chịu thuế lẫn không chịu thuế, doanh số bán lại, doanh số bán cho người mua được miễn thuế và doanh số trên sàn thương mại khi tính ngưỡng an toàn của người bán từ xa (Texas Comptroller: người bán từ xa; câu hỏi thường gặp về sàn thương mại). California tính doanh số được sàn thương mại hỗ trợ, doanh số bán lại và doanh số của các bên liên quan trong tiêu chí nexus kinh tế. Người bán từ xa chỉ có doanh số bán lại có chứng từ và không có doanh số bán lẻ tại California thì không phải đăng ký chỉ vì tiêu chí này; một giao dịch bán lẻ sau đó, kể cả giao hàng trực tiếp cho người tiêu dùng tại California thay cho một nhà bán lẻ chưa đăng ký ở đó, có thể thay đổi kết luận (California CDTFA: câu hỏi thường gặp về Wayfair; người bán trên sàn). New York tính doanh số trên sàn vào tiêu chí tổng doanh thu và số giao dịch (New York Tax Department: đăng ký từ xa).

Đừng chỉ dùng doanh số chịu thuế trừ khi tiêu chí của tiểu bang yêu cầu như vậy. Hãy giữ tổng riêng cho doanh số bán trực tiếp, doanh số trên sàn, doanh số được miễn thuế và doanh số bán lại, theo nơi giao hàng và theo tháng. Tiêu chí áp dụng có thể tính một số giao dịch đó trong khi bản thân giao dịch vẫn không chịu thuế.

Hàng tồn kho trong kho của sàn thương mại hoặc bên thứ ba có tạo ra nexus không?

Hàng tồn kho ở tiểu bang khác có thể tạo ra sự hiện diện thực tế, kể cả khi sàn thương mại hoặc đơn vị vận hành kho lưu trữ và giao hàng. California nhìn chung yêu cầu người bán ngoài tiểu bang dùng trung tâm hoàn tất đơn hàng tại California phải đăng ký và nộp tờ khai. Ngoại lệ chỉ dành cho người bán trên sàn có thể áp dụng nếu mọi giao dịch tại California đều được nhà điều hành sàn hỗ trợ và nhà điều hành đó là nhà bán lẻ của giao dịch (California CDTFA: trung tâm hoàn tất đơn hàng; người bán trên sàn). Illinois cho biết người bán xuất bất kỳ đơn hàng nào từ hàng tồn kho tại Illinois thì không phải là nhà bán lẻ từ xa đối với ngưỡng nexus kinh tế của tiểu bang (Illinois Department of Revenue).

Texas có ngoại lệ hẹp hơn: người bán từ xa dưới $500.000 không cần xin giấy phép chỉ vì hàng của mình được lưu tạm tại cơ sở của nhà cung cấp sàn thương mại ở Texas, nếu nhà cung cấp xác nhận sẽ đảm nhận nghĩa vụ thuế của người bán. Vượt ngưỡng an toàn thì người bán phải xin giấy phép và thu thuế trên doanh số chịu thuế của chính mình. Dù trường hợp nào, hàng tồn kho được lưu giữ vẫn tạo cho pháp nhân chịu thuế trách nhiệm về thuế đặc quyền kinh doanh của Texas (Texas Comptroller: câu hỏi thường gặp về sàn thương mại).

Hãy yêu cầu báo cáo vị trí hàng tồn kho, kể cả việc chuyển giữa các kho. Kết quả pháp lý có thể phụ thuộc vào quy định của tiểu bang và thỏa thuận lưu kho. Việc sàn thương mại thu thuế trên doanh số của sàn tự nó không giải quyết nghĩa vụ đăng ký của bạn đối với hàng tồn kho hoặc doanh số bán trực tiếp.

Nếu sàn thương mại thu thuế bán hàng thay tôi, tôi có còn cần giấy phép không?

Đôi khi vẫn cần. Sàn thương mại thường xử lý thuế trên các giao dịch do sàn hỗ trợ khi luật sàn thương mại của tiểu bang áp dụng, nhưng doanh số riêng và sự hiện diện thực tế của bạn vẫn có thể đòi hỏi giấy phép và tờ khai. Texas cho phép người bán từ xa chỉ bán qua sàn thương mại được chứng nhận có thu thuế không phải đăng ký, trong khi người bán trên sàn đặt tại Texas phải có giấy phép và nộp tờ khai dù mọi doanh số đều qua sàn (Texas Comptroller: người bán trên sàn). California nhìn chung không yêu cầu đăng ký khi mọi doanh số hàng hóa hữu hình tại California đều được nhà điều hành sàn hỗ trợ và nhà điều hành đó là nhà bán lẻ của các giao dịch này; doanh số bán trực tiếp có thể thay đổi kết luận (California CDTFA: người bán trên sàn). New York yêu cầu người bán trên sàn đáp ứng quy định đăng ký người bán phải đăng ký và nộp tờ khai định kỳ (New York Tax Department: đăng ký).

Hãy giữ bằng chứng rằng sàn thương mại đã thu thuế cho từng tiểu bang và từng kỳ. Nếu bạn cũng bán qua trang thanh toán riêng, hãy kiểm tra xem doanh số trên sàn có đẩy bạn vượt ngưỡng khiến bạn phải thu thuế trên doanh số bán trực tiếp đó hay không.

Tôi có phải tính thuế bán hàng cho dịch vụ hoặc sản phẩm số không?

Chỉ nexus thì chưa khiến mọi giao dịch chịu thuế. Mỗi tiểu bang tự quyết định dịch vụ và sản phẩm số nào chịu thuế, và quy định địa phương có thể khác. New York nhìn chung miễn thuế dịch vụ trừ khi được quy định rõ là chịu thuế, nhưng đánh thuế phần mềm viết sẵn được giao qua đường điện tử hoặc truy cập từ xa (New York Tax Department: dịch vụ chịu thuế; phần mềm máy tính). Texas liệt kê các nhóm dịch vụ chịu thuế cụ thể, gồm xử lý dữ liệu và dịch vụ bất động sản (Texas Comptroller: dịch vụ chịu thuế).

Hãy phân loại từng sản phẩm hoặc dịch vụ theo những gì khách hàng nhận được. Với các khoản tính gộp, gói đăng ký, hoặc phần mềm đi kèm dịch vụ, hãy kiểm tra cách xử lý của tiểu bang nơi giao hàng trước khi đặt quy tắc thuế khi thanh toán. Hãy giữ mọi giấy tờ bán lại hoặc miễn thuế mà tiểu bang yêu cầu.

Những tiểu bang nào không có thuế bán hàng toàn tiểu bang?

Alaska, Delaware, Montana, New Hampshire và Oregon không có thuế bán hàng chung toàn tiểu bang (Colorado General Assembly: so sánh các tiểu bang). Điều đó không có nghĩa là mọi giao dịch bán vào các tiểu bang này đều không chịu thuế địa phương hay các loại thuế khác. Các thành phố tự quản của Alaska có thể đánh thuế doanh số từ xa: trong vòng 30 ngày kể từ khi đạt tiêu chí toàn tiểu bang của ủy ban, người bán từ xa phải đăng ký với Alaska Remote Seller Sales Tax Commission cho các giao dịch thuộc diện bán vào các địa phương thành viên, trừ khi sàn thương mại của họ xử lý toàn bộ các giao dịch đó. Các địa phương không thuộc ủy ban có thể yêu cầu đăng ký trực tiếp tại địa phương; doanh số gắn với sự hiện diện thực tế được khai tại địa phương (câu hỏi thường gặp của ủy ban).

Việc thu thuế ở cấp địa phương cũng quan trọng tại các tiểu bang có thuế toàn tiểu bang. Các thành phố tự quản (home-rule) của Colorado có thể tự quản lý thuế bán hàng của mình (Colorado General Assembly). Louisiana giao việc quản lý thuế bán hàng cấp tiểu bang và địa phương cùng tờ khai cho doanh số từ xa cho ủy ban người bán từ xa của tiểu bang (Louisiana R.S. 47:340). Hãy kiểm tra quy định địa phương trước khi cho rằng một đăng ký tiểu bang bao trùm mọi địa phương.

Khi nào tôi phải bắt đầu thu thuế sau khi vượt ngưỡng?

Ngày bắt đầu do tiểu bang ấn định, vì vậy hãy ghi lại thời điểm tiêu chí của tiểu bang lần đầu được đáp ứng. California yêu cầu đăng ký khi vượt ngưỡng doanh số hàng hóa và thu thuế trên các giao dịch bán lẻ chịu thuế sau đó; giao dịch làm vượt ngưỡng được loại trừ theo quy định này. Texas yêu cầu người bán từ xa vượt ngưỡng an toàn phải xin giấy phép và bắt đầu thu thuế chậm nhất vào ngày đầu tiên của tháng thứ tư sau tháng đó. New York yêu cầu đăng ký trong vòng 30 ngày sau khi đạt ngưỡng và thu thuế sau đó 20 ngày (California CDTFA: câu hỏi thường gặp về Wayfair; Texas Comptroller: người bán từ xa; New York Tax Department: đăng ký từ xa).

Các mốc ngày này không làm chậm các nghĩa vụ phát sinh từ sự hiện diện thực tế hoặc từ một lần đăng ký trước đó. Nếu ngưỡng đã bị vượt từ kỳ trước, xem bù thuế bán hàng chưa thu.

Tôi có nexus: bước tiếp theo là gì?

Hãy xác nhận hàng có chịu thuế hay không, đăng ký nơi bắt buộc, bắt đầu thu thuế đúng ngày và nộp các tờ khai mà tiểu bang ấn định. Việc đăng ký có thể buộc nộp tờ khai ngay cả cho kỳ không có doanh số chịu thuế; New York quy định rõ người bán đã đăng ký phải nộp tờ khai định kỳ trong tình huống đó. Nếu sau này doanh số xuống dưới ngưỡng, hãy kiểm tra xem tiểu bang có cho phép đóng tài khoản và nộp tờ khai cuối hay không. Hãy tiếp tục nộp tờ khai chừng nào đăng ký còn hiệu lực (New York Tax Department: đăng ký từ xa).

1. Xuất doanh số theo tiểu bang nhận hàng và theo tháng cho năm hiện tại và năm trước. Tách riêng doanh số bán trực tiếp, trên sàn, được miễn thuế và bán lại.
2. Liệt kê mọi văn phòng, nhân viên, đại diện, kho và địa điểm hàng tồn kho. Giữ hồ sơ thu thuế của sàn và các giấy tờ miễn thuế.
3. Kiểm tra ngưỡng hiện hành, quy tắc tính, quy định về hàng chịu thuế, việc thu thuế địa phương và ngày bắt đầu của từng tiểu bang. Ghi lại nguồn và ngày kiểm tra.
4. Xin giấy phép trước khi thu thuế, đặt đúng quy tắc thuế theo nơi giao hàng và lập lịch các hạn nộp tờ khai. Kiểm tra lại các ngưỡng khi có tháng và quý mới kết thúc.

Nếu có nhiều tiểu bang, doanh số vừa trên sàn vừa bán trực tiếp, hoặc phần mềm và dịch vụ, hồ sơ và các lựa chọn về hàng chịu thuế cần được rà soát kỹ hơn. Hỗ trợ ghi sổ kế toán có thể giúp sắp xếp hồ sơ doanh số và hồ sơ nộp thuế.

Ví dụ

Số tiền minh họa bằng đô la Hoa Kỳ: Một cửa hàng không có nhân sự hay hàng tồn kho tại Texas bán hàng giao đến đó. Trong mười hai tháng dương lịch kết thúc vào tháng 3, trang thanh toán riêng của cửa hàng thu về $300.000 và một sàn thương mại được chứng nhận có thu thuế thu về $250.000. Tổng doanh số tại Texas là $550.000, lần đầu vượt ngưỡng an toàn của người bán từ xa vì Texas tính cả hai kênh. Cửa hàng phải xin giấy phép Texas và bắt đầu thu thuế trên doanh số chịu thuế qua trang thanh toán riêng chậm nhất vào ngày 1 tháng 7, ngày đầu tiên của tháng thứ tư sau tháng 3. Sàn thương mại xử lý thuế trên các giao dịch do sàn thực hiện; cửa hàng giữ bằng chứng về việc thu thuế đó. Trên mỗi tờ khai của Texas (Form 01-114), doanh số trên sàn được ghi ở Item 1, Total Texas Sales, nhưng không ghi ở Item 2, Taxable Sales (Texas Comptroller: câu hỏi thường gặp về sàn thương mại). Cửa hàng thu thuế sử dụng địa phương theo mức của từng địa chỉ giao hàng, trừ khi chọn mức thuế sử dụng địa phương duy nhất của Texas, trong đơn xin giấy phép hoặc sau đó bằng Form 01-799 do chủ sở hữu, thành viên hợp danh chung, cán bộ điều hành hoặc đại diện được ủy quyền ký, có hiệu lực từ đầu kỳ báo cáo (Texas Comptroller: người bán từ xa).

Trường hợp của bạn có khác không?

• Bạn đã vượt ngưỡng từ trước mà chưa thu thuế: xem bù thuế bán hàng chưa thu.
• Doanh nghiệp của bạn đặt trụ sở ngoài Hoa Kỳ: xem người bán nước ngoài và thuế bán hàng Hoa Kỳ.
• Bạn là người bán Canada có hàng tồn kho trong kho tại Hoa Kỳ: xem người bán Canada có hàng tồn kho tại Hoa Kỳ.
• Bạn cần biết nexus về thuế bán hàng có tạo thêm nghĩa vụ nộp thuế thu nhập hoặc thuế đặc quyền kinh doanh hay không: xem những tờ khai doanh nghiệp nào cần nộp.
• Bạn cần biết cách tính thuế thu nhập đối với doanh số trên sàn hoặc báo cáo thanh toán: xem thuế thu nhập của người bán trực tuyến.
• Bạn bán vào Canada: xem thuế bán hàng Canada đối với người bán không cư trú và người bán sản phẩm số.
• Nhiều tiểu bang hoặc kênh bán hàng khiến hồ sơ nộp thuế khó duy trì: hãy so sánh tự ghi sổ hay thuê nhân viên ghi sổ và hỗ trợ ghi sổ kế toán.